UGOVOR br. __________/__________ EDO

O elektronskom upravljanju dokumentima

Moskva "____" ____ 2011

___________________“u daljem tekstu „Klijent“, kojeg zastupa ______________, postupajući na osnovu ______________ s jedne strane, i

Opšti ugovor o korišćenju digitalnog potpisa - Opšti ugovor br. 3/VERIF od 01.01.2001. godine, zaključen u okviru Ugovora učesnika EDF sistema između Nekomercijalnog partnerstva "RTS Berza" kao Certifikacionog centra i Zatvorenog akcionarskog društva "Depozitorno društvo" "REGION" kao operater EDF sistema;

Elektronski digitalni potpis (EDS)- pojedinosti o elektronskom dokumentu, namijenjene zaštiti ovog elektroničkog dokumenta od krivotvorenja, dobivene kao rezultat kriptografske transformacije informacija korištenjem privatnog ključa elektronskog digitalnog potpisa i omogućavaju identifikaciju vlasnika certifikata ključa potpisa, kao i utvrdi odsustvo izobličenja informacija u elektronskom dokumentu;

Elektronski dokument- dokument u elektronskom digitalnom obliku, koji potiče od vlasnika certifikata ključa potpisa i koji je dobio pozitivnu potvrdu autentičnosti digitalnog potpisa u skladu sa postupkom predviđenim ovim ugovorom i njegovim aneksima koji su sastavni dio ovog ugovora sporazum.

Elektronsko upravljanje dokumentima– prihvatanje i prenos od strane Ugovornih strana dokumenata predviđenih ovim Ugovorom potpisanih elektronskim digitalnim potpisom u elektronskom obliku.

Kripto paket– fajl sa ekstenzijom „pkt” sa informacijama o sadržaju elektronskog dokumenta i elektronskim digitalnim potpisom koji garantuje nepromenljivost prenetih podataka;

Zatvoreno (tajni) ključ za elektronski digitalni potpis- jedinstveni niz znakova poznat vlasniku certifikata ključa potpisa i namijenjen kreiranju elektronskog digitalnog potpisa u elektronskim dokumentima pomoću alata za elektronski digitalni potpis;

Vlasnik certifikata ključa potpisivanja- lice koje je jedna od Strana ovlastila za potpisivanje dokumentacije u skladu sa Ugovorima navedenim u Dodatku br. 2 ovog Ugovora, koji posjeduje odgovarajući privatni ključ elektronskog digitalnog potpisa, koji omogućava korištenje alata elektronskog digitalnog potpisa za kreiranje vlastitog elektronskog digitalnog potpisa potpis u elektronskim dokumentima (potpisivanje elektronskih dokumenata);

Potvrda autentičnosti elektronskog digitalnog potpisa u elektronskom dokumentu- pozitivan rezultat provjere na Cryptoserveru da digitalni potpis u elektronskom dokumentu pripada vlasniku odgovarajućeg certifikata ključa potpisa i da nema promjena u ovom dokumentu nakon njegovog potpisivanja;

Centar za verifikaciju– Neprofitno partnerstvo „RTS Berza” (licenca FAPSI br. LF/17-344 od 01.01.2001. godine), koje vrši kontrolu funkcionisanja EDI sistema;

EDI sistem- Sistem za upravljanje elektronskim dokumentima RTS-a, koji predstavlja skup softvera koji održava Centar za sertifikaciju, kao i računarskih alata i baza podataka u vlasništvu ili pod kontrolom Centra za sertifikaciju, namenjen za prenos elektronskih dokumenata potpisanih elektronskim potpisom.

3 Predmet ugovora

3.1 U skladu sa ovim Ugovorom, Strane su se složile da razmjenjuju dokumente u elektronskom obliku sa elektronskim digitalnim potpisom u okviru Ugovora navedenih u Dodatku br. 2 ovog Ugovora.

3.2 Spisak dokumenata koji se mogu preneti elektronskim potpisom u vezi sa svakim Ugovorom utvrđuju Strane u Dodatku br. 2 ovog Ugovora.

4 Osnovne odredbe

Strane su se složile da:

4.1 Elektronski tok dokumenata korišćenjem digitalnih potpisa u okviru sporazuma navedenih u Dodatku br. 2 ovog Ugovora vrši se u skladu sa Federalnim zakonom od 1. januara 2001. N 1-FZ „O elektronskom digitalnom potpisu“, Saveznim zakonom od aprila 2001. 6, 2011 N 63-FZ „O elektronskom potpisu“, ovaj Ugovor i Ugovor o upotrebi digitalnih potpisa.

4.2 Informacija u elektronskom obliku, potpisana elektronskim digitalnim potpisom, priznaje se kao elektronski dokument ekvivalentan papirnom dokumentu potpisanom rukom pisanim potpisom, ako je autentičnost elektronskog digitalnog potpisa u elektronskom dokumentu primljena na način predviđen u st. 4. ovog Ugovora se potvrđuje.

4.3 Svi pravni odnosi u okviru Ugovora navedenih u Prilogu br. 2, koji proizilaze iz davanja/prijema dokumenata u papirnoj formi, odnose se i na elektronske dokumente potpisane elektronskim potpisom.

4.4. Strane se rukovode odredbama Ugovora učesnika EDF sistema i Opšteg ugovora o korišćenju EDS-a u pogledu terminologije, zahteva za softver i hardver, postupka potvrđivanja autentičnosti EDS-a i drugih tehničkih aspekata. i tehnološke interakcije koje nisu navedene u ovom Ugovoru.

4.5 Klijent je dužan da nadoknadi troškove Specijalnog registra za plaćanje jednokratnih uplata za registraciju kompleta Klijenta (namenjenih Klijentu), koje sprovodi Specijalni depozit u korist Nekomercijalnog partnerstva „RTS Stock Exchange” na osnovu Opšteg ugovora o korišćenju EDS-a.

5 Procedura i uslovi za interakciju između Strana

5.1 Korisnički servis se pruža u roku, na način i pod uslovima navedenim u Ugovorima navedenim u Dodatku br. 2 i ovom Ugovoru.

5.2. Pružanje usluga predviđenih Ugovorima (Dodatak) od strane Specijalnog depozitara vrši se na osnovu elektronskih dokumenata koje Klijent dostavlja Specijalnom depozitaru.

5.3 Izveštaji o izvršenim transakcijama, kao i druga dokumenta navedena u Prilogu br. 2 u vezi sa svakim od Ugovora, dostavljaju se Klijentu u obliku elektronskih dokumenata potpisanih elektronskim potpisom.

5.4 Razmjena elektronskih dokumenata između Strana se vrši slanjem putem e-pošte u obliku kripto paketa priloženih e-porukama. Veličina jednog kripto paketa ne smije biti veća od 1 MB.

5.5 Formati u kojima se dokumenti moraju prenijeti navedeni su u Dodatku br. 2 ovog Ugovora.

5.6 Listu informacija koje moraju biti sadržane u elektronskim dokumentima predviđenim Pravilnikom, koji su sastavni dio Ugovora (naveden u Dodatku br. 2), Strane dodatno dogovaraju ako se razlikuju od one utvrđene Ugovorom. relevantne sporazume i/ili uredbe. Takvi dodatni sporazumi su sastavni dio ovog Ugovora. Obim informacija sadržanih u elektronskim dokumentima ne smije biti manji od onog utvrđenog u relevantnim ugovorima/pravilnicima.

5.7 Za kreiranje kripto paketa, provjeru digitalnih potpisa i izdvajanje početnih informacija, strane koriste softver ANR “Sign&Verify” i ANR “Sign&Region IC Verify”, razvijen u REGIONU. ANR “Potpiši i potvrdi” koristi:

· RTSSign komponenta za potpisivanje dokumenata sa digitalnim potpisom;

· API RTSVerif za provjeru kripto paketa na kriptoserveru CJSC “DK REGION” sa mogućnošću potvrde u Skladištu certifikata Autoriteta za sertifikaciju;

· RTSVerif API za izdvajanje početnih informacija iz kripto paketa.

· ANR “Sign&Region IC Verify” koristi komponentu RTSSign, koja u svojim resursima sadrži informacije o trenutnom REGION certifikatu za potpisivanje dokumenata, provjeru digitalnog potpisa REGION-a i izdvajanje početnih informacija iz kripto paketa primljenih od REGION-a.

5.8 Procedura potpisivanja dokumenata sa elektronskim digitalnim potpisom, njihova provjera i preuzimanje početnih informacija dat je u Dodatku br. 1, koji je sastavni dio ovog Ugovora.

5.9 Svaka Strana osigurava sigurnost svih elektronskih komunikacija primljenih od druge Strane prema ovom Ugovoru i održava potpunu i kronološku evidenciju o njima. Ovi materijali se čuvaju u potpunosti i bez promjena u rokovima utvrđenim za odgovarajuću dokumentaciju u papirnom obliku.

6 Prava i obaveze stranaka

6.1 Specijalni depozitar se obavezuje:

6.1.1 Prihvatiti dokumente Klijenta navedene u Dodatku br. 2 ovog Ugovora u obliku datoteka potpisanih elektronskim potpisom;

6.1.2 Prenijeti dokumente putem elektronske pošte Klijentu u obliku datoteka potpisanih elektronskim potpisom u rokovima predviđenim relevantnim Ugovorima sa Klijentom;

6.1.3 Proveriti autentičnost elektronskog digitalnog potpisa u elektronskim dokumentima koje Specijalni depozitar primi od Klijenta;

6.1.4 Na način predviđen u tački 4.9 ovog Ugovora, čuvati elektronske dokumente potpisane digitalnim potpisom u formi primljenoj od Klijenta i osigurati njihovu sigurnost u periodu utvrđenom Ugovorima Strana i/ili relevantnim Pravilnikom;

6.1.5 Odmah (ali u svakom slučaju najkasnije u roku od jednog radnog dana) obavijestiti Centar za sertifikaciju, kao i Klijenta, o slučajevima gubitka, prepoznavanja nezakonitosti ili gubitka tajnih EDS ključeva, kao i drugim slučajevima kršenja povjerljivost EDS ključeva;

6.1.6 Imenovati samo osobe ovlašćene prema ovom ugovoru za potpisivanje elektronske dokumentacije kao vlasnika sertifikata ključa za potpis;

6.1.7 Osigurati povjerljivost ključeva EDS-a, posebno spriječiti korištenje ključeva EDS-a koji pripadaju Specijalnom depozitaru bez njegovog pristanka, osigurati da elektronska dokumenta ne mogu biti potpisana od strane EDS-a od strane lica koja za to nisu ovlaštena po nalogu službenih osoba Specijalni depozitar;

6.1.8 Ne koristite ključ za digitalni potpis ako postoji razlog za vjerovanje da je povjerljivost ovog ključa narušena.

6.2 Specijalni depozitar nema pravo:

6.2.1 Učiniti bilo kakve izmjene u elektronskim dokumentima primljenim od Klijenta prema ovom Ugovoru.

6.3 Klijent se obavezuje:

6.3.1. Obezbediti dokumente u elektronskoj formi korišćenjem elektronskog digitalnog potpisa u rokovima predviđenim relevantnim Ugovorom Strana, kao iu skladu sa zahtevima utvrđenim u Dodatku br. 2 ovog Ugovora.

6.3.2 Osigurati sigurnost i povjerljivost tajnih EDS ključeva, uključujući osiguravanje da im pristupe samo ovlaštena lica, kao i da ne dozvoli korištenje EDS ključeva koji pripadaju Klijentu bez njegovog pristanka;

6.3.3 Obavijestiti Specijalni depozitar i Certifikacijski centar o svim slučajevima kršenja povjerljivosti (uključujući gubitak, prepoznavanje nezakonitosti ili gubitak) tajnih EDS ključeva u roku od dva sata od trenutka otkrivanja okolnosti navedenih u ovom stavu. U slučaju kršenja rokova navedenih u ovom stavu, Klijent nema pravo da se poziva na navedene okolnosti, uključujući i činjenicu da je dokument potpisalo neovlašćeno lice, ukoliko dođe do spora između Strana;

6.3.4 Imenovati vlasnika sertifikata ključa potpisa licima koja su obučena za korišćenje sredstava kriptografske zaštite i ovlašćena da ih koriste na osnovu naloga službenih lica Klijenta;

6.3.5 Imenovati samo osobe ovlašćene prema ovom Ugovoru za potpisivanje elektronske dokumentacije kao vlasnika sertifikata ključa za potpis;

6.3.6 Osigurati da osobe koje za to nisu ovlašćene po nalogu službenih lica Klijenta ne mogu da potpišu elektronske dokumente;

6.3.7 ne koristiti ključ za digitalni potpis ako postoji razlog za vjerovanje da je povjerljivost ovog ključa narušena

7 Odgovornost strana

7.1 Prilikom rješavanja nesuglasica koje nastaju prilikom korištenja EDS-a, strane se rukovode odredbama Ugovora o korištenju EDS-a, ovog Ugovora, kao i zakonodavstva Ruske Federacije.

7.2 Strane su odgovorne za neispunjavanje ili nepropisno ispunjavanje svojih obaveza iz ovog Ugovora.

7.3 Specijalni depozitar odgovoran je za:

7.3.1 Nanošenje štete Klijentu kao posledica nepoštovanja procedure za potvrđivanje autentičnosti digitalnog potpisa u elektronskom dokumentu;

7.3.2 Gubici Klijenta koji nastaju kao rezultat namjerne izmjene dokumenta potpisanog elektronskim digitalnim potpisom od strane Specijalnog depozitara;

7.3.3 Postupci zaposlenih u Specijalnom depozitu u vezi sa nezakonitom/nekvalifikovanom upotrebom tajnih EDS ključeva, što je rezultiralo gubicima za Klijenta.

7.4 Specijalni depozitar nije odgovoran za:

7.4.1 Gubici Klijenta koji nastaju kao rezultat gubitka, oštećenja ili neovlašćene/nekvalifikovane upotrebe tajnih EDS ključeva od strane Klijenta, o čemu Specijalni depozitar nije obaviješten u rokovima predviđenim tačkom 5.3.3 ovog Ugovora ili je obavešten o kršenju ovih uslova;

7.4.2 Postupci zaposlenih Klijenta i njihov prenos elektronskih dokumenata u Specijalni depozitar koji su doveli do gubitaka Klijenta u sklopu implementacije Ugovora navedenih u Dodatku br. 2 ovog Ugovora.

7.5 Klijent je odgovoran za:

7.5.1 Pouzdanost i/ili blagovremenost dostavljanja informacija u vezi sa implementacijom ovog Ugovora;

7.5.2 Pružanje elektronskih dokumenata u formatima drugačijim od onih opisanih u ovom Ugovoru i njegovim aneksima;

7.5.3 Radnje zaposlenih Klijenta u vezi sa nezakonitim/nekvalifikovanim korišćenjem tajnih EDS ključeva, koje rezultiraju gubicima za Klijenta i/ili Specijalnog depozitara;

7.5.4 Kasno obavještavanje Specijalnog depozitara o slučajevima gubitka, priznanja nezakonitosti ili gubitka tajnih EDS ključeva.

7.6 Klijent nije odgovoran za:

7.6.1 Gubici nastali kao rezultat promjena u elektronskim dokumentima od strane Specijalnog depozitara koje je primio Specijalni depozitar;

7.6.2 Postupci zaposlenih u Specijalnom depozitu u vezi sa nezakonitim/nekvalifikovanim korišćenjem tajnih EDS ključeva, što dovodi do gubitaka za Klijenta i Specijalnog depozitara

7.7 Nijedna strana nije odgovorna za potpuno ili djelimično neispunjavanje obaveza iz ovog sporazuma ako je neizvršenje obaveza uzrokovano nastankom okolnosti više sile (viša sila), kao što su prirodne katastrofe, štrajkovi, akti državnih organa, neispunjavanje komunikacije (uključujući, ali ne ograničavajući se na telefonsku, elektronsku, teletip i druge vrste komunikacije), i druge okolnosti koje su izvan razumne kontrole Strana i onemogućavaju prijenos i prijem bilo koje elektroničke poruke dogovorene od strane bilo koje od Strana .

7.8 Strana u pogledu koje su nastupile okolnosti navedene u tački 6.7 dužna je da o tome obavijesti drugu stranu u roku od jednog dana od nastanka takvih okolnosti. U ovom slučaju, druga strana ima pravo zahtijevati pružanje dokaza, a to mogu biti potvrde koje izdaju nadležni organi i uprava, osim u slučajevima kada su takve okolnosti opšte poznate. U slučaju kršenja roka za obavještavanje navedenog u ovom stavu, strane su lišene prava da se pozivaju na navedene okolnosti kao oslobađajuće od odgovornosti za neizvršavanje obaveza.

7.9 U slučaju prestanka okolnosti više sile, Strane su dužne da se o tome obaveste u roku od jednog dana od dana raskida.

8 Procedura rješavanja sporova

8.1 Prilikom rješavanja kontroverznih pitanja, Strane ne dovode u pitanje pravnu valjanost elektronskih dokumenata poslatih, primljenih, pohranjenih u skladu sa uslovima ovog Ugovora koji se predstavljaju kao dokaz.

8.2 Elektronski dokumenti potpisani elektronskim potpisom imaju pravnu snagu za Strane uporedivu (odnosno jednaku) sa pisanim dokumentom zapečaćenim svojeručnim potpisima i pečatima.

8.3 Svi sporovi koji proizađu iz izvršenja ovog Ugovora od strane Strana će se rješavati pregovorima, kao rezultat kojih Strane moraju potpisati odgovarajući Protokol.

8.4 U slučaju nepostizanja sporazuma o kontroverznim pitanjima putem pregovora, strane će podnijeti spor na razmatranje Arbitražnom sudu u Moskvi.

9 Trajanje Ugovora i postupak njegovog raskida

9.1 Ovaj sporazum stupa na snagu od trenutka kada ga potpišu obje strane.

9.2 Period važenja ovog Ugovora ne može biti duži od perioda važenja Ugovora o korišćenju EDS-a. U odnosu na svaki od Ugovora navedenih u Dodatku br. 2, ovaj Ugovor važi do prestanka obaveza po tim Ugovorima.

9.3 Ovaj ugovor može biti raskinut prijevremeno na zahtjev bilo koje Strane. Strana koja želi da raskine Ugovor će o tome pismeno obavestiti drugu stranu. Od momenta prijema obavještenja, Specijalni depozitar ne prihvata elektronsku dokumentaciju Klijenta koja podrazumijeva obavezu Specijalnog depozitara da izvrši bilo kakve pravne radnje.

9.4 Ovaj ugovor prestaje da važi od trenutka kada Strane ispune sve svoje obaveze koje proizilaze iz ovog Ugovora.

9.5 Ako ovaj Ugovor predviđa druga pravila odnosa između Strana od onih sadržanih u dokumentima navedenim u st. 2. – 6. člana 1. ovog sporazuma primjenjuju se pravila ovog sporazuma.

10 Ostale odredbe

10.1 Strane koje su stekle pristup ličnim podacima koje su Strane prenijele u sklopu izvršenja Ugovora, obavezuju se da ih neće otkrivati ​​trećim licima i neće distribuirati lične podatke bez pristanka subjekta ličnih podataka, osim ako nije drugačije. predviđeno saveznim zakonom.

10.2 Ovaj Ugovor je sastavljen u 2 primjerka jednake pravne snage, po jedan primjerak za svaku od Strana. Svaki primjerak je potpisan od strane ovlaštenih osoba i zapečaćen.

10.3 Svi dodaci i dodaci ovom Ugovoru su njegov sastavni dio i moraju biti potpisani od strane ovlaštenih predstavnika obje strane.

11 Detalji stranaka

Specijalni depozitar: Zatvoreno akcionarsko društvo "Depozitno društvo "REGION"	Klijent:
Adresa: , bl. 2. U "NACIONALNOM STANDARDU" Tel. lok. 337 , 223, 133 Fax lok.337	Fax
_____________________ //	________________________ / ___________./

Aplikacija

na Ugovor o elektronskom upravljanju dokumentima

№ _________________ EDO

od "___" ___________ 2011

"____" __________ 2011

SPISAK UGOVORA,

u okviru kojih se primjenjuje Ugovor o upravljanju elektronskim dokumentima,

kao i Spisak dokumenata koji se mogu prenijeti digitalnim potpisom

I. Strane su se saglasile da se Ugovor o elektronskom upravljanju dokumentima br.___ od ________ primjenjuje na sljedeće ugovore:

1. Ugovor o pružanju usluga specijalizovanog depozitara za pokriće hipoteka Upravitelju hipotekarnog pokrića br. _______/IP od ., zaključen između Zatvorenog akcionarskog društva „Depozitarno društvo „REGION“ (u daljem tekstu: Specijalni depozitar) i _ _______________________________ (u daljem tekstu Klijent).

