СПОРАЗУМЕНИЕ № __________/__________ EDO

Относно електронния документооборот

Москва "____" ____ 2011 г

___________________”наричан по-долу „Клиент”, представляван от ______________, действащ на основание ______________ от една страна, и

Общо споразумение за използване на електронен подпис - Генерално споразумение № 3/VERIF от 01.01.2001 г., сключено в рамките на Споразумението на участниците в системата EDF между Нетърговско партньорство „RTS Stock Exchange” като Удостоверителен център и Затворено акционерно дружество „Депозитарно дружество „РЕГИОН” като оператор на системата EDF;

Електронен цифров подпис (EDS)- подробности за електронен документ, предназначен да защити този електронен документ от фалшифициране, получен в резултат на криптографска трансформация на информация с помощта на частния ключ на електронен цифров подпис и позволяващ идентифициране на собственика на сертификата за ключ за подпис, както и установява липсата на изкривяване на информацията в електронния документ;

Електронен документ- документ в електронна цифрова форма, изходящ от собственика на сертификата за ключ за подпис и получил положително потвърждение за автентичността на цифровия подпис в съответствие с процедурата, предвидена в това споразумение и неговите приложения, които са неразделна част от това споразумение.

Електронен документооборот– приемане и предаване от страните на споразумението на документите, предвидени в настоящото споразумение, подписани с електронен цифров подпис в електронна форма.

Крипто пакет– файл с разширение „pkt“ с информация за съдържанието на електронния документ и електронен цифров подпис, който гарантира неизменността на предаваните данни;

Затворено (таен) ключ за електронен цифров подпис- уникална последователност от знаци, известна на собственика на сертификата за ключ за подпис и предназначена за създаване на електронен цифров подпис в електронни документи с помощта на средства за електронен цифров подпис;

Собственик на сертификат за подписване на ключ- физическо лице, упълномощено от една от страните да подписва документация по споразуменията, посочени в Приложение № 2 към настоящото споразумение, което притежава съответния частен ключ на електронен цифров подпис, който позволява използването на инструменти за електронен цифров подпис за създаване на собствен електронен цифров подпис подпис в електронни документи (подписване на електронни документи);

Потвърждаване на автентичността на електронен цифров подпис в електронен документ- положителен резултат от проверка на Cryptoserver, че цифровият подпис в електронния документ принадлежи на собственика на съответния сертификат за ключ за подпис и че няма промени в този документ след подписването му;

Център за проверка– Партньорство с нестопанска цел “RTS Stock Exchange” (лиценз FAPSI № LF/17-344 от 1 януари 2001 г.), което упражнява контрол върху функционирането на системата EDI;

EDI система- Система за управление на електронни документи RTS, която представлява набор от софтуер, поддържан от Удостоверителния център, както и изчислителни средства и бази данни, притежавани или контролирани от Удостоверителния център, предназначени за прехвърляне на електронни документи, подписани с електронен подпис.

3 Предмет на споразумението

3.1 В съответствие с настоящото споразумение страните се споразумяха да обменят документи в електронна форма с електронен цифров подпис в рамките на споразуменията, посочени в Приложение № 2 към настоящото споразумение.

3.2 Списъкът на документите, които могат да се прехвърлят с помощта на електронен подпис във връзка с всяко Споразумение, се определя от Страните в Приложение № 2 към настоящото Споразумение.

4 Основни положения

Страните се съгласиха, че:

4.1 Електронният документооборот с помощта на EDS в рамките на Споразуменията, посочени в Приложение № 2 към настоящото Споразумение, се извършва в съответствие с Федералния закон от 01.01.01 N 1-FZ „За електронния цифров подпис“, Федерален закон от 6 април, 2011 N 63-FZ „За електронния подпис“, настоящото споразумение и Споразумението за използване на цифрови подписи.

4.2 Информацията в електронна форма, подписана с електронен цифров подпис, се признава за електронен документ, еквивалентен на хартиен документ, подписан със собственоръчен подпис, ако автентичността на електронния цифров подпис в електронния документ, получен по начина, предвиден в ал. 4 от настоящия договор се потвърждава.

4.3 Всички правоотношения в рамките на Споразуменията, посочени в Приложение № 2, произтичащи от предоставяне/получаване на документи на хартиен носител, се отнасят и за електронни документи, подписани с електронен подпис.

4.4 Страните се ръководят от разпоредбите на Споразумението на участниците в EDF системата и Общото споразумение за използване на EDS по отношение на терминологията, изискванията за софтуер и хардуер, процедурата за потвърждаване на автентичността на EDS и други технически аспекти и технологично взаимодействие, което не е посочено в настоящото споразумение.

4.5 Клиентът е длъжен да компенсира разходите на Специалния депозитар за плащането на Еднократни плащания за регистрация на клиентски комплекти (предназначени за Клиента), извършени от Специалния депозитар в полза на Нетърговско партньорство „RTS Stock Борса” въз основа на Общото споразумение за използване на EDS.

5 Ред и условия за взаимодействие между страните

5.1 Обслужването на клиентите се предоставя в рамките на срока, по начина и при условията, посочени в Договорите, посочени в Приложение № 2 и този Договор.

5.2 Предоставянето от Специалния депозитар на услугите, предвидени в Споразуменията (Приложение), се извършва въз основа на електронни документи, предоставени от Клиента на Специалния депозитар.

5.3 Отчетите за извършени транзакции, както и другите документи, посочени в Приложение № 2 към всеки от Договорите, се предоставят на Клиента под формата на електронни документи, подписани с електронен подпис.

5.4 Обменът на електронни документи между страните се извършва чрез изпращането им по имейл под формата на крипто пакети, прикачени към имейлите. Размерът на един крипто пакет не трябва да надвишава 1 MB.

5.5 Форматите, в които трябва да се предават документите, са посочени в Приложение № 2 към настоящото Споразумение.

5.6 Списъкът с информация, която трябва да се съдържа в електронните документи, предвидени в Регламентите, които са неразделна част от Споразуменията (посочени в Приложение № 2), се съгласува допълнително от Страните, ако те се различават от установените от съответните споразумения и/или регламенти. Такива допълнителни споразумения са неразделна част от настоящото споразумение. Обемът на информацията, съдържаща се в електронните документи, не трябва да бъде по-малък от този, определен в съответните споразумения/правила.

