Zapisnik sa sastanka - informativni i administrativni dokument koji bilježi cijeli proces razmatranja postavljenih pitanja, kao i odluka donesenih tokom ovog sastanka. Održavanje ovog dokumenta važan je i obavezan dio svakog sastanka, koji u velikoj mjeri određuje koliko će se odluke o određenom pitanju efikasno implementirati.

Registracija zapisnika sa sastanaka utvrđena je Građanskim zakonikom Ruske Federacije. Član 181.2 definiše osnovne obavezne uslove i postupak u kojem se vodi zapisnik sa sastanka. Kako pravilno sastaviti protokol? Koje informacije moraju biti uključene u zapisnik sa sastanka?

Ko vodi protokol?

Obaveza evidentiranja napretka sastanka i ispravan dizajn dokument se dodjeljuje sekretaru sjednice. To može biti osoba koja obavlja funkciju sekretara u organizaciji ili bilo koji drugi zaposlenik ovlašten za obavljanje ove dužnosti. Najbolje je da osoba koju imenuje sekretar razumije pitanja koja su pokrenuta na sastanku. Međutim, ako je sekretar zauzet aktivnostima u nekoj drugoj oblasti, on ima pravo da postavlja pojašnjavajuća pitanja tokom sastanka, omogućavajući da se cijeli proces sastanka zabilježi što je preciznije moguće.

Osim što jednostavno utvrđuje napredak sastanka, sekretar je odgovoran za pripremu sastanka. To može biti sastavljanje spiska prisutnih, šema vijećanja, rad sa zapisnicima sa prethodnih sastanaka. To je neophodno kako bi se na dnevni red stavila lista pitanja o kojima je potrebno ponovo razgovarati.

Obrazac, obavezni dijelovi

Za izradu protokola s uputama za uredski rad preporučuje se korištenje posebnog obrasca. Da li koristiti ovu preporuku zavisi od odluke vlasnika (menadžera) organizacije. Najčešće se štamparski obrasci koriste za evidentiranje u državnim, opštinskim, gradskim vlastima. Većina privatnih organizacija koristi običan šablon odštampan na računaru i dizajniran na A4 listu.

Bez obzira na vrstu obrasca, dokument mora sadržavati obavezne odjeljke (za primjer zapisnika sa sastanka pogledajte članak u nastavku):

• Naziv strukture (organizacije) u kojoj kolegijum djeluje.
• Naslov.
• Datum i registarski broj protokola.
• Mjesto (grad) gdje se održava sastanak.
• Pitanja (dnevni red).
• Glavni dio.
• Potpisi predsjedavajućeg, sekretara i učesnika sjednice.

Zapisnik sa sjednice sastavlja se na osnovu snimaka, uključujući audio ili video, koje je napravio sekretar tokom rasprave. Za izvršenje dokumenta određen je rok do pet radnih dana, osim u nekim slučajevima kada su naredbom rukovodioca ili propisima o određenim vrstama sastanaka utvrđeni drugi rokovi.

zaglavlje protokola

Naslov dokumenta sadrži naziv, riječ "Protokol", kao i naziv sastanka (u ovom slučaju ovaj sastanak) i (ili) kolegijalnog tijela koje održava sastanak. Na primjer: "Zapisnik sa proizvodnog sastanka."

Broj, datum, mjesto

Svaki zapisnik sa sjednice mora imati indeks, odnosno redni matični broj. Određuje se rednim brojem održanog skupa od početka kalendarske godine (u obrazovnim organizacijama moguće je voditi evidenciju numeracije od početka akademske godine). Ako se vodi zapisnik sa sjednice privremenog kolegijuma, numeracija se čuva za vrijeme trajanja mandata.

Datum dokumenta biće dan sastanka. Ako se o pitanjima raspravljalo duže od jednog radnog dana, svi datumi od početka do kraja rasprave treba da budu uneseni u zapisnik sa sastanka. Uzorak: "22.06.2016 - 24.06.2016" ili "22-24.06.2016"

Mjesto sastavljanja protokola - geografski naziv lokalitet u kojem djeluje ovo kolegijalno tijelo. Ovaj odjeljak možda nije naveden u dokumentu, ali samo ako naziv organizacije već uključuje naziv naselja. Na primjer: "Samara Gradska štamparija", "Ivanovska mašina za izgradnju" i tako dalje.

Obratite pažnju na to kako bi svaki zapisnik sa sastanka trebao početi (primjer iznad).

Uvod

Za sastavljanje uvodnog dijela protokola morate započeti prezimenom i inicijalima predsjedavajućeg sastanka i sekretara. Prvi je zaposlenik organizacije ovlaštene za vođenje sastanka. Pozicija predsjednika u organizaciji osoblje) nije naznačeno u protokolu. Ova osoba ne mora biti na čelu preduzeća. Izuzetak je zapisnik sa sastanka kod direktora, gdje šef lično vodi sastanak.

