Kuruluşlar arasında elektronik belge akışı. Kuruluşlar arası elektronik belge akışı: nasıl çalışır? Elektronik belge yönetimine ilişkin örnek sözleşme

SÖZLEŞME NO: __________/__________ EDO

Elektronik belge yönetimi hakkında

Moskova "____" ____ 2011

___________________”bundan böyle “Müşteri” olarak anılacak, ______________ tarafından temsil edilen, bir tarafta ______________ esasına göre hareket eden ve

Dijital imza kullanımına ilişkin genel anlaşma - Sertifikasyon Merkezi Olarak Ticari Olmayan Ortaklık "RTS Menkul Kıymetler Borsası" ile Kapalı Anonim Şirket "Saklayıcı Şirket" arasında EDF sistemine katılanlar arasında imzalanan 01.01.2001 tarih ve 3/VERIF sayılı Genel Sözleşme EDF sisteminin operatörü olarak "BÖLGE";

Elektronik dijital imza (EDS)- elektronik dijital imzanın özel anahtarını kullanarak bilgilerin kriptografik dönüştürülmesi sonucunda elde edilen ve bu elektronik belgeyi sahteciliğe karşı korumayı amaçlayan ve imza anahtarı sertifikasının sahibinin tanımlanmasına olanak tanıyan bir elektronik belgenin ayrıntıları ve ayrıca elektronik belgede bilgilerin çarpıtılmadığını tespit etmek;

Elektronik belge- imza anahtarı sertifikasının sahibinden gelen ve bu sözleşmenin ayrılmaz bir parçası olan bu sözleşme ve eklerinde öngörülen prosedüre uygun olarak dijital imzanın gerçekliğine dair olumlu onay alan elektronik dijital formdaki bir belge anlaşma.

Elektronik belge yönetimi- elektronik ortamda elektronik dijital imza kullanılarak imzalanan bu Sözleşmede öngörülen belgelerin Sözleşmenin Tarafları tarafından kabulü ve iletilmesi.

Kripto paketi- elektronik belgenin içeriği hakkında bilgi içeren ve iletilen verilerin değişmezliğini garanti eden elektronik dijital imzayı içeren “pkt” uzantılı bir dosya;

Kapalı (gizli) elektronik dijital imza anahtarı- imza anahtarı sertifikasının sahibi tarafından bilinen ve elektronik dijital imza araçlarını kullanarak elektronik belgelerde elektronik dijital imza oluşturmaya yönelik benzersiz bir karakter dizisi;

Anahtar sertifika sahibi imzalanıyor- Taraflardan biri tarafından işbu Sözleşmenin Ek 2'sinde belirtilen Sözleşmeler kapsamında belgeleri imzalamak üzere yetkilendirilen, elektronik dijital imza araçlarının kendi elektronik dijital imzasını oluşturmasına olanak tanıyan ilgili özel anahtara sahip olan bir kişi elektronik belgelerde imza (elektronik belgeleri imzala);

Elektronik belgedeki elektronik dijital imzanın doğruluğunun doğrulanması- elektronik belgedeki dijital imzanın ilgili imza anahtarı sertifikasının sahibine ait olduğu ve imzalandıktan sonra bu belgede herhangi bir değişiklik olmadığı Cryptoserver üzerinde kontrol edilmesinin olumlu sonucu;

Doğrulama Merkezi– EDI Sisteminin işleyişi üzerinde kontrol uygulayan, kar amacı gütmeyen ortaklık “RTS Menkul Kıymetler Borsası” (1 Ocak 2001 tarihli LF/17-344 sayılı FAPSI lisansı);

EDI sistemi- Sertifikasyon Merkezi tarafından bakımı yapılan bir yazılım seti olan RTS elektronik belge yönetim sistemi ve ayrıca Sertifikasyon Merkezi'nin sahip olduğu veya kontrol ettiği bilgi işlem araçları ve veritabanları, elektronik imza ile imzalanan elektronik belgelerin aktarımına yöneliktir.

3 Anlaşmanın konusu

3.1 Taraflar, işbu Sözleşme uyarınca, işbu Sözleşmenin Ek 2'sinde belirtilen Sözleşmeler çerçevesinde elektronik dijital imza ile elektronik ortamda belge alışverişinde bulunmayı kabul etmişlerdir.

3.2 Her bir Sözleşmeye ilişkin olarak elektronik imza kullanılarak aktarılabilecek belgelerin listesi, bu Sözleşmenin Ek 2'sinde Taraflarca belirlenir.

4 Temel hükümler

Taraflar şu konuda anlaştılar:

4.1 Bu Sözleşmenin Ek 2'sinde belirtilen Sözleşmeler çerçevesinde EDS kullanılarak elektronik belge akışı, 01.01.01 N 1-FZ "Elektronik Dijital İmza Hakkında" Federal Yasası, 6 Nisan Federal Yasası uyarınca gerçekleştirilir, 2011 N 63-FZ “Elektronik İmza Hakkında”, bu Sözleşme ve dijital imzaların kullanımına ilişkin Sözleşme.

4.2 Elektronik dijital imzayla imzalanan elektronik formdaki bilgiler, elektronik belgedeki elektronik dijital imzanın gerçekliği paragrafta belirtilen şekilde alınmışsa, el yazısı imzayla imzalanmış kağıt belgeye eşdeğer elektronik belge olarak tanınır. Bu Anlaşmanın 4'ü onaylanmıştır.

4.3 Ek 2'de belirtilen Sözleşmeler çerçevesinde, belgelerin kağıt formda sağlanması/alınmasından kaynaklanan tüm hukuki ilişkiler, elektronik imza ile imzalanan elektronik belgeler için de geçerlidir.

4.4 Taraflar, terminoloji, yazılım ve donanım gereklilikleri, EDS'nin orijinalliğini teyit etme prosedürü ve teknik özelliklerin diğer yönleriyle ilgili olarak EDF Sistemi Katılımcıları Anlaşması ve EDS Kullanımına İlişkin Genel Anlaşma hükümlerine göre yönlendirilir. ve bu Sözleşmede belirtilmeyen teknolojik etkileşim.

4.5 Müşteri, Özel Emanetçi tarafından Ticari Olmayan Ortaklık “RTS Hisse Senedi” lehine gerçekleştirilen Müşteri kitlerinin (Müşteriye yönelik) kaydı için Tek seferlik ödemelerin ödenmesine ilişkin Özel Emanetçinin masraflarını karşılamakla yükümlüdür. EDS kullanımına ilişkin Genel Anlaşma temelinde "Değişim".

5 Taraflar arasındaki etkileşime ilişkin prosedür ve koşullar

5.1 Müşteri hizmetleri, Ek 2'de belirtilen Sözleşmelerde ve işbu Sözleşmede belirtilen süre içinde, şekilde ve koşullar altında sağlanır.

5.2 Sözleşmelerde (Ek) sağlanan hizmetlerin Özel Emanet Kurumu tarafından sağlanması, Müşteri tarafından Özel Emanet Kurumuna sunulan elektronik belgeler esas alınarak gerçekleştirilir.

5.3 Yapılan işlemlere ilişkin raporlar ve her bir Sözleşmeye ilişkin Ek 2'de belirtilen diğer belgeler, Müşteriye elektronik imzayla imzalanmış elektronik belgeler biçiminde sunulur.

5.4 Taraflar arasındaki elektronik belge alışverişi, bunların e-postalara eklenmiş kripto paketleri biçiminde e-postayla gönderilmesi yoluyla gerçekleştirilir. Bir kripto paketinin boyutu 1 MB'ı geçmemelidir.

5.5 Belgelerin iletilmesi gereken formatlar bu Sözleşmenin Ek 2'sinde belirtilmiştir.

5.6 Anlaşmaların ayrılmaz bir parçası olan (Ek No. 2'de belirtilmiştir) Düzenlemeler tarafından sağlanan elektronik belgelerde bulunması gereken bilgilerin listesi, Taraflar tarafından belirlenenlerden farklı olması durumunda ayrıca Taraflarca kabul edilir. ilgili Anlaşmalar ve/veya Düzenlemeler. Bu tür ek anlaşmalar bu Anlaşmanın ayrılmaz bir parçasıdır. Elektronik belgelerde yer alan bilgilerin hacmi, ilgili Anlaşmalarda/Yönetmeliklerde belirlenen miktardan az olmamalıdır.

5.7 Taraflar, kripto paketleri oluşturmak, dijital imzaları doğrulamak ve ilk bilgileri çıkarmak için BÖLGE'de geliştirilen ANR "Sign&Verify" ve ANR "Sign&Region IC Verify" yazılımını kullanır. ANR "İmzala ve Doğrula" şunları kullanır:

· Dijital imza belgelerini imzalamak için RTSSign bileşeni;

· CJSC "DK REGION" Kripto Sunucusundaki kripto paketlerini Sertifika Yetkilisinin Sertifika Deposunda onay olasılığı ile kontrol etmek için API RTSVerif;

· Kripto paketlerinden ilk bilgileri çıkarmak için RTSVerif API'si.

· ANR "Sign&Region IC Verify", belgeleri imzalamak, REGION dijital imzasını doğrulamak ve REGION'dan alınan kripto paketlerinden ilk bilgileri çıkarmak için kaynaklarında mevcut REGION sertifikasıyla ilgili bilgileri içeren RTSSign bileşenini kullanır.

5.8 Elektronik dijital imza belgelerinin imzalanması, kontrol edilmesi ve ilk bilgilerin alınmasına ilişkin prosedür, bu Sözleşmenin ayrılmaz bir parçası olan Ek 1'de verilmektedir.

5.9 Tarafların her biri, bu Sözleşme kapsamında diğer Taraftan alınan tüm elektronik iletişimlerin güvenliğini sağlar ve bunların eksiksiz ve kronolojik bir kaydını tutar. Bu materyaller, kağıt formdaki ilgili belgeler için belirlenen süreler boyunca tamamen ve değiştirilmeden saklanır.

6 Tarafların hakları ve yükümlülükleri

6.1 Özel Saklayıcı şunları taahhüt eder:

6.1.1 Müşterinin işbu Sözleşmenin Ek 2'sinde belirtilen belgelerini elektronik imzayla imzalanmış dosyalar biçiminde kabul edin;

6.1.2 Belgeleri, Müşteri ile yapılan ilgili Sözleşmelerde öngörülen süreler dahilinde elektronik imza ile imzalanmış dosyalar halinde e-posta yoluyla Müşteriye aktarmak;

6.1.3 Özel Saklayıcı tarafından Müşteriden alınan elektronik belgelerdeki elektronik dijital imzanın doğruluğunu doğrulamak;

6.1.4 Dijital imza ile imzalanmış elektronik belgeleri, işbu Sözleşmenin 4.9. maddesinde öngörüldüğü şekilde, Müşteriden alınan formda saklayacak ve Tarafların Anlaşmaları ve/veya ilgili Yönetmeliklerde belirlenen süre boyunca güvenliklerini sağlayacak;

6.1.5 Gizli EDS anahtarlarının kaybolması, yasadışı olduğunun anlaşılması veya kaybedilmesi durumlarının yanı sıra diğer ihlal durumları hakkında derhal (ancak her durumda en geç bir iş günü içerisinde) Sertifikasyon Merkezini ve Müşteriyi bilgilendirin. EDS anahtarlarının gizliliği;

6.1.6 İmza anahtarı sertifikasının sahibi olarak yalnızca bu sözleşme kapsamında elektronik belgeleri imzalamaya yetkili kişileri atayın;

6.1.7 EDS anahtarlarının gizliliğinin sağlanması, özellikle Özel Emanet'e ait EDS anahtarlarının onun izni olmadan kullanılmasının önlenmesi, elektronik belgelerin EDS tarafından, EDS yetkililerinin emriyle yetkili olmayan kişiler tarafından imzalanmamasının sağlanması Özel Emanet;

6.1.8 Bu anahtarın gizliliğinin ihlal edildiğine inanmak için bir neden varsa dijital imza anahtarını kullanmayın.

6.2 Özel Emanet Kurumu'nun aşağıdaki haklara sahip değildir:

6.2.1 Müşteriden bu Sözleşme kapsamında alınan elektronik belgelerde herhangi bir değişiklik yapmak.

6.3 Müşteri şunları taahhüt eder:

6.3.1 Belgeleri, Tarafların ilgili Anlaşmasında öngörülen süreler dahilinde ve bu Anlaşmanın Ek No. 2'sinde belirlenen şartlara uygun olarak elektronik dijital imza kullanarak elektronik biçimde sağlayın.

6.3.2 Gizli EDS anahtarlarının güvenliğini ve gizliliğini sağlamak, bunlara yalnızca yetkili kişilerin erişebilmesini sağlamak ve ayrıca Müşteriye ait EDS anahtarlarının onun izni olmadan kullanılmasına izin vermemek;

6.3.3 Gizli EDS anahtarlarının gizliliğinin ihlaline ilişkin tüm durumları (kayıp, yasa dışılığın tanınması veya kaybı dahil) bu paragrafta belirtilen koşulların keşfedildiği andan itibaren iki saat içinde Özel Emanet Kurumuna ve Sertifikasyon Merkezine bildirin. Bu paragrafta belirtilen sürelerin ihlali durumunda, Taraflar arasında bir anlaşmazlık çıkması durumunda Müşteri, belgenin yetkisiz bir kişi tarafından imzalanması da dahil olmak üzere belirtilen koşullara başvurma hakkına sahip değildir;

6.3.4 İmza anahtarı sertifikasının sahibini, kriptografik koruma araçlarının kullanımı konusunda eğitim almış ve Müşteri yetkililerinin talimatıyla bunları kullanma yetkisine sahip kişilere atamak;

6.3.5 İmza anahtarı sertifikasının sahibi olarak yalnızca bu Sözleşme kapsamında elektronik belgeleri imzalamaya yetkili kişileri atayın;

6.3.6 Müşteri yetkililerinin emriyle bunu yapmaya yetkili olmayan kişilerin elektronik belgeleri imzalamasının imkansız olmasını sağlayın;

6.3.7 bu anahtarın gizliliğinin ihlal edildiğine inanmak için bir neden varsa dijital imza anahtarını kullanmayın

7 Tarafların sorumluluğu

7.1 EDS kullanımı sırasında ortaya çıkan anlaşmazlıkları çözerken Taraflara, EDS kullanımına ilişkin Anlaşmanın hükümleri, bu Anlaşma ve Rusya Federasyonu mevzuatı rehberlik eder.

7.2 Taraflar, bu Sözleşme kapsamındaki yükümlülüklerinin yerine getirilmemesinden veya uygunsuz şekilde yerine getirilmesinden sorumludur.

7.3 Özel Saklayıcı aşağıdakilerden sorumludur:

7.3.1 Elektronik belgedeki dijital imzanın doğruluğunu teyit etme prosedürüne uyulmaması sonucu Müşterinin zarar görmesine neden olmak;

7.3.2 Özel Emanetçi'nin elektronik dijital imzayla imzalanmış bir belgeyi kasıtlı olarak değiştirmesi sonucunda ortaya çıkan Müşterinin kayıpları;

7.3.3 Özel Emanet çalışanlarının gizli EDS anahtarlarının hukuka aykırı/kayıtsız kullanımına ilişkin Müşterinin zararına yol açacak eylemleri.

7.4 Özel Emanet aşağıdakilerden sorumlu değildir:

7.4.1 Özel Emanetçi'ye işbu Sözleşmenin 5.3.3 maddesinde belirtilen süreler içerisinde bildirilmeyen gizli EDS anahtarlarının Müşteri tarafından kaybolması, hasar görmesi veya yetkisiz/niteliksiz kullanımı sonucunda ortaya çıkan Müşteri kayıpları veya bu şartları ihlal ettiği bildirilmişse;

7.4.2 Müşteri çalışanlarının, işbu Sözleşmenin Ek 2'sinde belirtilen Sözleşmelerin uygulanması kapsamında Müşterinin zararına yol açan elektronik belgeleri Özel Emanet Kurumuna aktarmaları.

7.5 Müşteri aşağıdakilerden sorumludur:

7.5.1 Bu Anlaşmanın uygulanmasına ilişkin bilgilerin sağlanmasının güvenilirliği ve/veya zamanlılığı;

7.5.2 Elektronik belgelerin bu Sözleşme ve eklerinde açıklananların dışındaki formatlarda sağlanması;

7.5.3 Müşteri çalışanlarının, gizli EDS anahtarlarının yasa dışı/kayıtsız kullanımına ilişkin, Müşteri ve/veya Özel Emanetçi için kayıplara yol açan eylemleri;

7.5.4 Gizli EDS anahtarlarının kaybolması, yasadışı olduğunun anlaşılması veya kaybolması durumlarının Özel Saklayıcıya geç bildirilmesi.

7.6 Müşteri aşağıdakilerden sorumlu değildir:

7.6.1 Özel Saklayıcı tarafından Özel Saklayıcı tarafından alınan elektronik belgelerde yapılan değişikliklerden kaynaklanan kayıplar;

7.6.2 Özel Emanet çalışanlarının, gizli EDS anahtarlarının hukuka aykırı/kayıtsız kullanımına ilişkin olarak Müşteri ve Özel Emanetçi açısından zarara yol açacak eylemleri

7.7 Yükümlülüklerin yerine getirilmemesinin doğal afetler, grevler, devlet kurumlarının eylemleri, iletişimler (telefon, elektronik, teletip ve diğer iletişim türleri dahil ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere) ve Tarafların makul kontrolü dışındaki diğer koşullar ve Taraflarca kabul edilen herhangi bir elektronik mesajın Taraflardan herhangi biri tarafından iletilmesinin ve alınmasının engellenmesi .

7.8 Madde 6.7'de belirtilen koşulların meydana geldiği Taraf, diğer Tarafı bu durumların ortaya çıkmasından itibaren bir gün içinde bilgilendirmekle yükümlüdür. Bu durumda, ikinci Tarafın, bu tür durumların genel olarak bilindiği durumlar dışında, ilgili makamlar ve yönetim tarafından verilen sertifikalar olabilecek delillerin sunulmasını talep etme hakkı vardır. Bu paragrafta belirtilen bildirim süresinin ihlali durumunda Taraflar, yükümlülüklerini yerine getirmeme sorumluluğundan muaf tutulmaları için yukarıdaki durumlara başvurma hakkından yoksun kalırlar.

7.9 Mücbir sebep hallerinin sona ermesi halinde Taraflar, fesih tarihinden itibaren bir gün içinde birbirlerine bu konuda bildirimde bulunmakla yükümlüdür.

8 Uyuşmazlık çözüm prosedürü

8.1 Taraflar, ihtilaflı konuları çözerken delil olarak sunulan, işbu Sözleşme hükümlerine uygun olarak gönderilen, alınan, saklanan elektronik belgelerin hukuki geçerliliğini sorgulamazlar.

8.2 Elektronik imzayla imzalanan elektronik belgeler, Taraflar için el yazısı imza ve mühürlerle mühürlenmiş yazılı bir belgeyle karşılaştırılabilir (yani eşit) yasal güce sahiptir.

8.3 Bu Anlaşmanın Taraflarca uygulanmasından kaynaklanan tüm anlaşmazlıklar, Tarafların uygun Protokolü imzalaması gereken müzakereler yoluyla çözülecektir.

8.4 Tartışmalı konularda müzakereler yoluyla anlaşmaya varılamaması durumunda, Taraflar anlaşmazlığı değerlendirilmek üzere Moskova Tahkim Mahkemesine sunacaklardır.

9 Sözleşmenin süresi ve feshi prosedürü

9.1 Bu anlaşma her iki Tarafça imzalandığı andan itibaren yürürlüğe girer.

9.2 Bu Sözleşmenin geçerlilik süresi, EDS kullanımına ilişkin Sözleşmenin geçerlilik süresini aşamaz. Ek 2'de listelenen Anlaşmaların her biri ile ilgili olarak, bu Anlaşma, söz konusu Anlaşmalar kapsamındaki yükümlülüklerin sona ermesine kadar geçerlidir.

9.3 Bu anlaşma, Taraflardan herhangi birinin talebi üzerine erken feshedilebilir. Sözleşmeyi feshetmek isteyen taraf, bunu diğer tarafa yazılı olarak bildirecektir. Bildirimin alındığı andan itibaren Özel Emanetçi, Müşterinin Özel Emanetçinin herhangi bir yasal işlem yapma yükümlülüğünü gerektiren elektronik belgelerini kabul etmez.

9.4 Bu sözleşme, Tarafların bu Sözleşmeden doğan tüm yükümlülüklerini yerine getirdiği andan itibaren feshedilir.

9.5 Bu Anlaşmanın, Taraflar arasındaki ilişkilere ilişkin kuralların paragrafta belirtilen belgelerde yer alanların dışında öngörülmesi halinde. Bu Sözleşmenin 1. Maddesinin 2 – 6. maddeleri için bu Sözleşmenin kuralları geçerlidir.

10 Diğer hükümler

10.1 Sözleşmenin uygulanması kapsamında Taraflarca aktarılan kişisel verilere erişim kazanan Taraflar, aksi durumlar olmadıkça, bunları üçüncü taraflara ifşa etmemeyi ve kişisel veri sahibinin izni olmadan kişisel verileri dağıtmamayı taahhüt eder. federal kanunla sağlanır.

10.2 Bu Sözleşme, Tarafların her biri için birer nüsha olmak üzere, eşit yasal güce sahip 2 nüsha halinde hazırlanmıştır. Her bir nüsha yetkili kişiler tarafından imzalanıp mühürlenir.

10.3 Bu Sözleşmeye yapılan tüm ekler ve ilaveler, Sözleşmenin ayrılmaz bir parçasıdır ve her iki Tarafın yetkili temsilcileri tarafından imzalanmalıdır.

11 Tarafların ayrıntıları

Özel Emanet:

Kapalı Anonim Şirket "Saklayıcı Şirket"BÖLGE"

Müşteri:

Adres: , bldg. 2.

"ULUSAL STANDART"TA

Tel. dahili 337 , 223, 133

Faks dahili337

Faks

_____________________ //

________________________ / ___________./

Başvuru

Elektronik Belge Yönetimi Anlaşması'na

№ _________________ EDO

"___" ___________ 2011'den

"____" __________ 2011

SÖZLEŞME LİSTESİ,

Elektronik Belge Yönetimi Sözleşmesinin geçerli olduğu çerçevede,

ve ayrıca dijital imza kullanılarak aktarılabilecek belgelerin listesi

I. Taraflar, ________ tarih ve ___ Sayılı Elektronik Belge Yönetimi Sözleşmesinin aşağıdaki sözleşmeler için geçerli olacağı konusunda anlaşmışlardır:

1. Kapalı Anonim Şirket "BÖLGE" (bundan böyle Özel Emanet olarak anılacaktır) arasında akdedilen, ipotek teminatı için özel bir emanetçinin _______/IP tarihli İpotek Teminatı Yöneticisine sağlanmasına ilişkin anlaşma. Ve _ _______________________________ (bundan böyle Müşteri olarak anılacaktır).

Müşteri, ipotek teminatı için BÖLGE özel emanet kurumu Yönetmeliği tarafından sağlanan aşağıdaki belgeleri (bundan sonra Yönetmelik olarak anılacaktır) elektronik dijital imza kullanarak Özel Emanet Kurumuna aktarma hakkına sahiptir:

· Her türlü sipariş.

· Her türlü gereksinim.

· İstekler.

Özel Emanet, Düzenlemeler tarafından öngörülen aşağıdaki belgeleri Müşteriye devretme hakkına sahiptir:

· Her türlü bildirim.

· Mortgage Kapsam Kaydı'ndan alıntılar.

· İpotek kapsamı miktarına ilişkin sertifikalar.

· İpotek kapsamının kaydı.

2. _______/ sayılı özel saklama hizmetlerinin sağlanmasına ilişkin anlaşma SD-UKPIF itibaren _______________________________ ., Özel Emanetçi ile Müşteri arasında imzalanmıştır.

3. Yatırım hissesi sahiplerinin kayıtlarının tutulmasına yönelik hizmetlerin sağlanmasına ilişkin anlaşma. No. _______/ SR-UKPIF tarih ve ______________, Özel Emanet Kurumu ile Müşteri arasında imzalanmıştır.

4. _________ 2011 tarihli Özel Saklayıcı hizmetlerine ilişkin ödeme anlaşması.

5. “___” ____________ 2011 tarihli ____ sayılı saklama sözleşmesi

II. Belge iletim formatı. Belge şablonları.

1. Sanatın 1. fıkrasında belirtilen anlaşma uyarınca. I. işbu Ek No. 2'nin Müşteri, belgeleri bu Sözleşmenin ekleri olan şablonlara kesinlikle uygun olarak dijital imza kullanarak elektronik biçimde sağlamayı taahhüt eder.

Müşteri, belgeleri Özel Emanet'e şu formatta sunmalıdır: XML, Genişletilebilir İşaretleme Dili (Windows 1251 kodlaması).

Özel Emanetçi, belgeleri Müşteriye doc, xls, jpg, pdf (Taşınabilir Belge Formatı) formatında dijital imza ile imzalanmış dosyalar halinde aktarmalıdır.

Elektronik belge şablonları, Özel Emanet Kurumu tarafından Müşteriye, bu Sözleşme kapsamında aktarılan belge ve yazılım paketinin bir parçası olarak sağlanır.

2. Sanatın 2-4. Maddelerinde listelenen anlaşmalar uyarınca. İşbu Ek No. 2'nin I. bölümünde, Taraflar, yatırım fonlarının yatırım hissesi sahiplerinin kayıtlarının uzman emanetçi BÖLGE tarafından tutulmasına ilişkin Kurallar, ihtisas emanetçisi Yönetmeliği tarafından öngörülen tüm belgeleri birbirlerine aktarma hakkına sahiptir. BÖLGE ve yukarıda belirtilen anlaşmaların kendisinde öngörülmüştür.

Bu durumda Taraflar belgeleri şu formatlarda sunmalıdır: doc, xls, jpg, pdf (Taşınabilir Belge Formatı).

3. Sanatın 5. fıkrasında belirtilen anlaşma uyarınca. Bu Ek No. 2'nin I'inde, Müşteri, belgeleri kesinlikle şablonlara uygun olarak dijital imza kullanarak elektronik biçimde sağlamayı taahhüt eder.

Özel Saklayıcı, BÖLGE Saklama Hizmeti Yönetmeliği'nde öngörülen belgeleri ve Madde 5'te belirtilen sözleşmeyi Müşteriye devretmelidir. Bu Ek No. 2'nin elektronik imza ile imzalanmış dosyalar halinde, doc, xls, jpg, pdf (Taşınabilir Belge Formatı) formatında.

Müşteri, Özel Emanet Kurumu'na elektronik belgeleri aşağıdaki formatlardan birinde aktarmalıdır:

· metin (ASCII kodlaması (Bilgi Değişimi için Amerikan Standart Kodu), kod sayfası WIN1251);

·HTML, HyperText İşaretleme Dili (Windows 1251 kodlaması).

Elektronik sipariş şablonları, bu Sözleşme kapsamında aktarılan belge ve yazılım paketinin bir parçası olarak Özel Emanetçi tarafından Müşteriye sağlanır.

TARAFLARIN İMZALARI

_____________________ //

________________________ / ____________./ M.P.

“Elektronik belge yönetimi ilerici ve gelecek vaat eden bir veri aktarım sistemidir:

- Sistem, belge akışının kaydedilmesi ve kontrol edilmesinde yüksek güvenilirlik ve güvenilirlik sağlar, iletilen bilgilerin gizliliğine uygunluğu garanti eder;

- Sistem, sigortalının işyerinden herhangi bir gün, günün herhangi bir saatinde rapor göndermenize olanak sağlar;

- Sistem, sigorta şirketinin işyerinden gönderilen belgelerde Rusya Emeklilik Fonu tarafından tespit edilen hataları bir gün içinde tekrar tekrar hızlı bir şekilde düzeltmenize olanak tanır;

- Bir muhasebecinin Rusya Emeklilik Fonu'nun bölge ofisini ziyaret etmesine gerek yoktur;

- Rapor gönderirken sigortalı, raporların alınmasının sonuçları hakkında elektronik bilgi alır;

- İşletmenin, Rusya Emeklilik Fonu'nun bölgesel organı ile tüm belge akışının elektronik arşivlerini oluşturma fırsatı açılıyor.

Bilgilerin elektronik biçimde sunulması olasılığı ve prosedürü konusu, Emeklilik Fonu'nun bölgesel organı tarafından belirli bir poliçe sahibi ile birlikte kararlaştırılır ve “Elektronik belge yönetim sisteminde elektronik belgelerin değişimine ilişkin Anlaşma” da düzenlenir.

1. Raporları Emekli Sandığı Ofisine elektronik imzalı (bundan sonra ES olarak anılacaktır) elektronik ortamda göndermek için gerekenler:

- yerleşik formatlarda raporlar oluşturmaya yönelik yazılım;

- gerekli elektronik imza ve şifreleme işlevlerinin (kriptografik anahtarların oluşturulması, elektronik imzanın dosya düzeyinde imzalanması ve doğrulanması, veri şifreleme) uygulanmasına sahip şifreleme yazılımı. Bu işlevler, kriptografik bilgi koruma araçları (bundan sonra kriptografik bilgi koruma araçları olarak anılacaktır) kategorisine ait olan ve Rusya Emeklilik Fonu'nun elektronik belge yönetim sisteminde (bundan sonra EDMS olarak anılacaktır) kullanıldığında yazılım tarafından gerçekleştirilir. FSB sertifikasına sahip olmalı;

- Emeklilik Fonu'nun EDMS'sinde elektronik anahtar sertifikalarının oluşturulması ve bakımı için bir sertifika merkezinin hizmetleri;

- organizasyonel önlemlerin uygulanması: kriptografik bilgilerin korunması, ekipmanın kullanılması ve işyerine yetkisiz erişime karşı koruma, kriptografik anahtarların manyetik ortamı, elektronik belge arşivlerinin kullanımını organize etmek için sorumlu bir kişinin atanması;

- Rusya Federasyonu Emeklilik Fonu Bölge Ofisi ile “Rusya Emeklilik Fonu'nun elektronik belge yönetim sistemindeki elektronik belgelerin telekomünikasyon kanalları aracılığıyla değişimine ilişkin Anlaşma”nın imzalanması.

Bu amaçlar için ihtiyacınız olacak:

* Sertifika merkeziyle iletişime geçin, ihtiyacınız olan hizmet paketini seçin, bir başvuru formu (yönetici için imza anahtarı sertifikasının üretilmesi için) ve diğer belgeleri alın.

* Onay için doldurulmuş bir başvuru ile bölgesel PFR Ofisi ile iletişime geçin ve “PFR elektronik belge yönetim sistemindeki elektronik belgelerin telekomünikasyon kanalları aracılığıyla değişimine ilişkin Anlaşma” imzalayın.

* İşe başlamaya hazır olduğunuzda Emekli Sandığı Ofisi ile test amaçlı mesaj alışverişi yapın.

  1. Emeklilik Fonunda elektronik belge yönetiminin özellikleri.

- Emekli Sandığı Ofisine iletilen bireysel (kişiselleştirilmiş) muhasebe bilgileri kişisel veri kategorisine girmektedir. Bunların hazırlanması, iletilmesi ve işlenmesi, kişisel verilerin korunmasına ilişkin yürürlükteki mevzuata uygun olarak gerçekleştirilmektedir.

- Emekli Sandığı Ofisine bir rapor göndermek için kuruluşun başkanı olan bir elektronik imza gereklidir.

- 6 Nisan 2011 tarih ve 63-FZ sayılı “Elektronik İmzalar Hakkında” Federal Kanunun gereklerine uygun olarak, elektronik imzanın sahibi olmayan bir kişi tarafından kullanılması kabul edilemez. Bu tür eylemler, imzalanan belgenin hukuki öneminin kaybolmasını, kriptografik anahtarların tehlikeye atılanlar kategorisine aktarılmasını ve ilgili sertifikanın iptal edilmesini gerektirir.

Poliçe sahiplerine sunulan hizmetler aşağıdakiler tarafından sağlanmaktadır:

Organizasyon

Teknoloji

İletişim bilgileri

Not

JSC "CenterInform"

"Kontur-Extern"

Tel. 740-54-05 - Bağlantı departmanı

CJSC "SERTİFİKA MERKEZİ"

PP "Komita Raporu"

Tel.

LLC "Şirket" Tensör "

"SBIS++ Elektronik raporlama"

Tel.

ARGOS LLC

www.argos-nalog.ru

EDS "Argos - Vergi Mükellefi"

Tel.

Taxkom LLC

PC "Sprinter"

Tel.

JSC "Kaluga Astral"

www.astralnalog.ru

PC "Astral Raporu"

Tel.

702-11-93, 309-29-23

KORUS Danışmanlık CIS LLC

PC "Küre"

Tel.

LLC "Sertifika Merkezi GAZINFORMSERVICE"

http://ca.gisca.ru

PC "Vergi Ağı Referansı"

Tel.

8-800-50-50-50-2 (ücretsiz arama)

LLC "Rus-Telekom"

www.rus-telecom.ru

"Kurye"

Tel. St.Petersburg'daki temsilcilikler
  • Çalışanların ve müşterilerin kişisel verileri nasıl korunur, No. 19
  • Raf ömrü dolduktan sonra birincil malzeme nasıl yok edilir, No. 15
  • Malzemelerin kabulü ve silinmesi: belgelerin hazırlanması, No. 12
  • Karşı taraflarla elektronik belge yönetimi: nereden başlamalı, No. 10
  • Şirket mührü: Yaparız, kullanırız, geri dönüştürürüz, No. 9
  • Matbaa – şirketin daimi arkadaşı mı?, No. 9
  • Uygun bir kişisel gelir vergisi kaydı geliştiriyoruz, No. 8
  • Bir eksiklik keşfettik: 8 numaralı karşı tarafa bir talepte bulunduk
  • Ekran görüntüleri işinize yaradığında, No. 6
  • Bir vergi müfettişi için ideal hizmet sunumu sertifikası, No. 6
  • Belge akışı: "muhasebeye göre" oluşturuyoruz, No. 5
  • Tedarik sözleşmesi: hece hece oku, No. 5
  • Birleştirilmiş birincil formlar isteğe bağlıdır, peki ya BSO?, No. 4
  • Müşteri-Banka No. 3'e saldırı nasıl önlenir?
    • 2012

Karşı taraflarla elektronik belge yönetimi: nereden başlamalı

1 Temmuz'dan itibaren geçerliliğini yitirecek olan eski Dijital İmza Kanunu (10 Ocak 2002 tarih ve 1-FZ sayılı Kanun) kapsamında elektronik dijital imza ile imzalanan belgeler, geliştirilmiş nitelikli elektronik imza ile imzalanmış sayılır. Bazı endüstrilerde, örneğin mücevher üretiminde, kuruluşun yalnızca harici değil aynı zamanda bazı dahili belgelerinin de bir operatör aracılığıyla aktarılması tavsiye edilir.

Bilgi

Dahili belgelerin genellikle gelişmiş nitelikli imzayla imzalanması gerekmez. Kuruluşun kendi takdirine bağlı olarak, güçlendirilmiş niteliksiz bir imza veya hatta basit bir elektronik imza yeterli olabilir.


Önemli

Gelişmiş niteliksiz imzalar da sertifika merkezleri tarafından verilir ve nitelikli imzalardan daha ucuz olabilir. Basit imza, belgeyi oluşturan kişiyi tanımlamanıza olanak tanıyan bir şifre veya paroladır.

Elektronik belgelerin değişimine ilişkin anlaşma

Gönderilen ve alınan tüm elektronik belgeler elektronik arşivde saklanır. Elektronik arşiviniz, gerekirse, örneğin vergi müfettişliğinin talebi üzerine, talep edilen belgeleri hızlı bir şekilde bulup bunları müfettişliğe elektronik olarak gönderebileceğiniz şekilde düzenlenmelidir; tıpkı elektronik raporlamanın artık iletildiği şekilde. .

Vergi dairesi veya denetçinin elektronik belgenin kağıt kopyasını talep etmesi halinde, bunun elektronik belgenin bir kopyası olduğu ve elektronik belgenin taraflarca imzalandığı açık olacak mı? IV. Murashkintsev: Elektronik belgeyi yazdırabilir ve basılı bir kopyasını alabilirsiniz.
Bu kopya, elektronik bir belgenin kağıt kopyası olduğu ve orijinalin taraflarca elektronik olarak imzalandığı şekilde otomatik olarak yazdırılacaktır.

Elektronik faturaların yasal değişimi için karşı tarafla anlaşma

Rusya Federasyonu Hükümeti 26 Aralık 2011 tarih ve 1137 sayılı “Katma değer vergisi hesaplamalarında kullanılan belgelerin doldurulmasına (sürdürülmesine) ilişkin formlar ve kurallar hakkında”). Yazarlara göre, diğer elektronik belgeler için de sözleşmede benzer bir prosedür oluşturulması tavsiye edilir.

Dikkat

İkinci olarak, şirketlerin elektronik belgeleri doğrudan mı (özel programlar veya normal e-posta istemcileri kullanarak) yoksa bir elektronik belge yönetimi operatörüyle mi anlaşarak (daha fazlasını aşağıda okuyun) anlaşmada belirtmeniz önerilir. Elektronik fatura değişimi yalnızca EDI operatörü aracılığıyla mümkündür (Elektronik dijital imza kullanarak telekomünikasyon kanalları aracılığıyla elektronik formda fatura düzenleme ve alma prosedürü, onaylanmıştır.


Rusya Maliye Bakanlığı'nın 25 Nisan 2011 tarih ve 50n sayılı emriyle).

Tüzel kişiler arasında elektronik belge akışına ilişkin anlaşma

Kural olarak, şirketler elektronik belgelerin değişimi için bir anlaşma veya anlaşma yaparlar veya mevcut anlaşmaya ek bir madde eklerler. Kendiniz yeni bir belge hazırlamanıza gerek yok; EDF operatörünüzden bir sözleşme veya sözleşme şablonu talep etmeniz yeterli.
Synerdocs'ta olduğu gibi çoğu zaman standart belgeler zaten web sitelerinde yayınlanmaktadır; yalnızca indirip verilerinizi girmeniz yeterlidir. Elektronik alışverişe ilişkin bir madde örneğini indirebilirsiniz: ● Elektronik alışverişe ilişkin bir maddenin şablonu ● Karşı taraflarla elektronik alışverişe ilişkin örnek sözleşme Anlaşma, elektronik belge yönetimine ilişkin koşullar ve prosedür hakkında bilgi içermelidir: hangi belgeler ve hangi formattadır Hizmet aracılığıyla iletilen elektronik imzanın türü, EDF operatörü/operatörleri olarak hangi şirketlerin seçildiği.
Vergi makamlarının talebi üzerine elektronik belgelerin sağlanmasına ilişkin bir prosedür oluşturulması, ek masrafların önlenmesine yardımcı olacaktır. Bir şirketi veya karşı tarafını kontrol ederken, vergi makamlarının belge talep etme hakkı vardır (Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 93 ve 93.1. Maddeleri). Bu tür belgelerin gönderilmemesi, sorumlulukla sonuçlanacak ve olası ek vergi ve harç masraflarına yol açacaktır.
Bir şirketin “birincil veri”nin elektronik değişimini kullanması durumunda, denetçilerin talebi üzerine, ilgili belgenin bir kopyasını TKS'ye göre hem elektronik ortamda hem de kağıt üzerinde sağlama hakkına sahiptir (KHK'nın 93. maddesinin 2. fıkrası). Rusya Federasyonu Vergi Kanunu). Bu nedenle, şirket için daha uygun olan elektronik belgelerin kopyalarının müfettişliğe gönderilmesine ilişkin prosedürün sözleşmede belirtilmesi tavsiye edilir.
Elektronik değişim yönteminin bir göstergesi, karşı taraflarla etkileşimde bulunurken netlik sağlayacaktır. Şirketler, elektronik belge yönetimi prosedürünü ve yöntemini bağımsız olarak belirler. İki ana nüansı dikkate almak önemlidir. İlk olarak, anlaşmada elektronik belgelerin kağıt üzerinde çoğaltılıp kopyalanmadığı belirtilmelidir. Örneğin, bir şirket karşı tarafa elektronik olarak bir TTN gönderir ve bir süre sonra aynı belgeyi kağıt biçiminde gönderir (örneğin, karşı taraf elektronik belgeyi almamışsa). Belgelerin işlenmesine yönelik bu prosedürün şu anda faturalar için sağlandığını lütfen unutmayın (madde
4 Katma değer vergisi hesaplamalarında kullanılan alınan ve verilen faturaların kaydının tutulmasına ilişkin kurallar onaylandı.

Karşı taraf örneğiyle EDO anlaşması

Ortaklarımızla anlaştık, bir operatör, hatta birkaç operatör seçtik. Sonra ne yapacağız? IV. Murashkintsev: Artık karşı taraflarla çalışırken şirketin iş süreçlerini elektronik belge yönetiminin uygulanmasına uyarlamamız gerekiyor: elektronik belge yönetimi prosedürünü geliştirip onaylamak; alınan ve gönderilen belgelerin elektronik arşivini düzenlemek; muhasebe politikasında elektronik belgelerin oluşturulması, alınması ve saklanmasına ilişkin kuralları belirler, elektronik belgelerin oluşturulmasından ve imzalanmasından sorumlu olanları atar. İmzanızı başka kişilere devredemeyeceğiniz için, elektronik belge imzalama yetkisine sahip her çalışana elektronik imza verilmesi gerekmektedir. Elektronik belgeleri yazdırıp kağıt biçiminde saklamam gerekir mi? IV.
Murashkintsev: Hayır, buna gerek yok, ancak çoğu kişi bunu eski yöntemle yapmaya devam ediyor.
Böyle bir imzayı bir bilgisayar programı kullanarak ekleyebilirsiniz ve bu, gelişmiş bir imza satın almaktan daha az masraf gerektirir. Faturalar dışındaki harici belgeler karşı taraflara basit e-postayla gönderilebilir.

Tarafların anlaşmasıyla, geliştirilmiş nitelikli veya geliştirilmiş niteliksiz elektronik imzayla imzalanabilirler. Ancak özel bir elektronik belge yönetim sistemi kullanmak, partnerinizin belgeyi aldığına dair anında bildirim almanızı sağladığı için daha kullanışlıdır.

O da hemen imzalayıp size gönderebilir. Elektronik belge yönetimini uygulamaya başlamanın en iyi yolu nedir? IV.

Murashkintsev: Tipik olarak, çok sayıda karşı tarafa ve büyük miktarda harici belge akışına sahip şirketler, elektronik belge kullanımına geçmeye karar veriyor.
Şirketlerin elektronik olarak alışverişinde bulunduğu belgelerin formatını sabitleyerek, bunların uygulanma sırasına ilişkin taleplerden kaçınabilirsiniz. 1 Ocak 2013 tarihinden itibaren şirket, birincil kağıt belgelerin biçimini bağımsız olarak geliştirme hakkına sahiptir (Yasanın 9. maddesinin 4. fıkrası). 402-FZ). Ancak bir şirket "birincil belgeyi" karşı tarafa elektronik biçimde aktarırsa, belirli elektronik belgeler için belirlenen formatlara uyması gerekir. Formatlar özellikle aşağıdaki belgeler için onaylanmıştır (Rusya Federal Vergi Dairesi'nin 21 Mart 2012 tarihli ve ММВ-7-6/ sayılı emri): - TORG-12 numaralı formdaki fatura - işler için kabul belgesi; (Hizmetler). Ayrıca şirketlerin yalnızca elektronik belge yönetimi operatörünü dahil ederek fatura alışverişi yapabileceklerini unutmamak önemlidir. Bu nedenle, kuruluşun ilgili bir sözleşmesi yoksa, faturaların elektronik belgeler listesinden çıkarılması tavsiye edilir. 5.
Sözleşmenin şeklinin muhasebe politikasında birleştirilmesi, şirketin elektronik olarak evrak alışverişi yapma hakkını haklı çıkaracaktır. Elektronik belge akışı, şirketin iç belge akışı, muhasebesi ve raporlamasıyla ilişkilidir. Buna karşılık, muhasebe yöntemleri kümesinin muhasebe politikasında onaylanması gerekir (Madde 8

6 Aralık 2011 tarihli ve 402-FZ sayılı Federal Kanun, bundan sonra 402-FZ sayılı Kanun olarak anılacaktır). Bu nedenle, eğer bir şirket elektronik belge yönetimi ve elektronik raporlama sistemi uygulamaya karar verirse, bu sistemin muhasebe politikalarına yansıtılması gerekir.

Aynı zamanda aşağıdakilerin düzeltilmesi de önemlidir: - elektronik belge akışının hacmi; - elektronik belgelerin formatları; - elektronik raporlamanın saklanması prosedürü - şirketin elektronik belgeler yerine belgeleri kağıt üzerinde hazırladığı durumlar; 2.
Elektronik belgelerin, özellikle de faturaların değişimi ancak tarafların karşılıklı mutabakatı ile mümkün olduğundan. 1 yemek kaşığı. Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 169'u, o zaman öncelikle normal karşı taraflarınızla elektronik belge yönetimine geçme olasılığını tartışmanız gerekir. O zaman bir elektronik belge yönetimi operatörü seçmeli ve onunla bir anlaşma yapmalısınız.

Federal Vergi Hizmetinin Güven Ağına dahil olan elektronik belge yönetimi operatörlerinin listesi Federal Vergi Hizmeti web sitesinde yayınlanmaktadır. Operatör seçerken hangi kriterleri aramalısınız? IV.

Murashkintsev: Kural olarak, elektronik belge yönetimi operatörleri, test modunda çeşitli karşı taraflarla elektronik belge alışverişi yapma fırsatı sağlar. Böyle bir "deneme işlemi" sırasında hangi arayüzün sizin için daha uygun olduğunu ve muhasebe programınızı operatörün belge yönetim sistemiyle birleştirmenin kolay olup olmayacağını anlayabileceksiniz.

Kuruluşlar arasında elektronik belge akışı - nasıl çalışır? Hangi belgeler elektronik olarak değiştirilebilir, karşı tarafla elektronik etkileşim kurmak için nasıl bir anlaşma yapılabilir ve düzenlemelere neler dahil edilmelidir? Bu, materyalimizde tartışılacaktır.

Herhangi bir elektronik belge yönetiminin önemli bir unsuru elektronik belgedir. Elektronik biçimde oluşturulan bir belgeye hukuki açıdan önemli bir güç kazandırmak için, elektronik belge akışının her iki tarafının da ona 3 önemli özelliği sağlaması gerekir. Elektronik belge şunları içermelidir:

  • Gerekli ayrıntılara sahip olun.
  • Onaylanan formata uyun.
  • Sorumlu kişinin imzası ile onaylanmıştır.

İşletmelerinizde elektronik belgelerin oluşturulmasını siz ve karşı tarafınız organize ettiyseniz, onlarla elektronik etkileşiminizin teknik olarak sağlanması gerekmektedir. Nasıl yapılır?

İki ayrı sistemin karşılıklı ve etkin bir şekilde belge alışverişinde bulunabilmesi için belge akışının tüm nüanslarının özel düzenlemelerde belirtilmesi gerekmektedir.

Öncelikle hangi elektronik belgelerin basit elektronik imzayla, hangisinin güçlendirilmiş imzayla imzalanması gerektiğini bulmanız gerekir. Yasal olarak izin verilen elektronik imza türleri şekilde gösterilmiştir.

Karşı taraflarla elektronik belge akışı, farklı derecelerde önem ve gizliliğe sahip belgeleri içerebilir. Örneğin, elektronik faturalar için en katı gereksinimler geçerlidir: yalnızca UKEP tarafından imzalanmalı ve bir EDI operatörü aracılığıyla gönderilmelidir (10 Kasım 2015 tarih ve 174n sayılı Rusya Maliye Bakanlığı Emri). Şirket içi belgeler için ise UKEP kullanımı zorunlu değildir. Bu nedenle, bu veya bu dahili belgeyi imzalamak için hangi imzanın kullanılacağına şirketin kendisi karar verir.

Elektronik belge yönetimine ilişkin düzenlemeler, elektronik belgelerin imzalanmasına ilişkin prosedürü oluşturmalı ve bunları imzalama hakkına sahip sorumlu kişilerin çevresini özetlemelidir.

Karşı taraflarla tüm düzenleme sorunlarını çözdükten sonra, elektronik belge alışverişinde bulunacağınız bir EDF operatörü seçmeniz ve onlarla bir anlaşma yapmanız gerekir. Ayrıca diğer sorunları da çözmeniz gerekecek:

  • Alınan ve gönderilen elektronik belgelerin elektronik arşivini düzenleyin.
  • Elektronik belge yönetimine geçişe ilişkin muhasebe politikasına eklemeler yapmak.
  • Sorumlu kişilere elektronik imza sağlayın.
  • Sistemin etkin çalışması için gerekli diğer organizasyonel ve teknik sorunları çözün.

Taranan görüntüler biçiminde belge alışverişi: bu nasıl ve ne zaman mümkün olabilir

Taranan görüntüler biçiminde karşı taraflar arasında elektronik belge alışverişi, çeşitli İnternet posta hizmetlerinin ortaya çıkmasından bu yana şirketlerde uzun süredir uygulanmaktadır. Bunu yapmak için herhangi bir özel programa veya EDF operatörlerine bağlantıya ihtiyacınız yoktur. Bununla birlikte, bu belge alışverişi yöntemini kullanma kolaylığının bir takım önemli dezavantajları vardır:

  • Garantili bilgi güvenliğinin sağlanamaması.
  • Kağıt bir belgeyi elektronik olarak taranmış bir görüntüye dönüştürmek için önemli miktarda zaman ve iş gücü kaynağı harcaması.
  • Belgenin daha sonra yazdırılması ihtiyacı.
  • Kararlaştırılan belgelerin hızlı bir şekilde değiş tokuş edilememesi.
  • Diğer dezavantajlar (belgenin takip edilememesi, şirketteki hiyerarşi nedeniyle onayın gecikmesi vb.).

Bu, kuruluşlar arasında elektronik olarak belge alışverişinde bulunulmasına ilişkin bu yöntemin uygulama kapsamının daralmasına yol açmaktadır. Taranan görüntülerin değişimi esas olarak şirket için yasal olarak önemli olmayan belge türleri için kullanılır. Ve yalnızca etkileşimi hızlandırmak için (sözleşme şartlarının yerine getirilmesi veya mevcut iş sorunlarının çözülmesi) karşı tarafa elektronik olarak gönderilirler. Aynı zamanda kağıt orijinali posta veya kurye hizmeti ile gönderilir.

Elektronik belge yönetimine bağlanmak için ne zaman bir uygulamaya ihtiyacınız olur?

Bazen, ilgili taraflarla harici etkileşim amacıyla, bir şirketin elektronik belge yönetimine ve bir dizi başka belgeye bağlantı için özel bir form kullanarak bir başvuru formu doldurması gerekir. Çoğu şirket, Emeklilik Fonu'na elektronik raporlar sunarken böyle bir başvuru formunu doldurma ihtiyacıyla karşı karşıyadır.

Bu durumda elektronik belge akışının katılımcıları iş ortakları değil, şirket ve bütçe dışı fon olacaktır. Başvuru herhangi bir biçimde yazılamaz - hazır şablonu Emeklilik Fonu web sitesinde bulunabilir. Aşağıdaki verileri içermelidir:

  • Fonla elektronik etkileşime giren şirketin ayrıntıları.
  • Telekom operatörü ve kullanılan bilgi kriptografik koruma aracı hakkında bilgi.

Ancak fonla elektronik etkileşim için tek bir başvuru yeterli değildir. Ayrıca gereklidir:

  1. Başvuruyu doldurmadan önce, TCS aracılığıyla belge akışını bağlamanın teknik nüanslarını sağlayan ve ardından elektronik belgelerin aktarımına yönelik hizmetlerin sağlanması için onunla bir sözleşme (anlaşma) imzalayan akredite bir sertifika merkezi seçin.
  2. Başvuruyu gönderdikten ve fon uzmanları tarafından kontrol edildikten sonra, elektronik belge yönetimine bağlanma konusunda PRF ile bir anlaşma yapın. Form vakfın web sitesinden indirilebilir.

Şirketler ile Rusya Federasyonu Emeklilik Fonu arasındaki elektronik bilgi alışverişi, fonu ziyaret etmeden kişiselleştirilmiş muhasebe bilgileri sağlamanıza, raporlamadaki hataları zamanında tespit edip düzeltmenize ve bir dizi diğer sorunu çözmenize olanak tanır.

Rusya Emeklilik Fonu ile elektronik etkileşim hakkında daha fazla bilgi için bu materyale bakın.

Karşı taraflarla elektronik belge yönetimine nasıl geçileceğini şirketin kendisi belirler. Ancak her halükarda bu bir müzakere sürecidir. Elektronik belge yönetimine geçiş teklifi sözlü olarak, iş ortaklarından birinin yazılı daveti şeklinde veya özel bir sözleşme imzalanarak karara bağlanabilir.

Karşı tarafınızı elektronik belge yönetimi kurmaya yazılı olarak davet etmek için kendisine mektup gönderebilirsiniz. Bu tür mektupların gönderilmesi, geniş belge akışına sahip bir şirketin yeni ve mevcut ortaklarını elektronik etkileşime davet etmesine yardımcı olur.

Mektubun metninde karşı tarafı kısa ve öz bir biçimde bilgilendirmeniz gerekir:

  • Yasal olarak belirlenmiş elektronik belge yönetimi olasılığı üzerine.
  • Avantajları.
  • Elektronik ortamda değişimi planlanan belge formları.
  • Bu sisteme geçiş için yapılması gereken işlemler.

Elektronik belge yönetimine geçişe ilişkin örnek mektup (alıntı) aşağıda sunulmuştur.

Mektubun metnini değiştirmeden ve yalnızca karşı tarafların ayrıntılarını değiştirmeden, karşılıklı elektronik belge alışverişi düzenleme isteğinizi onlara hızlı bir şekilde bildirebilirsiniz.

Tüzel kişiler arasında elektronik belge değişimine ilişkin anlaşma

Karşı taraflar, kağıtsız etkileşimin inceliklerini elektronik belge yönetimine ilişkin ayrı bir anlaşmada belirtebilirler. Nasıl oluşturulur?

Mevzuat, tüzel kişiler arasında elektronik belge akışına ilişkin bir anlaşmanın şekli ve içeriği için özel şartlar belirlememektedir. Bu nedenle kompozisyonu ve içeriği katılımcıları tarafından belirlenir. Bu durumda bu tür belgelerde ortak olan üslup ve yapıya uymak gerekir (sözleşmenin konusunun, geçerlilik süresinin, tarafların detaylarının ve diğer hususların açıklanması gerekir).

Aşağıdaki şekil böyle bir anlaşmanın ana (olası) bölümlerini göstermektedir.

Elektronik etkileşim kurmak için nüansları üzerinde anlaşmaya varmak gerekir. Bu sözlü olarak, bir mektup göndererek ve/veya ayrı bir sözleşme imzalayarak yapılabilir. Aynı zamanda bir dizi ilgili sorunun çözülmesi de gerekli olacaktır (elektronik belge alışverişi prosedürünü belirlemek, sorumlu kişileri belirlemek, onlara elektronik imza sağlamak vb.).

EDF ile anlaşma yapılmadan fatura değişimi mümkün olmayacaktır. Basit bir imzanın kullanımı konusunda önceden anlaşmanız gerekir.

Artık giderek daha fazla şirket yalnızca denetimle değil, aynı zamanda karşı taraflarla da elektronik belge yönetimine geçiyor (daha fazlasını aşağıda okuyun). Ancak, vergi makamlarıyla bilgi alışverişinin aksine, şirketler arasında elektronik belge alışverişine ilişkin bir anlaşmanın hazırlanması, kabul edilmesi ve imzalanması prosedürü yasalarca onaylanmamıştır.

Şirketler arasındaki elektronik belge akışının formatını tanımladığımız (aşağıdaki örneğe bakınız), belgelerin elektronik değişimine ilişkin örnek bir anlaşma (bundan sonra sözleşme olarak anılacaktır) geliştirdik. Böyle bir anlaşmanın hangi maddelerinin şirketin müfettişlerin iddialarından kaçınmasına yardımcı olacağını düşünelim.

1. Muhasebe politikasında anlaşmanın şeklinin güvence altına alınması, şirketin elektronik ortamda evrak alışverişi yapma hakkını haklı çıkaracaktır.

Elektronik belge yönetimi, şirketin iç belge akışı, muhasebesi ve raporlamasıyla ilişkilidir. Buna karşılık, muhasebe yöntemleri kümesinin muhasebe politikasında onaylanması gerekir (06.12.11 tarihli ve 402-FZ sayılı Federal Kanunun 8. Maddesi, bundan sonra 402-FZ sayılı Kanun olarak anılacaktır).

Bu nedenle, eğer bir şirket elektronik belge yönetimi ve elektronik raporlama sistemi uygulamaya karar verirse, bu sistemin muhasebe politikalarına yansıtılması gerekir. Aşağıdakileri güvence altına almak önemlidir:

Elektronik belge akışının hacmi;
- elektronik belgelerin formatları;
- elektronik raporlamanın saklanması prosedürü;
- Şirketin elektronik belgeler yerine kağıt üzerinde belgeler hazırladığı durumlar.

2. Elektronik alışveriş yönteminin belirtilmesi, karşı taraflarla etkileşimde netlik sağlayacaktır.

Şirketler elektronik belge yönetimi prosedürünü ve yöntemini bağımsız olarak belirler. İki ana nüansı dikkate almak önemlidir.

İlk olarak, anlaşmada elektronik belgelerin kağıt üzerinde çoğaltılıp kopyalanmadığı belirtilmelidir. Örneğin, bir şirket karşı tarafa elektronik olarak bir TTN gönderir ve bir süre sonra aynı belgeyi kağıt biçiminde gönderir (örneğin, karşı taraf elektronik belgeyi almamışsa).

Belgelerin işlenmesine ilişkin bu prosedürün şu anda faturalar için sağlandığını lütfen unutmayın (katma değer vergisi hesaplamalarında kullanılan, alınan ve verilen faturaların günlüğünü tutmaya ilişkin Kuralların 4. maddesi, 26 Aralık tarihli Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi tarafından onaylanmıştır, 2011 Sayı 1137 “Katma değer vergisi hesaplamalarında kullanılan belgelerin doldurulmasına (sürdürülmesine) ilişkin formlar ve kurallar hakkında”).

İkinci olarak, şirketlerin elektronik belgeleri doğrudan mı (özel programlar veya normal e-posta istemcileri kullanarak) yoksa bir elektronik belge yönetimi operatörüyle mi anlaşarak (daha fazlasını aşağıda okuyun) anlaşmada belirtmeniz önerilir.

Elektronik fatura değişimi yalnızca EDI operatörü aracılığıyla mümkündür (Elektronik dijital imza kullanılarak telekomünikasyon kanalları aracılığıyla elektronik formda fatura düzenleme ve alma prosedürü, onaylanmıştır). Ancak yasa, şirketlerin başka belge alışverişi yapması için bir EDF operatörüyle anlaşmasını zorunlu kılmıyor. Bir şirketin, belgeyi elektronik dijital imzayla onaylayarak ödeme için fatura veya e-posta yoluyla fatura gönderebileceği ortaya çıktı.

3. Elektronik belgenin imzalanma yönteminin yansıması, onun hukuki gücünü belirleyecektir.

Çeşitli elektronik imza türleri vardır - basit, gelişmiş niteliksiz ve gelişmiş nitelikli (04/06/11 No. 63-FZ Federal Kanununun 2. Maddesi “Elektronik İmza Hakkında”).

Rusya Maliye Bakanlığı'na göre, vergi amaçlı ticari bir işlemin varlığının, geliştirilmiş nitelikli elektronik imzayla imzalanan bir elektronik belge ile teyit edilmesi mümkündür. Basit veya geliştirilmiş vasıfsız imzayla imzalanan bir belge, yalnızca kanunla belirlenen durumda (04/12/13 tarih ve 03-03-07/12250 tarihli mektup) kağıda el yazısı imzalı bir belgenin benzeri olarak kabul edilebilir. ).

Basit veya geliştirilmiş vasıfsız imzayla imzalanan bir belgenin şirketin giderlerini teyit etmeyeceği ortaya çıktı (Rusya Maliye Bakanlığı'nın 23 Ocak 2013 tarih ve 03-03-06/1/24 tarih ve 25 Aralık tarihli mektupları, 2012 Sayılı 03-03-06/2/139 ve 12/20/12 Sayılı 03-03-06/1/710).

TORG-12 numaralı formdaki fatura;
- işlerin (hizmetlerin) kabulü ve teslimi eylemi.

Ayrıca şirketlerin yalnızca elektronik belge yönetimi operatörünü dahil ederek fatura alışverişi yapabileceklerini unutmamak önemlidir. Bu nedenle, kuruluşun ilgili bir sözleşmesi yoksa, faturaların elektronik belgeler listesinden çıkarılması tavsiye edilir.

5. Elektronik belgelere ilişkin saklama prosedürünün bir göstergesi, onları erken imhaya karşı koruyacaktır

Elektronik belgeleri saklama prosedürü, belgeleri kağıt üzerinde saklama prosedüründen farklı değildir. Bu nedenle, elektronik faturalar, kağıt belgelerin saklanması için öngörülen süre boyunca saklanmalıdır (Rusya Maliye Bakanlığı'nın emriyle onaylanan, elektronik dijital imza kullanılarak telekomünikasyon kanalları aracılığıyla elektronik formda fatura düzenleme ve alma Prosedürünün 1.13. maddesi). 25 Nisan 2011 tarihli, No. 50n). Muhasebe amaçlı olarak birincil belgelerin beş yıl, vergi amaçlı olarak ise dört yıl süreyle saklandığını hatırlatalım.

Ancak pratikte belgeyi kaybetme riski vardır (örneğin, bilgisayar arızası veya yangın durumunda). Bu nedenle, anlaşmanın karşı taraftan belgelerin kopyalarını alma prosedürünü tanımlaması tavsiye edilir (aşağıdaki uzmanın yorumuna bakınız).

Paylaşmak: