Послать запрос в архив. Архив:как сделать запрос, связанный с восстановлением родственных связей и созданием родословного древа
Выявив перспективу сложить трудный документ, будет правильным у уме разбить содержание на 3 групп. Они не обязательно будут поданы в таком же порядке. Сначала нужно сформулировать к чему именно вы хотите в итоге, потом обдумайте основания. Это могут быть решения судов, бизнес обычаи, местные порядки. Вступление принципиально важная часть, который формирует впечатление. Также не следует забывать и осознать кому адресован данный претензионный документ и кто должен проявить реакцию.
Как делать запрос в ЗАГС?
Как сделать запрос в ЗАГС
Раздел: Гражданское право |
ЗАГС – это орган записи актов гражданского состояния, поэтому в этом учреждении собирается, систематизируется и хранится вся информация о рождении и смерти граждан, заключении и расторжении браков, смене имен и фамилий, о фактах усыновления и удочерения. По закону хранить данные ЗАГС обязан в течение 100 лет, после чего акты принимаются специальными архивами. Кто может сделать запрос в ЗАГС для получения нужных ему сведений? Любой человек, который предоставит паспорт и предъявит права на получение информации.
Как делать запрос в ЗАГС?
Запрос в органы ЗАГСа можно сделать при личном посещении этого заведения. К примеру, предоставив личный паспорт, появится возможность получить дубликат свидетельства о рождении или свидетельства о браке. В целом, при предъявлении документов, удостоверяющих личность, доступными будут любые сведения, которые хранятся в актовых книгах ЗАГСа.
Еще одна возможность – совершение письменного запроса в ЗАГС, который территориально слишком удален. В таком запросе необходимо отразить просьбу переслать нужную информацию на адрес ближайшего к заявителю отделения, чтобы впоследствии получить данные или новые документы уже там. Примерный образец запроса в ЗАГС можно скачать на нашем сайте.
В своём заявлении необходимо указать:
Повторная выдача документов ЗАГСом облагается государственной пошлиной: так, на сегодня справка из архива обойдется в 50 рублей, а новое свидетельство о заключении брака – в 100 рублей.
Как делать запрос в ЗАГС о заключении брака через Интернет
Запрос в ЗАГС через Интернет чаще всего делают потенциальные молодожены, которые хотят забронировать дату регистрации брака. Чтобы сделать запрос в ЗАГС о заключении брака через Интернет необходимо воспользоваться услугами сайта госуслуг своего региона. Подобные сервисы предоставляют возможность выбрать удобную дату и время бракосочетания при условии, если она не занята. Нужно помнить о том, что бронирование дня бракосочетания осуществляется не ранее 3 месяцев и не позже 2 месяцев до планируемой даты регистрации.
Как сделать запрос в архив?
Что делают люди, когда возникает необходимость восстановить утраченные сведения различного характера или просто узнать социально-значимую информацию (это могут быть данные о родственниках, получение копий утерянных документов, восстановление сведений о работе, награждениях, местонахождении людей или учреждений и прочая справочная информация)? Конечно, обращаются в архив. Правда, чтобы это сделать, важно знать, какой именно архив вам нужен, и как сделать запрос в архив. Именно об этом мы и поговорим в этой статье.
Немного об архивах
Начнем с того, что архив является государственным (реже - частным) учреждением, в котором в определенных условиях, гарантирующих максимальную безопасность, хранятся официальные документы. При этом архив занимается не только ответственным хранением, но и предоставляет имеющуюся информацию, как органам государственной власти, так и гражданам.
Архивное дело появилось в незапамятные времена. Об этом свидетельствуют исторические находки, подтверждающие, что у всех цивилизаций, достигших определенного уровня развития, были государственные архивы. До наших дней дошли документы из архивов Вавилона, Египта, Ассирийского царства, Древнего Рима (там был не только архив сената и консулов, но и архив жрецов, а также отдельные архивы известных семей), Византии, Древней Греции, а также из архивов средневековой Европы. Надо сказать, что уже много тысяч лет назад архивы подразделялись по территориальному признаку: на центральные архивы и хранилища и те, которые были в провинциях. В Европе же были сначала архивы сюзеренов и вассалов, а потом – городские и церковные архивы.
Современные архивы
В наши дни архивы фондируются по региональному и ведомственному принципу. Это значит, что хранящаяся в них документация, которую сдают организации, и информация относится к конкретной территории (области, городу, району) или ведомству, например, Министерству Обороны (у которого также есть центральный и региональные архивы).
Все архивы делятся на:
Сделать запрос в архив по поводу получения той или иной информации могут как частные лица, так и организации, а также органы власти (такие запросы, как правило, имеют служебный характер) и лица, проживающие за границей (такие запросы называются консульскими).
Кроме того, в архивы не всегда обращаются за сведениями, касающимися определенного физического лица, довольно часто запрашивают также исторические документы. Это делают те, кто нуждается в них по роду деятельности, например, сценаристы, писатели, ученые. Архивные документы часто используются при написании диссертаций или научных трудов. В случае, когда документы нужны для написания научной работы, кроме паспорта и заявления на их предоставление потребуется также документ из той организации, где учится или работает заявитель, подтверждающий его статус и тематику работы.
Куда именно нужно обращаться?
Часто, собираясь запросить какие-то документы или информацию из архива, люди не знают, куда именно им нужно обратиться. Тут все зависит от того, что конкретно вас интересует. Например, получить общегражданские сведения (дату, место рождения, смерти, заключения брака) можно в архиве районного ЗАГСа. Но тут нужно учитывать, что в районном архиве документы хранятся максимум семьдесят пять лет, так что если вас интересуют более ранние сведения, придется обратиться уже в областной архив ЗАГС, куда передаются все документы из районов. Если же речь идет о восстановлении записей в трудовой книжке, то нужно обращаться в ведомственные архивы, например, Российский Государственный военный архив (если речь идет о военнослужащих или гражданском персонале) или территориальные архивы в тех населенных пунктах или областях, где расположено предприятие, на котором работал человек. Для получения информации о моряках следует обращаться в Центральный военно-морской архив. Если же вы разыскиваете сведения о ком-то, но не знаете, с чего начать поиск информации, то лучше обратиться в районный или городской архив по месту предполагаемого пребывания или работы этого человека.
Можно также воспользоваться онлайн путеводителем по отечественным архивам - guides.rusarchives.ru. Там можно осуществлять поиск по 49 региональным архивам и 31 федеральному. Можно также зайти на официальный сайт Росархива.
Архивные запросы: классификация и сроки исполнения
Что касается архивных запросов, то все они делятся на:
Архивные запросы исполняются в соответствии с установленным порядком, который четко прописан в Федеральном законе №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Это значит, что с момента поступления и регистрации запроса до получения ответа может пройти тридцать дней. Этот срок может быть увеличен по решению руководства архива, но не более чем еще на тридцать дней. При этом сотрудники архива, куда поступил запрос, обязаны уведомить заявителя о продлении срока исполнения запроса.
Но бывают ситуации, когда люди, не разобравшись, подают запрос не по адресу. В этом случае он будет признан непрофильным и отправлен по принадлежности в другой архив в течение пяти дней с момента поступления. При этом работники архива должны уведомить заявителя о пересылке запроса и указать адрес другого архива.
Составляем запрос
Чтобы сделать запрос в архив, нужно составить заявление в свободной форме, так как жестких требований по этому поводу не существует (хотя некоторые учреждения предлагают заявителям свой бланк). Но есть ряд моментов, которые обязательно должны быть отражены в документе. Так, в «шапке» (она пишется в правом верхнем углу листа) указываем:
Как подать запрос?
Запрос в архив можно подать несколькими способами: лично (принести заявление и зарегистрировать его, предоставив свой паспорт), отправить по почте заказным письмом с уведомлением, через интернет (в последнем случае на адрес электронной почты придет уведомление из архива о поступлении запроса).
Что выдают архивы?
В ответ на запрос архив выдает либо архивную справку, в которой содержатся сведения, относящиеся к предмету запроса, либо архивную выписку с извлечением содержания архивного документа-оригинала, либо архивную копию запрашиваемого документа.
А если информации по запросу в архиве нет, то заявитель получит письмо, в котором будут изложены причины отсутствия документов и рекомендации по дальнейшим действиям.
Если вам нужно разыскать родственников, восстановить утерянное свидетельство о рождении или изучить исторические документы для написания диссертации, нужно просто сделать запрос в архив, грамотно составив заявление.
Как делать различного рода запросы в ЗАГС и архивные учреждения
Читатели моего блога, рада приветствовать вас снова на своей страничке!
Сегодня я расскажу вам о том, как подавать запросы в органы ЗАГС, с помощью каких документов это можно сделать.
Что такое ЗАГС?
Согласно Википедии, это Отделы за́писей а́ктов гражда́нского состоя́ния (сокращённо ЗАГС или загс) - орган исполнительной власти в России и ряде иных государств, регистрирующий факты рождения, установления отцовства, усыновления (удочерения), заключения брака, расторжения брака, смерти и перемены имени.
Во -первых, скажу, что сведения вы можете запрашивать о людях, которых нет уже в живых. Если вы подаете запрос на человека живущего, вам никто документы в органах ЗАГС не выдаст.
Необходимо, чтобы этот человек сам явился за запросами с документом, удостоверяющим личность. Напомню, что еше со времен правления президента Ельцина, в России таковым документов является паспорт гражданина(ки) России. Конечно, если вы не военный на действующей службе, тогда можно предъявить военный билет (книжку моряка) или офицерскую книжку. Многие думают, что можно предъвить водительское удостоверение. Но мы живем не в США, меньше смотрите голливудские фильмы, тем более в вашем водительском удостоверении дается право управлять транспортом соответствующей категории по дорогам России, а некоторые действия ГИБДД подразумевают наличие у водителя паспорта.
Подтвердить родство, трудовой стаж или имущественные права, собрать недостающие фрагменты истории своей семьи - в этих и многих других вопросах могут помочь архивы.
Материалы по теме:
В какой архив обращаться
Если вы точно знаете, в каком именно регионе происходили интересующие вас события или проживал интересующий вас человек, можно обратиться в региональное управление по делам архивов.
Например, если вы хотите подтвердить трудовой стаж на столичном предприятии, вам нужно направить запрос в Главархив Москвы.
Если же вы точно не знаете, где конкретно следует искать - например, нужно проследить судьбу двоюродного дедушки, родившегося и выросшего в Москве, но потом уехавшего «куда-то на север» - обращайтесь в Федеральное архивное агентство (Росархив).
По каким запросам можно получить информацию в Росархиве?
1. Социально-правовые запросы - информация по вопросам социальной защиты граждан, нужная для оформления и получения и компенсаций, предусмотренных российским законодательством и международными обязательствами РФ. Это могут быть:
- подтверждение трудового стажа, заработной платы;
- подтверждение в вооруженных силах, участия в боевых действиях;
- подтверждение награждений;
- репрессии и реабилитация;
- нацистские преследования;
- подтверждение образования;
- подтверждение записей актов гражданского состояния;
- подтверждение социальных льгот.
2. Генеалогические запросы - информация, нужная для восстановления родственных связей, установления родства, изучения истории семьи. Такой запрос может исполняться как в отношении вас, так и в отношении другого лица, указанного в вашем заявлении - если это не ограничено законом, как, например, при .
По результатам генеалогического запроса выдается документ в форме родословного древа, генеалогической росписи либо таблицы, или же подборка архивных справок, выписок, копий документов, устанавливающих родственные связи.
3. Тематические запросы - информация по определенной теме, например, биографии человека или некоем событии. Если поиск информации и копирование документов по запросу требует много времени, архив письменно извещает вас о промежуточных результатах.
Информация по социально-правовым вопросам предоставляется безвозмездно, по тематическим и генеалогическим - на платной основе. Приблизительный порядок цен можно узнать из «Временного положения о порядке выполнения работ и оказания услуг на платной основе федеральными государственными учреждениями, подведомственными Росархиву».
Как подать запрос
Для того, чтобы получить интересующую информацию, вам необходимо составить заявление-запрос и подать его в Росархив. Запрос можно:
- отправить письмом по адресу 103132, г. Москва, ул. Ильинка, д. 12;
- послать по электронной почте [email protected]
- подать через специальную форму на сайте Росархива: http://archives.ru/feedback.shtml
Иностранные граждане также могут направить свой запрос через МИД РФ. Заявления можно направлять в консульский департамент, по адресу 119200, г. Москва, 1-й Неопалимовский пер., д. 12.
Запрос составляется в свободной форме. Он должен содержать:
- Сведения о заявителе - фамилия, имя, отчество, полный почтовый адрес, телефон, e-mail.
- Для юридических лиц - наименование организации, полный почтовый адрес, телефон, e-mail.
- Тема запроса и хронологические рамки интересующей вас информации.
- Текст запроса, написанный в свободном стиле, и содержащий максимум известной вам информации по теме - это облегчит работу сотрудников архива. Текст должен быть понятным и не содержать нецензурных и других ругательств.
- Если вы уже куда-либо обращались по данному вопросу - укажите, куда именно.
- Как вы хотите получить ответ: по электронной или по обычной почте.
- Форму получения ответа.
Согласно «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», формой получения ответа может быть:
- архивная справка - документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;
- архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;
- архивная выписка - документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;
- информационное письмо - письмо, составленное на бланке архива по запросу пользователя или по инициативе архива, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме;
- тематический перечень архивных документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения/единиц учета по определенной теме, с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или по инициативе архива;
- тематическая подборка копий архивных документов - систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом по запросу пользователя или по инициативе архива. Тематическая подборка включает титульный лист, тематический перечень архивных документов и, при необходимости, историческую справку по теме;
- тематический обзор архивных документов.
Если архивный документ, запрос на который вы отправили, предназначен для отправки в иностранное государство, необходимо проставить . Госпошлина за проставление апостиля составляет 1500 рублей за каждый документ.
Как долго ждать ответа
Уполномоченный сотрудник Росархива рассмотрит ваше заявление, и в течение 15 дней передаст его для исполнения в соответствующее подразделение. Если же документы по вашему запросу хранятся в другом архиве или организации, Росархив в течение 5 дней с момента регистрации вашего заявления передаст его по адресу. После передачи вашего запроса в работу или в другой архив вас обязательно уведомят об этом.
Сроки исполнения тематического или генеалогического запроса установят по предварительному согласованию с вами - они зависят от сложности поиска нужной информации.
Ответ на социально-правовые запросы вам обязаны дать максимум через 30 дней с момента регистрации вашего заявления. Если по объективным причинам этот срок продлевается, вас обязаны об этом уведомить.
Если запрос не приняли
В некоторых ситуациях ваш запрос могут не принять.
- Если у вас нет права а получение запрашиваемой информации. Это могут быть сведения, содержащие государственную, военную и коммерческую тайну, а также информацию о частной жизни третьих лиц. Когда речь идет о коммерческой тайне, вам необходимо предоставить разрешение на получение запроса от собственника организации. При запросе о персональных данных частного лица - разрешение на получение данной информации от этого лица или его наследников.
- Если в запросе отсутствуют сведения, нужные для поиска соответствующей информации.
- Если вы послали запрос анонимно, без указания своих данных. Адреса электронной почты недостаточно.
- Если документы, необходимых для выполнения запроса, отсутствуют в Росахиве и подведомственных ему архивах.
В случает отказа вам в течение 15 дней обязаны отправить мотивированный отказ в рассмотрении вашего запроса.
Его вы можете обжаловать, подав заявление руководителю Росархива, в Министерство культуры РФ или .
В жалобе нужно указать:
- фамилию, имя, отчество;
- почтовый адрес, по которому вам направят ответ;
- суть жалобы.
В качестве подтверждения своих слов приложите к заявлению копию отказа и другие необходимые документы по теме запроса (если они есть).
В жизни каждого может возникнуть потребность обращения к архивным документам. Граждане пишут запросы в случае необходимости восстановления документов, воссоздания исторических событий, установление родства или научные исследования. Несомненным плюсом является повсеместное развитие сети архивов на территории Российской Федерации. Наряду с Государственными, у которых документальная база является самой богатой, существуют и частные.
Необходимость подачи заявлений обусловлено сложным устройством архивов. Тысячи фондов, коллекций документов, фотоматериала и прочих источников усложняют поиск нужной информации. Поэтому следует как можно конкретнее описать запрос. Чем больше укажете известных вам фактов, тем быстрее сотрудник ответит на запрос.
Особенности составления
Архивы России делятся на типы :
- государственные;
- муниципальные;
- ведомственные;
- архивы организаций;
- частные.
Все граждане РФ могут обратиться в любую организацию за помощью, главное знать, как правильно подать заявление.
Виды запросов :
- социально-правовой – для разъяснения фактов, необходимых при соблюдении прав и интересов физических лиц или компаний. Относятся запросы физических и юридических лиц, консульские (от иностранных граждан, служебные);
- генеалогический – для разъяснения и уточнения фактов биографии предков, с целью описания генеалогии рода, семьи;
- тематический – делается с целью получения документов по отдельному факту истории или жизни человека. Такие запросы характерны для исследовательской деятельности.
Для начала нужно определить, к какой из категорий подходит вопрос, в каком архиве может находиться интересующая информация.
Подать заявление можно
:
- у регистратора или в МФЦ (обязательно наличие паспорта);
- письмом по Почте России;
- электронным или через портал Государственных услуг.
Современные технологии и наличие Единого Государственного портала позволяют отправлять заявления, не выходя из дома, упрощая работу с архивами городов России.
Информация предоставляется бесплатно, это регулирует Федеральный закон «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» от 27.07.2010 N 210-ФЗ . Единственное за что администрация архива может выставить цену – обработка информации и составление нового исследовательского труда сотрудниками на основе запрашиваемых документов.
Помимо законодательных актов существуют внутренние приказы, уставы и постановления, регулирующие работу сотрудников. Правила работы архивов организаций составленные Коллегией Росархива регламентируют работу мелких архивов.
Общий принцип работы архивов это доступность и открытость. Созданы они были для сохранения важных документов с целью предоставления их гражданам по запросу. Однако, существуют ограничения к доступу некоторых материалов с установленным сроком секретности. Это могут быть документы Архива МВД, Вооруженных сил или именные коллекции знаменитых людей переданные родственниками.
Если вас интересует, как сделать запрос в архив о родственниках, то данная статья в этом поможет. Все запросы, поступающие от населения, можно разделить на три основных типа:
1. Социально-правового характера (в виде различных справок - по трудовому стажу и пр.).
2. Тематического характера (несущие информацию биографического плана о какой-либо конкретной личности).
3. Генеалогического.
Первые два вида мы рассматривать сейчас не будем. Остановимся на третьем - как сделать запрос в архив о родственниках.
Вам помогут за деньги
Существуют специализированные бюро фамильных исследований, где любой, желающий сэкономить время и избавиться от хлопот, может заказать генеалогическую информацию на платной основе. Работники подобных учреждений могут за плату (достаточно символическую) сформулировать грамотный текст заявления и предоставить точный адрес того архива, в которой вам предстоит обращаться.
Далее речь пойдет об особенностях, которые необходимо учесть, общаясь с работниками отделов хранения, читальных залов и прочих Именно им предстоит обрабатывать и удовлетворять запросы о родственниках, поступающих от интересующихся граждан.
Вам никто не должен
Перед тем как сделать запрос в архив о родственниках, попробуйте представить себе, с какого рода специалистами вам предстоит иметь дело. Данный фактор психологического характера может сыграть немалую роль в успехе всего предприятия. Согласно статистике, персонал таких заведений, как государственные архивы, относится к числу интеллигентных образованных людей. Деятельность, состоящая в обработке архивных запросов, не входит в число их непосредственных обязанностей. Дохода от подобной работы они никакого не получают (несмотря на то, что услуга эта платная, все деньги поступают в казну).
Конкретные исполнители не имеют ничего сверх своей зарплаты, в связи со всем вышесказанным заявку вполне могут отклонить, не объяснив причин отказа, либо ответив формально в виде отписки. Порой федеральные учреждения публикуют на собственных интернет-ресурсах объявления следующего характера "В связи с сильной занятостью специалистов обработка запросов генеалогического характера не производится".
А здесь - должны
Что же касается органов ЗАГС, тут ситуация несколько другая. Ответы на запросы о родственниках - непосредственная обязанность работников этих учреждений. Поступающие заявки могут быть совершенно разными. Кто-то разыскивает документы, касающиеся заключения либо расторжения брака между родителями или прочими членами семьи. Другой делает запрос в архив о родственниках для гражданства. Третий занят поисками свидетельства о смерти или о рождении дальнего предка. Четвертый, проживая за рубежом, может отправить запрос в архив о родственниках в России. Изменения в законодательстве происходят достаточно часто, поэтому все нюансы процедуры уточняются непосредственно на момент конкретного обращения.
Подобное учреждение наверняка потребует доказательства ваших родственных отношений с той личностью, информацию о которой вы пытаетесь получить. Скорее всего, исследуя историю собственного рода, вы столкнетесь с тем положением, которое допускает запрашивать данные исключительно об умерших предках. Подобный запрос без дополнительного разрешения доступен лишь детям упомянутого лица. То есть работники архива исходят из предположения, что восстановлением свидетельства и прочих документов заниматься будут люди сами либо при помощи уполномоченных представителей.
Кому доступен запрос в архивах личного дела родственника?
Что это означает на практике? Если живы ваши родители, то не пытайтесь подавать запрос о родственниках через поколение (то есть бабушках и дедушках). Внукам такую информацию никто не обязан выдавать. Если ваша мать либо отец по любым причинам не в состоянии заняться процедурой поиска информации, их задача - нотариально оформить доверенность на право заниматься подобной деятельностью. Исполнителем при этом может быть любой человек - не обязательно родственник.
И, тем не менее, конкретный алгоритм поисковых действий вы сможете уточнить лишь в момент возникновения индивидуальной ситуации. Он зависит не только от степени родства заявителя с объектом поиска, но и от юридической ситуации на текущий момент. Данные строгие правила придуманы не напрасно. Если вдуматься, всё вполне логично и справедливо. Вряд ли кто-то из вас обрадовался бы, обнаружив следующий факт: какие-то чужие люди совершенно свободно получают доступ к биографии и прочим важным нюансам жизни ваших родственников либо копаются в истории семьи, выискивая какой-либо компромат (зачастую с неблаговидной целью).
Ближе к делу
Итак, базовую концепцию мероприятия мы с вами уяснили. Теперь перейдем к конкретным действиям. Как именно составить запрос, чтобы добиться исполнения его быстро и без препятствий? Прежде всего следует установить, в какой именно из городских архивов или органов ЗАГС следует нести свое заявление на тему поиска. Куда обращаться - в центральный архив или местное его подразделение? Выбирается объект для подобных целей, в зависимости от той задачи, которую вы перед собой ставите. Это может быть получение определенной информации либо восстановление любых документов.
Немаловажен и фактор времени - как давно произошло интересующее событие (смерть, рождение, бракосочетание). Согласно законодательным нормам, документ, созданный менее ста лет назад, обязан находиться на хранении в территориальном органе ЗАГС. На практике зачастую сравнительно "молодые" записи, относящиеся к состояния, также попадают в региональные архивные хранилища.
После революции...
Таким образом, если вас интересует документ семейного характера, относящийся к советскому периоду (например, вы составляете запрос в архив о родственниках - участниках ВОВ), заявление направлять следует, прежде всего, в отдел ЗАГС по месту искомого события. Если же бумага успела попасть в фонд федерального архива, информацию об этом вы получите с ответным письмом.
В настоящее время государственные службы целенаправленно разрабатывают общую электронную базу данных, куда в централизованном порядке поступает вся нужная информация о гражданах. Когда система будет достаточно хорошо отлажена, появится возможность посылки запроса в областной архив, и дело поиска нужных людей или документов значительно упростится.
...и до нее
Если ваш запрос касается фактов, относящихся к дореволюционному периоду, то их предстоит искать в метрических тетрадях церкви. Именно туда вносилась требуемая вам информация до того, как появились книги Данные тетради до 1917 года служили вполне официальными документами.
Порядок действий в этом случае должен быть прямо противоположным. Начните запрос с областного архива того региона, где проживало интересующее вас лицо или происходили важные для вас события. Если нужных записей в их фондах не хранится, вас, скорее всего, перенаправят в орган ЗАГС.
О чем следует помнить
Порой возможны случаи неразберихи, когда менялись границы районов согласно административно-территориальному делению. Тот или иной населенный пункт (город, село, деревня) вместе с со своим церковным приходом мог относиться в разные годы к различным губерниям. Соответственно, принадлежность церковных метрических книг уточнять придётся в двух отдельных региональных архивах.
Вполне возможно, что, не обнаружив данных в одном из них, работники хранилища не предупредят гражданина о подобной вероятности. Ответом на запрос станет классическая отписка с формулировкой "не обнаружено". Если у вас имеются хоть небольшие сомнения в тщательности подхода к обработке вашего запроса, попробуйте продублировать его, направив заявление в соседние региональные архивы, куда теоретически могли быть переданы церковные и любые другие документы, содержащие записи обрядов предков. В ряде случаев целесообразно обращение в центральный архив.
Что и как писать
Давайте теперь перейдем к самой процедуре непосредственного оформления заявки. Образец запроса в архив не содержит ничего сложного. Текстовое сопровождение должно быть написано правильно. Подобные обращения в органы ЗАГС и учреждения-хранилища достаточно похожи по своей форме, поэтому мы не будем рассматривать здесь оба варианта. Итак, содержание запроса в архив о родственниках условно состоит из трёх текстовых блоков: адреса организации, куда обращение направлено, кратко изложенной сути ситуации и информации о заявителе. Каждую часть заполнять обязательно. Пропустив любую из них, вы однозначно не достигнете нужной цели.
Перед тем как писать запрос в архив о предках, не поленитесь зайти на интернет-сайт учреждения либо позвоните по телефону и узнайте, оказывается ли подобная услуга как таковая. Если работа по поисковым обращениям граждан ведется, поинтересуйтесь способом, при помощи которого следует отправить ваше заявление. Где-то принимают подобные письма по электронной почте, где-то предпочитают иметь дело с традиционной бумажной корреспонденцией. Там же можно узнать, сколько стоит запрос в архив о родственниках.
Если работа предстоит исключительно на физических носителях, то есть в виде письменных обращений и ответов на них, не забудьте вложить запасной конверт. Бюджетные организации часто не располагают собственными дополнительными средствами для рассылки. Согласитесь, очень обидно, если важный для вас запрос будет проигнорирован по столь банальной причине. Логично предположить, что чем меньше размеры архива, тем более скромный бюджет выделяется на любые дополнительные задачи.
Обязательные данные
Какие нюансы следует иметь в виду относительно содержания документа? Заявка направляется на имя директора архива. В левом верхнем углу прописывается адрес и наименование учреждения, там же для соблюдения визуального единства указываются и данные отправителя. Узнать конкретные фамилии и наименования вы точно так же можете на сайте учреждения.
После обращения к должности директора госархива (указать, какого именно и где располагается) с вы вносите в бланк собственные ФИО и адрес фактического проживания, по которому планируете дожидаться корреспонденции. В число контактных данных следует обязательно внести либо телефон, либо электронный почтовый адрес (а лучше - и то, и другое). Разумеется, если вы проигнорируете данные требования, обращение будет считаться анонимным, и исполнения его ждать не приходится.
О сестре таланта
Как сделать запрос в архив о родственниках максимально продуктивно? Существуют ли какие-то правила написания текста заявления, повышающие шансы на успех? Достаточно распространен миф, согласно которому подробное изложение сути повышает вероятность столь же подробного ответа. К сожалению, данный подход можно считать актуальным лишь при сотрудничестве с частными платными работниками сферы генеалогии. Если же речь идет о государственном учреждении, всё ровно наоборот. Задачи следует формулировать как можно более лаконичнее и четче. Это повышает шансы повлиять на архивных служащих и заставить их рассмотреть ваше обращение как можно быстрее.
Сочинение с подробностями биографии предков, интересными только вам, писать не стоит. Указывать следует лишь необходимое число точных фактов - дат и мест рождений, населённых пунктов, имен и фамилий предков, степени вашего родства. Также не лишним будет обозначить тип интересующей вас записи. Если данные будут указаны на уровне "примерно", время поиска (как и стоимость исполнения запроса) увеличится, а порой информацию найти и вовсе будет нельзя. Завершите ваш запрос обязательной фразой о том, что предпринимаемые вами действия ведутся с целью восстановления родословной, нужной по определённым веским причинам, и труд работников архива будет непременно оплачен. Идеально будет, если уместите суть дела в три или четыре строчки.
Запрос в архив - образец
Для примера приводим образец обращения в архив с подобным запросом: "Просьба найти записи о смерти (о рождении) моей прабабушки (фамилия, имя, отчество) за **** год в селе (городе, деревне) N. В случае отсутствия метрик буду благодарен за информацию о сохранившихся ближайших генеалогических источниках, относящихся к указанному периоду. В случае успешного поиска желательно оформление архивной справки в виде выписки, ксерокопии либо фото страницы. Услуги готов полностью оплатить."
Аналогичный текст отправляется и в случае обряда бракосочетания. Запросы масштабного характера с расплывчатыми формулировками наподобие "исследуйте мой род с точки зрения генеалогии" либо "интересуюсь родословной моей фамилии" крайне не приветствуются. Они могут отпугнуть исполнителей. Решить подобную глобальную задачу - крайне трудоемкое дело, которое официально не входит в число обязанностей сотрудников архива. Ведь семейные генеалогии не являются профильной его деятельностью.
В заключение отметим
В неформальном общении замечено, что обращения в культурной и вежливой манере вносят дополнительную мотивацию к качественному исполнению запросов. В этом нет ничего удивительного. Порой на сайтах архивов встречаются предупреждения о недопустимости грубых требований и неадекватных формулировок. Удивительно, что кто-то из заявителей может не понимать подобных вещей!
Обращение, как и любой официальный документ, завершается датой и подписью. Если предстоит пересылка по должен быть отсканирован. Дубликат запроса составлять не стоит. Судьба повторного обращения - попасть в хвост очереди и лишь добавить хлопот всё тем же сотрудникам. В случае возможного затягивания с ответом можно отправить официальную просьбу уточнить стадию исполнения запроса такого-то от даты такой-то.
На какие сроки следует ориентироваться? Вашу заявку архив может обработать как за несколько дней, так и за несколько месяцев. Бывают случаи, когда ответа приходилось ждать чуть ли не год. В среднем при хорошей работе учреждения и ответственном отношении его работников к собственным обязанностям можно надеяться на получение результатов в течение пары недель.
К созданию статьи подтолкнул комментарий:
Вот бы написали статью о том, как победить архивы и выбить справку. Невозможно дождаться ведь.Речь идет о начальном этапе программы "НРЯ" - сборе документов, которые доказывают, что ваш предок по восходящей линии проживал в нужное время в нужном месте:
16.4. Иностранные граждане и лица без гражданства, указанные в пункте 16.1 настоящего Положения, имеющие (имевшие) родственников по прямой восходящей линии, постоянно проживающих или ранее постоянно проживавших на территории Российской Федерации либо на территории, относившейся к Российской империи или СССР, в пределах государственной границы Российской Федерации, дополнительно представляют один из документов (документы), подтверждающих (подтверждающие) наличие указанных родственников, а также факт их постоянного проживания на соответствующей территории (свидетельство о рождении, документ о заключении брака, свидетельство об усыновлении, свидетельство о смерти родственника, вид на жительство, выписку из домовой книги, копию поквартирной карточки, документ, содержащий сведения о постановке на воинский учет, военный билет или иной документ (документы).Напомню: если вы планируете пойти по НРЯ, имея вид на жительство, полученный по другой программе, собирать справки на предка не надо.16.5. В случае отсутствия документов, указанных в пунктах 16.3 и 16.4 настоящего Положения, заявители представляют архивные справки, выписки из архивных документов, копии документов Архивного фонда Российской Федерации и (или) иных архивных документов.
В статьях о достигнутых успехах по НРЯ ( , ) про сбор справок мало кто пишет подробно, тем не менее, этот этап является одним из самых сложных, потому что нельзя даже примерно рассчитать, сколько времени он займет и увенчается ли положительным результатом вообще. И даже на миграционную службу не попеняешь - здесь ее роль незначительна, на уровне "примем свидетельство о рождении - нет, недостаточно". Всё зависит только от вашей настойчивости, сообразительности и от желания сотрудников архива вам помочь.
Действительно ли добыть справку так сложно?
Да. Во-первых, единой базы данных, одного учреждения, или организации, одного адреса, куда можно обратиться и получить справку/выписку о подтверждении постоянного проживания на территории России (РСФСР) (тем более через интернет, в режиме "онлайн") НЕ СУЩЕСТВУЕТ .
Такую справку/документ можно получить в разных организациях, перечень которых достаточно велик (паспортные столы, управляющие организации, архивы и т.д.).
Во-вторых, сотрудники этих организаций отнюдь не всегда настроены поскорее бесплатно помочь незнакомому человеку. В ваших интересах не только собрать максимальное количество данных для запроса самостоятельно, но и регулярно напоминать о себе (например, звонить).
Ниже изложен принцип подхода к вопросу.
Из основных документов, которые можно восстановить или получить повторно (дубликат) - документы по ЗАГСу: св-ва о рождении, браке, смерти (надо точно знать даты, или хотя бы в каком году сделана актовая запись, иначе в ЗАГСе могут отказать, пояснив, что не имеют возможности перелопачивать весь архив).
Обязательно в этой цепочке от Вас до предка кроме свидетельств о рождении, на умерших надо брать свидетельства о смерти. По возможности - и о браке.
Если направляете запрос в ЗАГС другого города, обязательно: кроме почтового адреса проживания (индекс и т.д.) указывайте в запросе адрес ближайшего к вам ЗАГСа , куда Вам будет направлен ответ.
В запросе в произвольной форме излагаете суть, какой документ Вам необходим, указываете наиболее подробно известные сведения, а так же полные личные данные.
Срок рассмотрения - до 30 дней. Долго не ждите. Звоните и спрашивайте о результатах запроса (сейчас никаких проблем ни с адресом учреждения, ни с номерами телефонов, легко узнать через интернет). Если актовая запись найдена, документ вышлют.
В местном ЗАГСе при получении документа потребуют подтвердить родство: необходимы свидетельства о рождении Ваше и далее по цепочке (например родителя, если берете документ на деда); + свидетельство о смерти предка (если предок умер), и Ваш паспорт с нотариальным переводом на русский язык (можно сразу приходить с ксерокопиями).
Будьте готовы, что при получении документа "через поколение" - если получаете, например, дубликат свидетельства о рождении деда, а ваш родитель (папа или мама) живы, могут потребовать нотариальную доверенность (от папы-мамы), либо - выдадут только им. Т.е. наверняка лично Вам без доверенности дадут документ только на родителя.
На более дальних родственников по цепочке: либо доверенность от живого промежуточного предка - либо свидетельство о смерти (св-во о смерти тогда подтверждает, что вы единый прямой потомок).
Срок хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния в органах ЗАГС составляет 100 лет (ст. 77 ФЗ "Об актах гражданского состояния").
Форма №9 содержит информацию о зарегистрированных на жилплощади людях. Ее часто получают для осуществления сделок купли-продажи, других сделок с недвижимостью. Для получения обращаемся в организацию, которая ведет регистрационный учет по данному домостроению (ТСЖ, и т.п.). Следует иметь в виду, что для посторонних (незарегистрированных) на данной жилплощади граждан, для получения справки попросят доверенность от владельца квартиры.
Справку о регистрации так же можно получить в "паспортном столе" УВМ. Однако, сведения о снятии с регистрационного учета (в связи с выездом в другой населенный пункт, либо по смерти), согласно Адм.регламента исполнения ФМС государственной функции по организации и ведению адресно-справочной работы, приказ №422 от 29.10.2007г. п.52 хранятся в течение 10 лет, после чего подлежат уничтожению.
Предок был кадровым военным - экземпляр его личного дела будет храниться в Центральном архиве Министерства обороны РФ (ЦАМО) http://archive.mil.ru/ (МО, г.Подольск, ул.Кирова, 74).
Если был кадровым военным до 1941г. - подавайте запрос в Российский государственный военный архив http://rgvarchive.ru/ (Москва, Адм.Макарова, 29).
Для поиска информации о предках, как об участниках ВОВ, может быть полезной такая ссылка:
Общее: когда направляете запрос по почте в любую организацию, учреждение: вложите в конверт ксерокопии документов, подтверждающих Ваше родство с лицом, на которое запрашиваете сведения. Это действительно необходимо.
Районный, городской и областной архивы (в зависимости от административного подчинения населенного пункта). В любом случае, в каждой области/субъекте имеется Государственный областной архив. Ведомственные архивы, и архивы конкретных учреждений/организаций. Как конечная инстанция - федеральные архивы РФ.
Узнаем в интернете адреса (в т.ч. электронные) и телефоны. Звоним (так более рационально), выясняем, располагают ли они необходимыми сведениями (иначе выясняем к кому можно еще обратиться). Далее направляем к ним письменный запрос.
Запрос составляем в произвольной форме.
Обязательно следует указать адресата, причину обращения (в нашем случае запрос будет "социально-правовым" и выполняется бесплатно), сформулировать конкретные вопросы. Известные сведения следует изложить максимально подробно. Попросить при невозможности помочь по сути запроса, подсказать адрес уполномоченной организации, либо попросить передать запрос по компетенции.
Сначала кратко излагаете с какой целью запрашиваете сведения. Далее - максимально известные сведения про предка. Можно приложить копию свидетельства о его рождении. Для удобства и простоты восприятия (в архиве, ведь тоже живые люди работают!) обязательно излагайте известную информацию в хронологическом порядке.
Максимально четко задайте вопросы, которые следует выяснить.
Отдельным предложением, попросите в случае отсутствия требуемых сведений, подсказать куда еще можно обратиться, либо попросите переадресовать ваш запрос по компетенции.
Так же обязательно указать свои личные данные: ФИО, и обратный адрес, с указанием почтового индекса. Рекомендуется указать телефон и адрес электронной почты.
На сайтах Государственных архивов можете так же обнаружить платную услугу "генеалогического запроса". С прейскурантом цен и порядком оказания услуги можно ознакомиться на сайте госархива. Как правило, в данном случае предлагается направить в архив письмо-анкету, в которой указаны обязательные пункты, без которых поиск невозможен. Если указанных сведений достаточно для проведения поиска по документам госархива, заявителю направляется квитанция на предоплату. По завершении работы высылается окончательный расчет стоимости (с учетом предоплаты) и квитанция. Плата взимается независимо от результата поиска.
Так же не следует забывать о возможности самостоятельного поиска в читальных залах архивов.
Частные лица (организации), оказывающие услуги по генеалогическому поиску на платной основе - как возможный выбор, однако, в итоге полученные Вами документы (копии) должны быть правильным образом заверены.
Выводы. Алгоритм действий
1. Перебираете личный архив, садитесь за стол, на основании документов и известных Вам сведений ВЫПИСЫВАЕТЕ все известные достоверные факты биографии. Обращаетесь к живым родственникам за информацией, возможно у них сохранились какие документы. Будет полезным при помощи интернета так же получить информацию о данном месте, времени, политических и экономических событиях (какой населенный пункт, занятие населения, промышленные объекты, храмы и прочее).
2. Когда станет понятна общая картина, можно переходить к запросам. От городских до областных и федеральных архивов. В том числе и ведомственных. Обращаемся с запросами как о подтверждении известных фактов - для документального подтверждения. Так и в обратном направлении: значится ли в списках рабочих на предприятии Ваш родственник (Вы, например, узнали, что в известное время в данном населенном пункте было единственное предприятие). Все репрессии, ссылки, эвакуации так или иначе отражались в общих ведомственных "базах".