Bir kuruluşa resmi mektup yazma örneği. Servis mektubu (örnek)


1. Mektup, beyaz kağıda veya açık renkli kağıda A4 (210 x 297 mm) veya A5 (148 x 210 mm) formatında yazdırılır.

2. Sayfada en az şu alanlar bulunmalıdır:

20 mm - sol;

10 mm - sağ;

20 mm - üst;

20 mm - daha düşük.

Mektubun tarihi imzalandığı tarihtir. Tarih, Arap rakamlarıyla şu sırayla yazılır: ayın günü, ay, yıl. Ayın günü ve ay iki çift halinde düzenlenir Arap rakamları, bir noktayla ayrılmış; yıl - dört Arap rakamı.

4. Giden numara.

Mektubun kayıt (giden) numarası, kendi takdirinize bağlı olarak bir indeksle (örneğin, yön başının baş harfleri) tamamlanabilecek seri numarasından oluşur. İki veya daha fazla bölüm tarafından ortaklaşa derlenen bir mektubun kayıt numarası, bu bölümlerin her birinin mektubunun kayıt numaralarından eğik çizgiyle ayrılmış olarak oluşur.

6. Muhatap

Alıcı kuruluşlar, bunların yapısal bölümleri, yetkililer veya bireyler olabilir. Bir yetkiliye mektup gönderilirken, adın baş harfleri soyadından ÖNCE belirtilir. Aday durumda kuruluşun adı ve yapısal birimi belirtilir.

Örneğin:

LLC "Şirket "Adı"

Planlama departmanı

Mektubun gönderildiği kişinin konumu datif durumda belirtilir, Örneğin:

Genel Müdür

LLC "Şirket "Adı"

A.A. İvanov

LLC "Şirket "Adı"

Planlama departmanı

B.B. Petrov

Mektup dörtten fazla muhatap içermemelidir. İkinci, üçüncü, dördüncü muhatapların önünde “Kopyala” kelimesi belirtilmez. Alıcı sayısı daha fazlaysa bir posta listesi oluşturulur.

"Alıcı" özelliği bir posta adresi içerebilir. Posta adresinin unsurları, posta hizmetlerinin sağlanmasına ilişkin kuralların belirlediği sırayla belirtilir.

Bir kuruluşa mektup gönderirken önce adını, ardından posta adresini belirtin. Örneğin:

LLC "Şirket "Adı"

Yaroslavsky Bulvarı, 12, Yaroslavl, 150001

Bir mektuba hitap ederken bir bireye alıcının soyadını ve adının baş harflerini, ardından posta adresini belirtin, Örneğin:

Sidorov V.V.

st. Svobody, 5, daire. 12,

Yaroslavl, 150000

7. Mektubun metni

Mektubun metni bir tablo, tutarlı bir metin veya bu yapıların bir kombinasyonu şeklinde hazırlanmıştır.

Tablonun sütunları ve satırları, yalın durumda bir isimle ifade edilen başlıklara sahip olmalıdır. Sütun ve satırların alt başlıkları başlıklarla tutarlı olmalıdır. Tablonun birden fazla sayfaya basılması durumunda tablonun sütunları numaralandırılmalı ve sonraki sayfalara yalnızca bu sütunların numaraları basılmalıdır.

Bağlantılı bir metin genellikle iki bölümden oluşur. İlk bölüm mektubu yazmanın nedenlerini, gerekçelerini, hedeflerini, ikinci (nihai) - kararları, sonuçları, talepleri, teklifleri, tavsiyeleri belirtir. Metin son bir bölüm içerebilir (örneğin, açıklaması olmayan bir talep).

Diğer kuruluşların belgeleri esas alınarak hazırlanan mektup metninde bunların ayrıntıları belirtilir: belgenin adı, kuruluşun adı - belgenin yazarı, belgenin tarihi, kayıt numarası belge, metnin başlığı.

Mektupta aşağıdaki sunum biçimleri kullanılmıştır:

Birinci kişi çoğul (“lütfen gönderin”, “değerlendirmeye gönderin”);

Birinci kişi tekil (“Gerekli görüyorum”, “lütfen vurgulayın”);

Üçüncü tekil şahıs ( “toplum itiraz etmiyor”, “Name” LLC bunun mümkün olduğunu düşünüyor”).

8. Başvuru

Mektubun metninde adı geçen ekin varlığını belirten bir not düzenlenir aşağıdaki gibi:

Uygulama: 5 l için. 2 kopya halinde.

Mektubun metinde belirtilmeyen bir eki varsa, adını, sayfa sayısını ve kopya sayısını belirtin; birden fazla başvuru varsa numaralandırılır, Örneğin:

Ek: 1. 5 l için kira sözleşmesi. 2 kopya halinde.

2. 1 litre için devir ve kabul belgesi. 2 kopya halinde.

Başvurular ciltlenmişse sayfa sayısı belirtilmez.

Eki bulunan yazıya başka bir belgenin eklenmesi halinde, ekin varlığını belirten bir not düzenlenir. aşağıdaki gibi:

Ek: Rusya Federasyonu İçişleri Bakanlığı'nın 05.05.2007 N 02-6/172 tarihli yazısı ve eki, sadece 3 sayfa.

Başvurunun belgede belirtilen tüm adreslere gönderilmemesi durumunda, başvurunun uygunluğunu belirten bir not düzenlenir. aşağıdaki gibi:

Uygulama: 3 l için. 5 kopya halinde. yalnızca ilk adrese.

9. İmza

“İmza” detayı şunları içerir: mektubu imzalayan kişinin pozisyonunun başlığı (mektup antetli kağıda yazılmamışsa ve antetli kağıda hazırlanmış bir mektup için kısaltılmışsa dolu) ve imzanın transkripti ( adının baş harfleri, soyadı), Örneğin:

Bir mektup birden fazla görevli tarafından imzalandığında, imzaları, bulundukları pozisyona uygun sırayla alt alta konulur. Örneğin:

Bir belgenin eşit konumdaki birden fazla kişi tarafından imzalanması sırasında imzaların aynı seviyede olması, Örneğin:

10. Yazdır

Mühür baskısı, bir yetkilinin, FİNANSAL fonlarla ilgili gerçekleri kaydeden kişilerin haklarını belgeleyen belgelerde ve ayrıca gerçek bir imzanın onayını SAĞLAYAN diğer belgelerde imzasının gerçekliğini doğrular.

11. Sanatçı

Vasiye ilişkin işaret, belgeyi icra edenin adının baş harflerini, soyadını ve telefon numarasını içerir. Sanatçı hakkında bir işaret ön tarafa yerleştirilir veya arka taraf belgenin son sayfasının sol alt köşesinde, Örneğin:

Bir girişimcinin hem yetkililerle (örneğin, devlet kurumlarının temsilcileri) hem de "yarı resmi" olanlarla - ortaklar, yükleniciler, serbest uzmanlar vb. ile aktif yazışmalar yapması gerekir. Yazılı iletişim becerisi oldukça hızlı bir şekilde geliştirilir, ancak ilk başta pek çok hata yapabilir ve alıcılarınız üzerinde pek hoş bir izlenim bırakamazsınız. Bu yazımızda hem sıradan iş mektubu yazmanın (hem de kağıt üzerinde) ve elektronik mesajlar.

Mektup formu ve tasarımı

Şirketinizin antetli kağıdını kullandığınızdan emin olun. Bu her zaman bir izlenim bırakır ve “muhatapların” sadakatini artırır. Formların türü, doldurulmasına ilişkin standartlar ve tasarım öğeleri organizasyon siparişinde (veya ofis çalışması talimatlarında) belirtilmelidir. İş mektubu formlarına ilişkin temel gereklilikler GOST 2003 “Belgelerin hazırlanmasına ilişkin gereklilikler” bölümünde bulunabilir.

Şirket hakkındaki temel bilgilerin forma "sıkıştırılması" tavsiye edilir:

  • isim (ve kısaltılmış isim);
  • gerçek ve posta adresleri;
  • e-posta adresi;
  • iletişim numaraları;
  • site adresi.

Bu gerekli verilerin bir listesi değil, yalnızca örnek bir listedir. İstenirse bir şey ekleyebilir veya hariç tutabilirsiniz.

Mektup yazmak için genel şartlar şunlardır:

  • minimum girinti – sağda 10 mm ve solda, üstte ve altta 20 mm;
  • Mektup iki veya daha fazla kağıda yazılmışsa, her biri üstte ortada numaralandırılmalıdır;
  • Her başvuru ayrı ayrı numaralandırılır;
  • sol üst köşede mektubun giden numarası belirtilir (bunu belge kayıt günlüğüne kaydetmeyi unutmayın);
  • sağ üst köşede kuruluşun adı, muhatabın konumu ve soyadının baş harfleriyle birlikte belirtilir;
  • sol alt köşede - pozisyonunuz, baş harfleriniz ve imzanızla birlikte soyadınız;
  • Mektubun yazıldığı tarihi alt tarafa koymayı unutmayın.

Bununla birlikte, GOST 2003, formların yalnızca açısal olarak değil, aynı zamanda ayrıntıların uzunlamasına düzenlenmesiyle (merkezde belirtildiklerinde) kullanılmasına da izin verir. Köşe düzenlemesi daha tanıdık görünüyor ve okunması daha kolay olduğundan bu seçeneği tercih etmek daha iyidir.

Genel yazım kuralları

Bir iş mektubu metninin klasik yapısı üç unsuru içerir:

  • giriş bölümü (mektubun yazılma nedenlerinin, amacının kısa bir açıklaması);
  • içerik (durumun açıklaması, çözüm önerileri, sonuç ve tavsiyelerin beyanı);
  • özet kısmı (muhataptan ne beklediğinizi açıkça belirten kısa bir özet).

