Функциональные обязанности супервайзера
1.1. Наименование структурного подразделения: Филиал / Отдел городских продаж (Отдел прямых продаж); Филиал / Представительство
1.2. Подчиняется (должность руководителя): Управляющему городскими продажами (Руководителю отдела прямых продаж); Руководителю представительства
1.3. Является руководителем (должности непосредственных подчиненных): торговых представителей, мерчендайзеров
1.4. Замещает (должности, функции которых исполняет сотрудник, при их отсутствии): нет
1.5. Заместитель (должности, которые исполняют функции сотрудника при его отсутствии): руководитель городских продаж (руководитель отдела розничных продаж), торговый представитель (по решению руководства)
2. Должностные обязанности2.1. Участвует в разработке и внедрении методик продаж.
2.2. Принимает активное участие в подготовке и внедрении новых форм работы с клиентами, совершенствовании старых.
2.3. Координирует и контролирует деятельность по сбыту продукции.
2.3.1. Распределяет территории между торговыми представителями.
2.3.2. Ставит четкие и выполнимые задачи перед всеми членами команды, которые соответствуют целям и задачам филиала / представительства.
2.3.3. Контролирует выполнение торговыми представителями, мерчендайзерами поставленных задач.
2.3.4. Контролирует работу с ключевыми, сетевыми и сложными клиентами.
2.3.5. Контролирует изменения статуса, платежеспособности и других изменений клиентской базы.
2.3.6. Рассматривает просьбы и жалобы клиентов, в случае необходимости – участвует в переговорах.
2.4. Анализирует и контролирует дебиторскую задолженность команды.
2.4.1. Разрабатывает и внедряет мероприятия по сокращению дебиторской задолженности.
2.4.2. Контролирует погашение дебиторской задолженности через непосредственных подчиненных.
2.5. Информирует об изменениях и обеспечивает соблюдение всеми подконтрольными сотрудниками, дистрибуторами и субдистрибуторами политики компании в области ценообразования и проведения акций.
2.6. Обучает торговых представителей технологии продаж, методам ведения переговоров, методам заключения сделок.
2.6.1. Дает оценку работе сотрудника исходя из совместных поездок по маршруту, обеспечивая обратную связь.
2.6.2. Проводит тренинги и обучение подчиненных во время непосредственной работы с Клиентом и при разборе конкретных ситуаций.
2.7. Несет ответственность за выполнение планов продаж и развития, и за увеличение количественной и качественной дистрибуции на закрепленной территории.
3. Административная работа
3.1. Бюджетирование: нет
3.2. Планирование: ежедневно, еженедельно, ежемесячно
3.3. Отчетность: ежедневно, еженедельно, ежемесячно
3.4. Кадровая работа: оперативное руководство сотрудниками, оценка эффективности их работы,оценка ресурсов для выполнения необходимого объема работы, рекомендации по приему и увольнению сотрудников
3.5. Разработка документов: нет
3.6. Поддерживает в актуальном состоянии сведения, базы данных: контролирует ведение базы данных розничных клиентов
4. Имеет право принимать решения по вопросам
4.1. Финансовые: нет
4.2. Выбор партнеров: клиенты
4.3. Визирование документов: нет
5. Регламентирующие работу документы
5.1.Внешние документы: Законодательные и нормативные акты.
5.2. Внутренние документы: Стандарты ГО, Положение о филиале, Должностная инструкция, Правила внутреннего трудового распорядка, Стандарты работы сотрудников оптово-розничного направления.
6. Критерии оценки эффективности труда
6.1.Выполнение по срокам мероприятий еженедельного и ежемесячного планирования, за которые несет ответственность.
6.2. Выполнение по качеству мероприятий еженедельного и ежемесячного планирования, за которые несет ответственность.
6.3.Выполнение по объему мероприятий еженедельного и ежемесячного планирования, за которые несет ответственность.
6.4.Удовлетворенность внутренних заказчиков.
6.5.Удовлетворенность внешних заказчиков.
7. Взаимодействие, обмен информацией
7.1.Получает информацию
|
Поставщик |
Проблематика |
Форма |
Периодичность |
|
|---|---|---|---|---|
|
Управляющий городскими продажами/ начальник отдела прямых продаж |
Планы, задачи |
Повестка собрания |
Ежемесячно |
|
|
Планируемые акции, изменения в работе |
Повестка собрания |
Еженедельно, по необходимости |
||
|
Отчет о совместной работе |
Отчет (Excel) | |||
|
Финансовый аналитик |
Данные о просроченной дебиторской задолженности |
Еженедельно |
||
|
Юридический отдел |
Результаты правовой экспертизы представленных для визирования договоров; согласование претензий и исков к контрагентам по поводу нарушения ими договорных обязательств |
Служебная записка |
По необходимости |
|
|
Координатор |
Данные о выполнении плана по продажам |
Отчет (Excel) |
Ежедневно |
|
|
Торговый представитель |
Ежедневный отчет |
Отчет (Excel) |
Ежедневно |
|
|
Заявка на POSM |
Служебная записка |
По мере необходимости |
||
|
Мерчендайзер |
Информация об отсутствие в торговой точке достаточного ассортимента в соответствии со стандартами Компании |
Служебная записка |
По мере необходимости |
|
|
Заявка на POSM |
Служебная записка |
По мере необходимости |
||
|
Ежедневный отчет, выполнение планов и задач |
Отчет (Excel) |
Ежедневно |
||
|
Заявка на продукцию при нештатной ситуации в торговой точке |
На стандартном бланке |
По мере необходимости |
7.2. Передает информацию
|
Адресат |
Проблематика |
Форма |
Периодичность |
|
|---|---|---|---|---|
|
Отдел маркетинга |
Сведения о заключенных договорах поставки; отзыв контрагентов на поставляемую продукцию |
По необходимости |
||
|
Юридический отдел |
Условия договоров по реализации продукции, представленные контрагентами претензии и иски по поводу нарушения или неисполнения компанией договорных обязательств |
По необходимости |
||
|
Управляющий городскими продажами / Начальник отдела прямых продаж |
Отчет по продажам по команде |
Отчет (Excel) |
Ежедневно |
|
|
Служебная записка |
Ежемесячно |
|||
|
Отчет (1С) |
Еженедельно |
|||
|
Отчет супервайзера |
Отчет (Excel) |
Ежедневно |
||
|
Отчет по качественной дистрибьюции |
Отчет (excel) |
Еженедельно |
||
|
План выполнения заданий |
Отчет (excel) |
Еженедельно |
||
|
Торговые представители |
Планы, задачи |
Повестка собрания |
Ежемесячно |
|
|
Данные об общей и просроченной дебиторской задолженности |
Ежедневно |
|||
|
Выполнение плана продаж |
Ежедневно |
|||
|
Маршруты, прайс-лист, сопроводительная документация |
Отчет (Excel) |
Ежедневно |
||
|
Результаты совместной работы |
Отчет (Excel) |
Согласно графику совместной работы |
||
|
Мерчендайзер |
Планы, задачи |
Повестка собрания |
Ежемесячно |
|
|
Координатор / Начальник отдела прямых продаж / Управляющий городскими продажами |
Заявка на POSM |
Служебная записка |
По мере необходимости |
|
|
Служебная записка |
Ежемесячно |
|||
|
Отчет по просроченной дебиторской задолженности |
Отчет (1С) |
Еженедельно |
8. Требования к квалификации
8.1. Образование: высшее, неоконченное высшее, средне - специальное
8.2. Специальное обучение, допуски: водительские права категории В
8.3. Навыки: Ведения переговоров
8.4. Опыт работы: Работы на рынке продуктов питания не менее 2-х лет
8.5.Профессиональные знания:
- Прогрессивные формы и методы торговли и сбыта.
- Порядок заключения договоров купли-продажи и оформления необходимых документов.
- Условия заключения коммерческих сделок и методы доведения товаров до потребителей.
Инструкция согласована:
Руководитель отдела мотивации ________________________________________________
Руководитель Управления филиалов _____________________________________________
Исполнительный директор блока ________________________________________________
С инструкцией ознакомлен:
ФИО, дата, подпись
Любая компания начинается с руководителя, в каждом подразделении есть свой начальник. От руководителя зависят конечные результаты работы как конкретного отдела, так и компании в целом. В данной статье раскрывается важная роль супервайзера в сбытовой структуре компании, его базовые компетенции и навыки, важность развития и обучения супервайзера для более эффективного управления группой торговых представителей.
Бытует мнение, что сотрудник сбытого подразделения, в особенности торговый представитель, - это «волк-одиночка», которому не требуется постоянное внимание. Зато контроль над ним - это обязательная функция современных супервайзеров (руководителей групп торговых представителей). Торговый персонал - ключевое звено во всей цепи: от производства продукта до его продвижения к конечному потребителю. Именно от настроя и профессионализма этих сотрудников в конечном итоге зависит судьба всей компании.
Из-за напряженного характера работы торговые представители нуждаются в компетентном руководителе, способном поддержать и мотивировать на достижение поставленной цели. Таким образом, супервайзеры должны не только осуществлять контроль или решать проблемы своего торгового представителя, например по дебиторской задолженности или налаживанию коммуникаций с новыми торговыми точками с целью получения в них места для своих товаров (чем, главным образом, и приходится заниматься большинству сбытовых структур), но и руководить.
По собственному опыту взаимодействия автора с клиентами в рамках проекта по подготовке сбытовых команд для компаний известно, что только четыре из десяти директоров по продажам могут четко и грамотно определить критерии отбора супервайзеров, требования к ним и их функции. Еще хуже это могут сделать сами супервайзеры. Интересно наблюдать, как еще вчерашние «полевые бойцы» сегодня превращаются в офисных «привратников» своих молодых коллег, перенимая шаблоны управления у своего руководителя.
Сегодня супервайзеры на 70% - это офисные работники, которые «в полях» по принуждению, а не по призванию. Стать супервайзером все чаще означает осесть в офисе, и это мечта многих молодых карьеристов. Так они и поступают!
В нашу компанию обратилась фирма N со стандартным заказом: ей срочно нужна была команда торговых представителей из 12 человек. Эта организация до обращения к нам неоднократно пыталась собрать команду самостоятельно или с помощью других кадровых агентств, но новые сотрудники уходили, причем в первые же месяцы работы. Проанализировав потребность данного клиента, мы выяснили, что при достаточно хорошем уровне доходов сотрудники в компании за работу не держатся. Командой руководит «вчерашний» торговый представитель, хороший продавец, но без навыков управления, к тому же ничего не знающий о тренингах. А единственный сотрудник кадрового отдела выполняет одновременно функции и рекрутера, и кадровика.
Между тем планы не выполняются, и, следовательно, премии никто не получает. В такой ситуации даже самая профессиональная команда уйдет. А клиент спрашивает про гарантии, боится, что и в этот раз, потратив деньги, не сможет удержать сотрудников. Так и произойдет, если нет компетентного руководителя и четкой политики по работе с персоналом, в том числе торговым. Не на том экономим!
Один простой вопрос способен разъяснить клиентам эту ситуацию: «Готовы ли вы доверить судьбу вложенных денежных средств, в данном случае в команду торговых представителей, вашему супервайзеру? Ведь то, что будет происходить с его новыми подчиненными в течение испытательного срока (период адаптации), на 80% зависит от него, от того, как он выстроит работу с каждым из них».
Сотрудника нельзя просто перевести с линейной позиции на должность руководителя, его необходимо готовить к этому заранее, а, т. к. школ и курсов по обучению профессии супервайзера нет, да и самой профессии в реестре, так же как и профессии торгового представителя, не существует, все работают так, как умеют. Многие российские компании пытаются копировать западные технологии, но получается это лишь у некоторых из них. В итоге функции и обязанности супервайзера интерпретируются компаниями по-разному, критерии отбора кандидатов на эту должность размыты.
Многие компании предпочитают «выращивать» супервайзеров из своих торговых представителей. Это замечательная идея. Однако нужно помнить следующее.
- Не каждый даже самый лучший сотрудник отдела продаж может стать руководителем.
- Не всякий торговый представитель сможет руководить своими коллегами и завоевать авторитет в команде.
Для того чтобы достичь максимального успеха, команде нужен компетентный руководитель . Найти его не так-то легко, однако профессиональный рекрутер, тесно взаимодействуя с отделом продаж, описав профиль должности, выделив основные критерии руководителя в соответствии с компетенциями и корпоративной культурой компании, может помочь вам в поиске и оценке потенциальных кандидатов из числа работающих сотрудников, а также в последующем обучении их согласно обозначенным требованиям к должности. Профессиональный рекрутер может помочь и с поиском нового кандидата, отдавая предпочтение тем, кто имеет опыт работы от года, как минимум.
В Приложении 1 приводится пример оценочного листа одной из компаний. Из этого примера видно, что программа обучения и подготовки собственных сотрудников для дальнейшего повышения должна быть достаточно серьезной. Если речь идет об опытном супервайзере, то в ходе интервью следует обратить внимание не только на указанные критерии, но и на соответствие ценностей личности ценностям компании. «Вольется» ли он в существующий коллектив, примет ли корпоративную культуру компании?
Важно ответить на следующие вопросы.
- Знаете ли вы, кто занимается отбором торгового персонала в вашей компании? Где? Как?
- Каковы критерии отбора торгового персонала?
- Какие методы материальной и нематериальной мотивации используются? Кто занимается их разработкой?
- Существует ли программа адаптации для новых согрудников по продукту, специфике продаж?
- Есть ли программа развития новых сотрудников?
- Существуют ли программы проведения супервизии и «нулевого» аудита?
- Прописаны ли должностные обязанности сотрудников отдела?
Это еще не полный перечень вопросов, ответить на которые необходимо для того, чтобы понять, действительно ли компания готова к созданию или профессиональному развитию отдела сбыта.
В Приложении 2 приводится пример описания обязанностей супервайзера, взятый из должностной инструкции одной из компаний-клиентов автора. Из этого примера видно, что работа руководителя (супервайзера) с персоналом в данной компании сводится к «разработке рекомендаций по найму и увольнению торговых представителей, внесению предложений по системе оплаты их труда». Не удивительно, что в компании есть проблемы, связанные с непрофессионализмом сотрудников и «текучестью» торгового персонала.
А ведь сегодня основным конкурентным преимуществом компаний являются человеческие ресурсы, т. е. персонал. Организации, которые это понимают, при отборе сотрудников на должность супервайзера делают акцент на их умение обучать, стимулировать, решать конфликтные ситуации. А это значит 80% времени проводить в «полях» со своими торговыми представителями: осуществлять «полевую» супервизию, «полевой» аудит и «полевые» тренинги.
Супервайзер должен принимать активное участие во всем цикле обучения: от разработки критериев подбора сотрудников до обучения и развития своей команды в целом и каждого ее участника в отдельности. Для этого он должен тесно контактировать с кадровым отделом (если таковой имеется).
Например, в ходе реализации проекта по формированию команды супервайзер должен принимать участие на каждом его этапе (см. таблицу).
Таблица. Схема участия супервайзера в проекте по формированию команды торговых представителей
| Этап | Цель супервайзера | Форма участия |
|---|---|---|
| Начало проекта |
|
1. Презентация проекта для супервайзеров |
| Набор группы, рекрутинг |
|
|
| Обучение и экзамен |
|
|
Важно отметить, что у одного супервайзера в подчинении не должно быть более пяти-семи сотрудников. Большее количество подчиненных не позволяет эффективно работать с каждым, особенно если супервайзер еще ведет своих ключевых клиентов. Вся его работа сводится к решению проблем в торговых точках - на анализ и обучение подчиненных абсолютно не остается времени и сил. Координация работы группы должна вестись посредством проведения ежедневных, как правило утренних, собраний, совместного анализа результатов работы за неделю, месяц. Чем больше времени будет уделяться работе с каждым сотрудником, тем более эффективными будут результаты.
Приведем пример из практики компании: крупная компания Z утратила всю клиентскую базу по van sales («продажам с колес»). Прошло несколько лет, и возникла мысль возобновить van-отдел. Он был создан из трех новых торговых представителей, которые так и не смогли выполнить установленные для них планы. Возник закономерный вопрос: продолжать работу в том же направлении или приступить к обучению и развитию сотрудников? Выбрано было второе.
Результатом выполненной диагностики, составления программы и проведения тренинга по van-продажам стало понимание сотрудниками специфики направления, по крайней мере, понимание того, что все, что делалось до этого, продажами назвать просто нельзя. Эффективность работы торгового персонала в дальнейшем заметно повысилась. Обучение было продолжено. Вторым этапом стало обучение супервайзеров, супервизия их работы с торговыми представителями в «полях», супервизия торговых представителей, супервизия супервизии. Через месяц после проведенной с персоналом работы компания приняла решение о продолжении развития направления van-продаж, закупила парк машин. Торговые представители выполнили план за полмесяца. И сейчас компания продолжает работу по этой эффективной схеме.
Приведенный пример - не единственный в своем роде. Он очень показателен. Однако хотелось бы сделать акцент именно на необходимости профессиональной и планомерной работы с персоналом на всех этапах и уровнях. Обучение не является панацеей, но без программ адаптации и развития персонала ваша компания не сделает шага вперед, а, значит, сделает шаг назад, ведь мир не стоит на месте. Уделите время супервайзерам, и они приведут компанию к успеху!
Приложение 1. Пример оценочного листа базовых компетенций супервайзера
| № | Наименование компетенции | Оценка (0–3) | Примечание |
|---|---|---|---|
| I. Профессиональные навыки и деловые качества | |||
| Функция планирования | |||
| 1 | Стратегическое видение (предвидение), решение тактических задач | ||
| 2 | Ориентация на достижения (результат) | ||
| Функция организации | |||
| 3 | Расстановка приоритетов | ||
| 4 | Делегирование полномочий | ||
| 5 | Управление временем | ||
| Функция мотивирования | |||
| 6 | Стиль управления | ||
| 7 | Подходы к мотивированию работников | ||
| 8 | Способы решения конфликтных ситуаций | ||
| Функция обучения | |||
| 9 | Стиль и методы обучения | ||
| 10 | Способы адаптации и контроля знаний | ||
| 11 | Используемые способы контроля | ||
| II. Личностные качества и индивидуальные способности | |||
| 12 | Коммуникативные навыки | ||
| 13 | Cамостоятельность в принятии решений | ||
| 14 | Аналитические способности | ||
| 15 | Отношение к клиенту (клиентоориентированность) | ||
| 16 | Амбиции | ||
| 17 | Инициативность | ||
| 18 | Личная мотивация | ||
| 19 | Лояльность к компании | ||
| 20 | Лидерство | ||
| III. Публичные навыки | |||
| 21 | Ведение переговоров | ||
| 22 | Навыки презентации | ||
| 23 | Командность | ||
Приложение 2. Фрагмент Должностной инструкции. Описание обязанностей супервайзера
1. Должностные обязанности
1.1. Организация и координация деятельности группы торговых представителей.
1.2. Участие в формировании коммерческой политики фирмы в части прямых продаж.
1.3. Обеспечение объема и структуры продаж, отвечающих стратегическим и тактическим целям фирмы.
1.4. Организация регулярного и оперативного сбора информации о прямых продажах; ее анализ и предоставление результатов руководителю отдела прямых продаж компании.
1.5. Отслеживание заказов торговых представителей:
- правильность оформления бланка заказов;
- правильность простановки кодов товаров;
- правильность цен товаров;
- проверка утвержденных руководством скидок.
1.6. Внесение рекомендаций по разработке системы наценок и скидок, контроль ее соблюдения.
1.7. Контроль над созданием и постоянным обновлением базы данных по клиентам отдела прямых продаж филиала. Предоставление данных по клиентам отдела прямых продаж руководителю.
1.8. Контроль уровня дебиторской задолженности, принятие своевременных мер для ее снижения (закрытия).
1.9. Участие в разработке рекомендаций по ценообразованию для отдела прямых продаж, контроль над соблюдением принятой системы ценообразования.
1.10. Отслеживание колебаний объемов продаж, выявление причин колебаний и разработка рекомендаций по стимулированию сбыта.
1.11. Активное продвижение собственных торговых марок компании и программной продукции.
1.12. Доведение до группы торговых представителей, находящихся в подчинении у супервайзера, распоряжений руководства и обеспечение их исполнения.
1.13. Контроль технического состояния оргтехники и автотранспорта отдела прямых продаж.
1.14. Разработка системы секторов для торговых представителей, предоставление отчетности по секторам руководителю.
1.15. Предоставление рекомендаций по найму и увольнению торговых представителей, внесение предложений по системе оплаты их труда.
1.16. Ведение переговоров с представителями фирм-покупателей и принятие решений по вопросам в пределах компетенции.
В переводе с английского языка слово supervisor можно дословно трактовать как "куратор", "руководитель", "управленец" или "контролер". Эта профессия относится к управленческому звену, что порождает ряд определенных обязанностей и ответственности. В зависимости от того, с чем связана работа супервайзера, обязанности будут формироваться исходя из конкретной области деятельности самой компании. Это может быть торговля, реклама, производство и так далее.
Немного истории
Профессия супервайзер начала свое стремительное развитие еще со второй половины 20 века в США, где вместе с ростом количества компаний выделялись те или иные должностные обязанности супервайзера. В подчинении у данного представителя компании находится своя группа промоутеров, менеджеров, продавцов-консультантов, мерчендайзеров и иных специалистов.
Директора компаний возлагают большие надежды на супервайзеров, так как именно они руководят всем коллективом, находятся в поисках новых клиентов, места для работы своих подчиненных, исследуют каждую торговую точку и ищут пути для совершенствования бизнеса, увеличения продаж и повышения конкурентоспособности. В зависимости от того, в какой сфере деятельности будет работать представитель компании, он будет выполнять конкретные должностные обязанности, которые включают в себя несколько пунктов, выполнение которых влияет на всю работу в целом.
Основные обязанности супервайзера
Список обязанностей, возлагаемых на супервайзера, может постоянно корректироваться и изменяться, но только если это предусмотрено в соответствующем пункте трудового договора. Специфика деятельности конкретной компании формирует основные должностные обязанности супервайзера, куда входят следующие пункты:
- беседа с кандидатами на конкретную должность для формирования коллектива;
- проведение тренингов и обучающих программ;
- мотивирование сотрудников компании;
- осуществление переговоров с постоянными и потенциальными клиентами;
- обеспечение торговых точек необходимой рекламной продукцией;
- поиск выгодных мест для проведения промо-акций и работы самих промоутеров;
- несение ответственности за каждого работника, находящегося в подчинении;
- грамотная работа с каждым новичком, помощь в его адаптации, знакомство с коллективом, работой в целом, понимание своих обязанностей и так далее;
- внесение всевозможных новшеств для продуктивной работы всего коллектива, постоянный настрой и формирование позитивной атмосферы, мотивирующей на успех;
- объективная оценка каждого подчиненного, индивидуальная беседа, помощь в развитии, увольнение или повышение;
- построение графика режима работы, отпусков, больничных;
- проведение обучающих курсов;
- подготовка отчетов для руководства, где будет грамотно отражен результат проведенной работы, ее качество, выполненные задачи и многое другое.
Квалификационные требования
Можно с уверенностью сказать, что супервайзер является правой рукой любого руководителя компании. Таких управленцев может быть несколько, и каждый будет закреплен за конкретным участком работы. В соответствии с этим, нужно выбрать достойную кандидатуру, к которой будут предъявляться соответствующие квалификационные требования:
- наличие высшего или средне-специального образования;
- умение пользоваться ПК, разбираться в базовых программах;
- опыт работы в данной области - от 1 года;
- наличие личного транспортного средства;
- коммуникабельные и управленческие навыки, умение работать с большой группой людей, ответственный подход к работе, быстрое принятие решений, умение убеждать, быстро запоминать информацию, организационные навыки и многое другое.
В зависимости от конкретной сферы деятельности и задач, которые ставятся, формируются конкретные обязанности супервайзера в торговой компании. От того, насколько правильно они будут выполняться, будет зависеть карьера и зарплата супервайзера.
Какова цена вопроса?
Заработная плата супервайзера напрямую зависит от компании, в которой он будет работать. Если провести среднюю оценку уровня оплаты труда, то в среднем такие специалисты в месяц зарабатывают от 700 до 1300 долларов, хотя предельной планки здесь нет. Однако стоит понимать, что чем больше оплата труда, тем обширнее должностные обязанности супервайзера, но эти задачи вполне выполнимы.
Кроме того, на такой должности всегда имеется перспектива стремительного подъема по карьерной лестнице, например, до директора филиала или даже выше, все будет зависеть от личного желания работать, любви к своей профессии и желании развиваться в данной области. Так что работа супервайзера - это отличный шанс для людей, желающих построить успешную карьеру. В любом случае такая должность дает огромный опыт в различных сферах деятельности. Это умение управлять и сотрудничать с людьми, ставить перед собой задачи и успешно их выполнять, что в итоге приводит к формированию ценного опыта, который пригодится и в других профессиях.
Трудно ли работать супервайзером и как им стать?
При рассмотрении данной вакансии можно увидеть множество предложений от самых разных работодателей. Как правило, объявления содержат подробную информацию, где четко прописано, что входит в обязанности супервайзера. Соискатель, ориентируясь на данный перечень, может реально оценить свои возможности. Работа эта перспективная, и трудности могут возникнуть только на первом этапе деятельности - знакомство с коллективом, с компанией, ее индивидуальными особенностями и требованиями. Но все это вопрос времени и адаптации, и чем быстрее она пройдет, тем лучше для карьеры супервайзера.
Основные качества
Человек, желающий освоить данную должность, должен быстро воспринимать информацию, уметь предлагать интересные идеи, которые будут полезны для компании и смогут внести должный вклад в ее развитие. Директор должен быть спокоен за свой бизнес и ему важно получать короткие, но точные ответы на все вопросы и соответствующий ответ о проделанной работе, где будет виден положительный результат работы супервайзера. Только так можно добиться доверия к своей персоне, уважения и скорейшего повышения.
Супервайзер (supervisor) переводится с английского как надсмотрщик, надзирающий. В России спрос на этих специалистов возник относительно недавно. Как всегда, «мода» на новые должности пришла из иностранных представительств и совместных предприятий.
Все предприятия нуждаются в своевременном и эффективном надзоре за работниками с целью …надлежащего и эффективного выполнения персоналом поставленных перед ним задач. Координация работы такого рода - задача супервайзеров. Они могут работать в любой отрасли предпринимательской деятельности, бизнеса и, в зависимости от специфики предприятия, могут выступать в качестве руководителя среднего и низшего звена, офис-менеджера, инструктора, инспектора, ревизора и т.д. Однако природа работы остается неизменной. Супервайзеры осуществляют надзорные функции, выполняют административные задания с целью гарантированности эффективной работы персонала. За каждым супервайзером закрепляется группа работников, численность которой редко превышает 15-20 человек. Как правило, данная профессия является ступенью к занятию должности руководителей среднего и высшего звена.
Следует отметить, что объем функций супервайзера очень схож с функциями бригадира, профгруппорга и других руководителей низового уровня управления трудовыми коллективами в советской системе организации труда. Пожалуй, одним из различий является то, что бригадир, как правило, не освобождался от выполнения работ по его профессии (должности). Хотя на ряде предприятий супервайзеру, помимо планирования работы подчиненных работников и наблюдения за ней, поручается и выполнение профессиональных или должностных обязанностей производственного характера. Супервайзер может руководить подчиненными работниками, а может контролировать работу всех работников предприятия.
ИНСТРУКЦИЯ СУПЕРВАЙЗЕРА
I. Общие положения
3. Супервайзер должен знать:
3.1. Трудовое законодательство.
3.2. Основы рыночной экономики, предпринимательства и ведения бизнеса.
3.3. Структуру и штаты предприятия, профиль, специализацию и перспективы его развития.
3.4. Основные технологические процессы деятельности предприятия.
3.5. Кадровую политику и стратегию предприятия.
3.6. Основы общей и специальной психологии, социологии и психологии труда.
3.7. Методы оценки сильных и слабых сторон подчиненных работников.
3.8. Нормы качества и времени для каждого вида работы.
3.9. Этику делового общения.
3.10. Методы решения организационно-управленческих и кадровых задач.
3.11. Методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, компьютеров.
3.12. Правила внутреннего трудового распорядка.
3.13. Правила и нормы охраны труда.
II. Должностные обязанности
Супервайзер:
1. Доводит до сведения подчиненных работников поставленные перед ними задачи; проверяет готовность работников к решению поставленных задач; распределяет участки работ между работниками.
2. Корректирует работу персонала, назначает работников на выполнение определенных работ при возникновении незапланированных или нестандартных ситуаций, при сбоях в общем порядке работы.
3. Организует (при необходимости) взаимозаменяемость работников.
4. Определяет приоритеты и очередность выполнения рабочих задач.
5. Организует наблюдение и контроль за соблюдением графика работ, расстановкой персонала в соответствии со штатным расписанием, выполнением конкретных объемов работ, установленными стандартами качества работ.
6. Проверяет обеспеченность работников материально-техническими, информационными ресурсами, необходимыми для выполнения возложенных на работников обязанностей, принимает меры по предотвращению простоев, аварий, временных остановок работы.
7. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций во вверенном ему коллективе.
8. Оценивает качество работы каждого работника, рациональное использование рабочего времени, а также определяет возможность возложения на работника дополнительных обязанностей.
9. Оценивает лояльность и уравновешенность работников, определяет степень доверия к работникам.
10. Присутствует при общении работников с клиентами и посетителями (анализирует беседу, отношение к клиентам и посетителям); ведет наблюдение за профессиональным поведением работников; указывает на ошибки работников и предупреждает о необходимости их устранении.
11. Дает работникам необходимые указания по выполнению ими работ, имеющие для них обязательный характер.
12. Дает работникам «случайные» контрольные задания для тренировки готовности к выполнению различных задач.
13. Принимает меры по приостановлению выполнения работ, замещению работников при наступлении случаев, могущих повлечь неблагоприятные последствия для предприятия, не допускает к работе работников, находящимся в состоянии, ведущем к таким же последствиям (нетрезвое состояние, болезнь, др.), немедленно сообщает об этих случаях вышестоящему должностному лицу.
14. Определяет возможность и способы применения принятой на предприятии системы поощрений и взысканий.
15. Беседует с работниками, выясняет причины неудовлетворительной работы и совместно с работниками определяет варианты решения корпоративных и личных вопросов.
16. Организует учебные курсы и персональное наставничество (шефство) для отстающих работников при неспособности последних самостоятельно справиться с поставленными перед ними задачами, а при неудовлетворительных итогах обучения направляет руководству предприятия представления на увольнение работников за несоответствие занимаемой должности (выполняемой работе).
17. Определяет критерии требований к кандидатам на работу и принимает участие в отборе претендентов.
18. Представляет принятых на работу коллективу, обеспечивает их сведениями, необходимыми для ориентации в коллективе, знакомит с условиями работы и основными принципами кадровой политики предприятия.
19. Обеспечивает взаимосвязь подчиненного ему коллектива с другими подразделениями предприятия (бухгалтерией, отделом кадров, пр.).
20. Составляет отчеты о готовности каждого конкретного работника к выполнению тех или иных задач, о достигнутых работниками результатах.
21. Готовит отчеты о качестве работ, выполняемых подчиненными работниками, о выполнении объемов заданий, о причинах, приведших к срыву выполнения планов и виновных в этом лиц, и представляет их вышестоящему руководителю.
22. Выполняет (если этого требует ситуация) работу отдельных работников.
III. Права
Супервайзер имеет право:
1. На доступ к личным делам подчиненных работников.
2. Принимать участие в разработке и согласовании производственных планов предприятия, планов по перестройке структуры деятельности подразделений предприятия.
3. Проводить собрания со штатными сотрудниками с целью обсуждения их профпригодности в связи с изменениями производственной политики предприятия.
4. Требовать от руководства соответствующих подразделений предприятия своевременного обеспечения всем необходимым для нормальной работы подчиненных работников.
5. Требовать от бухгалтерии или иных финансово-бухгалтерских подразделений информацию по условиям оплаты труда, начисленной заработной плате и иным финансовым вопросам.
6. Представлять руководству предприятия предложения о наложении дисциплинарных взысканий на отдельных работников за неисполнение возложенных на них обязанностей, нарушение трудовой и корпоративной дисциплины; предложения о поощрении отличившихся работников.
7. При наличии на предприятии профсоюза выступать посредником между подчиненными работниками, руководством предприятия и профсоюзом с целью обсуждения рабочих заданий и решения конфликтов.
8. Проходить дополнительное обучение в связи с поставленными задачами.
9. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
10. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
IV. Ответственность
Супервайзер несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба организации - в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.