5.7 За създаване на крипто пакети, проверка на цифрови подписи и извличане на първоначална информация, страните използват софтуера ANR „Sign&Verify“ и ANR „Sign&Region IC Verify“, разработен в REGION. ANR „Sign&Verify“ използва:

· RTSSign компонент за подписване на документи с цифров подпис;

· API RTSVerif за проверка на крипто пакети на Cryptoserver на CJSC “DK REGION” с възможност за потвърждение в хранилището на сертификати на сертифициращия орган;

· RTSVerif API за извличане на първоначална информация от крипто пакети.

· ANR “Sign&Region IC Verify” използва компонента RTSSign, който съдържа в своите ресурси информация за текущия REGION сертификат за подписване на документи, проверка на REGION цифровия подпис и извличане на първоначална информация от крипто пакети, получени от REGION.

5.8 Процедурата за подписване на документи с електронен цифров подпис, тяхната проверка и извличане на първоначална информация е посочена в Приложение № 1, което е неразделна част от настоящия Договор.

5.9 Всяка от страните гарантира безопасността на всички електронни съобщения, получени от другата страна по настоящото споразумение, и поддържа пълен и хронологичен запис на тях. Тези материали се съхраняват изцяло и без промени за сроковете, установени за съответните документи на хартиен носител.

6 Права и задължения на страните

6.1 Специалният депозитар се задължава:

6.1.1. Приема документите на Клиента, посочени в Приложение № 2 към настоящия Договор, под формата на файлове, подписани с електронен подпис;

6.1.2 Прехвърля документи по електронна поща на Клиента под формата на файлове, подписани с електронен подпис в сроковете, предвидени в съответните Договори с Клиента;

6.1.3. Проверява автентичността на електронния цифров подпис в електронни документи, получени от Специалния депозитар от Клиента;

6.1.4 По начина, предвиден в клауза 4.9 от настоящото Споразумение, съхранява електронни документи, подписани с цифров подпис, във формата, получена от Клиента, и гарантира тяхната безопасност за периода, определен от Споразуменията на страните и/или съответните разпоредби;

6.1.5 Незабавно (но във всички случаи не по-късно от един работен ден) уведомете Удостоверителния център, както и Клиента, за случаи на загуба, разпознаване на неправомерност или загуба на секретни EDS ключове, както и други случаи на нарушение на поверителността на EDS ключовете;

6.1.6 Назначава само лица, упълномощени съгласно това споразумение да подписват електронна документация като собственик на сертификата за ключ за подпис;

6.1.7 Гарантиране на поверителността на EDS ключовете, по-специално, предотвратяване на използването на EDS ключове, принадлежащи на Специалния депозитар без негово съгласие, гарантиране, че електронните документи не могат да бъдат подписани от EDS от лица, които не са упълномощени да правят това по нареждане на служители на Специален депозитар;

6.1.8 Не използвайте ключа за цифров подпис, ако има причина да смятате, че поверителността на този ключ е нарушена.

6.2 Специалният депозитар няма право:

6.2.1 Правете всякакви промени в електронните документи, получени от Клиента по настоящото Споразумение.

6.3 Клиентът се задължава:

6.3.1 Предоставяне на документи в електронен вид с помощта на електронен цифров подпис в рамките на сроковете, предвидени в съответното споразумение на страните, както и в съответствие с изискванията, установени в Приложение № 2 към настоящото споразумение.

6.3.2 Гарантиране на безопасността и поверителността на секретните EDS ключове, включително гарантиране, че само упълномощени лица имат достъп до тях, както и да не позволява използването на EDS ключове, принадлежащи на Клиента, без неговото съгласие;

6.3.3 Уведомете Специалния депозитар и Сертификационния център за всички случаи на нарушаване на поверителността (включително загуба, разпознаване на незаконност или загуба) на секретни EDS ключове в рамките на два часа от момента на откриване на обстоятелствата, посочени в този параграф. При нарушаване на сроковете, посочени в тази алинея, Клиентът няма право да се позовава на посочените обстоятелства, включително факта, че документът е подписан от неупълномощено лице, ако възникне спор между Страните;

6.3.4 Назначава собственик на сертификата за ключ за подпис на лица, които са преминали обучение за използване на средства за криптографска защита и са упълномощени да ги използват въз основа на заповед от длъжностни лица на Клиента;

6.3.5 Назначава само лица, упълномощени съгласно настоящото Споразумение да подписват електронна документация като собственик на сертификата за ключ за подпис;

6.3.6 Осигурява невъзможност за подписване на електронни документи от лица, които не са упълномощени за това по нареждане на длъжностни лица на Клиента;

6.3.7 не използвайте ключа за цифров подпис, ако има причина да смятате, че поверителността на този ключ е нарушена

7 Отговорност на страните

7.1 При разрешаване на разногласия, възникнали при използването на EDS, страните се ръководят от разпоредбите на Споразумението за използване на EDS, настоящото споразумение, както и законодателството на Руската федерация.

7.2 Страните носят отговорност за неизпълнение или неправилно изпълнение на задълженията си по настоящото Споразумение.

7.3 Специалният депозитар отговаря за:

7.3.1 Причиняване на вреди на Клиента в резултат на неспазване на процедурата за потвърждаване на автентичността на електронния подпис в електронен документ;

7.3.2 Загуби на Клиента, произтичащи от умишлена промяна от страна на Специалния депозитар на документ, подписан с електронен цифров подпис;

7.3.3 Действия на служителите на Специалния депозитар, свързани с неправомерно/неквалифицирано използване на секретни EDS ключове, водещи до загуби за Клиента.