Bir mektubu yazma amacınızı her zaman anlamalısınız. İşbirliği teklif etmek ister misiniz? Şikayetlerinizi belirtir misiniz? Bir sunuma veya başka bir etkinliğe mi davetlisiniz? Yalnızca bunun hakkında yazın ve konuyla ilgisi olmayan uzun tartışmalar ve varsayımlarla dikkatinizi dağıtmayın.

Her biri iş mektubu belirli bir hedefi takip etmelidir. İçinde birkaç konuyu ele alırsanız, bunların birbiriyle yakından ilişkili olması gerekir. Aynı kuruluşla birkaç farklı konuda iletişime geçmeniz gerekiyorsa, her biri için ayrı bir mektup yazmak daha iyidir.

Yazı dili

Stil iş yazışmaları– “hafif” resmi iş. Cümleleri standartlaştırmak, bazı klişeleri ve klişeleri kullanmak mümkün ve gereklidir ancak tüm bunları kuru bürokrasiye indirgemek önerilmez. “Yaşayan” dil her zaman kolay ve olumlu algılanır. Elbette iş yazımı görgü kuralları normlarına uygun olmalıdır (aşağıda tartışılacaktır), ancak konunun özü açık ve net bir şekilde ifade edilmelidir.

Bazı pratik ipuçları:

  • basit kelimeler kullanın: "akıllı" terimler zayıf algılanır ve çoğu zaman bunları okumaya ve deşifre etmeye zorlanan kişide tahrişe neden olur;
  • fiilleri daha sık, sıfatları ise daha az kullanın;
  • düşüncelerinizi ağaca yaymayın - yalnızca belirli ayrıntılar ve yalnızca belirli bir konu çerçevesinde, pek çok ayrıntı ve önemsiz ayrıntı olmadan;
  • uzun ifadelerden kaçının, mümkünse katılımcı ve katılımcı ifadeler kullanmayın;
  • özellikle yazın: çeşitli "bunun hakkında", "onlar/o"lar kabul edilemez;
  • mantıksal tutarsızlıklardan ve bir anlam bloğundan diğerine ani geçişlerden kaçının;
  • kulak tarafından yazılan her şeyi kontrol edin: konuşma hataları hemen hemen her düzenlenmemiş metinde bulunur.

İş mektubu yazmanın ana kurallarından biri şudur: Mesajın okuryazar ve üslup açısından doğru olması gerekir.

Muhataba hitap etmenin özellikleri

Kural olarak, muhataba mektubun başında bir kez hitap edilir. Bu üç şekilde yapılabilir.

  1. Bir kişiye ilk kez hitap ediyorsanız (veya sizinle muhatap arasında tamamen resmi bir ilişki kurulmuşsa), belirli bir mesafeyi belirten bir adres kullanmalısınız. Örnek: “Sevgili Bay Ivanov!”
  2. Uzun süredir güvene dayalı bir iş ilişkisi kurduğunuz bir kişiye hitap ediyorsanız, ona adı ve soyadıyla hitap etmek daha iyidir. Örnek: “Sevgili Ekaterina Leonidovna!”
  3. Bir gruba hitap ederken standart "sayın baylar!" ifadesini kullanın.

Son kısımda sözde kapanış cümlesini kullanmanız gerekiyor. Burada daha fazla seçenek var:

  • “Saygılarımla”, “Saygılarımla”;
  • "İLE en içten dileklerimle»;
  • “İşbirliğinin devamı umuduyla”;
  • “Size hizmet vermekten her zaman mutluluk duyarız”;
  • vesaire.

Kısacası son cümlenin seçimi bir zevk meselesidir.

İş Yazma Etiği

Bir iş mektubundaki örtülü küçümseme bile gözden kaçmaz. Elbette bu durumda artık kendinize karşı olumlu, hatta eşit bir tutuma güvenemeyeceksiniz. Sonuç açıktır: Alıcı sizi gerçekten rahatsız etse bile duygulara teslim olmayın ve kendinizi sınırlar içinde tutmayın. Her zaman mesajın tonuna dikkat edin.

Reddetme içeren bir mektup hazırlarken özellikle dikkatli olmalısınız. Böyle bir mesaja şu ya da bu şekilde kategorik bir "hayır" ile başlamak son derece akıllıca değildir - bu, kişide kendisine basitçe gönderildiği hissini yaratacaktır. Önce ikna edici (kötü değil) açıklamalar sunmaya çalışın. Reddetmenin nedenlerini kısaca özetledikten sonra, sorunsuz bir şekilde beyanına geçmeliyiz. Bu durumda aşağıdaki formülasyonları kullanabilirsiniz:

  • “Maalesef talebinizi karşılamanın bir yolunu göremiyoruz”;
  • “Aşağıdaki sebeplerden dolayı talebiniz kabul edilememektedir…”;
  • "Çok üzgünüz ancak teklifinizi reddetmek zorunda kaldık."

İdeal olarak, reddi gerekçelendirmeden önce bile - mektubun en başında - muhatabın talebini kısaca tekrarlamalısınız. İsteğini veya teklifini dikkatlice okuduğunuzu anlayacak ve muhtemelen bunu takdir edecektir. Belki gelecekte tekrar birlikte çalışacaksınız - neden hemen olumsuzu yayınlayıp kişiyi aşırı sertlikle korkutup kaçırasınız ki?

Asla diğer uç noktaya gitmeyin. Dalkavukluk ve samimi sevgiye dair sayısız güvence, samimiyetsizliğin açık işaretleridir. Samimiyetsizlik her zaman reddedilmeye neden olur.

E-posta oluşturma

Kağıt üzerindeki mesajlar çoktan geçerliliğini yitirdi. Elbette "kağıt" yazışmalar hiçbir zaman tamamen ortadan kalkmayacak, ancak birkaç yıl içinde klasik antetli kağıtlara yazılan mektuplar nadir hale gelecek. Müzakereler giderek daha fazla elektronik ortamda yürütülüyor. Modern bir girişimci artık normal postaya kıyasla e-postayla çok daha fazla mektup gönderiyor.

Tarafından gönderilen iş mektupları e-posta, aynı şekilde yazılır genel kurallar. Dil, üslup ve üslup gereklilikleri, görgü kurallarına bağlılık - tüm bu zorunlu unsurlar değişmez. Ancak elektronik mesajların da kendine has özellikleri bulunmaktadır.

  1. Giriş bilgilerinizin sağlam veya en azından yeterli göründüğünden emin olun. [e-posta korumalı]- İyi, [e-posta korumalı]- Kötü.
  2. Konu alanını her zaman doldurmanız çok önemlidir. Bir kişinin gelen mesajı açıp açmayacağını belirleyen bu satırdır. Eğer tanımadığınız birine yazıyorsanız ilginç bir başlık bulmaya çalışmalısınız. Ancak aşırıya kaçmayın; “Acil!!! Benzersiz teklif, şu anda açık!” Yalnızca üst kısımdaki çöp kutusu simgesine hızlı bir şekilde tıklama isteği uyandırırlar. Başlık 3-5 kelimeden oluşmalı ve mesajın içeriğini yansıtmalıdır.
  3. Eğer muhatabı tanımıyorsanız, kim olduğunuzu ve onun hakkında nasıl bilgi sahibi olduğunuzu kısaca özetleyin. Bu gerekli giriş yapılmazsa mesaj spam olarak değerlendirilebilir ve hemen silinebilir.
  4. Ayarlarda alıntı yapmayı devre dışı bırakmayın - önceki yazışmaların aşağıda, kesimin altında görüntülenmesine izin verin.
  5. Ekrandan okumak şüpheli bir zevktir. Kağıttan bir mektup alınabilir ve sırf bu nedenle bile bilinçdışı düzeyde elektronik mektuptan daha ciddi algılanır. Bunu dikkate alın.
  6. E-posta mesajı ne kadar kısa olursa, o kadar hızlı yanıtlanır.
  7. Yalnızca standart yazı tiplerini kullanın.
  8. Metin vurgulamayı aşırı kullanmayın; önemli noktalar“kalın” kullanabilirsiniz, ancak farklı renkler kabul edilemez.
  9. Büyük harf yok. Asla. Alt başlıklarda bile. Aynı durum yinelenen noktalama işaretleri için de geçerlidir.
  10. Metninizi aralarında boşluk olacak şekilde paragraflara bölün (sadece boş bir satır bırakın).
  11. E-postaya resimler veya metin dosyaları ekleyebilirsiniz. Ek materyaller ve açıklamalar, yorumlar, genişletilmiş detaylı açıklamalar– tüm bunlar ekteki dosyalarda olmalıdır, ancak mektubun gövdesinde olmamalıdır.
  12. Güvene dayalı ilişkiler kurduğunuz kişilerle (güvenilir ortaklardan, güvenilir yüklenicilerden bahsediyoruz) iş yazışmalarında zaman zaman ifadeler kullanabilirsiniz. Bu, iletişimi "canlandıracak" - ekrandaki ifadeler (bir iş mesajında ​​​​hatta) oldukça olumlu algılanacak. Elbette “kağıt” harflerde kullanılamazlar.
  13. İmzaladığınızdan emin olun. E-postalarda genellikle 3-6 satırdan oluşur ve gönderenin adını, soyadını, pozisyonunu, şirket adını, web sitesi adresini ve iletişim telefon numarasını içerir.

İmza örneği:

Samimi olarak,

İvan İvanov

[e-posta korumalı]

http://site.com.

Size örnek bir iş mektubu sunuyoruz.

Özetlemek

Her şey oldukça basit olmasına rağmen, doğru yazılmış iş mektubu örnekleri çok fazla değildir. Girişimciler tasarım konusunda düzenli olarak kafa karıştırıyor, tamamen doğru olmayan adresler kullanıyor ve önemli nüansları unutuyor.

