Flusso di documenti elettronici tra organizzazioni. Flusso di documenti elettronici tra organizzazioni: come funziona? Esempio di accordo sulla gestione elettronica dei documenti
CONTRATTO N. __________/__________ EDO
Sulla gestione elettronica dei documenti
Mosca "____" ____ 2011
___________________” di seguito denominato “Cliente”, rappresentato da ______________, che agisce sulla base di ______________ da un lato, e
Accordo generale sull'uso della firma digitale - Accordo generale n. 3/VERIF del 01.01.2001, concluso nell'ambito dell'accordo dei partecipanti al sistema EDF tra la società di partenariato non commerciale "RTS Stock Exchange" come centro di certificazione e la società per azioni chiusa "Società di deposito "REGIONE" in quanto gestore del sistema FES;
Firma digitale elettronica (EDS)- dettagli di un documento elettronico, destinati a proteggere tale documento elettronico dalla falsificazione, ottenuti a seguito della trasformazione crittografica delle informazioni utilizzando la chiave privata di una firma digitale elettronica e che consentono di identificare il proprietario del certificato della chiave di firma, nonché di accertare l'assenza di distorsione delle informazioni nel documento informatico;
Documento elettronico- un documento in formato digitale elettronico, emanato dal titolare del certificato della chiave di firma e che ha ricevuto conferma positiva dell'autenticità della firma digitale secondo la procedura prevista dal presente accordo e dai suoi allegati, che ne costituiscono parte integrante accordo.
Gestione elettronica dei documenti– accettazione e trasmissione da parte delle Parti dell'Accordo dei documenti previsti dal presente Accordo firmati utilizzando una firma digitale elettronica in formato elettronico.
Pacchetto crittografico– un file con estensione “pkt” con informazioni sul contenuto del documento elettronico e una firma digitale elettronica che garantisce l'immutabilità dei dati trasmessi;
Chiuso chiave di firma elettronica digitale (segreta).- una sequenza unica di caratteri nota al titolare del certificato della chiave di firma e destinata alla creazione di una firma digitale elettronica nei documenti informatici mediante strumenti di firma digitale elettronica;
Proprietario del certificato della chiave di firma- un individuo autorizzato da una delle Parti a firmare la documentazione ai sensi degli Accordi specificati nell'Appendice n. 2 del presente Accordo, che possiede la corrispondente chiave privata di una firma digitale elettronica, che consente di utilizzare gli strumenti di firma digitale elettronica per creare la propria chiave elettronica digitale firma nei documenti elettronici (firmare documenti elettronici);
Conferma dell'autenticità di una firma digitale elettronica in un documento elettronico- esito positivo della verifica sul Cryptoserver che la firma digitale nel documento elettronico appartiene al titolare del corrispondente certificato di chiave di firma e che non vi sono modifiche in tale documento dopo la sua firma;
Centro di verifica– Società senza fini di lucro “RTS Stock Exchange” (licenza FAPSI n. LF/17-344 del 1° gennaio 2001), che esercita il controllo sul funzionamento del Sistema EDI;
Sistema EDI- Sistema di gestione elettronica dei documenti RTS, che è un insieme di software gestito dal Centro di certificazione, nonché strumenti informatici e database di proprietà o controllati dal Centro di certificazione, destinati al trasferimento di documenti elettronici firmati con firma elettronica.
3 Oggetto dell'accordo
3.1 In conformità al presente Accordo, le Parti hanno concordato di scambiare documenti in formato elettronico con una firma digitale elettronica nell'ambito degli Accordi indicati nell'Appendice n. 2 del presente Accordo.
3.2 L'elenco dei documenti che possono essere trasferiti utilizzando una firma elettronica in relazione a ciascun Accordo è determinato dalle Parti nell'Appendice n. 2 del presente Accordo.
4 Disposizioni fondamentali
Le parti hanno concordato che:
4.1 Il flusso di documenti elettronici utilizzando EDS nell'ambito degli Accordi specificati nell'Appendice n. 2 del presente Accordo viene effettuato in conformità con la legge federale del 01.01.01 N 1-FZ "Sulla firma digitale elettronica", legge federale del 6 aprile, 2011 N 63-FZ “Sulla firma elettronica”, il presente Accordo e l'Accordo sull'uso delle firme digitali.
4.2 Le informazioni in formato elettronico, sottoscritte con firma digitale elettronica, sono riconosciute come documento elettronico equiparato a un documento cartaceo sottoscritto con firma autografa, se l'autenticità della firma digitale elettronica contenuta nel documento informatico ricevuto secondo le modalità previste al comma 4 del presente Accordo è confermato.
4.3 Tutti i rapporti giuridici derivanti dalla fornitura/ricezione di documenti in formato cartaceo nell'ambito degli Accordi di cui all'Allegato n. 2 si applicano anche ai documenti elettronici firmati con firma elettronica.
4.4 Le Parti sono guidate dalle disposizioni dell'Accordo dei partecipanti al sistema EDF e dell'Accordo generale sull'uso di EDS in relazione alla terminologia, ai requisiti per software e hardware, alla procedura per confermare l'autenticità di EDS e ad altri aspetti tecnici e interazione tecnologica non specificate nel presente Contratto.
4.5 Il Cliente è tenuto a risarcire le spese del Depositario Speciale per il pagamento dei pagamenti una tantum per la registrazione dei kit Cliente (destinati al Cliente), effettuati dal Depositario Speciale a favore della Società Non Commerciale “RTS Stock Exchange” sulla base dell'Accordo generale sull'uso dell'EDS.
5 Procedura e condizioni di interazione tra le Parti
5.1 Il servizio clienti è fornito nei tempi, nei modi e alle condizioni specificati negli Accordi specificati nell'Appendice n. 2 e nel presente Accordo.
5.2 La prestazione da parte del Depositario Speciale dei servizi previsti dai Contratti (Appendice) viene effettuata sulla base dei documenti elettronici presentati dal Cliente al Depositario Speciale.
5.3 I resoconti sulle transazioni eseguite, così come gli altri documenti specificati nell'Appendice n. 2 in relazione a ciascuno dei Contratti, sono forniti al Cliente sotto forma di documenti elettronici firmati con firma elettronica.
5.4 Lo scambio di documenti elettronici tra le Parti avviene mediante l'invio degli stessi via email sotto forma di pacchetti crittografici allegati alle email. La dimensione di un pacchetto crittografico non deve superare 1 MB.
5.5 I formati in cui i documenti devono essere trasmessi sono specificati nell'Appendice n. 2 del presente Contratto.
5.6 L'elenco delle informazioni che devono essere contenute nei documenti informatici previsti dai Regolamenti, che costituiscono parte integrante degli Accordi (specificati nell'Allegato n. 2), è ulteriormente concordato tra le Parti qualora difformi da quello stabilito dalle parti relativi Accordi e/o Regolamenti. Tali accordi aggiuntivi costituiscono parte integrante del presente Contratto. Il volume delle informazioni contenute nei documenti informatici non deve essere inferiore a quello stabilito nei relativi Accordi/Regolamenti.
5.7 Per creare pacchetti crittografici, verificare le firme digitali ed estrarre le informazioni iniziali, le Parti utilizzano i software ANR “Sign&Verify” e ANR “Sign&Region IC Verify”, sviluppati in REGION. L'ANR “Sign&Verify” utilizza:
· Componente RTSSign per la firma di documenti con firma digitale;
· API RTSVerif per il controllo dei pacchetti crittografici sul Cryptoserver di CJSC “DK REGION” con possibilità di conferma nel Certificate Storage dell'Autorità di Certificazione;
· API RTSVerif per estrarre le informazioni iniziali dai pacchetti crittografici.
· ANR “Sign&Region IC Verify” utilizza il componente RTSSign, che contiene nelle sue risorse informazioni sull'attuale certificato REGION per firmare documenti, verificare la firma digitale REGION ed estrarre le informazioni iniziali dai pacchetti crittografici ricevuti da REGION.
5.8 La procedura per firmare i documenti di firma digitale elettronica, verificarli e recuperare le informazioni iniziali è riportata nell'Appendice n. 1, che costituisce parte integrante del presente Contratto.
5.9 Ciascuna Parte garantisce la sicurezza di tutte le comunicazioni elettroniche ricevute dall'altra Parte ai sensi del presente Accordo e ne conserva una registrazione completa e cronologica. Tali materiali vengono conservati integralmente e senza modifiche per i periodi stabiliti per i corrispondenti documenti in formato cartaceo.
6 Diritti e obblighi delle parti
6.1 Il Depositario Speciale si impegna:
6.1.1 Accettare i documenti del Cliente specificati nell'Appendice n. 2 del presente Contratto sotto forma di file firmati con firma elettronica;
6.1.2 Trasferire documenti via e-mail al Cliente sotto forma di file firmati con firma elettronica entro i termini previsti nei relativi Accordi con il Cliente;
6.1.3 Verificare l'autenticità della firma digitale elettronica nei documenti elettronici ricevuti dal Depositario Speciale dal Cliente;
6.1.4 Secondo le modalità previste dalla clausola 4.9 del presente Contratto, conservare i documenti elettronici firmati con firma digitale nella forma ricevuta dal Cliente e garantirne la sicurezza per il periodo stabilito dagli Accordi delle Parti e/o dai relativi Regolamenti;
6.1.5 Avvisare immediatamente (ma comunque entro e non oltre un giorno lavorativo) il Centro di Certificazione, nonché il Cliente, dei casi di smarrimento, riconoscimento di illegalità o smarrimento di chiavi EDS segrete, nonché altri casi di violazione delle la riservatezza delle chiavi EDS;
6.1.6 Nominare solo le persone autorizzate ai sensi del presente accordo a firmare la documentazione elettronica come proprietarie del certificato della chiave di firma;
6.1.7 Garantire la riservatezza delle chiavi EDS, in particolare, impedire l'uso delle chiavi EDS appartenenti al Depositario speciale senza il suo consenso, garantire che i documenti elettronici non possano essere firmati da EDS da persone non autorizzate a farlo per ordine di funzionari dell'EDS Depositario speciale;
6.1.8 Non utilizzare la chiave di firma digitale se c'è motivo di ritenere che la riservatezza di tale chiave sia stata violata.
6.2 Il Depositario Speciale non ha il diritto:
6.2.1 Apportare eventuali modifiche ai documenti elettronici ricevuti dal Cliente ai sensi del presente Contratto.
6.3 Il Cliente si impegna:
6.3.1 Fornire documenti in formato elettronico utilizzando una firma digitale elettronica entro i termini previsti dal relativo Accordo delle Parti, nonché in conformità con i requisiti stabiliti nell'Appendice n. 2 del presente Accordo.
6.3.2 Garantire la sicurezza e la riservatezza delle chiavi EDS segrete, inclusa la garanzia che solo le persone autorizzate possano accedervi, e inoltre non consentire l'uso delle chiavi EDS appartenenti al Cliente senza il suo consenso;
6.3.3 Notificare al Depositario Speciale e al Centro di Certificazione tutti i casi di violazione della riservatezza (inclusa perdita, riconoscimento di illegalità o smarrimento) di chiavi segrete EDS entro due ore dal momento della scoperta delle circostanze specificate nel presente paragrafo. In caso di violazione dei termini specificati nel presente paragrafo, il Cliente non ha il diritto di far riferimento alle circostanze specificate, incluso il fatto che il documento sia stato firmato da una persona non autorizzata, qualora insorga una controversia tra le Parti;
6.3.4 Nominare il titolare del certificato della chiave di firma a persone che hanno ricevuto formazione sull'uso dei mezzi di protezione crittografica e sono autorizzate a utilizzarli sulla base di un ordine dei funzionari del Cliente;
6.3.5 Nominare solo le persone autorizzate ai sensi del presente Accordo a firmare la documentazione elettronica come titolare del certificato della chiave di firma;
6.3.6 Garantire che sia impossibile per le persone non autorizzate a farlo per ordine dei funzionari del Cliente firmare documenti elettronici;
6.3.7 non utilizzare la chiave di firma digitale se c'è motivo di ritenere che sia stata violata la riservatezza di tale chiave
7 Responsabilità delle parti
7.1 Nel risolvere i disaccordi che sorgono durante l'utilizzo di un EDS, le Parti sono guidate dalle disposizioni dell'Accordo sull'uso dell'EDS, dal presente Accordo, nonché dalla legislazione della Federazione Russa.
7.2 Le parti sono responsabili per l'inadempimento o l'adempimento improprio dei loro obblighi ai sensi del presente Contratto.
7.3 Il Depositario Speciale è responsabile di:
7.3.1 Causare un danno al Cliente a causa del mancato rispetto della procedura di conferma dell'autenticità della firma digitale in un documento informatico;
7.3.2 Perdite del Cliente derivanti dalla modifica intenzionale da parte del Depositario Speciale di un documento firmato con una firma digitale elettronica;
7.3.3 Azioni dei dipendenti del Depositario speciale relative all'uso illegale/non qualificato delle chiavi EDS segrete, con conseguenti perdite per il Cliente.
7.4 Il Depositario Speciale non è responsabile per:
7.4.1 Perdite del Cliente derivanti da perdita, danneggiamento o utilizzo non autorizzato/non qualificato da parte del Cliente di chiavi EDS segrete, di cui il Depositario Speciale non è stato informato entro i termini previsti nella clausola 5.3.3 del presente Contratto o è stato informato in violazione di questi termini;
7.4.2 Azioni dei dipendenti del Cliente e il loro trasferimento di documenti elettronici al Depositario speciale che hanno comportato perdite per il Cliente come parte dell'attuazione degli Accordi specificati nell'Appendice n. 2 del presente Accordo.
7.5 Il Cliente è responsabile di:
7.5.1 Affidabilità e/o tempestività nella fornitura di informazioni relative all'attuazione del presente Accordo;
7.5.2 Fornire documenti elettronici in formati diversi da quelli descritti nel presente Contratto e nei suoi allegati;
7.5.3 Azioni dei dipendenti del Cliente relative all'uso illegale/non qualificato delle chiavi EDS segrete, con conseguenti perdite per il Cliente e/o il Depositario speciale;
7.5.4 Notifica tardiva al Depositario Speciale di casi di smarrimento, riconoscimento di illegalità o smarrimento di chiavi segrete EDS.
7.6 Il Cliente non è responsabile per:
7.6.1 Perdite derivanti da modifiche ai documenti elettronici da parte del Depositario Speciale ricevuti dal Depositario Speciale;
7.6.2 Azioni dei dipendenti del Depositario speciale relative all'uso illegale/non qualificato delle chiavi EDS segrete, con conseguenti perdite per il Cliente e il Depositario speciale
7.7 Nessuna delle parti è responsabile per l'inadempimento totale o parziale degli obblighi previsti dal presente accordo se l'inadempimento è causato dal verificarsi di circostanze di forza maggiore (forza maggiore), quali calamità naturali, scioperi, atti di organi governativi, inadempienza di comunicazioni (incluse, ma non limitate a, comunicazioni telefoniche, elettroniche, telescriventi e altri tipi di comunicazione) e altre circostanze che vanno oltre il ragionevole controllo delle Parti e che impediscono la trasmissione e la ricezione di qualsiasi messaggio elettronico concordato dalle Parti da una qualsiasi delle Parti .
7.8 La Parte per la quale si sono verificate le circostanze di cui alla clausola 6.7 è tenuta a darne comunicazione all'altra Parte entro un giorno dal verificarsi di tali circostanze. In questo caso, la seconda Parte ha il diritto di esigere la fornitura di prove, che possono essere certificati rilasciati dalle autorità e dalla direzione competenti, salvo i casi in cui tali circostanze sono generalmente note. In caso di violazione del termine di notifica specificato nel presente paragrafo, le Parti sono private del diritto di far valere le circostanze di cui sopra come esoneri dalla responsabilità per inadempimento dei propri obblighi.
7.9 In caso di cessazione del contratto per causa di forza maggiore, le Parti sono obbligate a darne reciproca comunicazione entro un giorno dalla data di cessazione.
8 Procedura di risoluzione delle controversie
8.1 Nel risolvere questioni controverse, le Parti non mettono in dubbio la validità legale dei documenti elettronici inviati, ricevuti, archiviati in conformità con i termini del presente Accordo presentati come prova.
8.2 I documenti informatici sottoscritti con firma elettronica hanno per le Parti valore giuridico paragonabile (ossia pari) ad un documento scritto sigillato con firme e sigilli autografi.
8.3 Tutte le controversie derivanti dall'esecuzione da parte delle Parti del presente Contratto saranno risolte mediante trattative, a seguito delle quali le Parti dovranno sottoscrivere l'apposito Protocollo.
8.4 In caso di mancato raggiungimento di un accordo su questioni controverse attraverso negoziati, le Parti sottoporranno la controversia all'esame del Tribunale Arbitrale di Mosca.
9 Durata del Contratto e modalità per la sua risoluzione
9.1 Il presente accordo entra in vigore dal momento in cui viene firmato da entrambe le Parti.
9.2 Il periodo di validità del presente Contratto non può superare il periodo di validità del Contratto sull'utilizzo di EDS. In relazione a ciascuno degli Accordi elencati nell'Appendice n. 2, il presente Accordo è valido fino alla cessazione degli obblighi derivanti da tali Accordi.
9.3 Il presente contratto potrà essere risolto anticipatamente su richiesta di una delle Parti. La parte che intende recedere dal contratto dovrà darne comunicazione scritta all'altra parte. Dal momento del ricevimento della notifica, il Depositario Speciale non accetta i documenti elettronici del Cliente che comportano l'obbligo del Depositario Speciale di intraprendere qualsiasi azione legale.
9.4 Il presente contratto viene risolto dal momento in cui le Parti adempiono a tutti gli obblighi derivanti dal presente Contratto.
9.5 Qualora il presente Contratto preveda regole di rapporti tra le Parti diverse da quelle contenute nei documenti indicati al par. 2 – 6 dell'articolo 1 del presente Accordo, si applicano le norme del presente Accordo.
10 Altre disposizioni
10.1 Le Parti che hanno avuto accesso ai dati personali trasferiti dalle Parti nell'ambito dell'esecuzione del Contratto si impegnano a non divulgarli a terzi e a non diffondere i dati personali senza il consenso dell'interessato, salvo diversamente previsto dalla legge federale.
10.2 Il presente Contratto è redatto in 2 esemplari aventi uguale forza giuridica, uno per ciascuna delle Parti. Ogni copia è firmata dalle persone autorizzate e sigillata.
10.3 Tutte le appendici e le integrazioni al presente Contratto ne costituiscono parte integrante e dovranno essere sottoscritte dai rappresentanti autorizzati di entrambe le Parti.
11 Dettagli delle parti
Depositario speciale: Società per azioni chiusa "Società di deposito "REGIONE" | Cliente: |
Indirizzo: , edificio. 2. NELLA "NORMA NAZIONALE" tel. est. 337 , 223, 133 Fax interno337 |
Fax |
|
_____________________ // |
________________________ / ___________./ |
Applicazione
all'accordo sulla gestione elettronica dei documenti
№ _________________ EDO
da "___" ___________ 2011
"____" __________ 2011
ELENCO DEI CONTRATTI,
nell'ambito del quale si applica l'accordo sulla gestione elettronica dei documenti,
nonché un Elenco dei documenti trasferibili tramite firma digitale
I. Le parti hanno convenuto che l'Accordo sulla gestione elettronica dei documenti n.___ del ________ si applica ai seguenti accordi:
1. Accordo sulla fornitura di servizi di un depositario specializzato per la copertura ipotecaria al Gestore della copertura ipotecaria n. _______/IP del ., concluso tra la Società per azioni di tipo chiuso "Società di deposito "REGION" (di seguito denominata Depositario speciale) E _ _______________________________ (di seguito denominato Cliente).
Il cliente ha diritto di trasferire al Depositario Speciale i seguenti documenti previsti dal Regolamento della REGIONE depositario specializzato per la copertura dei mutui (di seguito Regolamento, mediante firma digitale elettronica):
· Tutti i tipi di ordini.
· Tutti i tipi di requisiti.
· Richieste.
Il Depositario Speciale ha la facoltà di trasferire al Cliente i seguenti documenti previsti dal Regolamento:
· Tutti i tipi di notifiche.
· Estratti del registro delle coperture mutui.
· Certificati sull'importo della copertura ipotecaria.
· Registro delle coperture ipotecarie.
2. Accordo sulla prestazione di servizi di custodia specializzata n. _______/ SD-UKPIF da _______________________________ ., concluso tra il Depositario Speciale e il Cliente.
3. Accordo sulla fornitura di servizi per la tenuta del registro dei proprietari di azioni di investimento. N. _______/ SR-UKPIF del ______________, concluso tra il Depositario Speciale e il Cliente.
4. Accordo sul pagamento dei servizi del Depositario specializzato del _________ 2011.
5. Contratto di deposito n.____ datato “___” ____________ 2011
II. Formato di trasmissione del documento. Modelli di documenti.
1. In base all'accordo di cui al comma 1 dell'art. I. della presente Appendice n. 2 Il Cliente si impegna a fornire documenti in formato elettronico utilizzando una firma digitale elettronica rigorosamente in conformità con i modelli allegati al presente Contratto.
Il Cliente deve presentare i documenti al Depositario Speciale nel seguente formato: XML, Extensible Markup Language (codifica Windows 1251).
Il Depositario Speciale dovrà trasferire i documenti al Cliente sotto forma di file sottoscritti con firma digitale in formato doc, xls, jpg, pdf (Portable Document Format).
I modelli di documenti elettronici sono forniti dal Depositario speciale al Cliente come parte di un pacchetto di documentazione e software trasferito ai sensi del presente Contratto.
2. In base agli accordi elencati ai commi 2-4 dell'art. I. della presente Appendice n. 2, le Parti hanno il diritto di trasferirsi reciprocamente tutti i documenti previsti dal Regolamento per la tenuta del registro dei proprietari di quote di investimento di fondi comuni di investimento da parte del depositario specializzato REGIONE, dal Regolamento del depositario specializzato REGIONE e previste dalle citate convenzioni stesse.
In tal caso le Parti dovranno presentare la documentazione nei seguenti formati: doc, xls, jpg, pdf (Portable Document Format).
3. In base all'accordo di cui al comma 5 dell'art. I della presente Appendice n. 2, il Cliente si impegna a fornire i documenti in formato elettronico utilizzando la firma digitale rigorosamente in conformità con i modelli.
Il Depositario Speciale dovrà trasferire al Cliente i documenti previsti dal Regolamento del Servizio di Deposito REGIONE e dalla convenzione di cui al comma 5 dell'art. I della presente Appendice n. 2 sotto forma di file sottoscritti con firma elettronica, in formato doc, xls, jpg, pdf (Portable Document Format).
Il Cliente dovrà trasferire al Depositario Speciale i documenti elettronici in uno dei seguenti formati:
· testo (codifica ASCII (American Standard Code for Information Interchange), code page WIN1251);
·HTML, HyperText Markup Language (codifica Windows 1251).
I modelli per gli ordini elettronici sono forniti dal Depositario speciale al Cliente come parte del pacchetto di documentazione e software trasferito ai sensi del presente Contratto.
FIRME DELLE PARTI
_____________________ // | ________________________ / ____________./ M.P. |
“La gestione elettronica dei documenti è un sistema di trasferimento dati progressivo e promettente:
- Il sistema offre elevata affidabilità e affidabilità di registrazione e controllo del flusso di documenti, garantendo il rispetto della riservatezza delle informazioni trasmesse;
- Il sistema consente di inviare report dalla sede di lavoro dell'assicurato in qualsiasi giorno, a qualsiasi ora della giornata;
- Il sistema consente di correggere rapidamente gli errori rilevati dalla Cassa pensione russa nei documenti presentati dal posto di lavoro dell'assicuratore ripetutamente in un giorno;
- Non è necessario che un contabile visiti l'ufficio territoriale della Cassa pensione della Russia;
- Al momento dell'invio delle segnalazioni, il contraente riceve informazioni elettroniche sui risultati della ricezione delle segnalazioni;
- Si apre l'opportunità per l'impresa di creare archivi elettronici di tutto il flusso di documenti con l'ente territoriale della Cassa pensione della Russia.
La questione della possibilità e della procedura per la presentazione delle informazioni in formato elettronico è decisa dall'ente territoriale della Cassa pensione insieme a uno specifico contraente ed è stabilita nell'“Accordo sullo scambio di documenti elettronici nel sistema di gestione elettronica dei documenti”.
1 . Cosa è necessario per presentare le segnalazioni all'Ufficio della Cassa Pensione in formato elettronico con firma elettronica (di seguito ES):
- software per la creazione di report in formati stabiliti;
- software crittografico con l'implementazione delle necessarie funzioni di firma elettronica e crittografia (generazione di chiavi crittografiche, firma e verifica della firma elettronica a livello di file, crittografia dei dati). Queste funzioni sono implementate da un software appartenente alla categoria degli strumenti di protezione delle informazioni crittografiche (di seguito denominati strumenti di protezione delle informazioni crittografiche) e che, se utilizzato nel sistema di gestione elettronica dei documenti (di seguito denominato EDMS) della Cassa pensione della Russia , deve avere un certificato FSB;
- servizi di un centro di certificazione per la creazione e il mantenimento dei certificati di chiave elettronica nell'EDMS della Cassa Pensione;
- attuazione di misure organizzative: nomina di un responsabile dell'organizzazione dell'uso del CIPF, delle attrezzature e della protezione dall'accesso non autorizzato del luogo di lavoro, dei supporti magnetici delle chiavi crittografiche, degli archivi dei documenti elettronici;
- Conclusione dell'“Accordo sullo scambio di documenti elettronici nel sistema di gestione elettronica dei documenti della Cassa pensione della Russia tramite canali di telecomunicazione” con l'Ufficio distrettuale della Cassa pensione della Federazione Russa.
Per questi scopi avrai bisogno di:
* Contatta il centro di certificazione, seleziona il pacchetto di servizi di cui hai bisogno, ricevi un modulo di richiesta (per la produzione di un certificato di chiave di firma per il gestore) e altra documentazione.
* Contattare l'Ufficio regionale PFR con una domanda compilata per la sua approvazione e concludere un "Accordo sullo scambio di documenti elettronici nel sistema di gestione elettronica dei documenti PFR tramite canali di telecomunicazione".
* Quando sei pronto per iniziare a lavorare, effettua uno scambio di messaggi di prova con l'Ufficio della Cassa pensione.
- Caratteristiche della gestione elettronica dei documenti nella Cassa pensione.
- Le informazioni contabili individuali (personalizzate) trasmesse alla Cassa pensione rientrano nella categoria dei dati personali. La loro preparazione, trasmissione e trattamento sono effettuati nel rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali.
- Per presentare una relazione all'Ufficio della cassa pensione è necessaria una firma elettronica: il capo dell'organizzazione.
- In conformità con i requisiti della legge federale "Sulla firma elettronica" del 6 aprile 2011 n. 63-FZ, l'uso di una firma elettronica da parte di una persona che non ne è il proprietario è inaccettabile. Tali azioni comportano la perdita del significato giuridico del documento firmato, il trasferimento delle chiavi crittografiche alla categoria dei compromessi e la revoca del relativo certificato.
I servizi agli assicurati sono forniti da:
|
Organizzazione |
Tecnologia |
Informazioni sui contatti |
Nota |
|
JSC "CenterInform" |
"Kontur-Extern" |
Contattatel. 740-54-05 - Dipartimento Collegamenti |
|
|
JSC "CENTRO DI CERTIFICAZIONE" |
PP "Comita-Rapporto" |
Contattatel. |
|
|
LLC "Società "Tensore" |
"Report elettronico SBIS++" |
Contattatel. |
|
|
ARGOS LLC www.argos-nalog.ru |
EDMS "Argos - Contribuente" |
Contattatel. |
|
|
Taxkom LLC |
PC "Sprinter" |
Contattatel. |
|
|
CJSC Kaluga Astrale www.astralnalog.ru |
PC "Rapporto astrale" |
Contattatel. 702-11-93, 309-29-23 |
|
|
KORUS Consulting CIS LLC |
PC "Sfera" |
Contattatel. |
|
|
LLC "Centro di certificazione GAZINFORMSERVICE" http://ca.gisca.ru |
PC "Referente Taxnet" |
Contattatel. 8-800-50-50-50-2 (chiamata gratuita) |
|
|
LLC "Rus-Telecom" www.rus-telecom.ru |
"Corriere" |
Contattatel. uffici di rappresentanza a San Pietroburgo |
|
Gestione elettronica dei documenti con le controparti: da dove cominciareI documenti firmati con firma digitale elettronica ai sensi della vecchia legge sulla firma digitale, che diventerà inefficace dal 1 luglio (legge n. 1-FZ del 10 gennaio 2002), sono considerati firmati con firma elettronica qualificata avanzata. In alcuni settori, ad esempio nella produzione di gioielli, è consigliabile trasferire tramite un operatore non solo alcuni documenti esterni, ma anche interni dell'organizzazione. Informazioni Di solito non è necessario firmare i documenti interni con una firma qualificata avanzata. A discrezione dell'organizzazione stessa può essere sufficiente una firma rafforzata non qualificata o anche una semplice firma elettronica. Importante Anche le firme avanzate non qualificate vengono rilasciate dai centri di certificazione e possono essere più economiche di quelle qualificate. Una firma semplice è un codice o una password che consente di identificare l'autore del documento. Accordo sullo scambio di documenti elettroniciTutti i documenti elettronici inviati e ricevuti vengono conservati in un archivio elettronico. E il tuo archivio elettronico dovrebbe essere organizzato in modo tale che, se necessario, ad esempio, su richiesta dell'ispettorato fiscale, puoi trovare rapidamente i documenti richiesti e inviarli all'ispettorato in formato elettronico, nello stesso modo in cui viene ora trasmessa la rendicontazione elettronica . E se l'ufficio delle imposte o il revisore dei conti richiedessero la copia cartacea di un documento informatico, sarà chiaro che si tratta di una copia del documento informatico e che il documento informatico è firmato dalle parti? IV. Murashkintsev: Puoi stampare il documento elettronico e ottenere una copia cartacea. Accordo con controparte per lo scambio legale delle fatture elettronicheGoverno della Federazione Russa del 26 dicembre 2011 n. 1137 “Sui moduli e le regole per la compilazione (conservazione) dei documenti utilizzati nel calcolo dell'imposta sul valore aggiunto”). Secondo gli autori è opportuno stabilire una procedura simile nell'accordo per altri documenti elettronici. Attenzione In secondo luogo, è opportuno indicare nel contratto se le aziende scambiano documenti elettronici direttamente (utilizzando programmi specializzati o normali client di posta elettronica) o incaricando un operatore di gestione elettronica dei documenti (leggi di più sotto). Lo scambio di fatture elettroniche è possibile esclusivamente tramite l'operatore EDI (Procedura per l'emissione e la ricezione di fatture in formato elettronico tramite canali telematici mediante firma digitale elettronica, approvata. con ordinanza del Ministero delle Finanze della Russia del 25 aprile 2011 n. 50n). Accordo sul flusso di documenti elettronici tra persone giuridicheDi norma, le aziende stipulano un accordo o un accordo per lo scambio di documenti elettronici o aggiungono una clausola aggiuntiva all'accordo esistente. Non è necessario preparare tu stesso un nuovo documento; basta richiedere un modello di accordo o contratto al tuo operatore EDF. Accordo EDO con campione di controparteBene, ci siamo accordati con i nostri partner, abbiamo scelto un operatore o anche più operatori. Cosa fare dopo? IV. Murashkintsev: Ora dobbiamo adattare i processi aziendali dell'azienda all'implementazione della gestione elettronica dei documenti quando si lavora con le controparti: sviluppare e approvare la procedura per la gestione elettronica dei documenti nominare i responsabili della sua manutenzione; organizzare un archivio elettronico dei documenti ricevuti e inviati; prescrivere regole per la creazione, ricezione e archiviazione nella politica contabile dei documenti elettronici, nominare i responsabili della formazione e della firma dei documenti elettronici. Ogni dipendente autorizzato a firmare documenti elettronici deve essere dotato di una firma elettronica, poiché non è possibile trasferire la propria firma ad altre persone. Ho bisogno di stampare e archiviare documenti elettronici in formato cartaceo? IV. Previo accordo delle parti, possono essere firmati sia con firma elettronica rafforzata qualificata che con firma elettronica rafforzata non qualificata. Ma utilizzare uno speciale sistema di gestione elettronica dei documenti è più conveniente, poiché ti consente di ricevere immediatamente una notifica che il tuo partner ha ricevuto il documento. Lui, a sua volta, potrà immediatamente firmarlo e inviartelo. Qual è il modo migliore per iniziare a implementare la gestione elettronica dei documenti? IV. Murashkintsev: In genere, le aziende che hanno molte controparti e un grande volume di flusso di documenti esterni decidono di passare all'utilizzo di documenti elettronici. Legge federale del 6 dicembre 2011 n. 402-FZ, di seguito denominata legge n. 402-FZ). Pertanto, se un'azienda decide di introdurre un sistema elettronico di gestione dei documenti e di reporting elettronico, tale sistema deve riflettersi nelle sue politiche contabili. Allo stesso tempo, è importante fissare: - il volume del flusso di documenti elettronici; - i formati dei documenti elettronici; - la procedura per l'archiviazione dei rapporti elettronici; - i casi in cui, invece dei documenti elettronici, l'azienda redige documenti su carta. 2. L'elenco degli operatori di gestione elettronica dei documenti inclusi nella rete fiduciaria del Servizio fiscale federale è pubblicato sul sito web del Servizio fiscale federale. Quali criteri dovresti cercare quando scegli un operatore? IV. Murashkintsev: Di norma, gli operatori di gestione elettronica dei documenti offrono la possibilità di scambiare documenti elettronici con diverse controparti in modalità test. Durante questa “operazione di prova” potrai capire quale interfaccia ti è più comoda e se sarà semplice abbinare il tuo programma di contabilità con il sistema di gestione documentale dell’operatore. Flusso di documenti elettronici tra organizzazioni: come funziona? Quali documenti possono essere scambiati elettronicamente, come stipulare un accordo con una controparte per stabilire l'interazione elettronica e cosa dovrebbe essere incluso nei regolamenti? Questo sarà discusso nel nostro materiale. Un elemento importante di qualsiasi gestione elettronica dei documenti è un documento elettronico. Per conferire valore giuridicamente significativo a un documento creato in formato elettronico, entrambe le parti del flusso di documenti elettronici devono dotarlo di 3 proprietà importanti. Il documento informatico deve:
Se tu e la tua controparte avete organizzato la generazione di documenti elettronici in formati stabiliti presso le vostre imprese, è necessario garantire tecnicamente la vostra interazione elettronica con loro. Come farlo? Affinché due sistemi separati possano scambiarsi reciprocamente ed efficacemente i documenti, è necessario specificare tutte le sfumature del flusso dei documenti in regolamenti speciali. Prima di tutto bisogna capire quali documenti elettronici devono essere firmati con una firma elettronica semplice e quali con una rafforzata. Nella figura sono mostrati i tipi di firma elettronica consentiti dalla legge.
Il flusso di documenti elettronici con le controparti può comportare documenti con diversi gradi di importanza e riservatezza. Ad esempio, per le fatture elettroniche si applicano i requisiti più severi: devono essere firmate esclusivamente dall'UKEP e inviate tramite un operatore EDI (Ordinanza del Ministero delle Finanze russo del 10 novembre 2015 n. 174n). E per i documenti aziendali interni, l’uso dell’UKEP non è obbligatorio. Pertanto, è l'azienda stessa a decidere quale firma verrà utilizzata per firmare questo o quel documento interno. Nella normativa sulla gestione elettronica dei documenti è necessario stabilire la procedura per la firma dei documenti elettronici e delineare la cerchia delle persone responsabili che hanno il diritto di firmarli. Dopo aver risolto tutte le questioni normative con le controparti, è necessario selezionare un operatore EDF attraverso il quale scambiare documenti elettronici e concludere un accordo con loro. Inoltre, dovrai risolvere altri problemi:
Scambio di documenti sotto forma di immagini scansionate: come e quando è possibileLo scambio elettronico di documenti tra le controparti sotto forma di immagini scansionate è una pratica praticata nelle aziende da molto tempo, dall'avvento di vari servizi postali su Internet. Per fare ciò non sono necessari programmi speciali né connessione agli operatori EDF. Tuttavia, la facilità di utilizzo di questo metodo di scambio di documenti presenta una serie di svantaggi significativi:
Ciò porta ad un restringimento del campo di applicazione di questo metodo di scambio elettronico di documenti tra organizzazioni. Lo scambio di immagini scansionate viene utilizzato principalmente per quei tipi di documenti che non sono giuridicamente rilevanti per l'azienda. E vengono inviati elettronicamente alla controparte solo per velocizzare l'interazione (adempimento dei termini dei contratti o risoluzione dei problemi aziendali attuali). Allo stesso tempo, l'originale cartaceo viene inviato tramite posta o corriere. Quando hai bisogno di un'applicazione per connetterti alla gestione elettronica dei documenti?A volte, ai fini dell'interazione esterna con le parti interessate, un'azienda deve compilare una domanda di connessione alla gestione elettronica dei documenti e una serie di altri documenti utilizzando un modulo speciale. La maggior parte delle aziende si trova ad affrontare la necessità di compilare tale domanda quando invia rapporti elettronici alla Cassa pensione. In questo caso, i partecipanti al flusso di documenti elettronici non saranno i partner commerciali, ma l'azienda e il fondo fuori bilancio. La domanda non può essere scritta in alcuna forma: il suo modello già pronto può essere trovato sul sito web della Cassa pensione. Dovrebbe contenere i seguenti dati:
Ma una sola richiesta di interazione elettronica con il fondo non è sufficiente. E' inoltre necessario:
Lo scambio elettronico di informazioni tra le società e la Cassa pensione della Federazione Russa consente di fornire informazioni contabili personalizzate senza visitare il fondo, identificare e correggere tempestivamente gli errori nella rendicontazione e risolvere una serie di altri problemi. Per ulteriori informazioni sull'interazione elettronica con la Cassa pensione della Russia, consultare questo materiale. L'azienda stessa determina come passare alla gestione elettronica dei documenti con le controparti. Ma in ogni caso, questo è un processo di negoziazione. La proposta di passaggio alla gestione elettronica dei documenti può essere decisa oralmente, sotto forma di invito scritto da parte di uno dei partner commerciali, oppure firmando un apposito accordo. Per invitare per iscritto la tua controparte a istituire la gestione elettronica dei documenti, puoi inviare loro una lettera. L'invio di tali lettere aiuta un'azienda con un ampio flusso di documenti a invitare partner nuovi ed esistenti all'interazione elettronica. Nel testo della lettera è necessario informare la controparte in forma concisa:
Di seguito è presentato un esempio di lettera sul passaggio alla gestione elettronica dei documenti (estratto).
Senza modificare il testo della lettera e sostituendo solo i dettagli delle controparti, puoi informarle rapidamente della tua volontà di organizzare un reciproco scambio elettronico di documenti. Accordo sullo scambio di documenti elettronici tra persone giuridicheLe controparti possono specificare le sfumature dell'interazione senza supporto cartaceo in un accordo separato sulla gestione elettronica dei documenti. Come comporlo? La legislazione non stabilisce requisiti speciali per la forma e il contenuto di un accordo sul flusso di documenti elettronici tra persone giuridiche. Pertanto, la sua composizione e il suo contenuto sono determinati dai suoi partecipanti. In questo caso è necessario rispettare lo stile e la struttura comuni a tali documenti (è necessario descrivere l'oggetto dell'accordo, il periodo di validità, i dettagli delle parti e altre questioni). La figura seguente mostra le principali (possibili) sezioni di tale accordo. Per stabilire l'interazione elettronica, è necessario concordarne le sfumature. Ciò può essere fatto verbalmente, inviando una lettera e/o firmando un accordo separato. Sarà inoltre necessario risolvere una serie di questioni correlate (prescrivere la procedura per lo scambio elettronico di documenti, identificare le persone responsabili, fornire loro una firma elettronica, ecc.). Senza un accordo con EDF non sarà possibile scambiare fatture. È necessario concordare in anticipo l'uso di una firma semplice. Ora sempre più aziende stanno passando alla gestione elettronica dei documenti non solo con l'ispezione, ma anche con le controparti (leggi di più sotto). Tuttavia, a differenza dello scambio di informazioni con le autorità fiscali, la procedura per preparare, concordare e firmare un accordo sullo scambio elettronico di documenti tra società non è approvata dalla legge. Abbiamo sviluppato un accordo modello sullo scambio elettronico di documenti (di seguito denominato accordo), in cui abbiamo definito il formato del flusso di documenti elettronici tra le società (vedere esempio di seguito). Consideriamo quali clausole di tale accordo aiuteranno l'azienda a evitare reclami da parte degli ispettori. 1. Il consolidamento della forma dell’accordo nella politica contabile giustificherà il diritto della società di scambiare documenti in formato elettronico La gestione elettronica dei documenti è associata al flusso di documenti interni, alla contabilità e al reporting dell’azienda. A sua volta, l'insieme dei metodi contabili deve essere approvato nella politica contabile (articolo 8 della legge federale n. 402-FZ del 06.12.11, di seguito denominata legge n. 402-FZ). Pertanto, se un'azienda decide di introdurre un sistema elettronico di gestione dei documenti e di reporting elettronico, tale sistema deve riflettersi nelle sue politiche contabili. È importante garantire: Volume del flusso di documenti elettronici; 2. L'indicazione della modalità di scambio elettronico fornirà chiarezza nell'interazione con le controparti Le aziende determinano autonomamente la procedura e il metodo di gestione dei documenti elettronici. È importante tenere conto di due sfumature principali. Innanzitutto, l'accordo deve indicare se i documenti elettronici vengono duplicati su supporto cartaceo. Ad esempio, una società invia un TTN a una controparte in formato elettronico, e poi dopo un certo tempo invia lo stesso documento in formato cartaceo (ad esempio, se la controparte non ha ricevuto il documento elettronico). Si prega di notare che questa procedura per l'elaborazione dei documenti è attualmente prevista per le fatture (clausola 4 delle Regole per la tenuta del registro delle fatture ricevute ed emesse utilizzate nel calcolo dell'imposta sul valore aggiunto, approvate con decreto del governo della Federazione Russa del 26 dicembre, 2011 n. 1137 “Sulla modulistica e sulle regole per la compilazione (conservazione) dei documenti utilizzati nel calcolo dell'imposta sul valore aggiunto”). In secondo luogo, è opportuno indicare nel contratto se le aziende scambiano documenti elettronici direttamente (utilizzando programmi specializzati o normali client di posta elettronica) o incaricando un operatore di gestione elettronica dei documenti (leggi di più sotto). Lo scambio di fatture elettroniche è possibile esclusivamente tramite l'operatore EDI (Procedura per l'emissione e la ricezione di fatture in formato elettronico tramite canali telematici mediante firma digitale elettronica, approvata). Mentre la legge non obbliga le aziende a ingaggiare un operatore EDF per lo scambio di altri documenti. Risulta che un'azienda può inviare una fattura di pagamento o una fattura via e-mail, avendo certificato il documento con una firma digitale elettronica. 3. La riflessione sul metodo di firma di un documento elettronico ne determinerà la forza legale Esistono diversi tipi di firma elettronica: semplice, avanzata non qualificata e avanzata qualificata (articolo 2 della legge federale del 04/06/11 n. 63-FZ "Sulla firma elettronica"). Secondo il Ministero delle Finanze russo, è possibile confermare il fatto di una transazione commerciale a fini fiscali con un documento elettronico firmato con una firma elettronica qualificata avanzata. Un documento firmato con una firma non qualificata semplice o rafforzata può essere considerato un analogo di un documento con una firma autografa apposta su carta solo nel caso stabilito dalla legge (lettera del 04/12/13 n. 03-03-07/12250 ). Risulta che un documento firmato con una firma semplice o arricchita non qualificata non confermerà le spese della società (lettere del Ministero delle Finanze russo del 23 gennaio 2013 n. 03-03-06/1/24, datate 25 dicembre 2013) 2012 N. 03-03-06/2/139 e dal 20/12/12 N. 03-03-06/1/710). Fattura nel modulo n. TORG-12; Inoltre, è importante ricordare che le aziende possono scambiare fatture solo coinvolgendo un operatore per la gestione elettronica dei documenti. Pertanto, se l'organizzazione non dispone di un accordo corrispondente, è consigliabile escludere le fatture dall'elenco dei documenti elettronici. 5. L'indicazione delle modalità di conservazione dei documenti informatici tutela gli stessi dalla distruzione prematura La procedura per l'archiviazione dei documenti elettronici non differisce dalla procedura per l'archiviazione dei documenti cartacei. Pertanto, le fatture elettroniche devono essere conservate per il periodo previsto per l'archiviazione dei documenti cartacei (clausola 1.13 della Procedura per l'emissione e la ricezione di fatture in formato elettronico tramite canali di telecomunicazione utilizzando una firma digitale elettronica, approvata con ordinanza del Ministero delle Finanze della Russia del 25 aprile 2011 n. 50n). Ricordiamo che a fini contabili i documenti primari vengono conservati per cinque anni e a fini fiscali per quattro anni. Ma in pratica esiste il rischio di perdere un documento (ad esempio in caso di guasto del computer o incendio). Pertanto, è opportuno definire nell’accordo la procedura per ottenere copie dei documenti dalla controparte (vedi sotto il commento dell’esperto).
Condividere:
|
