Elektronički protok dokumenata između organizacija. Elektronički protok dokumenata između organizacija: kako to funkcionira? Uzorak ugovora o elektroničkom upravljanju dokumentima

UGOVOR br. __________/__________ EDO

O elektroničkom upravljanju dokumentima

Moskva "____" ____ 2011

___________________”u daljnjem tekstu “Klijent”, kojeg zastupa ______________, djelujući na temelju ______________ s jedne strane, i

Opći ugovor o korištenju digitalnog potpisa - Opći ugovor br. 3/VERIF od 01.01.2001., sklopljen u okviru Ugovora sudionika u EDF sustavu između Nekomercijalnog partnerstva "RTS Burza" kao Certifikacijskog centra i Zatvorenog dioničkog društva "Depozitarno društvo" „REGION“ kao operater EDF sustava;

Elektronički digitalni potpis (EDS)- pojedinosti o elektroničkom dokumentu, namijenjene zaštiti tog elektroničkog dokumenta od krivotvorenja, dobivene kao rezultat kriptografske transformacije informacija korištenjem privatnog ključa elektroničkog digitalnog potpisa i omogućuju identifikaciju vlasnika certifikata ključa potpisa, kao i utvrditi odsutnost iskrivljenja podataka u elektroničkom dokumentu;

Elektronički dokument– dokument u elektroničkom digitalnom obliku koji potječe od vlasnika certifikata ključa potpisa i koji je primio pozitivnu potvrdu vjerodostojnosti digitalnog potpisa u skladu s postupkom predviđenim ovim ugovorom i njegovim prilozima koji su sastavni dio ovog ugovora sporazum.

Upravljanje elektroničkim dokumentima– prihvaćanje i prijenos od strane stranaka Ugovora dokumenata predviđenih ovim Ugovorom potpisanih elektroničkim digitalnim potpisom u elektroničkom obliku.

Kripto paket– datoteka s nastavkom „pkt” s informacijama o sadržaju elektroničkog dokumenta i elektroničkim digitalnim potpisom koji jamči nepromjenjivost prenesenih podataka;

Zatvoreno (tajni) ključ elektroničkog digitalnog potpisa– jedinstveni niz znakova koji je poznat vlasniku certifikata ključa potpisa i namijenjen je izradi elektroničkog digitalnog potpisa u elektroničkim dokumentima korištenjem alata za elektronički digitalni potpis;

Potpisivanje vlasnika certifikata ključa- fizička osoba koju je jedna od stranaka ovlastila za potpisivanje dokumentacije prema Ugovorima navedenim u Dodatku br. 2. ovog Ugovora, koja posjeduje odgovarajući privatni ključ elektroničkog digitalnog potpisa, koji omogućuje korištenje alata za elektronički digitalni potpis za izradu vlastitog elektroničkog digitalnog potpisa potpis u elektroničkim dokumentima (potpisati elektroničke dokumente);

Potvrda vjerodostojnosti elektroničkog digitalnog potpisa u elektroničkom dokumentu– pozitivan rezultat provjere na Kriptoposlužitelju da digitalni potpis u elektroničkom dokumentu pripada vlasniku pripadajućeg certifikata potpisnog ključa i da nema promjena u tom dokumentu nakon njegovog potpisivanja;

Centar za provjeru– Neprofitno partnerstvo “RTS Burza” (FAPSI licenca br. LF/17-344 od 01.01.2001.) koje vrši nadzor nad radom Sustava EDI;

EDI sustav- RTS sustav za upravljanje elektroničkim dokumentima, koji je skup programske opreme koju održava Centar za certificiranje, kao i računalnih alata i baza podataka u vlasništvu ili pod kontrolom Centra za certificiranje, namijenjenih prijenosu elektroničkih dokumenata potpisanih elektroničkim potpisom.

3 Predmet sporazuma

3.1 U skladu s ovim Ugovorom, stranke su se složile razmjenjivati ​​dokumente u elektroničkom obliku s elektroničkim digitalnim potpisom u okviru Ugovora navedenih u Dodatku br. 2. ovog Ugovora.

3.2 Popis dokumenata koji se mogu prenijeti korištenjem elektroničkog potpisa u vezi sa svakim Ugovorom utvrđuju strane u Dodatku br. 2 ovog Ugovora.

4 Osnovne odredbe

Strane su se složile da:

4.1 Elektronički protok dokumenata pomoću EDS-a u okviru Ugovora navedenih u Dodatku br. 2 ovog Ugovora provodi se u skladu sa Saveznim zakonom od 01.01.01 N 1-FZ „O elektroničkom digitalnom potpisu“, Savezni zakon od 6. travnja, 2011 N 63-FZ „O elektroničkom potpisu“, ovaj Ugovor i Ugovor o korištenju digitalnog potpisa.

4.2 Informacija u elektroničkom obliku, potpisana elektroničkim digitalnim potpisom, priznaje se kao elektronički dokument istovrijedan papirnatom dokumentu potpisanom vlastoručno potpisom, ako je vjerodostojnost elektroničkog digitalnog potpisa u elektroničkom dokumentu primljenom na način predviđen stavkom 1. 4. ovog Ugovora potvrđuje se.

4.3 Svi pravni odnosi u okviru Ugovora navedenih u Prilogu br. 2, koji proizlaze iz dostave/primanja dokumenata u papirnatom obliku, odnose se i na elektroničke dokumente potpisane elektroničkim potpisom.

4.4 Strane se rukovode odredbama Ugovora sudionika EDF sustava i Općeg sporazuma o korištenju EDS-a u vezi s terminologijom, zahtjevima za softver i hardver, postupkom potvrđivanja autentičnosti EDS-a i drugim aspektima tehničke i tehnološka interakcija koja nije navedena u ovom Ugovoru.

4.5 Klijent je dužan nadoknaditi troškove Posebnog depozitara za plaćanje Jednokratnih uplata za registraciju kompleta Klijenta (namijenjenih Klijentu), koje je izvršio Posebni depozitar u korist Nekomercijalnog partnerstva „RTS Stock Exchange” na temelju Općeg ugovora o korištenju EDS-a.

5. Postupak i uvjeti za interakciju između stranaka

5.1 Usluga korisnicima pruža se u roku, na način i pod uvjetima navedenim u Ugovorima navedenim u Dodatku br. 2 i ovom Ugovoru.

5.2 Pružanje usluga predviđenih Ugovorima (Dodatak) od strane Posebnog depozitarija provodi se na temelju elektroničkih dokumenata koje Klijent dostavlja Posebnom depozitaru.

5.3 Izvješća o obavljenim transakcijama, kao i ostali dokumenti navedeni u Dodatku br. 2 uz svaki od Ugovora, dostavljaju se Klijentu u obliku elektroničkih dokumenata potpisanih elektroničkim potpisom.

5.4 Razmjena elektroničkih dokumenata između Ugovornih strana provodi se slanjem istih e-poštom u obliku kripto paketa priloženih e-pošti. Veličina jednog kripto paketa ne smije biti veća od 1 MB.

5.5 Formati u kojima se dokumenti moraju slati navedeni su u Dodatku br. 2 ovog Ugovora.

5.6 Popis podataka koji moraju biti sadržani u elektroničkim dokumentima predviđenim Pravilnikom, koji su sastavni dio Ugovora (naveden u Dodatku br. 2), stranke dodatno usuglašavaju ako se razlikuju od onih utvrđenih od strane relevantne sporazume i/ili uredbe. Takvi dodatni ugovori sastavni su dio ovog Ugovora. Količina informacija sadržanih u elektroničkim dokumentima ne smije biti manja od one utvrđene u relevantnim Ugovorima/Propisima.

5.7 Za izradu kripto paketa, provjeru digitalnih potpisa i izdvajanje početnih informacija, strane koriste softver ANR "Sign&Verify" i ANR "Sign&Region IC Verify", razvijen u REGION-u. ANR “Sign&Verify” koristi:

· RTSSign komponenta za potpisivanje dokumenata digitalnim potpisom;

· API RTSVerif za provjeru kripto paketa na Cryptoserveru CJSC “DK REGION” s mogućnošću potvrde u pohrani certifikata Tijela za izdavanje certifikata;

· RTSVerif API za izdvajanje početnih informacija iz kripto paketa.

· ANR “Sign&Region IC Verify” koristi komponentu RTSSign koja u svojim resursima sadrži informacije o trenutnom REGION certifikatu za potpisivanje dokumenata, provjeru REGION digitalnog potpisa i izdvajanje početnih informacija iz kripto paketa primljenih od REGION.

5.8 Postupak potpisivanja dokumenata elektroničkog digitalnog potpisa, njihova provjera i dohvaćanje početnih podataka naveden je u Prilogu br. 1 koji je sastavni dio ovog Ugovora.

5.9 Svaka strana osigurava sigurnost svih elektroničkih komunikacija primljenih od druge strane prema ovom Ugovoru i održava njihovu potpunu i kronološku evidenciju. Ti se materijali čuvaju u cijelosti i bez promjena za razdoblja utvrđena za odgovarajuće dokumente u papirnatom obliku.

6 Prava i obveze stranaka

6.1 Posebni depozitar se obvezuje:

6.1.1 Prihvatiti dokumente Klijenta navedene u Dodatku br. 2 ovog Ugovora u obliku datoteka potpisanih elektroničkim potpisom;

6.1.2 Prenijeti dokumente e-poštom Klijentu u obliku datoteka potpisanih elektroničkim potpisom unutar rokova predviđenih relevantnim Ugovorima s Klijentom;

6.1.3 Provjera vjerodostojnosti elektroničkog digitalnog potpisa u elektroničkim dokumentima koje Posebni depozitar primi od Klijenta;

6.1.4 Na način predviđen u članku 4.9 ovog Ugovora, pohraniti elektroničke dokumente potpisane digitalnim potpisom u obliku primljenom od Klijenta i osigurati njihovu sigurnost za razdoblje utvrđeno Ugovorima stranaka i/ili relevantnim propisima;

6.1.5 Odmah (ali u svakom slučaju najkasnije u roku od jednog radnog dana) obavijestiti Certifikacijski centar, kao i Klijenta, o slučajevima gubitka, prepoznavanja nezakonitosti ili gubitka tajnih EDS ključeva, kao i drugim slučajevima kršenja povjerljivost EDS ključeva;

6.1.6 Imenovati samo osobe ovlaštene ovim ugovorom za potpisivanje elektroničke dokumentacije kao vlasnika certifikata ključa potpisa;

6.1.7 Osigurati povjerljivost EDS ključeva, posebno spriječiti korištenje EDS ključeva koji pripadaju Posebnom depozitaru bez njegovog pristanka, osigurati da elektroničke dokumente ne mogu potpisati EDS osobe koje nisu za to ovlaštene prema nalogu službenika Specijalni depozitar;

6.1.8 Ne koristite ključ digitalnog potpisa ako postoji razlog za vjerovanje da je povjerljivost ovog ključa narušena.

6.2 Specijalni depozitar nema pravo:

6.2.1 Izvršite bilo kakve izmjene elektroničkih dokumenata primljenih od Klijenta prema ovom Ugovoru.

6.3 Klijent se obvezuje:

6.3.1 Dostavite dokumente u elektroničkom obliku koristeći elektronički digitalni potpis unutar rokova predviđenih relevantnim Ugovorom stranaka, kao iu skladu sa zahtjevima utvrđenim u Dodatku br. 2 ovog Ugovora.

6.3.2 Osigurati sigurnost i povjerljivost tajnih EDS ključeva, uključujući osiguravanje da im samo ovlaštene osobe mogu pristupiti, te također ne dopustiti korištenje EDS ključeva koji pripadaju Klijentu bez njegovog pristanka;

6.3.3 Obavijestiti Posebni depozitorij i Certifikacijski centar o svim slučajevima povrede povjerljivosti (uključujući gubitak, prepoznavanje nezakonitosti ili gubitak) tajnih EDS ključeva u roku od dva sata od trenutka otkrivanja okolnosti navedenih u ovom stavku. U slučaju kršenja rokova navedenih u ovom stavku, Klijent se nema pravo pozivati ​​na navedene okolnosti, uključujući činjenicu da je dokument potpisala neovlaštena osoba, ako dođe do spora između Strana;

6.3.4 Imenovati vlasnika certifikata ključa potpisa osobama koje su prošle obuku za korištenje sredstava kriptografske zaštite i ovlaštene su ih koristiti temeljem naloga službenih osoba Naručitelja;

6.3.5 Imenovati samo osobe ovlaštene prema ovom Ugovoru za potpisivanje elektroničke dokumentacije kao vlasnika certifikata ključa potpisa;

6.3.6 Osigurati da je nemoguće da osobe koje nisu ovlaštene za to po nalogu dužnosnika Klijenta potpisuju elektroničke dokumente;

6.3.7 nemojte koristiti ključ digitalnog potpisa ako postoji razlog za vjerovanje da je povjerljivost ovog ključa narušena

7. Odgovornost stranaka

7.1 Prilikom rješavanja nesuglasica koje nastaju pri korištenju EDS-a, stranke se rukovode odredbama Ugovora o korištenju EDS-a, ovog Ugovora, kao i zakonodavstva Ruske Federacije.

7.2 Strane su odgovorne za neispunjenje ili nepravilno ispunjavanje svojih obveza prema ovom Ugovoru.

7.3 Specijalni depozitar odgovoran je za:

7.3.1. Nanošenje štete Naručitelju kao rezultat nepoštivanja postupka potvrđivanja vjerodostojnosti digitalnog potpisa u elektroničkom dokumentu;

7.3.2 Gubici Klijenta koji nastaju kao posljedica namjerne izmjene dokumenta potpisanog elektroničkim digitalnim potpisom od strane Posebnog depozitara;

7.3.3 Postupci djelatnika Posebnog depozitorija koji se odnose na nezakonito/nekvalificirano korištenje tajnih EDS ključeva, što je rezultiralo gubicima za Klijenta.

7.4 Specijalni depozitar nije odgovoran za:

7.4.1 Gubici Klijenta koji nastaju kao posljedica gubitka, oštećenja ili neovlaštene/nekvalificirane upotrebe tajnih EDS ključeva od strane Klijenta, o čemu Posebni depozitar nije obaviješten u rokovima predviđenim u točki 5.3.3 ovog Ugovora ili je obaviješten u suprotnosti s ovim uvjetima;

7.4.2 Postupci zaposlenika Klijenta i njihov prijenos elektroničkih dokumenata u Posebni depozitorij koji su rezultirali gubicima Klijenta u sklopu provedbe Ugovora navedenih u Dodatku br. 2. ovog Ugovora.

7.5 Klijent je odgovoran za:

7.5.1 Pouzdanost i/ili pravodobnost pružanja informacija u vezi s provedbom ovog Ugovora;

7.5.2 Pružanje elektroničkih dokumenata u formatima koji nisu opisani u ovom Ugovoru i njegovim dodacima;

7.5.3 Postupci zaposlenika Klijenta u vezi s nezakonitim/nekvalificiranim korištenjem tajnih EDS ključeva, što je rezultiralo gubicima za Klijenta i/ili Posebni depozitar;

7.5.4 Nepravodobno obavještavanje Posebnog depozitorija o slučajevima gubitka, prepoznavanja nezakonitosti ili gubitka tajnih EDS ključeva.

7.6 Klijent nije odgovoran za:

7.6.1 Gubici koji proizlaze iz promjena u elektroničkim dokumentima od strane Posebnog depozitorija primljenih od strane Posebnog depozitorija;

7.6.2 Radnje djelatnika Posebnog depozitorija u vezi s nezakonitim/nekvalificiranim korištenjem tajnih ključeva EDS-a, koje su rezultirale gubicima za Klijenta i Posebni depozitorij

7.7 Nijedna strana nije odgovorna za potpuno ili djelomično neispunjenje obveza iz ovog ugovora ako je neispunjenje obveza uzrokovano pojavom okolnosti više sile (više sile), kao što su prirodne katastrofe, štrajkovi, akti državnih tijela, neuspjeh komunikacije (uključujući, ali ne ograničavajući se na telefonsku, elektroničku, teletipsku i druge vrste komunikacije), i druge okolnosti koje su izvan razumne kontrole stranaka i onemogućuju prijenos i primanje bilo koje elektroničke poruke o kojoj su se strane dogovorile od bilo koje strane .

7.8 Strana u odnosu na koju su nastupile okolnosti navedene u točki 6.7 dužna je o tome obavijestiti drugu Stranu u roku od jednog dana od nastanka takvih okolnosti. U tom slučaju druga strana ima pravo zahtijevati dostavljanje dokaza, koji mogu biti potvrde izdane od strane nadležnih tijela i uprave, osim u slučajevima kada su takve okolnosti opće poznate. U slučaju kršenja roka obavijesti navedenog u ovom stavku, Ugovorne strane su lišene prava pozivanja na gore navedene okolnosti kao oslobađajuće od odgovornosti za neispunjenje svojih obveza.

7.9 U slučaju prestanka okolnosti više sile, Strane su dužne o tome obavijestiti jedna drugu u roku od jednog dana od dana prekida.

8 Postupak rješavanja sporova

8.1 Prilikom rješavanja kontroverznih pitanja, strane ne dovode u pitanje pravnu valjanost elektroničkih dokumenata poslanih, primljenih, pohranjenih u skladu s uvjetima ovog Ugovora koji su predstavljeni kao dokaz.

8.2 Elektronički dokumenti potpisani elektroničkim potpisom imaju pravnu snagu za Ugovorne strane usporedivu (odnosno jednaku) pisanom dokumentu zapečaćenom vlastoručnim potpisima i pečatima.

8.3 Svi sporovi proizašli iz izvršenja ovog Ugovora od strane stranaka rješavat će se pregovorima, kao rezultat kojih strane moraju potpisati odgovarajući Protokol.

8.4 U slučaju neuspjeha postizanja dogovora o kontroverznim pitanjima kroz pregovore, stranke će spor predati Arbitražnom sudu u Moskvi na razmatranje.

9 Trajanje Ugovora i postupak njegovog raskida

9.1 Ovaj ugovor stupa na snagu od trenutka kada ga potpišu obje strane.

9.2 Rok valjanosti ovog Ugovora ne može biti duži od roka valjanosti Ugovora o korištenju EDS-a. U odnosu na svaki od Ugovora navedenih u Dodatku broj 2, ovaj Ugovor vrijedi do prestanka obveza iz tih Ugovora.

9.3 Ovaj se ugovor može prijevremeno raskinuti na zahtjev bilo koje strane. Strana koja želi raskinuti Ugovor dužna je o tome pismeno obavijestiti drugu stranu. Od trenutka primitka obavijesti Specijalni depozitar ne prihvaća elektroničke dokumente Klijenta koji povlače za sobom obvezu Specijalnog depozitara na provođenje bilo kakvih pravnih radnji.

9.4 Ovaj ugovor prestaje od trenutka kada strane ispune sve svoje obveze koje proizlaze iz ovog ugovora.

9.5 Ako ovaj Ugovor predviđa druga pravila odnosa između stranaka od onih sadržanih u dokumentima navedenim u stavku. 2. – 6. članka 1. ovog Ugovora primjenjuju se pravila ovog Ugovora.

10 Ostale odredbe

10.1 Strane koje su dobile pristup osobnim podacima koje su Strane prenijele u sklopu izvršenja Ugovora obvezuju se da ih neće otkriti trećim stranama i da neće distribuirati osobne podatke bez pristanka subjekta osobnih podataka, osim ako nije drugačije određeno. predviđeno saveznim zakonom.

10.2 Ovaj Ugovor je sastavljen u 2 primjerka koji imaju jednaku pravnu snagu, po jedan primjerak za svaku od stranaka. Svaki primjerak je potpisan od strane ovlaštenih osoba i ovjeren pečatom.

10.3 Svi prilozi i dodaci ovom Ugovoru njegov su sastavni dio i moraju biti potpisani od strane ovlaštenih predstavnika obiju strana.

11 Podaci o strankama

Specijalni depozitar:

Zatvoreno dioničko društvo "Depozitarno društvo "REGION"

Klijent:

Adresa: , bldg. 2.

U "NACIONALNOM STANDARDU"

Tel. ekst. 337 , 223, 133

Fax ext.337

Faks

_____________________ //

________________________ / ___________./

Primjena

na Ugovor o upravljanju elektroničkim dokumentima

№ _________________ EDO

od "___" ___________ 2011

"____" __________ 2011

POPIS UGOVORA,

u okviru kojega se primjenjuje Ugovor o upravljanju elektroničkim dokumentima,

kao i Popis dokumenata koji se mogu prenositi digitalnim potpisom

I. Strane su se složile da se Ugovor o upravljanju elektroničkim dokumentima br.___ od ________ primjenjuje na sljedeće ugovore:

1. Ugovor o pružanju usluga specijaliziranog depozitorija za hipotekarno pokriće Upravitelju hipotekarnog pokrića broj _______/IP od . godine, sklopljen između Zatvorenog dioničkog društva „Depozitarno društvo „REGIJA“ (u daljnjem tekstu: Posebni depozitar) i _ _______________________________ (u daljnjem tekstu Naručitelj).

Klijent ima pravo elektroničkim digitalnim potpisom prenijeti u Posebni depozitar sljedeće dokumente predviđene Pravilnikom specijaliziranog depozitorija REGIJE za hipotekarna pokrića (u daljnjem tekstu: Pravilnik):

· Sve vrste narudžbi.

· Sve vrste zahtjeva.

· Zahtjevi.

Posebni depozitar ima pravo prenijeti Klijentu sljedeće dokumente predviđene Pravilnikom:

· Sve vrste obavijesti.

· Izvadci iz Registra hipotekarnih osiguranja.

· Potvrde o visini pokrića hipoteke.

· Registar hipotekarnih pokrića.

2. Ugovor o pružanju specijaliziranih depozitarnih usluga br. _______/ SD-UKPIF iz _______________________________ ., sklopljen između Posebnog depozitorija i Klijenta.

3. Ugovor o pružanju usluga vođenja registra vlasnika investicijskih udjela. Broj _______/ SR-UKPIF od ______________, sklopljen između Posebnog depozitara i Klijenta.

4. Ugovor o plaćanju usluga Specijaliziranog depozitorija od _________ 2011. godine.

5. Ugovor o depozitu br.____ od “___” ____________ 2011.

II. Format prijenosa dokumenta. Predlošci dokumenata.

1. Prema sporazumu navedenom u stavku 1. čl. I. ovog Dodatka br. 2. Klijent se obvezuje dostaviti dokumente u elektroničkom obliku digitalnim potpisom strogo prema predlošcima koji su prilog ovog Ugovora.

Klijent mora posebnom depozitoriju dostaviti dokumente u sljedećem formatu: XML, Extensible Markup Language (Windows 1251 kodiranje).

Posebni depozitar mora prenijeti dokumente Klijentu u obliku datoteka potpisanih digitalnim potpisom u formatu doc, xls, jpg, pdf (Portable Document Format).

Predloške elektroničkih dokumenata Posebni depozitar daje Klijentu kao dio paketa dokumentacije i softvera koji se prenosi temeljem ovog Ugovora.

2. Prema ugovorima navedenim u klauzulama 2-4 čl. I. ovog Dodatka br. 2, Ugovorne strane imaju pravo prenijeti jedna drugoj sve dokumente predviđene Pravilima za vođenje registra vlasnika investicijskih udjela uzajamnih fondova od strane specijaliziranog depozitorija REGION, Pravilnika specijaliziranog depozitorija REGION i predviđeni samim gore navedenim ugovorima.

U tom slučaju, strane moraju dostaviti dokumente u sljedećim formatima: doc, xls, jpg, pdf (Portable Document Format).

3. Prema sporazumu navedenom u stavku 5. čl. I. ovog Dodatka br. 2. Naručitelj se obvezuje dostaviti dokumente u elektroničkom obliku digitalnim potpisom strogo u skladu s predlošcima.

Posebni depozitar mora prenijeti Klijentu dokumente predviđene Pravilnikom o uslugama depozitara REGION i ugovorom navedenim u stavku 5. čl. I. ovoga Dodatka broj 2. u obliku datoteka potpisanih elektroničkim potpisom, u formatu doc, xls, jpg, pdf (Portable Document Format).

Klijent mora prenijeti u Posebni depozitar elektroničke dokumente u jednom od sljedećih formata:

· tekst (ASCII kodiranje (Američki standardni kod za razmjenu informacija), kodna stranica WIN1251);

·HTML, HyperText Markup Language (Windows 1251 kodiranje).

Predloške za elektroničke naloge Posebni depozitar daje Klijentu kao dio paketa dokumentacije i softvera koji se prenosi temeljem ovog Ugovora.

POTPISI STRANAKA

_____________________ //

________________________ / ____________./ M.P.

„Upravljanje elektroničkim dokumentima progresivan je i perspektivan sustav prijenosa podataka:

- Sustav osigurava visoku pouzdanost i pouzdanost snimanja i kontrole protoka dokumenata, zajamčeno poštivanje povjerljivosti prenesenih informacija;

- Sustav omogućuje slanje izvješća s radnog mjesta osiguranika bilo koji dan, u bilo koje doba dana;

- Sustav vam omogućuje da brzo ispravite pogreške koje otkrije Mirovinski fond Rusije u dostavljenim dokumentima s radnog mjesta osiguravatelja više puta u jednom danu;

- Nema potrebe da računovođa posjećuje teritorijalni ured mirovinskog fonda Rusije;

- Prilikom slanja izvješća osiguranik dobiva elektroničku informaciju o rezultatima zaprimanja izvješća;

- Poduzeću se otvara mogućnost stvaranja elektroničke arhive cjelokupnog protoka dokumenata s teritorijalnim tijelom mirovinskog fonda Rusije.

O pitanju mogućnosti i postupka dostave podataka u elektroničkom obliku odlučuje teritorijalno tijelo Zavoda za mirovinsko zajedno s određenim osiguranikom i sastavlja se „Ugovorom o razmjeni elektroničkih dokumenata u sustavu upravljanja elektroničkim dokumentima“.

1 . Što je potrebno za podnošenje izvješća Zavodu za mirovinsko u elektroničkom obliku s elektroničkim potpisom (u daljnjem tekstu ES):

- softver za izradu izvješća u utvrđenim formatima;

- kriptografski softver s implementacijom potrebnih funkcija elektroničkog potpisa i enkripcije (generiranje kriptografskih ključeva, potpisivanje i provjera elektroničkog potpisa na razini datoteke, enkripcija podataka). Ove se funkcije provode pomoću softvera koji pripada kategoriji alata za kriptografsku zaštitu informacija (u daljnjem tekstu alati za kriptografsku zaštitu informacija) i koji, kada se koristi u sustavu upravljanja elektroničkim dokumentima (u daljnjem tekstu EDMS) mirovinskog fonda Rusije , mora imati FSB certifikat;

- usluge certifikacijskog centra za izradu i održavanje certifikata elektroničkih ključeva u EDMS-u Zavoda za mirovinsko osiguranje;

- provođenje organizacijskih mjera: imenovanje odgovorne osobe za organizaciju korištenja kriptografske zaštite informacija, opreme i zaštite od neovlaštenog pristupa radnom mjestu, magnetskih medija kriptografskih ključeva, arhiva elektroničkih dokumenata;

- Zaključivanje „Sporazuma o razmjeni elektroničkih dokumenata u sustavu upravljanja elektroničkim dokumentima mirovinskog fonda Rusije putem telekomunikacijskih kanala” s okružnim uredom mirovinskog fonda Ruske Federacije.

Za ove svrhe trebat će vam:

* Obratite se certifikacijskom centru, odaberite paket usluga koji vam je potreban, primite obrazac za prijavu (za izradu certifikata ključa potpisa za upravitelja) i ostalu dokumentaciju.

* Obratite se područnom uredu PFR-a s ispunjenim zahtjevom za njegovo odobrenje i sklopite „Ugovor o razmjeni elektroničkih dokumenata u sustavu upravljanja elektroničkim dokumentima PFR-a putem telekomunikacijskih kanala“.

* Kada ste spremni za početak rada, obavite probnu razmjenu poruka s Uredom mirovinskog fonda.

  1. Značajke upravljanja elektroničkim dokumentima u mirovinskom fondu.

- Individualni (personalizirani) računovodstveni podaci dostavljeni Zavodu za mirovinsko osiguranje spadaju u kategoriju osobnih podataka. Njihova priprema, prijenos i obrada provode se u skladu s važećim zakonodavstvom o zaštiti osobnih podataka.

- Za podnošenje izvješća Zavodu za mirovinsko osiguranje potreban je jedan elektronički potpis - čelnika organizacije.

- U skladu sa zahtjevima Saveznog zakona „O elektroničkim potpisima” od 6. travnja 2011. br. 63-FZ, uporaba elektroničkog potpisa od strane osobe koja nije njegov vlasnik je neprihvatljiva. Takve radnje povlače za sobom gubitak pravne važnosti potpisanog dokumenta, prebacivanje kriptografskih ključeva u kategoriju kompromitiranih i opoziv odgovarajućeg certifikata.

Usluge osiguranicima pružaju:

Organizacija

Tehnologija

Podaci za kontakt

Bilješka

JSC "CentarInform"

"Kontur-Extern"

Kontakt tel. 740-54-05 - Odjel za veze

CJSC "CERTIFIKATNI CENTAR"

PP "Comita-Izvješće"

Kontakt tel.

DOO "Tvrtka "Tenzor"

"SBIS++ Elektronsko izvješćivanje"

Kontakt tel.

ARGOS doo

www.argos-nalog.ru

EDS "Argos - porezni obveznik"

Kontakt tel.

Taxkom doo

PC "Sprinter"

Kontakt tel.

JSC "Kaluga Astral"

www.astralnalog.ru

PC "Astralno izvješće"

Kontakt tel.

702-11-93, 309-29-23

KORUS Consulting CIS LLC

PC "Sfera"

Kontakt tel.

LLC "Certifikacijski centar GAZINFORMSERVIS"

http://ca.gisca.ru

PC "Taxnet-Referent"

Kontakt tel.

8-800-50-50-50-2 (besplatan poziv)

LLC "Rus-Telecom"

www.rus-telecom.ru

"Kurir"

Kontakt tel. predstavništva u St. Petersburgu
  • Kako zaštititi osobne podatke zaposlenika i klijenata, br.19
  • Kako uništiti primarnu građu nakon isteka roka trajanja, br.15
  • Prijem i otpis materijala: priprema dokumentacije, br.12
  • Elektroničko upravljanje dokumentima s protustrankama: odakle početi, br. 10
  • Pečat tvrtke: proizvodimo, koristimo, recikliramo, br. 9
  • Tisak – stalni pratilac tvrtke?, br.9
  • Razvijamo prikladan registar poreza na dohodak, broj 8
  • Otkrili smo manjak: podnosimo zahtjev protivnoj strani br. 8
  • Kada slike zaslona dobro dođu, br. 6
  • Idealna potvrda o pružanju usluga za poreznog inspektora br.6
  • Tijek dokumenata: gradimo ga "prema računovodstvu", br. 5
  • Ugovor o nabavi: čitati slog po slog, br. 5
  • Objedinjeni primarni obrasci nisu obvezni, ali što je s BSO?, br. 4
  • Kako spriječiti napad na klijent-banku, br.3
    • 2012

Elektroničko upravljanje dokumentima s drugim ugovornim stranama: odakle početi

Dokumenti koji su potpisani elektroničkim digitalnim potpisom prema starom Zakonu o digitalnom potpisu, koji prestaje važiti od 1. srpnja (Zakon br. 1-FZ od 10. siječnja 2002.), smatraju se potpisanima poboljšanim kvalificiranim elektroničkim potpisom. U određenim industrijama, na primjer u proizvodnji nakita, preporučljivo je prenijeti preko operatera ne samo vanjske, već i neke unutarnje dokumente organizacije.

Info

Interni dokumenti obično ne moraju biti potpisani pojačanim kvalificiranim potpisom. Prema nahođenju same organizacije, pojačani nekvalificirani ili čak jednostavni elektronički potpis može biti dovoljan.


Važno

Poboljšane nekvalificirane potpise također izdaju certifikacijski centri, a mogu biti i jeftiniji od kvalificiranih. Jednostavan potpis je šifra ili lozinka koja vam omogućuje da identificirate tvorca dokumenta.

Ugovor o razmjeni elektroničkih dokumenata

Svi poslani i primljeni elektronički dokumenti pohranjuju se u elektroničku arhivu. A vaša elektronička arhiva trebala bi biti organizirana na način da po potrebi, primjerice, na zahtjev porezne inspekcije, možete brzo pronaći tražene dokumente i poslati ih inspekciji elektroničkim putem, na način na koji se sada prenosi elektronička prijava. .

A ako porezna uprava ili revizor zatraži papirnati primjerak elektroničkog dokumenta, hoće li biti jasno da se radi o preslici elektroničkog dokumenta i da je elektronički dokument potpisan od stranaka? I.V. Murashkintsev: Možete ispisati elektronički dokument i dobiti kopiju na papiru.
Ova će se kopija automatski ispisati da se radi o papirnatoj kopiji elektroničkog dokumenta, a izvornik su stranke elektronički potpisale.

Ugovor s drugom ugovornom stranom za legalnu razmjenu elektroničkih računa

Vlada Ruske Federacije od 26. prosinca 2011. br. 1137 „O obrascima i pravilima za popunjavanje (održavanje) dokumenata koji se koriste u obračunu poreza na dodanu vrijednost”). Prema autorima, preporučljivo je uspostaviti sličan postupak u ugovoru za druge elektroničke dokumente.

Pažnja

Drugo, preporučljivo je u ugovoru navesti razmjenjuju li tvrtke elektroničke dokumente izravno (pomoću specijaliziranih programa ili uobičajenih klijenata e-pošte) ili angažiranjem operatera za upravljanje elektroničkim dokumentima (više o tome u nastavku). Razmjena elektroničkih računa moguća je isključivo putem EDI operatera (Postupak izdavanja i zaprimanja računa u elektroničkom obliku putem telekomunikacijskih kanala korištenjem elektroničkog digitalnog potpisa, odobren.


naredbom Ministarstva financija Rusije od 25. travnja 2011. br. 50n).

Ugovor o elektroničkom prometu dokumenata između pravnih osoba

Tvrtke u pravilu sklapaju ugovor ili sporazum o razmjeni elektroničkih dokumenata ili dodaju dodatnu klauzulu postojećem ugovoru. Nema potrebe da sami pripremate novi dokument; samo zatražite predložak sporazuma ili ugovora od svog EDF operatera.
Najčešće su standardni dokumenti već objavljeni na njihovim web stranicama, kao što je to učinjeno sa Synerdocsom, samo trebate preuzeti i unijeti svoje podatke. Primjer klauzule o elektroničkoj razmjeni možete preuzeti: ● Predložak klauzule o elektroničkoj razmjeni ● Uzorak ugovora o elektroničkoj razmjeni s drugim ugovornim stranama Ugovor mora sadržavati podatke o uvjetima i postupku za elektroničko upravljanje dokumentima: koji dokumenti iu kojem formatu se koji se prenosi putem usluge, vrsti elektroničkog potpisa, koje su tvrtke odabrane kao EDF operater(i).
Uspostavljanje postupka za dostavu elektroničkih dokumenata na zahtjev poreznih vlasti pomoći će u izbjegavanju dodatnih troškova prilikom provjere tvrtke ili njezine druge ugovorne strane, porezne vlasti imaju pravo tražiti dokumente (članci 93. i 93.1. Poreznog zakona Ruske Federacije). Nepodnošenje takvih dokumenata rezultirat će odgovornošću i mogućim dodatnim porezima i naknadama.
Ako tvrtka koristi elektroničku razmjenu „primarnih podataka“, ima pravo, na zahtjev inspektora, dati presliku odgovarajućeg dokumenta kako u elektroničkom obliku prema TKS-u, tako i na papiru (2. stavak članka 93. Porezni zakon Ruske Federacije). Stoga je preporučljivo u ugovoru odrediti postupak podnošenja kopija elektroničkih dokumenata inspektoratu koji je prikladniji za tvrtku.
Naznaka načina elektroničke razmjene će unijeti jasnoću u interakciju s drugim ugovornim stranama, a tvrtke samostalno određuju postupak i način upravljanja elektroničkim dokumentima. Važno je uzeti u obzir dvije glavne nijanse. Prvo, ugovor mora naznačiti jesu li elektronički dokumenti umnoženi na papiru. Na primjer, tvrtka šalje TTN drugoj ugovornoj strani elektroničkim putem, a zatim nakon nekog vremena šalje isti dokument u papirnatom obliku (na primjer, ako druga ugovorna strana nije primila elektronički dokument). Imajte na umu da je ovaj postupak za obradu dokumenata trenutno dostupan za fakture (klauzula
4 Pravila za vođenje dnevnika primljenih i izdanih računa koji se koriste u obračunu poreza na dodanu vrijednost, odobren.

EDO ugovor s uzorkom druge ugovorne strane

Dobro, dogovorili smo se s našim partnerima, odabrali operatera ili čak nekoliko operatera. Što učiniti sljedeće? I.V. Murashkintsev: Sada moramo prilagoditi poslovne procese tvrtke uvođenju elektroničkog upravljanja dokumentima u radu s ugovornim stranama: razviti i odobriti proceduru za elektroničko upravljanje dokumentima; organizirati elektroničku arhivu primljenih i poslanih dokumenata; računovodstvenom politikom propisati pravila za izradu, primitak i čuvanje elektroničkih dokumenata, imenovati odgovorne za formiranje i potpisivanje elektroničkih dokumenata. Svaki zaposlenik koji je ovlašten za potpisivanje elektroničkih dokumenata mora imati elektronički potpis, jer svoj potpis ne možete prenijeti na druge osobe. Trebam li ispisati i pohraniti elektroničke dokumente u papirnatom obliku? I.V.
Murashkintsev: Ne, nije potrebno, iako mnogi nastavljaju to raditi na starinski način.
Takav potpis možete dodati pomoću računalnog programa, a to će zahtijevati manje troškove od kupnje poboljšanog potpisa. Vanjski dokumenti, osim faktura, mogu se poslati drugim ugovornim stranama jednostavnom e-poštom.

Prema dogovoru stranaka mogu biti potpisani pojačanim kvalificiranim ili pojačanim nekvalificiranim elektroničkim potpisom. Ali korištenje posebnog elektroničkog sustava za upravljanje dokumentima je praktičnije jer vam omogućuje da trenutno primite obavijest da je vaš partner primio dokument.

On ga pak može odmah potpisati i poslati vam. Koji je najbolji način za početak implementacije elektroničkog upravljanja dokumentima? I.V.

Murashkintsev: Tipično, tvrtke koje imaju mnogo partnera i veliki volumen vanjskog protoka dokumenata odlučuju prijeći na korištenje elektroničkih dokumenata.
Utvrđivanjem formata dokumenata koje tvrtke razmjenjuju elektronički, možete izbjeći zahtjeve za redoslijed njihovog izvršenja Od 1. siječnja 2013. tvrtka ima pravo samostalno razviti oblik primarnih papirnatih dokumenata (čl. 9. st. 4. Zakona. broj 402-FZ). Ali ako tvrtka prenese "primarni dokument" drugoj ugovornoj strani u elektroničkom obliku, on mora biti u skladu s formatima utvrđenim za određene elektroničke dokumente. Konkretno, obrasci su odobreni za sljedeće dokumente (nalog Federalne porezne službe Rusije od 21. ožujka 2012. br. MMV-7-6/): - račun u obliku br. TORG-12 - potvrda o prijemu radova (usluge). Osim toga, važno je zapamtiti da tvrtke mogu razmjenjivati ​​fakture samo uz uključivanje operatera za elektroničko upravljanje dokumentima. Stoga, ako organizacija nema odgovarajući ugovor, preporučljivo je isključiti račune s popisa elektroničkih dokumenata. 5.
Konsolidiranjem forme sporazuma u računovodstvenoj politici opravdat će se pravo poduzeća na elektroničku razmjenu papira povezano s internim dokumentacijom poduzeća, računovodstvom i izvještavanjem. S druge strane, skup računovodstvenih metoda mora biti odobren u računovodstvenoj politici (čl. 8

Savezni zakon od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ, u daljnjem tekstu Zakon br. 402-FZ). Stoga, ako tvrtka odluči uvesti sustav elektroničkog upravljanja dokumentima i elektroničkog izvještavanja, takav sustav mora biti odražen u njezinim računovodstvenim politikama.

Pritom je važno utvrditi: - obim elektroničkog protoka dokumenata; - postupak pohranjivanja elektroničkih dokumenata; - slučajeve kada tvrtka sastavlja dokumente na papiru. 2.
Budući da je razmjena elektroničkih dokumenata, posebice računa, moguća samo uz međusobni dogovor stranaka. 1 žlica. 169 Poreznog zakona Ruske Federacije, prvo morate razgovarati o mogućnosti prelaska na elektroničko upravljanje dokumentima sa svojim redovnim ugovornim stranama. Zatim morate odabrati operatera za elektroničko upravljanje dokumentima i s njim sklopiti ugovor.

Popis operatera za elektroničko upravljanje dokumentima uključenih u mrežu povjerenja Savezne porezne službe objavljen je na web stranici Savezne porezne službe. Koje kriterije treba voditi pri odabiru operatera? I.V.

Murashkintsev: U pravilu, operateri za upravljanje elektroničkim dokumentima pružaju mogućnost razmjene elektroničkih dokumenata s nekoliko drugih ugovornih strana u testnom načinu rada. Tijekom takvog "probnog rada" moći ćete razumjeti koje je sučelje prikladnije za vas i hoće li biti lako kombinirati vaš računovodstveni program sa sustavom upravljanja dokumentima operatera.

Elektronički protok dokumenata između organizacija - kako funkcionira? Koje dokumente je moguće elektronički razmjenjivati, kako sklopiti ugovor s drugom ugovornom stranom za uspostavljanje elektroničke interakcije i što bi trebalo uključiti u propise? O tome će se raspravljati u našem materijalu.

Važan element svakog elektroničkog upravljanja dokumentima je elektronički dokument. Da bi dokument kreiran u elektroničkom obliku dobio pravno značajnu snagu, obje strane u elektroničkom tijeku dokumenata moraju mu osigurati 3 važna svojstva. Elektronički dokument mora:

  • Imajte potrebne podatke.
  • Pridržavajte se odobrenog formata.
  • Ovjerava se potpisom odgovorne osobe.

Ako ste vi i vaša druga ugovorna strana u svojim poduzećima organizirali generiranje elektroničkih dokumenata u utvrđenim formatima, potrebno je tehnički osigurati vašu elektroničku interakciju s njima. Kako to učiniti?

Kako bi dva odvojena sustava međusobno i učinkovito razmjenjivala dokumente, potrebno je posebnim propisima precizirati sve nijanse protoka dokumenata.

Prije svega, potrebno je utvrditi koje elektroničke dokumente treba potpisivati ​​jednostavnim, a koje pojačanim elektroničkim potpisom. Zakonski dopuštene vrste elektroničkih potpisa prikazane su na slici.

Elektronički protok dokumenata s drugim ugovornim stranama može uključivati ​​dokumente različitih stupnjeva važnosti i povjerljivosti. Na primjer, najstroži zahtjevi vrijede za elektroničke fakture: mora ih potpisati isključivo UKEP i poslati putem EDI operatera (Naredba Ministarstva financija Rusije od 10. studenog 2015. br. 174n). A za interne dokumente tvrtke korištenje UKEP-a nije obavezno. Stoga tvrtka sama odlučuje koji će se potpis koristiti za potpisivanje ovog ili onog internog dokumenta.

Propisi o upravljanju elektroničkim dokumentima moraju utvrditi postupak potpisivanja elektroničkih dokumenata i odrediti krug odgovornih osoba koje imaju pravo potpisivanja.

Nakon rješavanja svih regulatornih pitanja s drugim ugovornim stranama, trebate odabrati EDF operatera preko kojeg ćete razmjenjivati ​​elektroničke dokumente i s njima sklopiti ugovor. Osim toga, morat ćete riješiti druge probleme:

  • Organizirati elektroničku arhivu primljenih i poslanih elektroničkih dokumenata.
  • Izvršiti dopune računovodstvene politike u vezi prelaska na elektroničko vođenje dokumenata.
  • Osigurati odgovorne osobe elektroničkim potpisom.
  • Rješavati druga organizacijska i tehnička pitanja potrebna za učinkovito funkcioniranje sustava.

Razmjena dokumenata u obliku skeniranih slika: kako i kada je to moguće

Elektronička razmjena dokumenata između ugovornih strana u obliku njihovih skeniranih slika prakticira se u poduzećima već duže vrijeme – od pojave raznih internetskih poštanskih usluga. Za to vam nisu potrebni nikakvi posebni programi niti veza s EDF operaterima. Međutim, jednostavnost korištenja ove metode razmjene dokumenata ima niz značajnih nedostataka:

  • Nemogućnost osiguranja zajamčene sigurnosti informacija.
  • Značajni utrošak vremena i rada za pretvaranje papirnatog dokumenta u elektroničku skeniranu sliku.
  • Potreba za naknadnim ispisom dokumenta.
  • Nemogućnost brze razmjene dogovorenih dokumenata.
  • Ostali nedostaci (nedostatak mogućnosti praćenja dokumenta, kašnjenja u odobravanju od strane hijerarhije u tvrtki, itd.).

To dovodi do sužavanja opsega primjene ove metode elektroničke razmjene dokumenata između organizacija. Razmjena skeniranih slika koristi se uglavnom za one vrste dokumenata koji nisu pravno značajni za tvrtku. A šalju se elektronički drugoj ugovornoj strani samo radi ubrzanja interakcije (ispunjavanje uvjeta ugovora ili rješavanje tekućih poslovnih problema). Istodobno se papirnati izvornik šalje poštom ili kurirskom službom.

Kada vam je potrebna aplikacija za spajanje na elektroničko upravljanje dokumentima?

Ponekad, u svrhu eksterne interakcije sa zainteresiranim stranama, tvrtka treba ispuniti zahtjev za spajanje na elektroničko upravljanje dokumentima i nizom drugih dokumenata putem posebnog obrasca. Većina tvrtki susreće se s potrebom popunjavanja takvog zahtjeva prilikom podnošenja elektroničkih izvješća mirovinskom fondu.

U tom slučaju sudionici elektroničkog dokumentotoka neće biti poslovni partneri, već tvrtka i izvanproračunski fond. Zahtjev se ne može napisati u bilo kojem obliku - njegov gotov predložak nalazi se na web stranici Mirovinskog fonda. Treba sadržavati sljedeće podatke:

  • Podaci o tvrtki koja ulazi u elektroničku interakciju s fondom.
  • Podaci o telekom operateru i korištenom alatu za kriptografsku zaštitu informacija.

No jedna aplikacija za elektroničku interakciju s fondom nije dovoljna. Također je potrebno:

  1. Prije ispunjavanja prijave odaberite akreditirani certifikacijski centar koji pruža tehničke nijanse povezivanja protoka dokumenata putem TCS-a i zatim s njim sklapate ugovor (sporazum) o pružanju usluga prijenosa elektroničkih dokumenata.
  2. Nakon podnošenja zahtjeva i provjere od strane stručnjaka fonda, sklopite ugovor s PRF-om o povezivanju s elektroničkim upravljanjem dokumentima. Obrazac se može preuzeti na web stranici Zaklade.

Elektronička razmjena informacija između tvrtki i Mirovinskog fonda Ruske Federacije omogućuje vam pružanje personaliziranih računovodstvenih informacija bez posjeta fondu, pravovremeno prepoznavanje i ispravljanje pogrešaka u izvješćivanju te rješavanje niza drugih problema.

Za više informacija o elektroničkoj interakciji s Mirovinskim fondom Rusije pogledajte ovaj materijal.

Tvrtka sama određuje način prelaska na elektroničko upravljanje dokumentima s drugim ugovornim stranama. Ali u svakom slučaju, ovo je pregovarački proces. O prijedlogu prelaska na elektroničko vođenje dokumenata može se odlučiti usmeno, pisanim pozivom jednog od poslovnih partnera ili potpisivanjem posebnog ugovora.

Da biste pisanim putem pozvali drugu ugovornu stranu da uspostavi elektroničko upravljanje dokumentima, možete joj poslati pismo. Slanje takvih pisama pomaže tvrtki s velikim protokom dokumenata da pozove nove i postojeće partnere na elektroničku interakciju.

U tekstu pisma morate u sažetom obliku obavijestiti drugu ugovornu stranu:

  • O zakonski utvrđenoj mogućnosti upravljanja elektroničkim dokumentima.
  • Njegove prednosti.
  • Obrasci dokumenata koji se planiraju elektronički razmjenjivati.
  • Radnje potrebne za prebacivanje na ovaj sustav.

U nastavku je prikazan primjer pisma o prelasku na elektroničko upravljanje dokumentima (izvadak).

Bez mijenjanja teksta pisma i zamjene samo podataka o ugovornim stranama, možete ih brzo obavijestiti o svojoj želji da organizirate međusobnu elektroničku razmjenu dokumenata.

Ugovor o razmjeni elektroničkih dokumenata između pravnih osoba

Protustrane mogu specificirati nijanse interakcije bez papira u zasebnom ugovoru o elektroničkom upravljanju dokumentima. Kako ga sastaviti?

Zakon ne utvrđuje posebne zahtjeve za oblik i sadržaj ugovora o elektroničkom protoku dokumenata između pravnih osoba. Stoga njegov sastav i sadržaj određuju njegovi sudionici. U tom slučaju potrebno je pridržavati se stila i strukture koja je uobičajena za takve dokumente (potrebno je opisati predmet ugovora, rok valjanosti, pojedinosti o stranama i druga pitanja).

Donja slika prikazuje glavne (moguće) dijelove takvog sporazuma.

Za uspostavljanje elektroničke interakcije potrebno je dogovoriti njezine nijanse. To se može učiniti usmeno, slanjem pisma i/ili potpisivanjem posebnog ugovora. Također će biti potrebno riješiti niz povezanih pitanja (propisati postupak elektroničke razmjene dokumenata, identificirati odgovorne osobe, omogućiti im elektronički potpis i dr.).

Bez dogovora s EDF-om neće biti moguća razmjena računa. Potrebno je unaprijed dogovoriti korištenje jednostavnog potpisa.

Sada sve više i više tvrtki prelazi na elektroničko upravljanje dokumentima ne samo s inspekcijom, već i s protustrankama (više pročitajte u nastavku). Međutim, za razliku od razmjene informacija s poreznim tijelima, postupak pripreme, dogovaranja i potpisivanja ugovora o elektroničkoj razmjeni dokumenata između tvrtki nije zakonom odobren.

Izradili smo primjer ugovora o elektroničkoj razmjeni dokumenata (u daljnjem tekstu ugovor) u kojem smo definirali format elektroničkog tijeka dokumenata između tvrtki (uzorak vidi u nastavku). Razmotrimo koje će klauzule takvog sporazuma pomoći tvrtki da izbjegne zahtjeve inspektora.

1. Osiguranje oblika sporazuma u računovodstvenoj politici opravdat će pravo tvrtke da razmjenjuje papire elektroničkim putem

Upravljanje elektroničkim dokumentima povezano je s internim protokom dokumenata, računovodstvom i izvješćivanjem tvrtke. Zauzvrat, skup računovodstvenih metoda mora biti odobren u računovodstvenoj politici (članak 8. Saveznog zakona br. 402-FZ od 06.12.11., dalje u tekstu Zakon br. 402-FZ).

Stoga, ako tvrtka odluči uvesti sustav elektroničkog upravljanja dokumentima i elektroničkog izvještavanja, takav sustav mora biti odražen u njezinim računovodstvenim politikama. Važno je osigurati:

Količina elektroničkog protoka dokumenata;
- formati elektroničkih dokumenata;
- postupak pohranjivanja elektroničkih izvješća;
- slučajevi kada društvo umjesto elektroničkih dokumenata sastavlja dokumente na papiru.

2. Naznaka metode elektroničke razmjene omogućit će jasnoću u interakciji s drugim ugovornim stranama

Poduzeća samostalno određuju postupak i način upravljanja elektroničkim dokumentima. Važno je uzeti u obzir dvije glavne nijanse.

Prvo, ugovor mora naznačiti jesu li elektronički dokumenti umnoženi na papiru. Na primjer, tvrtka šalje TTN drugoj ugovornoj strani elektroničkim putem, a zatim nakon nekog vremena šalje isti dokument u papirnatom obliku (na primjer, ako druga ugovorna strana nije primila elektronički dokument).

Imajte na umu da je ovaj postupak za obradu dokumenata trenutačno predviđen za račune (točka 4. Pravila za vođenje dnevnika primljenih i izdanih računa koji se koriste u izračunima poreza na dodanu vrijednost, odobrena Uredbom Vlade Ruske Federacije od 26. prosinca 2011 br. 1137 „O obrascima i pravilima za popunjavanje (vođenje) dokumenata koji se koriste u obračunu poreza na dodanu vrijednost”).

Drugo, preporučljivo je u ugovoru navesti razmjenjuju li tvrtke elektroničke dokumente izravno (pomoću specijaliziranih programa ili uobičajenih klijenata e-pošte) ili angažiranjem operatera za upravljanje elektroničkim dokumentima (više o tome u nastavku).

Razmjena elektroničkih računa moguća je isključivo putem EDI operatera (Procedura izdavanja i zaprimanja računa u elektroničkom obliku putem telekomunikacijskih kanala korištenjem elektroničkog digitalnog potpisa, odobrena). Iako zakon ne obvezuje tvrtke angažirati EDF operatera za razmjenu drugih dokumenata. Ispada da tvrtka može poslati račun za plaćanje ili račun e-poštom, ovjerivši dokument elektroničkim digitalnim potpisom.

3. Odraz načina potpisivanja elektroničkog dokumenta odredit će njegovu pravnu snagu

Postoji nekoliko vrsta elektroničkog potpisa - jednostavan, poboljšani nekvalificirani i poboljšani kvalificirani (članak 2. Saveznog zakona od 06.04.11. br. 63-FZ „O elektroničkom potpisu”).

Prema ruskom Ministarstvu financija, moguće je potvrditi činjenicu poslovne transakcije u porezne svrhe elektroničkim dokumentom potpisanim poboljšanim kvalificiranim elektroničkim potpisom. Dokument potpisan jednostavnim ili pojačanim nekvalificiranim potpisom može se smatrati analogom dokumenta s vlastoručnim potpisom na papiru samo u slučaju utvrđenom zakonom (dopis od 04/12/13 br. 03-03-07/12250 ).

Ispada da dokument potpisan jednostavnim ili pojačanim nekvalificiranim potpisom neće potvrditi troškove tvrtke (pisma Ministarstva financija Rusije od 23. siječnja 2013. br. 03-03-06/1/24 od 25. prosinca, 2012 broj 03-03-06/2/139 i od 20.12.12 broj 03-03-06/1/710).

Račun na obrascu br. TORG-12;
- akt o prijemu i predaji radova (usluga).

Osim toga, važno je zapamtiti da tvrtke mogu razmjenjivati ​​fakture samo uz uključivanje operatera za elektroničko upravljanje dokumentima. Stoga, ako organizacija nema odgovarajući ugovor, preporučljivo je isključiti račune s popisa elektroničkih dokumenata.

5. Naznaka postupka pohranjivanja elektroničkih dokumenata zaštitit će ih od preranog uništenja

Postupak pohrane elektroničkih dokumenata ne razlikuje se od postupka pohrane dokumenata na papiru. Stoga se elektronički računi moraju pohraniti tijekom razdoblja predviđenog za pohranu papirnatih dokumenata (točka 1.13. Postupka za izdavanje i primanje računa u elektroničkom obliku putem telekomunikacijskih kanala pomoću elektroničkog digitalnog potpisa, odobrenog naredbom Ministarstva financija Rusije od 25. travnja 2011. broj 50n). Podsjetimo, za potrebe računovodstva primarni dokumenti čuvaju se pet godina, a za potrebe poreza - četiri godine.

Ali u praksi postoje rizici od gubitka dokumenta (na primjer, u slučaju kvara računala ili požara). Stoga je preporučljivo u ugovoru definirati postupak dobivanja kopija dokumenata od druge ugovorne strane (vidi komentar stručnjaka u nastavku).

Udio: