Личная карточка формы 2 беларусь. Заполнение карточки Т2 (образец). Личная карточка работника

Хозяйствующий субъект может оформить на каждого человека, с которым он заключил трудовой контракт, личную карточку работника. Она открывается в момент поступления нового сотрудника в компанию, и закрывается при расторжении с ним договора.

Личная карточка сотрудника является регистром, в котором фиксируются основные сведения по каждому работнику.

Законодательством установлен строго определенный объем документов, который должен предоставляться при поступлении новичка на работу. Кроме этого, с сотрудника могут быть запрошен и ряд других документов.

С целью систематизации данных о работающем на предприятии человеке, ему в фирме заводят личную карточку форма Т-2. Такой бланк не считается обязательным к составлению в субъекте бизнеса. Однако, в определенных ситуациях карточка работника должна присутствовать в компании.

Заводится она как на работающего по основному трудовому соглашению, так и на привлеченного совместителя.

Первичное заполнение бланка можно сделать с помощью компьютера, однако все новые данные нужно добавлять только рукописным способом. Пустые поля прочеркивать нельзя!

Внимание! Все данные в нее вносятся ответственным работником по представленным сотрудником документам. Их копии прикрепляются в лично дело работника. Как правило, работа над личными карточками находится в полномочиях кадровика.

Работник должен в определенных случаях контролировать правильность и достоверность данных, записанных в его личную карту. Для фиксации этого факта, ему нужно проставлять в карточке свои подписи.

Компании вправе применять стандартизированную форму этого документа. Также на ее основе может быть разработан бланк предприятия, учитывающий особенности его функционирования.

Личная карточка работника фиксирует персональные данные работающих на предприятии лиц, поэтому она должна храниться и использоваться согласно установленным соответствующим законодательством способами.

Внимание! В связи с этим карточка Т2 должна защищаться от несогласованного доступа к ней, как в электронном, так и бумажном виде.

Обязательный ли это документ или нет

При обычном ее использовании личная карточка работника не включается в состав необходимых документов, которые в безоговорочном порядке должны заводиться в компании. Однако, иначе обстоят дела когда речь встает о соблюдении воинского учета.

Согласно законодательству в указанной сфере на каждого военнообязанного ответственный сотрудник должен заводить личную карточку.

Правильность ее ведения, а также периодическое обновление данных в ней, проверяется представителями военкомата.

Поэтому в субъекте приказом руководителя должен быть обозначен ответственный по воинскому учету, который при ведении карточек должен проставлять свои подписи для удостоверения данных, внесенных в эти регистры.

Важно! Если эти правила не соблюдать, фирму могут привлекать к ответственности в форме денежных штрафов.

На основании каких документов заполняется личная карточка

Все сведения, отмечаемые в личной карточке, необходимо вносить опираясь на документы, представляемые работником, либо оформленные в компании в ходе его работы. Лучше всего с них снимать копии и присоединять к карточке в подтверждение правильности указания информации.

Главными документами, которые используются для внесения данных, являются:

• Паспорт работника.
• СНИЛС.
• Военный билет (при его наличии).
• Аттестат и иной документ об образовании.
• Трудовая либо справка с основного места деятельности.
• Свидетельство о браке (если есть).
• Свидетельства о рождении на детей (если есть).
• Трудовой договор.
• Приказы о приеме на работу, предоставлении отпуска, переводе, премировании, увольнении и т. д.

Большую часть этих документов требуется предоставить изначально при оформлении на работу - на их основании будут вноситься сведения на первые два листа личной карточки.

Важно! Сведения переносимые из приказов в карточку в связи с приемом, переводом, увольнением обязательно должны заверяться подписью самого работника, на которого открыта личная карточка Т-2.

Скачать бланк и образец личной карточки

Скачать в формате Word.

Скачать в формате Excel.

2018 год в формате PDF.

Образец заполнения личной карточки работника по форме Т-2 в 2018 году

Рассмотрим личную карточку форма Т-2 образец заполнения.

На лицевой ее стороне вверху должно быть указано наименование фирмы, а также быть проставлен регистрационный код организации, присвоенный ей в Росстате.

После этого дальше в табличной части проставляется буква, с какой начинается фамилия работника, на которого открывается личная карточка. Здесь же отмечается характер его трудовой деятельности, а ее вид. Это может быть основная, или же по совместительству.

В этой же части личной карточки фиксируется пол данного работника.

Общие сведения

Указание сведений в разделе нужно начинать с проставления реквизитов подписанного с сотрудником трудового контракта.

В графа 1-3 нужно записать полностью Ф.И.О., дату рождения и место. В правой табличной части к этим сведениям проставляются необходимые коды на основе справочника. При указании данных о месте рождения, типы небольших населенных пунктов (село, кишлак, аул и т. д.) необходимо писать целиком, без сокращений.

В графу 4 заносится имеющееся гражданство.

В графе 5 необходимо отметить название иностранного языка и качество владения им. В последнем случае можно указывать «Читаю и пишу со словарем», «Свободно владею» и т. д.

Графа 6 используется для внесения сведений об имеющемся образовании. Сюда нужно записать вид образования, данные об оконченном учебном заведении, сведения о документе, свидетельствующем о его получении (диплом, аттестат и т. д.)

В графу 7 вписывается профессия, на которую принят работник.

Графа 8 должна составляться на основании данных из трудовой книжки. Здесь необходимо указать размер трудового стажа на какую-либо определенную дату (чаще всего используется дата приема в компанию).

В графы 9 и 10 записываются сведения о нахождении работника в браке, а также информация о ближайших имеющихся родственниках. Ф.И.О. родных должны заноситься целиком, без любых сокращений.

В графу 11 заносятся данные о документе, который устанавливает личность работника.

В графе 12 записываются адреса нахождения работника - согласно прописки, фактический. Когда адреса одинаковы, то вторую строку разрешается не заполнять. Здесь же необходимо проставить телефон для связи.

Сведения о воинском учете

Данные в указанный раздел личной карточки заносится только для сотрудников мужского пола. Для указания данных запрашивается военный билет либо приписное удостоверение.

В графе 2 указывается полученное звание. В случае, когда работник еще не призывался, но имеет на руках приписное удостоверение, то в данную графу нужно записать «подлежит призыву».

В графе 3 указывается, в какому типу относится работник - солдатам, медицинскому и т. п.

Графа 4 должна содержать код специальности, которую получил работник за период службы.

В графе 5 нужно при помощи буквы от «А» до «Г» указать степень годности к несению службы в рядах вооруженных сил.

В графу 6 записывается наименование органа военкомата, где работник находится на учете.

В графе 7 проставляются отметки о текущем состоянии на учете. Сведению сюда должны записываться только простым карандашом.

В графе 8 отражается снятие работника с воинского учета.

Внимание! Все сведения, что были проставлены в этом разделе, проверяет кадровый специалист, после чего заверяет своей подписью. Далее, с внесенными сведениями нужно познакомить и лично работника, что он должен подтвердить персональной подписью.

Прием на работу и переводы на другую работу

Изначально в указанном разделе отражаются данные о приеме сотрудника на работу. В дальнейшем сюда необходимо вносить сведения о его передвижениях по структурным подразделениям, повышениям в должности и т. д.

В таблицу нужно записать дату, когда был произведен перевод, данные о принимающем подразделении и название должности, размер оклада на новом месте. Также в разделе нужно указать данные о приказе, который выступал основанием для перемещения работника.

Заключительная графа предназначена для личной подписи сотрудника, который должен поставить ее в подтверждение прочтения.

Аттестация

В ситуации, если в организации проходила переаттестация работников, то в разделе отражают ее результаты. В таблицу в первую графу заносится дата проведения процедуры.

После этого нужно отразить решение комиссии по указанному работнику («соответствует» либо «не соответствует»), а также проставить реквизиты протокола хода аттестации.

Заключительная графа таблицы может быть незаполненной, либо в нее можно вписать сведения о приказе, которым было принято решение по компании выполнить аттестацию работников.

Повышение квалификации

В указанный раздел кадровый сотрудник должен записывать о фактах участия работника в курсах повышения квалификации.

Сначала нужно внести даты, в промежуток между которыми были проведены курсы. После этого в таблицу вписывается вид переквалификации, наименование заведения, какое служило базой для проведения курсов, а также данные об оформленном удостоверяющем документе.

В завершающую графу таблицы записывается основание направления на повышение квалификации. Обычно им выступает приказ, какой определял необходимость для работника отправиться проходить обучение.

Профессиональная переподготовка

В указанный раздел вписываются данные о каждом факте прохождения работником переподготовки. Сначала необходимо отразить период, в промежуток которого проводилась процедура, название профессии, по которой выполнялось обучение, данные о документе, оформленном на работника после окончания процедуры. В заключительной графе указывается основание участия в переподготовке.

Поощрения и награды

В указанном разделе, личная карточка работника должна обобщать данные обо всех видах поощрений, какие сотрудик получил за время труда в организации. Здесь могут отражаться премии, ценные подарки, грамоты и т. д.

В начальную графу нужно записать полное наименование произведенного поощрения, а во второй проставить данные о распоряжении, каким оно было назначено.

Отпуск

В указанный раздел личной карточки работника заносятся все периоды, в которые работник получал время на отдых. При этом в раздел нужно заносить абсолютно все отпуска - основной, учетный, дополнительный, без оплаты и т. д.

В раздел сначала вносится название отпуска. Дальше, нужно указать даты начала и завершения периода времени, за который предоставляется отдых. Например, для трудового отпуска здесь указывается рабочий год.

Когда сотрудник работает в компании достаточно продолжительное время, то пустое место в таблице может закончиться. В это ситуации оформляется «Дополнение к личной карточке». На нем оформляется шапка, как на основной части документа, а затем необходимая таблица.

Социальные льготы

В этом разделе отражается информация о причинах, по которому сотруднику предоставляются условия труда, какие делают лучше его положение. Например, если работнику установлена инвалидность 3-й группы, то по закону он имеет право на рабочий день с уменьшенной продолжительностью.

Таблица раздела заполняется следующим образом. Сначала записывается название льготы, затем информация о подтверждающем ее документе.

Последняя графа служит для отражения информации об основании предоставления льготы. К примеру, сюда можно записать ссылку на нормативный документ (закон, постановление и т. д.), которым было установлено предоставление этой льготы.

Дополнительные сведения

В данном разделе в свободном стиле можно отразить сведения, которые нельзя внести ни в один другой раздел. Например, именно здесь можно указать наличие у сотрудника прав на вождение автомобиля с указанием их реквизитов, отметить наличие инвалидности и т.д.

Основания прекращения трудового договора

Это завершающий раздел документа форма Т-2. Он заполняется только в том случае, когда работник производит увольнение от данного работодателя.

Кадровик при внесении данных в раздел должен здесь указать причину, по которой производится расторжение договора (согласно ТК), дату увольнения, реквизиты составленного приказа (его номер, дату).

После того, как все необходимые данные внесены, кадровый сотрудник должен проверить - верно ли они внесены, после чего подставить свою подпись.

Завершающим шагом является ознакомление работника с записанной в этом разделе информацией. Он должен прочитать указанные сведения, после чего заверить своей подписью личную карточку работника.

Бланк формы утвержден Постановлением №1 Госкомстата РФ от 05.05.2004. Форма Т-2 представляет собой объемный документ, поэтому разберем детально заполнение всех важных его частей.

1. Дату, которую прописывают в виде ДД.ММ.ГГГГ (например, 15.07.2017).
2. Табельный номер (порядковый номер, который служащему присвоили в компании).
3. ИНН (можно не приводить).
4. СНИЛС, который является необходимым при поступлении на работу (ч.1 ст.65 ТК РФ). Если гражданин трудоустраивается впервые, работодатель обязан выдать ему этот документ.
5. Алфавит, поле для ввода первой буквы фамилии сотрудника.
6. Характер работы записывают на основе приказа директора. Может быть временным или постоянным.
7. Пол вписывают буквами М/Ж либо слово целиком.

Вид работы, который приводят в личной карточке по форме Т-2, может быть исключительно основным. Если служащий устраивается на предприятие по совместительству, личную карточку для него не заводят, поскольку она есть на основном месте работы.

Раздел I

Этот раздел личной карточки заполняют сведениями из паспорта сотрудника. Их вписывают разборчивым почерком, сокращения недопустимы. Есть нюансы, которые следует учитывать:

1. Дату рождения вписывают полностью (например, 17 мая 1985 года), но записать ее в формате 17.05.1985 не возбраняется.
2. Запись о месте рождения должна быть до 100 знаков. Использование географических сокращений допускается (гор., обл. и т.д.), но такие термины, как аул, кишлак, станица и село требуется вписывать целиком.
3. При наличии двойного гражданства указывают наименование государства, гражданином которого является служащий.
4. Наименование образовательного учреждения, которое закончил служащий, вписывается таким образом, чтобы было понятно, что именно он закончил.
5. Стаж рассчитывают на основании п. 61 Постановления Правления ПФ РФ от 01.06.2016 N 473п.
6. ФИО членов семьи вписывают полностью, без сокращений.
7. Если прописка и адрес фактического проживания совпадают, дублировать адрес не требуется. Во вторую графу в этом случае пишут что фактический адрес совпадает с регистрацией. Можно продублировать адрес, главный принцип при заполнении формы — простота и понятность.

Наиболее трудный пункт части I — кодировки. Ошибки здесь не допускаются:

• ОКАТО — код населенного пункта, утвержденный постановлением №413 Госстандарта РФ;
• ОКИН — код гражданства сотрудника (гражданство РФ - 1, двойное - 2, иностранец - 3, нет гражданства - 4);
• ОКСО — код профессии или специальности, приобретенной сотрудником в процессе образования;
• ОКПДТР — дополнительная форма кода специальности.

Раздел II

Эту часть личной карточки заполняют на базе документов военного учета. Сложности при заполнении возникнуть не должны, но присутствует ряд важных особенностей:

1. Пункт 1 не следует заполнять, если принимаемый на должность является офицером запаса.
2. Пункт 3 заполняют без сокращений.
3. Пункт 7 может измениться, поэтому данные туда вписывают при помощи карандаша.
4. Раздел 2 проверяет и подписывает инспектор по кадрам.

Кроме подписи, нужно привести ее расшифровку и наименование должности лица, которое проверяло.

Раздел 2 подписывает и сам работник.

Раздел III

Ошибки в этой части личной карточки недопустимы, поскольку от этих сведений зависит, как будут считать стаж работника. Исходные данные для заполнения содержатся в трудовой книжке и приказе директора предприятия. Все данные служащий заверяет своей подписью.

Разделы IV-VII

Раздел 4 — аттестация, основной пункт — «Решение комиссии». В этой графе следует привести официальную формулировку, такую как «соответствует занимаемой должности». При несоответствии пишут «не соответствует». Если требуется переаттестация, это указывают в решении специальной комиссии.

Даты прохождения аттестации и оформления протокола записывают в формате ДД.ММ.ГГГГ. Информацию для заполнения этого раздела черпают из бумаги, которая выдана работнику при аттестации.

Разделы 5-6 — повышение квалификации, профессиональная переподготовка. Их заполняют по документам гражданина, который устраивается на работу, или по сведениям отдела кадров. Даты указывают как ДД.ММ.ГГГГ. Заполнение всех граф обязательно, кроме ситуаций, когда вписывать нечего (например, если переподготовки не было).

Раздел 7 — награды. В этот раздел вписывают любые виды поощрений, которые работник получил в ходе трудовой деятельности на основании ст.191 ТК РФ и локальных актов. Кроме записей о наградах и почетных званиях, следует привести их перечень. Можно писать с сокращениями, если это не исказит смысл.

Раздел VIII

В этой части указывают данные о каждом отпуске сотрудника:

• очередные ежегодные отпуска;
• отпуска без содержания;
• отпуска для ухода за ребенком.

Обязательно указывают тип отпуска, его временные рамки, длительность и основания для предоставления.

Раздел IX

Этот раздел личной карточки содержит всю информацию о льготах, которые были предоставлены сотруднику в соответствии с законодательством РФ:

• сокращение рабочей недели;
• предоставление дополнительного входного дня;
• оплата проезда до места учебы и т.д.

Бланк личной карточки работника

Ниже представлен бланк формы Т2, личная карточка работника, который вы можете скачать.

Если штат предприятия содержит должности водителей, на каждого такого сотрудника понадобится личная карточка водителя. Бланк этого документа доступен для скачивания ниже.

Образец заполнения личной карточки по форме Т-2

Заполняются работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основ ании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1a); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

Личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма N Т-2ГС(МС)) применяется для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности государственной службы.
При заполнении п. 5 "Знание иностранного языка" раздела 1 форм указывается степень знания языка: "владею свободно", "читаю и могу объясниться", "читаю и перевожу со словарем".
Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.
При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.
Основными документами, на основании которых заполняется раздел II "Сведения о воинском учете", являются:
военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;
удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.
На граждан, пребывающих в запасе:
п. 1 "Категория запаса" на офицеров запаса не заполняется;
п. 3 "Состав (профиль)" - заполняется без сокращения (например, "командный", "медицинский" или "солдаты", "матросы" и т.п.);
п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" - записывается полное обозначение (шесть цифр, например, "021101" или шесть цифр и буквенный знак, например, "113194А");
п. 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория "А";
в п. 7 "Состоит на воинском учете" заполняется (простым карандашом):
строка а) - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.
На граждан, подлежащих призыву на военную службу:
пункты: п. 1 "Категория запаса", п. 3 "Состав (профиль)", п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" и п. 7 "Состоит на воинском учете" не заполняются;
п. 2 "Воинское звание" - делается запись "подлежит призыву";
п. 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу;
Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Инструкции, производится на основании информации из перечисленных документов.
В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка "снят с воинского учета по возрасту" или "снят с воинского учета по состоянию здоровья".
В разделе "Прием на работу, переводы на другую работу" с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1a) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма N Т-5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 форм.
В разделе "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.
Раздел "Дополнительные сведения" заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.

Личные карточки работников используются учреждениями с целью полного учета персонала. Закон обязывает руководителей позаботиться о создании такой карты для каждого сотрудника. Бланком для этих документов служит форма Т-2. Она утверждена и унифицирована постановлением №1 Госкомстата РФ и сохраняет изначальную структуру с января 2004 года.

Образец и пустой бланк личной карточки работника

ФАЙЛЫ

Как устроена форма. Основные особенности

Личные карты сотрудников – это необходимая база для создания картотеки всех сотрудников учреждения. Они хранятся в картотеке по алфавиту. Если работников в учреждении много, то документы могут быть структурированы по подразделениям. Четких законных требований к оформлению картотеки нет. Нужно лишь одно – чтобы у каждого работника была личная карточка по форме Т-2.

Форма Т-2 состоит из 4 страниц. Информация в ней разделена на 11 тематических блоков. Заполнять карточку необходимо человеку из кадровой службы, а если это по каким-то причинам невозможно – руководителю учреждения

Форма Т-2 имеет несколько важных особенностей:

• 1 и 2 страницы заполняются в момент взятия человека на должность, а 3 и 4 – в процессе его работы; (изображения ниже и сам образец заточен именно под документ, который вы формируете при поступлении сотрудника к вам на работу;
• карточка создается, исходя из ряда документов, предъявленных самим работником;
• для более простого и удобного заполнения разрешено использование компьютерных программ;
• оформление карты Т-2 самим работником не допускается.

Важно! От обязательств по созданию личных карт освобождены лишь предприниматели. Но даже они зачастую ведут карты собственному желанию, чтобы использовать их в управленческой работе.

Общие сведения о заполнении карточки

Законодательство не устанавливает четких сроков для создания карточки Т-2. Оптимальный вариант – создать ее в момент взятия человека на должность, но можно и повременить. Главное – чтобы отметка в трудкнижке о взятии на должность была продублирована в карточке.

Для успешного создания карточки Т-2 необходим ряд бумаг:

• договор о принятии на работу;
• приказ, выписанный работодателем;
• паспорт;
• трудовая книжка (или другой способ подтверждения стажа работы);
• свидетельство о пенсионной страховке;
• диплом или другие подтверждения образования, квалификации, спецзнаний;
• для лиц, которых могут призвать в армию – документы военного учета;
• автобиография (необязательно – работник может подать сведения и устно).

Важно! Специфика работы, на которую принимается человек, иногда вызывает необходимость предоставления дополнительных бумаг. Работодатель обязан запросить их, чтобы информация в карточке Т-2 была полной.

Чтобы заполнить раздел 2, который содержит информацию о военном учете, понадобятся такие документы:

• для людей, находящихся в запасе – временное удостоверение или полноценный военный билет;
• для людей, которые могут быть призваны – подтверждение того, что человек подлежит призыву.

Заполнение. Подробный пример

Форма Т-2 – это довольно крупный документ, поэтому мы рассмотрим ее заполнение отдельно для каждого из 11 подразделов. Чтобы лучше понять структуру карты и узнать, какие существуют подразделы, . Этот документ в формате *.xls не содержит ошибок и может смело быть использован как в ознакомительных целях, так и в непосредственной работе службы кадров.

Как заполнить шапку личной карты работника

Шапка содержит коды ОКУД и . При этом ОКУД – код самой карточки, а ОКПО – код учреждения, основанный на статистических данных. Помимо этого, нужно вписать полное название учреждения (сокращения недопустимы). После названия нужно поставить запятую и написать адрес (лучше фактический, а не юридический). Это на ваше усмотрение, в примере мы указывать не стали.

Дата ставится в формате ДД.ММ.ГГГГ (к примеру, 01.08.2016).
Табельный номер – это порядковый номер присвоенный работнику в учреждении.
ИНН вписывать не обязательно. Человек не обязан его предоставлять при трудоустройстве, поэтому поле можно оставить пустым.
(номер страховки) является необходимым. Человек должен предоставить его в связи с ч. 1 статьи 65 ТК РФ. Если это его дебютное трудоустройство, то в связи с ч. 4 той же статьи СНИЛС должен быть выдан работодателем.
«Алфавит» – это поле для ввода начальной буквы из фамилии работника.
Характер работы вписывают, основываясь на приказе работодателя. Он бывает постоянным или временным.
Пол можно указать буквой М/Ж, а можно написать слово целиком.

Важно! Вид работы, который указывается в Т-2, может быть только один – основной. Если человек будет трудиться по совместительству, то карту для него не создают, ведь она есть на основной работе.

Заполнение формы Т-2 по разделам

Раздел 1. Общие сведения

Этот раздел должен быть заполнен информацией из паспорта работника. Вписывать информацию нужно разборчиво, ничего не сокращая. Есть особенности, которые обязательно нужно учитывать при заполнении:

Дата рождения вписывается целиком (к примеру, 23 мая 1982 г.), а в поле «Код» – дублируется в формате ДД.ММ.ГГ (23.05.82).
Запись о месте рождения не может быть длиннее 100 символов. Использовать географические сокращения (гор., обл., пос. и т.д.) можно, но такие слова, как село, станица, кишлак, аул нужно писать целиком.
При двойном гражданстве нужно указывать название страны, гражданином которой является работник.
Название образовательного учреждения, которое закончил работник, можно сокращать без ущерба для смысла.
Стаж нужно рассчитывать на основании пункта 61 Инструкции, которая утверждена постановлением №192п Правления ПФР.
ФИО членов семьи вписываются полностью, без сокращений.

Если прописка и место фактического проживания идентичны, то адрес не нужно дублировать. Вторая графа просто не заполняется.

Самый сложный пункт раздела 1 – кодировки. Ошибки в них недопустимы:

ОКАТО – код населенного пункта, утвержденный постановлением №413 Госстандарта РФ;
ОКИН – код гражданства работника (гражданство РФ – 1, двойное – 2, иностранец – 3, отсутствие гражданства – 4);
ОКСО – код профессии или специальности, полученной работником в процессе образования;
– еще одна форма кода специальности.

Важно! У работника службы кадров быть доступ ко всем кодировкам. Он не может требовать эти коды с человека, на которого создается карточка.

Раздел 2. Сведения о военном учете

Для заполнения этого раздела используются документы военного учета. Трудностей при заполнении быть не должно, ведь требования карты Т-2 предельно понятны. Впрочем, есть несколько важных особенностей:

Пункт 1 не нужно заполнять, если человек, устраивающийся на работу – офицер запаса.
Пункт 3 заполняется без каких-либо сокращений.
Пункт 7 может измениться, поэтому его заполняют карандашом.
Раздел 2 должен быть проверен и подписан инспектором по кадрам.
Кроме подписи, должна быть указана ее расшифровка и должность проверяющего.
Подписать этот раздел необходимо и работнику.

Раздел 3. Прием на работу. Переводы

От этого раздела полностью зависит трудовой стаж работника, поэтому ошибки недопустимы. Основной документ для заполнения – приказ руководителя. Вся информация, обозначенная в разделе 3, должна быть продублирована в трудкнижке. Работник должен заверить подписью все записи раздела.

Раздел 4. Аттестация

Главный пункт этого раздела – «Решение комиссии». В этой графе должна стоять официальная формулировка, такая как «соответствует занимаемой должности». В случае несоответствия пишется «не соответствует», а при необходимости переаттестации это указывается в решении специальной комиссии.

Даты проведения аттестации и создания протокола записываются в формате ДД.ММ.ГГГГ. Основанием для заполнения раздела служит документ, выданный человеку в момент аттестации.

Разделы 5-6. Повышение квалификации. Профессиональная переподготовка

Эти разделы заполняются по документам человека, устраивающегося на работу, или по информации отдела подготовки кадров. Особых трудностей в их заполнении нет. Даты нужно указывать в формате ДД.ММ.ГГГГ. Заполнение всех разделов обязательно (кроме случаев, когда написать нечего – например, при отсутствии квалификации или переподготовки).

Раздел 7. Награды

В этот раздел вписываются любые разновидности поощрений, которые сотрудник получил в процессе трудовой деятельности. Основаниями служат статья 191 ТК РФ и локальные акты. Помимо отметок о наградах т почетных званиях, их нужно перечислить. Сокращения допустимы, если они не влекут за собой потерю смысла.

Раздел 8. Отпуск

В этом разделе указываются данные о каждом отпуске, который был получен работником:

• очередной ежегодный отпуск;
• отпуск без содержания;
• отпуск для ухода за ребенком.

Нужно обязательно указывать тип отпуска, его временные рамки, продолжительность и основания для предоставления. Если отпуск был использован по частям, рабочий год всё равно рассчитывают полностью.

Важно! Если работник трудится в учреждении долгое время, то раздел отпусков переполнится. После этого создается «Дополнение к личной карточке работника». Это дополнение должно иметь шапку, аналогичную шапке основного документа, а также табличную часть недостающего раздела.

Раздел 9. Социальные льготы

Этот раздел включает всю информацию о льготах, предоставленных работнику в соответствии с законодательством РФ.

Раздел 10. Дополнительные данные

В этом разделе можно вообще ничего не писать. Единственное основание для его заполнения – желание работодателя. Здесь может содержаться информация об учебе работника, о посещении каких-то курсов, о группе инвалидности и т.п.

Раздел 11. Прекращение трудового договора

Особенности заполнения этого раздела – такие же, как и у раздела 3. Разница лишь одна – подпись должен поставить не только работник, но и инспектор по кадрам. Датой увольнения считается день, когда сотрудник в последний раз фактически выполнял свою работу.

Распространенные ошибки при заполнении формы Т-2

Случается так, что сотрудники кадровой службы допускают ошибки в личной карточке работника. Особых последствий это не имеет, а самому работнику – тем более не вредит. Но если ошибок много, то при внешней проверке кадровая служба может быть оштрафована за некачественную работу.

Основные ошибки, встречающиеся наиболее часто:

Использование спецсимволов

Косая черта (/) , двоеточие (:) , знак равенства (=) и другие спецсимволы нельзя использовать в форме Т-2. Особенно строго они запрещены в зоне кодирования.
Неаккуратное заполнение. Текст может выходить за пределы предназначенных полей, если это необходимо. Но в зону кодирования он выходить не должен. Если в этой зоне окажется хотя бы одна буква, формально карточка будет считаться испорченной, и ее потребуется переписать заново.

Прочерки

Эта распространенная ошибка вызвана тем, что в многих других документах прочерки допустимы или даже необходимы. В форме Т-2 их не должно быть. Если в графе нечего написать, то ее следует оставить полностью пустой.

Заполнение формы на компьютере

Первичное заполнение Т-2 (при приеме на работу) можно проводить на компьютере или вручную. Но записи, сделанные в процессе работы сотрудника, нужно делать строго от руки! С этими записями сотрудника нужно ознакомить под расписку.

Важно! Испорченную карточку (см. ошибку 2) можно переписывать лишь при первичном заполнении. Если документ был испорчен при последующем внесении записей, то переписывать или перепечатывать его нельзя.

Надеемся, данный материал помог вам оформить личную карточку работника. Не забудьте сохранить страницу в социальных сетях — пригодится!

Является одной из унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Форма утверждена Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 . Несмотря на то, что с 01.01.2013 применение данной формы не является обязательным (Информация Минфина № ПЗ-10/2012), она продолжает широко использоваться. И это не случайно, ведь в личной карточке содержится вся необходимая для работодателя информация о своих работниках.

Те сведения, которых в личной карточке нет, могут быть туда добавлены, ведь работодатель может изменить форму и содержание бланка Т-2. Для учета иных данных о работнике работодатель может также наряду с унифицированной формой заводить и иные карточки. Например, личную карточку водителя, форму и образец заполнения которой мы рассматривали в отдельном .

Важно при этом помнить, что при сборе и хранении личных данных работников нужно обеспечивать .

Форма Т-2 (личная карточка работника): бланк

Для личной карточки работника (форма Т-2) скачать бланк можно по приведенной ниже ссылке:

Личная карточка Т-2 (бланк): в формате Word.

Личная карточка (форма Т-2) состоит из 11 разделов:

Номер раздела	Наименование раздела	Какие сведения отражаются
I	Общие сведения	Ф.И.О. работника, дата и место рождения, знание иностранных языков, образование, стаж работы, состояние в браке, состав семьи, данные о паспорте и месте жительства работника и др.
II	Сведения о воинском учете	Категория запаса, воинское звание, категория годности к военной службе и др.
III	Прием на работу и переводы на другую работу	Даты и основания приема и перевода работника на другую работу, должность, оклад и др.
IV	Аттестация	Даты аттестации, решения комиссий и др.
V	Повышение квалификации	Даты начала и окончания обучения, виды повышения квалификации, наименования образовательных учреждений и др.
VI	Профессиональная переподготовка	Даты начала и окончания переподготовки, специальность и др.
VII	Награды (поощрения), почетные звания	Наименования наград или поощрений, наименование, номер и дата документа, являющегося основанием для награды (поощрения)
VIII	Отпуск	Виды отпусков, периоды работы, за которые отпуск предоставляется, его продолжительность, даты начала и окончания, основания для отпуска
IX	Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством	Наименование льгот, их основание, номер и дата документа, дающего право на льготу
X	Дополнительные сведения	К примеру, о времени отстранения от работы, периодах простоя и др.
XI	Основание прекращения трудового договора (увольнения)	Указывается основание увольнения, дата увольнения и реквизиты соответствующего приказа

Форма Т2 «Личная карточка работника»: образец заполнения

Покажем на примере заполнение личной карточки работника Т-2.