Расчетно кассовый ордер образец заполнения. Расходный кассовый ордер: бланк и образец заполнения

Кассовые операции предполагают прием и выдачу наличности на предприятии. Одна из них — расход денежных средств. Она предполагает выдачу специального документа отчетности — кассового ордера. Расскажем о нем подробнее и ознакомимся с бланком.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Что это за документ

Согласно установленным Центральным Банком РФ правилам, каждое предприятие в стране должно иметь кассовый аппарат для совершения операций с физическими и юридическими лицами. К аппарату прилагается книга для ведения строгой отчетности.

Ответственным работников может являться как кассир, так и иное лицо, исполняющее его обязанности.

Расходный кассовый ордер — обязательный для выдачи документ, если требуется выделение наличных средств на какие-либо нужды. Таким образом, совершается расходная операция.

В небольших компаниях такие ситуации часто встречаются, если ответственного сотрудника отправляют:

• за покупками в канцелярский магазин;
• материалов для косметического ремонта;
• средств для озеленения территории и так далее.

Многие из нас часто сталкиваются с данным типом ордера, но не все знают правила выдачи документа и особенности его оформления.

Когда его составляют

Документ оформляется в момент выдачи денег из кассы.

При этом не важно, на какие цели выдается наличность:

• на личные нужды сотрудников компании (командировочные расходы, материальная помощь в сложных жизненных ситуациях);
• под отчет (к этой категории относят случаи выдачи денег сотруднику для траты их на нужды компании, о которых говорилось выше);
• для оплаты авансов и заработной платы (в некоторых случаях);
• в банках при сдаче выручки для зачисления ее на расчетный счет;
• при предоставлении средств кассиру для того, чтобы они были в кассе (часто происходит в магазинах для того, чтобы покупатели могли получить сдачу).

Оформление кассового ордера сопровождает данную операцию каждый раз. Документ выписывается в единственном экземпляре. Каждый раз новый выписанный ордер фиксируется в учетном журнале.

Некоторые операции возможно только при составлении письменных заявлений для контроля и идентификации оснований выдачи денег. Ответственный за кассу должен щепетильно подходить к вопросу и четко понимать, когда расходный ордер должен оформляться, а когда нет.

Важно! Выдача наличных средств может осуществляться и по другим утвержденным документам, которые должны при этом содержать штамп с реквизитами расходного кассового ордера (РКО).

Документ отчетности имеет четкую утвержденную форму, о чем поговорим ниже.

Правила составления

Форма бланка утверждена была еще в 1998 году Постановлением Госкомстата. В альбоме унифицированных форм по учету кассовых операций ее легко найти под номером КО-2.

Согласно правилам, оформлением РКО имеет право заниматься:

• бухгалтер, ответственный за данный вид операций;
• главный бухгалтер;
• кассир;
• руководитель (если бухгалтер или главный бухгалтер на предприятии не предусмотрены).

Каждый из них имеет право подписывать документ, однако первоочередность предоставляется руководителю или главному бухгалтеру. Только при их отсутствии ордер могут заверить другие ответственные сотрудники.

Для того, чтобы заполнить бланк, разрешено использовать один из двух видов носителей:

• бумажный (приобрести бланки и выписывать РКО от руки);
• электронный (скачать на нашем сайте и заполнять его в зависимости от нужд предприятия).

После заполнения электронного бланка, его обязательно нужно распечатать. Датируется документ тем днем, когда производилась выдача наличности. Иное не допускается.

Важно! При заполнении РКО запрещены помарки и исправления.

Оформление документа предполагает идентификацию личности лица, получающего денежные средства. Наиболее приемлемый способ, если гражданин не является сотрудником компании, сделать это по основному документу — паспорту.

Скачать бесплатно бланк расходного кассового ордера 2019 года можно по ссылкам ниже:

Порядок заполнения документа таков:

1. Вверху в графе «организация» указывается полное наименование юридического лица или ИП. В случае, если РКО выдает подразделение, заполняется и первая, и вторая строчка. Если такового нет, просто поставьте прочерк.
2. Номер документа ставится порядковый с нарастающим итогом. Номера не должны прерываться. Дата ставится согласно учетному журналу или сегодняшняя, если деньги выдаются сегодня.
3. Табличная строка «дебет» должна содержать номер структурного подразделения, которое выдает наличность, или номер корсчета, по которому отображается физический расход средств.
4. Табличная строка «кредит» как правило содержит кассовый счет 50.
5. Теперь следует определить цель выдачи наличных средств и отразить это в поле «Код целевого назначения». В некоторых случаях уместно поставить прочерк, если на предприятии не введена система кодов на этот случай.
6. Укажите сумму прописью в рублях и копейках, не оставляя при написании длинных пробелов.
7. В графе выдать полностью вписываются фамилия, имя и отчество сотрудника или гражданина (записывается как в паспорте).
8. В строчке «основание» при необходимости указывается, почему гражданину выдали наличные. В некоторых случаях можно поставить прочерк.
9. Там, где указано «приложение», вписывается наименование и номер документа, на основании которого производилась выдача.

После того, как все строки заполнены, следует поставить подписи и расшифровать их, а также заверить документ печатью организации. Лицо при получении денег обязательно расписывается и заполняет строки внизу.

Пример заполненного бланка:

Если выдача средств не производится для оплаты труда работника, НДФЛ с суммы не взимается. Учтите, что за неправильный учет документов предусмотрены штрафные санкции. Организация может лишиться от 40 до 50 тысяч рублей.

Срок хранения учтенных РКО после завершения отчетного года составит пять лет.

По расходному кассовому ордеру из кассы делается выдача наличных денег. Он обладает информационной формой – форма № КО 2 . Выдача материальных средств через расходный кассовый ордер делается только после предъявления все необходимых удостоверяющих личность бумаг. Получатель должен написать расписку черной либо синей пастой в получении денег, и в ней точно указать сумму (прописью). В случае если в расходный кассовый ордер не вносится расписка, то выданная денежная сумма рассматривается как недостача.

Из-за важности документа, мы вам предоставляем пример заполнения кассового ордера.

Пример заполнения кассового ордера:

В строчке «Организация» необходимо указать наименование организации (в полной форме), которое занимается выдачей из кассы материальных средств и его под ОКПО. Если выдача средств происходит в структурном подразделении, тогда нужно заполнить соответствующее поле. В другом случае ставится прочерк.

Обладает строчками «Номер документа», «Дата составления» в них нужно указать номер расходного кассового ордера и дату выдачи наличных денег.

В графе кассового ордера бланка «Код структурного подразделения» вписываются обособленные подразделения организации согласно тем кодам, которые были им присвоены.

В строке расходного кассового ордера «Корреспондирующий счет» вносится счет в дебет которого относится деньги из кассы.

В строчке «Код аналитического учета» вписывается код системы аналитического учета.

В строке «кредит» кассового ордера бланка нужно указать счет пятьдесят (потому как сумма денег выдается из кассы).

В графе расходного кассового ордера «сумма» вписывается полная сумма выданных денег (цифрами).

Графа «Код целованного назначения» кассового ордера бланка заполняется только в том случае, когда сумма денег выдается в форме целевого финансирования.

В графе расходного кассового ордера «выдать» вписывается ФИО физического либо юридического лица, которому и производится выдача денег из кассы.

В строке кассового ордера бланка «основание» вписывается содержание проводимой операции по выдаче материальных средств, например: «выдано в подотчет», «выручка сдана в банк» и т.д.

В графе расходного кассового ордера «Сумма» указывается точная сумма выданных денег (указывается прописью, с заглавной буквы, копейки цифрами, пустое место прочеркивается).

В «приложении» кассового ордера бланка вписываются все реквизиты приложенных к нему бумаг (само наименование, номер, а также дата составления), далее на основе, которых и выдаются деньги, например: расчетно-платежная ведомость, заявление сотрудника и так далее.

В графе «получил» получатель вписывает получаемую сумму (прописью, пустое место прочеркивается).

В строке «По» указываются реквизиты бумаг, которые подтверждают личность.

Сама форма заполняется сотрудником бухгалтерии только в одном экземпляре, подписывается начальником предприятия, глав. бухгалтером, а также уполномоченным лицом. КО2 регистрируется в журнале КО3.

Расходный кассовый ордер (РКО). Форма КО-2 – это документ бухгалтерской отчетности, с помощью которого осуществляется выдача денежных средств из кассы предприятия (организации). Форма бланка унифицирована, утверждена на законодательном уровне Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 №88 (в редакции от 03.05.2000), код по ОКУД 0310002. Оформление документа осуществляется в зависимости от порядка проведения кассовых операций на предприятии. Ордер заполняется в единственном экземпляре сотрудником бухгалтерии или иным уполномоченным на то лицом.

После заполнения, документ регистрируется (также, как и ) в журнале регистрации по форме № КО-3. Как правило, к расходному кассовому ордеру прилагаются документы, являющиеся основанием для выдачи средств. Однако, стоит отметить, что если на прилагаемых к ордеру документах стоит подпись руководителя, то на РКО она уже не требуется.

В заполнении расходного кассового ордера принимают участие несколько сотрудников предприятия, имеющие отношение к выдаче и получению денежных средств. Так, заполняя ордер, следует придерживаться следующей инструкции:

• поле «Организация» должно содержать наименование субъекта хозяйственной деятельности, а графа «Структурное подразделение» - его подразделения, выдавшего ордер. Если такое структурное подразделение отсутствует, то в графе ставится прочерк;
• в строках «Номер документа» и «Дата составления» проставляется номер ордера согласно журналу регистрации по форме КО-3, а также дата его составления в формате ДД.ММ.ГГГГ;
• графа «Дебет» содержит код структурного подразделения, в котором осуществляется выдача денежных средств (при отсутствии такового – ставится прочерк), номер корреспондирующего счета, субсчета, по дебету которого отображается расход средств из кассы, а также код аналитического учета по корреспондирующему счету (прочерк – если применение таких кодов в организации не осуществляется);
• строка «Кредит» отображает номер бухгалтерского счета, по кредиту которого осуществляется выдача денежных средств. Как правило, это счет 50 «Касса»;
• в поле «Код целевого назначения» вносится код, который отображает цель использования выданных из кассы денежных средств. Если такие коды на предприятии не применяются – ставится прочерк;
• строка «Выдать» содержит фамилию, имя, отчество лица, которому выдаются эти деньги;
• строка «Основание» отображает содержание хозяйственной операции. К примеру, аванс на командировочные расходы, выдача материальной помощи и т.п.
• сумма выдаваемых средств отображается в строке «Сумма» и должна быть проставлена прописью. Если после проставления в строке остается свободное место, следует поставить прочерк;
• поле «Приложение» отображает реквизиты первичных документов, служащих основанием для выдачи средств из кассы.

После заполнения вышеперечисленной информации проставляются подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия с их расшифровками. Затем следуют строки, заполняемые лицом, которое получает эти денежные средства. В строке «Получил» прописью указывается сумма денежных средств, полученных из кассы, под ней проставляется дата получения и подпись этого лица.

После выдачи денег кассир предприятия, в отведенных для этого строках, указывает наименование, номер, дату, место выдачи документа, который удостоверяет личность лица, получившего деньги из кассы. Ниже ставится подпись кассира с ее расшифровкой. Кассир предприятия обязан проверить документ на правильность составления и погасить приложения к нему штампом «Оплачено» либо штампом предприятия с проставлением даты. После погашения расходный кассовый ордер остается в кассе предприятия. При погашении перерасхода по , основанием выдачи денежной суммы по РКО из кассы служит отчет подотчетного лица.

РКО относится к документам первичного учета кассовых операций. По нему осуществляется выдача наличных денежных средств из кассы. РКО формируется в одном экземпляре работником бухгалтерии и подписывается руководителем бюджетной организации, главным бухгалтером, кассиром и лицом, получающим денежные средства. В конце статьи вы сможете заполненный образец расходного кассового ордера скачать бесплатно.

РКО не должен содержать никаких исправлений, иначе он признается недействительным. Если же ошибка допущена, документ необходимо сделать заново в правильном варианте.

Обязанность применения формы КО-2 определяется Указаниями Банка России №3210-У от 11.03.2014. Для организаций государственного сектора такое требование закреплено приказом Минфина от 30.03.2015г. № 52н.

Скачать бесплатно расходно-кассовый ордер, бланк 2019 года

В соответствии с Постановлением от 18.08.1998 №88 расходный ордер должен быть унифицированной формы по ОКУД 0310002. Ниже вы можете скачать расходно кассовый ордер, бланк, распечатать его и использовать в работе.

Как выписать РКО

Основанием для расходования наличных денег, за исключением заработной платы, может быть:

• приказ руководителя о выделении средств для нужд организации;
• заявление сотрудника о выдаче подотчет денежных средств;
• выдаче наличных на командировочные расходы;
• выдача денег на материальную помощь сотруднику.

Наличные денежные средства выдаются из кассы по расходным кассовым ордерам.

По-лу-чив расходный ордер, кас-сир про-ве-ря-ет правильность заполнения (п. 6.1 Ука-за-ния):

• наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии — наличие подписи руководителя);
• соответствие сумм написанных цифрами и прописью, а также соответствие подтверждающим документам.

Перед выдачей наличных денег кассир должен запросить у получателя документ, удостоверяющий личность. После сверки с ним он вписывает в соответствующие графы реквизиты паспорта или другого документа. Затем передает денежные средства получателю. Тот должен их пересчитать и расписаться в расходном кассовом ордере.

Акцентируем внимание, что в Указание Банка России от 11.03.14 № 3210-У были внесены изменения Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 №4416-У, где сказано, что заявление работника может быть заменено распоряжением руководителя. А РКО может оформляться в электронном виде, с использованием электронной подписи.

Расходный кассовый ордер: пример заполнения

РКО заполняют сотрудники бюджетной организации, имеющие отношение к выдаче денежных средств. Выше вы смогли расходный кассовый ордер бланк скачать (Word) бесплатно.Теперь на примере разберем, как правильно заполнить его. Также в интернете можно найти сайты, которые предлагают заполнить онлайн расходный кассовый ордер и затем скачать или распечатать его.

Итак, разберем по шагам.

Шаг 1. Заполняем шапку

В строке «Организация» прописывается полное наименование организации, а графа «Структурное подразделение» — название подразделения, которое выдало РКО. Если такое структурное подразделение отсутствует, то в графе ставится прочерк.

ОКПО заполняется по данным, присвоенным органом статистики.

Номер документа указывается строго по порядку, в течение календарного года.

В строке «дата» указывается дата выдачи из кассы.

Шаг 2. Заполняем разделы «дебет» и «кредит»

Эти строки заполняются согласно утвержденному плану счетов учета.

В строке «Код целевого назначения» вносится код, который отображает цель использования выданных из кассы денежных средств. Если такие коды на предприятии не применяются, ставится прочерк.

Шаг 3. Вносим информацию о том, кому и зачем выданы деньги

Строка «Выдать» содержит фамилию, имя, отчество лица, которому выдаются эти деньги.

Строка «Основание» отображает содержание хозяйственной операции. К примеру, аванс на командировочные расходы, на нужды организации и т.п.

В строке «Сумма» прописывается сумма прописью.

В строке «Приложение» вписываются сведения, которые послужили основанием для выдачи денег из кассы.

Шаг 4. Заполняем раздел с личными данными сотрудника, которому выданы деньги

Строка «Получил» заполняется собственноручно получателем. Он прописывает сумму прописью, дату и роспись в получении. Ниже требуется указать данные документа, который предъявлен для удостоверения личности.

В последней строке кассир или другой ответственный работник ставит свою подпись и расшифровку.

Шаг 5. Подпись руководителя

РКО подписывает главный бухгалтер и руководитель организации.

Расходный кассовый ордер: образец заполнения 2019 года

Как вести учет и сколько хранить

Учет РКО ведется в , а также в кассовых книгах. В журнал вписываются их порядковые номера РКО. Это нужно сделать после того, как на них поставит подпись главный бухгалтер или директор. Журнал должен храниться в бухгалтерии предприятия либо у директора.

Так же как и ПКО, РКО хра-нит-ся в те-че-ние 5 лет по пра-ви-лам, уста-нов-лен-ным ру-ко-во-ди-те-лем ор-га-ни-за-ции.

Вопросы организации и ведения кассовых операций являются актуальными для предпринимателей, осуществляющих расчеты наличными денежными средствами. Изменения в применении ККТ, в частности, введение онлайн-касс, повлекло за собой ряд корректировок в порядке учета кассовых операций (Указание от 19.06.2017 N 4416-У, которое вступило в действие с 19.08.2017). Узнайте об основных изменениях в организации кассовых операций, повторите основные пункты оформления расходного кассового ордера и скачайте бесплатно расходно-кассовый ордер (бланк 2019 года).

Порядок ведения кассовых операций с наличными деньгами на территории РФ установлен Банком России. Порядок является единым и обязательным для юрлиц.

Основные требования Банка РФ

Необходимо распорядительным документом (Приказом) установить лимит остатка денежных средств в кассе, который рассчитывается по формуле в соответствии с Указанием Банка России.

Важно: Субъекты малого предпринимательства и ИП в соответствии с Письмом ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338 могут не устанавливать лимит остатка наличных денег.

Все операции с наличностью оформляются кассовыми документами и отражаются в кассовой книге. Так, операции по приходу, расходу наличных оформляются приходными или расходными кассовыми ордерами (можно составлять один ПКО и один РКО после закрытия смены).

Поступление и выдача наличных денежных средств отражается в кассовой книге (КК), записи в ней делаются по каждому ПКО и РКО. В конце рабочего дня кассир сверяет наличные деньги в кассе с суммой остатка по КК, заверяет записи в ней подписью. При отсутствии в течение дня движения денег по кассе запись в КК не делается.

ПКО, РКО и КК могут оформляться на бумажном носителе или в электронном виде. Исправлять электронно оформленные документы после подписания не допускается. Вносить исправления в бумажные документы можно, указав: дату исправления, подписи лиц, составивших исправляемый документ с фамилий и инициалов. Контроль за ведением КК осуществляет главбух.

Важно: ИП могут не оформлять кассовые документы и не вести КК (п.4.1 Указаний Банка России 3210-У ).

Ведение кассовых операций может осуществляться кассиром, назначенным из числа работников юрлица или ИП, или самим руководителем. Ознакомление с обязанностями и правами осуществляется под роспись. У кассира должна быть печать с реквизитами для подтверждения проведения им операции и образцами подписей лиц, имеющих право подписывать кассовые документы.

Рассмотрим более подробно порядок оформления операций по выдаче наличных из кассы: сдача наличной выручки на расчетный счет, выдача заработной платы и других выплат работникам, выдача подотчетных сумм и др. Расходный кассовый ордер (бланк word) скачать бесплатно вы сможете в конце статьи.

Порядок оформления операций

Все операции по выдаче наличных из кассы могут быть оформлены РКО по унифицированной (не обязательной для применения с 01.01.2013 в соответствии с Федеральным законом N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете») форме № КО-2. Образец расходного кассового ордера скачать бесплатно можно в конце статьи.

РКО оформляется с внесением записи в книгу днем фактической выдачи денег.

Расходный кассовый ордер (пример заполнения)

Заполнение РКО

По строке «организация» указывается наименование юрлица в соответствии с данными ЕГРЮЛ.

При наличии у организации филиалов, представительств или иных обособленных подразделений, им могут присваиваться коды. В этом случае в строке «структурное подразделение» указывается наименование такого подразделения в соответствии с учредительными документами, а в графе «Код структурного подразделения» указывается код такого подразделения.

Обязательная нумерация РКО законодательно не установлена. При принятии решения о нумерации порядок ее следует установить локальным актом.

Дата составления РКО — дата выдачи наличных денег из кассы.

В графе «Дебет» указываются счета бухучета, на которых подлежат отражению операции по выдаче наличных. Примеры операций приведены в таблице ниже.

В графе «Кредит» указывается счет движения денежных средств в кассе по бухсчету 50.01 «Касса организации».

Сумма полученных денежных средств указывается цифрами в графе «Сумма, руб.коп.» и прописью в соответствующих строках ордера. Запись делается с начала строки с заглавной буквы.

Графа «Код целевого назначения» заполняется только в том случае, если в кассу поступили средства целевого финансирования.

В строке «Выдать» заполняется ФИО получателя денег.

В строке «Основание» — содержание хозяйственной операции (например, для зачисления на р/счет ООО «ВИД» в Банке ПАО «Свет»)

В строке «Приложение» — название и реквизиты первичных документов (товарной накладной, акта приема-передачи, решения о выплате дивидендов, приказа о выплате матпомощи и т.д.).

В строке «По» — паспортные данные получателя и реквизиты доверенности (при ее наличии).

После выдачи денег кассир подписывает РКО и оставляет его себе вместе с оригиналом или копией доверенности (если получатель действует на ее основании).

Примерный перечень проводок, отражающих выдачу денежных средств

Организации, использующие для ведения бухучета специальные программы, заполняют обязательные данные РКО с учетом технических возможностей, заложенных в данные программы.

Существует возможность заполнить онлайн расходный кассовый ордер с помощью некоторых интернет-ресурсов или скачать расходно-кассовый ордер (образец заполнения 2019) в приложении к статье.