U odeljku „Učesnici“ naznačite sve ostale učesnike sastanka. To možete učiniti slijedeći ove smjernice:

• U odeljku, abecednim redom, navode se imena i inicijali zaposlenih koji učestvuju u razmatranju pitanja koja se nalaze na dnevnom redu i donošenju odluka o njima. Pozicije nisu specificirane.
• Ako je sastanku prisutno više od petnaest učesnika, njihovi inicijali i prezimena se daju kao prilog zapisniku u posebnom spisku.
• Ako su na sastanku prisutni drugi zaposleni u ovoj organizaciji ili pozvana lica iz drugih organizacija, u zapisnik se unosi rubrika „Pozvani“. Ovdje se navode prezimena i inicijali po abecednom redu, a za učesnike iz drugih organizacija dodatno se propisuje njihova pozicija i naziv mjesta rada.
• Svako od prisutnih potvrđuje svoje učešće na sastanku ličnim potpisom.

Prazan red iza rubrike „Prisutni“ upisuje se „Dnevni red“ u zapisnik sa sastanka. Ovaj odjeljak se odnosi na listu pitanja koja su dostavljena sastanku. Svaka tačka protokolarnog odjeljka „Dnevni red“ je numerisana arapskim brojevima. Za formulisanje pitanja koriste se prijedlozi „O…“ ili „O…“ (primjer zapisnika sa sjednice u dijelu dnevnog reda pogledajte u nastavku teksta). Svaki paragraf treba da naznači osobu koja je ovlaštena da govori ovaj problem: "Govornik: prezime, inicijali."

Koja je razlika između punog i kratkog protokola?

Prilikom sastavljanja glavnog dijela dokumenta važno je uzeti u obzir da li se tokom sastanka vodi kratak ili potpuni protokol vijećanja. Za kratke forme(najčešće se tako sastavlja protokol operativni sastanak) u glavnom dijelu treba navesti sljedeće podatke:

• Pitanje dostavljeno na sastanak.
• Izvjestilac o ovom pitanju.
• Odluka usvojena i odobrena na sjednici.

Izrada punog protokola podrazumijeva fiksiranje ne samo navedenih podataka, već i detalja izlaganja govornika, informacija i debata koje su nastale tokom sastanka, mišljenja publike, komentara i primjedbi, kao i drugih detalja.

Glavni dio

Glavni dio protokola čine dijelovi prema broju pitanja na dnevnom redu. AT puna forma dokumenta, svaki odeljak obuhvata tri dela koji odražavaju proces razmatranja pitanja i donošenja odluke o njemu.

Nazivi dijelova su navedeni velikim slovima iz novog reda:

• "SLUŠAO". U ovom dijelu, ispod naslova, treba navesti prezime govornika o temi koja se razmatra (u nominativu), izlaganje izvještaja se daje kroz crticu (u trećem licu jednina). Ako je iz nekog razloga nemoguće citirati govor u protokolu, tekst izvještaja se navodi na posebnom listu kao aneks protokolu, a u rubrici „ČULO“ napomena „Tekst izvještaja (govori, govori) je u prilogu”.
• "PRESENT". U ovom dijelu se bilježe izjave drugih učesnika sastanka o predmetu koji se razmatra, ili pitanja postavljena tokom diskusije. U tom slučaju treba navesti prezime govornika (u nominativu), a tekst pitanja (govora) navesti kroz crticu.
• "RESOLVED" ili "RESOLVED". Odluka donesena na sjednici po ovom pitanju je fiksna. Tekst odluke mora biti odštampan u cijelosti, bez obzira da li se vodi potpuna ili skraćena forma protokola. Prilikom glasanja navodi se broj dobijenih glasova "za", "protiv" i "uzdržan".

Za kratku formu zapisnika, rasprava o svakom pitanju je sažeta u dijelu ČULI i ODLUČITI. Nakon što dokument potpišu sekretar i predsjedavajući, on dobija službeni status i registruje se.

Odluke donesene tokom sastanka saopštavaju se imenovanim izvršiocima:

• Uručenjem kopije protokola ili izvoda ovjerenog od sekretara.
• Edition administrativna dokumenta(naredbe, rezolucije, naredbe) o organizaciji na osnovu evidentiranih odluka.

Kako pohraniti protokole?

Za arhivsku pohranu zapisnici se formiraju u dosijee sa podjelom na vrste sastanaka. Mjesto čuvanja takvih dokumenata određuje ili sekretarijat organizacije (strukturni odjel organizacije) ili službeni odjel. Rokovi skladištenja određuju se u skladu sa nomenklaturom predmeta odobrenom u preduzeću.

Na sastancima, sastancima, sjednicama, konferencijama.

Protokoli dokumentuju aktivnosti stalnih kolegijalnih tijela, kao što su kolegijumi odbora i ministarstava, općinske uprave, kao i naučno-tehnička i metodološka vijeća. Osim toga, sastanci su održani od strane šefova strukturnih odjela, zamjenika CEO, režiseri, također se mogu snimiti.

Uobičajeno je sastavljanje protokola za dokumentovanje aktivnosti privremenih kolegijalnih tijela (konferencije, sastanci, seminari, itd.).

Zapisnik sastavlja sekretar na osnovu beleški koje je vodio na sednici. To mogu biti kratke bilješke, transkripti ili diktafonski snimci. Za pripremu zapisnika sekretar prikuplja sažetke izvještaja i govora, nacrte odluka prije sjednice.

Protokol izdati na zajedničkom obrascu..

Naslov, datum i broj protokola

Zaglavlje protokola će biti naziv kolegijalnog tijela ili vrstu sastanka. Na primjer, Protokol (čega?) sjednice pedagoškog vijeća; sastanci rukovodilaca strukturnih odjeljenja itd.

Datum zapisnika je datum sastanka (zapisnik se obično sastavlja nakon sastanka). Ako je sastanak trajao nekoliko dana, datum zapisnika uključuje datum početka i završetka.

Na primjer: 21 — 24.07.2009 .

Broj (indeks) protokola je redni broj sjednice u kalendarskoj godini ili mandatu kolegijalnog tijela.

Tekst protokola uključuje sljedeće dijelove:

• uvodni;
• main.

Uvod

U uvodnom dijelu zapisnika, iza naslova, navode se imena i inicijali predsjedavajućeg i sekretara sjednice. Iz novog reda iza riječi " prisustvovao» navesti abecednim redom imena i inicijale zvaničnika prisutnih na sastanku.

Ako je na sastanku bilo osoba iz drugih, onda se iza riječi “prisustvovao” iz novog reda piše riječ “ Pozvani” i naznačena je lista pozvanih osoba, u ovom slučaju se ispred svakog imena navodi pozicija i naziv organizacije.

U uvodnom dijelu protokola dnevni red je određen.

Sastoji se od liste pitanja o kojima se raspravlja na sastanku, te fiksira redoslijed njihove rasprave i imena govornika (govornika). Svaka tačka dnevnog reda je numerisana arapskim brojem, formulisana je predlozima "O" ili "O". Na primjer: „O odobrenju nastavni planovi i programi»; "Na sumiranju rezultata školske godine."

Za svaki prilog je naznačen govornik (službenik koji je pripremio ovo izdanje).

Glavni dio

U skladu sa redoslijedom pitanja na dnevnom redu, sastavlja se tekst glavnog dijela protokola - mora sadržavati onoliko odjeljaka koliko je tačaka dnevnog reda.

Stoga je dio zaglavlja protokola uvijek formatiran na isti način. Ali tekst protokola može biti izložen različite forme ah: kratko ili potpuno.

Kratak protokol- popravlja pitanja o kojima se raspravljalo na sastanku, imena govornika i donesene odluke. Takav protokol se najčešće vodi u slučajevima kada je sastanak operativne prirode (vidi sliku 3.3.).

Kompletan protokol- sadrži informacije ne samo o pitanjima o kojima se raspravljalo, donesenim odlukama i imenima govornika, već i dovoljno detaljne bilješke koje prenose sadržaj izvještaja i govora učesnika sastanka, sva iznesena mišljenja, pitanja i primjedbe, komentare , pozicije. Puni zapisnici vam omogućavaju da dokumentujete detaljnu sliku sastanka (vidi sliku 3.4).

Kada se koristi bilo koji oblik protokola, njegov tekst će biti podijeljen na onoliko dijelova koliko je tačaka dnevnog reda.

Svaki dio ima tri dijela: “ČUO”, “SPEAKED”, “RESOLVED” (“ODLUČEN”), koji se štampaju sa leve margine velikim slovima. Ovaj dizajn vam omogućava da u tekstu istaknete govor glavnog govornika, učesnike u raspravi o pitanju i izreku u kojoj je formulirana odluka.

U dijelu " SLUŠAO» navodi se tekst govora. Na početku teksta, iz novog reda u nominativu, navodi se ime govornika. Zapis govora je odvojen od imena crticom. Govor je napisan u trećem licu jednine. Dozvoljeno je označavanje umjesto snimanja govora iza prezimena (“Snimak govora u prilogu”, “Tekst izvještaja u prilogu”).

U potonjem slučaju, izvještaji postaju aneks protokola.

U dijelu " IZVOĐENO» iz novog reda u nominativu navesti ime govornika, a iza crtice tekst govora ili pitanje (ako je postavljeno govorniku tokom govora).

U dijelu " REŠENO” (“ODLUČEN”) odražavaju odluku donesenu o pitanju o kojem se raspravlja. Tekst izreke štampan je u cijelosti u bilo kojoj formi protokola.

Tekst čitavog protokola se štampa sa proredom od 1,5.

Zapisnik sastavlja sekretar sjednice. Zapisnik potpisuje sekretar i dostavlja ga na potpis predsjedavajućem u roku od 3 (tri) radna dana nakon održane sjednice.

Potpisi su odvojeni od teksta sa 3 proreda. Naziv pozicije ispisuje se sa ivice lijevog polja, zadnje slovo u prezimenu je ograničeno na desno polje.

Na dan potpisivanja protokola od strane predsjedavajućeg, isti mora biti registrovan.

Izvod iz protokola

Izvod iz zapisnika je tačna kopija dijela teksta originalnog protokola koji se odnosi na tačku dnevnog reda o kojoj se izvod priprema. U izvodu se reproduciraju svi detalji obrasca, uvodni dio teksta, tačka dnevnog reda o kojoj se izvod priprema, te tekst koji odražava raspravu o pitanju i donesenu odluku. Izvod iz protokola potpisuje samo sekretar, koji ga i ovjerava. Ovjerni natpis je ispisan rukom, sastoji se od riječi „Tačno“, naznaka položaja lica koje ovjerava kopiju (izvod), ličnog potpisa, prezimena, inicijala i datuma (vidi sliku 3.5).

Izvodi iz protokola ponekad zamjenjuju takvu administrativnu odluku. U ovom slučaju, izvod služi kao sredstvo za saopštavanje donesenih odluka izvršiocima. U ovom slučaju, sekretar, na primjer, Odbora, najkasnije u roku od 2 (dva) dana od potpisivanja zapisnika sa sjednice, dostavlja izvode iz zapisnika o pojedinim pitanjima odgovornim izvršiocima. Izjave potpisuje sekretar.

Izvodi iz protokola koji se šalju drugoj organizaciji podliježu obaveznom pečaćenju.

Originalne kopije zapisnika formira sekretar u slučajevima prema vrsti sastanaka. Na primjer, "Zapisnici sa sastanaka", "Zapisnici sa sjednica Upravnog odbora", "Zapisnici sa sastanaka sa direktorom" itd. Unutar kućišta, protokoli su sistematizovani po brojevima i hronologiji. Predmeti se formiraju u toku kalendarske godine.

Upravljačka dokumentacija

Kontrola

Opcija 4

1. Protokol, vrste protokola, karakteristike dizajna 4

2. Rukovanje odlaznom poštom 9

3. Izdati akt o otpisu imovine 11

4. Sastaviti memorandum 12

Reference 14

1. Protokol, vrste protokola, karakteristike dizajna

Zapisnik - dokument kojim se utvrđuje tok rasprave i odlučivanja na sjednicama, sjednicama i sjednicama kolegijalnih tijela.

Karakteristika protokola je da se koristi za dokumentovanje aktivnosti kolegijuma: privremenih (sastanci, konferencije, sastanci, komisije) i stalnih (odbori ministarstava i odbora, akademska veća naučnih institucija, predsedništva).

Priprema i izvršavanje protokola povjerava se sekretarima nadležnih kolegijuma (redovnih ili izabranih u svom radu). Za tačnost podataka sadržanih u zapisniku odgovoran je sekretar, zajedno sa predsjednikom kolegijuma. Protokol se sačinjava na osnovu rukom pisanih, uključujući doslovne ili magnetofonske snimke sastanka, kao i dokumentaciju pripremljenu za sjednicu: dnevni red, tekstove ili sažetke izvještaja i govora, nacrte odluka.

Glavne vrste protokola:

Kratak protokol - fiksira pitanja o kojima se raspravljalo na sastanku, imena govornika i donesene odluke. Preporučljivo je provesti u slučajevima kada je sastanak operativne prirode.

U punom protokolu su dovoljno detaljna zabilježena ne samo pitanja o kojima se raspravljalo, donesene odluke i imena govornika, već i sadržaj izvještaja i govora učesnika sastanka.

Doslovni zapisnik se sastavlja na osnovu zapisnika sa sastanka (transkripta) i doslovno prenosi proces rasprave o svakom pitanju i donošenja odluke o njemu.

Zapisnik se sastavlja na memorandumu organizacije i sadrži sljedeće podatke: naziv organizacije, naziv vrste dokumenta, datum sastanka, broj zapisnika, mjesto sastavljanja zapisnika. (mjesto gdje je sastanak održan), naslov teksta, tekst, potpisi, vize za upoznavanje. Naslov teksta protokola je naziv događaja koji se snima (sjednica, sjednica, sastanak) i naziv kolegijalnog tijela čiji se rad snima.

Tekst protokola sastoji se iz dva dijela: uvodnog i glavnog. U uvodnom dijelu teksta protokola treba navesti: ko je vodio događaj koji se snima; ko je vodio protokol; ko je prisustvovao sastanku (sjednici, sastanku i sl.) iz reda funkcionera koji su članovi kolegijuma koji održava sastanak; koji je pozvan (ako je potrebno) na sastanak iz reda zaposlenih u organizaciji ili iz drugih organizacija; o kojim pitanjima se razgovaralo na sastanku.

Podaci o rukovodiocu sednice, sekretaru i prisutnima uključuju imena i inicijale zvaničnika, naznačene redom iza reči: „Predsedavajući“, „Sekretar“, „Prisustvovao“ (bez navodnika). Za lica koja su dodatno pozvana na sastanak iz redova zaposlenih u organizaciji, pored prezimena i inicijala, naznačuje se radno mesto, a za specijaliste iz drugih organizacija pozicija i naziv organizacije. Informacije o osobama koje su pozvane na sastanak mogu se uneti u odeljak "Prisustvovanje" ili u poseban odeljak "Pozvani".

Na ovakvim kolektivnim događajima kao što su sastanci često postoji veliki broj učesnika, čije je navođenje u uvodnom dijelu teksta protokola neprimjereno. U tom slučaju se sastavlja poseban spisak prisutnih na sastanku, koji se naknadno prilaže zapisniku.

U samom protokolu, u rubrici „Prisustvo“, naveden je samo ukupan broj prisutnih sa linkom na priloženu listu. Treba naglasiti da su odjeljci “Prisustvovali” i “Pozvani” od posebnog značaja u odnosu na ostale dijelove protokola, jer direktno utiču na pravno dejstvo ovog dokumenta, koji pokazuje legitimnost održavanja kolektivnog događaja. Ovi dijelovi odražavaju prisustvo kvoruma na sjednici, tj. minimalno potreban broj članova kolegijuma dovoljan za početak rada sjednice (sjednice, konferencije). U nedostatku kvoruma (prosta većina ili 2/3) utvrđenog za ovo kolegijalno tijelo, sjednica je neprihvatljiva, jer će njene odluke biti nezakonite. Od nulte pozicije štampača štampaju se riječi "predsjedavajući", "sekretar", "prisutan", "pozvan", sa 2. pozicije stavlja se crtica, prezimena se pišu u nominativu, zatim inicijali. staviti. Imena prisutnih i pozvanih poređana su abecednim redom i štampana sa 1 proredom.

Pitanja o kojima se raspravljalo na sastanku su navedena u odjeljku DNEVNI RED. Riječi DNEVNI RED se ispisuju sa nulte pozicije uređaja za štampanje, nakon čega slijedi dvotačka. Tačke dnevnog reda su numerisane. Svaki novo pitanještampa sa pozicije 1. kartice. Redoslijed pitanja određen je stepenom njihove važnosti. Formulacija tačaka dnevnog reda počinje prijedlozima o (o), naziv mjesta i prezime govornika daju se u genitivu. Glavni dio teksta protokola izgrađen je u skladu sa tačkama dnevnog reda. Izrada zapisnika rasprave o svakom pitanju dnevnog reda vrši se po šemi: SLUŠAO GOVOR RJEŠIO (ODLUČIO). Ove riječi su štampane velikim slovima. Prije riječi SLUŠAO stavite broj tačke dnevnog reda, nakon dvotačke. Prezime govornika ispisuje se u nominativu sa 1. pozicije štamparskog uređaja; iza prezimena staviti inicijale, zatim crticu i so veliko slovo napišite sadržaj izvještaja u obliku direktnog govora. Ako je tekst izvještaja (govora) doslovan ili ga govornik prezentira u pisanoj formi, onda iza crtice pišu i velikim slovom „Izvještaj je u prilogu“ (bez navodnika u protokolu).

Raspravi o izvještaju mogu prethoditi pitanja govorniku, koja se zajedno sa odgovorima nalaze u dijelu SLUŠANO. Prije snimanja svakog pitanja navode se inicijali, prezime i pozicija autora i stavlja se crtica. Sadržaj pitanja piše se velikim slovom u obliku direktnog govora. Prije formulisanja odgovora upisuje se riječ „Odgovor“ (u protokolu bez navodnika), stavlja se crtica i odgovor se ispisuje u obliku direktnog govora. Napredak rasprave o izvještaju se ogleda u odjeljku SPEAKERS. Dvotačka se stavlja iza riječi SPEAKED. Prezime govornika piše se u nominativu od 1. pozicije štamparskog uređaja, zatim se navode inicijali i pozicija govornika, stavlja se crtica i sadržaj govora se ispisuje velikim slovima u obliku indirektni govor.

Usvojene odluke nalaze se u dijelu RJEŠENO (ODLUČENO). Ako postoji više rješenja, ona su numerirana. arapski brojevi sa tačkom. Po pravilu, svaka odluka je praćena naznakom pozicije, prezimena i inicijala lica odgovornog za njeno sprovođenje i sadrži rok za izvršenje. Odluke koje se donose kolektivno često zahtijevaju glasanje. U ovom slučaju, iza rubrike RIJEŠENO, označava se: „Glasanje“ ili „Glasano“ (bez navodnika u zapisniku) i daju se rezultati glasanja: jednoglasno ili za ..., protiv ..., uzdržan.. .

U praksi se često koriste skraćeni i kratki oblici protokola kada nije potreban detaljan zapis rasprave o pitanjima. U skraćenom zapisniku, nakon spiska prisutnih ili pozvanih, navodi se redni broj pitanja na dnevnom redu i štampa se naslov izvještaja. Posljednji red naslova izvještaja (tačka dnevnog reda) je podvučen, a ispod reda (u zagradama) ispisana su imena govornika po redoslijedu njihovog izlaganja. Naslov svakog izvještaja završava se protokolarnom odlukom ili rezolucijom. Zapisnik kratkog obrasca navodi samo razmatrana pitanja i donesene odluke. Izreka teksta protokola može sadržavati klauzulu o odobravanju bilo kojeg dokumenta. U ovom slučaju, odobreni dokument se prilaže protokolu i ima referencu na svoj broj i datum. U praksi, vrlo često morate praviti izvode iz protokola. Izvod iz protokola sadrži sljedeće detalje:

svi detalji naslovnog dela zapisnika: naziv organizacije, naziv vrste dokumenta (IZVOD IZ ZAPISNIKA), datum (datum sastanka), broj zapisnika (redni broj sastanka), mesto održavanja kompilacija (mjesto sastanka);

naslov teksta;

svi detalji uvodnog dijela teksta protokola: "predsjedavajući", "sekretar", "prisutan", "pozvan", "DNEVNI RED";

izdvojeni detalji glavnog dijela teksta protokola: „ČULO“, „ODLUČENO“, „Glasanje“;

detalji o oblikovanju dijela zapisnika: detalji „Potpis“, uključujući riječi „predsjedavajući“, „sekretar“, inicijale i prezimena predsjedavajućeg i sekretara (bez njihovih ličnih potpisa, jer se izvodi po pravilu ne potpisuju sa originalni potpisi, ali su ovjereni od strane sekretara); kopija ovjerene oznake.

Dakle, iz sadržaja protokola su uzeti samo oni elementi na koje je potrebno skrenuti pažnju zainteresovanih službenih lica. Za potvrđivanje utvrđenih činjenica i događaja, akt sastavlja više lica. Akti se sastavljaju na osnovu rezultata revizija aktivnosti preduzeća ili njegove strukturne jedinice i pojedinih službenika, prilikom prihvatanja i prenosa predmeta, pripreme dokumenata za uništavanje, prihvatanja objekata u rad.

Sastanci se održavaju u mnogim organizacijama, bez obzira koji oblik vlasništva imaju. Na njima zaposleni i menadžeri razmjenjuju važne informacije, donose odluke. Da bi događaj bio efikasan, sastavlja se zapisnik sa sastanka. Uzorak ovog dokumenta u organizacijama je približno isti. Pravila su razmotrena u nastavku.

Vrste sastanaka

Ove aktivnosti mogu propasti ako se ne pripremite za njih. Ova funkcija pada na vođu. Mora odrediti prirodu događaja. Stručnjaci razlikuju nekoliko vrsta sastanaka:

1. Obuka (konferencija), čija je svrha da zaposlenima pruži znanje, unaprijedi njihove vještine.
2. Informativno. Događaj je potreban da se sumiraju informacije i istraže različita gledišta o novonastalim pitanjima.
3. Objašnjavajuće. Na takvim sastancima menadžeri uvjeravaju radnike u ispravnost ekonomske politike koja se vodi.
4. Problematično. Događaj se održava radi razvijanja metode za rješavanje stvarnih problema.

Bez obzira na vrstu sastanka, on mora biti dokumentovan. To omogućava da se to sprovede kompetentno i na organizovan način.

Trening

Da bi sastanak bio efikasan, lideri moraju biti svjesni sljedećih pravila:

1. Potrebno je jasno definirati temu i željene ishode. Ovo će pomoći da se događaj organizuje.
2. Pažljivo razvijanje dnevnog reda. Potrebno je uspostaviti redoslijed razmatranja pitanja. U isto vrijeme, bolje je početi s lakim pitanjima, prelazeći na složenija.
3. Učesnici treba da budu upoznati sa činjenicama o kojima će se raspravljati. To je najbolje uraditi prije sastanka.
4. Poziv se mora unaprijed poslati osobama koje moraju prisustvovati. Ako neki ne mogu pomoći u rješavanju problema, ali trebaju znati rezultate događaja, onda trebaju dati protokol.
5. Mjesto sastanka treba izabrati na osnovu njegovih ciljeva. Uslovi za smještaj ljudi važni su u stvaranju poslovnog ambijenta.

Ove nijanse su glavne u pripremi za sastanak. Ukoliko se budu poštovali, događaj će biti održan efikasno i organizovano.

Zašto je potreban zapisnik sa sastanka?

Svaka organizacija ima redovne sastanke. Ova vrsta aktivnosti pomaže u rješavanju mnogih akutni problemi pravovremeno donositi odluke o složenim zadacima, kreirati strategiju razvoja kompanije. Često se sastanci ne evidentiraju u zapisnicima, što se smatra normom. Uprava može samostalno odrediti listu događaja tokom kojih se vodi evidencija. Oni također utvrđuju gdje to nije potrebno činiti.

Osnovna svrha protokola je pismeno zabilježiti sva pitanja, zadatke i mišljenja iznesena na sastanku, kao i zajedničko donošenje odluka. najbolja forma smatra detaljnim protokolom. Obično se takav dokument koristi na događajima koji će uticati na budući razvoj kompanije. Pored toga, potrebno je evidentirati sadržaj sastanaka sa preduzećima i zaposlenima u državnim institucijama. Primjeri zapisnika sa sastanaka za različite oblike događaja su slični, postoje samo male razlike.

Doing

Zapisnik sa sastanka vodi rukovodilac preduzeća. Ali ovu funkciju može obavljati drugi radnik. Prije ovog događaja, sekretaru se daje lista pozvanih i približna lista pitanja. Učesnicima se dostavljaju sažetci izvještaja. Ovo će vam omogućiti da pripremite šablon dokumenta kako biste ubrzali rad na izradi dokumenta. Uzorci zapisnika sa sastanaka na ovakvim događajima su slični u svim preduzećima.

Kada ima mnogo učesnika, bolje je imati upisni list, gdje će biti upisana puna imena onih koji se pojave. Sa početkom sjednice, listu prisutnih odobrava sekretar. Zapisnik informacija bilježi sekretar tokom događaja. Diktafonski snimci se koriste za poboljšanje tačnosti snimanja. Sve riječi se snimaju na digitalni medij, a zatim reproduciraju na finalizacija protokol.

Ako je na sastanku mnogo učesnika, pozivaju se 2 sekretara da vode zapisnik. Takav rad ubrzava proces ako se događaj odgodi. Odgovori, primjedbe, komentari koji se ne odnose na temu sastanka nisu uključeni u sadržaj dokumenta. Protokol uključuje opšte značenje izvještaja, pitanja i prijedloga. Odluke i uputstva se tačno evidentiraju, koje rukovodilac dostavlja pojedinim zaposlenima.

Ako su menadžeru potrebne tačne informacije, onda može zahtijevati potpisivanje izvještaja odgovorna osoba. Na sastancima se raspravlja o opštem stanju stvari, tako da nema potrebe da se prave detaljne beleške. Kao rezultat toga, protokol uključuje tok sastanka: teme o kojima se razgovaralo, pitanja, odluke. Ponekad lideri zahtijevaju doslovno fiksiranje svih fraza. To se dešava na sastancima. moderne organizacije, koji rješava mnoge operativne probleme.

Registracija

Sastanci? Uzorak uključuje osnovne informacije koje treba uključiti u dokument. U državnim službama protokoli se vode na osnovu posebnih obrazaca. Uobičajeni oblik uzorka zapisnika sa sastanka sastoji se od:

1. Obavezni podaci (datum, broj, naziv preduzeća, vrsta dokumenta sa oznakom događaja, mesto održavanja).
2. Spisak prisutnih (ime i prezime, pozicija učesnika). Može se koristiti izlazni list u koji se potpisuju svi koji su došli.
3. Ako su događaju prisustvovale osobe iz drugih institucija, onda se moraju upisati u rubriku "Pozvani".
4. glavni dio. Označava 3 dijela: slušao (puno ime i mjesto govornika, teme govora, izlaganje suštine), govorio (puno ime i stav osobe koja je postavljala pitanja ili komentarisala), odlučivala (šef daje upute ili rezoluciju nameće se, određuju se rokovi za izvršenje zadataka).
5. Na kraju potpisa se stavlja sekretar i šef. Štampanje nije potrebno.

Prema ovom uzorku protokola biće moguće izraditi nadležni dokument. Mora biti numerisan da bi se kontrolisao napredak sastanka. Završni dokument se priprema neko vrijeme nakon sastanka. To može potrajati nekoliko sati ili čak dana, sve ovisi o količini informacija.

Uzorak zapisnika sa sastanka kod direktora je potpuno isti kao i onaj koji se održava bez njega. Zatim se dokument predaje na potpis rukovodiocu događaja. Protokol se šalje zainteresovanim licima ili se izrađuju službeni izvodi sa uputstvima za izvođače.

Ako se sastavlja zapisnik sa tehničkog sastanka, njegov uzorak može uključivati ​​specifične nijanse ovog događaja. Ali generalno, trebalo bi da sadrži glavnu suštinu, probleme i pitanja o kojima učesnici raspravljaju. Uzorak zapisnika sa radionice predstavljen u članku može poslužiti kao primjer u pripremi ovog dokumenta.

operativni sastanak

Ovaj događaj ima sljedeće karakteristike:

1. Specifična učestalost, na primjer, svake sedmice.
2. Određeni sastav prisutnih.
3. Slične teme i pitanja.
4. Kratko trajanje.

Uzorak protokola za operativni sastanak je isti kao i za redovni događaj. Samo se sekretarica prvo upoznaje sa algoritmom rada, pitanja za diskusiju. To ubrzava rad na dokumentu, jer se većina formira unaprijed. Protokol se brzo priprema, dokument se odmah dostavlja na potpis upravi.

Skladištenje

Da bi riješio pitanje čuvanja protokola, sekretar treba da se upozna sa internim dokumentima organizacije. Zavisi od specifičnosti preduzeća. Dokumenti o sjednicama odbora direktora ili dioničara AD čuvaju se trajno. Protokoli se ostavljaju na lokaciji trenutnog tijela organizacije. Dokumenti sa sastanaka se obično čuvaju 3 ili 5 godina, a zatim se arhiviraju i uništavaju na osnovu uputstava.

Izlaz

Zapisnici sastanka omogućavaju učesnicima da zapamte dnevni red i završe zadatke rok dospijeća. Sada postoje elektronski resursi za operativnu pripremu i distribuciju ove dokumentacije. Stoga će biti zgodno da sekretar predstavi verziju protokola zainteresiranim stranama.

Kao rezultat sastanka, sastanka ili sastanka, skoro uvijek se sastavlja protokol prema odgovarajućem modelu. Karakteristike punjenja i gotov primjer dokument možete pronaći u nastavku.

U toku sastanka uvijek se sastavlja protokol, a uprava sama odlučuje koji model je najbolje koristiti. Ovaj dokument obavlja nekoliko funkcija odjednom:

1. Bilježi podatke o svim prisutnima i govornicima.
2. Sadrži sve ključne odluke donesene tokom ovog sastanka.
3. On odražava stvarno stanje pregovaračkog procesa, fiksira ključne sporazume u ovoj fazi.

Dakle, glavni zadatak dokumenta je da zabilježi činjenicu sastanka i sve odluke koje su donesene kao rezultat.

BILJEŠKA. Ne snimaju se svi sastanci, tako da uprava kompanije ima pravo da samostalno odluči u kom slučaju će sastaviti izvještajni dokument, a u kojem nije. Zapisnici se obično koriste na onim sastancima na kojima se raspravlja o pitanjima koja direktno utiču na budući razvoj organizacije.

Zakonodavstvo nije razvilo nikakve zahtjeve za sadržaj dokumenta, a još više ne postoji jedinstveni obrazac. Stoga svako preduzeće može koristiti svoj obrazac. Također se može primijeniti različite varijante obrasci za posebne slučajeve (na primjer, sastanak odjela, vanredni sastanak ili zajednički sastanak sa predstavnicima druge strane).

Dokument obično sadrži sljedeće informacije:

1. Puni naziv kompanije, broj protokola i datum njegovog sastavljanja. Numeracija se može izvršiti kroz - sa početkom odbrojavanja od svake kalendarske godine.
2. Sastav prisutnih:

• predsjednik komisije;
• izvršni sekretar popravlja zapisnike;
• ostali prisutni - obično se lista nalazi na kraju dokumenta.

1. Dnevni red - tj. spisak pitanja o kojima će se raspravljati. Sastavlja se unapred i saopštava svim prisutnima (obično se posebne najave daju nekoliko dana unapred za sastanke).
2. Spisak govornika (ime, pozicija, tema govora, pokrenuta pitanja).
3. Odluke koje su donesene kao rezultat sastanka.
4. Potpisi predsjedavajućeg i sekretara, prepisi potpisa (prezime i inicijali).
5. Ako se uz protokol prilažu dodatni dokumenti, kao i materijali audio zapisa, foto i video snimanja, ova činjenica mora biti odražena u dokumentu. Na kraju se ispisuje riječ “Prilozi” i navode se nazivi dokumenata i drugih materijala, njihov broj i vrsta (original ili kopija), kao i broj stranica.

Obrazac i uzorak 2019

U najjednostavnijem slučaju, obrazac izgleda ovako.

I kao primjer, možete odabrati ovaj obrazac:

BILJEŠKA. U odeljku „REŠENO“, gde se opisuje odluka, često se navode rezultati glasanja, ako je ono održano na sednici. Rezultati se bilježe jednostavnim zbrajanjem glasova "ZA", "PROTIV" i uzdržanih.

Kratke i pune sorte

U okviru iste organizacije mogu se održavati različiti sastanci. Važnost sastanka zavisi od pitanja kojima se bavi. I oni također određuju izbor jednog ili drugog uzorka, prema kojem će se sastaviti protokol. Generalno, postoje 2 vrste dokumenata:

Izvod iz protokola

Ukoliko je potrebno dobiti neke podatke iz protokola, sastavlja se izvod. Ovaj dokument je tačna kopija dijela protokola. U izvodu se mora navesti datum izrade glavnog dokumenta, njegov broj i naziv kompanije. Tačnost kopije ovjerava se ličnim potpisom sekretara i/ili predsjedavajućeg sjednice.

Karakteristike dirigovanja

U slučaju izvještajnih sastanaka na kraju godine, obično se biraju prošireni oblici dokumenta. Ako govorimo o sastanku posebne strukturne jedinice, menadžeri u pravilu biraju najjednostavniji predložak.

Karakteristike snimanja činjenica i pohranjivanja protokola su sljedeće:

1. Uzorak zapisnika sa sastanka odobrava rukovodstvo kompanije ili određene strukturne jedinice organizacije.
2. Obavlja se direktno u vrijeme sastanka. Za izvršenje dokumenta imenuje se poseban službenik. U većini slučajeva, to je sekretar koji je ujedno i sekretar sastanka.
3. Kako bi se izbjegle nepreciznosti, pogrešna interpretacija govornih fraza, često se vrši dodatno snimanje svih događaja tokom sastanka. Koriste se sredstva audio i video snimanja. Nakon toga, ako je potrebno, u aneksu protokola daju se transkripti govora – tačni citati onoga što su zaposleni i drugi pozvani rekli.
4. Broj originalnih primjeraka se sastavlja ovisno o situaciji. U pravilu je dovoljan jedan original. Međutim, u slučaju sastanka uz učešće partnera (predstavnika druge kompanije), potrebno je sastaviti 2 originala. Ovi sastanci se obično održavaju različite faze poslovni pregovori.
5. Što se tiče kopija dokumenta, možete ih napraviti bilo koji broj. Takva potreba se javlja prilikom održavanja sastanaka čije su odluke obavezujuće za sva odjeljenja organizacije. Zatim se kopije šalju svim strukturnim odjeljenjima. U pravilu su ovjereni originalnim pečatom i svojeručnim potpisom glavešina.

Kako bi se izbjegle moguće nepreciznosti, koriste se alati za audio i video snimanje kako bi naknadno precizno reproducirali govor svakog zaposlenika ili pozvane osobe u stenografiji.