Klijent ima pravo da u Specijalni depozitar prenese sljedeću dokumentaciju predviđenu Pravilnikom specijaliziranog depozitara REGION-a za pokriće hipoteka (u daljem tekstu Pravilnik, koristeći elektronski digitalni potpis:

· Sve vrste narudžbi.

· Sve vrste zahtjeva.

· Zahtjevi.

Specijalni depozitar ima pravo da klijentu prenese sljedeću dokumentaciju predviđenu Pravilnikom:

· Sve vrste obavještenja.

· Izvodi iz registra hipotekarnog pokrića.

· Potvrde o visini hipotekarnog pokrića.

· Registar hipotekarnog pokrića.

2. Ugovor o pružanju specijalizovanih depozitarnih usluga br. _______/ SD-UKPIF od _______________________________ ., zaključen između Specijalnog depozitara i Klijenta.

3. Ugovor o pružanju usluga vođenja registra vlasnika investicionih udjela. br. _______/ SR-UKPIF od ______________, zaključen između Specijalnog depozitara i Klijenta.

4. Ugovor o plaćanju usluga Specijalizovanog registra od _________ 2011. godine.

5. Ugovor o depozitu br.____ od „___“ ____________ 2011.

II. Format prijenosa dokumenta. Predlošci dokumenata.

1. Ugovorom navedenim u tački 1. čl. I. ovog Dodatka br. 2. Klijent se obavezuje da će dostaviti dokumente u elektronskom obliku korišćenjem elektronskog digitalnog potpisa striktno u skladu sa šablonima koji se nalaze u prilozima ovog Ugovora.

Klijent mora predati dokumente u Specijalni depozitar u sljedećem formatu: XML, Extensible Markup Language (Windows 1251 kodiranje).

Specijalni depozitar mora Klijentu prenijeti dokumenta u obliku datoteka potpisanih digitalnim potpisom u doc, xls, jpg, pdf (Portable Document Format) formatu.

Predlošci elektronskih dokumenata se dostavljaju od strane Specijalnog depozitara Klijentu kao dio paketa dokumentacije i softvera koji se prenosi na osnovu ovog Ugovora.

2. Po ugovorima navedenim u tačkama 2-4 čl. I. ovog Dodatka br. 2, Strane imaju pravo da jedna drugoj prenesu sve dokumente predviđene Pravilima za vođenje registra vlasnika investicionih udela u zajedničkim fondovima od strane specijalizovanog depozitara REGION, Pravilnikom o specijalizovanom depozitoriju REGION i predviđeno samim gore navedenim ugovorima.

U tom slučaju, strane moraju dostaviti dokumente u sljedećim formatima: doc, xls, jpg, pdf (Format prijenosnog dokumenta).

3. Ugovorom navedenim u tački 5. čl. I ovog Priloga br. 2, Klijent se obavezuje da će dokumente dostaviti u elektronskom obliku koristeći digitalni potpis striktno u skladu sa šablonima.

Specijalni depozitar je dužan da klijentu prenese dokumente predviđene Pravilnikom o uslugama depozitara REGIONA i ugovorom navedenim u tački 5. čl. I ovog Priloga br. 2 u obliku datoteka potpisanih digitalnim potpisom, u doc, xls, jpg, pdf formatu (Portable Document Format).

Klijent je dužan da u Specijalni depozit prenese elektronske dokumente u jednom od sledećih formata:

· tekst (ASCII kodiranje (American Standard Code for Information Interchange), kodna stranica WIN1251);

·HTML, HyperText Markup Language (Windows 1251 kodiranje).

Šablone za elektronske instrukcije Specijalni depozitar obezbeđuje Klijentu kao deo paketa dokumentacije i softvera koji se prenosi na osnovu ovog Ugovora.

POTPISI STRANA

_____________________ //

________________________ / ____________./ M.P.

„Elektronsko upravljanje dokumentima je progresivan i obećavajući sistem za prenos podataka:

- Sistem obezbeđuje visoku pouzdanost i pouzdanost evidentiranja i kontrole toka dokumenata, garantovano poštovanje poverljivosti prenetih informacija;

- Sistem vam omogućava slanje izvještaja sa radnog mjesta osiguranika bilo kojeg dana, u bilo koje doba dana;

- Sistem vam omogućava da brzo ispravite greške koje je Penzijski fond Rusije otkrio u dostavljenim dokumentima sa radnog mjesta osiguravača više puta u jednom danu;

- Nema potrebe da računovođa dolazi u teritorijalnu kancelariju Penzionog fonda Rusije;

- Prilikom slanja izvještaja, osiguranik dobija elektronske informacije o rezultatima prijema izvještaja;

- Preduzeću se otvara mogućnost da kreira elektronske arhive svih tokova dokumenata sa teritorijalnim organom Penzionog fonda Rusije.

O pitanju mogućnosti i postupka dostavljanja informacija u elektronskom obliku odlučuje teritorijalni organ Fonda PIO zajedno sa određenim osiguranikom i sastavlja se u „Ugovoru o razmjeni elektronskih dokumenata u sistemu elektronskog upravljanja dokumentima“.

1 . Šta je potrebno za dostavljanje izvještaja Uredu PIO u elektronskom obliku sa elektronskim potpisom (u daljem tekstu ES):

- softver za kreiranje izvještaja u utvrđenim formatima;

- kriptografski softver sa implementacijom neophodnih funkcija elektronskog potpisa i enkripcije (generacija kriptografskih ključeva, potpisivanje i verifikacija elektronskog potpisa na nivou fajla, enkripcija podataka). Ove funkcije implementira softver koji pripada kategoriji alata za kriptografsku zaštitu informacija (u daljem tekstu alati za zaštitu kriptografskih informacija), a koji se, kada se koristi u sistemu elektronskog upravljanja dokumentima (u daljem tekstu EDMS) Penzionog fonda Rusije , mora imati FSB sertifikat;

- usluge sertifikacionog centra za izradu i održavanje elektronskih sertifikata ključeva u EDMS Fonda PIO;

- sprovođenje organizacionih mjera: imenovanje odgovornog lica za organizovanje korišćenja kriptografske zaštite informacija, opreme i zaštite od neovlašćenog pristupa radnom mjestu, magnetnim medijima kriptografskih ključeva, arhivi elektronskih dokumenata;

- Zaključivanje „Sporazuma o razmjeni elektronskih dokumenata u sistemu elektronskog upravljanja dokumentima Penzionog fonda Rusije putem telekomunikacionih kanala“ sa okružnom kancelarijom Penzionog fonda Ruske Federacije.

Za ove namjene trebat će vam:

* Kontaktirajte sertifikacioni centar, izaberite paket usluga koji vam je potreban, primite formular za prijavu (za izradu sertifikata ključa potpisa za menadžera) i drugu dokumentaciju.

* Obratite se regionalnoj PFR kancelariji sa popunjenom prijavom za njeno odobrenje i zaključite „Ugovor o razmjeni elektronskih dokumenata u sistemu upravljanja elektronskim dokumentima PFR putem telekomunikacionih kanala“.

* Kada ste spremni za početak rada, izvršite probnu razmjenu poruka sa Uredom PIO.

1. Karakteristike elektronskog upravljanja dokumentima u Fondu PIO.

- Pojedinačne (personalizovane) računovodstvene informacije koje se dostavljaju Upravi PIO spadaju u kategoriju ličnih podataka. Njihova priprema, prenos i obrada vrše se u skladu sa važećim zakonodavstvom o zaštiti ličnih podataka.

- Za podnošenje izvještaja Uredu PIO potreban je jedan elektronski potpis - rukovodilac organizacije.

- U skladu sa zahtjevima Federalnog zakona „O elektronskim potpisima“ od 6. aprila 2011. br. 63-FZ, upotreba elektronskog potpisa od strane osobe koja nije njegov vlasnik je neprihvatljiva. Takve radnje podrazumijevaju gubitak pravnog značaja potpisanog dokumenta, prijenos kriptografskih ključeva u kategoriju ugroženih i opoziv odgovarajućeg certifikata.

Usluge osiguranicima pružaju:

Organizacija	Tehnologija	Kontakt informacije	Bilješka
AD "CenterInform"	"Kontur-Extern"	Kontakt tel. 740-54-05 - Odjel za priključke
CJSC "CERTIFICATE CENTAR"	PP "Comita-Report"	Kontakt tel.
DOO "Kompanija "Tenzor"	"SBIS++ elektronsko izvještavanje"	Kontakt tel.
ARGOS LLC www.argos-nalog.ru	EDMS "Argos - poreski obveznik"	Kontakt tel.
Taxkom LLC	PC "Sprinter"	Kontakt tel.
CJSC Kaluga Astral www.astralnalog.ru	PC "Astral Report"	Kontakt tel. 702-11-93, 309-29-23
KORUS Consulting CIS LLC	PC "Sphere"	Kontakt tel.
DOO "Certifikacioni centar GAZINFORMSERVICE" http://ca.gisca.ru	PC "Taxnet-Referent"	Kontakt tel. 8-800-50-50-50-2 (besplatan poziv)
DOO "Rus-Telekom" www.rus-telecom.ru	"kurir"		Kontakt tel. predstavništva u Sankt Peterburgu
Kako zaštititi lične podatke zaposlenih i klijenata, br. 19 Kako uništiti primarni materijal nakon isteka roka trajanja, br. 15 Prijem i otpis materijala: priprema dokumentacije, br.12 Elektronsko upravljanje dokumentima sa suradnicima: odakle početi, br. 10 Pečat kompanije: pravimo, koristimo, recikliramo, br. 9 Štamparija - stalni pratilac kompanije?, br.9 Razvijamo pogodan registar poreza na dohodak, broj 8 Otkrili smo manjak: podnosimo reklamaciju kod druge ugovorne strane br.8 Kada snimci ekrana dobro dođu, br. 6 Idealna potvrda o pružanju usluga za poreskog inspektora br.6 Tok dokumenata: gradimo ga „prema računovodstvu“, br. 5 Ugovor o nabavci: čitati slog po slog, br. 5 Objedinjeni primarni oblici nisu obavezni, ali šta je sa BSO?, br. 4 Kako spriječiti napad na klijent-banku, br. 3 2012 Elektronsko upravljanje dokumentima sa suradnicima: odakle početi Dokumenti koji su potpisani elektronskim digitalnim potpisom po starom Zakonu o digitalnim potpisima, koji prestaje da važi od 1. jula (Zakon br. 1-FZ od 10. januara 2002.), smatraju se potpisanim poboljšanim kvalifikovanim elektronskim potpisom. U određenim industrijama, na primjer u proizvodnji nakita, preporučljivo je prenijeti preko operatera ne samo eksterne, već i neke interne dokumente organizacije. Info Interni dokumenti obično ne moraju biti potpisani poboljšanim kvalifikovanim potpisom. Po nahođenju same organizacije, pojačan nekvalifikovani ili čak jednostavan elektronski potpis može biti dovoljan. Bitan Pojačane nekvalifikovane potpise izdaju i certifikacijski centri, a oni mogu biti jeftiniji od kvalifikovanih. Jednostavan potpis je šifra ili lozinka koja vam omogućava da identifikujete kreatora dokumenta. Ugovor o razmjeni elektronskih dokumenata Svi poslani i primljeni elektronski dokumenti čuvaju se u elektronskoj arhivi. A vaša elektronska arhiva treba da bude organizovana tako da po potrebi, na primer, na zahtev poreske inspekcije, možete brzo pronaći tražena dokumenta i poslati ih inspekciji elektronski, na isti način na koji se sada prenosi elektronsko prijavljivanje . A ako poreska uprava ili revizor zatraže papirnu kopiju elektronskog dokumenta, da li će biti jasno da se radi o kopiji elektronskog dokumenta i da je elektronski dokument potpisan od strane stranaka? I.V. Muraškincev: Možete odštampati elektronski dokument i dobiti kopiju na papiru. Ova kopija će se automatski odštampati da je papirna kopija elektronskog dokumenta i original je elektronski potpisan od strane strana. Ugovor sa drugom stranom za legalnu razmenu elektronskih faktura Vlada Ruske Federacije od 26. decembra 2011. br. 1137 „O obrascima i pravilima za popunjavanje (održavanje) dokumenata koji se koriste za obračun poreza na dodatu vrijednost“). Prema mišljenju autora, preporučljivo je uspostaviti sličnu proceduru u ugovoru i za druge elektronske dokumente. Pažnja Drugo, preporučljivo je u ugovoru navesti da li kompanije razmjenjuju elektronske dokumente direktno (pomoću specijalizovanih programa ili redovnih klijenata e-pošte) ili angažovanjem operatera za upravljanje elektronskim dokumentima (pročitajte više u nastavku). Razmjena elektronskih računa je moguća isključivo preko EDI operatera (odobren postupak izdavanja i prijema računa u elektronskom obliku putem telekomunikacionih kanala korišćenjem elektronskog digitalnog potpisa. naredbom Ministarstva finansija Rusije od 25. aprila 2011. br. 50n). Ugovor o elektronskom prometu dokumenata između pravnih lica Kompanije po pravilu sklapaju ugovor ili ugovor za razmjenu elektronskih dokumenata ili dodaju dodatnu klauzulu postojećem ugovoru. Nema potrebe da sami pripremate novi dokument, samo zatražite obrazac ugovora ili ugovora od svog EDF operatera. Najčešće su standardni dokumenti već objavljeni na njihovim web stranicama, kao što je to učinjeno sa Synerdocsom, samo trebate preuzeti i unijeti svoje podatke. Primjer klauzule o elektronskoj razmjeni možete preuzeti: ● Obrazac klauzule o elektronskoj razmjeni ● Primjer ugovora o elektronskoj razmjeni sa drugim ugovornim stranama Ugovor mora sadržavati podatke o uslovima i postupku upravljanja elektronskim dokumentima: koji dokumenti i u kom formatu su prenose putem servisa, vrstu elektronskog potpisa, koje kompanije su odabrane kao EDF operator(i). Uspostavljanje procedure za pružanje elektronskih dokumenata na zahtjev poreskih organa pomoći će da se izbjegnu dodatne naknade Prilikom provjere kompanije ili njene druge strane, porezni organi imaju pravo zahtijevati dokumente (članovi 93. i 93.1. Poreznog zakonika Ruske Federacije). Nedostavljanje ovakvih dokumenata rezultiraće odgovornošću i mogućim dodatnim naplatama poreza i naknada. Ako kompanija koristi elektronsku razmjenu „primarnih podataka“, ona ima pravo, na zahtjev inspektora, da dostavi kopiju relevantnog dokumenta kako u elektronskom obliku prema TKS-u, tako i na papiru (tačka 2. člana 93. Poreski zakonik Ruske Federacije). Stoga je preporučljivo da se u sporazumu navede postupak za podnošenje kopija elektronskih dokumenata inspektoratu koji je pogodniji za kompaniju. Naznaka načina elektronske razmjene će donijeti jasnoću kada su u interakciji sa ugovornim stranama. Kompanije samostalno određuju proceduru i način upravljanja elektronskim dokumentima. Važno je uzeti u obzir dvije glavne nijanse. Prvo, ugovor mora naznačiti da li se elektronski dokumenti umnožavaju na papiru. Na primjer, kompanija šalje TTN drugoj ugovornoj strani elektronski, a zatim nakon nekog vremena šalje isti dokument u papirnom obliku (na primjer, ako druga strana nije primila elektronski dokument). Napominjemo da je ova procedura za obradu dokumenata trenutno predviđena za fakture (klauzula 4 Pravila za vođenje evidencije primljenih i izdatih računa koji se koriste u obračunima poreza na dodatu vrijednost, usvojena. Uzorak EDO ugovora sa drugom stranom Pa, dogovorili smo se sa našim partnerima, izabrali operatera ili čak nekoliko operatera. Šta dalje? I.V. Murashkintsev: Sada moramo prilagoditi poslovne procese kompanije implementaciji elektronskog upravljanja dokumentima: razviti i odobriti proceduru za upravljanje elektronskim dokumentima; propisuje pravila za izradu, prijem i čuvanje u računovodstvenoj politici elektronskih dokumenata, imenuje odgovorne za formiranje i potpisivanje elektronskih dokumenata. Svaki zaposlenik koji je ovlašten za potpisivanje elektronskih dokumenata mora imati elektronski potpis, jer ne možete prenijeti svoj potpis na druga lica. Da li trebam da štampam i čuvam elektronske dokumente u papirnom obliku? I.V. Muraškincev: Ne, nije neophodno, iako mnogi nastavljaju da to rade na starinski način. Takav potpis možete dodati pomoću kompjuterskog programa, a to će zahtijevati manje troškova od kupovine poboljšanog potpisa. Eksterni dokumenti, osim faktura, mogu se slati drugim ugovornim stranama jednostavnom e-poštom. Po dogovoru strana, mogu se potpisati ili poboljšanim kvalifikovanim ili poboljšanim nekvalifikovanim elektronskim potpisom. Ali korištenje posebnog elektronskog sistema za upravljanje dokumentima je praktičnije, jer vam omogućava da odmah primite obavijest da je vaš partner primio dokument. On, pak, može to odmah potpisati i poslati vam. Koji je najbolji način za početak implementacije elektronskog upravljanja dokumentima? I.V. Muraškincev: Obično kompanije koje imaju mnogo partnera i veliki obim eksternog toka dokumenata odlučuju da pređu na korišćenje elektronskih dokumenata. Određivanjem formata dokumenata koje kompanije razmjenjuju elektronskim putem, možete izbjeći potraživanja po redosledu njihovog izvršenja. Od 1. januara 2013. godine preduzeće ima pravo da samostalno razvija formu primarne papirne dokumentacije (tačka 4. člana 9. Zakona). br. 402-FZ). Ali ako kompanija prenosi „primarni dokument“ drugoj strani u elektronskom obliku, ona mora biti u skladu sa formatima utvrđenim za određene elektronske dokumente. Konkretno, odobreni su formati za sljedeća dokumenta (naredba Federalne poreske službe Rusije od 21. marta 2012. godine br. MMV-7-6/): - faktura na obrascu br. TORG-12 - potvrda o prijemu radova (usluge). Osim toga, važno je zapamtiti da kompanije mogu razmjenjivati ​​fakture samo uključivanjem operatera za upravljanje elektronskim dokumentima. Stoga, ako organizacija nema odgovarajući ugovor, preporučljivo je isključiti fakture sa liste elektronskih dokumenata. 5. Objedinjavanje forme ugovora u računovodstvenoj politici će opravdati pravo kompanije da razmjenjuje papire elektronskim putem. Zauzvrat, skup računovodstvenih metoda mora biti odobren u računovodstvenoj politici (član 8 Savezni zakon od 6. decembra 2011. br. 402-FZ, u daljem tekstu Zakon br. 402-FZ). Stoga, ako kompanija odluči da uvede elektronski sistem upravljanja dokumentima i elektronskog izvještavanja, takav sistem mora biti odražen u njegovim računovodstvenim politikama. Istovremeno, važno je utvrditi: - obim elektronskog toka dokumenata - postupak čuvanja elektronskog izvještavanja - slučajeve kada kompanija sastavlja dokumente na papiru; 2. Budući da je razmjena elektronskih dokumenata, posebno faktura, moguća samo uz zajednički dogovor strana. 1 tbsp. 169 Poreznog zakona Ruske Federacije, onda prvo trebate razgovarati o mogućnosti prelaska na elektronsko upravljanje dokumentima sa svojim redovnim partnerima. Zatim morate odabrati operatera za upravljanje elektronskim dokumentima i sklopiti ugovor s njim. Spisak operatera za upravljanje elektronskim dokumentima uključenih u mrežu poverenja Federalne poreske službe objavljen je na veb stranici Federalne poreske službe. Na koje kriterije treba obratiti pažnju pri odabiru operatera? I.V. Murashkintsev: Operatori elektronskog upravljanja dokumentima po pravilu pružaju mogućnost razmjene elektronskih dokumenata sa nekoliko strana u testnom režimu. Tokom ovakvog „probnog rada“ moći ćete da shvatite koji interfejs vam je pogodniji i da li će biti lako kombinovati vaš računovodstveni program sa sistemom upravljanja dokumentima operatera. Elektronski protok dokumenata između organizacija – kako to funkcionira? Koja dokumenta se mogu razmjenjivati ​​elektronski, kako sa drugom stranom sklopiti ugovor za uspostavljanje elektronske interakcije i šta treba uključiti u regulativu? O tome će biti riječi u našem materijalu. Važan element svakog elektronskog upravljanja dokumentima je elektronski dokument. Da bi dokument kreiran u elektronskom obliku dao pravno značajnu snagu, obe strane u elektronskom toku dokumenata moraju mu obezbediti 3 važna svojstva. Elektronski dokument mora: Imajte potrebne detalje. Pridržavajte se odobrenog formata. Ovjereno potpisom odgovornog lica. Ako ste vi i vaša druga strana organizovali generisanje elektronskih dokumenata u utvrđenim formatima u vašim preduzećima, potrebno je tehnički obezbediti vašu elektronsku interakciju sa njima. Kako uraditi? Da bi dva odvojena sistema međusobno i efikasno razmjenjivala dokumente, potrebno je posebnim propisima precizirati sve nijanse toka dokumenata. Prije svega, morate shvatiti koje elektronske dokumente treba potpisati jednostavnim elektronskim potpisom, a koji ojačanim. Zakonski dozvoljene vrste elektronskih potpisa prikazane su na slici. Elektronski tok dokumenata sa drugim ugovornim stranama može uključivati ​​dokumente različitog stepena značaja i povjerljivosti. Na primjer, najstroži zahtjevi se odnose na elektronske fakture: moraju biti potpisane isključivo od strane UKEP-a i poslane preko EDI operatera (Naredba Ministarstva finansija Rusije od 10. novembra 2015. br. 174n). A za interne dokumente kompanije, upotreba UKEP-a nije obavezna. Dakle, sama kompanija odlučuje kojim potpisom će se potpisati ovaj ili onaj interni dokument. U propisima o elektronskom upravljanju dokumentima potrebno je utvrditi proceduru potpisivanja elektronskih dokumenata i ocrtati krug odgovornih lica koja imaju pravo da ih potpišu. Nakon rješavanja svih regulatornih pitanja sa drugim ugovornim stranama, potrebno je da odaberete EDF operatera preko kojeg ćete razmjenjivati ​​elektroničke dokumente i s njima zaključiti ugovor. Osim toga, morat ćete riješiti i druge probleme: Organizovati elektronsku arhivu primljenih i poslatih elektronskih dokumenata. Izvršiti dopune računovodstvene politike u vezi sa prelaskom na elektronsko upravljanje dokumentima. Omogućiti odgovornim licima elektronske potpise. Rješavanje drugih organizacionih i tehničkih pitanja neophodna za efikasan rad sistema. Razmjena dokumenata u obliku skeniranih slika: kako i kada je to moguće Elektronska razmjena dokumenata između ugovornih strana u obliku njihovih skeniranih slika prakticira se u kompanijama već duže vrijeme - od pojave raznih internet poštanskih usluga. Da biste to učinili, nisu vam potrebni nikakvi posebni programi niti veza sa EDF operaterima. Međutim, jednostavnost korištenja ovog načina razmjene dokumenata ima niz značajnih nedostataka: Nemogućnost da se osigura zagarantovana sigurnost informacija. Značajni troškovi vremena i radnih resursa za pretvaranje papirnog dokumenta u elektronsko skeniranu sliku. Potreba za naknadnim štampanjem dokumenta. Nemogućnost brze razmjene dogovorenih dokumenata. Ostali nedostaci (nemogućnost praćenja dokumenta, kašnjenja u odobravanju po hijerarhiji u kompaniji, itd.). To dovodi do sužavanja obima primjene ovog načina elektronske razmjene dokumenata između organizacija. Razmjena skeniranih slika koristi se uglavnom za one vrste dokumenata koji nisu pravno značajni za kompaniju. I šalju se elektronskim putem suprotnoj strani samo da bi se ubrzala interakcija (ispunjenje uslova ugovora ili rješavanje tekućih poslovnih problema). Istovremeno, papirni original se šalje poštom ili kurirskom službom. Kada vam je potrebna aplikacija za povezivanje na elektronsko upravljanje dokumentima? Ponekad, u svrhu eksterne interakcije sa stejkholderima, kompanija treba da popuni prijavu za povezivanje sa elektronskim upravljanjem dokumentima i niz drugih dokumenata koristeći poseban obrazac. Većina kompanija se susreće sa potrebom da popune takav zahtjev prilikom podnošenja elektronskih izvještaja Fondu PIO. U ovom slučaju, učesnici elektronskog toka dokumenata neće biti poslovni partneri, već kompanija i vanbudžetski fond. Zahtjev se ne može napisati u bilo kojem obliku - njegov gotov obrazac možete pronaći na web stranici Penzijskog fonda. Trebao bi sadržavati sljedeće podatke: Podaci o kompaniji koja ulazi u elektronsku interakciju sa fondom. Podaci o telekom operateru i korištenom alatu za kriptografsku zaštitu informacija. Ali jedna aplikacija za elektronsku interakciju sa fondom nije dovoljna. Takođe je potrebno: Prije popunjavanja prijave, odaberite akreditovani sertifikacioni centar koji pruža tehničke nijanse povezivanja toka dokumenata putem TCS-a i potom sa njim zaključite ugovor (ugovor) za pružanje usluga prenosa elektronskih dokumenata. Nakon podnošenja prijave i provjere od strane stručnjaka fonda, sklopite ugovor sa PRF-om o povezivanju na elektronsko upravljanje dokumentima. Obrazac se može preuzeti sa web stranice fondacije. Elektronska razmjena informacija između kompanija i Penzionog fonda Ruske Federacije omogućava vam pružanje personaliziranih računovodstvenih informacija bez posjete fondu, blagovremeno prepoznavanje i ispravljanje grešaka u izvještavanju i rješavanje niza drugih problema. Za više informacija o elektronskoj interakciji sa Penzionim fondom Rusije pogledajte ovaj materijal. Kompanija sama određuje način prelaska na elektronsko upravljanje dokumentima sa drugim stranama. Ali u svakom slučaju, ovo je proces pregovora. O prijedlogu za prelazak na elektronsko upravljanje dokumentima može se odlučiti usmeno, u vidu pisanog poziva nekog od poslovnih partnera, ili potpisivanjem posebnog ugovora. Da biste pismeno pozvali svoju drugu stranu da uspostavi elektronsko upravljanje dokumentima, možete joj poslati pismo. Slanje takvih pisama pomaže kompaniji sa velikim protokom dokumenata da pozove nove i postojeće partnere na elektronsku interakciju. U tekstu pisma morate u sažetom obliku obavijestiti drugu stranu: O zakonom utvrđenoj mogućnosti elektronskog upravljanja dokumentima. Njegove prednosti. Obrasci dokumenata koji se planiraju razmjenjivati ​​elektronskim putem. Radnje potrebne za prelazak na ovaj sistem. Primer pisma o prelasku na elektronsko upravljanje dokumentima (izvod) je dat u nastavku. Bez mijenjanja teksta pisma i zamjene samo podataka o ugovornim stranama, možete ih brzo obavijestiti o svojoj želji da organizirate međusobnu elektronsku razmjenu dokumenata. Ugovor o razmjeni elektronskih dokumenata između pravnih lica Ugovorne strane mogu specificirati nijanse interakcije bez papira u posebnom ugovoru o elektronskom upravljanju dokumentima. Kako ga komponovati? Zakonodavstvo ne utvrđuje posebne zahtjeve za formu i sadržaj ugovora o elektronskom prometu dokumenata između pravnih lica. Stoga njen sastav i sadržaj određuju njeni učesnici. U tom slučaju potrebno je pridržavati se stila i strukture zajedničkih za takve dokumente (potrebno je opisati predmet ugovora, rok važenja, detalje strana i druga pitanja). Slika ispod prikazuje glavne (moguće) dijelove takvog sporazuma. Da biste uspostavili elektronsku interakciju, potrebno je dogovoriti se o njenim nijansama. To se može učiniti usmeno, slanjem pisma i/ili potpisivanjem posebnog sporazuma. Takođe će biti potrebno riješiti niz povezanih pitanja (propisati postupak elektronske razmjene dokumenata, identifikovati odgovorna lica, obezbijediti im elektronski potpis i sl.). Bez dogovora sa EDF-om, neće biti moguća razmjena faktura. Potrebno je unaprijed dogovoriti korištenje jednostavnog potpisa. Sada sve više kompanija prelazi na elektronsko upravljanje dokumentima ne samo sa inspekcijom, već i sa drugim stranama (pročitajte više u nastavku). Međutim, za razliku od razmjene informacija sa poreskim organima, procedura pripreme, ugovaranja i potpisivanja ugovora o elektronskoj razmjeni dokumenata između kompanija nije zakonom odobrena. Razvili smo uzorak ugovora o elektronskoj razmjeni dokumenata (u daljem tekstu ugovor), u kojem smo definisali format elektronskog toka dokumenata između kompanija (vidi uzorak u nastavku). Razmotrimo koje će klauzule takvog sporazuma pomoći kompaniji da izbjegne potraživanja inspektora. 1. Objedinjavanjem forme ugovora u računovodstvenoj politici opravdaće se pravo kompanije da razmjenjuje papire elektronskim putem Elektronsko upravljanje dokumentima povezano je sa internim protokom dokumenata, računovodstvom i izvještavanjem kompanije. Zauzvrat, skup računovodstvenih metoda mora biti odobren u računovodstvenoj politici (član 8 Federalnog zakona br. 402-FZ od 06.12.11., u daljem tekstu Zakon br. 402-FZ). Stoga, ako kompanija odluči da uvede elektronski sistem upravljanja dokumentima i elektronskog izvještavanja, takav sistem mora biti odražen u njegovim računovodstvenim politikama. Važno je osigurati: Obim toka elektronskih dokumenata; - formati elektronskih dokumenata; - postupak čuvanja elektronskog izvještavanja; - slučajevi kada, umjesto elektronskih dokumenata, kompanija sastavlja dokumente na papiru. 2. Indikacija metoda elektronske razmjene pružit će jasnoću prilikom interakcije sa drugim ugovornim stranama Kompanije samostalno određuju postupak i način upravljanja elektronskim dokumentima. Važno je uzeti u obzir dvije glavne nijanse. Prvo, sporazum mora naznačiti da li se elektronski dokumenti umnožavaju na papiru. Na primjer, kompanija šalje TTN drugoj ugovornoj strani elektronski, a zatim nakon nekog vremena šalje isti dokument u papirnom obliku (na primjer, ako druga strana nije primila elektronski dokument). Napominjemo da je ova procedura za obradu dokumenata trenutno predviđena za fakture (klauzula 4 Pravila za vođenje dnevnika primljenih i izdatih računa koji se koriste u obračunima poreza na dodatu vrijednost, odobrenih Uredbom Vlade Ruske Federacije od 26. decembra, 2011. br. 1137 „O obrascima i pravilima za popunjavanje (održavanje) dokumenata koji se koriste u obračunima poreza na dodatu vrijednost“). Drugo, preporučljivo je u ugovoru navesti da li kompanije razmjenjuju elektronske dokumente direktno (pomoću specijalizovanih programa ili redovnih klijenata e-pošte) ili angažovanjem operatera za upravljanje elektronskim dokumentima (pročitajte više u nastavku). Razmjena elektronskih računa moguća je isključivo preko EDI operatera (Procedura izdavanja i prijema računa u elektronskom obliku putem telekomunikacionih kanala korišćenjem elektronskog digitalnog potpisa, odobrena). Dok zakon ne obavezuje kompanije da angažuju operatora EDF-a za razmjenu drugih dokumenata. Ispostavilo se da kompanija može poslati račun za plaćanje ili fakturu e-poštom, nakon što je dokument ovjerio elektronskim digitalnim potpisom. 3. Odraz načina potpisivanja elektronskog dokumenta odrediće njegovu pravnu snagu Postoji nekoliko vrsta elektronskog potpisa - jednostavni, poboljšani nekvalifikovani i poboljšani kvalifikovani (član 2 Federalnog zakona od 04.06.2011. br. 63-FZ „O elektronskom potpisu“). Prema ruskom Ministarstvu finansija, moguće je potvrditi činjenicu poslovne transakcije za poreske svrhe elektronskim dokumentom potpisanim poboljšanim kvalifikovanim elektronskim potpisom. Dokument potpisan jednostavnim ili pojačanim nekvalifikovanim potpisom može se smatrati analogom dokumenta sa svojeručnim potpisom na papiru samo u slučaju utvrđenom zakonom (pismo od 04.12.13. br. 03-03-07/12250 ). Ispostavilo se da dokument potpisan jednostavnim ili poboljšanim nekvalifikovanim potpisom neće potvrditi troškove kompanije (pisma Ministarstva finansija Rusije od 23. januara 2013. br. 03-03-06/1/24, od 25. decembra, 2012. broj 03-03-06/2/139 i od 20.12.2012. broj 03-03-06/1/710). Račun na obrascu br. TORG-12; - akt prijema i isporuke radova (usluga). Osim toga, važno je zapamtiti da kompanije mogu razmjenjivati ​​račune samo uključivanjem operatera za upravljanje elektronskim dokumentima. Stoga, ako organizacija nema odgovarajući ugovor, preporučljivo je isključiti fakture sa liste elektronskih dokumenata. 5. Naznaka procedure za čuvanje elektronskih dokumenata će ih zaštititi od preranog uništenja Postupak čuvanja elektronskih dokumenata se ne razlikuje od postupka čuvanja papirnih dokumenata. Dakle, elektronski računi moraju se čuvati u periodu predviđenom za čuvanje papirne dokumentacije (klauzula 1.13 Procedure za izdavanje i primanje računa u elektronskom obliku putem telekomunikacionih kanala pomoću elektronskog digitalnog potpisa, odobrenog naredbom Ministarstva finansija Rusije od 25. aprila 2011. godine broj 50n). Podsjetimo, za potrebe računovodstva, primarni dokumenti se čuvaju pet godina, a za porezne svrhe četiri godine. Ali u praksi postoje rizici od gubitka dokumenta (na primjer, u slučaju kvara računara ili požara). Stoga je preporučljivo u ugovoru definirati postupak za pribavljanje kopija dokumenata od druge ugovorne strane (vidi komentar stručnjaka u nastavku). Podijeli: Facebook Twitter U kontaktu sa Drugovi iz razreda Google+