İyi iş mesajlarının temel özelliklerini sıralayalım:

  • objektiflik;
  • kısalık (mektubun bir sayfadan fazla sürmemesi tavsiye edilir);
  • nötr sunum tonu;
  • muhakeme eksikliği, anlatım, aşırı ayrıntı;
  • duygusal değerlendirmelerin eksikliği;
  • metnin bölümleri ile bireysel ifadeler arasında açık bir mantıksal ilişki.

Bu, ilk başta kontrol edebileceğiniz bir tür kontrol listesidir. Yüzlerce iş mesajı derlenip gönderildikten sonra buna gerek kalmayacak. Yukarıda belirtilen kuralları göz ardı etmeyin ve şunu unutmayın: "arttırılmış" ticari yazışma becerileri, itibarınızı ve buna bağlı olarak şirketin imajını önemli ölçüde artırır.

Resmi bir mektubun formunun gerekliliklerini tanımlayan bir form standardının getirilmesi, kayıt sürecini birleştirme ihtiyacından kaynaklanmıştır, bu şunları sağlar:

  • antetli kağıtların merkezi üretimini organize etmek;
  • yazma işinin maliyetini azaltmak;
  • mektupların yazılması ve biçimlendirilmesinde işçilik maliyetlerini azaltmak;
  • gerekli bilgilerin görsel olarak aranmasını kolaylaştırmak;
  • Mektupları işlerken bilgi işlem ve organizasyon teknolojisini kullanma olanaklarını genişletin.

Örnek form, her türlü yönetim dokümantasyonu için form ve şablon tasarlamanın temelini oluşturur. Her detayın konumu için örnek formlara ayrılan alan, bu detayın basılı karakterlerdeki optimum hacmine karşılık gelir.

Resmi bir mektup nasıl yazılır

Çoğu zaman, resmi bir mektubun biçimi, üzerine tipografik bir yöntem kullanılarak kalıcı ayrıntıların basıldığı bir kağıt parçasına benzer. Ancak son zamanlarda standart formlar giderek daha az kullanılmaktadır, çünkü gerekli tüm tasarıma sahip bir mektup bir yazıcı kullanılarak basılabilmektedir.
Resmi mektup, bir “çerçeve”, muhatap hakkında bilgi içeren ana metin, gönderen şirketin kısaltılmış veya tam adı, telgraf veya posta adresi, faks ve telefon numaraları, gönderilen telgraf veya mektubun numarasından oluşur. yazışmaların nedeni oldu. Standart formlar, belirli bir dokümantasyon sisteminin parçası olan belgelerin alan boyutlarını ve formatlarını belirler; ayrıca, konumu için örnek bir yapısal ızgara, kurallar ve ayrıntılar da vardır.

Açılan form:

  1. Mektup formu ve tasarımı
  2. Genel yazım kuralları
  3. E-posta oluşturma
  4. Özetlemek

Bir girişimcinin hem yetkililerle (örneğin, devlet kurumlarının temsilcileri) hem de "yarı resmi" olanlarla - ortaklar, yükleniciler, serbest uzmanlar vb. ile aktif yazışmalar yapması gerekir. Yazılı iletişim becerisi oldukça hızlı bir şekilde geliştirilir, ancak ilk başta pek çok hata yapabilir ve alıcılarınız üzerinde pek hoş bir izlenim bırakamazsınız.

Bilgi

Bu yazımızda hem normal iş mektupları (kağıt üzerinde) hem de elektronik mesaj yazmanın özelliklerinden bahsedeceğiz. Antetli Kağıt ve Tasarım Firmanızın antetli kağıdını kullandığınızdan emin olun.


Bu her zaman bir izlenim bırakır ve “muhatapların” sadakatini artırır.

Resmi yazı formu nasıl hazırlanır?

Bir kişinin gelen mesajı açıp açmayacağını belirleyen bu satırdır. Eğer tanımadığınız birine yazıyorsanız ilginç bir başlık bulmaya çalışmalısınız.

Ancak aşırıya kaçmayın; “Acil!!! Benzersiz teklif, şu anda açık!” Yalnızca üst kısımdaki çöp kutusu simgesine hızlı bir şekilde tıklama isteği uyandırırlar. Başlık 3-5 kelimeden oluşmalı ve mesajın içeriğini yansıtmalıdır.

  • Muhatabı tanımıyorsanız, kim olduğunuzu ve onun hakkında nasıl bilgi sahibi olduğunuzu kısaca özetleyin.
    Bu gerekli giriş yapılmazsa mesaj spam olarak değerlendirilebilir ve hemen silinebilir.
  • Ayarlarda alıntı yapmayı devre dışı bırakmayın - önceki yazışmaların aşağıda, kesimin altında görüntülenmesine izin verin.
  • Ekrandan okumak şüpheli bir zevktir. Kağıttan bir mektup alınabilir ve sırf bu nedenle bile bilinçdışı düzeyde elektronik mektuptan daha ciddi algılanır.

Blanker.ru

Bu, iletişimi "canlandıracak" - ekrandaki ifadeler (bir iş mesajında ​​​​hatta) oldukça olumlu algılanacak. Elbette “kağıt” harflerde kullanılamazlar.

  • İmzaladığınızdan emin olun.
    E-postalarda genellikle 3-6 satırdan oluşur ve gönderenin adını, soyadını, pozisyonunu, şirket adını, web sitesi adresini ve iletişim telefon numarasını içerir.
    • Örnek imza: Saygılarımızla, Ivan Ivanov http://site.com. Size örnek bir iş mektubu sunuyoruz. Özetlemek Her şey oldukça basit olmasına rağmen, doğru yazılmış iş mektubu örnekleri çok fazla değildir.
    Girişimciler tasarım konusunda düzenli olarak kafa karıştırıyor, tamamen doğru olmayan adresler kullanıyor ve önemli nüansları unutuyor.

Hizmet mektubunun ayrıntıları

Burada daha fazla seçenek var:

  • “Saygılarımla”, “Saygılarımla”;
  • "En içten dileklerimle";
  • “İşbirliğinin devamı umuduyla”;
  • “Size hizmet vermekten her zaman mutluluk duyarız”;
  • vesaire.

Kısacası son cümlenin seçimi bir zevk meselesidir. İş yazımı etiği Bir iş mektubundaki örtülü küçümseme bile gözden kaçmaz. Elbette bu durumda artık kendinize karşı olumlu, hatta eşit bir tutuma güvenemeyeceksiniz. Sonuç açıktır: Alıcı sizi gerçekten rahatsız etse bile duygulara teslim olmayın ve kendinizi sınırlar içinde tutmayın.
Her zaman mesajın tonuna dikkat edin. Reddetme içeren bir mektup hazırlarken özellikle dikkatli olmalısınız. Böyle bir mesaja şu ya da bu şekilde kategorik bir "hayır" ile başlamak son derece akıllıca değildir - bu, kişide kendisine basitçe gönderildiği hissini yaratacaktır.

Bir kuruluşa resmi mektup nasıl yazılır?

Formların türü, doldurulmasına ilişkin standartlar ve tasarım öğeleri organizasyon siparişinde (veya ofis çalışması talimatlarında) belirtilmelidir. İş mektubu formlarına ilişkin temel gereklilikler GOST 2003 “Belgelerin hazırlanmasına ilişkin gereklilikler” bölümünde bulunabilir.
Şirket hakkındaki temel bilgilerin forma "sıkıştırılması" tavsiye edilir:

  • isim (ve kısaltılmış isim);
  • gerçek ve posta adresleri;
  • e-posta adresi;
  • iletişim numaraları;
  • site adresi.

Bu gerekli verilerin bir listesi değil, yalnızca örnek bir listedir. İstenirse bir şey ekleyebilir veya hariç tutabilirsiniz.

İş mektupları nasıl doğru yazılır ve biçimlendirilir

Önemli

Şu söylenebilir resmi mektup Mektubun ve ana metnin bir “çerçevesinden” oluşur ve ana metne ek olarak muhatap hakkında bilgileri içerir: gönderen kuruluşun tam ve kısaltılmış adı, posta ve telgraf adresi, telefon, faks ve teletip numaraları , yazışmanın nedeni olan mektubun veya telgrafın numarası ve çok daha fazlası. Formlar, ayrıntıların açısal veya uzunlamasına düzenlenmesiyle olabilir.


Dikkat

Formun tasarımı teknik estetik ilkelerine uygun olmalıdır, bu da içeriğin algılanmasını olumlu yönde etkiler. Mal göz önüne alındığında insan gözü düzeltmek daha kolay üst kısım herhangi bir nesnenin, belgeleri hazırlarken üst kısmı daha doygun, alt kısmı ise daha "sabit" hale getirilmelidir.

Bir kuruluştan örnek resmi mektup

İçinde birkaç konuyu ele alırsanız, bunların birbiriyle yakından ilişkili olması gerekir. Aynı kuruluşla birkaç farklı konuda iletişime geçmeniz gerekiyorsa, her biri için ayrı bir mektup yazmak daha iyidir.

Yazı dili Ticari yazışmaların tarzı “hafif” resmi iştir. Cümleleri standartlaştırmak, bazı klişeleri ve klişeleri kullanmak mümkün ve gereklidir ancak tüm bunları kuru bürokrasiye indirgemek önerilmez. "

Yaşayan dil her zaman kolay ve olumlu algılanır. Elbette iş yazımı görgü kuralları normlarına uygun olmalıdır (aşağıda tartışılacaktır), ancak konunun özü açık ve net bir şekilde ifade edilmelidir.

