Normas de dietas para viajes de negocios al extranjero. Dos preguntas difíciles al realizar un viaje de negocios: cálculo de las ganancias promedio, viáticos al viajar a los países de la CEI

Asignación diaria para viajes de negocios en 2017-2018 compensado por aquellos que trabajan sobre la base del Código Laboral de la Federación Rusa, que estableció que cuando un empleado es enviado en un viaje de negocios, se le garantiza no solo la seguridad Puesto de trabajo y el salario medio, sino también la compensación de los gastos ocasionados por el encargo. Hablaremos sobre los estándares de pago, los cálculos y el procedimiento para pagar las asignaciones de viaje en nuestro artículo.

¿Qué son los gastos de viaje?

Un viaje de negocios es la partida de un empleado para realizar una asignación de trabajo fuera del lugar de trabajo habitual. Además, si las obligaciones laborales están en principio relacionadas con los viajes, dichos viajes no serán viajes de negocios. Para ser enviado a un viaje de negocios, el empleado debe recibir una orden de la gerencia, que determina el período total del viaje de trabajo.

El procedimiento para enviar a un empleado en un viaje de trabajo, la cantidad de asignación diaria en 2017-2018 y otros gastos de viaje, incluida la cantidad de asignación diaria para viajes de negocios al extranjero en 2017-2018, están determinados por Decreto del Gobierno de Rusia Federación N° 749 de 13 de octubre de 2008.

Reglas de pago y tamaño los gastos de viaje en 2017-2018, las dietas y otros pagos para empleados de agencias del gobierno federal están determinados por el Gobierno de la Federación de Rusia (Decreto No. 729 del 2 de octubre de 2010), y las agencias gubernamentales de las entidades constitutivas de la Federación están determinadas por regulaciones locales. En relación con los trabajadores de otros empleadores, el monto de las dietas y otros pagos relacionados con los viajes de trabajo se establece mediante convenios colectivos y documentos locales de las organizaciones.

Los gastos de viaje reembolsados ​​a un empleado incluyen:

• viajar;
• la vivienda de alquiler;
• otros gastos ocasionados por permanecer fuera del lugar de residencia real (dietas);
• otros gastos incurridos por el empleado con la aprobación de la gerencia.

¿Cuánto es el monto (norma) de los pagos por 1 día de un viaje de negocios?

Como ya se mencionó, la asignación diaria para viajes de negocios en 2017-2018 para funcionarios públicos federales se fija a nivel del Gobierno de la Federación Rusa y es:

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• pago por vivienda - no más de 550 rublos. por día en presencia de documentos de respaldo (si no hay documentos de empleo, la compensación por vivienda será de 12 rublos por día);
• asignación diaria - 100 rublos. para un día hábil;
• pago por el viaje de ida y vuelta, teniendo en cuenta el costo del papeleo y la ropa de cama, en la cantidad de los costos realmente incurridos, documentados, pero no más que los precios indicados para el camino.

Los costos de viaje no deben exceder el costo de:

• viajes en un compartimento de un tren rápido de marca;
• en la cabina del 5to grupo buques de mar, 2ª categoría de transporte fluvial y 1ª categoría de transbordadores;
• en transporte público, excepto taxis;
• volando en clase económica.

Para los empleados municipales, las normas para la compensación de viajes están establecidas por la legislación regional.

En cuanto a los empleados de otras organizaciones, las normas de viáticos en un viaje de negocios (2017-2018) y sus límites están determinados por documentos internos de una empresa en particular o convenios colectivos.

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A nivel de legislación, solo el Código Fiscal de la Federación Rusa habla de tales límites, determinando la renta imponible de un trabajador. El impuesto sobre la renta personal no está sujeto a viáticos en un viaje de negocios (2017-2018) en Rusia dentro de los límites de no más de 700 rublos. por un día hábil (Artículo 217 del Código Fiscal de la Federación Rusa). La asignación diaria para viajes de negocios al extranjero (en 2017-2018), no sujeta a impuestos, es de 2500 rublos. para cada día. Además, los costos reales de viaje se agregan a los estándares enumerados, teniendo en cuenta las tarifas, las tarifas de visa, etc.

La asignación diaria para viajes de negocios en 2017 se mantuvo igual.

Cálculo de dietas para viajes de negocios, viajes de un día y viajes de negocios al extranjero en 2017-2018

Para conocer la asignación diaria para viajes de negocios en 2017-2018, es necesario determinar la duración del viaje de negocios. La fecha de salida es el día de salida del lugar del trabajo regular, y la fecha de regreso es el día de llegada al área. trabajo permanente. Esto tiene en cuenta el tiempo requerido para viajar a la estación, aeropuerto, si están ubicados a una distancia del asentamiento. La duración real del viaje de negocios se calcula a partir de los documentos de viaje presentados por el empleado. Y si no lo son, de acuerdo con los documentos sobre el alquiler de la vivienda.

Además de la asignación diaria, los gastos de viaje incluyen el costo de los servicios de transporte, el alquiler de la vivienda y otros gastos acordados con el empleador. En el caso de viajes al extranjero, a estos importes se le suman los gastos de visados, legalización de documentos, tasas aeroportuarias, etc.

Si se envía a un empleado en un viaje de negocios a una localidad de la que es posible regresar todas las noches, no se paga parte de los gastos de viaje. Es decir, para un viaje de negocios de un día, no se pagan viáticos en 2017-2018.

¿Cómo se paga la asignación de viaje?

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Cuando se organiza un viaje para realizar funciones oficiales en otro lugar, el empleado recibe un anticipo que incluye el costo aproximado del viaje, el alojamiento y los viáticos.

Cuando viaja en un viaje de negocios en Rusia, se emite un pago por adelantado en rublos. En el caso de un viaje de trabajo al extranjero, el anticipo de viaje se paga en moneda extranjera, con sujeción a lo dispuesto en la legislación sobre regulación cambiaria.

Al regresar de un viaje de negocios, el empleado deberá presentar al empleador un informe anticipado con la documentación que acredite los gastos incurridos en un plazo máximo de 3 días. Con base en el monto real de los gastos de viaje incurridos, el empleado y el empleador hacen la liquidación final.

En servicio, todos los empleados deben seguir estrictamente las descripciones de trabajo y cumplir con los deberes que se les asignan. En muchas empresas de nuestra patria sin límites, estos deberes laborales generalmente se realizan en un lugar de trabajo estacionario, pero sucede que algunos especialistas realizan viajes de negocios.

Para estos viajes de negocios, al empleado se le asigna una cierta cantidad para gastos diarios. Para viajes de negocios en 2017, el gobierno de la Federación Rusa determinará la tarifa de estos gastos.

Como regla general, el salario de los empleados "viajeros" es ligeramente más alto que el de aquellos que están constantemente en un lugar de trabajo estacionario. Esto se debe al hecho de que una persona se encuentra en un entorno inusual para él, se separa de su familia y seres queridos, pasa mucho tiempo en la carretera. El monto de la asignación de viaje depende de las funciones del empleado, así como de su complejidad.

En 2017, la dirigencia del país no cambiará el monto de los pagos diarios por viajes de negocios, incluso considerando que rompe todos los récords.

El procedimiento para realizar los pagos.

En cada empresa, las normas de pagos diarios se establecen individualmente. La dirección, a partir de la legislación vigente, puede modificar el importe de los pagos cada año en función de la situación financiera de la empresa.

Estos montos deben especificarse en la orden o nota de la empresa. Según el estado del empleado y la región del viaje de negocios, se puede aplicar un enfoque diferenciado al calcular los pagos.

Las dietas en 2017, así como en períodos anteriores, se tienen en cuenta en los gastos de la institución. Si hay un aumento notable en dichos pagos, entonces la gerencia puede estar interesada en este hecho, por lo tanto, los argumentos siempre deben estar disponibles para confirmar todos los gastos incurridos. Aunque la prueba documental del dinero gastado no está prevista en la legislación vigente.

Características del cálculo de las asignaciones diarias en 2017:

• Al determinar el monto de los pagos diarios por viajes de negocios, se tienen en cuenta todos los días que el empleado ha estado fuera. Se considera inicio el día de la salida directa del vehículo al lugar de trabajo previsto.
• Si se gastó algo de dinero en el camino a la estación de tren/aeropuerto fondos adicionales, también pueden ser reembolsados. El final del viaje de negocios es el día en que la persona llega al lugar principal de trabajo.
• El cálculo también tiene en cuenta los fines de semana y días festivos, si en ese momento el empleado estaba en un viaje de negocios. El regreso al trabajo en días no laborables se paga al doble de la tarifa. Incluso si en este día libre, una persona estaba en la carretera y no en un lugar de trabajo de "viaje", el costo del viaje se duplica. Esto se debe al hecho de que el empleado en comisión de servicio dedica su tiempo personal.
• El importe medio de las dietas de viaje se calcula en función del importe del pago por el número de días de viaje de negocios, el pago del alojamiento y la dieta.

Gastos máximos diarios

Antes de comenzar a calcular la asignación máxima de viajes diarios para 2017, primero debe comprender a quién puede enviar en viajes de trabajo pagados.

Dentro del país o en el extranjero, sólo el trabajador que haya concluido contrato de empleo con una empresa Esto significa que una persona debe estar registrada oficialmente en su lugar de trabajo. Si no se cumple esta condición, los viajes del gobierno difícilmente pueden considerarse viajes de negocios y el empleado no será reembolsado por sus gastos.

Cabe señalar que los viajes de negocios no incluyen los viajes de los empleados si su trabajo implica viajes frecuentes y están estipulados en descripción del trabajo.

Los gastos de viaje incluyen:

1. Pago de salarios: a pesar de que el empleado se encuentra en un viaje de negocios forzado, todavía se le paga un salario.
2. Pago del camino de ida y vuelta a cargo de la dirección de la empresa. Al regreso del viaje, al empleado se le reembolsarán todos los gastos de transporte público, excepto los taxis.
3. Pago de alojamiento (en un hotel o en un apartamento alquilado). Esta cantidad puede incluir el pago de las comidas.
4. Pagos diarios. En el caso de que el viaje de negocios esté diseñado para más de un día, se debe proporcionar al empleado una determinada cantidad de dinero para cada día. Si hay un hecho de exceder los fondos prescritos por el presupuesto, entonces no serán reembolsados.
5. Reembolso de las cantidades gastadas en trámites para viajar al extranjero - visas, permisos, pasaportes.
6. Pago costes adicionales. En algunos viajes de negocios, el empleado asiste a varias exposiciones, conferencias y otros eventos pagados. Dichos viajes también deben pagarse en su totalidad.

Todos estos gastos deben ser deducidos de la columna “Ingresos” de manera oficial, pero debe tenerse en cuenta que conforme a la ley prescribe Federación Rusa, la cantidad de gastos diarios en el país no supera los 700 rublos, y en el extranjero, no más de dos mil quinientos rublos. Si un empleado ha gastado grandes cantidades, estará sujeto a impuestos de acuerdo con el Código Fiscal de la Federación Rusa.