7.4 Специалният депозитар не носи отговорност за:

7.4.1 Загуби на Клиента, произтичащи от загуба, повреда или неразрешено/неквалифицирано използване от страна на Клиента на секретни EDS ключове, за които Специалният депозитар не е бил уведомен в рамките на сроковете, предвидени в клауза 5.3.3 от настоящото споразумение или е бил уведомен в нарушение на тези условия;

7.4.2 Действия на служителите на Клиента и тяхното прехвърляне на електронни документи към Специалния депозитар, довели до загуби на Клиента като част от изпълнението на Споразуменията, посочени в Приложение № 2 към настоящото Споразумение.

7.5 Клиентът носи отговорност за:

7.5.1 Надеждност и/или навременност на предоставяне на информация, свързана с изпълнението на това Споразумение;

7.5.2 Предоставяне на електронни документи във формати, различни от описаните в това Споразумение и неговите приложения;

7.5.3 Действия на служителите на Клиента, свързани с неправомерно/неквалифицирано използване на секретни EDS ключове, водещи до загуби за Клиента и/или Специалния депозитар;

7.5.4 Късно уведомяване на Специалния депозитар за случаи на загуба, признаване на незаконосъобразност или загуба на секретни EDS ключове.

7.6 Клиентът не носи отговорност за:

7.6.1 Загуби в резултат на промени в електронни документи от Специалния депозитар, получени от Специалния депозитар;

7.6.2 Действия на служителите на Специалния депозитар, свързани с неправомерно/неквалифицирано използване на секретни EDS ключове, водещи до загуби за Клиента и Специалния депозитар

7.7 Нито една от страните не носи отговорност за пълно или частично неизпълнение на задълженията по това споразумение, ако неизпълнението на задълженията е причинено от настъпването на форсмажорни обстоятелства (форсмажорни обстоятелства), като природни бедствия, стачки, действия на държавни органи, неизпълнение на комуникации (включително, но не само телефонни, електронни, телетайпни и други видове комуникация) и други обстоятелства извън разумния контрол на страните и възпрепятстващи предаването и получаването на каквито и да е електронни съобщения, договорени от страните, от която и да е от страните .

7.8 Страната, по отношение на която са настъпили обстоятелствата, посочени в точка 6.7, е длъжна да уведоми другата страна за това в рамките на един ден от настъпването на тези обстоятелства. В този случай втората страна има право да изиска предоставянето на доказателства, които могат да бъдат удостоверения, издадени от съответните органи и ръководство, освен в случаите, когато такива обстоятелства са общоизвестни. В случай на нарушение на срока за уведомяване, посочен в този параграф, Страните са лишени от правото да се позовават на горните обстоятелства като освобождаващи ги от отговорност за неизпълнение на задълженията си.

7.9 В случай на прекратяване на форсмажорни обстоятелства, Страните са длъжни да се уведомят взаимно за това в рамките на един ден от датата на прекратяването.

8 Процедура за разрешаване на спорове

8.1 При разрешаване на спорни въпроси, Страните не поставят под съмнение правната валидност на електронните документи, изпратени, получени, съхранени в съответствие с условията на настоящото Споразумение, представени като доказателство.

8.2 Електронните документи, подписани с електронен подпис, имат правна сила за страните, сравнима (а именно равна) на писмен документ, подпечатан със собственоръчни подписи и печати.

8.3 Всички спорове, произтичащи от изпълнението от страните на настоящото споразумение, ще бъдат разрешавани чрез преговори, в резултат на които страните трябва да подпишат съответния протокол.

8.4 В случай на невъзможност за постигане на съгласие по спорни въпроси чрез преговори, страните предават спора на Московския арбитражен съд за разглеждане.

9 Срок на договора и ред за неговото прекратяване

9.1 Това споразумение влиза в сила от момента на подписването му от двете страни.

9.2 Срокът на валидност на това Споразумение не може да надвишава срока на валидност на Споразумението за използване на EDS. По отношение на всяко от Споразуменията, изброени в Приложение № 2, настоящото Споразумение е валидно до прекратяване на задълженията по тези Споразумения.

9.3 Това споразумение може да бъде прекратено предсрочно по искане на която и да е от страните. Страната, която желае да прекрати Договора, уведомява писмено другата страна за това. От момента на получаване на уведомлението Специалният депозитар не приема електронни документи на Клиента, които пораждат задължението на Специалния депозитар да извършва правни действия.

9.4 Това споразумение се прекратява от момента, в който страните изпълнят всички свои задължения, произтичащи от настоящото споразумение.

9.5 Ако това Споразумение предвижда други правила за отношения между страните, различни от съдържащите се в документите, посочени в параграф. 2 – 6 на чл.1 от настоящото споразумение се прилагат правилата на настоящото споразумение.

10 Други разпоредби

10.1 Страните, които са получили достъп до лични данни, които са били прехвърлени от страните като част от изпълнението на Споразумението, се задължават да не ги разкриват на трети страни и да не разпространяват лични данни без съгласието на субекта на личните данни, освен ако не е посочено друго. предвидени от федералния закон.

10.2 Настоящият договор е съставен в 2 екземпляра с еднаква юридическа сила, по един екземпляр за всяка от страните. Всеки екземпляр се подписва от упълномощено лице и се подпечатва.

10.3 Всички приложения и допълнения към настоящото споразумение са неразделна част от него и трябва да бъдат подписани от упълномощени представители на двете страни.

11 Данни за страните

Специален депозитар: Затворено акционерно дружество "Депозитарно дружество "РЕГИОН"	клиент:
Адрес: , бл. 2. В "НАЦИОНАЛЕН СТАНДАРТ" Тел. вътр. 337 , 223, 133 Факс вътр.337	факс
_____________________ //	________________________ / ___________./

Приложение

към Споразумението за електронно управление на документи

№ _________________ EDO

от "___" ___________ 2011г

"____" __________ 2011 г

СПИСЪК НА ДОГОВОРИ,

в рамките на който се прилага Споразумението за управление на електронни документи,

както и Списък на документите, които могат да се прехвърлят с електронен подпис

I. Страните се съгласиха, че Споразумението за управление на електронни документи №___ от ________ се прилага за следните споразумения:

1. Договор за предоставяне на услуги на специализиран депозитар за ипотечно покритие на Мениджъра по ипотечно покритие № _______/IP от ., сключен между Затворено акционерно дружество „Депозитарна компания „РЕГИОН“ (наричано по-долу Специален депозитар) и _ _______________________________ (наричан по-долу за краткост Клиент).

Клиентът има право да прехвърли на Специалния депозитар следните документи, предвидени в Правилника на специализирания депозитар РЕГИОН за ипотечно покритие (наричан по-долу Правилника, като използва електронен цифров подпис:

· Всички видове поръчки.

· Всички видове изисквания.

· Заявки.

Специалният депозитар има право да прехвърли на Клиента следните документи, предвидени в Правилника:

· Всички видове известия.

· Извлечения от регистъра на ипотечните покрития.

· Удостоверения за размера на ипотечното покритие.

· Регистър на ипотечните покрития.

2. Договор за предоставяне на специализирани депозитарни услуги № _______/ SD-UKPIFот _______________________________ ., сключен между Специалния депозитар и Клиента.

3. Договор за предоставяне на услуги по поддържане на регистър на собствениците на инвестиционни дялове. № _______/ СР-УКПИФ от ______________ г., сключен между Специалния депозитар и Клиента.

4. Споразумение за заплащане на услугите на Специализирания депозитар от _________ 2011 г.

5. Депозитарно споразумение №____ от “___” ____________ 2011 г.

II. Формат за предаване на документи. Шаблони за документи.

1. Съгласно споразумението, посочено в клауза 1 на чл. I. от настоящото Приложение № 2 Клиентът се задължава да предоставя документи в електронен вид, като използва електронен подпис стриктно в съответствие с образците, които са приложения към този Договор.

Клиентът трябва да представи документи в Специалния депозитар в следния формат: XML, Extensible Markup Language (Windows 1251 кодиране).

Специалният депозитар трябва да прехвърли документи на Клиента под формата на файлове, подписани с електронен подпис във формат doc, xls, jpg, pdf (Portable Document Format).

Образците на електронни документи се предоставят от Специалния депозитар на Клиента като част от пакет от документация и софтуер, прехвърлени по силата на това Споразумение.

2. Съгласно договорите, посочени в клаузи 2-4 на чл. I. от това Приложение № 2, Страните имат право да прехвърлят една на друга всички документи, предвидени в Правилата за поддържане на регистъра на собствениците на инвестиционни дялове на договорни фондове от специализирания депозитар РЕГИОН, Правилника на специализирания депозитар РЕГИОН и предвидени в самите горепосочени споразумения.

В този случай страните трябва да представят документи в следните формати: doc, xls, jpg, pdf (Portable Document Format).

3. Съгласно споразумението, посочено в клауза 5 на чл. I от настоящото Приложение № 2, Клиентът се задължава да предоставя документи в електронен вид с електронен подпис стриктно в съответствие с образците.

Специалният депозитар трябва да прехвърли на Клиента документите, предвидени в Правилника за депозитарни услуги РЕГИОН и споразумението, посочено в клауза 5 на чл. I от настоящото Приложение № 2 под формата на подписани с електронен подпис файлове във формат doc, xls, jpg, pdf (Portable Document Format).

Клиентът трябва да прехвърли в Специалния депозитар електронни документи в един от следните формати:

· текст (ASCII кодиране (Американски стандартен код за обмен на информация), кодова страница WIN1251);

·HTML, HyperText Markup Language (Windows 1251 кодиране).

Шаблоните за електронни нареждания се предоставят от Специалния депозитар на Клиента като част от пакета документация и софтуер, прехвърлени по силата на настоящото Споразумение.

ПОДПИСИ НА СТРАНИТЕ

_____________________ //

________________________ / ____________./ М.П.

„Електронното управление на документи е прогресивна и обещаваща система за пренос на данни:

- Системата осигурява висока надеждност и надеждност на записване и контрол на документооборота, гарантирано спазване на поверителността на предаваната информация;

- Системата ви позволява да изпращате отчети от работното място на притежателя на полицата всеки ден, по всяко време на деня;

- Системата ви позволява бързо да коригирате грешки, открити от Пенсионния фонд на Русия в подадените документи от работното място на застрахователя многократно за един ден;

- Не е необходимо счетоводител да посещава териториалния офис на Пенсионния фонд на Русия;

- При изпращане на справки, притежателят на полица получава електронна информация за резултатите от получаването на справки;

- Предприятието има възможност да създаде електронни архиви на целия документооборот с териториалния орган на Пенсионния фонд на Русия.

Въпросът за възможността и процедурата за подаване на информация в електронен вид се решава от териториалния орган на Пенсионния фонд заедно с конкретен титуляр на полица и се оформя в „Споразумение за обмен на електронни документи в системата за управление на електронни документи“.

1 . Какво е необходимо за подаване на отчети до Службата за пенсионни фондове в електронен вид с електронен подпис (наричан по-долу ES):

- софтуер за създаване на отчети в установени формати;

- криптографски софтуер с внедряване на необходимите функции за електронен подпис и криптиране (генериране на криптографски ключове, подписване и проверка на електронен подпис на ниво файл, криптиране на данни). Тези функции се изпълняват от софтуер, принадлежащ към категорията на средствата за криптографска защита на информацията (наричани по-долу средства за криптографска защита на информацията) и които, когато се използват в системата за управление на електронни документи (наричана по-долу EDMS) на Пенсионния фонд на Русия , трябва да има сертификат на FSB;

- услуги на удостоверителен център за създаване и поддържане на сертификати за електронен ключ в ЕДМ на Пенсионен фонд;

- провеждане на организационни мерки: назначаване на лице, отговорно за организиране на използването на CIPF, оборудване и защита от неоторизиран достъп на работното място, магнитни носители на криптографски ключове, архиви на електронни документи;

- Сключване на „Споразумение за обмен на електронни документи в системата за управление на електронни документи на Пенсионния фонд на Русия чрез телекомуникационни канали“ с областния офис на Пенсионния фонд на Руската федерация.

За тези цели ще ви трябва:

* Свържете се със сертифициращия център, изберете пакета от услуги, от който се нуждаете, получете формуляр за кандидатстване (за изготвяне на сертификат за ключ за подпис за мениджъра) и друга документация.

* Свържете се с регионалната служба на PFR с попълнено заявление за неговото одобрение и сключете „Споразумение за обмен на електронни документи в системата за управление на електронни документи на PFR чрез телекомуникационни канали“.

* Когато сте готови да започнете работа, извършете тестов обмен на съобщения с Офис Пенсионен фонд.

1. Характеристики на електронното управление на документи в пенсионния фонд на Русия.

- Индивидуалната (персонализирана) счетоводна информация, подадена в управление "Пенсионен фонд", попада в категорията лични данни. Тяхното изготвяне, предаване и обработка се извършва в съответствие с действащото законодателство за защита на личните данни.

- За подаване на отчет в служба "Пенсионен фонд" е необходим един електронен подпис - ръководител на организацията.

- В съответствие с изискванията на Федералния закон „За електронните подписи“ от 6 април 2011 г. № 63-FZ, използването на електронен подпис от лице, което не е негов собственик, е неприемливо. Такива действия водят до загуба на правната значимост на подписания документ, прехвърляне на криптографски ключове в категорията на компрометирани и отмяна на съответния сертификат.

Услугите на притежателите на полици се предоставят от:

Организация	технология	Информация за връзка	Забележка
АД "ЦентърИнформ"	"Контур-Екстерн"	За връзка тел. 740-54-05 - Отдел за връзка
АД "СЕРТИФИКАЦИОНЕН ЦЕНТЪР"	ПП "Комита-Отчет"	За връзка тел.
LLC "Компания "Тензор"	„Електронно отчитане на SBIS++“	За връзка тел.
АРГОС ЕООД www.argos-nalog.ru	EDMS "Аргос - данъкоплатец"	За връзка тел.
Такском ООД	компютър "Спринтер"	За връзка тел.
ЗАО Калуга Астрал www.astralnalog.ru	PC "Astral Report"	За връзка тел. 702-11-93, 309-29-23
KORUS Consulting CIS LLC	компютър "Сфера"	За връзка тел.
ООО "Сертификационен център ГАЗИНФОРМСЕРВИЗ" http://ca.gisca.ru	ПК "Такснет-Референт"	За връзка тел. 8-800-50-50-50-2 (безплатно обаждане)
ООО "Рус-Телеком" www.rus-telecom.ru	"Куриер"		За връзка тел. представителства в Санкт Петербург
Как да защитим личните данни на служители и клиенти, No19 Как да унищожим първичния материал след изтичане на срока му на годност, №15 Приемане и отписване на материали: подготовка на документи, № 12 Електронно управление на документи с контрагенти: откъде да започнем, № 10 Фирмен печат: ние правим, ние използваме, ние рециклираме, № 9 Печатът - постоянен спътник на компанията?, № 9 Разработваме удобен регистър за данъци върху доходите на физическите лица, № 8 Открихме недостиг: подаваме иск към контрагента № 8 Когато екранните снимки са полезни, № 6 Идеален сертификат за предоставяне на услуги за данъчен инспектор № 6 Документооборот: изграждаме го „счетоводно“, № 5 Договор за доставка: четете сричка по сричка, № 5 Унифицираните първични формуляри не са задължителни, но какво да кажем за BSO?, № 4 Как да предотвратим атака на клиент-банка, №3 2012 г Електронно управление на документи с контрагенти: откъде да започнете Документите, които са подписани с електронен цифров подпис по стария Закон за цифровия подпис, който ще стане невалиден от 1 юли (Закон № 1-ФЗ от 10 януари 2002 г.), се считат за подписани с усилен квалифициран електронен подпис. В определени отрасли, например в производството на бижута, е препоръчително да се прехвърлят чрез оператор не само външни, но и някои вътрешни документи на организацията. Информация Вътрешните документи обикновено не трябва да се подписват с подобрен квалифициран подпис. По преценка на самата организация може да е достатъчен подсилен неквалифициран или дори обикновен електронен подпис. важно Подобрените неквалифицирани подписи също се издават от сертифициращи центрове и те могат да бъдат по-евтини от квалифицираните. Простият подпис е шифър или парола, който ви позволява да идентифицирате създателя на документа. Споразумение за обмен на електронни документи Всички изпратени и получени електронни документи се съхраняват в електронен архив. И вашият електронен архив трябва да бъде организиран по такъв начин, че при необходимост, например при поискване от данъчната инспекция, можете бързо да намерите исканите документи и да ги изпратите на инспекцията по електронен път, по същия начин, по който сега се предава електронната отчетност . И ако данъчната служба или одиторът поиска хартиено копие на електронен документ, ще бъде ли ясно, че това е копие на електронния документ и че електронният документ е подписан от страните? И.В. Мурашкинцев: Можете да разпечатате електронния документ и да получите хартиено копие. Това копие автоматично ще бъде отпечатано, че е хартиено копие на електронен документ, а оригиналът е подписан електронно от страните. Споразумение с контрагента за законен обмен на електронни фактури Правителството на Руската федерация от 26 декември 2011 г. № 1137 „За формулярите и правилата за попълване (поддържане) на документи, използвани при изчисляване на данъка върху добавената стойност“). Според авторите е препоръчително да се установи подобна процедура в споразумението за други електронни документи. внимание На второ място, препоръчително е да се отбележи в договора дали компаниите обменят електронни документи директно (чрез специализирани програми или обикновени имейл клиенти) или чрез ангажиране на оператор за електронно управление на документи (прочетете повече по-долу). Обменът на електронни фактури е възможен изключително чрез EDI оператора (Процедура за издаване и получаване на фактури в електронен вид чрез телекомуникационни канали с помощта на електронен цифров подпис, одобрена. със заповед на Министерството на финансите на Русия от 25 април 2011 г. № 50n). Договор за електронен документооборот между юридически лица По правило компаниите сключват споразумение или споразумение за обмен на електронни документи или добавят допълнителна клауза към съществуващото споразумение. Не е необходимо сами да изготвяте нов документ; просто поискайте образец на споразумение или договор от вашия EDF оператор. Най-често стандартните документи вече са публикувани на техните уебсайтове, както се прави със Synerdocs, просто трябва да изтеглите и въведете вашите данни. Пример за клауза за електронен обмен можете да изтеглите: ● Образец на клауза за електронен обмен ● Примерен договор за електронен обмен с контрагенти Споразумението трябва да съдържа информация за условията и процедурата за електронно управление на документи: какви документи и в какъв формат са предавани чрез услугата, вида на електронния подпис, кои компании са избрани за EDF оператор(и). Създаването на процедура за предоставяне на електронни документи по искане на данъчните власти ще помогне да се избегнат допълнителни такси при проверка на фирма или нейния контрагент, данъчните власти имат право да изискват документи (членове 93 и 93.1 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Непредаването на такива документи ще доведе до отговорност и възможни допълнителни такси за данъци и такси. Ако дружеството използва електронен обмен на „първични данни“, то има право, по искане на инспекторите, да предостави копие от съответния документ както в електронна форма съгласно TKS, така и на хартиен носител (клауза 2 на член 93 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Поради това е препоръчително да се посочи в споразумението процедурата за подаване на копия на електронни документи до инспектората, която е по-удобна за компанията. Посочването на метода на електронен обмен ще внесе яснота при взаимодействието с контрагентите самостоятелно определят процедурата и метода за управление на електронни документи. Важно е да се вземат предвид два основни нюанса. Първо, споразумението трябва да посочи дали електронните документи се дублират на хартиен носител. Например, компания изпраща TTN на контрагент по електронен път и след известно време изпраща същия документ на хартиен носител (например, ако контрагентът не е получил електронния документ). Моля, имайте предвид, че тази процедура за обработка на документи понастоящем е предвидена за фактури (клауза 4 Правила за водене на дневник за получени и издадени фактури, използвани при изчисляване на данък върху добавената стойност, утв. Образец на споразумение за EDO с контрагента Е, ние се съгласихме с нашите партньори, избрахме оператор или дори няколко оператора. Какво да правя след това? И.В. Мурашкинцев: Сега трябва да адаптираме бизнес процесите на компанията към внедряването на електронно управление на документи при работа с контрагенти: да разработим и утвърдим процедурата за управление на електронни документи; да организираме електронен архив на получените и изпратените документи; предписва правила за създаване, получаване и съхранение в счетоводната политика на електронни документи, назначава лица, отговорни за формирането и подписването на електронни документи. Всеки служител, който е упълномощен да подписва електронни документи, трябва да бъде снабден с електронен подпис, тъй като не можете да прехвърляте своя подпис на други лица. Трябва ли да отпечатвам и съхранявам електронни документи на хартиен носител? И.В. Мурашкинцев: Не, не е необходимо, въпреки че мнозина продължават да го правят по старомодния начин. Можете да добавите такъв подпис с помощта на компютърна програма и това ще изисква по-малко разходи от закупуването на подобрен подпис. Външни документи, с изключение на фактурите, могат да се изпращат до контрагентите чрез обикновен имейл. По споразумение на страните те могат да бъдат подписани с усилен квалифициран или усилен неквалифициран електронен подпис. Но използването на специална електронна система за управление на документи е по-удобно, тъй като ви позволява незабавно да получите известие, че вашият партньор е получил документ. Той от своя страна може веднага да го подпише и да ви го изпрати. Кой е най-добрият начин да започнете внедряването на електронно управление на документи? И.В. Мурашкинцев: Обикновено компаниите, които имат много контрагенти и голям обем външен документооборот, решават да преминат към използване на електронни документи. Като фиксирате формата на документите, които компаниите обменят по електронен път, можете да избегнете претенции към реда на тяхното изпълнение От 1 януари 2013 г. компанията има право да разработи формата на първичните документи на хартиен носител независимо (клауза 4 на член 9 от Закона. № 402-FZ). Но ако една компания прехвърли „първичен документ“ на контрагент в електронна форма, той трябва да отговаря на форматите, установени за определени електронни документи. По-специално, форматите са одобрени за следните документи (заповед на Федералната данъчна служба на Русия от 21 март 2012 г. № ММВ-7-6/): - фактура по форма № ТОРГ-12 - акт за приемане на работи (услуги). Освен това е важно да запомните, че компаниите могат да обменят фактури само чрез включване на оператор за електронно управление на документи. Следователно, ако организацията няма съответно споразумение, препоръчително е да изключите фактурите от списъка с електронни документи. 5. Консолидирането на формата на договора в счетоводната политика ще оправдае правото на дружеството да обменя документи по електронен път, свързано с вътрешния документооборот на дружеството, счетоводството и отчетността. От своя страна наборът от счетоводни методи трябва да бъде одобрен в счетоводната политика (чл. 8 Федерален закон от 6 декември 2011 г. № 402-FZ, наричан по-долу Закон № 402-FZ). Ето защо, ако една компания реши да въведе система за електронен документооборот и електронна отчетност, такава система трябва да бъде отразена в нейната счетоводна политика. В същото време е важно да се фиксират: - обемът на електронния документооборот; - процедурата за съхранение на електронни документи, когато фирмата изготвя документи на хартиен носител. 2. Тъй като обменът на електронни документи, по-специално на фактури, е възможен само по взаимно съгласие на страните. 1 с.л. 169 от Данъчния кодекс на Руската федерация, тогава първо трябва да обсъдите възможността за преминаване към електронно управление на документи с редовните си контрагенти. След това трябва да изберете оператор за електронен документооборот и да сключите договор с него. Списъкът на операторите за електронно управление на документи, включени в доверителната мрежа на Федералната данъчна служба, е публикуван на уебсайта на Федералната данъчна служба. Какви критерии трябва да търсите при избора на оператор? И.В. Мурашкинцев: По правило операторите за управление на електронни документи предоставят възможност за обмен на електронни документи с няколко контрагента в тестов режим. По време на такава „пробна експлоатация“ ще можете да разберете кой интерфейс е по-удобен за вас и дали ще бъде лесно да комбинирате вашата счетоводна програма със системата за управление на документи на оператора. Електронен документооборот между организациите – как работи? Какви документи могат да се обменят по електронен път, как да се изготви споразумение с контрагент за установяване на електронно взаимодействие и какво трябва да бъде включено в регламентите? Това ще бъде обсъдено в нашия материал. Важен елемент от всяко електронно документооборот е електронният документ. За да придаде правно значима сила на документ, създаден в електронен вид, и двете страни в електронния документооборот трябва да му осигурят 3 важни свойства. Електронният документ трябва: Имате необходимите подробности. Спазвайте одобрения формат. Заверява се с подписа на отговорното лице. Ако вие и вашият контрагент сте организирали генерирането на електронни документи в установени формати във вашите предприятия, е необходимо технически да осигурите електронното си взаимодействие с тях. Как да го направим? За да могат две отделни системи взаимно и ефективно да обменят документи, е необходимо да се определят всички нюанси на документооборота в специални разпоредби. На първо място, трябва да разберете кои електронни документи трябва да бъдат подписани с обикновен електронен подпис и кои с подсилен. На фигурата са показани законово разрешените видове електронни подписи. Електронният документооборот с контрагентите може да включва документи с различна степен на значимост и поверителност. Например, най-строгите изисквания се прилагат за електронните фактури: те трябва да бъдат подписани изключително от UKEP и изпратени чрез EDI оператор (Заповед на Министерството на финансите на Русия от 10 ноември 2015 г. № 174n). А за вътрешнофирмени документи използването на UKEP не е задължително. Следователно самата компания решава какъв подпис ще се използва за подписване на този или онзи вътрешен документ. В наредбите за управление на електронни документи е необходимо да се установи процедурата за подписване на електронни документи и да се очертае кръгът от отговорни лица, които имат право да ги подписват. След като разрешите всички регулаторни проблеми с контрагентите, трябва да изберете EDF оператор, чрез който ще обменяте електронни документи и ще сключите споразумение с тях. Освен това ще трябва да разрешите други проблеми: Организира електронен архив на получените и изпратени електронни документи. Направете допълнения в счетоводната политика относно преминаването към електронен документооборот. Осигуряване на отговорни лица с електронен подпис. Решаване на други организационни и технически въпроси, необходими за ефективната работа на системата. Размяна на документи под формата на сканирани изображения: как и кога е възможно това Електронният обмен на документи между контрагентите под формата на техни сканирани изображения се практикува в компаниите отдавна - от появата на различни интернет пощенски услуги. За да направите това, нямате нужда от специални програми или връзка с EDF оператори. Въпреки това, лекотата на използване на този метод за обмен на документи има редица съществени недостатъци: Невъзможност за осигуряване на гарантирана информационна сигурност. Значителни разходи на време и труд за конвертиране на хартиен документ в електронно сканирано изображение. Необходимостта от последващо отпечатване на документа. Невъзможност за бърза размяна на договорени документи. Други недостатъци (липса на възможност за проследяване на документа, забавяне на одобрението по йерархия във фирмата и др.). Това води до стесняване на обхвата на приложение на този метод за обмен на документи по електронен път между организациите. Обменът на сканирани изображения се използва предимно за тези видове документи, които не са правно значими за компанията. И те се изпращат по електронен път до контрагента само за ускоряване на взаимодействието (изпълнение на условията на договорите или решаване на текущи бизнес проблеми). В същото време хартиеният оригинал се изпраща по пощата или по куриер. Кога имате нужда от приложение за свързване с електронно управление на документи? Понякога, за целите на външното взаимодействие със заинтересованите страни, компанията трябва да попълни заявление за свързване към електронно управление на документи и редица други документи, като използва специален формуляр. Повечето компании се сблъскват с необходимостта да попълнят такова заявление, когато подават електронни отчети до Пенсионния фонд. В този случай участниците в електронния документооборот няма да бъдат бизнес партньори, а компанията и извънбюджетният фонд. Заявлението не може да бъде написано под каквато и да е форма - готовият му образец можете да намерите на сайта на пенсионния фонд. Той трябва да съдържа следните данни: Подробности за компанията, която влиза в електронно взаимодействие с фонда. Информация за телеком оператора и използвания инструмент за криптографска защита на информацията. Но едно заявление за електронно взаимодействие с фонда не е достатъчно. Също така е необходимо: Преди да попълните заявлението, изберете акредитиран сертификационен център, който предоставя техническите нюанси на свързване на документооборота чрез TCS и след това сключване на договор (споразумение) с него за предоставяне на услуги за прехвърляне на електронни документи. След като подадете заявлението и го проверите от специалистите на фонда, сключете споразумение с PRF за свързване към електронно управление на документи. Формулярът може да бъде изтеглен от сайта на фондацията. Електронният обмен на информация между компаниите и Пенсионния фонд на Руската федерация ви позволява да предоставяте персонализирана счетоводна информация, без да посещавате фонда, своевременно да идентифицирате и коригирате грешки в отчитането и да решавате редица други проблеми. За повече информация относно електронното взаимодействие с Пенсионния фонд на Русия вижте този материал. Компанията сама определя как да премине към електронен документооборот с контрагентите. Но при всички случаи това е процес на преговори. Предложението за преминаване към електронен документооборот може да бъде решено устно, под формата на писмена покана от някой от бизнес партньорите или чрез подписване на специално споразумение. За да поканите писмено своя контрагент да създаде електронен документооборот, можете да изпратите писмо до него. Изпращането на такива писма помага на компания с голям документооборот да покани нови и съществуващи партньори за електронно взаимодействие. В текста на писмото трябва да информирате контрагента в кратка форма: Относно законово установената възможност за електронен документооборот. Неговите предимства. Формуляри на документи, които се предвижда да се обменят по електронен път. Действия, необходими за преминаване към тази система. Примерно писмо за прехода към електронно управление на документи (откъс) е представено по-долу. Без да променяте текста на писмото и да замените само данните на контрагентите, можете бързо да ги информирате за желанието си да организирате взаимен електронен обмен на документи. Споразумение за обмен на електронни документи между юридически лица Контрагентите могат да определят нюансите на безхартиеното взаимодействие в отделно споразумение за електронно управление на документи. Как да го съставя? Законодателството не установява специални изисквания за формата и съдържанието на споразумение за електронен документооборот между юридически лица. Следователно неговият състав и съдържание се определят от участниците в него. В този случай е необходимо да се спазва стилът и структурата, общи за такива документи (необходимо е да се опише предметът на споразумението, срок на валидност, подробности за страните и други въпроси). Фигурата по-долу показва основните (възможни) раздели на такова споразумение. За да се установи електронно взаимодействие, е необходимо да се съгласуват неговите нюанси. Това може да стане устно, чрез изпращане на писмо и/или чрез подписване на отделен договор. Също така ще е необходимо да се решат редица свързани въпроси (да се предпише процедурата за електронен обмен на документи, да се идентифицират отговорните лица, да им се предостави електронен подпис и др.). Без споразумение с EDF няма да е възможно да се обменят фактури. Трябва предварително да се съгласите с използването на обикновен подпис. Сега все повече компании преминават към електронно управление на документи не само с проверката, но и с контрагентите (прочетете повече по-долу). Въпреки това, за разлика от обмена на информация с данъчните власти, процедурата за подготовка, съгласуване и подписване на споразумение за електронен обмен на документи между фирми не е утвърдена със закон. Разработихме примерно споразумение за електронен обмен на документи (наричано по-долу споразумение), в което определихме формата на електронния документооборот между компаниите (вижте примера по-долу). Нека да разгледаме какви клаузи от такова споразумение ще помогнат на компанията да избегне искове от инспектори. 1. Консолидирането на формата на споразумението в счетоводната политика ще оправдае правото на компанията да обменя документи по електронен път Електронният документооборот е свързан с вътрешния документооборот на фирмата, счетоводството и отчетността. От своя страна наборът от счетоводни методи трябва да бъде одобрен в счетоводната политика (член 8 от Федерален закон № 402-FZ от 06.12.11 г., наричан по-долу Закон № 402-FZ). Ето защо, ако една компания реши да въведе система за електронен документооборот и електронна отчетност, такава система трябва да бъде отразена в нейната счетоводна политика. Важно е да осигурите: Обем на електронен документооборот; - формати на електронни документи; - процедура за съхраняване на електронна отчетност; - случаи, когато вместо електронни документи, дружеството съставя документи на хартиен носител. 2. Посочването на метода на електронен обмен ще осигури яснота при взаимодействие с контрагентите Компаниите самостоятелно определят процедурата и метода за управление на електронни документи. Важно е да се вземат предвид два основни нюанса. Първо, споразумението трябва да посочи дали електронните документи се дублират на хартиен носител. Например, компания изпраща TTN до контрагент по електронен път и след известно време изпраща същия документ на хартиен носител (например, ако контрагентът не е получил електронния документ). Моля, имайте предвид, че тази процедура за обработка на документи понастоящем е предвидена за фактури (клауза 4 от Правилата за поддържане на регистър на получените и издадени фактури, използвани при изчисленията на данъка върху добавената стойност, одобрени с Указ на правителството на Руската федерация от 26 декември 2011 г. № 1137 „За формулярите и правилата за попълване (поддържане) на документи, използвани при изчисления на данък върху добавената стойност“). На второ място, препоръчително е да се отбележи в договора дали компаниите обменят електронни документи директно (чрез специализирани програми или обикновени имейл клиенти) или чрез ангажиране на оператор за електронно управление на документи (прочетете повече по-долу). Обменът на електронни фактури е възможен изключително чрез EDI оператора (утвърдена Процедура за издаване и получаване на фактури в електронен вид по телекомуникационни канали с електронен цифров подпис). Докато законът не задължава компаниите да ангажират EDF оператор за обмен на други документи. Оказва се, че една фирма може да изпрати фактура за плащане или фактура по имейл, като е заверила документа с електронен цифров подпис. 3. Отразяването на начина на подписване на електронен документ ще определи неговата правна сила Има няколко вида електронен подпис - прост, подобрен неквалифициран и подобрен квалифициран (член 2 от Федералния закон от 06.04.11 г. № 63-FZ „За електронния подпис“). Според руското Министерство на финансите е възможно да се потвърди фактът на бизнес транзакция за данъчни цели с електронен документ, подписан с подобрен квалифициран електронен подпис. Документ, подписан с обикновен или засилен неквалифициран подпис, може да се счита за аналог на документ с ръкописен подпис, положен върху хартия, само в предвидения от закона случай (писмо от 04/12/13 № 03-03-07/12250 ). Оказва се, че документ, подписан с обикновен или засилен неквалифициран подпис, няма да потвърди разходите на компанията (писма от Министерството на финансите на Русия от 23 януари 2013 г. № 03-03-06/1/24 от 25 декември 2013 г. 2012 г. № 03-03-06/2/139 и от 20.12.12 г. № 03-03-06/1/710). Фактура по образец No ТОРГ-12; - акт за приемане и предаване на работи (услуги). Освен това е важно да запомните, че компаниите могат да обменят фактури само чрез включване на оператор за електронно управление на документи. Следователно, ако организацията няма съответно споразумение, препоръчително е да изключите фактурите от списъка с електронни документи. 5. Посочването на процедурата за съхранение на електронни документи ще ги предпази от преждевременно унищожаване Процедурата за съхранение на електронни документи не се различава от процедурата за съхранение на документи на хартиен носител. По този начин електронните фактури трябва да се съхраняват за периода, предвиден за съхранение на документи на хартиен носител (клауза 1.13 от Процедурата за издаване и получаване на фактури в електронна форма чрез телекомуникационни канали с помощта на електронен цифров подпис, одобрена със заповед на Министерството на финансите на Русия от 25 април 2011 г. № 50н). Припомняме, че за счетоводни цели първичните документи се съхраняват пет години, а за данъчни - четири години. Но на практика съществуват рискове от загуба на документ (например при повреда на компютъра или пожар). Поради това е препоръчително в споразумението да се определи процедурата за получаване на копия от документи от контрагента (вижте коментара на експерта по-долу). Дял: Facebook Twitter Във връзка с Съученици Google+