Resmi mektup: mevcut tipler, tasarım kuralları

Örnek formlara ilişkin standartlar, birleşik dokümantasyon sisteminin bir parçası olan belge alanlarının formatlarını ve boyutlarını ve ayrıca örnek formun yapısal ızgarasını oluşturma gerekliliklerini, bunların konumlarına ilişkin ayrıntıları ve kuralları belirler. Birleştirilmiş dokümantasyon sistemlerinde yer alan dokümanlar, net bir şekilde ayrılmış alanlar içerisinde yer alan üç ana bölümden oluşur. Belgenin bu düzenlemesi, metninin gerekli algılanma hızını sağlar. Ayrıntılar, yasa veya yönetmeliklerle belirlenen zorunlu özelliklerdir. bireysel türler belgeler. Organizasyonel ve idari belgelerin formlarındaki ayrıntıların bileşimi ve düzenlenmesi ilgili standartlara uygun olmalıdır. Daha önce bu standartlar GOST 6.38-90 tarafından düzenleniyordu, şu anda GOST R.30-2003 kullanılıyor.

Avukat Rehberi

Kuruluşun gelen ve giden belge akışlarının bir parçasıdır. İş mektuplarının pek çok türü vardır: reklam, ticari garanti, kaplama, bilgilendirme, talep, talimat vb.

Ticari yazışma kültürü, girişimcinin bu tür belgeleri doğru şekilde hazırlayabilmesini gerektirir. Önceden tasarlanmış bir mektup formu bu konuda yardımcı olabilir.

O hizmet ediyor kartvizit tarzını ortaya koyan ve olumlu bir imaj yaratan bir şirket. Düzgün yürütülen ticari yazışmalar, muhatabın tam bilgi Gönderen hakkındaki katı tarzı, bilgiyi resmileştirir ve belgelerin daha sonra kullanılmasını kolaylaştırır. Bu özellikle önemlidir başlangıç ​​aşaması reklam maliyetlerinin hala sınırlı olduğu ancak iş ortamında zaten olumlu bir imaj yaratmaya ihtiyaç duyulduğu bir dönemde şirketin gelişimi.

Kuruluşun antetli kağıdına yazılmış resmi yazı

Harf formunun ayrıntılarının konumu (köşe versiyonu) (boyutlar milimetre cinsinden belirtilmiştir) Şek. 2. Harf formunun detaylarının düzenlenmesi (boyuna versiyon) (boyutlar milimetre cinsinden belirtilmiştir) İşleme açısından en uygun ve sayfa alanı kullanımı açısından ekonomik olan köşe formudur. Bu durumda sayfanın üst kısmının sağ tarafı “Muhatap”, “Çözüm” ayrıntılarını yerleştirmek için kullanılabilir, kuruluş adının yer aldığı durumlarda uzunlamasına antetli kağıt kullanılması tavsiye edilir. büyük sayıÖrneğin basılı karakterler, form ayrıntılarının iki veya daha fazla dilde verilmesi durumunda söz konusu olabilir. Bu durumda ayrıntılar aynı düzeyde Rusça olarak solda, ulusal dilde ise sağda basılmalıdır.

Muhtemelen herkes en az bir kez bir iş mektubu yazma ihtiyacıyla uğraşmak zorunda kalmıştır. Derlerken, istemeden bunun hiç de kolay olmadığı sonucuna varıyorsunuz. Bilmeniz gereken birçok iş mektubu yazma kuralı ve düzenlemesi vardır. Makale, bir belge hazırlama sürecini ayrıntılı olarak anlatıyor, iş mektubu örnekleri sunuyor, türlerini ve tasarımlarını tartışıyor.

Biçim

Hazır formlar sağlamlık katacak ve şirketin güvenilirliğini gösterecektir. Kuruluş hakkında aşağıdakiler gibi gerekli bilgileri içerirler:

  • İsim.
  • Adres.
  • İletişim numaraları.
  • Web sitesi.
  • E-posta.
  • Logo.
  • Diğer iletişim bilgileri.

Formlarla ilgili katı kurallar yoktur. Bu nedenle her kuruluş, hangi bilgilerin dahil edileceğine bağımsız olarak karar verir.

İş mektupları nasıl doğru yazılır? Hazırlık

İş mektupları, kendi kurallarına ve gereksinimlerine tabi olarak belirli bir şekilde yazılır ve biçimlendirilir. Yazar, hedefe bağlı olarak hesapladığı sonucu elde etmek için içeriği ayrıntılı olarak düşünür. Muhatabın mektubun konusu hakkında zaten hangi bilgileri bildiğini, bunu neye dayandıracağını ve içinde nelerin yeni olacağını açıkça anlamalıdır. Argümanlar yazarın hangi amacı takip ettiğine bağlıdır. Bir iş mektubu hazırlama süreci aşağıdaki aşamalara ayrılabilir:

  • Sorunu incelemek.
  • Taslak mektup yazmak.
  • Onun onayı.
  • İmzalanıyor.
  • Kayıt.
  • Alıcıya gönderiliyor.

İş mektuplarının yapısı

Bir mektup yazarken onu bilgilerle doyurmak, yani gerekli tüm bilgileri oraya koymak gerekir. Basit veya karmaşık olabilir. Basit bir mektubun içeriği, genellikle alıcının yanıtını gerektirmeyen bilgileri açık ve öz bir şekilde aktarır. Karmaşık bir tanesi birkaç bölüm, nokta ve paragraftan oluşabilir. Her paragraf bilginin bir yönünü sunar. Bu tür iş mektubu örnekleri genellikle giriş, gelişme ve kapanış bölümünden oluşur.

Aşağıda bir iş mektubu yazma örneği verilmiştir - giriş kısmı.

Ana bölüm, durumları ve olayları açıklar, analizlerini ve kanıtlarını sağlar. İşte bu bölümde, öyle ya da böyle hareket etmeleri, işlerin nasıl olduğunu kanıtlamaları ve herhangi bir etkinliğe katılmanın gerekliliği konusunda çeşitli argümanlar sunarak bilgi vermeleri gerektiğine ikna ediyorlar.

Sonuç, teklifler, talepler, hatırlatmalar, retler vb. şeklinde yapılan sonuçları içerir.

Bir iş mektubu yazmanın bir örneği - son kısmı - aşağıda sunulmuştur. Bu, ana maddede belirtilen gereksinimi özetlemektedir.

Sağlanan tüm bilgiler optimum düzeyde tutarlı ve anlaşılır olmalıdır.

Her harf ortalanmış bir adresle başlar. Bu küçük kısım son derece önemlidir. Yazar bunu seçerken şunları dikkate almalıdır:

  • Muhatabın konumu.
  • İlişkinin doğası.
  • Formalite.
  • Görgü kuralları.

Mektubun sonunda olması gereken kibar biçim. Örneğin: "...Daha fazla işbirliği için umudumu ifade ediyorum (davet için minnettarım)..." Bu ifadelerin ardından yazarın imzası gelir.

Stil

Tüm harfler saklanmalıdır resmi iş tarzı Bu, resmi iş ilişkileri için konuşmanın kullanılması anlamına gelir. Böyle bir dilin özellikleri aşağıdaki koşullar altında oluşur:

  • İş ilişkilerinin ana katılımcıları, yöneticileri ve yetkilileri adına mektupların yazıldığı tüzel kişilerdir.
  • Organizasyonlardaki ilişkiler sıkı bir şekilde düzenlenmiştir.
  • İletişimin konusu şirketin faaliyetleridir.
  • Yönetim belgelerinin genellikle belirli bir muhatabı vardır.
  • Çoğunlukla bir kuruluşun faaliyetleri sırasında aynı durumlar meydana gelir.

Bu bağlamda bir iş mektubunda yer alan bilgiler şöyle olmalıdır:

  • Resmi, kişisel olmayan, iletişimde katılımcılar arasındaki mesafeyi vurgulayan.
  • Belirli bir muhataba yönelik, adreslenmiş.
  • Bu yazının yazıldığı sırada güncel.
  • Güvenilir ve tarafsız.
  • Alıcıyı herhangi bir eylemi gerçekleştirmeye teşvik etmek gerekçelidir.
  • Karar vermek için tamamlayın.

Gereksinimler

Bir iş mektubu aşağıdaki gereksinimleri karşılamalıdır:

  • Konuşma tüm düzeylerde standartlaştırılmıştır - sözcüksel, morfolojik ve sözdizimsel. İçerisinde pek çok ifade, terim ve formül bulunmaktadır.
  • Yazının tonu tarafsız, ölçülü ve katıdır; duygusal ve ifade edici bir dil kullanılmaz.
  • Mantıksal hatalar olmadan metnin doğruluğu ve netliği, ifadelerin açıklığı ve düşünceliliği.
  • Kısalık ve kısalık - ek anlam taşıyan ifadeler kullanılmadan.
  • Tekrarlanan durumların sonucunda oluşan dil formüllerinin kullanılması.
  • Terimlerin, yani özel kavramları olan kelimelerin veya ifadelerin kullanılması.
  • Sözlüksel (yani, kelimelerin parçalarından harflerin çıkarılmasıyla oluşturulan bileşik kelimeler: LLC, GOST vb.) ve grafik (yani kısaltılmış biçimde kelime adları: grn, zh-d, vesaire.).
  • Genetik ve araçsal durumlarda yapıların kullanımı.
  • Fiil isimleri içeren ifadeler (“destek” yerine “destek sağlayın”).
  • Basit ortak cümleler kullanma.

Yukarıdaki iş mektubu örnekleri aşağıda gösterilmiştir. tam sürüm(ana kısımla birlikte). Bilgi, resmi bir iş tarzının tüm gereksinimlerini karşılamaktadır.

İş mektubu türleri

Belirli bir konuda bir iş mektubu yazmak en iyisidir. Aynı anda birkaç sorunu çözmek gerekiyorsa, birkaç farklı seçeneğin hazırlanması önerilir.

İş mektupları aşağıdaki içeriğe sahip olabilir:

  • Eşlik eden. Bu tür mektuplara genellikle belgeleri nereye göndereceğinizi bildirmek için ihtiyaç duyulur.
    (İş mektubu nasıl yazılır? Örnek bir ön yazı bu tip bir belge yazması gerekenlere yardımcı olacaktır.)

  • Garantili. Herhangi bir vaadi veya koşulu onaylamak için yazılırlar. Örneğin iş için ödeme, kira, teslimat süreleri vb. garanti edilebilir.
  • Teşekkürler. Özellikle son zamanlarda sıklıkla kullanılmaya başlandı. Bu tür mektuplar iyi bir ortaklık tonunun göstergesidir. Normal antetli kağıtlara veya güzel bir baskıya sahip renkli kağıda verilebilirler.
    (İş mektubu nasıl yazılır? Çözdüğü görevlere bağlı olarak teşekkür çeşidinin bir örneği serbest biçimde hazırlanır. Bu durumda mektup özünü en kısa biçimde ifade eder. Böyle bir örnek yapılmış Renkli kağıt üzerine süslemeli, onurlu bir yerde şirket odasında duvara asılabilir.)

  • Bilgilendirici.
  • Eğitici.
  • Tebrikler.
  • Reklam.

Mektuplar da var:

  • İşbirliği önerileri. Son zamanlarda oldukça yaygın olan, kuruluşlara gönderilenler, örneğin bu örnek gibi, genellikle reklam niteliğindedir. Ticari mektup yazmak oldukça zordur, dikkat çekmek ve hatta ilgi çekmek için birçok nüansı hesaba katmanız gerekir. Ancak aşağıdaki örneğe göre oluşturursanız her türlü başarı şansı vardır.

  • Davetiyeler. Çeşitli etkinliklere katılmaya davet edilerek gönderilirler. Genellikle bir yöneticiye veya yetkiliye hitap edilir, ancak aynı zamanda tüm bir ekibe de hitap edilebilir.
  • İstekler.
  • Bildirimler.
  • İstekler ve diğerleri.

Bir mektuba cevap nasıl yazılır? Örnek

Cevap, ilk mektupta belirtilen isteğin tekrarlanmasıyla başlamalıdır. Daha sonra değerlendirmenin sonuçları verilir ve onay veya ret nedeni ifade edilir. Bir iş yanıt mektubu, beklenen bilgilere alternatif bir çözüm içerebilir. Tipik olarak aşağıdaki ilkeleri karşılar:

  • İlk harfe ve içeriğine bir bağlantının bulunması.
  • Aynı dil anlamına gelir.
  • Karşılaştırılabilir kapsam ve içerik yönleri.
  • Belirli bir sıraya uygunluk.

Kayıt

İş mektupları için kurumsal antetli kağıt kullanmanın yanı sıra, bunları tasarlarken diğer incelikleri de dikkate almak gerekir. Bunlar ayrıntılar, kısaltma kuralları, yazım adresleri, başlıklar, metin uzunluğu, alan genişlikleri ve daha fazlasıdır.

Bir iş mektubu örnekleri, tüm incelikleri ve nüansları dikkate alarak onu oluşturmanıza yardımcı olur. Hem yeni başlayan ofis çalışanları hem de deneyimli çalışanlar tarafından kullanılırlar. Örnekler sayesinde harflerin doğru yazılmasını öğrenerek büyük bir zaman tasarrufu sağlıyorlar.

Mektup formu

Bağlı olarak mektup formu kurucu belgeler organizasyon ayrıntıları içerir:

01 - Devlet amblemi Rusya Federasyonu(02 - Rusya Federasyonu'nun kurucu bir kuruluşunun arması veya 03 - bir kuruluşun veya ticari markanın amblemi (hizmet markası))

04 - organizasyon kodu

05 - tüzel kişiliğin ana devlet kayıt numarası (OGRN)

15 – muhatap

18 - metnin başlığı

19 - kontrol işareti

20 - belge metni

Detayların boyuna veya açısal dizilimine göre harf formu yapılabilmektedir.

Pirinç. 1. Harf formunun ayrıntılarının konumu (köşe versiyonu) (boyutlar milimetre cinsinden belirtilmiştir)

Pirinç. 2. Harf formunun ayrıntılarının konumu (boyuna versiyon) (boyutlar milimetre cinsinden belirtilmiştir)

İşleme için en uygun ve sayfa alanı kullanımı açısından ekonomik olan köşe formudur. Bu durumda sayfanın üst kısmının sağ tarafı Muhatap, Çözünürlük ayrıntılarını yerleştirmek için kullanılabilir.

Kuruluş adının çok sayıda basılı karakter içerdiği durumlarda uzunlamasına harf formunun kullanılması tavsiye edilir; örneğin form ayrıntılarının iki veya daha fazla dilde verildiği durum söz konusu olabilir. Bu durumda, ayrıntılar solda Rusça, sağda ise ulusal dilde aynı düzeyde basılmalıdır. Kullanılan ulusal dil sayısı birden fazla ise detaylar üstte Rusça, altta Rusça olarak belirtilmelidir. ulusal dilçizgiyi sağ kenar boşluğunun kenarına kadar uzatır.

Mektup formu bir kuruluşa, bir yapısal birime veya bir yetkiliye yönelik hazırlanabilir.

Mektup formu tasarımı örnekleri:

Pirinç. 3. Ayrıntıların açısal (ortalanmış) konumunu gösteren kuruluştan gelen mektup formu.

Pirinç. 4. Ayrıntıların köşe (bayrak) düzenlemesini içeren kuruluştan bir mektup formu.

Pirinç. 5. Ayrıntıların uzunlamasına düzenlendiği kuruluştan bir mektup formu.

Genel belge formunun örnekleri aşağıdaki belgelerde de verilmektedir:

GOST R 6.30-2003 Birleşik dokümantasyon sistemleri. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Belge hazırlama gereklilikleri (Ek B, Şekil B.2, B.3, B.4)

Rusya Federasyonu Kültür ve Kitle İletişim Bakanlığı'nın 8 Kasım 2005 tarih ve 536 sayılı emriyle onaylanan federal yürütme makamlarındaki ofis çalışmalarına ilişkin standart talimatlar (Ekler No. 13, 14, 15, 16, 17, 18).

Resmi mektup

Bir mektubun aktarılan bilgi için sadece bir kabuk olduğunu anlamak önemlidir. Ve eğer beste yapmanız gerekiyorsa iyi mektup Mektubun şeklinin yanı sıra içeriğine de dikkat etmek önemlidir. Bu incelememizde kendimizi mektubun şeklini anlatmakla sınırlayacağız.

Resmi mektuplar standarda uygun özel formlara yazılır. Bu tür formlar için, belirli bir sıraya göre düzenlenmesi gereken bir dizi zorunlu unsur (detaylar) oluşturulmuştur.

Aşağıda en sık kullanılan harf örnekleri verilmiştir:

Resmi bir mektubun biçimi genellikle üzerine kalıcı unsurların basıldığı bir kağıt sayfasıdır. Ancak son zamanlarda standart formlar giderek daha az kullanılıyor çünkü tüm formatlara sahip bir mektup bir yazıcıda basılabiliyor. Resmi bir mektubun, mektubun ve ana metnin bir “çerçevesinden” oluştuğunu ve ana metne ek olarak muhatap hakkında bilgi içerdiğini söyleyebiliriz: gönderen kuruluşun tam ve kısaltılmış adı, posta ve telgraf adresi , telefon, faks ve teletip numaraları, yazışmanın nedeni olan o mektubun veya telgrafın numarası ve çok daha fazlası. Formlar, ayrıntıların açısal veya uzunlamasına düzenlenmesiyle olabilir.

Formun tasarımı teknik estetik ilkelerine uygun olmalıdır, bu da içeriğin algılanmasını olumlu yönde etkiler. İnsan gözünün herhangi bir nesnenin üst kısmını daha kolay sabitleyebilme yeteneği göz önüne alındığında, belgeleri hazırlarken üst kısmı daha doygun, alt kısmı ise daha "sabit" hale getirilmelidir.

Örnek formlara ilişkin standartlar, birleşik dokümantasyon sisteminin bir parçası olan belge alanlarının formatlarını ve boyutlarını ve ayrıca örnek formun yapısal ızgarasını oluşturma gerekliliklerini, bunların konumlarına ilişkin ayrıntıları ve kuralları belirler. Birleştirilmiş dokümantasyon sistemlerinde yer alan dokümanlar, net bir şekilde ayrılmış alanlar içerisinde yer alan üç ana bölümden oluşur. Belgenin bu düzenlemesi, metninin gerekli algılanma hızını sağlar.

Ayrıntılar, belirli belge türleri için yasa veya yönetmeliklerle belirlenen zorunlu özelliklerdir. Organizasyonel ve idari belgelerin formlarındaki ayrıntıların bileşimi ve düzenlenmesi ilgili standartlara uygun olmalıdır. Daha önce bu standartlar GOST 6.38-90 tarafından düzenleniyordu, şu anda GOST R.30-2003 kullanılıyor.

Resmi bir mektubun formunun gerekliliklerini tanımlayan bir form standardının getirilmesi, kayıt sürecini birleştirme ihtiyacından kaynaklanmıştır, bu şunları sağlar:

  • antetli kağıtların merkezi üretimini organize etmek
  • yazma işinin maliyetini azaltmak
  • Mektup yazma ve biçimlendirme için işçilik maliyetlerini azaltın
  • gerekli bilgilerin görsel olarak aranmasını kolaylaştırmak
  • Mektupları işlerken bilgi işlem ve organizasyon teknolojisini kullanma olanaklarını genişletin.

    • Örnek form, her türlü yönetim dokümantasyonu için form ve şablon tasarlamanın temelini oluşturur. Her detayın konumu için örnek formlara ayrılan alan, bu detayın basılı karakterlerdeki optimum hacmine karşılık gelir.

    GOST 6.38-90'a göre belgeler (amaçlarına bağlı olarak) 31'e kadar ayrıntı içerebilir. Ancak hiçbir belge eksiksiz ayrıntılarla hazırlanmaz. Her belge türü için, belgenin amacına bağlı olarak bileşimleri belirlenir. Bu nedenle, resmi bir mektup için aşağıdaki ayrıntıların verilmesi tavsiye edilir:

    1. Devlet amblemi (devlet işletmeleri için)
    2. Kuruluşun logosu veya amblemi
    3. Varsa, OKPO'ya göre işletme kodu (cumhuriyetçiler arası yazışmalar için)
    4. OKUD belge kodu (varsa)
    5. Kuruluşun adı (tam ve kısaltılmış)
    6. Posta ve yasal adres
    7. Telefon numaraları
    8. faks numarası
    9. Banka ayrıntıları
    10. Belge dizini (kayıt numarası)
    11. Gelen belgenin indeksine ve tarihine bağlantı
    12. Varış noktası
    13. Metnin başlığı
    14. Metin
    15. İmza
    16. Sanatçının soyadı ve telefon numarası.

    Gerektiğinde kuruluşun e-posta adresleri ve web sitesi adresleri de verilebilir.

    Resmi bir mektubun ayrıntı kümesine form denir. Ayrıntılar (1)-(9) kural olarak tipografik bir şekilde yazdırılır.

    Resmi mektup, türünün adını taşımayan tek belgedir. Diğer tüm belgelerin isimleri vardır, örneğin “Emir”, “Kanun”, “Karar”, “Mutabakat” vb.

    Kuruluşun adı - belgenin muhatabı tam ve kısaltılmış biçimde verilir, örneğin Tüm Rusya Belge Yönetimi ve Arşiv İşleri Bilimsel Araştırma Enstitüsü - VNIIDAD. Resmi mektup gerekliliklerinin kuruluştan kuruluşa değiştiğini, aynı zamanda devlet kurumlarının resmi mektupların tasarımında GOST'ları takip etmesi gerektiğini belirtmekte fayda var.

    İş mektubu: yazım kuralları ve teslimat yöntemleri

    06/01/2010 | S.V. Ivanova

    Bir bütçe kurumunun muhasebecisinin işini yapabilmek için yalnızca hesap planını bilmesi gerekir. bütçe muhasebesi ve ne tür gönderilerin yansıtıldığı ticari işlemler, ama aynı zamanda uzman olmak. Nitelikli bir muhasebecinin önemli bir becerisi, daha yüksek kuruluşlara iş mektupları veya hükümet yetkililerine resmi itirazlar hazırlama ve yürütme becerisidir. Bunu nasıl yapacağınızı ve bir muhasebecinin neleri dikkate alması gerektiğini bu yazımızda anlatacağız.

    sana yazıyorum&hellip

    İlk bakışta iş mektubu yazmanın karmaşık bir tarafı yok gibi görünüyor. Ancak çoğu zaman ilk kelimeleri &ldquoSevgili İvan İvanoviç'i yazdıktan sonra çıkmaza giriyoruz. &rdquo. Ve sonra boş monitör ekranına bakarak uzun süre yaratıcı bir ızdırap içinde kalıyoruz.

    Bununla birlikte, hem kamuya açık, yani toplumda ve eyalet düzeyinde resmi olarak kabul edilmiş, hem de iş mektupları yazmanın söylenmemiş kuralları vardır.

    Ancak bir mektup yazmaya başlamadan önce bazı hazırlık çalışmaları yapmalısınız.

    Öncelikle mektubun kime gönderileceğini tam olarak bilmeniz gerekir. Bilmeniz gerekenler:

    Kuruluşun tam adı

    Muhatabın konumu

    Muhatabın soyadı, adı ve soyadı.

    Zarar verebileceğinden hafızanıza veya eski bir telefon rehberindeki girişlere güvenmeyin. Mesela birinin sekreteri büyük işletme Yöneticinin nadir ve oldukça karmaşık göbek adını yazarken bir hata yapıldı ve bunun sonucunda farklı, pek de düzgün olmayan bir anlam kazandı.

    Ayrıca değişim ve reform zamanımızda sadece faaliyetlerde değil, pek çok şey değişiyor bütçe kurumları, aynı zamanda karşı taraflarından, yani ticari kuruluşlardan. Örnek olarak bir Rus şirketinin yöneticisinin başına gelen gerçek bir olayı verelim. nakliye şirketi. Ortak şirketin başkanına bir mektup hazırlaması talimatı verildi ve şirkette ciddi yapısal değişikliklerin meydana geldiğini bilmeden hafızasına dayanarak şirket başkanının konumunu ve adını mektupta belirtti. nispeten kısa bir süre içinde. Sonuç olarak, mektubun yazarının istemeden yöneticinin pozisyonundaki rütbesini düşürdüğü ortaya çıktı.

    Açıkçası, bu tür “hatalar” kurum ile karşı taraf kuruluşlar arasında güvenilir ortaklıkların kurulmasına yol açmamaktadır.

    Bu nedenle şirketi aradığınızdan ve gerekli tüm bilgileri kibarca açıkladığınızdan emin olun.

    İyi bir başlangıç ​​başarının yarısıdır

    İş mektupları yazma "biliminde", hangi ifadenin "başlangıç" ifadesi olması gerektiğine ilişkin belirli gelenekler zaten oluşmuştur.

    Bir iş mektubuna başlamak için aşağıdaki tipik ifadeleri kullanmak gelenekseldir:

    18.07.2007 tarih ve 24/1 no'lu yazınızı aldığımızı teyit ederiz.

    Değerli firmanızdan ürün kataloglarını aldığımızı minnetle anıyoruz.

    Bu konuda daha önce yapılan müzakerelere atıfta bulunuyoruz.

    Size talebimizin onayını göndereceğiz.

    Bunu size bildirmekten mutluluk duyuyoruz.

    12/12/05 tarih ve 12 numaralı mektubumuza ek olarak Alacaklının ayrıntılarını tarafınıza bildiririz.

    Talebiniz doğrultusunda ürünleri önümüzdeki hafta teslim edeceğiz.

    Bu durumda son ifadeler şöyle olabilir:

    Cevabınızı bekliyorum

    Derin saygıyla anıyoruz

    Ürünlerimize gösterdiğiniz ilgi için teşekkür ederiz

    Sizlere yaşattığımız sıkıntıdan dolayı bizi bağışlamanızı dileriz.

    Böylece inanıyoruz bu soru yerleşik

    Umarız bu sorunu çözmenize yardımcı olabilmişizdir.

    Sizinle iyi iş ilişkileri geliştirmeyi umuyoruz

    Sonuç olarak size bir kez daha en içten şükranlarımızı sunmak isteriz.

    Derin saygıyla

    Derin saygıyla

    Samimi olarak.

    Mektubun kime hitap ettiğine, içeriğinin ne olduğuna bağlı olarak, mektuba başlamak ve bitirmek için bir veya başka bir cümle seçmelisiniz.

    Yetkililer ve ortaklar hakkında

    İş mektubu metnini hazırlarken nereye gönderileceğine özellikle dikkat edilmelidir: yetkililere devlet gücü (vergi dairesi, savcılık, yerel yönetimler, mahkemeler vb.) veya ortaklık kurulan veya kurulması beklenen tedarikçiler, yükleniciler.

    Yetkililer için

    Hangi düzeyde olursa olsun eyalet ve belediye yetkililerine gönderilen mektuplar daha dikkatli bir hazırlık gerektirir.

    Bu tür mektuplar kesinlikle öngörülen biçimde yazılmalıdır. Serbest biçim ve serbest yazı tarzı kabul edilemez, çünkü böyle bir mektup icra için kabul edilmeyecektir. Çoğu zaman, resmi makamlar alt düzey kuruluşlara, kendilerine yazarken uyulması gereken mektup biçimini iletir.

    Hükümet temsilcilerine ve diğer resmi organlara gönderilen mektupların tarzı tamamen resmi ve ticari olmalıdır. Aynı zamanda “merhaba”, “dostça selamlar”, “bu konunun hızlı bir şekilde çözülmesini bekliyoruz”, “rızanızı bekliyoruz” vb. “özgürlükler” de kabul edilemez. Resmi olarak kamu hizmetleri bu kötü bir davranış olarak algılanacaktır.

    Bu tarz, sunumun netliği, özlülüğü ve doğruluğu ile karakterize edilir. Özünde, resmi belgelerin dili bir tür klişeler ve klişeler bütünüdür. Standartlaştırılmış ifadeler metnin algılanmasını, hatta resmi bir mektubun hazırlanmasını kolaylaştırır. Aşağıdaki ifadeler resmi yazışmalar için tipiktir:

    Derhal önlem alın, bildirin, en kısa sürede bildirin, usulüne uygun yürütülmesini sağlayın

    Ürün kalitesinin düzenli olarak izlenmesini sağlamak

    yürütme sorumluluğunu ona devretmek.

    siparişe göre. sözlü emre dayanmaktadır.

    yeni bir kompleksin işletmeye alınmasıyla bağlantılı olarak

    yokluğundan dolayı.

    mal sevkiyatının zamanından önce gönderilmesi vb. nedeniyle.

    Resmi bir mektupta her şeyden önce netlik ve netlik sağlamaya çalışmalısınız. özet tarafsız bir tonu koruyarak konunun esası. Olağanüstü yaratıcı kişiliğinizi göstermeye ve yüksek düzeyde performans sergilemeye çalışmayın. entelektüel seviye birini kullanarak yan cümle birbiri ardına. Karmaşık cümleler kurarak mektubun anlamını kaybetme riskiyle karşı karşıya kalırsınız.

    Ek olarak, eğer mektup eklerin varlığını gerektiriyorsa, o zaman kendinizi yalnızca bunların sayısını belirtmekle sınırlamamalısınız, örneğin, "Ekler: 18 sayfada." Mektubun tüm ekleri, onlara uygun bir seri numarası verilerek listelenmelidir.

    Uygulamalara bağlanarak zaman ve enerjinizden tasarruf etmeyin! Belgenin tam adının ekteki orijinalde göründüğü şekilde yazılması çok önemlidir. Burada kısaltmalara da izin verilmez. Belgenin adının karşısında sayfa sayısını belirtmelisiniz. Daha sonra başvurudaki belgelerin tam listesinin ardından tüm başvuruların toplam sayfa sayısı belirtilir.

    Tüm bu önlemler, gerekirse yetkililerin kontrol edilmesine olanak tanıyacak ve onlara bazı yanlışlıklar veya gerekli belge eksikliği nedeniyle mektubunuzu erteleme şansı vermeyecektir.

    Devlet kurumlarına yazılan mektuba örnek olarak aşağıdaki metin verilebilir:

    Sevgili Arkady Semenoviç!

    Moskova Gayrimenkul Haklarının Tescili ve Onunla Yapılan İşlemler Komitesine yapılan başvuruya dayanarak, devlet kaydı Adresteki mülkler için kira sözleşmesi: Moskova, Krasnogvardeyskaya caddesi, bldg. 77-01/00-02/29741 için 8 (kira sözleşmesi ekte).

    Kayıt kartında gerekli değişiklikleri yapmanızı rica ediyoruz.

    Ekler: 77-01/00-02/29741 sayılı kira sözleşmesi, 12 sayfa.

    Samimi olarak,

    Müdür devlet kurumu yapay zeka Zaitsev

    Ortaklar için

    İş mektupları tüzel kişiler(işletmeler, şirketler vb.) tek bir kişinin üçüncü kişi ağzından yazmak gelenekseldir, örneğin: kuruluş bilgilendirir, bildirir, gerekli tüm önlemleri alır & yardım eder, vb. veya birinci çoğul şahısla: sizi bilgilendiririz, adresinize toplu katalog göndeririz, isteğiniz üzerine göndeririz.

    Kendi tanınabilirliğini yaratmaya çalışan birçok kuruluş kurumsal kimlik belge hazırlamaya ilişkin devlet standartlarına ek olarak, ofis işleri için kendi iç talimatlarını da geliştirirler. Örneğin, çoğu, üstbilgi ve altbilginin yazdırıldığı belgelerin alt alanını artırır ve bu da bu belgeyi hızlı bir şekilde bulmanızı sağlar. elektronik form. Ayrıca son zamanlarda sözleşmeler, sözleşmeler ve anlaşmalar hazırlanırken belgenin alt kenar boşluğunun normalden daha büyük bırakılması uygulaması yaygınlaştı. Bu uygulamanın nedeni, ofis işi kurallarına göre, bir belgenin her bir sayfasının böyle bir belgeyi imzalayan taraflarca onaylanması gerektiğidir.

    Bir iş mektubuna aşağıdaki ayrıntılar eşlik etmelidir:

    1. Mektup başlığı (alıcı kuruluşun adı, INN/KPP, posta adresi, telefon ve faks numaraları, banka bilgileri (gerekirse)).

    2. Tarih ve belge numarası.

    3. Muhatabın belirtilmesi (şirket adı, pozisyonu, yetkilinin tam adı).

    4. Mektubun metninin başlığı veya içeriğinin ana nedeni.

    5. İtiraz edin.

    6. Mektubun metni.

    7. Nezaketin son formülü.

    8. İmza (imzadan önce, mektubu imzalayan şirketin adını ve yetkili kişinin pozisyonunu belirtin. Mektup başka bir çalışan tarafından hazırlanmışsa, icracının tam adı ve iletişim telefon numarası belirtilmelidir) .

    9. Başvuru. Başvuru(lar)ın varlığı mektubun sol alt kısmında belirtilir. Daha sonra başvuru türü bildirilir, başvuruların adları ve sayfa sayıları belirtilir.

    Tek hedef – tek harf

    Bir muhataba aynı anda birden fazla iş mektubu gönderiliyorsa, her sayı için ayrı mektup hazırlanması tavsiye edilir.

    Örneğin bir kuruma ofis mobilyası siparişi geldi. Mallar boşaltılırken malların kalitesinde bazı kusurlar keşfedildi. Kurum, kusurların düzeltilmesi (kusurların değiştirilmesi) için tedarikçiyle iletişime geçmeyi ve ayrıca bir sonraki mal partisinin 10 gün önce gelmesini talep etmeyi planlıyor. Bu durumda iki ayrı mektup hazırlanır. Buna göre ilk mektup bir şikayet, ikincisi ise bir talep olacaktır. Bu tür konuları ayırmak basitçe gereklidir, çünkü bu sadece herhangi bir sorunun kaderini takip etmenize izin vermekle kalmayacak, aynı zamanda erken teslimat talebi veya tersine kaliteyle ilgili bir şikayet kaybolmayacağından çözümünü de büyük ölçüde kolaylaştıracaktır. Yazışmalarda ancak karşı taraf görülecek ve büyük olasılıkla memnun kalacaktır.

    Bir mektupta birbiriyle ilişkili birkaç konunun ele alınması gerekiyorsa, her konuyu ayrı bir paragrafta sunmak daha iyidir.

    Basitten karmaşığa

    GOST'a göre basit ve karmaşık iş mektupları arasında ayrım yapılıyor.

    Basit mektuplar kural olarak özel yasal veya idari onay gerektirmez. Böyle bir mektubun hacmi bir - en fazla iki daktiloyla yazılmış sayfayı geçmemelidir.

    Karmaşık mektuplar genellikle durumun ayrıntılı bir sunumunu, analizini, değerlendirmesini, ayrıntılı tartışmasını ve sonuçların formüle edilmesini gerektiren konulara ayrılmıştır. Böyle bir mektup birkaç sayfa uzunluğunda olabilir, ancak dörtten fazla olamaz.

    Yetenek ve nezaketin kız kardeşi hakkında

    Yukarıdakilerin hepsine ideal iş mektubunun tek sayfada yazılan bir mektup olduğunu ekleyebiliriz. Bunun için çabalamalıyız.

    Ayrıca, mektubun daha önce gönderilen/oluşturulan siparişlere, taleplere, ödemelere, belgelere, spesifikasyonlara vb. bir bağlantı içermesi durumunda, bu belgelerin kopyalarının mektuba eklenmesi tavsiye edilir. Böylece karşınızdakine karşı nezaket göstererek onu gereksiz çabalardan kurtarmış olursunuz. Sonuçta, böyle bir mektubu aldıktan sonra arşivleri açmasına, arama yapmasına gerek kalmayacak. gerekli belge iş hayatında. Bunun istisnası, atıfta bulunulan belgenin, mektubun vb. her iki tarafça daha önce yapılan yazışmalardan eşit derecede iyi bilindiği durumlardır. telefon konuşmaları vb. Bu durumda bu belgenin bir kopyasının tekrar eklenmesine gerek kalmayacaktır.

    Ve şimdi - teslimat&hellip

    Bir mektup yazdıktan sonra muhatabına nasıl teslim edileceğini düşünmelisiniz. Şu anda en çok erişilebilir yollar Yazışmaların gönderilmesi: faksla (faks), postane aracılığıyla, kuryeyle ve özel kurye hizmetleri aracılığıyla bir mektubun gönderilmesi.

    Her yöntemin kendine göre avantaj ve dezavantajları bulunmaktadır. Gelin onlara daha yakından bakalım.

    Faksla gönderme

    Fakslar aslında yalnızca hızlı mektuplardır, dolayısıyla mektuplara ilişkin tüm gereksinimler onlar için de geçerlidir. Fakslar, normal bir iş mektubu gibi kaydedilmesi ve yürütülmesi gereken resmi belgelerdir.

    Modern iş dünyasında tüm yazışmaların yaklaşık %80'i yüksek verimlilik sağlayan faks kullanılarak gerçekleştirilmektedir.

    Pratikte fakslar çoğunlukla orijinal mektubun gönderilmesiyle desteklenir. Bu, örneğin mali sorunları çözerken, bankaya yapılan taleplerde, belge sağlamak için gereklidir. sıkı raporlama yani, davaya sunulan yetkili kişilerin mühürlü ve imzalı orijinal mektubunun gerekli olduğu tüm durumlarda.

    Mektubun orijinali, bildirimli taahhütlü posta yoluyla gönderilebilir. Rusya'da böyle bir mektubun teslim süresi bir ila iki haftadır. Bir hafta sonra belgenin muhatabına teslim edildiğine dair bir bildirim alacaksınız. Bu durumda, belge üzerinde çalışma (belgenin yürütülmesi) faks temelinde gerçekleştirildiğinden, bu kadar uzun sürelerin özel bir önemi yoktur. Orijinal belge iş dünyasında yalnızca gerekli bir "izdir".

    Postane yoluyla gönderme

    Bu tür teslimat uygundur çünkü postanede sıraya girmenize gerek yoktur. Tek yapmanız gereken pulları yapıştırmak ve mektubu atmaktır. posta kutusu. Posta hizmetleri son zamanlarda oldukça verimli çalışmasına rağmen, önemli bir iş mektubunun garantisi olmadan ve sevkıyat ve teslimatın alındığını teyit etmeden gönderilmesini önermiyoruz.

    Ancak bazı durumlarda bu yöntem çok uygundur. Örneğin, tebrik kartları göndermek için, tamamlanan işin imzalı sertifikaları (hizmetlerden bahsediyoruz) üçüncü taraf kuruluşlar: su dağıtımı, yazılı çeviri, arşiv depolama, telefon hizmetleri) ve bunlar da bize posta yoluyla geliyor.

    Ticari yazışmalar için kurye kullanmak oldukça risklidir. uygun yol Mektupları ve iş paketlerini hızlı ve ucuz bir şekilde teslim etmenize olanak tanır.

    Burada asıl önemli olan kuryeye doğru ve kapsamlı talimatlar sağlamaktır, çünkü kuryeler kural olarak ya işlerine çok az ilgisi olan çok genç insanlar ya da ek gelir için çalışan emeklilerdir. Birçoğu şehri iyi tanımıyor, diğerleri ise bir mektubun teslim edilmesiyle bağlantılı olarak ortaya çıkan herhangi bir sorunu bağımsız olarak çözmek için yeterli iletişim becerisine sahip değil (irtibat kişisi orada değildi, telefonla ulaşamıyor, mesajı karıştırıyor). adres veya şirket adı vb.) .s.).

    Bu nedenle kuryeyi detaylı bir şekilde hazırlayın adım adım talimatlar, alanın bir planını çizin, maksimum sayıda iletişim numarasını sağlayın, onunla tartışın olası seçenekler onun eylemleri farklı durumlar: A planı, B planı&hellip Evet, sıkıcı. Ancak açık talimat verilmediği takdirde kurye, mektubu muhatabına teslim etmeden tüm günü geçirebilir.

    Ekspres kurye hizmeti (evrakların, kargonun acil gönderimi ve teslimatı) (TNT, DHL, UPS)

    Bu büyük şirketlerin ofisleri uluslararası şirketler Ekspres teslimat hizmetleri Moskova'da ve diğer birçok büyük Rus şehrinde bulunmaktadır.

    Acil belgelerin yurt dışına veya diğer uzak şehirlere gönderilmesi durumunda bu tür bir teslimat vazgeçilmez ve son derece gereklidir. Ekspres postaya özellikle güvenilebilir önemli belgelerörneğin kredi anlaşmaları.

    S.V. Ivanova,

    psikolog, iş koçu, Moskova

    Anket

    Şirketin antetli kağıdı, üzerine şirket ayrıntılarının basıldığı, genellikle A4 boyutunda (210x297 mm) bir kağıt sayfasıdır:

    1. şirket adı,

    2. logo (varsa),

    3. iletişim bilgileri(adres, telefon, e-posta, web sitesi (varsa),

    4. banka bilgileri (isteğe bağlı).

    Antetli kağıt herhangi bir kuruluşun çok önemli bir özelliğidir. Aslında bu reklam medyalarından biridir. Sonuçta bazen tanışıklığın başladığı yer burasıdır potansiyel müşteri veya şirketinizin bir ortağı. Bu nedenle, büyüklüğü ne olursa olsun her şirketin kendi antetli kağıdına sahip olması gerektiğine inanılmaktadır.

    Antetli kağıt oluşturmak kurumsal kimlik oluşturmanın ilk adımıdır. Şirketin yalnızca bir çalışanı olsa ve bu durumda "kurumsal" kelimesi size uygun görünmese bile bunu yapmanız tavsiye edilir.

    Antetli kağıttaki metin mektubun ciddiyetini gösteriyor. Yüksek kaliteli formlar şirketin kendi imajına özen gösterdiğini gösterir.

    Şu anda, işinizin özelliklerini dikkate alarak bir tasarım seçerek antetli kağıdın düzenini hızlı bir şekilde geliştirebileceğiniz çok sayıda matbaa bulunmaktadır. Minimum tasarım geliştirme maliyeti 1000-2500 ruble arasındadır. Burada ortaya çıkan model üretilebilir.

    Antetli kağıt üretmenin maliyeti baskı yöntemine bağlıdır. Hemen hemen her yerde size en az 2 seçenek sunulacak: dijital veya ofset baskı.

    Formları dijital olarak üretmenin maliyeti kopya başına daha yüksek olacaktır, ancak küçük siparişler (3.000 kopyaya kadar) için daha karlıdır. Bu durumda, formların üretim süresi ofset baskıya göre önemli ölçüde daha kısadır - matbaanın iş yüküne bağlı olarak 1 saatten 1 güne kadar.

    Ofset baskı yöntemi ekonomik olarak yalnızca büyük form tirajları için haklıdır. Formların üretim süresi açısından da dijital baskıya göre önemli ölçüde daha düşüktür - 6-10 gün arası.

    Antetli kağıtlar hem normal ofis kağıdına hem de daha yüksek yoğunluğa ve çeşitli seçeneklere sahip olabilen orijinal tasarım kağıdına yazdırılır. renk çözümleri, filigranlar, dokulu kabartma vb. Burada fantezi uçuşları genellikle yalnızca fiyatla sınırlıdır.

    Ancak antetli kağıtlarınızı profesyonelce hazırlatacak paranız yoksa umutsuzluğa kapılmayın. Bu durumda, kendi formunuzu 10-20 dakika içinde bağımsız olarak geliştirebileceğiniz ve onu her zaman normal bir yazıcıda yazdırabileceğiniz birkaç temel şirket formu örneği sunuyoruz. Unutmayın: Kısalık, yeteneğin kız kardeşidir.

    Antetli kağıdınızın şirketle ilgili temel bilgileri içermesi ve karşı tarafın sizinle iletişime geçmek için her zaman bu konuda bilgi bulabilmesi önemlidir.

    Resmi bir mektubun biçimlendirilmesi

    Merhaba sevgili okuyucu!

    Resmi mektupları yetkin bir şekilde oluşturma ve biçimlendirme yeteneğinin, ister yönetici ister orta düzey yönetici olsun, bir çalışanın profesyonelliğinin ayrılmaz bir parçası olduğu bir sır değil. Bu, özellikle karşı tarafları kadrosunda yaklaşık 500 kişinin bulunduğu büyük kuruluşlar olan şirketler için geçerlidir. İyi yazılmış bir mektup şirketin imajıdır, bileşenlerinden biridir. iş görgü kuralları. bu, işletmenin kartvizitidir ve görünüşte önemsiz olan bu belgeden önemli sonuçlar çıkarılabilir.

    Harf detayları ve içeriklerinin nasıl formatlanacağı tanımlanır

    Federal yürütme makamlarında ofis çalışmalarına ilişkin standart talimatlar (M. 2001) ve devlet standardı GOST R 6.30-2003 “Birleşik dokümantasyon sistemleri. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Belge gereksinimleri."

    Belge hazırlamaya ilişkin tek tip kurallar şunları sağlar:

    Mektubun yasal gücü

    Mektupların yüksek kalitede ve zamanında hazırlanması ve yürütülmesi

    Harfler için hızlı arama organizasyonu.

    Resmi mektup yazma kuralları:

    1. Mektup kuruluşun antetli kağıdına yazılmıştır. Diyeceksiniz ki kural zaten belli. Evet. Geçen gün e-postayla çok önemli bir mesaj aldım; antetli kağıtla değil, yazılı olarak. Peki ya yasal güç belge?

    2. Sol üst köşede giden belge numarası ve en son belgenin derlenme tarihi belirtilir. Her kuruluş, bir belgeye giden numara atamak için kuralları bağımsız olarak belirler.

    3. Sağ üst köşeye mektubun kime yazıldığını yazıyoruz: genel müdür Romashka LLC veya aynı LLC'nin ticari müdürü. Pozisyonun doğru adını bilmiyorsanız, o zaman işletmenin başkanına yazmanız yeterlidir; o zaman kime yazacağına kendisi karar verecektir.

    4. Mektubun konusunu sol köşede belirttiğinizden emin olun: geri ödeme, malzemelerin teslimatındaki gecikme vb.

    4. Mektuba şu sözlerle başlıyoruz: Sevgili IO (ad ve soyadı). Yazım hatalarını dikkatle kontrol ediyoruz. Şüpheniz varsa tekrar kontrol edin, Google size yardımcı olacaktır.

    5. Mektubu şükran sözleriyle bitiriyoruz: Size ve işinize saygıyla, şimdiden teşekkür ederim, saygıyla, karşılıklı yarar sağlayan işbirliğini umuyoruz vb.

    6. Yetkilinin imzasının altında, belgeyi yürüten kişiyi bir iletişim numarasıyla belirtiyoruz.

    Resmi bir mektup yazarken hatırlanması gerekenler:

    Bir mektup yazarken göreviniz onu duygularla değil bilgilerle doyurmaktır. Düşüncelerinizi tarafsız bir şekilde, gerçekler ve mantıksal sonuçlarla ifade edin.

    Bir mektupta muhatabınıza şahsen hitap ediyorsanız, şahıs zamiri Siz, Siz, Sizin vb. şeklinde olur. büyük harfle yazıyoruz

    Çoğul olarak yazmalısınız: soruyoruz, bilgilendiriyoruz, belirtiyoruz, hatırlatıyoruz vb. Mektup kişisel çıkarları değil, kuruluşun çıkarlarını temsil ediyor.

    Bir mektup yazdıktan sonra onu bir süre kenara koymalısınız. zaman daha iyi Yarın görüşürüz. Acil bir şey varsa, o zaman 20-30 dakika. Daha sonra basılı belgeyi alın ve tekrar okuyun. Elbette küçük hatalar, ifadelerde yanlışlıklar veya eksiklikler bulacaksınız.

    Ve en önemlisi, herhangi bir kuralın istisnaları olduğunu unutmayın)).

    Umarım bu makale faydalı olmuştur, bu yüzden sosyal düğmelere basarsanız minnettar olacağım. ağlar.

    Ve son olarak tatlı - Türk Sultanına bir mektup:

    Anastasia Zakharova'nız

    Paylaşmak: