Смешанный документооборот в России: особенности текущего момента. Электронный документооборот на предприятии Управлению бумажным документооборотом
Для большинства российских учреждений и организаций в последние годы стало реальностью осуществление смешанного бумажно-электронного документооборота с постоянным возрастанием его электронной составляющей и появлением новых организационно-технологических форм. В настоящее время даже традиционный (бумажный) управленческий документооборот немыслим без автоматизации. Поэтому можно говорить о формировании нового технологического уклада в обеспечении процессов документооборота, в том числе осуществляемого в смешанной электронно-бумажной форме. Наиболее распространенные программные продукты (специализированное программное обеспечение) для систем электронного документооборота (СЭД) предусматривают как автоматизацию традиционных функций делопроизводства, так и реализацию принципиально новых возможностей электронного документооборота и работы с электронным контентом.
Идея смешанного электронно-бумажного документооборота лежит в основе концептуального подхода, предусматривающего поэтапное расширение сферы применения электронных документов. Данное обстоятельство представляется особенно важным с учетом того, что сейчас разные организации находятся на различных этапах внедрения и применения технологий электронного документооборота. Кроме того, использование в обозримой перспективе смешанного электронно-бумажного документооборота позволяет принимать во внимание преимущества и недостатки бумажных и электронных носителей информации.
Как уже неоднократно отмечалось, всю совокупность управленческих электронных документов можно условно разделить на две группы:
- документы, для которых электронная форма существования будет основной;
- документы, которые и в обозримом будущем будут создаваться на бумажном носителе: как правило, это документы длительных и постоянных сроков хранения (для данной группы документов характерно наличие имеющих юридическую силу подлинников на бумажной основе), вместе с тем в обращении могут находиться также электронные копии этих документов.
В отличие от бумажного документа, существующего в аналоговой физической среде (позволяющей непосредственно воспринимать документ как физический объект и зафиксированную информацию), электронный документ существует в электронной среде, создаваемой совокупностью программных и технических средств обеспечения информационных процессов. Понятия аналоговой и электронной среды ввиду их важности для осуществления электронного обмена информацией вошли в ГОСТ Р 52292-2004.
Преобразование формы отображения документа (сканирование бумажного документа или визуализация электронного документа на экране монитора, либо его распечатка) осуществляется на основе интерфейсных устройств на границе электронной и неэлектронной сред. Кроме того, последние годы отмечены появлением гибридных документов, содержащих на бумажном носителе фрагменты, которые могут считываться интерфейсными устройствами (например, штрих-коды, элементы электронных носителей с цифровой и биометрической информацией). Однако это не меняет общей закономерности, что между электронной и неэлектронной (аналоговой) средами существует граница, не позволяющая документу перемещаться из одной среды в другую без изменения формы представления информации. Вместе с тем информационные системы (имея принадлежность либо к электронной, либо к неэлектронной среде) могут включать метаинформацию как об электронных, так и об неэлектронных документах одновременно. Поэтому эффективная организация документооборота и архива предполагает обращение документов на различных носителях информации с использованием возможностей и преимуществ электронной информационной среды.
Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 27 июля 2010 № 227-ФЗ), определяет электронный документ следующим образом: это «документированная информация, представленная в электронной форме, т. е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».
При этом, с документоведческой точки зрения, важно различать собственно электронный документ и электронную копию или электронный образ документа.
В связи с этим под электронным документом в узком смысле следует подразумевать документ, созданный и подписанный в электронной форме, с соблюдением установленных требований. Бумажный подлинник у такого документа не создается. Если подписывается документ собственноручно одним и тем же лицом, как на бумажном носителе, так и в электронной форме, то можно говорить о существовании дубликата документа.
Под электронной копией документа (ЭКД) подразумевается копия документа, представленная в электронно-цифровой форме, воспроизводящая содержательную часть подлинного документа на бумажном носителе вместе с идентифицирующими его реквизитами.
Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (п. 37) предусмотрено: «В федеральном органе исполнительной власти создаются и используются:
- электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
- электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота».
Между тем, в современном документообороте применяются также ЭКД, полученные не только путем сканирования зарегистрированного в СЭД подлинника документа на бумажном носителе и сохраненные в графическом формате. ЭКД может быть также создана путем внесения присвоенного документу в СЭД регистрационного номера и даты в электронный файл документа, соответствующий зарегистрированному подлиннику документа на бумажном носителе, и сохранена в текстовом формате или формате электронных таблиц (к примеру, приложения к документу). Такие ЭКД позволяют использовать возможности СЭД в части полнотекстового поиска документов, удобны при работе с текстами многостраничных документов. Текстовые или табличные файлы ЭКД могут быть прикреплены к регистрационным карточкам документов в СЭД в дополнение к электронным образам документов, полученным путем сканирования.
На практике встречаются также электронные выписки из документов. Для отдельных категорий документов (например, распорядительных документов со структурированным текстом, протоколов) может потребоваться оформление и использование в документообороте электронных выписок из них. В электронной выписке один или несколько реквизитов (элементов текста), относящихся к содержательной части документа, приводятся не полностью или отсутствуют. В этом случае в созданном файле в обязательном порядке должно быть указано, что он представляет собой выписку.
Каким образом в СЭД можно отличить электронные документы от ЭКД и ЭОД? Средств электронной подписи может быть недостаточно. В рамках одной базы данных СЭД можно использовать специальный признак (реквизит регистрационной карточки документа), показывающий, что бумажный подлинник данного документа не создавался и он подписан только в электронной форме. Наше предложение по этому вопросу реализовано на практике в одном из программных продуктов, используемых для СЭД. При этом предусмотрена также возможность включения в регистрационный номер документа соответствующего символа (при необходимости, для конкретных видов или групп документов — входящих, исходящих, внутренних). Таким образом, в условиях смешанного электронно-бумажного документооборота становится возможным не просто визуально отличать электронные документы при работе с ними в СЭД, но и при формировании дел обеспечить хранение этих документов в соответствии с установленными требованиями, а также решать некоторые другие задачи. К примеру, при анализе документооборота можно осуществлять мониторинг количества электронных документов, созданных в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе.
Для дел, состоящих только из электронных документов, в их регистрационных карточках в СЭД делается ссылка на соответствующий индекс дела по номенклатуре. Поэтому в соответствии с установленными сроками хранения этих дел (после составления акта о выделении к уничтожению) файлы документов могут удаляться с использованием соответствующих процедур работы в СЭД. При необходимости долговременного хранения электронных документов можно реализовать их экспорт в специализированный электронный архив.
Аналогично, файлы электронных копий документов, имеющих подлинники на бумажном носителе, также после истечения срока хранения бумажных документов и составления акта о выделении к уничтожению, могут быть удалены из базы данных.
Вариант, когда электронные документы формируются в дела (приобщаются к виртуальным делам) отдельно от бумажных документов, является простым и логичным. Однако на практике уже возникают ситуации, когда инициативный документ является электронным и не имеет бумажного подлинника, а ответный документ подписывается на бумажном носителе.
К примеру, обращения граждан в организацию, поступающие через интернет-приемную, бумажного подлинника не имеют. Если в организации применяются процедуры внутреннего электронного документооборота, то эти документы при регистрации могут не распечатываться. Ответ на обращение гражданина по тем или иным причинам может быть направлен на бумажном носителе. Как поступать в этом случае: стоит ли распечатывать электронные документы с заверением бумажных копий для приобщения их в дело с остальными документами на бумажном носителе? Это вариант возможный, но связанный с дополнительными трудозатратами и расходом бумаги. Процедуры заверения бумажных копий можно избежать, если программным обеспечением СЭД предусмотрена возможность распечатки отметки, подтверждающей регистрацию документа в базе данных.
В условиях смешанного электронно-бумажного документооборота встает практический вопрос о возможности формирования в делопроизводстве гибридных дел, содержащих и бумажные, и электронные документы временных сроков хранения. Для организации работы в этой форме в соответствующей графе номенклатуры дел для конкретного дела должна быть сделана отметка (примечание) «Ведется в электронно-бумажной форме». Но как, если в дело включены документы и на бумажных носителях, и в электронной форме, можно ознакомиться с полным составом дела? В электронной форме в СЭД это не составит труда, поскольку доступны для просмотра и файлы электронных документов, и электронные образы документов на бумажном носителе. При работе непосредственно с документами на бумажном носителе в формируемое дело приобщается также полный перечень документов, списанных в дело (аналог внутренней описи документов в деле), полученный путем распечатки из СЭД и заверенный работником, ответственным за формирование дел в подразделении.
Приведенный пример вновь возвращает нас к рассмотренному выше вопросу о том, что между электронной и неэлектронной (аналоговой) средами существует граница, а для перемещения документа из одной среды в другую требуется изменение формы представления информации. Предлагаемый вариант является одним из способов формирования дел.
Рассмотрим возможные этапы (стадии) развития технологии работы с входящими, исходящими и внутренними документами организации с позиций применения смешанного документооборота. Выделим три основные стадии, соответствующие развитию документооборота в организации от бумажно-электронного к электронно-бумажному и преимущественно электронному, которые схематично представлены в таблице.
Развитие технологий внутреннего документооборота
| Стадия
развития | Работа с входящими документами | Работа с исходящими документами | Работа с внутренними документами |
|
1. Автоматизированный (бумажно-электронный) документооборот | Параллельное обращение бумажных документов, их копий на бумажном носителе и их электронных копий. Сотрудники организации зачастую работают с бумажными документами и их бумажными копиями | Параллельное обращение бумажных документов и их электронных копий. Отправка адресату ЭКД, подписанного на бумажном носителе (в том числе с возможной последующей досылкой бумажного экземпляра) | Параллельное обращение бумажных документов и их электронных копий |
|
2. Электронно-бумажный документооборот | Работа в СЭД преимущественно с электронными файлами документов, в том числе направление на исполнение в электронной форме и работа исполнителей с файлами документов | Регистрация документов в электронной форме в СЭД и отправка их электронных копий. Отправка адресату ЭКД, подписанного на бумажном носителе, без досылки бумажного экземпляра | Работа в СЭД преимущественно с электронными файлами документов по аналогии с процессами работы с входящими и исходящими документами |
|
3. Электронно-бумажный и электронный документооборот | Практически вся работа с документами осуществляется в СЭД в электронной форме, в том числе рассмотрение документов руководителями и создание резолюций |
Практически вся работа с документами осуществляется в СЭД в электронной форме. Адресату отправляется электронный документ или электронная копия документа, подписанного на бумажном носителе | Практически вся работа с документами осуществляется в СЭД в электронной форме по аналогии с процессами работы с входящими и исходящими документами |
В дополнение к приведенной таблице отметим некоторые вопросы, которые важно решать с учетом конкретных условий деятельности организации.
Существенная часть поступающих в организацию документов по-прежнему направляется на бумажном носителе. Для четкой организации процессов внутреннего документооборота необходимо регламентировать, все ли виды документов, поступивших на бумажном носителе, следует сканировать для получения их электронных копий и ввода их в СЭД и определить, будут ли для этого применяться технологии поточного сканирования с применением штрих-кодов или достаточным будет более простой вариант.
Всевозрастающую долю входящего потока составляют документы, поступающие в организацию в электронной форме. При этом могут использоваться различные способы передачи информации, к примеру, электронная почта, система межведомственного электронного документооборота (МЭДО), интернет-приемная. В связи с этим необходимо определиться, следует ли распечатывать поступившие и зарегистрированные в СЭД документы в службе ДОУ. На основе анализа структуры документооборота желательно определить перечень разновидностей документов в электронной форме, для которых распечатка не требуется (как правило, документы, маршрутизируемые непосредственно в подразделения).
После регистрации поступивших документов и ввода их электронных копий в СЭД возможны различные варианты технологии дальнейшей работы, соответствующие обозначенным в таблице стадиям развития смешанного документооборота.
1. Автоматизированный (бумажно-электронный) документооборот. Параллельное обращение бумажных документов и их и электронных копий.
Технология документооборота представляет собой отражение процессов работы с бумажными документами в компьютерной системе. Делопроизводственная служба вносит в базу данных СЭД информацию о прохождении и исполнении документов. Электронные копии документов, введенные в СЭД, используются в основном для справочно-информационной и аналитической работы, уменьшения необходимости снятия копий с бумажных документов. При необходимости в соответствии с поисковыми запросами сотрудников подразделений может выполняться распечатка электронных копий документов из СЭД.
Возможности и преимущества работы в электронной форме с исходящими документами (например, письмами) проявляются тогда, когда есть возможность направить их адресатам по электронным каналам связи. При этом могут использоваться варианты отправки документа с досылкой бумажного экземпляра или без досылки (т. е. именно в электронной форме).
2. Электронно-бумажный документооборот. Руководители и специалисты являются пользователями СЭД и имеют возможность работы с электронными файлами документов.
В принципе, при внедрении СЭД организации стремятся именно к этому варианту технологии работы, который уже можно считать внутренним электронным или электронно-бумажным документооборотом (с учетом того, что существуют подлинники документов на бумажном носителе). Пользователями СЭД вносится необходимая информация о результатах рассмотрения и исполнения документа. При передаче документов, поступивших в электронной форме, на рассмотрение руководству может осуществляться их распечатка. В этом случае резолюция оформляется на бумажном носителе с последующим переносом информации в СЭД. Исходящие и внутренние документы могут быть подписаны на бумажном носителе, а адресатам направляются их электронные копии (без досылки бумажного экземпляра).
На практике за последний год доводилось не раз встречать поступившие документы, оформленные иным способом. Должностные лица подписывают собственноручно исходящий документ в СЭД только в электронной форме. Если документ направляется внешнему адресату на бумажном носителе, то сотрудник делопроизводственной службы распечатывает документ и заверяет его «твердую копию». При этом в отметке о заверении копии (своего рода заверительной надписи, оформляемой в виде штампа) указывается, что документ соответствующим должностным лицом подписан в СЭД в электронной форме. С одной стороны, безусловно, руководителям удобнее работать в одном формате и, если применяются процедуры подписания документов в электронной форме, то возникает стремление использовать их для различных видов документов. С другой стороны, в случае отсутствия официального электронного документооборота между конкретной организацией и организацией-адресатом (в том числе, возможно, более высокого ранга), на наш взгляд, более корректно подписывать письмо на бумажном носителе (либо создавать бумажный дубликат документа, подписанного в электронной форме). Полагаем, что развитие межведомственного электронного документооборота и других технологий внешнего документооборота позволит регламентировать такие ситуации и уменьшить количество документов, пересылаемых на бумажном носителе.
При работе с внутренней документацией возможности использования безбумажных коммуникаций гораздо шире. Так, например, при ведении внутренней переписки могут быть исключены процедуры сканирования с распознаванием или без распознавания текста, характерные для технологии обработки входящих документов. С учетом анализа состава внутренней документации, сферы ее применения и сроков хранения во многих ситуациях можно обойтись без создания бумажного документа (эти вопросы должны быть регламентированы с учетом специфики организации). Например, служебная записка может изначально создаваться и подписываться в электронной форме, регистрироваться в СЭД и рассматриваться лицом, которому она была адресована, без распечатки на бумажном носителе.
3. Развитая форма электронно-бумажного документооборота. На этой стадии вполне правомерно говорить об электронном документообороте как основном способе осуществления управленческих коммуникаций в организации. Практически вся работа с документами осуществляется в электронной форме. Это наиболее продвинутый, но пока еще редко встречающийся вариант.
Руководители могут сами вносить свои резолюции в СЭД. Соответственно, на бумажном носителе резолюции и делопроизводственные пометы отсутствуют. Соответствующие корпоративные нормы должны быть предусмотрены в инструкции по делопроизводству или другом регламентирующем документе.
Для подготовки исходящих и внутренних документов используются технологии электронного согласования и подписания документов. Не рассматривая детально эти вопросы, которые заслуживают быть предметом отдельной статьи, отметим, что вид электронной подписи для внутренних документов устанавливается в регламентирующих документах организации. При обмене документами с внешними адресатами вид электронной подписи устанавливается на межведомственном уровне или по соглашению сторон.
Таким образом, с точки зрения состава документов управленческий документооборот в обозримой перспективе будет электронно-бумажным с ростом его электронной составляющей. Вместе с тем как способ осуществления управленческих коммуникаций внутри организации электронный документооборот уже сейчас становится реальностью. Возможны различные варианты сочетания элементов электронного и бумажного документооборота. Наиболее оптимальные технологические процедуры документооборота, а также формы их нормативного закрепления и регламентации поможет выбрать практика.
- Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. - М.: Изд-во МЭИ, 2004. - 172 с.; Она же. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. - 296 с.
- Бобылева М.П. От традиционного к электронному документообороту: некоторые проблемы перехода // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив: Доклады и сообщения на шестой международной науч.-практич. конф. 24-25 ноября 1999 г. - М.: Росархив, 2000. - С. 69-72; Она же. Вопросы использования элементов электронного документооборота внутри организации // Делопроизводство, 2003. - № 2. - С. 14-18; Она же. Некоторые вопросы использования элементов электронного документооборота между организациями // Делопроизводство, 2003. - № 3. С. 36-40; Она же. Электронно-бумажный документооборот внутри организации (примеры технологии) // Секретарь-референт, 2008. - № 8. С. 17-21; Она же. Развитие принципов документооборота при переходе от бумажного к электронному взаимодействию // Делопроизводство, 2012. - № 2. С. 32-37.
Когда-то делопроизводители сопротивлялись переходу с бумажных журналов регистрации в системы электронного документооборота. Сейчас в большинстве организаций внутреннее согласование документов уже проводится в СЭД и не вызывает опасений. Теперь перед нами появилась новые возможности, которые дают еще больше перспектив для перехода на полностью «безбумажную» работу. Однако, вместе с тем нас начинают одолевать и новые страхи.
У некоторых может возникнуть неприятное чувство неуверенности и сомнения при прочтении словосочетания «электронный документ». Сразу в голову лезет столько вопросов: Надежно ли это? Как хранить? А суды примут?
Но почему никто не задается такими же вопросами при работе с бумагой, да просто потому что это привычно и кажется надежным. Хотя и «бумажное» законодательство не совершенно и можно найти недочеты. Да, нормативная база по электронному документообороту тоже далека от совершенства и еще имеются белые пятна, но она развивается и постоянно улучшается, в то время как «бумажное» законодательство постепенно изживает себя.
Но что делать с нашими вопросами? Нужно искать на них ответы. Электронный документ - , хранить его и судами он .
Сейчас самое время, чтобы пойти в ногу с электронными документами, а не доживать с бумагой её век. Пора получить ответы на ваши вопросы и опасения, чтобы потом не быть в роли догоняющего.
Юридическая значимость электронного документа
Для того, чтобы понять какие документы могут обходиться без бумаги, необходимо в первую очередь узнать, как с юридической точки зрения расценивается электронный документ.
Но электронные документы завоевывают и эту консервативную область. Даже такую казалось бы незыблемо бумажную вещь, как трудовая книжка, в скором времени законодатели планируют перевести в электронный вид .
Однако, имеются документы кадрового учета, которые уже можно полностью перевести в электронный вид:
- журнал регистраций трудовых договоров и изменений к ним;
- журнал учета приказов о приеме на работу;
- форма Т-60 (записка-расчет о предоставлении отпуска работнику);
- форма Т-61 (записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении));
- табель учета рабочего времени и т.д.
Что же касается хранения данных документов, то согласно законодательству электронные документы хранятся то же количество времени, которое обусловлено для их бумажных аналогов. Однако, в связи с тем, что это не просто документ, который как бумажный можно просто взять с полки, накладывается дополнительное требование на хранение средств , обеспечивающих воспроизведение электронных документов, а также средств проверки подлинности электронной подписи. Срок хранения данных средств равен сроку хранения документа.
При использовании электронных документов необходимо помнить, что они должны быть готовы к передаче контрагентами, контролирующим органам и, при необходимости, судебным. В частности ФНС предъявляет строгие требования к формату и способу обмена. С контрагентами обмен проще по .
В таблице ниже представлены все возможные документы, которые на момент написания статьи принимаются ФНС (согласно приказу ФНС от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@). Документы разбиты на те, которые необходимо отправлять строго в определенном формате (xml) и те, которые возможно отправить в скан-образах.
Электронные документы, сформированные по утвержденным форматам, которые могут быть переданы в инспекцию в xml-файле (формализованные документы)
|
Вид документа |
Назначение документа |
Дополнительная информация |
| Счет-фактура | Электронный счет-фактура является юридически значимым оригиналом, как и его бумажный аналог. Он содержит те же реквизиты и данные, должен быть подписан руководителем или доверенным лицом и выставлен в течение пяти дней. Электронный счет-фактура также должен быть зарегистрирован в журнале учета и книгах покупок и продаж, и хранится в электронном виде не менее 4 лет. Его можно представить в качестве основания для получения вычета НДС. Согласно приказу ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@ должно содержать идентификатор оператора электронного документооборота. У продавца и покупатели должны быть одинаковые счет-фактуры (либо только электронные, либо только бумажные). Используется до 30 июня 2017, созданные до 1 июля 2017 счет-фактуры принимаются до 31 декабря 2020 года. | |
| Книга покупок | Предназначена для регистрации документов, подтверждающих оплату НДС при покупке товаров, выполненных работ, оказанных услуг, в целях определения суммы налога, подлежащей вычету (возмещению) в порядке, установленном НК РФ. | Заполняется строго по унифицированной форме. Произвольные формы запрещены для применения и отклоняются специалистами налоговых органов. Форма книги покупок и продаж утверждена Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 . Хранить необходимо не менее 4 лет (с момента внесения последней записи). Формат электронных книг покупок и продаж, утвержденный приказом ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@ |
| Книга продаж | Предназначена для регистрации счетов-фактур, а иногда и других документов, при реализации товаров (выполнении работ, оказании услуг) организациями и предпринимателями во всех случаях, когда возникает обязанность по | |
| Журнал полученных и выставленных счетов-фактур | Отчетный документ по налогу на добавленную стоимость (НДС), в котором отражаются полученные и выставленные счета-фактуры. | Не зависимо от первоначального оформления (на бумаге или в электронном виде) в контролирующие органы предоставляется исключительно в электронном виде. Следует отметить, что в законодательстве не прописана необходимость подачи исправленного Журнала, если в нем после отправки в контролирующий орган, обнаружилась ошибка. Однако, большинство экспертов рекомендуют это сделать, предварительно аннулировав ошибочные записи. Журнал предписано хранить не менее 4 лет вместе со всеми первичными документами. |
| Дополнительный лист Книги покупок | Аналогично книгам покупок и продаж. | |
| Дополнительный лист Книги продаж | Используется для регистрации исправленных счетов-фактур после окончания того налогового периода, когда была допущена ошибка | |
| С 1 июля 2017 не применяется. | ||
| Используется до 30 июня 2017, созданные до 1 июля 2017 корректировочные счета-фактуры принимаются до 31 декабря 2020 года. С первого июля формируются согласно приказом ФНС от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189 . | ||
| Документ о передаче товара при торговых операциях | Документ оформляет приемку-передачу товаров при исполнении договоров в рамках отношений купли-продажи. | Действует согласно приказу ФНС РФ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ |
| Документ о передаче результатов работ (об оказании услуг) | Документ, оформляющий приемку-передачу результатов выполненных работ (оказанных услуг) | Действует согласно приказу ФНС РФ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@ |
| Счет-фактура и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передачи имущественных прав (документ об оказании услуг), включающий в себя счет-фактуру |
Универсальный передаточный документ, который заменяет первичный документ или комплект закрывающих документов по сделке.
УПД заменяет:
|
В зависимости от того, в каком качестве составитель использует формат, xml-файл будет содержать набор тех или иных обязательных реквизитов. Является обязательным с 1 июля 2017. Если УПД применяется как первичные документ, то его можно передавать без участия оператора электронного документооборота. Если же УПД используется как счет-фактура и первичный документ, то тогда без оператора ЭДО не обойтись. |
| Корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающий в себя корректировочный счет-фактуру |
Универсальным корректировочный документом, можно использовать сразу в нескольких целях:
|
В зависимости от того, в каком качестве составитель использует формат, xml-файл будет содержать набор тех или иных обязательных реквизитов. Является обязательным с 1 июля 2017. Если новый формат используется только с функцией документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав (УКД со статусом "2"), то он включает также файл обмена для представления информации продавца и файл обмена для представления информации покупателя, которого (в зависимости от положений ГК РФ) может и не быть. При этом в файле обмена информацией продавца будет отсутствовать корректировочный счет-фактура и, соответственно, такой файл будет подписываться только электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни. |
| Ответ на требование о представлении пояснений | Ответ предоставляется на предусмотренное Статьей 88 Налогового кодекса РФ право налоговой инспекции по результатам камеральной проверки декларации и других документов, в которых содержится информация о налоге на добавленную стоимость и вычетах налогоплательщика за отчетный период, истребовать пояснения к декларации по НДС. | С 1 января 2017 года ответ на требование о пояснениях по НДС придется представлять только в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Ответ на требование, направленный в инспекцию в бумажном виде, считается не представленным. Это прямо предусмотрено статьей 88 Федерального закона от 01.05.2016 № 130-ФЗ . За непредставление (или несвоевременное представление) пояснений предусмотрен штраф в размере 5000 рублей. |
Электронные документы в произвольном формате (или документы на бумаге), которые могут быть переданы в инспекцию через интернет в графическом формате jpg, tif, pdf или pgn (неформализованные документы)
|
Вид документа |
Назначение документа |
Дополнительная информация |
| Счет-фактура | Документ, удостоверяющий фактическую отгрузку товаров или оказание услуг и их стоимость. | Описано выше |
| Товарно-транспортная накладная | Основание для подтверждения расходов на перевозку товара. Оформляется в некоторых случаях, в том числе, если доставка товаров осуществляется сторонней организацией | Оформляется совместно с УПД при перевозке грузов и заполняется в 4 идентичных экземплярах: по одному — для грузополучателя и грузоотправителя и 2 — для транспортной компании. С 1июля 2017 никаких изменений не претерпевает. На данный момент наличие бумажного экземпляра является обязательным. Однако подавать в контролирующие органы можно по средствам ТКС. Необходимо отметить, что перевод в электронный вид данного документа является важным вопросом для транспортных компаний. На данный момент есть даже предложения по улучшению процесса обмена ТТН, с ними Вы можете ознакомиться в статье |
| Акт приемки-сдачи работ (услуг) | Подтверждает факт выполнения работ (услуг). | Описано выше |
| Грузовая таможенная декларация/транзитная декларация | Основной документ, оформляемый при перемещении товаров через таможенную границу государства (экспорт, импорт). Служит основанием для пропуска через границу. | Ошибки, помарки, подчистки исключены. Если при заполнении декларации вы допустили ошибку, можно зачеркнуть неправильные данные, а над ними указать верные. Каждая поправка заверяется подписью, печатью декларанта. Рекомендуется оформлять в электронном виде, чтобы избежать ситуаций описанных выше (которые могут повлечь за собой возврат декларации на доработку, в том числе из-за неразборчивого почерка). При использовании электронной формы декларирования лицо, декларирующее товары, заявляет в электронной форме сведения, подлежащие указанию в таможенной декларации, а также представляет сведения из документов, необходимых для таможенного оформления товаров в соответствии с выбранным таможенным режимом, таможенному органу посредством электронного способа обмена информацией. Применяется согласно приказу ГТК РФ от 30.03.2004 № 395 |
| Добавочный лист к грузовой таможенной декларации/транзитной декларации | Используется при вывозе товаров с таможенной территории. | Аналогично грузовой таможенной декларации/транзитной декларации. |
| Спецификация (калькуляция, расчет) цены (стоимости) | Документ, который точно, полностью и в поддающейся проверке форме определяет требования, устройство, поведение или другие особенности системы, компонента, продукта, результата или услуги, а также процедуры, способные определить, были ли выполнены эти условия Используется для определения затрат в стоимостной (денежной) форме на производство единицы или группы единиц изделий, или на отдельные виды производств. | Особенностей не выявлено. |
| Товарная накладная (ТОРГ-12) | Оформление отпуска ТМЦ сторонним организациям и ведение учета соответствующих операций. | Описано выше |
| Дополнение к договору | Составляющее неотъемлемую часть договора дополнение или приложения к нему. Дополнения к договору, как правило, изменяют существенные условия договора и подписывается либо одновременно с договором, либо позднее, в процессе исполнения сделки. | В первую очередь сторонам необходимо заключить между собой два дополнительных соглашения. В первом из них будет описан способ обмена документами, который выберут стороны (на сегодняшний день одним из наиболее безопасных вариантов можно назвать обмен через сервисы операторов электронного документооборота). Во тором соглашении необходимо указать вид ЭП, которую договорились использовать стороны и приравнивают её к собственноручной подписи. Если стороны договорились об использовании усиленной квалифицированной подписи, то второе соглашение заключать не нужно, т.к. данный вид ЭП приравнивается к собственноручной подписи и печати организации. Договоры могут заключаться либо в электронной, либо в бумажной форме. Так, в соответствии с законодательством и практикой работы электронных торговых площадок, при оформлении госзаказа по результатам открытого аукциона может заключаться исключительно электронный договор. Но если заказ был размещен другим способом, возможно оформление бумажного варианта. |
| Договор (соглашение, контракт) | Соглашение двух или более лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей | |
| Корректировочный счет-фактура | Документ, служащий основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм НДС к вычету, который составляется при изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в том числе в случае изменения цены (тарифа) и (или) уточнения количества (объема) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав. | Описано выше |
| Отчет НИОКР | Отчет о проведении работ, направленных на получение новых знаний и практическое применение при создании нового изделия или технологии. | В письме № ЕД-4-3/5206@ от 26.03.2013 ФНС напомнила, что если налогоплательщик имеет право учесть затраты на НИОКР с применением коэффициента 1,5, то декларацию по налогу на прибыль он должен сопроводить отчетом о НИОКР. Отчет о выполненных НИР представляется налогоплательщиком в отношении каждого научного исследования и опытно-конструкторской разработки (отдельного этапа работы) и должен соответствовать общим требованиям, установленным национальным стандартам к структуре оформления научных и технических отчетов (в частности, ГОСТ 7.32-2001). Для представления ее в налоговые органы необходимо воспользоваться документооборотом по осуществлению письменных обращений абонентов (приложение № 5 к приказу ФНС России от 09.11.2010 № ММВ-7-6/535@). ФНС также рекомендует представлять отчет о НИР после получения от налогового органа квитанции о приеме декларации по налогу на прибыль. |
После вступления в силу Приказа ФНС России от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@, утвердившего новый формат xml-файла описи документов, появилась возможность представить по ТКС и xml-файлы, и бумажные документы в виде скан-образов (в форматах jpg, tif, pdf). Новая опись действует с 01.06.17. Таким образом, по ТКС можно направлять не только электронные документы, но и документы, изначально составленные на бумаге.
При этом необходимо помнить, что в контейнере, передаваемом в налоговый орган могут содержаться одновременно как файлы с расширением xml, так и отсканированные файлы в соответствующих форматах.
Приведенный в таблице выше перечень документов является исчерпывающим (на данный момент) и если у налогоплательщика запрашивают другие данные, то для их передачи не получится воспользоваться ни личным кабинетом налогоплательщика, ни системой электронного документооборота. В таком случае необходимо воспользоваться любым другим способом, указанным в статье 93 НК РФ.
Вместо вывода
Чтобы успевать в ногу со временем необходимо всегда идти, а порой и бежать, рука об руку с новинками. И чтобы этот бег был легкой прогулкой нужно использовать все доступные инструменты. В данном случае самым важным инструментом является система электронного документооборота (внутренний) и сервисы юридически значимого электронного обмена (внешний). Вендоры и операторы держат руку на пульсе законодательства и технологий, могут проконсультировать и помочь вам правильно выстроить работу с электронными документами.
Под понятием «бумажный документ» мы подразумеваем информацию, зафиксированную на бумажном носителе и обладающую определенными реквизитами, такими как, например, дата, подпись. Особенностью бумажного документа является его привязка к материальному носителю. В случае уничтожения носителя – теряется и непосредственно документ. Электронный документ не привязан к носителю. Оригинал и копия электронного документа неразличимы – они могут существовать на многих носителях и являться одним и тем же документом. Для обеспечения юридической силы такого документа следует принять специальные меры, принять некие правила определяющие все детали такого документооборота. Правила должны быть едины для всех, и, следовательно, отражены в документах, имеющих юридическую силу закона.
Для решения проблемы можно применить средства криптографии.
Электронно–цифровая подпись
Как же обеспечить подпись электронного документа, какие функции должна выполнять ЭЦП?
Во-первых, она должна обеспечить подтверждение целостности электронного документа, т.е. гарантировать идентичность защищаемой копии оригиналу.
Во-вторых, она должна однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.
Первое требование обеспечивается путем применения т.н. однонаправленных функций – неких преобразований документа, таких, что их вычисление требует относительно небольших ресурсов, а обратное преобразование практически невозможно. Примером такого преобразования является вычисления хэш-функции.
Второе – путем зашифрования или подобного ему преобразования полученного значения с использованием секретного ключа, владельцем которого может являться только составитель документа.
Под электронной цифровой подписью (ЭЦП) понимается реквизит электронного документа, защищенный от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием личного ключа ЭЦП, позволяющий установить обладателя электронной цифровой подписи, а также отсутствие утраты, искажения или подделки содержащейся в электронном документе информации. Проверяется ЭЦП при помощи открытого ключа.
Порядок вычисления хэш-функции определен СТБ 1176.1–99, выработки и проверки ЭЦП – СТБ 1176.2–99. Необходимо обратить внимание на тот факт, что ни стандарт, ни закон «Об электронном документе», не указывает, где следует располагать ЭЦП, что, безусловно, затрудняет ее применение в системах электронного документооборота.
При использовании ЭЦП как физическими, так и юридическими лицами, необходимо наличие органа, идентифицирующего владельца ЭЦП и удостоверяющего его открытый ключ. В качестве такого органа выступают удостоверяющие центры, оперирующие с сертификатами ключа подписи – документами на бумажном носителе или электронными документами с электронной цифровой подписью уполномоченного лица удостоверяющего центра, идентифицирующими обладателя электронной цифровой подписи, включающими открытый ключ ЭЦП и выдаваемыми удостоверяющим центром пользователю информационной системы для обеспечения возможности подтверждения подлинности электронной цифровой подписи.
Удостоверяющий центр выполняет следующие функции:
Процесс регистрации сертификата заключается в следующем:
ИОК (PKI) – инфраструктура открытых ключей
Сегодня имеет смысл говорить уже не просто о удостоверяющем центре, а о целой комплексной структуре – PKI (ИОК– инфраструктура открытых ключей).
PKI – это комплексная система, обеспечивающая все необходимые сервисы для использования технологии с открытыми ключами. Цель PKI состоит в управлении ключами и сертификатами, посредством которого корпорация может поддерживать надежную сетевую среду. PKI позволяет использовать сервисы шифрования и выработки цифровой подписи согласованно с широким кругом приложений, функционирующих в среде с открытыми ключами.
Эффективная PKI должна включать следующие компоненты:
Центр Сертификации (или Удостоверяющий Центр) – основная управляющая компонента PKI, предназначенная для формирования электронных сертификатов подчиненных Центров и конечных пользователей. Кроме сертификатов, ЦС формирует список отозванных сертификатов X.509 CRL (СОС) с регулярностью, определенной Регламентом системы.
К основным функция ЦС относятся:
Центр Регистрации – опциональная компонента PKI, предназначенная для регистрации конечных пользователей. Основная задача ЦР – регистрация пользователей и обеспечение их взаимодействия с ЦС. В задачи ЦР может также входить публикация сертификатов и СОС в сетевом справочнике LDAP.
Пользователи – Пользователь, приложение или система, являющиеся Владельцами сертификата и использующие PKI.
Сертификация в инфраструктуре с открытыми ключами строится по двум основным типам архитектуры (см. рисунке 29): иерархической (сверху вниз) и взаимной сертификации (разделенное доверие). В иерархической модели в сертификации участвуют следующие субъекты.
Рисунок 11.2. Архитектура сертификации.
Большое количество бумажных документов, сопровождающих деятельность любого предприятия, требует внимательного и бережного отношения - систематизации, номенклатурного оформления и соблюдения сроков хранения. Безусловно, для этого потребуется определенное количество архивных работников и помещение под архив, увеличивающие расходы предприятия. Именно поэтому многие предприятия предпочитают электронный документооборот. Всегда ли оправдан такой выбор, и в чем преимущества бумажного документооборота?
Cледует учесть многие факторы:
- бумажные документы можно хранить с гораздо большим уровнем секретности, а электронная информация становится легкодоступной после удачной хакерской атаки;
- во многих случаях требуется бумажный документ в оригинале, особенно если не истек срок его хранения;
- для хранения бумажных документов не нужно закупать компьютеры, специальное программное обеспечение и обучать персонал компьютерной грамоте;
- в бумажный документ невозможно внести несанкционированные исправления, в то время как в электронную копию это легко можно сделать, зная администраторский пароль, или просто взломав его.
Как избежать хлопот при бумажном документообороте
Хлопоты, связанные с хранением бумажных документов - экспертизу документов по срокам хранения и принадлежности, номенклатуру и оформление дел, переплет, и другие этапы архивной обработки можно доверить профессиональным архивным компаниям, таким как компания «Архив Гарант». Нет смысла экономить на подготовке бумажных документов для архивного хранения - это может сказаться на сохранности документов и правильности их систематизации, которая основывается на требования государственных стандартов.
Преимущества
Преимущества бумажного документооборота успели оценить большинство крупных мировых компаний, реально оценивающих ущерб от хакерских атак. Теперь электронный оборот стал просто дополнением к основному, бумажному документообороту. Кроме того, что электронный документооборот требует постоянного внимания: правильности занесения данных и внесения изменений оператором, информация может быть удалена неосторожными действиями персонала.
Восстановление массива
Восстановить массивы зачастую не представляется возможным. Такого не может произойти с бумажными документами, и в этом тоже преимущества бумажного документооборота. Обращайтесь к нам, и преимущества бумажного документооборота станут для вас реальностью - ваши документы всегда будут в порядке!
С помощью компьютера бумажный документ можно преобразовать в электронную форму. У электронных документов имеются очевидные преимущества перед бумажными, например, снижение затрат при создании или расширенные возможности преобразования и пересылки. Несмотря на бесспорные преимущества, электронный документ не вытесняет полностью бумажный, поэтому на практике используют и различают различные виды документооборота:
– бумажный документооборот – все этапы документ проходит в бумажной форме;
– бумажный документооборот с использованием автономных компьютеров – стадиясоздания документов переносится на компьютер, а остальные операции с документами выполняются в бумажной форме;
– смешанный документооборот – подготовка, передача и хранение документов осуществляется на компьютерах, объединенных в сеть, но юридическую силу документ получает только в бумажном виде;
– безбумажный документооборот – все операции с документами, включая электронно-цифровую подпись, производятся в электронном виде.
На предприятии и в организациях можно встретить все виды документооборота, но преобладающим является смешанный оборот документами, который использует все преимущества компьютерной техники за исключением возможности электронно-цифровой подписи.
Дальнейшее развитие и переход на более полный безбумажный документооборот сдерживается по нескольким причинам.
1. Бумажные документы с оттиском печати и подписью все еще необходимы для соблюдения требований налогового, банковского, судебного и другого законодательства.
2. Электронно-цифровая подпись утверждена на законодательном уровне, но медленно внедряется в практическую деятельность.
3. Безбумажный документооборот связан с необходимостью введения дополнительных мер обеспечения компьютерной безопасности.
Несмотря на существующие ограничения, электронный документ все шире внедряется в практическую деятельность. При этом предприятия и организации сталкиваются с необходимостью рассылки и обмена большим количеством электронных документов, как в рамках предприятия, так и при внешнем обмене. На небольшом предприятии документооборот организуют обычно с помощью электронной почты. На большом предприятии для работы с электронными документами используются системы автоматизированного документооборота и делопроизводства (САДД).
Автоматизированные системы обеспечивают:
– автоматическое определение маршрута документа в зависимости от его категории;
– единую адресную книгу для всех пользователей;
– единую базу нормативов, словарей и классификаторов;
– потоковое сканирование и копирование документов.
Компьютерные программы, обеспечивающие автоматизированный документооборот и делопроизводство, относятся к САДД-продуктам. На рынке представлен достаточно широкий выбор этих программных продуктов, разработанных как российскими, так и западными компаниями.