Documentos necesarios para pagar un viaje de trabajo

Tan pronto como finaliza el viaje de negocios, el empleado que se ausentó debe proporcionar a la gerencia todos los cheques que confirmen los hechos del gasto de dinero público.

Si se hacen públicos los justificantes documentales de los gastos invertidos en el viaje, se reembolsarán íntegramente todos los importes. Es recomendable guardar todos los recibos para evitar preguntas adicionales sobre dónde se gastó tal o cual cantidad.

Los principales documentos que se requieren después de un “viaje” de negocios incluyen:

• un billete de ida y vuelta, donde se indique claramente su coste;
• cheques de gastos diarios;
• el costo del alojamiento de viaje;
• recibos de todo publico Vehículo;

Si durante un viaje de negocios el empleado realiza gastos personales y además va más allá del límite diario establecido por la empresa, las autoridades no pagan dichos gastos.

Viaje de negocios al exterior y pagos

Si un viaje de negocios implica cruzar la frontera, a los principales gastos de viaje, alimentación y alojamiento se pueden sumar gastos adicionales: para la emisión de un pasaporte extranjero, visa y otros documentos. Además, a pedido del jefe, el empleado puede obtener un seguro. Todas las tarifas relacionadas con el cambio de moneda y la franquicia de equipaje deben ser contabilizadas y pagadas por la gerencia.

La lista de viáticos puede incluir gastos de conversaciones telefonicas o por usar internet. El reembolso de dinero a un empleado se realiza en la moneda del país donde viajó o en rublos.

Cada persona puede calcular la cantidad que puede gastar durante un viaje de negocios. Para ello, debes saber cuál es el coste del billete, el coste de la vida y sumar los gastos diarios aproximados, teniendo en cuenta los imprevistos.

Rumores sobre la abolición de los pagos diarios

En 2016, el liderazgo de Rusia trató de cancelar los pagos de viáticos en las empresas. Asociaron esta decisión con el deterioro de los indicadores económicos del estado y el furor. Sin embargo, la asignación diaria no se ha cancelado hasta el momento, lo que significa que en 2017 puede contar con seguridad con el apoyo económico de todos los días durante los viajes relacionados con el trabajo.

Los viajes de negocios son una ocurrencia bastante común. Es importante que un contador sepa qué documentos solicitar a un viajero de negocios al regresar y cómo reflejar con precisión todos los gastos incurridos en la contabilidad. En 2017 cambiará el procedimiento de gravamen de las dietas. En este artículo, hablaremos sobre los próximos cambios y las reglas para contabilizar los viajes de negocios en 2017.

Documentos obligatorios para un viaje de negocios

En 2017, el procedimiento para emitir viajes de negocios se ha vuelto mucho más fácil. Ahora no es necesario emitir un certificado de viaje y una asignación de trabajo; estos documentos han sido cancelados por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa No. 1595. Sin embargo, varias empresas todavía usan estos documentos para el control. Esto no contradice la ley, pero el uso de estos formularios debe fijarse en el documento interno de la empresa.

También en 2017, el registro de trabajadores desplazados pasó a ser opcional.

Las reglas detalladas para la contabilidad de los viajes de negocios y los gastos relacionados con ellos están consagrados en el Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia No. 749 "Sobre las peculiaridades del envío de empleados en viajes de negocios".

Qué documentos hay que presentar sin fallar al enviar a un empleado en un viaje de negocios? Solo hay dos de ellos:

1. Decisión por escrito del director (por ejemplo, una orden).
2. Memorándum de empleado, pero sólo cuando se trate de un viaje de negocios en vehículos personales, oficiales o alquilados.

Resulta que el documento más importante es la orden del jefe. Solo se emite una nota cuando se utiliza un automóvil u otro medio de transporte oficial (personal o alquilado).

El empleado puede escribir memorándum independientemente del modo de transporte al lugar del viaje de negocios y de regreso. En una nota, puede indicar los costos estimados y precalcular cantidad requerida. El procedimiento para compilar dichas notas también suele estar fijado en los actos locales de la empresa.

Gastos de viaje e informes

En primer lugar, cabe señalar que el empleado, durante un viaje de negocios, sigue recibiendo un salario. Solo se calcula en base a las ganancias promedio.

Gastos básicos de viaje (artículo 168 del Código Laboral de la Federación Rusa):

Subsidio diario;
los gastos de viaje;
alojamiento;
otros gastos razonables.

Viáticos de una nueva forma

Durante mucho tiempo en Rusia no hay límite de asignación diaria. Las empresas comerciales y los empresarios individuales tienen derecho a establecer cualquier tamaño (OSNO - párrafo 12, párrafo 1, artículo 264 del Código Fiscal de la Federación Rusa, USN - párrafo 13, párrafo 1. 346.16 del Código Fiscal de la Federación Rusa) , fijándose esto en una ley local reglamentaria o en un convenio colectivo. Las pequeñas empresas suelen establecer una asignación diaria para viajes por Rusia por un monto de 700 rublos. Esto se debe al hecho de que es esta cantidad la que no está sujeta al impuesto sobre la renta personal (cláusula 3 del artículo 217 del Código Fiscal de la Federación Rusa). Puede establecer la cantidad diaria tamaño más grande, entonces el impuesto sobre la renta personal debe ser retenido de la cantidad en exceso. Para viajes de negocios al extranjero, existe un límite de 2500 rublos; las asignaciones diarias dentro de estos límites no están sujetas al impuesto sobre la renta personal.

En este momento los viáticos en cualquier cantidad no están sujetos a primas de seguro. Es decir, no importa en qué cantidad se pague la asignación diaria: 700 rublos o tal vez 3000 rublos por día.

A partir del 01/01/2017, se realizan cambios en el Código Fiscal de la Federación Rusa, según los cuales los viáticos estarán sujetos a primas de seguro dentro de los límites establecidos (cláusula 2, cláusula 1, artículo 422 del Código Fiscal de la Federación Rusa Federación). Aquí se estará a la misma regla que con la tributación del IRPF diario. Esto significa que las asignaciones diarias que excedan el límite (700 rublos o 2500 rublos) estarán sujetas a primas de seguro.

Por ejemplo, una empresa paga viáticos por un monto de 1,000 rublos por día. El empleado estuvo en un viaje de negocios durante 4 días. Para todos los días del viaje de negocios, tiene derecho a 4.000 rublos por día. Sin embargo, según la norma, solo 2800 rublos no están sujetos a impuestos (700 rublos x 4 días). La diferencia entre el pago real y el límite (4.000 - 2.800 = 1.200) está sujeta al IRPF ya las primas de seguros.

Gastos de viaje

Los costos de viaje al lugar del viaje de negocios y de regreso se compensan al empleado en su totalidad, pero sujeto a evidencia documental (Artículo 264 del Código Fiscal de la Federación Rusa).

Si el empleado viaja en tren, también se le compensa por el costo de la ropa de cama. Y el costo del transporte será confirmado por el billete de tren.

Para viajar en avión, necesitará un boleto (recibo de itinerario) y una tarjeta de embarque.

Si se extravían los documentos, deberá solicitar un certificado al transportista que confirme el viaje. Si el empleado realizó un viaje en automóvil, debe adjuntar una nota y hojas de ruta. Además, para confirmar los costos de combustible, debe adjuntar los recibos de la gasolinera al informe. A menudo, los empleados adscritos utilizan los servicios de taxi. Dichos gastos también pueden ser tenidos en cuenta si el viaje fue desde la estación (aeropuerto) al hotel/lugar de viaje de negocios o viceversa (cartas del Ministerio de Hacienda N° 03-03-06/1/22223 y N° 03- 03-06/1/720).

Gastos de manutención

La mayoría de las veces, un empleado se queda en un hotel durante un viaje de negocios. Para aceptar gastos, necesita documentos que confirmen el alojamiento emitidos por el hotel. Si el pago se realiza en efectivo, se requiere un recibo o formulario de efectivo. responsabilidad estricta.

Si se alquiló un apartamento para vivir, necesita un contrato de arrendamiento y copias de los documentos de propiedad.

Gastos de viaje viáticos en 2017

A menudo, los trabajadores empresarios individuales y las organizaciones realizan viajes de negocios fuera de su lugar de trabajo. Este tipo de viaje se llama viajar. Código de Trabajo La Federación de Rusia (artículo 168) contiene una definición del concepto de "gastos de viaje" y una lista de garantías en caso de que un empleado sea enviado en un viaje de negocios.

Así, la empresa garantiza al empleado no sólo la preservación del lugar de trabajo y el salario medio, sino también el reembolso de los gastos incurridos en un viaje de negocios. En nuestro artículo, consideraremos qué tipos de gastos de viaje existen en 2017, cómo calcularlos y documentarlos, y muchas otras cuestiones relacionadas con este tema. Al mismo tiempo, los gastos de viaje diarios en 2017 se considerarán con más detalle.

Los gastos de viaje en 2017 se pueden dividir en los siguientes tipos:

1. Viáticos: el costo de un empleado para necesidades personales (búsqueda de vivienda, comida).
2. Vivienda de alquiler (reserva).
3. Tarjetas de viaje (uso de transporte público, registro de documentos de viaje, etc.).
4. Otros gastos (comunicación móvil, Internet, cambio de moneda, etc.).

Los gastos de viaje anteriores están prescritos en el convenio colectivo o en el acto local de la organización o empresa.

Servicio en bares, restaurantes y cafés;
servicios de instalaciones de salud (piscinas, gimnasios) en el hotel donde se hospedó el trabajador adscrito;
usando los servicios de cualquier terceros durante un viaje de negocios.

Los tipos de gastos de viaje especificados en el convenio colectivo o en el acto regulador de la organización, con excepción de los viáticos, deben ser documentados por el empleado.

Gastos de viaje diarios en 2017 y su importe

Como ya se señaló, los gastos diarios en viajes de negocios no necesitan ser confirmados por ningún documento.

El empleador paga los gastos de viaje viáticos del empleado en los siguientes casos:

Si se trata de un viaje de negocios, entonces el empleador establece el monto del pago por su cuenta (el monto de los gastos se ingresa en el acto regulatorio local o en el convenio colectivo) en el párrafo del Reglamento sobre viajes de negocios;
si el trabajo está relacionado con viajes (por ejemplo, una expedición, trabajo en el campo), el monto de los gastos se prescribe no solo en un acto normativo o en un convenio colectivo, sino también en un contrato de trabajo.

Es decir, la asignación diaria es un reembolso-compensación de los gastos en que incurre un trabajador desplazado por necesidades adicionales.

En 2017, los gastos de viaje diarios incluyen:

Pago por viaje al lugar de viaje de negocios del empleado;
comprar boletos para reverso;
alquiler de vivienda por un empleado (en el lugar del viaje de negocios);
ejecución de varios documentos;
pago de dinero de bolsillo a un empleado (pago por servicios de comunicación, Internet, etc.).

La cantidad de gastos de viaje diarios en 2017 puede ser diferente. Depende de las normas de la organización, sus actos locales, la importancia del viaje, el estado del empleado y otros factores.

Para viajes de negocios al extranjero, la tasa de gastos de viaje diarios en 2017 no puede exceder los 2,5 mil rublos por día. Para viajes dentro de Rusia - 700 rublos. Esta regla se aplica a los empleados de las empresas estatales. Las organizaciones privadas tienen la oportunidad de establecer de forma independiente la cantidad de gastos de viaje diarios. El importe de los gastos de viaje diarios debe reflejarse en los convenios colectivos y las leyes locales sobre derecho laboral.

Para determinar sus propios gastos de viaje diarios, debe tener en cuenta que si el monto es superior al monto establecido por la ley, deberá pagar un impuesto del 13% del monto en exceso.

El 14 de junio de 2016, la Duma del Estado adoptó la ley federal“Sobre las modificaciones del Código Fiscal de la Federación de Rusia”, que entra en vigor el 1 de enero de 2017.

Según el apartado 2 del art. 422 del Código Fiscal de la Federación Rusa a partir del 01.01.2017 de cantidades superiores a 700 rublos por viajes en Rusia y 2500 rublos por realizar tareas oficiales en el extranjero deben ser retenidos y pagados primas de seguro.

A pesar de que la legislación de la Federación Rusa no restringe talla minima pagos a un empleado enviado en un viaje de negocios, sin embargo, el contador debe tener en cuenta los siguientes indicadores:

La asignación diaria para viajes de negocios dentro de la región de la Federación Rusa es de 200 a 300 rublos;
la asignación diaria para viajes de negocios a otras regiones es de 500 rublos;
asignación diaria para viajes de negocios al extranjero - 1,000 rublos.

Para que el pago de los gastos de viaje en 2017 sea realizado por el empleador en su totalidad, es necesario redactar correctamente los documentos pertinentes.

Como recordatorio, el gobierno ha cancelado los siguientes documentos de viaje:

certificado de viaje;
asignaciones de oficina;
informes después de que el empleado regresa de un viaje de negocios.

En 2017, al enviar a un empleado en un viaje de negocios, se deben emitir los siguientes documentos sin falta:

Decisión por escrito del director en forma de orden;
cuando un empleado viaja en un viaje de negocios en un vehículo personal, oficial o alquilado - una nota en la que el empleado debe indicar los costos estimados y la cantidad previamente calculada necesaria para el viaje de negocios. El procedimiento para compilar una nota debe prescribirse en el acto local de la organización o empresario individual.

Toda la información sobre el viaje de negocios en 2017 se registrará en una nota. Los documentos adjuntos deben adjuntarse a la nota. El informe de avance debe contener datos sobre el monto de los gastos del empleado enviado en un viaje de negocios. Este documento se completa dentro de los tres días siguientes al momento en que el empleado regresa del viaje.

El primer día del viaje de negocios es el día en que se va el empleado. El hecho de la partida del empleado se confirma mediante boletos (de tren, avión, autobús). El último día del viaje es la llegada del empleado a su lugar de trabajo.

Para enviar a un empleado en un viaje de negocios, el empleador le da un anticipo. Todos los gastos del empleado, como ya se señaló, dentro de los tres días posteriores a la fecha de regreso, se registran en el informe de avance.

Los gastos de viaje (para dar cuenta de los impuestos) deben estar respaldados por los siguientes documentos:

Entradas;
pases de abordaje;
recibos de equipaje y transporte equipaje de mano;
hoja de ruta o itinerario;
un contrato para la prestación de servicios de empresas de transporte motorizado;
una nota que justifica el uso de un taxi.

Los gastos de manutención de un empleado en un viaje de negocios se confirman mediante los siguientes documentos:

cheque de caja;
un recibo o un cupón sobre la celebración de un contrato de alojamiento (en un hotel, hotel);
contrato de arrendamiento de vivienda;
un recibo del propietario del apartamento al recibir el pago del alojamiento.

Algoritmo y ejemplo de cálculo de gastos de viaje diarios en 2017

El procedimiento para calcular los gastos de viaje diarios en 2017 está determinado por las normas de la legislación vigente de la Federación Rusa.

Los costos se calculan con base en el siguiente algoritmo:

1. En primer lugar, la cantidad que se devenga al trabajador en concepto de salario por El año pasado(antes de salir en un viaje de negocios).
2. De este monto es necesario deducir el monto de los pagos que no están incluidos en el salario base (pueden ser pago de vacaciones, licencia por enfermedad y otros pagos).
3. Se ajustan las cantidades que el trabajador percibía en concepto de bonificaciones diversas.
4. Se calcula el número de días realmente trabajados por el empleado: las horas de ausencia del empleado (por diversas razones) deben restarse del número total de horas de trabajo.
5. Como resultado, es necesario dividir el monto recibido de las ganancias del empleado por la cantidad de días durante los cuales el empleado estuvo en su lugar de trabajo.

En base a la última cifra recibida, se debe obtener el resultado, el cual se devenga al empleado como viático.

He aquí un ejemplo: un trabajador adscrito se fue a otra ciudad por orden de la dirección. Su hora de salida es el 2 de septiembre, 12 horas 25 minutos. La fecha de su llegada es el 5 de septiembre, 6 horas 15 minutos. El primer día del viaje es el 2 de septiembre, el último día es el 5 de septiembre. La asignación diaria se acreditará durante tres días.

El monto de los gastos de viaje diarios en 2017 debe ser confirmado por los documentos que se emitieron cuando se envió al empleado (orden para enviar en un viaje de negocios). La asignación diaria de viaje debe justificarse mediante un certificado del departamento de contabilidad para oficina de impuestos.

Pago de gastos de viaje en 2017

Un empleado enviado en un viaje de negocios recibe dinero por todos los días que está fuera.

El importe del pago, salvo días hábiles, incluye:

días en el camino;
fin de semana;
baja por enfermedad;
vacaciones;
paradas forzadas.

La asignación diaria para gastos de viajes de negocios dentro de la Federación Rusa no puede exceder los 700 rublos (por un día), y en el extranjero, no más de 2500 rublos por día.

Asientos contables de gastos diarios de viaje

Viaje de negocios en Rusia

El dinero para un viaje de negocios se emite a un empleado desde la caja según el informe.

El anticipo que se le entregue deberá reflejarse en el asiento contable correspondiente:

A su regreso, el empleado presenta un informe sobre el dinero gastado en un viaje de negocios dentro de los tres días y adjunta los documentos que confirman los gastos.

Viaje de negocios al extranjero

Si un empleado fue enviado a un viaje de negocios al extranjero, se puede emitir un pago por adelantado tanto en moneda extranjera como en rublos. La emisión de un anticipo en moneda extranjera solo se puede realizar mediante transferencia bancaria.

Alternativamente, a un empleado se le puede emitir una tarjeta corporativa (en rublos y moneda extranjera). Los fondos se pueden enviar a la cuenta personal del empleado mediante la emisión de un certificado de una transacción monetaria. El nuevo cálculo se realiza al tipo de cambio del Banco Central de la Federación Rusa en la fecha de la transacción.

Considere un ejemplo. El empleado fue enviado a un largo viaje de negocios, durante el cual el tipo de cambio cambió (el dólar subió):

Gastos de viaje en 2017 en Rusia

700 rublos en la Federación de Rusia y 2500 rublos en el extranjero: esta es la cantidad de asignación diaria en 2017, que no está sujeta a contribuciones. Si la asignación diaria excede sustancialmente estos montos, están sujetos a primas de seguro.

Suponga que una organización paga un día de viaje de negocios a la Federación Rusa a razón de 900 rublos / día. La duración del viaje fue de 5 días. Las cotizaciones de viáticos se calculan en 2017. de la siguiente manera: 5 días hábiles se multiplican por 900 rublos por día. La asignación diaria es de 4500 rublos.

Se deduce una cantidad no imponible de 3500 rublos de la asignación diaria total de 4500 rublos. La diferencia de 1000 rublos está sujeta a primas de seguro.

Para averiguar el monto de las contribuciones de la asignación diaria, debe multiplicar 1000 rublos por la tasa de contribución en 2017. Por ejemplo, la tasa será del 20%, lo que significa que el monto de las contribuciones es de 200 rublos. En 2016 no había límites de asignación diaria y cualquier monto no estaba sujeto a primas.

La cantidad de la asignación diaria en Rusia, establecida en 2017.

Una organización/empresa tiene derecho a establecer cualquier cantidad de pagos por día cuando viaja en un viaje de negocios en la Federación Rusa o en el extranjero, esta cantidad no está limitada por la ley. Es decir, el racionamiento de las dietas para viajes de negocios, así como viajes similares de empleados en 2017. no aplicable (Artículo No. 346.16, párrafo 1, subpárrafo 13 del Código Fiscal de la Federación Rusa).

Esto sugiere que la propia organización tiene derecho a elegir la cantidad de asignación de viaje por día, tanto cuando se viaja en Rusia como en el extranjero. El importe total que depende de un viaje de negocios se tiene en cuenta en los costes del sistema fiscal simplificado. El tamaño de los viáticos debe indicarse en los actos locales de la organización. Vale la pena recordar que, a pesar de que la cantidad de la asignación de viaje pagada por día para calcular el EH bajo el sistema fiscal simplificado no está estandarizada, el párrafo 3 del Artículo No. 217 del Código Fiscal de la Federación Rusa establece los estándares de asignación diaria que se aplican para calcular el impuesto sobre la renta personal (para viajes dentro de la Federación Rusa - 700 rublos / día, para viajes de negocios en el extranjero - 2500 rublos / día).

Si la organización paga el viático por encima de lo anterior, entonces el monto en exceso está sujeto al impuesto sobre la renta personal. Asignación diaria para viajes de negocios en 2017 en el extranjero: 2500 rublos / día no están sujetos al impuesto sobre la renta personal, se gravan los montos en exceso. En cuanto a las primas de seguros, como decíamos anteriormente, en 2017. el límite de contribución es el mismo que para el impuesto sobre la renta personal: 700 rublos (viaje de negocios en la Federación Rusa) y 2500 rublos (viaje de negocios en el extranjero).

Asignación diaria para viajes de negocios en 2017 por región

En 2017 en la Federación Rusa y regiones, la cantidad de asignaciones de viaje por día no difiere. A su vez, gastos de viaje por concepto de viáticos en 2017. no están estandarizados, en base a las normas del Código Tributario. Sin embargo, existen ciertas reglas para cobrar las primas de seguros, así como el impuesto sobre la renta de las personas físicas de las asignaciones diarias.

Contabilización de dietas diarias en 2017

Con la USN en 2017. los gastos por pagos por día en un viaje de negocios se tienen en cuenta en su totalidad en la cantidad en la que se indican en la ley local. Por lo tanto, si la organización indicó en los actos el monto de los viáticos, por ejemplo, 3,000 rublos, entonces puede pagarse al empleado y tenerse en cuenta por completo en los gastos bajo el sistema impositivo simplificado (si el objeto es "ingresos menos gastos").

Cálculo de gastos de viaje en 2017

Cálculo de gastos de viaje en 2017 es muy simple: la cantidad establecida de viáticos por día debe ser multiplicada por el número de días del viaje.

Después de eso, es necesario deducir el impuesto sobre la renta personal en los límites de la cantidad recibida. El empleado recibe en sus manos o se transfiere a la tarjeta el importe resultante de la dieta de viaje.

Asientos contables diarios en 2017:

1. A partir de la fecha de emisión al empleado, un informe de efectivo: D 71 K 50-1 - Se emitió efectivo al empleado para gastos debido al envío en un viaje de negocios (en términos de asignación diaria).
2. A la fecha de aprobación del informe anticipado: D 20 (44, 91-2, 08 y otros) K ​​71 - De esta forma, se reflejaron los gastos por viaje de negocios (en términos de dietas).
3. Si las dietas se emiten en un monto mayor a la norma establecida, el IRPF no gravable: D 70 K 68 - La deducción del IRPF se presenta directamente del monto de las dietas pagadas al trabajador.

Gastos de viaje en 2017

En servicio, todos los empleados deben seguir estrictamente las descripciones de trabajo y cumplir con los deberes que se les asignan. En muchas empresas de nuestra patria sin límites, estos deberes laborales generalmente se realizan en un lugar de trabajo estacionario, pero sucede que algunos especialistas realizan viajes de negocios.

Para estos viajes de negocios, al empleado se le asigna una cierta cantidad para gastos diarios. Para viajes de negocios en 2017, el gobierno de la Federación Rusa determinará la tarifa de estos gastos.

Como regla general, el salario de los empleados "viajeros" es ligeramente más alto que el de aquellos que están constantemente en un lugar de trabajo estacionario. Esto se debe al hecho de que una persona se encuentra en un entorno inusual para él, se separa de su familia y seres queridos, pasa mucho tiempo en la carretera. El monto de la asignación de viaje depende de las funciones del empleado, así como de su complejidad.

En 2017, el liderazgo del país no cambiará la cantidad de dietas diarias para viajes de negocios, incluso considerando que la tasa de inflación está rompiendo todos los récords.

El procedimiento para realizar los pagos.

En cada empresa, las normas de pagos diarios se establecen individualmente. La dirección, a partir de la legislación vigente, puede modificar el importe de los pagos cada año en función de la situación financiera de la empresa.

Estos montos deben especificarse en la orden o nota de la empresa. Según el estado del empleado y la región del viaje de negocios, se puede aplicar un enfoque diferenciado al calcular los pagos.

Las dietas en 2017, así como en períodos anteriores, se tienen en cuenta en los gastos de la institución. Si hay un aumento notable en dichos pagos, entonces la gerencia puede estar interesada en este hecho, por lo tanto, los argumentos siempre deben estar disponibles para confirmar todos los gastos incurridos. Aunque la prueba documental del dinero gastado no está prevista en la legislación vigente.

Características del cálculo de las asignaciones diarias en 2017:

Al determinar el monto de los pagos diarios por viajes de negocios, se tienen en cuenta todos los días que el empleado ha estado fuera. Se considera inicio el día de la salida directa del vehículo al lugar de trabajo previsto.
Si se gastaron fondos adicionales en el camino a la estación / aeropuerto, también se pueden reembolsar. El final del viaje de negocios es el día en que la persona llega al lugar principal de trabajo.
El cálculo también tiene en cuenta los fines de semana y días festivos, si en ese momento el empleado estaba en un viaje de negocios. El regreso al trabajo en días no laborables se paga al doble de la tarifa. Incluso si en este día libre, una persona estaba en la carretera y no en un lugar de trabajo de "viaje", el costo del viaje se duplica. Esto se debe al hecho de que el empleado en comisión de servicio dedica su tiempo personal.
El importe medio de las dietas de viaje se calcula en función del importe del pago por el número de días de viaje de negocios, el pago del alojamiento y la dieta.

Gastos máximos diarios

Antes de comenzar a calcular la asignación máxima de viajes diarios para 2017, primero debe comprender a quién puede enviar en viajes de trabajo pagados.

Solo el empleado que haya celebrado un contrato de trabajo con la empresa debe ser enviado dentro del país o al extranjero. Esto significa que una persona debe estar registrada oficialmente en su lugar de trabajo. Si no se cumple esta condición, los viajes del gobierno difícilmente pueden considerarse viajes de negocios y el empleado no será reembolsado por sus gastos.

Cabe señalar que los viajes de negocios no incluyen los viajes de los empleados si su trabajo implica viajes frecuentes y se especifican en la descripción del puesto.

Los gastos de viaje incluyen:

1. Pago de salarios: a pesar de que el empleado se encuentra en un viaje de negocios forzado, todavía recibe un salario.
2. Pago del camino de ida y vuelta a cargo de la dirección de la empresa. Al regreso del viaje, al empleado se le reembolsarán todos los gastos de transporte público, excepto los taxis.
3. Pago de alojamiento (en hotel o apartamento alquilado). Esta cantidad puede incluir el pago de las comidas.
4. Pagos diarios. En el caso de que el viaje de negocios esté diseñado para más de un día, se debe proporcionar al empleado una determinada cantidad de dinero para cada día. Si hay un hecho de exceder los fondos prescritos por el presupuesto, entonces no serán reembolsados.
5. Reembolso de las cantidades gastadas en trámites para viajar al extranjero - visas, permisos, pasaportes.
6. Pago de gastos adicionales. En algunos viajes de negocios, el empleado asiste a varias exposiciones, conferencias y otros eventos pagados. Dichos viajes también deben pagarse en su totalidad.

Todos estos gastos deben deducirse de la columna "Ingresos" de manera oficial, pero debe tenerse en cuenta que, de acuerdo con la ley prescrita por la Federación Rusa, la cantidad de gastos diarios en el país no supera los 700 rublos, y en el extranjero: no más de dos mil quinientos rublos. Si un empleado ha gastado grandes cantidades, estará sujeto a impuestos de acuerdo con el Código Fiscal de la Federación Rusa.

Documentos necesarios para pagar un viaje de trabajo

Tan pronto como finaliza el viaje de negocios, el empleado que se ausentó debe proporcionar a la gerencia todos los cheques que confirmen los hechos del gasto de dinero público.

Si se hacen públicos los justificantes documentales de los gastos invertidos en el viaje, se reembolsarán íntegramente todos los importes. Es recomendable guardar todos los recibos para evitar preguntas adicionales sobre dónde se gastó tal o cual cantidad.

Los principales documentos que se requieren después de un “viaje” de negocios incluyen:

Un boleto de ida y vuelta, donde se indique claramente su costo;
cheques de gastos diarios;
el costo del alojamiento de viaje;
Recibos de todos los vehículos públicos.

Si durante un viaje de negocios el empleado realiza gastos personales y además va más allá del límite diario establecido por la empresa, las autoridades no pagan dichos gastos.

Viaje de negocios al exterior y pagos

Si un viaje de negocios implica cruzar la frontera, a los principales gastos de viaje, alimentación y alojamiento se pueden sumar gastos adicionales: para la emisión de un pasaporte extranjero, visa y otros documentos. Además, a pedido del jefe, el empleado puede obtener un seguro. Todas las tarifas relacionadas con el cambio de moneda y la franquicia de equipaje deben ser contabilizadas y pagadas por la gerencia.

La lista de viáticos puede incluir gastos por llamadas telefónicas o por uso de Internet. El reembolso de dinero a un empleado se realiza en la moneda del país donde viajó o en rublos.

Cada persona puede calcular la cantidad que puede gastar durante un viaje de negocios. Para ello, debes saber cuál es el coste del billete, el coste de la vida y sumar los gastos diarios aproximados, teniendo en cuenta los imprevistos.

Rumores sobre la abolición de los pagos diarios

En 2016, el liderazgo ruso intentó cancelar los pagos de viáticos en las empresas. Conectaron esta decisión con el deterioro de los indicadores económicos del estado y la furiosa crisis financiera. Sin embargo, la asignación diaria no se ha cancelado hasta el momento, lo que significa que en 2017 puede contar con seguridad con el apoyo económico de todos los días durante los viajes relacionados con el trabajo.

Viáticos 2017

Incluso mediante el Decreto del Gobierno de la Federación Rusa No. 1595, se introdujeron enmiendas a ciertos actos legales que regulan el desempeño de una tarea oficial fuera del lugar de trabajo. Las innovaciones están dirigidas a optimizar el movimiento de documentos en la organización, reduciendo y simplificando dicho flujo de trabajo.

Así, se suprime el requisito obligatorio:

1. sobre la emisión de un certificado de viaje a un empleado;
2. ejecución de la cesión del servicio por escrito.

De acuerdo con las reglas recién establecidas, el hecho de estar en un viaje de negocios se confirma mediante boletos y/u otros documentos de viaje.

También es posible que un empleado utilice el transporte personal para fines oficiales (en un viaje de negocios). Para confirmar dichos costos, debe proporcionar documentos de informes: recibos, recibos de efectivo, estados de cuenta, hojas de ruta, etc.

Los principales objetivos del cambio en los arreglos de viajes de negocios en 2017 y antes fueron:

Simplificación del flujo de documentos al enviar en un viaje de negocios;
mejora de la forma del informe sobre los resultados de la cesión por orden del empleador.

Además, según las nuevas reglas, un empleado enviado en un viaje de negocios no está obligado a proporcionar a sus superiores un informe escrito sobre el viaje.

De acuerdo con el mismo Decreto del Gobierno de la Federación Rusa (No. 1595), en 2017, los viajes de negocios se emiten sobre la base de una decisión escrita del empleador: una orden, una orden. Estos cambios para los viajes de negocios en 2017 ya deberían convertirse en un hábito.

Tenga en cuenta: los viajes de negocios ahora no son solo viajes de negocios por instrucciones del empleador fuera del lugar de trabajo por parte del empleado deberes oficiales, sino también visitas a la subdivisión estructural de la empresa (sucursal, oficina de representación, etc.). Se encuentra por separado en una dirección diferente, en un lugar diferente localidad. Incluso dentro del territorio administrativo en el que esté registrada la organización de empleadores.

El procedimiento simplificado de viaje de negocios no requiere un flujo de documentos extenso, sin embargo, los cambios introducidos en la legislación requieren una confirmación documental más exhaustiva de los costos incurridos. Esto se hace con el fin de controlar las actividades financieras de la empresa. Como resultado, existe una complicación de contabilizar la propiedad y la posición financiera de la organización, sus resultados.

Las transacciones contables y los informes sobre gastos de viaje están sujetos a los requisitos de la Ley de Contabilidad No. 402-FZ. Se registran en los registros contables. En virtud de la legislación vigente, los viajes de negocios en 2017 no se vieron afectados por cambios en la estructura de gastos.

Esto todavía incluye:

Ganancias calculadas sobre la base del salario diario promedio durante todo el período del viaje de negocios;
pago de boletos para viajar al destino en forma directa y direccion contraria transporte aéreo, ferroviario, autobús (excepto taxi);
compensación de gastos por el uso del propio automóvil de un subordinado cuando realiza una asignación de trabajo como parte de un viaje de negocios;
gastos de hotel (tasas de alojamiento) o gastos de alquiler de vivienda;
costos adicionales (esto puede ser reparación de calzado, tintorería de ropa, compra de bienes y componentes para equipos, gastos de hospitalidad).

El reembolso de los gastos de manutención se produce de 2 maneras:

1. de acuerdo con los documentos presentados - recibos, facturas;
2. La dirección asigna una cantidad claramente fijada por las normas internas de la empresa.

Tenga en cuenta que el principal cambio para los viajes de negocios en 2017 afectó la asignación de viáticos, que anteriormente no estaba establecida para las primas de seguros.

A partir del 1 de enero de 2017, las primas de seguro no se cobran solo a partir de una cierta cantidad fija de asignación diaria:

700 rublos - para viajes de negocios dentro de la Federación Rusa;
2500 rublos - para viajes de negocios al extranjero.

Sin embargo, tenga en cuenta que el Código Laboral de la Federación Rusa no contiene ninguna restricción sobre el derecho del empleador a establecer ciertas asignaciones diarias cuando envía personal en viajes de negocios para realizar tareas oficiales.

En 2017, una empresa puede determinar de forma independiente la asignación diaria, que también está prevista en el art. 346.16 del Código Fiscal de la Federación Rusa (subcláusula 13, cláusula 1), y fijarlos en sus leyes internas. En este caso, la organización deduce las primas de seguro de la diferencia entre el estándar y el monto real de la asignación diaria emitida.

Gastos de viaje en 2017 al extranjero

La asignación diaria para viajes de negocios al extranjero en 2017 es importante para calcular el impuesto sobre la renta, así como para efectos del cálculo y pago del impuesto sobre la renta personal.

Recuerde que el empleador establece la asignación diaria de forma independiente, fijando los montos en un convenio colectivo o en un acto regulatorio local (Artículo 168 del Código Laboral de la Federación Rusa).

Algunas empresas establecen diferentes asignaciones diarias para viajes de negocios al extranjero, según el país al que se envíe el empleado para realizar una asignación de trabajo. Por cierto, el Gobierno de la Federación Rusa establece la cantidad de asignación diaria para organizaciones presupuestarias para viajes de negocios al extranjero. Y las organizaciones comerciales, si lo desean, pueden centrarse en estas asignaciones diarias.

Asignación diaria para viajes de negocios al extranjero en 2017: tabla

Para mayor comprensión, aquí hay algunos tamaños de asignaciones diarias para viajes de negocios al extranjero, establecidos por el Gobierno de la Federación Rusa para empleados estatales (Decreto del Gobierno de la Federación Rusa No. 812):

Asignación diaria para viajes de negocios al extranjero: en qué moneda emitir

El propio empleador determina en qué moneda establecer y pagar los viáticos para los viajes de negocios al exterior. Por ejemplo, la cantidad de dichas asignaciones diarias se puede establecer en moneda extranjera, pero el empleado recibirá una cantidad en rublos equivalente a estas asignaciones diarias en moneda.

El cálculo de las asignaciones diarias para viajes de negocios al extranjero en 2017 depende de la cantidad de días que el empleado pase fuera de la Federación Rusa.

Por regla general las asignaciones diarias se pagan al empleado de la siguiente manera (cláusulas 17, 18 del Reglamento, aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa No. 749):

Cuando se realiza un viaje de negocios al extranjero, por día de cruce de la frontera, se paga una asignación diaria por el tiempo pasado en el extranjero;
al regresar de un viaje al extranjero, se paga el viático del día de cruce de la frontera como para un viaje de negocios dentro del país.

Es cierto que la empresa tiene derecho a establecer su propio procedimiento para calcular la asignación diaria pagada.

Asignación de viáticos para un viaje de negocios al extranjero en 2017 con fines “rentables”

El monto total de la asignación diaria (sin restricciones) puede tenerse en cuenta como gastos al determinar la base imponible del impuesto sobre la renta (cláusula 12, cláusula 1, artículo 264 del Código Fiscal de la Federación Rusa).

Si los viáticos se emiten en rublos, la contabilidad de dichos gastos no causará ninguna dificultad, solo el monto total se cancela como parte de los gastos "rentables".

El importe recibido se tiene en cuenta en los gastos.

Asignación diaria para viajes de negocios-2017: ¿qué pasa con el impuesto sobre la renta personal?

Al viajar al extranjero, el impuesto sobre la renta personal no está sujeto a la cantidad de asignación diaria, que no exceda los 2500 rublos. por día (cláusula 3, artículo 217 del Código Fiscal de la Federación Rusa). En consecuencia, de la cantidad que exceda este límite, es necesario retener el IRPF y transferirlo al presupuesto.

Por cierto, si el viático en la organización se establece en moneda extranjera, pero se paga al empleado en rublos, entonces no es necesario realizar nuevos cálculos (Cartas del Ministerio de Finanzas con fecha 22/04/2016 No. 03-04 -06/23252, de fecha 09/02/2016 N° 6531).

Si la asignación diaria se paga en moneda extranjera, entonces para pagar el impuesto sobre la renta personal, debe tener en cuenta uno característica importante: debe convertir esta cantidad en rublos al tipo de cambio oficial del Banco Central, establecido en el último día del mes en que se aprueba el informe de gastos de viaje (Carta del Ministerio de Finanzas del 21/03/2016 No. 03-04-06/15509).

Como regla general, las dietas pagadas a los empleados en 2017 están sujetas a primas de seguro en el mismo principio que el IRPF. Es decir, las contribuciones deben acumularse a partir del monto de la asignación diaria que exceda los 2500 rublos (cláusula 2 del artículo 422 del Código Fiscal de la Federación Rusa).

Contabilización de gastos de viaje en 2017

Muchas empresas y empresarios individuales en el curso de sus actividades se enfrentan a la necesidad de enviar a los empleados en un viaje fuera de su lugar de trabajo permanente para llevar a cabo determinadas tareas. Dicho viaje se denomina viaje de negocios (artículo 161 del Código Laboral de la Federación Rusa). Al mismo tiempo, el empleador está obligado a mantener su lugar de trabajo para el trabajador desplazado, los ingresos medios, así como reembolsarle los gastos en que haya incurrido, cuya enumeración establece la ley.

Para tener en cuenta correcta y razonablemente los gastos de viaje, el contador debe tener documentos debidamente ejecutados que confirmen el hecho de una transacción comercial.

La contabilidad de los gastos de viaje se puede dividir en 2 etapas principales:

Cálculo preliminar y emisión de dinero bajo el informe a la persona adscrita;
aprobación del informe de avance del empleado sobre las cantidades gastadas.

Para pagar un anticipo a un empleado por gastos de viaje, un contador debe calcularlo en función de 2 documentos internos:

Una orden o instrucciones del jefe para enviar a un empleado de la empresa en un viaje de negocios, que indica el nombre completo del empleado, la duración y el propósito del viaje (para el desempeño de una misión oficial);
una decisión por escrito del gerente sobre el viaje del empleado en un viaje de negocios en transporte oficial o personal (si corresponde).

Con base en lo que está escrito en estos dos documentos locales, así como en las normas de viaje desarrolladas y adoptadas por la empresa, el contador calcula un adelanto en efectivo, que incluye:

El costo de los boletos para viajar al lugar del viaje de negocios y de regreso;
pago de alojamiento en hotel;
asignación diaria por cada día de viaje de negocios;
otros gastos autorizados por la gerencia.

La asignación diaria no depende del costo del viaje y la vivienda. Esta partida separada de gastos se define como los fondos necesarios para realizar trabajo y alojamiento durante un viaje de negocios (para comidas).

Las asignaciones diarias no están limitadas por ley, y cada organización comercial tiene derecho a establecer su tamaño mediante un acto interno. Al mismo tiempo, hay que recordar que existe un límite por encima del cual es necesario calcular el IRPF y retenerlo al trabajador. En 2017, este límite es de 700 rublos por día para viajes de negocios en Rusia y de 2500 rublos para viajes de negocios en el extranjero.

Límites similares han estado en vigor desde 2017 al pagar las primas de seguros (cláusula 2, artículo 422 del Código Fiscal de la Federación Rusa).

Se pagan viáticos por todos los días en viaje de negocios, incluidos los fines de semana y feriados no laborables, así como los días de viaje y paradas forzosas (cláusula 11 del Reglamento sobre las Particularidades del Envío de Empleados en Viajes de Negocios, aprobado por Decreto de el Gobierno de la Federación Rusa No. 749). El empleado no necesita reportarse para el uso de viáticos.

Otros gastos pueden incluir comunicaciones móviles, Internet, pago de bienes y servicios necesarios para el trabajo.

El empleado recibe un anticipo en la caja de la organización o mediante transferencia bancaria a la tarjeta, y antes de que transcurran 3 días después de regresar a un lugar de trabajo permanente, informa al departamento de contabilidad por el dinero recibido.

Para contabilidad gastos de viaje en 2017, no es necesario emitir un certificado de viaje y asignación (Decreto del Gobierno de la Federación Rusa No. 1595). La aprobación del informe sobre el dinero gastado deberá realizarse sobre la base de los documentos que proporcionará el empleado y de acuerdo con las normas de viaje adoptadas por la organización.

Sin embargo, con el fin de minimizar los riesgos de disputas con las autoridades fiscales, muchas empresas siguen utilizando las reglas antiguas para procesar los gastos de viaje. Dado que, por ejemplo, si un empleado utiliza sus propios vehículos y es imposible confirmar la fecha de salida y llegada con los documentos de viaje, la nota, según el Ministerio de Hacienda, no será un documento que confirme la duración del viaje ( oficio del Ministerio de Hacienda N° 03-03-06/22368). En consecuencia, los inspectores pueden tener preguntas relacionadas con el tamaño de la asignación diaria. Y si se emite un certificado de viaje con marcas de llegada / salida, se pueden evitar las disputas.

Contabilización de los gastos de viaje.

Un viaje de negocios al extranjero se emite de la misma manera que en Rusia, solo que tiene algunas características:

Se agregan gastos adicionales por emisión de visa, pasaporte extranjero, tasas consulares y otras necesarias para viajar al extranjero (inciso 12, artículo 264 del Código Tributario).
El límite de per diem, impuesto sobre la renta personal no imponible cuando se viaja a otro país es de 2.500 rublos. Un límite similar está en vigor desde 2017 al pagar las primas de seguro (cláusula 2, artículo 422 del Código Fiscal de la Federación Rusa).
Al viajar al extranjero, el tiempo para calcular la asignación diaria está determinado por la marca en el pasaporte (carta del Servicio de Impuestos Federales de Rusia No. MN-22-3 / 890).
Documentos fuente, emitido el idioma extranjero, debe traducirse al ruso (cláusula 9 del Reglamento de Contabilidad, aprobado por orden del Ministerio de Finanzas de la Federación Rusa No. 34n).

Si el empleado compró la moneda de forma independiente, al compilar el informe, debe adjuntar certificados de su compra. Si no existe dicho certificado, los gastos se recalcularán a la tasa del Banco Central en el momento de la recepción del dinero contable (cláusulas 5, 6, 7 PBU 3/2006).

Una vez aprobado el informe:

El resto del anticipo devuelto en moneda extranjera se acredita en la caja con conversión a rublos al tipo de cambio oficial en la fecha de recepción del dinero;
el exceso de gasto realizado en moneda extranjera se emite al empleado en rublos con conversión al tipo de cambio del día en que se aprueba el informe de avance.

Para las asignaciones diarias en moneda extranjera, la parte sujeta al impuesto sobre la renta de las personas físicas debe convertirse en rublos al tipo de cambio del último día del mes en que se aprobó el informe anticipado (carta del Ministerio de Finanzas de fecha noviembre 01, 2016 N° 03-04-06/64006).

Si el acto regulatorio local de la empresa indica el monto de la asignación diaria en moneda extranjera y paga al empleado en rublos, entonces no es necesario volver a calcular (carta del Ministerio de Finanzas con fecha 22.04.2016 No. 04-03-06 / 23252).

Gastos de viaje bajo el régimen tributario simplificado “ingresos menos gastos”

Al enviar a un empleado en un viaje de negocios, la organización en el sistema tributario simplificado calcula los gastos de viaje de la misma manera que con el OSNO. Reembolso al empleado estatutario gastos de viaje, la empresa tiene derecho a reducir sus ingresos a efectos fiscales, sujeto a pruebas documentales y justificación económica de los costos incurridos (subcláusula 13, cláusula 1, artículo 346.16 del Código Fiscal de la Federación Rusa).

Rasgo distintivo es la fecha en que los gastos de viaje se incluyen en los gastos. Dado que la contabilización de los gastos en el sistema tributario simplificado se lleva a cabo en base caja, la fecha de reconocimiento de los gastos es la fecha de aprobación del informe anticipado. Sin embargo, si el trabajador ha gastado sus propios fondos y la empresa le reembolsa, los pagos reembolsables deben incluirse en el libro de ingresos y gastos en el momento en que se emite el dinero de la caja (inciso 2 del artículo 346.17 del Código Tributario). de la Federación Rusa).

Un matiz más. Según el Ministerio de Finanzas, un empresario individual sin trabajadores en un sistema tributario simplificado no puede tener en cuenta los costos de sus propios viajes. El departamento argumenta esta posición de la siguiente manera: un viaje de negocios es un viaje de un empleado por orden del empleador. Pero un empresario individual no tiene un empleador, al igual que él mismo no puede ser su empleado (carta del Ministerio de Hacienda No. 03-11-11 / 166). Los tribunales, por regla general, no están de acuerdo con tales conclusiones (Decreto de la FAS DVO No. F03-3248).

Reflejo de gastos de viaje en contabilidad.

El informe de avance aprobado, en forma de AO-1 o formulario desarrollado de forma independiente, con los documentos adjuntos que confirman los gastos incurridos en interés de la empresa, servirá como base para reflejar estos gastos en la contabilidad.

Al verificar el informe de avance, el contador realiza el cálculo correctivo de los viáticos (si el viaje fue más corto o más largo de lo planeado) sobre la base de los boletos de viaje, de los cuales toma la fecha de salida y la fecha de regreso. Se considera día de salida el día en curso, si la hora de salida en los billetes es anterior a las 24:00 horas inclusive, y el día siguiente es a partir de las 00:00 horas.

Le recordamos: si el viaje se realizó en transporte privado, la asignación diaria se calcula de acuerdo con la hoja de ruta y las facturas de alojamiento, según las cuales el contador puede rastrear la fecha de llegada y salida para calcular el día en un viaje de negocios.

Si no hay documentos de viaje, así como documentos que confirmen el hecho de la residencia en el lugar del viaje de negocios, el empleado proporciona una nota sobre la duración real del viaje de negocios, confirmada por el registro del anfitrión. El responsable de la organización a la que se adscribió el empleado debe poner una nota en la fecha de llegada y salida (cláusula 7 del Reglamento sobre viajes de negocios No. 749).

Si el trabajador usó transporte oficial o personal, y necesita compensación por su uso y gasolina, entonces debe presentar un memorando, hoja de ruta, según el cual se calcula la distancia recorrida, adjuntar facturas y cheques por la compra de combustible. La posibilidad de reembolso de tales gastos debe preverse en política contable.

También se deben verificar los documentos para el alquiler de viviendas que confirmen el pago: cheques, recibos, contrato de alquiler, recibo del propietario de la casa o apartamento. Al verificar, el monto realmente pagado y confirmado se tiene en cuenta y se aprueba.

Asientos contables de gastos de viaje.

Consideremos qué publicaciones en 2017 para contabilizar los gastos de viaje proporciona el Plan de cuentas.

El día en que se emite el anticipo del viaje de negocios al empleado, se realiza la siguiente contabilización:

Dt 71 Kt 50, 51 - se pagó dinero para gastos de viaje.

Una vez aprobado el informe de anticipo, se realizarán contabilizaciones de acuerdo con la distribución de las cantidades gastadas según su destino:

Dt 20, 23 ... 44 Kt 71 - asignación diaria, boletos de viaje (sin IVA), factura de hotel (sin IVA);
Dt 19 Kt 71 - IVA reflejado para viajes y alojamiento;
Dt 68 Kt 19 - aceptado para la deducción del IVA por transporte y alojamiento;
Dt 20, 44, 91-2, 08, 10 ... Kt 71 - se tienen en cuenta otros gastos;
Dt 50 Kt 71 - devolución a la caja de la organización del saldo del anticipo;
Dt 71 Kt 50 - reembolso por gastos excesivos.

Al final del mes, es posible la siguiente contabilización:

Dt 70 Kt 68 - impuesto sobre la renta personal retenido de las asignaciones diarias que excedan el límite.

Los gastos de la organización - por concepto de viaje, alojamiento, dietas y otros aprobados por la dirección - la empresa tiene derecho a atribuirlos a gastos y reducir la base imponible. El contador debe ser responsable de verificar el informe para que los organismos de inspección no tengan dudas y preguntas.

IRPF por gastos de viaje en 2017

Un viaje de negocios es un viaje de negocios por un período determinado, en el que se envía al empleado a cumplir las instrucciones del empleador (artículo 166 del Código Laboral de la Federación Rusa). Al empleado se le pagan las ganancias promedio para el período del viaje de negocios y también se le deben reembolsar los gastos de viaje. Estos son los costos asociados con el pago de viajes, alojamiento en el destino, así como viáticos. Además, el empleado puede ser reembolsado por otros gastos incurridos por él con el permiso o conocimiento del empleador (Artículos 167, 168 del Código Laboral de la Federación Rusa, cláusula 11 del Reglamento, aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa No. 749). El procedimiento y el monto del reembolso de los gastos de viaje están establecidos por el acto regulatorio local del empleador o el convenio colectivo (Artículo 168 del Código Laboral de la Federación Rusa). Las ganancias promedio para el período del viaje de negocios están sujetas al impuesto sobre la renta personal. Pero las compensaciones legalmente establecidas pagadas a los empleados cuando se envían en viajes de negocios no están sujetas al impuesto sobre la renta personal (cláusula 3 del artículo 217 del Código Fiscal de la Federación Rusa).

Gastos de viaje libres de impuestos

El pago al empleado de los gastos de viaje documentados hasta el destino del viaje de negocios y de regreso no está sujeto al impuesto sobre la renta personal en su totalidad. Además, si se dispone de los documentos de respaldo, reembolso de los gastos de viaje a la estación, aeropuerto, otro lugar de salida del transporte al destino (Carta del Ministerio de Hacienda No. 03-04-06 / 3305), incluso en taxi (Cartas del Ministerio de Hacienda No. 03-04- 05 / 9-549, No. 03-04-06 / 6-180), tarifas de comisión (por ejemplo, al comprar boletos de un intermediario), tarifas por servicios aeroportuarios, equipaje transporte (cláusula 3 del artículo 217 del Código Fiscal de la Federación Rusa).

Si no hay documentos que confirmen los gastos de viaje

Según el Ministerio de Hacienda, el reembolso de los gastos de viaje a un empleado en ausencia de billetes está sujeto al impuesto sobre la renta de las personas físicas (Carta del Ministerio de Hacienda N° 03-03-06/1/26918). Al mismo tiempo, se pueden utilizar otros documentos para confirmar los gastos de viaje, hasta un certificado del transportista. Debe contener información sobre cuándo su empleado utilizó este tipo de transporte, a dónde fue enviado y cuál es el costo de dicho transporte (Carta del Ministerio de Hacienda N° 03-03-05/18).

Gastos de subsistencia no imponibles

El pago al empleado de los gastos de alquiler de una vivienda en el lugar del viaje de negocios no está sujeto al impuesto sobre la renta de las personas físicas en su totalidad si existen documentos que acrediten los gastos. Cuando se hospeda en un hotel, esto puede ser un cheque de KKT, BSO. Si el empleado alquiló un apartamento, entonces: un contrato de arrendamiento y un documento de pago (por ejemplo, un cheque CCP o un recibo).

Si el empleado no tiene documentos de respaldo, la compensación por un monto de no más de 700 rublos está exenta de impuestos. por día, si el viaje de negocios fue en Rusia, y no más de 2500 rublos. por día, si el viaje de negocios fue al extranjero (cláusula 3 del artículo 217 del Código Fiscal de la Federación Rusa). Las cantidades en exceso deben estar sujetas al impuesto sobre la renta.

Asignación diaria no imponible

Las dietas no están sujetas al impuesto sobre la renta personal dentro de los 700 rublos. por día, si el empleado es enviado a un viaje de negocios en Rusia, y dentro de los 2500 rublos. por día, si se envía al extranjero de la Federación Rusa (cláusula 3 del artículo 217 del Código Fiscal de la Federación Rusa). Pero el monto de la asignación diaria pagada a los empleados lo determina el empleador. Y si, de acuerdo con su regulación local, los empleados reciben viáticos en una cantidad mayor, entonces se debe calcular y retener el impuesto sobre la renta personal de los montos en exceso (Carta del Ministerio de Finanzas No. 03-04-05 / 58060).

Asimismo, los siguientes tipos de gastos de viaje no están sujetos al IRPF:

Para servicios de comunicación;
para la expedición de un pasaporte extranjero;
para obtener una visa;
sobre comisiones relacionadas con el cambio de divisas (cláusula 3 del artículo 217 del Código Fiscal de la Federación Rusa);
por los servicios de salas VIP en estaciones de ferrocarril y aeropuertos (Carta del Ministerio de Hacienda N° 03-04-06/39125).

IRPF por gastos de viaje en 2017

El pago de los gastos de viaje en 2017 estará sujeto al IRPF según las mismas reglas que estaban vigentes en 2016.

Fiscalidad de los gastos de viaje en 2017

En 2017, la cantidad de asignación diaria, que no está gravada y de la cual no se producen contribuciones al seguro, no ha cambiado. Para viajes de negocios por el territorio de nuestro país, esta cantidad es de 700 rublos por día. Para viajes de negocios al extranjero, esta cantidad es varias veces mayor y asciende a 2.500 rublos.

Pero las asignaciones diarias que excedan la norma están sujetas a impuestos. El IRPF sobre esta cantidad se pagará con carácter general al tipo del 13%. Asimismo, la empresa deberá realizar aportes al seguro por el monto que exceda la asignación diaria preferente establecida.

Para mostrar la cantidad de asignaciones de viaje que exceden la norma en forma de impuesto sobre la renta de 6 personas, debe comprender en qué fecha acumularlas. La fecha de percepción de los ingresos por dietas en exceso gravadas es el último día del mes en que el gerente aprobó el informe de anticipo. El informe se aprueba después de que el empleado regresa de un viaje de trabajo.

Las retenciones sobre las dietas que excedan de las cantidades establecidas se realizan en el momento del pago al trabajador de los salarios sobre los que se retiene el IRPF. Pero vale la pena recordar que la fecha de retención de impuestos no puede ser anterior al último día del mes en curso. Esto se debe al hecho de que el impuesto sobre la renta personal no se puede retener del empleado hasta que se reciba el salario. De ello se deduce que la transferencia del pago a la oficina de impuestos se realizará a más tardar el día siguiente al de la retención del IRPF.

Ejemplo de cálculo

En diciembre de 2016, el empleado recibió un salario (teniendo en cuenta el ingreso promedio durante el viaje de negocios) por un monto de 80,000 rublos. De esta cantidad, se retendrán impuestos, cuyo monto es de 10,400 rublos. El anticipo de diciembre se emitió el 14 de diciembre por un monto de 40,000 rublos. El 28 de diciembre, el empleado presentó un informe anticipado sobre un viaje de negocios por Rusia. La asignación diaria para 5 días del viaje de negocios se indicó en la cantidad de 6,000 rublos (5 días * 1,200 rublos / día). El 29 de diciembre, el informe de avance fue aprobado por el titular de la empresa. El 9 de enero, se pagó el salario restante al empleado, teniendo en cuenta la deducción de impuestos por un monto de 10,400 rublos. También del salario se retuvo el impuesto sobre las asignaciones diarias en exceso de la norma. Esta cantidad ascendió a 325 rublos.

Este cálculo se realizó de la siguiente manera:

6000 rublos - 5 días * 700 rublos / día \u003d 2500 rublos - asignación diaria que excede la norma establecida. Esta cantidad estará sujeta a impuestos. 2500 rublos * 13% = 325 rublos.

El empleado recibió la cantidad de 29,275 rublos en sus manos:

80.000 - 40.000 (anticipo) - 10.400 (impuesto sobre la renta de las personas físicas) - 325 (impuesto sobre la renta de las personas físicas por dietas en exceso de la norma).

Gastos no imponibles

Cuando se envía a un empleado a un viaje de negocios, la dirección de la empresa está obligada a reembolsarle todos los gastos de alojamiento, viaje y dietas. Asimismo, por cada día de viaje de negocios, se debe pagar al empleado el promedio salarios.

Como se mencionó anteriormente, los viáticos tienen un monto establecido por el estado que no está sujeto a impuestos. ¿Tienes que pagar impuesto sobre la renta por alojamiento y gastos de viaje? Averigüémoslo.

Los gastos de viaje

Los gastos de viaje al lugar del viaje de negocios se pagan al empleado en en su totalidad. No se retiene impuesto sobre la renta de esta cantidad. Estos costes incluyen los desplazamientos en cualquier tipo de transporte hasta el destino, así como los desplazamientos en taxi o transporte público hasta la estación o aeropuerto.

El impuesto sobre estos gastos no se retendrá si estos gastos están documentados. Si no hay documentos de respaldo, el impuesto se retendrá en su totalidad del monto total que se gastó en el camino hacia el destino y de regreso. Los boletos se pueden proporcionar como prueba de la tarifa.

Si por alguna razón no se han conservado, entonces puedes solicitar un certificado al transportista, en el que se indicará a dónde ibas, qué tipo de transporte y cuánto costó este viaje.

Gastos de manutención

Los gastos de alquiler residencial no se gravan en su totalidad. El impuesto sobre la renta personal no se retiene solo si el empleado tiene documentos de respaldo. Pueden ser un recibo de pago de una habitación de hotel o un contrato de alquiler de un apartamento.

En el caso de que el empleado no tenga evidencia documental, entonces el monto libre de impuestos es de 700 rublos por día, cuando viaja en un viaje de negocios en Rusia. Si un viaje de negocios al extranjero, esta cantidad no debe exceder los 2.500 rublos. Si los gastos de manutención exceden los montos especificados, entonces se paga el impuesto sobre la renta personal sobre el monto que excede la norma.

por día

Si, durante un viaje de negocios en Rusia, la asignación diaria no supera los 700 rublos, entonces no se les retiene el impuesto. Durante un viaje de negocios en otro país, las dietas no deben exceder los 2500 rublos. ¿Una cantidad mayor que estos valores? gravado Esto ya se ha mencionado más de una vez.

Pero vale la pena recordar que estos estándares los establece el estado. El empleador tiene derecho a fijar una asignación diaria diferente. Esta cantidad puede ser muchas veces más que la cantidad aprobada a nivel legislativo. Sin embargo, hecho dado no es una base para la exención del pago del IRPF. Todos los gastos en exceso de las normas establecidas están sujetos a tributación obligatoria.

Al enviar a un empleado en un viaje de negocios, la empresa está obligada a pagar todos los gastos en los que incurrió durante el viaje.

Además de los gastos de viaje y alojamiento, la organización también se hace cargo de:

Gastos de comunicación (comunicación móvil o Internet);
gastos de registro de pasaporte extranjero y visa;
gastos de comisión en caso de cambio de rublos rusos por moneda extranjera;
para servicios especiales en vestíbulos de estaciones de tren y aeropuertos.

Durante un viaje de negocios, el empleado no debe incurrir en pérdidas. Todo debe ser pagado por el empleador. El reembolso de los gastos relacionados con el viaje de trabajo se produce en el próximo salario. Y de estos ingresos, como de cualquier otro, hay que tributar al erario público.

La legislación establece categorías de gastos de viaje que están completamente exentos de impuestos. También se determina el importe de la asignación diaria, que no está sujeta al IRPF. Si el empleado cumple con esta cantidad, entonces el impuesto no será retenido. Pero si se excede, al calcular los viáticos, se retendrá el impuesto sobre el monto que exceda el monto preferencial.

En el ejercicio de su actividad, una entidad económica, con el fin de ampliarla y encontrar nuevos clientes, celebra diversos contratos en el extranjero. Por lo tanto, la dirección de la empresa tiene que ir ellos mismos o enviar a determinados funcionarios en viajes de negocios al extranjero. Al mismo tiempo, debe recordar la asignación diaria para viajes de negocios al extranjero en 2018: las normas y la contabilidad tienen algunas diferencias con respecto a los viajes dentro del país.

Los principales cambios que se han producido en el campo de la regulación de viajes de negocios están relacionados con la transferencia del control administrativo sobre las contribuciones señaladas de fondos extrapresupuestarios a autoridades fiscales.

En este sentido, las normas que se utilizaban en la tributación del IRPF se extendían a los gastos de viaje y al procedimiento de racionamiento de las dietas.

Por tanto, a la hora de calcular la base de las primas de seguros, hay que tener en cuenta que se devengan deducciones sobre el importe en exceso de las normas establecidas para las dietas en viajes de negocios.

Recuerde que la empresa tiene derecho a determinar de forma independiente el monto de las dietas para viajes de negocios al extranjero, y pueden ser más que el estándar determinado por el Código Fiscal de la Federación Rusa.

Debe aprobarlo en las leyes locales existentes, por ejemplo, en el Reglamento sobre viajes de empresa, el Convenio Colectivo, etc. Este procedimiento para el cálculo de las cotizaciones también se aplica al reembolso de los gastos de viajes de negocios de un día.

¡Atención! Las reglas anteriores se aplican únicamente al calcular las contribuciones para el seguro contra accidentes de trabajo, ya que permanecieron en la administración del FSS. No se esperan novedades anunciadas en la regulación de los viajes oficiales al extranjero en 2018.

Asignación diaria para viajes de negocios al extranjero en 2019

La legislación determina que el monto de los viáticos lo fija la empresa de manera independiente, enfocándose en sus capacidades financieras y metas que debe alcanzar como resultado del viaje. Al determinar el tamaño, se puede partir de las normas vigentes establecidas por el Decreto correspondiente sobre viajes al extranjero, vinculante para las organizaciones presupuestarias.

También se puede tener en cuenta la experiencia de gasto en viajes de negocios a determinados países, que tenga la propia empresa o sus socios.

Para aprobar el monto del viático, una entidad económica fija un monto determinado en su reglamento interno, por ejemplo, en el Reglamento de viajes de negocios.

Además, las dietas para viajes de negocios al exterior en 2018 cuentan con ciertas normas que deben tenerse en cuenta al momento de determinar la base imponible del impuesto a la renta y al momento de deducir el impuesto al Fondo de Pensiones y al Fondo del Seguro Social.

¡Atención! El Código Fiscal de la Federación de Rusia establece asignaciones diarias para viajes de negocios al extranjero por un monto de 2.500 rublos por cada día de dicho viaje. Esta regla debe seguirse al calcular el impuesto sobre la renta personal y las primas de seguros.

¿Cuáles son las regulaciones para viajar al exterior?

El Gobierno de Rusia aprobó el Decreto N° 812, que determina la asignación diaria para viajes a países extranjeros. Es de ejecución obligatoria por todos los organismos e instituciones, la fuente de financiación de los gastos, en los que actúa el presupuesto del país o de los municipios.

Esto define la asignación diaria, expresada en dólares estadounidenses, para cada país extranjero anfitrión por un día.

Considere las direcciones principales de los viajes de negocios al extranjero:

¡Atención! Además, esta ley también establece asignaciones a las normas para ciertas categorías de trabajadores enviados en viajes al exterior. Las sociedades mercantiles podrán hacer uso de las disposiciones del presente Decreto, o aplicar sus propias normas elaboradas en base al mismo.

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Características de un viaje de negocios al extranjero.

Hacer un viaje al extranjero es similar, pero tiene una serie de características. Considerémoslos con más detalle.

En qué moneda emitir viáticos

Respondiendo a esta pregunta, el departamento de contabilidad de la empresa debe, en primer lugar, determinar la cantidad de días de viaje de negocios, cuándo estará el empleado en Rusia y cuándo en un país extranjero.

Las reglas de la ley determinan que los viáticos, cuando el empleado todavía está en Rusia, deben pagarse en rublos. Por ejemplo, el tiempo hasta que llegue al aeropuerto, etc.

Los días que caigan en el territorio de un estado extranjero deberán ser pagados al trabajador en moneda extranjera. En este caso, surge una situación en la que el mismo día un empleado de la empresa estaba tanto en Rusia como en el extranjero.

Aquí se aplica la regla según la cual los días de salida del país se pagan en moneda extranjera y los días de llegada a Rusia, en moneda rusa (rublos).

¡Atención! Una entidad comercial tiene derecho en su ley local a determinar un procedimiento diferente para otorgar asignaciones diarias a un empleado que realiza un viaje de negocios.

¿Qué pasa si un empleado necesita comprar moneda adicional en el extranjero?

La organización tiene derecho a no emitir fondos contables al empleado en moneda extranjera, sino a transferir el equivalente en rublos. Al mismo tiempo, a su llegada al país de destino, deberá adquirir de forma independiente la divisa por dicho importe.

En este caso, los documentos de respaldo serán un certificado del banco, que indicará la tasa y la fecha de compra.

Al gastar esta moneda, el empleado debe recibir documentos de respaldo. Se aceptan a efectos contables al tipo de cambio de la fecha de elaboración del formulario.

Parte del viaje en Rusia y parte en el extranjero.

Hacer este tipo de viaje de negocios no debería ser difícil.

El viaje debe dividirse en tres segmentos: el tiempo del viaje en Rusia, el tiempo del viaje en otro estado, el día de regreso a Rusia y el viaje a su empresa.

Se emite un solo paquete de documentos para todo el viaje de negocios. Si se emite una asignación de servicio para un viaje, especifica en detalle las tareas para cada segmento del viaje.

¡Atención! Las reglas estándar se utilizan para calcular las dietas. Los días de permanencia en el país se calculan según normas internas. Después de eso, los días de estadía en un país extranjero, incluido el día de paso por el control de pasaportes, de acuerdo con las normas del país de destino.

Después de eso, habrá otro segmento, al menos de un día: este es el regreso del país y, posiblemente, el camino a través de Rusia hacia su organización. Los viáticos de estos días se pagan nuevamente de acuerdo a las normas de viajes domésticos.

El empleado regresó de un viaje y se fue nuevamente el mismo día.

En el curso de las actividades de producción, puede surgir una situación en la que un empleado llegue de un viaje de negocios por la mañana y ya debería partir para otro por la noche.

Esto no está prohibido por la ley. Cierto, en documentos normativos no hay ninguna guía sobre cómo hacer frente a esta situación. Como resultado, hay dos formas.

Con el primer método se emite un viaje de negocios por cada viaje en su totalidad: se emiten dos órdenes, dos certificados de viaje, dos tareas, etc.

El empleador también está obligado a pagar los viáticos en su totalidad en todos los días de viaje, incluidos los días en la carretera. En tal caso, el día en que ambos viajes se cruzarán deberá pagarse en doble medida, ya que es el día en que finaliza el primer viaje y comienza el segundo.

La segunda forma es combinar viajes. Si sabe de inmediato que tiene que realizar un nuevo viaje, debe redactar inmediatamente los documentos para extender el viaje. Hay que recordar que, según la ley, la duración de un viaje de negocios no está limitada, y este momento queda completamente a discreción de la organización.

Todo el tiempo del viaje debe dividirse en segmentos en función de la ubicación en diferentes paises, y para cada uno de ellos calcular la asignación diaria con base en la norma adoptada para este país.

La fecha de llegada se calcula según el ticket o control aduanero

El Decreto No. 749 indica directamente la respuesta a esta pregunta: las fechas de cruce de las fronteras de los estados se establecen mediante un sello en los puestos de control aduanero.

Esta regla se utiliza para determinar la asignación diaria, ya que el día de salida de Rusia se considera el día de estancia en el extranjero y el día de entrada se considera el día en el territorio de Rusia.

El día de llegada puede diferir del día indicado en el pasaporte. Por ejemplo, el avión aterrizó en el aeropuerto de un estado extranjero antes de las 24:00, pero el empleado pasó el control de aduanas el nuevo día, es decir, después de las 24:00. En este sentido, el día de su llegada real se considerará como un día en Rusia y el día del despacho de aduana, ya como un día de un viaje de negocios al extranjero.

Sin embargo, desde Esta regla hay una excepción. Al moverse entre países Unión aduanera Los pasaportes no están sellados. En esta situación, los días de cruce de la frontera estarán determinados por las marcas en el certificado de viaje y, en su defecto, por los documentos de viaje.

¡Atención! Las reglas son las mismas: el día de salida o de llegada se considera un viaje de negocios al extranjero y el día de salida o de salida, como un viaje de negocios dentro de Rusia.

Subsidio diario

A diferencia de los viajes rusos, cuando se viaja al extranjero, las transacciones deben registrarse tanto en rublos como en la moneda del país anfitrión, teniendo en cuenta las fluctuaciones del tipo de cambio que se presenten.

D71 - K50 / 2 - asignación diaria emitida por la oficina de cambio de divisas

D71 - K50 / 1 - asignaciones diarias emitidas en rublos (para el período de estadía en Rusia o para la compra independiente de moneda)

D 20, 23, 25, 26, 44 - K71 - el informe de anticipo fue aceptado para contabilidad. Las asignaciones diarias en rublos se cancelan directamente, en moneda extranjera, con conversión a la tasa de aceptación del informe.

D91 - K71: una diferencia de tipo de cambio negativa en la moneda se cancela como gastos

D50 - K71 - el saldo del anticipo se devolvió al cajero

D71 - K50 - gastos excesivos en montos de viaje emitidos

D70 - K68 - se cobra impuesto sobre la renta personal por exceder las asignaciones diarias

A efectos fiscales, se establece un límite de viáticos para viajes al extranjero de 2.500 rublos. Al emitir fondos dentro de este monto, no están sujetos a impuestos y no se incluyen en declaraciones e informes.

Sin embargo, si el monto de la asignación diaria fuera mayor, se cobrará un impuesto sobre el monto en exceso. Esto ocurre el último día del mes en que el informe fue aceptado para contabilidad. El monto del impuesto recibido se deduce del salario. Además, esta cantidad deberá mostrarse en los informes 2-NDFL y 6-NDFL.

¡Atención! En relación con el traspaso de la gestión de las aportaciones al impuesto, el importe del exceso deberá gravarse adicionalmente por todo tipo de aportaciones a fondos sociales, salvo lesiones. Esto se hace el último día del mes en que se presentó el informe incluyendo el exceso en la base de cálculo.

Un viaje de negocios es un viaje de un empleado de una organización fuera del lugar de trabajo permanente, con el fin de realizar una tarea oficial, por un período determinado. Un empleado realiza un viaje solo sobre la base de una orden escrita del director de la institución.

Las normas y reglamentos se establecen por ley. Así, el Decreto Gubernativo N° 749 del 13 de octubre de 2008 regula la lista de viáticos (viáticos en 2019) que el empleador está obligado a reembolsar:

• el costo de alquilar una vivienda;
• los gastos de viaje;
• ganancias promedio de los días del viaje;
• otros gastos acordados (permitidos) por el empleador;
• gastos adicionales asociados al alojamiento.

La tasa de gastos de viaje diarios en 2019 (gastos adicionales relacionados con el alojamiento) está consagrada en el Código Fiscal (Artículo 217 y Cláusula 2 del Artículo 422 del Código Fiscal de la Federación Rusa) y equivale a 700 rublos para viajes dentro de Rusia y 2500 rublos para viajes de negocios al extranjero por día. No obstante, la organización tiene derecho a fijar su límite para los gastos adicionales relacionados con el alojamiento, más o menos de la norma legal.

Si la norma establecida en la organización excede el límite regulado en el Código Fiscal de la Federación de Rusia, entonces se deben cobrar primas de seguro por la diferencia y se debe retener el impuesto sobre la renta personal.

que tienes que pagar

A partir de este año, los empleados son enviados a viajes de negocios bajo las nuevas reglas de 2019, los viáticos y otros gastos se reembolsan de una manera ligeramente diferente.

El empleado debe documentar los gastos de viaje, alquiler de alojamiento y gastos permitidos. De lo contrario, no se realiza el pago. No existe un límite máximo de viáticos, pero la institución tiene el derecho de aprobar las normas de manera independiente. En cuanto a las ganancias promedio, el contador calcula de acuerdo con la hoja de tiempo y el orden del jefe.

La situación es diferente con el diario. Este tipo de costo no requiere confirmación documental mediante cheques y recibos. Sin embargo, antes, para confirmar y acumular dichos pagos, los contadores usaban un certificado de viaje. El documento indicaba las fechas de salida del viaje y regreso del mismo (fecha de llegada). Pero en enero de 2015, el formulario fue cancelado. Ahora debe confirmar las fechas de salida y regreso del empleado en base a boletos, contratos de alquiler de viviendas o recibos de combustible. De manera difícil, muchas organizaciones continúan emitiendo certificados de viaje a sus empleados.

Cómo establecer el viático

La organización presupuestaria deberá aprobar el Reglamento sobre viajes de empresa de los empleados. Deberá detallar las reglas, procedimiento y monto de los gastos de viaje en el 2019, viáticos para viajes de negocios. Si no existe tal documento, entonces debe ser desarrollado y aprobado. O emitir una orden que indique las tasas de gastos de viaje para el ejercicio en curso.

Orden sobre la aprobación de los gastos de viaje

Reglamento sobre viajes de negocios (anexo a la política contable)

La acumulación y el pago de los gastos de viaje se realizan en los montos establecidos en el acto reglamentario local de la organización. Si el documento no está disponible en la empresa, las autoridades reguladoras pueden tener muchas preguntas. Además, las autoridades fiscales pueden reconocer dichos pagos como malversación de fondos.

Pago de viáticos diarios en 2019

• todos los días de estancia en el viaje, incluidos festivos y fines de semana;
• días pasados ​​en la carretera, incluidos los días de salida y llegada;
• días de inactividad forzosa o retrasos.

Por lo general, la orden para un viaje de negocios contiene una orden para el pago de un anticipo. Puede transferirlo a la tarjeta del empleado o emitirlo en efectivo a través de la caja de la institución. A su regreso, el empleado debe presentar un informe anticipado al departamento de contabilidad.

Cuando se envía a un empleado en un viaje de negocios de un día, no se pagan viáticos, de acuerdo con la cláusula 11 del Decreto Gubernativo N° 749. Pero se reembolsan los gastos de transporte.