Как сделать материальный отчет пример. Материальный отчет об остатках и движении материаловобразец заполнения. Обязательно ли применение документа

Форма № М-28 (табл. 8.3) предназначена для отпуск материалов на строительные объекты ведется в течение всего периода строительства и находится у исполнителя работ.

Одновременно составляется ежемесячная лимитно-заборная карта по форме № М-28а, которая находится на складе. Отпуская материалы со склада кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте формы № М-28, а получатель - в лимитно-заборной карте по форме № М-28а.

Лимитно-заборная карта формы № М-28а (табл. 8.4) выписывается для учета отпуска материалов, как и форма № М-28, на каждый объект отдельно, но, в отличие от последней, - на месяц.

Оформлена лимитно-заборная карта формы № М-28а вместе с другими первичными документами передается кладовщиком в конце месяца в бухгалтерию.

Таблица 8.3

В свою очередь, исполнитель работ подсчитывает по каждой строке количество выбранного им материала в форме № М-28 и заполняет графу 11 "Остаток лимита". Свою лимитно-заборную карту исполнитель работ вместе с другими первичными документами ежемесячно добавляет в материальный отчет типовой формы № М-19.

Таблица 8.4

В бухгалтерии по документам склада проверяется правильность оприходования материалов в материальном отчете исполнителя работ (встречная проверка) и одновременно правильность остатка неиспользованного лимита материалов в форме № М-28. Лимитно-заборные карты по незаконченным (переходящим на следующий месяц) объектам возвращаются исполнителю работ.

Лимитно-заборные карты № № М-28 и М-28а формируются с вкладными листами на необходимое количество материалов в течение месяца.

списание строительных материалов, деталей, конструкций предприятия-подрядчики используют Отчет о расходах основных материалов в строительстве в сравнении с производственными нормами.

Таблица 8.5

в настоящее время по рекомендации Госстроя Украины (Письмо Государственного комитета строительства, архитектуры и жилищной политики Украины от 12 февраля 1998 г. № 7/93 "О ФОРМЕ М-29 ПРИ АВТОМАТИЗИРОВАННОМ ВЫПУСКЕ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ В СТРОИТЕЛЬСТВЕ") форма этого Отчета используется в виде, предложенном программным комплексом АВК (табл. 8.5). В форме № М-29 отражаются и сравниваются фактическая и нормативная количественная расход основных строительных материалов по объекту учета за каждый месяц (в версии АВК). В идеале эти показатели должны совпадать. Однако на практике бывает и так, что по одним материалам экономия (-), а по другим - перерасход (+). По каждому факту отклонения расхода материалов от норм прораб (мастер) дает объяснение, в котором указывает конкретные причины отклонений. Для этого в форме № М-29 предусмотрен раздел "Объяснения". Руководитель, который утверждает форму № М-29, принимает решение относительно допущенного отклонения материалов.

Для учета материалов у подотчетного лица в течение отчетного месяца используется форма № М-19 "Материальный отчет".

Количественные показатели расхода материалов по выполненным объемам работ по форме № М-29 переносятся в отчет формы № М-19. В эту форму включаются все материалы, которые числятся за подотчетным лицом, независимо от того, был ли их движение или нет. К форме прилагаются все приходные и расходные первичные документы за месяц. Материально ответственное лицо составляет отчет в количественном выражении. Бухгалтерия предприятия отмечает непосредственно в самой форме № М-19 материалы, поступившие и использованные материалы и выводит на конец месяца стоимостные остатки по каждому виду материалов. Образец заполнения формы № М-19 приведен в табл. 8.6.

Форма № М-19 - багатографна таблица, содержит четыре страницы: 1 - титульный лист, 2 и 3 - графы для информации о движении материалов и их стоимость, 4 (чистая) - для объяснения причин списания материалов сверх нормы, потерь, порчи и тому подобное.

При наличии большого количества наименований материалов 2-а и 3-я страницы формы продолжаются на других листах, а за большего количества строящихся объектов в одного материально ответственного исполнителя работ, прилагаются вкладные листы с необходимым количеством граф. Кроме того, практикуют еще и дополнительные графы - для отдельного отображения информации: об отпуске (опрокидывания) материалов на объекты строительства других материально ответственных лиц (внутреннее перемещение) по распоряжению руководства; о возвращении материалов на склад; переработку материалов (приготовление растворов, бетонов, например), другие цели.

Заполнение 2-й и 3-й страниц формы № М-19 допускает, что информация о стоимости остатка материалов на начало месяца берется из графы 21 Отчета за прошлый месяц. На практике при печати формы для удобства расчетов графу 5 "Остаток на начало месяца" разбивают на две подграфы: "количество" и "сумма".

Таблица 8.6

Для совершенствования учета материалов в строительных организациях часто прибегают к использованию материального отчета. Документ применяется в случаях, когда материальная ответственность возложена на начальника или производителя строительных работ. Форма М-19 материального отчета утверждена законодательно.

Документ содержит данные обо всех расчетах по расходованию и поступлению материалов и оборотных средств. В случае если по некоторым видам предметов и материалов движения не было, данные по ним все равно следует отражать в отчете, поскольку информация о складских запасах должна быть предоставлена полностью.

Правила заполнения

Процесс заполнения документа включает в себя следующие этапы:

1. Внесение результатов инвентаризации, проводимой на предприятии. Все отраженные по счетам остатки в количественном и стоимостном выражении отражаются в соответствующих графах материального отчета. Датой составления документа принимается дата проведения инвентаризации.
2. Отображение остатков материальных ресурсов предприятия. Сбор этих данных проводится на основании первичных бухгалтерских документов, а именно: чеков, накладных, заявок и прочих бумаг, на основании которых осуществляются операции по прибытию и выбытию материалов.
3. Внесение сведений о движении ресурсов, отпуск которых производился потребителям на протяжении отчетного периода. Информация заносится в табличной форме, по каждому потребителю отдельно. В конце таблицы должна быть отображена итоговая строка с количественным и стоимостным выражением ресурсов.
4. Проведение расчета фактического количества остатков материалов и ресурсов на складе предприятия по состоянию на конец отчетного периода. Для этого необходимо произвести простые математические действия: к остаткам ресурсов на начало периода прибавить поступление материалов и вычесть их расход.
5. Проведение сверки данных, внесенных в материальный отчет. Вся информация, представленная в документе, должна быть корректной и достоверной. Для этой цели проводится сверка по всем смежным цехам предприятия, и далее отчет передается бухгалтеру для дальнейшей проверки данных.

Предоставление отчета по материалам не является обязательным, его наличие может быть обусловлено производственной необходимостью. Составление документа обычно поручается материально ответственному лицу, а процессом проверки правильности заполнения отчета и достоверности отраженных показателей занимается работник бухгалтерии.

Материальные отчеты, в том числе и отчёт по форме М-19, в большинстве случаев используются для учета материалов в организациях со строительным уклоном. В данной статье мы подробно расскажем о том, кто, как и когда должен заполнять данную форму, а так же раскроем такие темы, как срок хранения материального отчета и варианты его использования.

Обязательства и обязанности по заполнению формы М-19

С 2013 года российское законодательство отменило обязательство организаций применять при составлении материального отчета унифицированные формы. Теперь компании вправе самостоятельно решать будут они использовать форму М-19 или же разработают самостоятельно.

Важно ! Если главный бухгалтер предприяти все же решит принимать отчет по такой форме, то данное решение должно быть оформлено документально и внесено в учетную политику организации.

Такой документ подлежит заполнению материально-ответственным лицом, занимающимся строительными работами. Среди таких лиц могут быть следующие сотрудники организации:

1. Начальник на строительном участке;
2. Исполнитель на строительном участке, при наличии соответствующих полномочий и навыков;
3. Сотрудник бухгалтерии, отвечающий за материальный стол.

Применение материального отчёта

Поскольку материальный отчёт отражает движение строительных материалов, в него включают все материалы, даже те, по которым не было ни приходов, ни расходов. Для подтверждения приходов и расходов, указанных в отчете, материально-ответственное лицо сдаёт вместе с отчетом всю первичку – товарные накладные, приходные и расходные ордера, требования-накладные, лимитно-заборные ведомости и т.д. Материальный отчёт позволяет оценить затраты на материалы, поэтому его используют для их анализа.

Предварительная работа при составлении отчета по форме М-19

Перед составлением материального отчета необходимо выполнить ряд обязательных действий. В первую очередь на предприятии производится проверка наличия тех или иных материалов и их сверка с данными бухгалтерии – своего рода инвентаризация. Эта мера необходима для достоверности материального отчета. Для этого создаётся инвентаризационная комиссия, которая должна присутствовать во время проведения инвентаризации в полном составе. Так же предварительно необходимо поднять всю первичную документацию, на основании которой производились приход и расход товарно-материальных ценностей за отчетный период.

Составление материального отчета по форме М-19

Итак, инвентаризация оформлена, документы первичного учёта подняты, можно приступать к оформлению отчета. Составляется материальный отчёт по форме М-19 в следующем порядке:

1. В отчёт вносятся сведения о количестве и стоимости фактических остатков материалов по результатам проведения проверки их наличия.
2. Затем в отчёт вносятся сведения о ранее поступивших товарах на основании первички. К подтверждающим приход документам могут относится чеки, приходные ордера или травные накладные, а так же квитанции.
3. Далее в отчёт включается информация о отпуске и реализации ТМЦ со склада. Эти операции вписываются в виде общего количества и суммы, рассчитанной на основании каждой операции потребления и продажи материала.
4. Отчёт готов. Теперь его передают во все подразделения организации, которым это важно, на сверку. В последнюю очередь отчёт поступает в бухгалтерию.
5. Ответственный за материальный стол бухгалтер проверяет правильность составления отчета и вносит фактические остатки по бухгалтерскому учёту на вторую страницу отчета.

Важно ! Дата составления отчета по форме М-19 не должна отличаться от даты проведения инвентаризации.

Правила оформления отчета по форме М-19

Оформление отчета начинается с выбора формы, по которой он будет осуществляться. В настоящий момент у организации существует возможность самостоятельно создавать формы первичной документации, которой и является материальный отчёт. Поскольку наша статья привязана все же к конкретной форме, расскажем о правилах оформления отчета по форме М-19.

Важно ! Заполнять форму М-19 стоит от руки (разборчивым и понятным почерком) или с помощью оргтехники. Материальный отчёт формируют в единственном экземпляре, а затем при необходимости его копируют.

Заполнение всегда начинается с оформления титульного листа. Чтобы знать, какие реквизиты на нем стоит заполнять, смотрите таблицу ниже.

Важно ! На титульном листе в верхнем правом и верхнем левом углах оставляют пустыми места для проставления виз проверяющих. Ими могут быть начальник подразделения и главный бухгалтер.

Срок хранения материальных отчетов

Бухгалтерские документы, в том числе и материальный отчёт по форме М-19 не уничтожаются сразу после составления и использования по назначению.

Важно ! Хранение бухгалтерских документов должно производится в отдельных папках сроком не менее пяти лет.

Срок хранения материального отчета может так же составлять пять лет, но никак не меньше. Устанавливается срок хранения локальными нормативными актами организации, в которой документация составляется.

Материальный отчет ведется в фирмах, ориентированных в сфере строительства, при наличии лица, несущего материальную ответственность за осуществляемые фирмой работы, или сам непосредственный руководитель фирмы.

Как исключение данный документ иногда применяется в прочих организациях, никаким образом не связанных строительной сферой.

Использование или неиспользование этого вида отчетности устанавливается внутренней учетной политикой организации.

Рассмотрим некоторые особенности данного документа.

Содержание материального отчета

За оформление данной отчетной документации отвечает специальный сотрудник организации, наделенный правом, либо бухгалтер организации. Документ имеет принятую неизменную форму, которую следует соблюдать лицу, составляющему отчет.

В отчет заносится информация по соотношению полученной и израсходованной материальной базы. Иногда в деятельности организации складывается так, что за отчетный период перемещений по каким-либо материалам не происходит, но по правилу они все равно должны фиксироваться в отчетном документе для того, чтобы в полной мере выразить сведения об объеме материалов, хранящихся в складских помещениях.

В первую очередь, при составлении отчетной документации необходимо указать название организации, ее полные информационные данные, число, когда составлен документ, название подразделения, Ф.И.О. должностного лица, несущего материальную ответственность.

Алгоритм действий, необходимый для составления материального отчета

• Во-первых, необходимо провести ревизию и инвентаризацию в организации, и по ее итогам остатки ТМЦ зафиксировать в документе (объем и цену). Временем составления отчета принято считать время реализации инвентаризации и ревизии.
• Во-вторых, необходимо зафиксировать остаток материальной базы в соответствии с первичными документами (накладными, чеками, заявками и пр.)
• В-третьих, отобразить имеющиеся ресурсы, переданные потребителям, отдельно по каждому человеку, организации. Высчитать их общую сумму и объем.
• В-четвертых, узнать и написать сведения о фактических остатках материальных ресурсов в складских помещениях организации в конце отчетного периода.

В итоге составленный материальный отчет соотносится с имеющимися в организации подразделениями и направляется в бухгалтерский отдел для производства следующей сверки.

Бухгалтер организации формирует таблицу номер два отчета и фиксирует данные о материалах (названия, номера, количество, стоимость, остаток на начало месяца, перемещение, остаток на конец месяца).

Любой материальный отчет организации создается каждый месяц в единичном экземпляре.

Ниже расположена типовой образец и бланк материального отчета, вариант которого можно скачать бесплатно.

МХ-20 — унифицированный документ, представляющий собой отчет о движении товарно-материальных ценностей (ТМЦ). В чем особенности работы с данным документом и где можно загрузить его бланк и образец, расскажем в нашей статье.

Что представляет собой форма МХ-20

МХ-20 — это унифицированная форма отчета о движении ТМЦ в местах, в которых осуществляется их хранение. Отчет подается в бухгалтерию материально ответственным лицом (МОЛ) по истечении установленного отчетного периода. Форма этого документа утверждена постановлением Госкомстата от 09.08.1999 № 66.

В отчете, составляемом по форме МХ-20, указываются, в частности:

• наименования ТМЦ;
• ассортимент, количественные показатели ТМЦ;
• учетные цены конкретных ТМЦ;

Записи в данный отчет вносятся в корреляции с каждым первичным приходным и расходным документом, а также с учетом остатков ТМЦ.

Документ подписывает МОЛ, а затем бухгалтер, который удостоверяет факт проверки формы.

Сколько копий формы МХ-20 необходимо, определяется исходя из учетной политики конкретного хозяйствующего субъекта. Аналогичным образом на уровне внутреннего документа устанавливается комплектность отчета. Так, бухгалтерия может обязывать МОЛ дополнять отчет о движении ТМЦ иными подтверждающими документами. В этом случае сведения об их количестве указываются в графе «Приложение» формы МХ-20.

О документах, которыми оформляют прием и возврат с ответственного хранения, читайте в статьях:

Где скачать форму МХ-20

Бланк отчета о движении ТМЦ по форме МХ-20 доступен для скачивания на нашем сайте.

Также вы можете скачать заполненный образец этой формы.