تدفق المستندات الإلكترونية بين المنظمات. تدفق المستندات الإلكترونية بين المنظمات: كيف يعمل؟ نموذج اتفاقية بشأن إدارة الوثائق الإلكترونية

الاتفاقية رقم __________/__________ إيدو

حول إدارة الوثائق الإلكترونية

موسكو "____" ____ 2011

_____" يشار إليه فيما يلي باسم "العميل"، ويمثله ______________، ويعمل على أساس ______________ من ناحية، و

الاتفاقية العامة بشأن استخدام التوقيع الرقمي - الاتفاقية العامة رقم 3/VERIF بتاريخ 01/01/2001، المبرمة في إطار اتفاقية المشاركين في نظام EDF بين الشراكة غير التجارية "RTS Stock Exchange" كمركز للتصديق والشركة المساهمة المقفلة "شركة الإيداع" "REGION" كمشغل لنظام EDF؛

التوقيع الرقمي الإلكتروني (EDS)- تفاصيل وثيقة إلكترونية تهدف إلى حماية هذه الوثيقة الإلكترونية من التزوير، والتي تم الحصول عليها نتيجة للتحويل المشفر للمعلومات باستخدام المفتاح الخاص للتوقيع الرقمي الإلكتروني والسماح بالتعرف على مالك شهادة مفتاح التوقيع، وكذلك إثبات عدم وجود تشويه للمعلومات في الوثيقة الإلكترونية؛

وثيقة إلكترونية- وثيقة في شكل رقمي إلكتروني صادرة عن صاحب شهادة مفتاح التوقيع وحصلت على تأكيد إيجابي بصحة التوقيع الرقمي طبقا للإجراء المنصوص عليه في هذه الاتفاقية وملاحقها التي تشكل جزءا لا يتجزأ من هذه الاتفاقية اتفاق.

إدارة الوثائق الإلكترونية– قبول ونقل أطراف الاتفاقية للوثائق المنصوص عليها في هذه الاتفاقية الموقعة باستخدام التوقيع الرقمي الإلكتروني في شكل إلكتروني.

حزمة التشفير- ملف بامتداد "pkt" يحتوي على معلومات حول محتويات المستند الإلكتروني وتوقيع رقمي إلكتروني يضمن ثبات البيانات المرسلة؛

مغلق (سري) مفتاح التوقيع الرقمي الإلكتروني- تسلسل فريد من الأحرف المعروفة لمالك شهادة مفتاح التوقيع والمخصص لإنشاء توقيع رقمي إلكتروني في المستندات الإلكترونية باستخدام أدوات التوقيع الرقمي الإلكتروني؛

توقيع صاحب الشهادة الرئيسية- فرد مرخص له من قبل أحد الطرفين بالتوقيع على الوثائق بموجب الاتفاقيات المحددة في الملحق رقم 2 بهذه الاتفاقية، والذي يمتلك المفتاح الخاص المقابل للتوقيع الرقمي الإلكتروني، والذي يسمح باستخدام أدوات التوقيع الرقمي الإلكتروني لإنشاء رقمي إلكتروني خاص به التوقيع في المستندات الإلكترونية (توقيع المستندات الإلكترونية) ؛

التأكد من صحة التوقيع الرقمي الإلكتروني في مستند إلكتروني- نتيجة إيجابية للتحقق على خادم التشفير من أن التوقيع الرقمي في المستند الإلكتروني ينتمي إلى مالك شهادة مفتاح التوقيع المقابلة وأنه لا توجد تغييرات في هذا المستند بعد توقيعه؛

مركز التحقق- شراكة غير ربحية "RTS Stock Exchange" (ترخيص FAPSI رقم LF/17-344 بتاريخ 1 يناير 2001)، والتي تمارس الرقابة على عمل نظام EDI؛

نظام إيدي- نظام إدارة المستندات الإلكترونية RTS، وهو عبارة عن مجموعة من البرامج التي يحتفظ بها مركز التصديق، بالإضافة إلى أدوات الحوسبة وقواعد البيانات التي يملكها أو يتحكم فيها مركز التصديق، والمخصصة لنقل المستندات الإلكترونية الموقعة بتوقيع إلكتروني.

3 موضوع الاتفاقية

3.1 وفقًا لهذه الاتفاقية، اتفق الطرفان على تبادل المستندات في شكل إلكتروني مع توقيع رقمي إلكتروني في إطار الاتفاقيات المذكورة في الملحق رقم 2 لهذه الاتفاقية.

3.2 يتم تحديد قائمة المستندات التي يمكن نقلها باستخدام التوقيع الإلكتروني فيما يتعلق بكل اتفاقية من قبل الأطراف في الملحق رقم 2 لهذه الاتفاقية.

4 أحكام أساسية

اتفق الطرفان على ما يلي:

4.1 يتم تنفيذ تدفق المستندات الإلكترونية باستخدام EDS في إطار الاتفاقيات المحددة في الملحق رقم 2 لهذه الاتفاقية وفقًا للقانون الاتحادي رقم 01.01.01 N 1-FZ "بشأن التوقيع الرقمي الإلكتروني"، القانون الاتحادي الصادر في 6 أبريل، 2011 N 63-FZ "بشأن التوقيع الإلكتروني"، هذه الاتفاقية واتفاقية استخدام التوقيعات الرقمية.

4.2 يتم التعرف على المعلومات في شكل إلكتروني، موقعة بتوقيع رقمي إلكتروني، كمستند إلكتروني يعادل مستندًا ورقيًا موقعًا بتوقيع مكتوب بخط اليد، إذا تم استلام صحة التوقيع الرقمي الإلكتروني في المستند الإلكتروني بالطريقة المنصوص عليها في الفقرة تم تأكيد المادة 4 من هذه الاتفاقية.

4.3 جميع العلاقات القانونية في إطار الاتفاقيات المحددة في الملحق رقم 2، الناشئة عن تقديم/استلام المستندات في شكل ورقي، تنطبق أيضًا على المستندات الإلكترونية الموقعة بتوقيع إلكتروني.

4.4 يسترشد الطرفان بأحكام اتفاقية المشاركين في نظام EDS والاتفاقية العامة بشأن استخدام EDS فيما يتعلق بالمصطلحات ومتطلبات البرامج والأجهزة وإجراءات تأكيد صحة EDS والجوانب الفنية الأخرى والتفاعل التكنولوجي غير المحدد في هذه الاتفاقية.

4.5 يلتزم العميل بتعويض نفقات الوديع الخاص لدفع دفعات لمرة واحدة لتسجيل مجموعات العميل (المخصصة للعميل)، والتي تنفذها الوديع الخاص لصالح الشراكة غير التجارية "أسهم RTS" Exchange" على أساس الاتفاقية العامة لاستخدام EDS.

5. إجراءات وشروط التفاعل بين الطرفين

5.1 يتم تقديم خدمة العملاء ضمن الإطار الزمني وبالطريقة والشروط المحددة في الاتفاقيات المحددة في الملحق رقم 2 وهذه الاتفاقية.

5.2 يتم توفير الخدمات المنصوص عليها في الاتفاقيات (الملحق) من قبل الوديع الخاص على أساس المستندات الإلكترونية المقدمة من العميل إلى الوديع الخاص.

5.3 يتم تقديم التقارير الخاصة بالمعاملات المنفذة، بالإضافة إلى المستندات الأخرى المحددة في الملحق رقم 2 فيما يتعلق بكل اتفاقية، إلى العميل في شكل مستندات إلكترونية موقعة بتوقيع إلكتروني.

5.4 يتم تبادل المستندات الإلكترونية بين الطرفين عن طريق إرسالها عبر البريد الإلكتروني في شكل حزم تشفير مرفقة برسائل البريد الإلكتروني. يجب ألا يتجاوز حجم حزمة التشفير الواحدة 1 ميغابايت.

5.5 يتم تحديد التنسيقات التي يجب إرسال المستندات بها في الملحق رقم 2 لهذه الاتفاقية.

5.6 قائمة المعلومات التي يجب أن تتضمنها الوثائق الإلكترونية المنصوص عليها في اللوائح، والتي تشكل جزءًا لا يتجزأ من الاتفاقيات (المحددة في الملحق رقم 2)، يتم الاتفاق عليها بالإضافة إلى ذلك من قبل الأطراف إذا كانت تختلف عن تلك التي حددتها الاتفاقيات و/أو اللوائح ذات الصلة. وتشكل هذه الاتفاقيات الإضافية جزءًا لا يتجزأ من هذه الاتفاقية. يجب ألا يقل حجم المعلومات الواردة في المستندات الإلكترونية عن ذلك المنصوص عليه في الاتفاقيات/اللوائح ذات الصلة.

5.7 لإنشاء حزم العملات المشفرة والتحقق من التوقيعات الرقمية واستخراج المعلومات الأولية، يستخدم الطرفان برنامج ANR "Sign&Verify" وبرنامج ANR "Sign&Region IC Verify"، الذي تم تطويره في المنطقة. يستخدم ANR "التسجيل والتحقق":

· مكون RTSSign لتوقيع وثائق التوقيع الرقمي.

· API RTSVerif لفحص حزم العملات المشفرة على خادم التشفير الخاص بشركة CJSC "DK REGION" مع إمكانية التأكيد في مخزن الشهادات التابع لهيئة التصديق؛

· RTSVerif API لاستخراج المعلومات الأولية من حزم التشفير.

· يستخدم ANR "Sign&Region IC Verify" مكون RTSSign، الذي يحتوي في موارده على معلومات حول شهادة REGION الحالية لتوقيع المستندات والتحقق من التوقيع الرقمي للمنطقة واستخراج المعلومات الأولية من حزم التشفير المستلمة من REGION.

5.8 إجراءات التوقيع على مستندات التوقيع الرقمي الإلكتروني والتحقق منها واسترجاع المعلومات الأولية موضحة في الملحق رقم 1، والذي يعد جزءًا لا يتجزأ من هذه الاتفاقية.

5.9 يضمن كل طرف سلامة جميع الاتصالات الإلكترونية الواردة من الطرف الآخر بموجب هذه الاتفاقية ويحتفظ بسجل كامل ومتسلسل لها. يتم الاحتفاظ بهذه المواد بالكامل ودون تغيير للفترات المحددة للمستندات المقابلة في شكل ورقي.

6 حقوق والتزامات الأطراف

6.1 تتعهد جهة الإيداع الخاصة بما يلي:

6.1.1 قبول مستندات العميل المحددة في الملحق رقم 2 لهذه الاتفاقية في شكل ملفات موقعة بتوقيع إلكتروني؛

6.1.2 نقل المستندات عن طريق البريد الإلكتروني إلى العميل في شكل ملفات موقعة بتوقيع إلكتروني خلال الحدود الزمنية المنصوص عليها في الاتفاقيات ذات الصلة مع العميل؛

6.1.3 التحقق من صحة التوقيع الرقمي الإلكتروني في المستندات الإلكترونية التي تتلقاها جهة الإيداع الخاصة من العميل؛

6.1.4 بالطريقة المنصوص عليها في البند 4.9 من هذه الاتفاقية، تخزين المستندات الإلكترونية الموقعة بالتوقيع الرقمي بالشكل المستلم من العميل والتأكد من سلامتها للفترة التي تحددها اتفاقيات الطرفين و/أو اللوائح ذات الصلة؛

6.1.5 قم فورًا (ولكن على أي حال في موعد لا يتجاوز يوم عمل واحد) بإخطار مركز التصديق، وكذلك العميل، بحالات الفقدان أو الاعتراف بعدم الشرعية أو فقدان مفاتيح EDS السرية، بالإضافة إلى حالات انتهاك أخرى وسرية مفاتيح EDS؛

6.1.6 تعيين الأشخاص المصرح لهم فقط بموجب هذه الاتفاقية بالتوقيع على الوثائق الإلكترونية كمالك لشهادة مفتاح التوقيع؛

6.1.7 ضمان سرية مفاتيح EDS، على وجه الخصوص، منع استخدام مفاتيح EDS التابعة للوديع الخاص دون موافقتها، والتأكد من عدم إمكانية توقيع EDS على المستندات الإلكترونية من قبل أشخاص غير مصرح لهم بذلك بأمر من مسؤولي الدولة. الوديع الخاص؛

6.1.8 لا تستخدم مفتاح التوقيع الرقمي إذا كان هناك سبب للاعتقاد بأن سرية هذا المفتاح قد تم انتهاكها.

6.2 لا يحق للوديع الخاص:

6.2.1 إجراء أي تغييرات على المستندات الإلكترونية المستلمة من العميل بموجب هذه الاتفاقية.

6.3 يتعهد العميل بما يلي:

6.3.1 تقديم المستندات في شكل إلكتروني باستخدام التوقيع الرقمي الإلكتروني خلال الحدود الزمنية المنصوص عليها في اتفاقية الطرفين ذات الصلة، وكذلك وفقًا للمتطلبات المنصوص عليها في الملحق رقم 2 لهذه الاتفاقية.

6.3.2 ضمان سلامة وسرية مفاتيح EDS السرية، بما في ذلك التأكد من أنه يمكن للأشخاص المصرح لهم فقط الوصول إليها، وكذلك عدم السماح باستخدام مفاتيح EDS الخاصة بالعميل دون موافقته؛

6.3.3 إخطار جهة الإيداع الخاصة ومركز التصديق بجميع حالات انتهاك السرية (بما في ذلك فقدان أو الاعتراف بعدم الشرعية أو فقدان) مفاتيح EDS السرية خلال ساعتين من لحظة اكتشاف الظروف المحددة في هذه الفقرة. في حالة انتهاك المواعيد النهائية المحددة في هذه الفقرة، لا يحق للعميل الرجوع إلى الظروف المحددة، بما في ذلك حقيقة أن الوثيقة تم توقيعها من قبل شخص غير مصرح له، في حالة نشوء نزاع بين الطرفين؛

6.3.4 تعيين مالك شهادة مفتاح التوقيع للأشخاص الذين تلقوا تدريبًا على استخدام وسائل حماية التشفير والمصرح لهم باستخدامها على أساس أمر من مسؤولي العميل؛

6.3.5 تعيين الأشخاص المصرح لهم فقط بموجب هذه الاتفاقية بالتوقيع على الوثائق الإلكترونية كمالك لشهادة مفتاح التوقيع؛

6.3.6 التأكد من أنه من المستحيل على الأشخاص غير المصرح لهم القيام بذلك بأمر من مسؤولي العميل التوقيع على المستندات الإلكترونية؛

6.3.7 لا تستخدم مفتاح التوقيع الرقمي إذا كان هناك سبب للاعتقاد بأن سرية هذا المفتاح قد تم انتهاكها

7 مسؤولية الأطراف

7.1 عند حل الخلافات التي تنشأ عند استخدام EDS، يسترشد الطرفان بأحكام اتفاقية استخدام EDS، وهذه الاتفاقية، بالإضافة إلى تشريعات الاتحاد الروسي.

7.2 يتحمل الطرفان مسؤولية عدم الوفاء أو التنفيذ غير الصحيح لالتزاماتهما بموجب هذه الاتفاقية.

7.3 يكون الوديع الخاص مسؤولاً عما يلي:

7.3.1 التسبب في ضرر للعميل نتيجة لعدم الامتثال لإجراءات تأكيد صحة التوقيع الرقمي في مستند إلكتروني؛

7.3.2 خسائر العميل الناشئة نتيجة للتعديل المتعمد من قبل جهة الإيداع الخاصة للوثيقة الموقعة بتوقيع رقمي إلكتروني؛

7.3.3 تصرفات موظفي الإيداع الخاص المتعلقة بالاستخدام غير القانوني/غير المشروط لمفاتيح EDS السرية، مما يؤدي إلى خسائر للعميل.

7.4 الوديع الخاص ليس مسؤولاً عما يلي:

7.4.1 خسائر العميل الناشئة نتيجة للخسارة أو الضرر أو الاستخدام غير المصرح به/غير المؤهل من قبل العميل لمفاتيح EDS السرية، والتي لم يتم إخطار الوديع الخاص بها خلال الحدود الزمنية المنصوص عليها في البند 5.3.3 من هذه الاتفاقية أو تم إخطارك بانتهاك هذه الشروط؛

7.4.2 تصرفات موظفي العميل ونقلهم للمستندات الإلكترونية إلى جهة الإيداع الخاصة والتي أدت إلى خسائر العميل كجزء من تنفيذ الاتفاقيات المحددة في الملحق رقم 2 لهذه الاتفاقية.

7.5 العميل مسؤول عن:

7.5.1 موثوقية و/أو توقيت تقديم المعلومات المتعلقة بتنفيذ هذه الاتفاقية؛

7.5.2 توفير المستندات الإلكترونية بتنسيقات غير تلك الموضحة في هذه الاتفاقية ومرفقاتها؛

7.5.3 تصرفات موظفي العميل المتعلقة بالاستخدام غير القانوني/غير المشروط لمفاتيح EDS السرية، مما يؤدي إلى خسائر للعميل و/أو جهة الإيداع الخاصة؛

7.5.4 الإخطار المتأخر للوديع الخاص بشأن حالات الفقدان أو الاعتراف بعدم الشرعية أو فقدان مفاتيح EDS السرية.

7.6 العميل ليس مسؤولاً عما يلي:

7.6.1 الخسائر الناتجة عن التغييرات في المستندات الإلكترونية التي تتلقاها جهة الإيداع الخاصة من قبل الوديع الخاص؛

7.6.2 تصرفات موظفي الإيداع الخاص المتعلقة بالاستخدام غير القانوني/غير المشروط لمفاتيح EDS السرية، مما يؤدي إلى خسائر للعميل والوديع الخاص

7.7 لا يتحمل أي من الطرفين المسؤولية عن الفشل الكامل أو الجزئي في الوفاء بالالتزامات بموجب هذه الاتفاقية إذا كان عدم الوفاء بالالتزامات ناتجًا عن حدوث ظروف قاهرة (القوة القاهرة)، مثل الكوارث الطبيعية، والإضرابات، وأعمال الهيئات الحكومية، وفشل الاتصالات (بما في ذلك، على سبيل المثال لا الحصر، الهاتف والإلكترونية والمطبعة الهاتفية وأنواع الاتصالات الأخرى)، وغيرها من الظروف الخارجة عن السيطرة المعقولة للأطراف ومنع إرسال واستقبال أي رسائل إلكترونية متفق عليها بين الأطراف من قبل أي من الأطراف .

7.8 يلتزم الطرف الذي حدثت له الظروف المحددة في البند 6.7 بإخطار الطرف الآخر بذلك خلال يوم واحد من حدوث هذه الظروف. وفي هذه الحالة، يحق للطرف الثاني أن يطلب تقديم الأدلة، والتي يمكن أن تكون شهادات صادرة عن السلطات والإدارة ذات الصلة، إلا في الحالات التي تكون فيها هذه الظروف معروفة بشكل عام. في حالة انتهاك فترة الإخطار المحددة في هذه الفقرة، يُحرم الطرفان من الحق في الإشارة إلى الظروف المذكورة أعلاه لإعفائهما من المسؤولية عن عدم الوفاء بالتزاماتهما.

7.9 في حالة انتهاء ظروف القوة القاهرة، يلتزم الطرفان بإخطار بعضهما البعض بذلك خلال يوم واحد من تاريخ الإنهاء.

8 إجراءات حل المنازعات

8.1 عند حل القضايا المثيرة للجدل، لا يشكك الطرفان في الصلاحية القانونية للمستندات الإلكترونية المرسلة والمستلمة والمخزنة وفقًا لشروط هذه الاتفاقية المقدمة كدليل.

8.2 تتمتع المستندات الإلكترونية الموقعة بتوقيع إلكتروني بقوة قانونية بالنسبة للأطراف مماثلة (أي مساوية) لمستند مكتوب مختوم بتوقيعات وأختام مكتوبة بخط اليد.

8.3 سيتم حل جميع النزاعات الناشئة عن تنفيذ الأطراف لهذه الاتفاقية من خلال المفاوضات، ونتيجة لذلك يجب على الأطراف التوقيع على البروتوكول المناسب.

8.4 في حالة الفشل في التوصل إلى اتفاق بشأن القضايا المثيرة للجدل من خلال المفاوضات، يجب على الأطراف إحالة النزاع إلى محكمة التحكيم في موسكو للنظر فيه.

9 مدة الاتفاقية وإجراءات إنهائها

9.1 تدخل هذه الاتفاقية حيز التنفيذ منذ لحظة التوقيع عليها من قبل الطرفين.

9.2 لا يمكن أن تتجاوز فترة صلاحية هذه الاتفاقية فترة صلاحية اتفاقية استخدام EDS. فيما يتعلق بكل من الاتفاقيات المدرجة في الملحق رقم 2، تظل هذه الاتفاقية سارية حتى إنهاء الالتزامات بموجب هذه الاتفاقيات.

9.3 يجوز إنهاء هذه الاتفاقية مبكرًا بناءً على طلب أي من الطرفين. يجب على الطرف الذي يرغب في إنهاء الاتفاقية إخطار الطرف الآخر بذلك كتابيًا. منذ لحظة استلام الإخطار، لا تقبل جهة الإيداع الخاصة المستندات الإلكترونية للعميل التي تستلزم التزام جهة الإيداع الخاصة بتنفيذ أي إجراءات قانونية.

9.4 يتم إنهاء هذه الاتفاقية منذ اللحظة التي يفي فيها الطرفان بجميع التزاماتهما الناشئة عن هذه الاتفاقية.

9.5 إذا كانت هذه الاتفاقية تنص على قواعد أخرى للعلاقات بين الطرفين غير تلك الواردة في الوثائق المحددة في الفقرة. 2 – 6 من المادة 1 من هذه الاتفاقية، تطبق قواعد هذه الاتفاقية.

10 أحكام أخرى

10.1 تتعهد الأطراف التي تمكنت من الوصول إلى البيانات الشخصية التي تم نقلها من قبل الأطراف كجزء من تنفيذ الاتفاقية بعدم الكشف عنها لأطراف ثالثة وعدم توزيع البيانات الشخصية دون موافقة صاحب البيانات الشخصية، ما لم خلاف ذلك المنصوص عليها في القانون الاتحادي.

10.2 تم تحرير هذه الاتفاقية من نسختين متساويتين في القوة القانونية، نسخة واحدة لكل من الطرفين. كل نسخة موقعة من قبل الأشخاص المخولين ومختومة.

10.3 تعتبر جميع الملاحق والإضافات لهذه الاتفاقية جزءًا لا يتجزأ منها ويجب أن يتم توقيعها من قبل الممثلين المعتمدين لكلا الطرفين.

11 تفاصيل الأطراف

الوديع الخاص:

شركة مساهمة مقفلة "شركة إيداع "ريجيون"

عميل:

العنوان: , مبنى. 2.

في "المعيار الوطني"

هاتف. تحويلة. 337 , 223, 133

تحويلة الفاكس.337

فاكس

_____________________ //

________________________ / ___________./

طلب

إلى اتفاقية إدارة الوثائق الإلكترونية

№ _________________ ايدو

من "____" ___________ 2011

"____" __________ 2011

قائمة العقود،

في الإطار الذي تنطبق عليه اتفاقية إدارة المستندات الإلكترونية،

بالإضافة إلى قائمة المستندات التي يمكن نقلها باستخدام التوقيع الرقمي

1. اتفق الطرفان على أن اتفاقية إدارة المستندات الإلكترونية رقم ___ بتاريخ ________ تنطبق على الاتفاقيات التالية:

1. اتفاقية تقديم خدمات إيداع متخصص لتغطية الرهن العقاري لمدير تغطية الرهن العقاري رقم _______/IP بتاريخ .، المبرمة بين شركة المساهمة المقفلة "شركة الإيداع "REGION" (المشار إليها فيما يلي باسم الإيداع الخاص) و _ _______________________________ (يشار إليه فيما يلي باسم العميل).

يحق للعميل أن ينقل إلى الوديع الخاص المستندات التالية المنصوص عليها في لوائح الإيداع المتخصص في المنطقة لتغطية الرهن العقاري (المشار إليها فيما يلي باسم اللوائح، باستخدام التوقيع الرقمي الإلكتروني:

· جميع أنواع الطلبات.

· جميع أنواع المتطلبات.

· الطلبات.

يحق لجهة الإيداع الخاصة أن تنقل إلى العميل المستندات التالية التي تنص عليها اللائحة:

· جميع أنواع الإخطارات.

· مقتطفات من سجل تغطية الرهن العقاري.

· شهادات بقيمة تغطية الرهن العقاري.

· سجل تغطية الرهن العقاري.

2. اتفاقية تقديم خدمات الإيداع المتخصصة رقم _______/ SD-UKPIFمن _______________________________ المبرمة بين الوديع الخاص والعميل.

3. اتفاقية تقديم خدمات الاحتفاظ بسجل لأصحاب أسهم الاستثمار. رقم _______/ SR-UKPIF بتاريخ ______________، تم إبرامه بين الوديع الخاص والعميل.

4. اتفاقية الدفع مقابل خدمات جهة الإيداع المتخصص بتاريخ _________ 2011.

5. اتفاقية الإيداع رقم ____ بتاريخ "____" ____________ 2011

ثانيا. تنسيق نقل الوثيقة. قوالب المستندات.

1. بموجب الاتفاقية المحددة في البند 1 من الفن. 1. من هذا الملحق رقم 2 يتعهد العميل بتقديم المستندات في شكل إلكتروني باستخدام التوقيع الرقمي بدقة وفقًا للنماذج الموجودة في ملاحق هذه الاتفاقية.

يجب على العميل تقديم المستندات إلى الوديع الخاص بالتنسيق التالي: XML، لغة التوصيف القابلة للتوسيع (ترميز Windows 1251).

يجب على جهة الإيداع الخاصة نقل المستندات إلى العميل في شكل ملفات موقعة بتوقيع رقمي بتنسيق doc وxls وjpg وpdf (تنسيق المستندات المحمولة).

يتم توفير نماذج المستندات الإلكترونية من قبل جهة الإيداع الخاصة للعميل كجزء من مجموعة من الوثائق والبرامج المنقولة بموجب هذه الاتفاقية.

2. بموجب الاتفاقيات المدرجة في البنود 2-4 من الفن. 1. في هذا الملحق رقم 2، يحق للطرفين أن ينقلا إلى بعضهما البعض أي مستندات منصوص عليها في قواعد الاحتفاظ بسجل أصحاب الأسهم الاستثمارية في الصناديق المشتركة من خلال منطقة الإيداع المتخصصة، ولوائح الإيداع المتخصص المنطقة والمنصوص عليها في الاتفاقيات المذكورة أعلاه نفسها.

في هذه الحالة، يجب على الأطراف تقديم المستندات بالتنسيقات التالية: doc، xls، jpg، pdf (تنسيق المستند المحمول).

3. بموجب الاتفاقية المحددة في البند 5 من الفن. في هذا الملحق رقم 2، يتعهد العميل بتقديم المستندات في شكل إلكتروني باستخدام التوقيع الرقمي وفقًا للقوالب بدقة.

يجب على جهة الإيداع الخاصة أن تنقل إلى العميل المستندات المنصوص عليها في لوائح خدمة الإيداع في المنطقة والاتفاقية المحددة في البند 5 من المادة. أنا من هذا الملحق رقم 2 في شكل ملفات موقعة بتوقيع إلكتروني، بتنسيق doc، xls، jpg، pdf (تنسيق المستندات المحمولة).

يجب على العميل التحويل إلى جهة الإيداع الخاصة بالمستندات الإلكترونية بأحد التنسيقات التالية:

· النص (ترميز ASCII (الكود القياسي الأمريكي لتبادل المعلومات)، صفحة الرموز WIN1251)؛

·HTML، لغة توصيف النص التشعبي (ترميز Windows 1251).

يتم توفير نماذج الأوامر الإلكترونية من قبل الوديع الخاص للعميل كجزء من حزمة الوثائق والبرامج المنقولة بموجب هذه الاتفاقية.

توقيعات الأطراف

_____________________ //

________________________ / ____________./ م.ب.

"إن إدارة المستندات الإلكترونية هي نظام تقدمي وواعد لنقل البيانات:

- يوفر النظام موثوقية عالية وموثوقية التسجيل والتحكم في تدفق المستندات، ويضمن الامتثال لسرية المعلومات المرسلة؛

- يتيح لك النظام إرسال التقارير من مكان عمل حامل الوثيقة في أي يوم وفي أي وقت من اليوم؛

- يتيح لك النظام تصحيح الأخطاء التي اكتشفها صندوق المعاشات التقاعدية الروسي في المستندات المقدمة من مكان عمل شركة التأمين بسرعة وبشكل متكرر في يوم واحد؛

- ليست هناك حاجة لمحاسب لزيارة المكتب الإقليمي لصندوق المعاشات التقاعدية في روسيا؛

- عند إرسال التقارير، يتلقى حامل الوثيقة معلومات إلكترونية حول نتائج تلقي التقارير؛

- الفرصة متاحة للمؤسسة لإنشاء أرشيفات إلكترونية لجميع تدفقات المستندات مع الهيئة الإقليمية لصندوق المعاشات التقاعدية في روسيا.

يتم تحديد مسألة إمكانية وإجراءات تقديم المعلومات في شكل إلكتروني من قبل الهيئة الإقليمية لصندوق المعاشات التقاعدية مع حامل بوليصة محدد ويتم وضعها في "اتفاقية تبادل المستندات الإلكترونية في نظام إدارة المستندات الإلكترونية".

1 . ما هو ضروري لتقديم التقارير إلى مكتب صندوق التقاعد بشكل إلكتروني مع توقيع إلكتروني (يشار إليه فيما يلي بـ ES):

- برنامج لإنشاء التقارير بالتنسيقات المحددة؛

- برنامج تشفير مع تنفيذ وظائف التوقيع والتشفير الإلكترونية اللازمة (إنشاء مفاتيح التشفير، التوقيع والتحقق من التوقيع الإلكتروني على مستوى الملف، تشفير البيانات). يتم تنفيذ هذه الوظائف بواسطة برنامج ينتمي إلى فئة أدوات حماية معلومات التشفير (المشار إليها فيما يلي باسم أدوات حماية معلومات التشفير)، والتي، عند استخدامها في نظام إدارة المستندات الإلكترونية (المشار إليها فيما يلي باسم EDMS) لصندوق المعاشات التقاعدية الروسي يجب أن يكون لديك شهادة FSB؛

- خدمات مركز التصديق لإنشاء وصيانة شهادات المفاتيح الإلكترونية في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) الخاص بصندوق التقاعد؛

- تنفيذ التدابير التنظيمية: تعيين شخص مسؤول عن تنظيم استخدام حماية المعلومات المشفرة والمعدات والحماية من الوصول غير المصرح به إلى مكان العمل والوسائط المغناطيسية لمفاتيح التشفير وأرشيف المستندات الإلكترونية؛

- إبرام "اتفاقية تبادل المستندات الإلكترونية في نظام إدارة المستندات الإلكترونية لصندوق المعاشات التقاعدية في روسيا عبر قنوات الاتصالات" مع المكتب الإقليمي لصندوق المعاشات التقاعدية في الاتحاد الروسي.

لهذه الأغراض سوف تحتاج:

* اتصل بمركز الشهادات، وحدد حزمة الخدمات التي تحتاجها، واحصل على نموذج طلب (لإصدار شهادة مفتاح التوقيع للمدير)، وغيرها من الوثائق.

* اتصل بالمكتب الإقليمي لهيئة مراقبة التمويل السياسي (PFR) مع تقديم طلب مكتمل للحصول على موافقته وإبرام "اتفاقية تبادل المستندات الإلكترونية في نظام إدارة المستندات الإلكتروني الخاص بهيئة مراقبة التمويل السياسي (PFR) عبر قنوات الاتصال."

* عندما تكون جاهزًا لبدء العمل، قم بإجراء تبادل تجريبي للرسائل مع مكتب صندوق المعاشات التقاعدية.

  1. مميزات إدارة المستندات الإلكترونية في صندوق التقاعد.

- المعلومات المحاسبية الفردية (الشخصية) المقدمة إلى مكتب صندوق المعاشات التقاعدية تندرج ضمن فئة البيانات الشخصية. ويتم إعدادها ونقلها ومعالجتها وفقًا للتشريعات الحالية بشأن حماية البيانات الشخصية.

- لتقديم تقرير إلى مكتب صندوق التقاعد، يلزم توقيع إلكتروني واحد - رئيس المنظمة.

- وفقًا لمتطلبات القانون الاتحادي "بشأن التوقيعات الإلكترونية" بتاريخ 6 أبريل 2011 رقم 63-FZ، فإن استخدام التوقيع الإلكتروني من قبل شخص ليس مالكه أمر غير مقبول. تستلزم مثل هذه الإجراءات فقدان الأهمية القانونية للوثيقة الموقعة، ونقل مفاتيح التشفير إلى فئة المخترقة وإلغاء الشهادة المقابلة.

يتم تقديم الخدمات لحاملي وثائق التأمين من خلال:

منظمة

تكنولوجيا

معلومات الاتصال

ملحوظة

الشركة المساهمة "سنتر إنفورم"

"كونتور-إكسترن"

اتصل بالهاتف. 740-54-05 - قسم التوصيل

CJSC "مركز الشهادات"

تقرير كوميتا

اتصل بالهاتف.

جمعية ذات مسؤولية محدودة ‏"شركة "تينسور""

"SBIS++ التقارير الإلكترونية"

اتصل بالهاتف.

شركة أرجوس ذ.م.م

www.argos-nalog.ru

EDS "أرغوس - دافعي الضرائب"

اتصل بالهاتف.

تاكسكوم ذ.م.م

جهاز الكمبيوتر "سبرينتر"

اتصل بالهاتف.

الشركة المساهمة "كالوغا أسترال"

www.astralnalog.ru

جهاز الكمبيوتر "تقرير نجمي"

اتصل بالهاتف.

702-11-93, 309-29-23

كوروس للاستشارات CIS LLC

الكمبيوتر "المجال"

اتصل بالهاتف.

جمعية ذات مسؤولية محدودة "مركز التصديق GAZINFORMSERVICE"

http://ca.gisca.ru

جهاز الكمبيوتر "Taxnet-Referent"

اتصل بالهاتف.

8-800-50-50-50-2 (مكالمة مجانية)

جمعية ذات مسؤولية محدودة "روس تيليكوم"

www.rus-telecom.ru

"ساعي"

اتصل بالهاتف. مكاتب تمثيلية في سان بطرسبرج
  • كيفية حماية البيانات الشخصية للموظفين والعملاء، رقم 19
  • كيفية تدمير المادة الأولية بعد انتهاء مدة صلاحيتها رقم 15
  • قبول وشطب المواد: إعداد المستندات، رقم 12
  • إدارة المستندات الإلكترونية مع الأطراف المقابلة: من أين نبدأ، رقم 10
  • ختم الشركة: نحن نصنع، نستخدم، نعيد التدوير، رقم 9
  • الطباعة - الرفيق الدائم للشركة؟ رقم 9
  • نحن نعمل على تطوير سجل مناسب لضريبة الدخل الشخصي، رقم 8
  • لقد اكتشفنا نقصًا: قمنا بتقديم مطالبة إلى الطرف المقابل رقم 8
  • عندما تكون لقطات الشاشة مفيدة، رقم 6
  • الشهادة المثالية لتقديم الخدمات لمفتش الضرائب رقم 6
  • تدفق المستندات: نبنيه "حسب المحاسبة" رقم 5
  • عقد التوريد: اقرأ مقطعًا مقطعًا، رقم 5
  • النماذج الأولية الموحدة اختيارية، ولكن ماذا عن BSO؟، رقم 4
  • كيفية منع الهجوم على Client-Bank، رقم 3
    • 2012

إدارة المستندات الإلكترونية مع الأطراف المقابلة: من أين تبدأ

تعتبر المستندات التي تم توقيعها بتوقيع رقمي إلكتروني بموجب القانون القديم بشأن التوقيعات الرقمية، والتي ستصبح غير صالحة اعتبارًا من 1 يوليو (القانون رقم 1-FZ المؤرخ 10 يناير 2002)، موقعة بتوقيع إلكتروني مؤهل معزز. في بعض الصناعات، على سبيل المثال في إنتاج المجوهرات، يُنصح بنقل ليس فقط المستندات الخارجية، ولكن أيضًا بعض المستندات الداخلية للمنظمة من خلال مشغل.

معلومات

لا تحتاج المستندات الداخلية عادةً إلى التوقيع بتوقيع مؤهل محسّن. وفقًا لتقدير المنظمة نفسها، قد يكون التوقيع الإلكتروني المعزز غير المؤهل أو حتى البسيط كافيًا.


مهم

يتم أيضًا إصدار التوقيعات المحسنة غير المؤهلة عن طريق مراكز التصديق، ويمكن أن تكون أرخص من التوقيعات المؤهلة. التوقيع البسيط عبارة عن تشفير أو كلمة مرور تسمح لك بالتعرف على منشئ المستند.

اتفاقية تبادل الوثائق الإلكترونية

يتم تخزين جميع المستندات الإلكترونية المرسلة والمستلمة في أرشيف إلكتروني. ويجب تنظيم أرشيفك الإلكتروني بحيث يمكنك، إذا لزم الأمر، على سبيل المثال، بناءً على طلب مفتشية الضرائب، العثور بسرعة على المستندات المطلوبة وإرسالها إلى مفتشية الضرائب إلكترونيًا، بنفس الطريقة التي يتم بها الآن إرسال التقارير الإلكترونية .

وإذا طلب مأمورية الضرائب أو المدقق نسخة ورقية من مستند إلكتروني، هل سيكون من الواضح أن هذه نسخة من المستند الإلكتروني وأن المستند الإلكتروني موقع من الطرفين؟ IV. موراشكينتسيف: يمكنك طباعة المستند الإلكتروني والحصول على نسخة ورقية.
ستتم طباعة هذه النسخة تلقائيا كونها نسخة ورقية من مستند إلكتروني وتم توقيع الأصل إلكترونيا من قبل الأطراف.

الاتفاق مع الطرف المقابل للتبادل القانوني للفواتير الإلكترونية

حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 26 ديسمبر 2011 رقم 1137 "بشأن نماذج وقواعد ملء (الاحتفاظ) بالمستندات المستخدمة في حسابات ضريبة القيمة المضافة"). ووفقا للمؤلفين، فمن المستحسن وضع إجراء مماثل في الاتفاق على الوثائق الإلكترونية الأخرى.

انتباه

ثانيًا، من المستحسن الإشارة في الاتفاقية إلى ما إذا كانت الشركات تتبادل المستندات الإلكترونية مباشرة (باستخدام برامج متخصصة أو عملاء بريد إلكتروني عاديين) أو عن طريق إشراك مشغل إدارة المستندات الإلكترونية (اقرأ المزيد أدناه). يمكن تبادل الفواتير الإلكترونية حصريًا من خلال مشغل التبادل الإلكتروني للبيانات (إجراء إصدار واستلام الفواتير في شكل إلكتروني عبر قنوات الاتصالات باستخدام التوقيع الرقمي الإلكتروني، تمت الموافقة عليه.


بأمر من وزارة المالية الروسية بتاريخ 25 أبريل 2011 رقم 50 ن).

اتفاقية بشأن تدفق المستندات الإلكترونية بين الكيانات القانونية

كقاعدة عامة، تدخل الشركات في اتفاقية أو اتفاقية لتبادل المستندات الإلكترونية أو إضافة بند إضافي إلى الاتفاقية الحالية. ليست هناك حاجة لإعداد وثيقة جديدة بنفسك؛ فقط اطلب نموذج اتفاقية أو عقد من مشغل EDF الخاص بك.
في أغلب الأحيان، يتم نشر المستندات القياسية بالفعل على مواقع الويب الخاصة بهم، كما هو الحال مع Synerdocs، ما عليك سوى تنزيل بياناتك وإدخالها. يمكنك تنزيل مثال على بند بشأن التبادل الإلكتروني: ● نموذج بند بشأن التبادل الإلكتروني ● نموذج اتفاقية بشأن التبادل الإلكتروني مع الأطراف المقابلة يجب أن تحتوي الاتفاقية على معلومات حول شروط وإجراءات إدارة المستندات الإلكترونية: ما هي المستندات وبأي شكل المنقولة من خلال الخدمة، ونوع التوقيع الإلكتروني، والشركات التي يتم اختيارها كمشغل (مشغلي) EDF.
إن إنشاء إجراء لتقديم المستندات الإلكترونية بناءً على طلب السلطات الضريبية سيساعد على تجنب الرسوم الإضافية عند التحقق من الشركة أو الطرف المقابل لها، يحق للسلطات الضريبية طلب المستندات (المادتان 93 و93.1 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي). سيؤدي عدم تقديم هذه الأوراق إلى تحمل المسؤولية ورسوم إضافية محتملة من الضرائب والرسوم.
إذا استخدمت الشركة التبادل الإلكتروني "للبيانات الأولية"، فيحق لها، بناءً على طلب المفتشين، تقديم نسخة من الوثيقة ذات الصلة في شكل إلكتروني وفقًا لـ TKS وعلى الورق (البند 2 من المادة 93 من قانون الضرائب في الاتحاد الروسي). ولذلك، فمن المستحسن أن تحدد في الاتفاقية الإجراء الأكثر ملاءمة للشركة لتقديم نسخ من المستندات الإلكترونية إلى هيئة التفتيش.
إن الإشارة إلى طريقة التبادل الإلكتروني ستؤدي إلى الوضوح عند التفاعل مع الأطراف المقابلة، حيث تحدد الشركات إجراءات وطريقة إدارة المستندات الإلكترونية بشكل مستقل. من المهم أن تأخذ في الاعتبار اثنين من الفروق الدقيقة الرئيسية. أولا، يجب أن تشير الاتفاقية إلى ما إذا كانت المستندات الإلكترونية مكررة على الورق. على سبيل المثال، ترسل الشركة TTN إلى الطرف المقابل إلكترونيًا، ثم بعد مرور بعض الوقت ترسل نفس المستند في شكل ورقي (على سبيل المثال، إذا لم يستلم الطرف المقابل المستند الإلكتروني). يرجى ملاحظة أن هذا الإجراء الخاص بمعالجة المستندات متوفر حاليًا للفواتير (بند
4 قواعد الاحتفاظ بسجل الفواتير المستلمة والصادرة المستخدمة في احتساب ضريبة القيمة المضافة، تمت الموافقة عليها.

اتفاقية EDO مع عينة الطرف المقابل

حسنًا، لقد اتفقنا مع شركائنا، واخترنا مشغلًا أو حتى عدة مشغلين. ما العمل التالي؟ IV. Murashkintsev: الآن نحن بحاجة إلى تكييف العمليات التجارية للشركة لتنفيذ إدارة المستندات الإلكترونية عند العمل مع الأطراف المقابلة: تطوير واعتماد إجراءات إدارة المستندات الإلكترونية؛ تعيين المسؤولين عن صيانتها وتنظيم أرشيف إلكتروني للمستندات المستلمة والمرسلة؛ تحديد قواعد إنشاء واستلام وتخزين المستندات الإلكترونية للسياسة المحاسبية، وتعيين المسؤولين عن تكوين المستندات الإلكترونية وتوقيعها. يجب تزويد كل موظف مخول بالتوقيع على المستندات الإلكترونية بتوقيع إلكتروني، لأنه لا يمكنك نقل توقيعك إلى أشخاص آخرين. هل أحتاج إلى طباعة المستندات الإلكترونية وتخزينها في شكل ورقي؟ IV.
موراشكينتسيف: لا، ليس من الضروري، على الرغم من أن الكثيرين يواصلون القيام بذلك بالطريقة القديمة.
يمكنك إضافة مثل هذا التوقيع باستخدام برنامج كمبيوتر، وسيتطلب ذلك تكلفة أقل من شراء توقيع محسن. يمكن إرسال المستندات الخارجية، باستثناء الفواتير، إلى الأطراف المقابلة عبر البريد الإلكتروني البسيط.

وباتفاق الطرفين، يمكن التوقيع عليها إما بتوقيع إلكتروني مؤهل معزز أو معزز غير مؤهل. لكن استخدام نظام خاص لإدارة المستندات الإلكترونية يعد أكثر ملاءمة، لأنه يسمح لك بتلقي إشعار على الفور بأن شريكك قد تلقى المستند.

ويمكنه بدوره التوقيع عليه فورًا وإرساله إليك. ما هي أفضل طريقة للبدء في تنفيذ إدارة المستندات الإلكترونية؟ IV.

موراشكينتسيف: عادةً ما تقرر الشركات التي لديها العديد من الأطراف المقابلة وحجم كبير من تدفق المستندات الخارجية التحول إلى استخدام المستندات الإلكترونية.
من خلال تحديد تنسيق المستندات التي تتبادلها الشركات إلكترونيًا، يمكنك تجنب المطالبات بترتيب تنفيذها اعتبارًا من 1 يناير 2013، يحق للشركة تطوير شكل المستندات الورقية الأولية بشكل مستقل (البند 4 من المادة 9 من القانون). رقم 402-FZ). ولكن إذا قامت شركة ما بنقل "مستند أساسي" إلى الطرف المقابل في شكل إلكتروني، فيجب عليها الالتزام بالتنسيقات المحددة لبعض المستندات الإلكترونية. على وجه الخصوص، تمت الموافقة على التنسيقات للمستندات التالية (أمر دائرة الضرائب الفيدرالية في روسيا بتاريخ 21 مارس 2012 رقم MMВ-7-6/): - فاتورة في النموذج رقم TORG-12 - شهادة قبول للأعمال (خدمات). بالإضافة إلى ذلك، من المهم أن نتذكر أنه لا يمكن للشركات تبادل الفواتير إلا من خلال إشراك مشغل إدارة المستندات الإلكترونية. لذلك، إذا لم يكن لدى المنظمة اتفاقية مقابلة، فمن المستحسن استبعاد الفواتير من قائمة المستندات الإلكترونية. 5.
إن توحيد شكل الاتفاقية في السياسة المحاسبية سوف يبرر حق الشركة في تبادل الأوراق إلكترونيًا ويرتبط تدفق المستندات الإلكترونية بتدفق المستندات الداخلية للشركة والمحاسبة وإعداد التقارير. وبدورها يجب اعتماد مجموعة الأساليب المحاسبية في السياسة المحاسبية (المادة 8).

القانون الاتحادي المؤرخ 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ، والمشار إليه فيما بعد بالقانون رقم 402-FZ). ولذلك، إذا قررت الشركة إدخال نظام إلكتروني لإدارة المستندات وإعداد التقارير الإلكترونية، فيجب أن ينعكس هذا النظام في سياساتها المحاسبية.

في الوقت نفسه، من المهم إصلاح: - حجم تدفق المستندات الإلكترونية؛ - تنسيقات المستندات الإلكترونية؛ - إجراءات تخزين التقارير الإلكترونية؛ - الحالات التي تقوم فيها الشركة بإعداد المستندات على الورق. 2.
نظرًا لأن تبادل المستندات الإلكترونية، وخاصة الفواتير، لا يمكن تحقيقه إلا بالاتفاق المتبادل بين الطرفين. 1 ملعقة كبيرة. 169 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي، فأنت بحاجة أولاً إلى مناقشة إمكانية التحول إلى إدارة المستندات الإلكترونية مع نظرائك العاديين. ثم يجب عليك اختيار مشغل إدارة المستندات الإلكترونية وإبرام اتفاقية معه.

يتم نشر قائمة مشغلي إدارة المستندات الإلكترونية المدرجين في شبكة Trust التابعة لدائرة الضرائب الفيدرالية على الموقع الإلكتروني لخدمة الضرائب الفيدرالية. ما هي المعايير التي يجب أن تبحث عنها عند اختيار المشغل؟ IV.

Murashkintsev: كقاعدة عامة، يوفر مشغلو إدارة المستندات الإلكترونية الفرصة لتبادل المستندات الإلكترونية مع العديد من الأطراف المقابلة في وضع الاختبار. خلال هذه "التشغيل التجريبي"، ستتمكن من فهم الواجهة الأكثر ملاءمة لك وما إذا كان من السهل دمج برنامج المحاسبة الخاص بك مع نظام إدارة المستندات الخاص بالمشغل.

تدفق المستندات الإلكترونية بين المنظمات - كيف يعمل؟ ما هي المستندات التي يمكن تبادلها إلكترونيًا، وكيفية إبرام اتفاقية مع الطرف المقابل لإقامة تفاعل إلكتروني، وما الذي يجب تضمينه في اللوائح؟ سيتم مناقشة هذا في مادتنا.

يعد المستند الإلكتروني أحد العناصر المهمة في أي إدارة مستندات إلكترونية. من أجل إعطاء مستند تم إنشاؤه في شكل إلكتروني قوة ذات أهمية قانونية، يجب على كلا طرفي تدفق المستند الإلكتروني تزويده بثلاث خصائص مهمة. يجب أن تكون الوثيقة الإلكترونية:

  • لديك التفاصيل المطلوبة.
  • الالتزام بالصيغة المعتمدة.
  • مصدقة بتوقيع الشخص المسؤول.

إذا قمت أنت والطرف المقابل بتنظيم إنشاء مستندات إلكترونية بتنسيقات ثابتة في مؤسستك، فمن الضروري ضمان تفاعلك الإلكتروني معها تقنيًا. كيف افعلها؟

لكي يتمكن نظامان منفصلان من تبادل المستندات بشكل متبادل وفعال، من الضروري تحديد جميع الفروق الدقيقة في تدفق المستندات في لوائح خاصة.

بادئ ذي بدء، تحتاج إلى معرفة المستندات الإلكترونية التي يجب توقيعها بتوقيع إلكتروني بسيط، وأيها بتوقيع معزز. يوضح الشكل أنواع التوقيعات الإلكترونية المسموح بها قانونًا.

قد يتضمن تدفق المستندات الإلكترونية مع الأطراف المقابلة وثائق بدرجات متفاوتة من الأهمية والسرية. على سبيل المثال، تنطبق المتطلبات الأكثر صرامة على الفواتير الإلكترونية: يجب أن يتم توقيعها حصريًا بواسطة UKEP وإرسالها عبر مشغل EDI (أمر وزارة المالية الروسية بتاريخ 10 نوفمبر 2015 رقم 174 ن). وبالنسبة للوثائق الداخلية للشركة، فإن استخدام UKEP ليس إلزاميًا. لذلك، تقرر الشركة نفسها التوقيع الذي سيتم استخدامه لتوقيع هذه الوثيقة الداخلية أو تلك.

في اللوائح الخاصة بإدارة المستندات الإلكترونية، من الضروري تحديد إجراءات توقيع المستندات الإلكترونية وتحديد دائرة الأشخاص المسؤولين الذين يحق لهم التوقيع عليها.

بعد حل جميع المشكلات التنظيمية مع الأطراف المقابلة، تحتاج إلى تحديد مشغل EDF الذي ستتبادل من خلاله المستندات الإلكترونية وتبرم اتفاقية معهم. وبالإضافة إلى ذلك، سوف تحتاج إلى حل المشاكل الأخرى:

  • تنظيم أرشيف إلكتروني للمستندات الإلكترونية الواردة والمرسلة.
  • - إجراء إضافات على السياسة المحاسبية فيما يتعلق بالتحول إلى إدارة المستندات الإلكترونية.
  • تزويد الأشخاص المسؤولين بالتوقيعات الإلكترونية.
  • حل المشكلات التنظيمية والفنية الأخرى اللازمة للتشغيل الفعال للنظام.

تبادل المستندات في شكل صور ممسوحة ضوئيًا: كيف ومتى يكون ذلك ممكنًا

لقد تم ممارسة التبادل الإلكتروني للمستندات بين الأطراف المقابلة في شكل صور ممسوحة ضوئيًا في الشركات لفترة طويلة - منذ ظهور الخدمات البريدية المختلفة عبر الإنترنت. للقيام بذلك، لا تحتاج إلى أي برامج خاصة أو اتصال بمشغلي EDF. ومع ذلك، فإن سهولة استخدام هذه الطريقة لتبادل المستندات لها عدد من العيوب المهمة:

  • عدم القدرة على ضمان أمن المعلومات المضمون.
  • إنفاق كبير للوقت وموارد العمل لتحويل مستند ورقي إلى صورة إلكترونية ممسوحة ضوئيًا.
  • الحاجة إلى الطباعة اللاحقة للوثيقة.
  • عدم القدرة على تبادل الوثائق المتفق عليها بسرعة.
  • عيوب أخرى (عدم القدرة على تتبع الوثيقة، والتأخير في الموافقة من قبل التسلسل الهرمي في الشركة، وما إلى ذلك).

وهذا يؤدي إلى تضييق نطاق تطبيق هذه الطريقة لتبادل المستندات إلكترونيا بين المنظمات. يتم استخدام تبادل الصور الممسوحة ضوئيًا بشكل أساسي لتلك الأنواع من المستندات التي ليست ذات أهمية قانونية للشركة. ويتم إرسالها إلكترونيًا إلى الطرف المقابل فقط لتسريع التفاعل (الوفاء بشروط العقود أو حل مشاكل العمل الحالية). وفي الوقت نفسه، يتم إرسال النسخة الورقية الأصلية عن طريق البريد أو خدمة البريد السريع.

متى تحتاج إلى تطبيق للاتصال بإدارة المستندات الإلكترونية؟

في بعض الأحيان، لغرض التفاعل الخارجي مع الأطراف المعنية، تحتاج الشركة إلى ملء طلب الاتصال بإدارة المستندات الإلكترونية وعدد من المستندات الأخرى باستخدام نموذج خاص. تواجه معظم الشركات ضرورة ملء مثل هذا الطلب عند تقديم التقارير الإلكترونية إلى صندوق التقاعد.

في هذه الحالة، لن يكون المشاركون في تدفق المستندات الإلكترونية شركاء أعمال، بل شركة وصندوق من خارج الميزانية. لا يمكن كتابة الطلب بأي شكل من الأشكال - يمكن العثور على النموذج الجاهز الخاص به على الموقع الإلكتروني لصندوق المعاشات التقاعدية. ويجب أن تحتوي على البيانات التالية:

  • تفاصيل الشركة التي تدخل في التعامل الإلكتروني مع الصندوق.
  • معلومات حول مشغل الاتصالات وأداة حماية تشفير المعلومات المستخدمة.

لكن طلب واحد للتفاعل الإلكتروني مع الصندوق لا يكفي. ومن الضروري أيضًا:

  1. قبل ملء الطلب، قم باختيار مركز تصديق معتمد يوفر الفروق الفنية لربط تدفق المستندات عبر TCS ومن ثم إبرام عقد (اتفاقية) معه لتقديم خدمات نقل المستندات الإلكترونية.
  2. بعد تقديم الطلب وتدقيقه من قبل المختصين في الصندوق، يتم الاتفاق مع صندوق PRF على الارتباط بإدارة الوثائق الإلكترونية. يمكن تنزيل النموذج من موقع المؤسسة.

يتيح لك تبادل المعلومات الإلكترونية بين الشركات وصندوق المعاشات التقاعدية للاتحاد الروسي تقديم معلومات محاسبية شخصية دون زيارة الصندوق، وتحديد الأخطاء في التقارير وتصحيحها في الوقت المناسب، وحل عدد من المشكلات الأخرى.

لمزيد من المعلومات حول التفاعل الإلكتروني مع صندوق المعاشات التقاعدية الروسي، راجع هذه المادة.

تحدد الشركة نفسها كيفية التحول إلى إدارة المستندات الإلكترونية مع الأطراف المقابلة. لكن على أية حال، فهذه عملية تفاوض. يمكن تحديد اقتراح التحول إلى إدارة المستندات الإلكترونية شفويًا، في شكل دعوة مكتوبة من أحد شركاء العمل، أو من خلال التوقيع على اتفاقية خاصة.

لدعوة الطرف المقابل كتابيًا لإنشاء إدارة إلكترونية للمستندات، يمكنك إرسال خطاب إليه. إن إرسال مثل هذه الرسائل يساعد الشركة التي لديها تدفق كبير من المستندات على دعوة الشركاء الجدد والحاليين إلى التفاعل الإلكتروني.

في نص الرسالة، تحتاج إلى إبلاغ الطرف المقابل في شكل موجز:

  • حول الإمكانية المقررة قانونًا لإدارة المستندات الإلكترونية.
  • مزاياها.
  • نماذج الوثائق المقرر تبادلها إلكترونيا.
  • الإجراءات المطلوبة للتبديل إلى هذا النظام.

فيما يلي نموذج لرسالة حول الانتقال إلى إدارة المستندات الإلكترونية (مقتطف).

دون تغيير نص الرسالة واستبدال تفاصيل الأطراف المقابلة فقط، يمكنك إبلاغهم بسرعة برغبتك في تنظيم تبادل إلكتروني متبادل للمستندات.

اتفاقية تبادل المستندات الإلكترونية بين الكيانات القانونية

يمكن للأطراف المقابلة تحديد الفروق الدقيقة في التفاعل غير الورقي في اتفاقية منفصلة بشأن إدارة المستندات الإلكترونية. كيفية تأليفه؟

لا يحدد التشريع متطلبات خاصة لشكل ومحتوى اتفاقية تدفق المستندات الإلكترونية بين الكيانات القانونية. ولذلك، يتم تحديد تكوينها ومحتواها من قبل المشاركين فيها. في هذه الحالة، من الضروري الالتزام بالأسلوب والبنية المشتركة لهذه المستندات (من الضروري وصف موضوع الاتفاقية وفترة الصلاحية وتفاصيل الأطراف وغيرها من القضايا).

يوضح الشكل أدناه الأقسام الرئيسية (المحتملة) لمثل هذه الاتفاقية.

لإنشاء التفاعل الإلكتروني، من الضروري الاتفاق على الفروق الدقيقة فيه. يمكن القيام بذلك شفهيًا، عن طريق إرسال خطاب و/أو عن طريق التوقيع على اتفاقية منفصلة. سيكون من الضروري أيضًا حل عدد من المشكلات ذات الصلة (وصف إجراءات تبادل المستندات الإلكترونية، وتحديد الأشخاص المسؤولين، وتزويدهم بالتوقيع الإلكتروني، وما إلى ذلك).

بدون الاتفاق مع EDF، لن يكون من الممكن تبادل الفواتير. يتعين عليك الموافقة على استخدام التوقيع البسيط مسبقًا.

الآن يتحول المزيد والمزيد من الشركات إلى إدارة المستندات الإلكترونية ليس فقط من خلال التفتيش، ولكن أيضًا مع الأطراف المقابلة (اقرأ المزيد أدناه). ومع ذلك، على عكس تبادل المعلومات مع السلطات الضريبية، فإن إجراءات إعداد اتفاقية التبادل الإلكتروني للمستندات بين الشركات والموافقة عليها وتوقيعها لا تتم الموافقة عليها بموجب القانون.

لقد قمنا بتطوير اتفاقية نموذجية بشأن التبادل الإلكتروني للمستندات (المشار إليها فيما يلي باسم الاتفاقية)، والتي حددنا فيها تنسيق تدفق المستندات الإلكترونية بين الشركات (انظر النموذج أدناه). دعونا نفكر في شروط مثل هذه الاتفاقية التي ستساعد الشركة على تجنب مطالبات المفتشين.

1. توحيد شكل الاتفاقية في السياسة المحاسبية سيبرر حق الشركة في تبادل الأوراق إلكترونيا

ترتبط إدارة المستندات الإلكترونية بتدفق المستندات الداخلية للشركة والمحاسبة وإعداد التقارير. في المقابل، يجب الموافقة على مجموعة الأساليب المحاسبية في السياسة المحاسبية (المادة 8 من القانون الاتحادي رقم 402-FZ بتاريخ 06.12.11، والمشار إليه فيما بعد بالقانون رقم 402-FZ).

ولذلك، إذا قررت الشركة إدخال نظام إلكتروني لإدارة المستندات وإعداد التقارير الإلكترونية، فيجب أن ينعكس هذا النظام في سياساتها المحاسبية. من المهم تأمين:

حجم تدفق المستندات الإلكترونية؛
- تنسيقات الوثائق الإلكترونية؛
- إجراءات تخزين التقارير الإلكترونية؛
- الحالات التي تقوم فيها الشركة بإعداد المستندات على الورق بدلاً من المستندات الإلكترونية.

2. إن الإشارة إلى طريقة التبادل الإلكتروني ستوفر الوضوح عند التفاعل مع الأطراف المقابلة

تحدد الشركات إجراءات وطريقة إدارة المستندات الإلكترونية بشكل مستقل. من المهم أن تأخذ في الاعتبار اثنين من الفروق الدقيقة الرئيسية.

أولا، يجب أن تشير الاتفاقية إلى ما إذا كانت المستندات الإلكترونية مكررة على الورق. على سبيل المثال، ترسل الشركة TTN إلى الطرف المقابل إلكترونيًا، ثم بعد مرور بعض الوقت ترسل نفس المستند في شكل ورقي (على سبيل المثال، إذا لم يستلم الطرف المقابل المستند الإلكتروني).

يرجى ملاحظة أن هذا الإجراء الخاص بمعالجة المستندات متوفر حاليًا للفواتير (البند 4 من قواعد الاحتفاظ بسجل للفواتير المستلمة والصادرة المستخدمة في حسابات ضريبة القيمة المضافة، والتي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم من حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 26 ديسمبر، 2011 رقم 1137 "بشأن نماذج وقواعد ملء (الاحتفاظ) بالمستندات المستخدمة في حسابات ضريبة القيمة المضافة").

ثانيًا، من المستحسن الإشارة في الاتفاقية إلى ما إذا كانت الشركات تتبادل المستندات الإلكترونية مباشرة (باستخدام برامج متخصصة أو عملاء بريد إلكتروني عاديين) أو عن طريق إشراك مشغل إدارة المستندات الإلكترونية (اقرأ المزيد أدناه).

يمكن تبادل الفواتير الإلكترونية حصريًا من خلال مشغل تبادل البيانات الإلكترونية (إجراء إصدار واستلام الفواتير في شكل إلكتروني عبر قنوات الاتصالات باستخدام التوقيع الرقمي الإلكتروني، تمت الموافقة عليه). في حين أن القانون لا يلزم الشركات بإشراك مشغل EDF لتبادل المستندات الأخرى. اتضح أنه يمكن للشركة إرسال فاتورة للدفع أو فاتورة عبر البريد الإلكتروني، بعد التصديق على المستند بتوقيع رقمي إلكتروني.

3. إن التفكير في طريقة التوقيع على الوثيقة الإلكترونية سيحدد قوتها القانونية

هناك عدة أنواع من التوقيع الإلكتروني - البسيط، المعزز غير المؤهل والمعزز المؤهل (المادة 2 من القانون الاتحادي الصادر في 04/06/11 رقم 63-FZ "بشأن التوقيع الإلكتروني").

وفقًا لوزارة المالية الروسية، من الممكن تأكيد حقيقة المعاملة التجارية للأغراض الضريبية من خلال مستند إلكتروني موقع بتوقيع إلكتروني مؤهل معزز. يمكن اعتبار الوثيقة الموقعة بتوقيع بسيط أو معزز غير مؤهل بمثابة تناظرية لوثيقة بتوقيع مكتوب بخط اليد مثبت على الورق فقط في الحالة التي ينص عليها القانون (خطاب بتاريخ 12/04/13 رقم 03-03-07/12250 ).

اتضح أن الوثيقة الموقعة بتوقيع بسيط أو معزز غير مؤهل لن تؤكد نفقات الشركة (رسائل من وزارة المالية الروسية بتاريخ 23 يناير 2013 رقم 03-03-06/1/24 بتاريخ 25 ديسمبر، 2012 رقم 03-03-06/2/139 ومن 20/12/12 رقم 03-03-06/1/710).

الفاتورة في النموذج رقم TORG-12؛
- فعل قبول وتسليم الأعمال (الخدمات).

بالإضافة إلى ذلك، من المهم أن نتذكر أنه لا يمكن للشركات تبادل الفواتير إلا من خلال إشراك مشغل إدارة المستندات الإلكترونية. لذلك، إذا لم يكن لدى المنظمة اتفاقية مقابلة، فمن المستحسن استبعاد الفواتير من قائمة المستندات الإلكترونية.

5. إن الإشارة إلى إجراءات تخزين المستندات الإلكترونية ستحميها من التدمير المبكر

لا يختلف إجراء تخزين المستندات الإلكترونية عن إجراء تخزين المستندات الورقية. وبالتالي، يجب تخزين الفواتير الإلكترونية للفترة المنصوص عليها لتخزين المستندات الورقية (البند 1.13 من إجراءات إصدار واستلام الفواتير في شكل إلكتروني عبر قنوات الاتصالات باستخدام التوقيع الرقمي الإلكتروني، المعتمد بأمر من وزارة المالية في روسيا بتاريخ 25 أبريل 2011 رقم 50 ن). أذكرك أنه لأغراض المحاسبة، يتم تخزين المستندات الأولية لمدة خمس سنوات، ولأغراض ضريبية - لمدة أربع سنوات.

ولكن في الممارسة العملية، هناك مخاطر فقدان المستند (على سبيل المثال، في حالة فشل جهاز الكمبيوتر أو الحريق). ولذلك، فمن المستحسن في الاتفاقية تحديد إجراءات الحصول على نسخ من المستندات من الطرف المقابل (انظر تعليق الخبير أدناه).

يشارك: