كيف تستغل الوقت. كيف تستغل الوقت بشكل فعال

فيما يلي بعض النصائح حول كيفية إدارة وقتك بحكمة

اكتشف بالضبط كيف تقضي وقتك

خذ بعض الوقت لترى بالضبط كيف تديره. من المهم جدًا تحديد المناطق غير الواعدة تمامًا على الفور ، وتلك التي تستحق "استثمار" الطاقة فيها. سيساعدك هذا في تحديد الأولويات بشكل صحيح.

صياغة هدف

هل تضع الكثير من الطاقة في شيء ما ، ولكن في نفس الوقت ليس لديك فكرة عما تريد تحقيقه في النهاية؟ يقضي الكثير من الناس وقتًا ثمينًا في محاولة أن يصبحوا أكثر كفاءة دون أن يكون لديهم هدف نهائي. بمعنى آخر ، لا يركزون على ما هو مهم حقًا بالنسبة لهم. من خلال وجود هدف أمامك ، يمكنك التركيز على طرق تحقيق النتيجة المرجوة. يمكن أن يكون الهدف نفسه حافزًا جيدًا أيضًا.

قم بعمل قائمة مهام

يمكنك عمل قائمة مهام في رأسك ، لكن من الأفضل تدوينها على الورق. يمكنك الوصول إلى هذه القائمة في أي وقت خلال اليوم. اختر بنفسك كيف ستبدو: مطبوعة على قطعة من الورق ، مكتوبة بخط اليد أو محفوظة على جهاز كمبيوتر. بشطب المهام المكتملة من القائمة ، ستحصل على بعض المتعة والمسؤولية عن الإلهام لإنجازات جديدة. في هذه الحالة ، لا يتعين عليك إضاعة الوقت في تذكر الأشياء الأخرى التي تحتاج إلى إكمالها.

ضع الأولويات

لن يكون إعداد قائمة أمرًا فعالاً إذا كانت كل الأشياء الموجودة بها بالترتيب الخاطئ. ستشعر دائمًا بالإغراء لفعل ما تريده أولاً ، وليس ما هو مهم. حدد الأولويات والتركيز على المهمة الأكثر إلحاحًا أولاً. وبالتالي ، إذا بقيت بعض الأشياء غير محققة بنهاية اليوم ، فلن تكون مهمة جدًا.

افعلها بالطريقة الصحيحة للمرة الأولى

إذا كنت ستقوم بتنفيذ مهمة دون ضبطها بشكل صحيح ، فهذا يعني أنك لن تقوم بها بشكل صحيح. ابذل قصارى جهدك لتصحيح الأمر في المرة الأولى. وبالتالي ، سترتكب أخطاءً أقل ولن تضطر إلى قضاء الوقت في الإعادة. عالج أصعب الحالات أولاً ، فهذا سيزيد من احتمالية قيامك بكل شيء بشكل صحيح.

توقف عن التسويف

يفضل معظم الناس المماطلة أو التفكير في طرق القيام بالأشياء في عقولهم ، بدلاً من اتخاذ إجراء فعليًا. يحدث هذا غالبًا عندما تكون محاطًا بالعديد من عوامل التشتيت التي يمكن أن تكون بمثابة أعذار. حاول التحكم في بيئتك ، وطرد منها ما يشتت انتباهك. إذا كنت تواجه مهمة صعبة ، فسوف تسعى دون وعي إلى التهرب من حلها ، باستخدام جميع أنواع الأعذار لذلك.

كن منظمًا

الفوضى هي سارق وقتك. فقط تخيل كم من الوقت تقضيه في محاولة العثور على شيء ما في العمل أو المنزل. قد تحتاج إلى التعامل مع الفوضى في مكان عملك أو معيشتك من أجل العمل بشكل أكثر كفاءة. اترك الأشياء التي لا تحتاجها ، أو تخلص منها فقط ، وامنح تلك الأشياء التي تستخدمها باستمرار ، وقم بتسجيل معين ، فلن يكون من الصعب العثور عليها بسرعة.

"أشياء حصة

يبدو الأمر واضحًا ، ولكن يمكنك توفير الكثير من الوقت لنفسك عن طريق إعادة توجيه بعض الأعمال إلى شخص ما. الفكرة هي تكليف شخص ما بمهمة يمكن لهذا الشخص القيام بها بشكل أسرع أو بقدر ما تستطيع. هذا ينطبق على كل من العمل والأعمال المنزلية. لماذا لا تطلب من الأطفال القيام بالغسيل مقابل بعض التساهل في وقت لاحق. في العمل ، لا تتردد في اللجوء إلى زميل ، من يعرف ، ربما سيكون سعيدًا فقط بمهمة مثيرة للاهتمام ، خاصةً إذا كان جيدًا فيها.

تعدد المهام

في بعض الحالات ، قد يكون الحل الرائع هو أداء عدة مهام في نفس الوقت ، مما سيتيح الاستخدام الفعال للوقت المتاح. نحن لا نتحدث عن الأحمال الزائدة الهائلة ، بل نتحدث فقط عن المهام المتداخلة عندما يكون ذلك ممكنًا. على سبيل المثال ، عندما تكون على الطريق ، لا تضيع فرصة الاستماع إلى دورة صوتية بلغة أجنبية لطالما حلمت بإتقانها. وإذا كنت تسافر بالقطار ، فهذه فرصة رائعة لقراءة كتاب أو القيام ببعض الأعمال على الكمبيوتر المحمول.

تعلم أن أقول لا"

ستتيح لك القدرة على عدم تحمل عبء الشؤون بالكامل ، بعد أن تعلمت أن تقول "لا" ، توفير الكثير من الوقت. إذا اقترب منك أحدهم بطلب ، فاسأل نفسك السؤال: "هل هذا حقًا جزء من وظيفتي؟" أو "هل أنا حقًا أفضل مرشح لحل هذه المشكلة؟". إذا كانت الإجابة لا ، فلا تأخذها. نحن لا نحثك على البحث عن أعذار لعدم القيام بأي شيء ، بالطبع لا يجب أن ترفض باستمرار عندما يُطلب منك شيئًا. فقط لا تصبح أرضًا نفايات لمشاكل الآخرين ، فهذا سيساعدك على توفير الوقت بشكل كبير.

حافظ على تركيزك

عندما تركز بشكل كامل على مهمة ما ، ستتمكن من إكمالها بشكل أسرع. الطريقة الوحيدة للحفاظ على تركيزك هي حماية نفسك من كل المشتتات. لا يكفي التركيز على فعل شيء ما في البداية ، من المهم أيضًا عدم فقدان هذا التركيز. إذا كانت أمامك مهمة كبيرة ، فتقاعد ، وأوقف تشغيل هاتفك ، ولا تعيد تشغيله حتى تنتهي. لاحقًا ، سيكون لديك وقت كافٍ للرد على جميع الرسائل أو المكالمات الفائتة.

اعتني بنفسك

من المستحيل العمل بشكل مستمر ، حتى تتمكن من الإرهاق. من المهم جدًا أن تأخذ الوقت الكافي لمراقبة نفسك من الخارج ، حتى تتمكن من معرفة حدودك. من خلال الحفاظ على توازن صحي في حياتك ، ستشعر أنك تسير في الاتجاه الصحيح وتتعامل بشكل فعال مع المشاكل والمهام التي تنشأ ، وفي نفس الوقت لا تقضي وقتًا أطول في حلها مما تستحق.

كل شخص لديه مورد فريد في حياته. هذا الوقت. من خلال تعلم كيفية استخدامها بحكمة ، يمكنك تغيير حياتك بشكل جذري.

على الأرجح ، هذه الصورة الحزينة مألوفة ، عندما تتبع أيام متشابهة بشكل لا يطاق. لماذا توجد أيام وأحيانًا أسابيع وشهور وحتى سنوات! لكن هذه المرة لا يمكن إعادتها والعيش بشكل مختلف.

ابدأ في تغيير حياتك اليوم وسيكون لديك غد سعيد

كل يوم هو حياة صغيرة. إذا فعلنا شيئًا غير مهم كل يوم ، فبعد فترة سنكون قادرين على تحقيق هدف مهم. كثير من الناس يثنوا أنفسهم عن البدء في التصرف في هذه اللحظة بالذات ، لأنه من المفترض أنه لا توجد شروط ضرورية لذلك حتى الآن. لكن الحقيقة هي أنهم لن يكونوا كذلك في لحظة أخرى. وبالفعل ، قد لا يكونوا كذلك أبدًا.

لماذا أصبح من المألوف مؤخرًا بدء حياة جديدة يوم الاثنين؟ أم من الأول من الشهر المقبل؟ حسنًا ، أو في الحالات القصوى - من اليوم الأول من العام الجديد؟ إذن ماذا الآن ، لا تفعل شيئًا طوال حياتك في انتظار اللحظة المناسبة؟ لسوء الحظ ، هذا بالضبط ما يفعله بعض الناس. لذلك لا يزالون قادرين على الشعور بالغضب باستمرار والتذمر من أنهم غير سعداء ولا يعيشون على الإطلاق بالطريقة التي يرغبون فيها ، والوقت ينفد بسرعة أكثر فأكثر ...

الناس رهائن للوقت

والوقت حقا لا ينتظر أحدا. وفي الطفولة ، عندما لا تكون هناك مخاوف خاصة ، لا تشعر بهذه الطريقة على الإطلاق. في مرحلة النمو ، يتعين على الناس تعلم الكثير ، ثم بناء مستقبل مهني ، على طول الطريق لتكوين أسرة. وبعد كل شيء ، كلما زادت مطالب الشخص ، كلما شعر أنه عبيد للوقت. إنه يعاني من نقص شديد. أحيانًا تفكر - حسنًا ، لماذا حياتنا قصيرة جدًا؟ بعد كل شيء ، من المستحيل في مثل هذا الوقت القصير الاستمتاع بكل ألوانه ، وزيارة كل ركن من أركان كوكبنا والتعلم قدر الإمكان عن كل شيء في العالم.

العالم الحديث بتقنياته العالية وصخبه الأبدي يستعبد الناس حرفيًا. لكن في كل الأوقات يتدفق بنفس السرعة. هل تساءلت يومًا لماذا يحقق شخص ما في عام ما لا يستطيع الآخرون تحقيقه لسنوات عديدة؟ من الواضح أن النقطة المهمة هي أن كل شخص مختلف. بعض الناس على استعداد لعيش حياتهم كلها في وضع "المنزل والعمل والمنزل". وبالنسبة للآخرين ، عندما يكونون غير نشيطين لفترة طويلة ، تبدأ اللامبالاة بالمعنى الحرفي للكلمة. يريد هؤلاء "المنشطون" باستمرار تجربة شيء جديد ، والتعرف على أشخاص مثيرين للاهتمام ، وحضور الأحداث الترفيهية. هنا يقرر الجميع بنفسه ما هو الأفضل بالنسبة له - أن يأخذ كل شيء من الحياة أو يعيش أسلوب حياة هادئ وعائلي.

تعليمات للعمل

كانت قضية الوقت حادة بشكل خاص في السنوات الأخيرة. يتم نشر ملايين الكتب حول أسرار إدارة الوقت ، وتعقد جميع أنواع المحاضرات والدورات يوميًا حول كيفية تعلم كيفية استخدام كل ثانية من حياتك بشكل صحيح.

لفترة طويلة ، تم حثنا على التخطيط كل يوم. وهناك بعض الحقيقة في هذا. ستقضي وقت فراغك بشكل أكثر كفاءة من خلال التخطيط له مسبقًا ، وعدم قضاء نصف يوم في التفكير فيما ستفعله اليوم. والأهم من ذلك ، يجب تدوين الأهداف. احصل على يوميات تسجل فيها جميع النقاط الرئيسية ، والتي ستوجهك لاحقًا في خطوات صغيرة نحو هدف كبير. فقط تذكر - كن قادرًا على التركيز على شيء واحد ، وحتى تنتهي من ذلك ، لا تشتت انتباهك بأي شيء آخر. الآن هناك الكثير من الإغراءات - المكالمات والمراسلات والإنترنت والتلفزيون ... ولكن إذا كان كل شيء يشتت انتباهك باستمرار ، فلا يمكنك التعامل مع المهمة قبل نهاية اليوم أو القيام بكل شيء على أي حال.

وباء شامل

بالمناسبة ، عن الوسائل التقنية. نعم ، من الصعب تخيل حياتنا بدون هاتف وتلفزيون وانترنت. لكن في بعض الأحيان يحلوا محل بهجة التواصل البشري البسيط. بدلاً من العودة إلى المنزل من العمل وقضاء الوقت مع أحبائهم ، يشغّل الكثيرون التلفزيون وينغمسون في المسلسلات والبرامج الحوارية المسلية أو الجلوس على الكمبيوتر للعب الألعاب عبر الإنترنت. تحل منشورات وسائل التواصل الاجتماعي بشكل متزايد محل التواصل وجهاً لوجه ، مما يسمح لنا برؤية وهج العيون أو الشعور بدفء اللمس. بالطبع ، لا يمكننا التوقف عن استخدام هذه التطورات التكنولوجية ، وهذا ليس مطلوبًا. تحتاج فقط إلى تعلم كيفية القيام بذلك بشكل أكثر عقلانية. خلاف ذلك ، قد لا تلاحظ حتى كيف ستمر حياتك كلها أمام الشاشة أو شاشة الهاتف.

تعرف على كيفية تحديد الأولويات

دعنا نعود إلى "تعليماتنا". كقاعدة عامة ، من الأفضل القيام بالمهام الأكثر إلحاحًا والأكثر أهمية في ساعات الصباح. سيعطي هذا قوة لإنجازات جديدة ويهيئك لموجة مثمرة. وسيؤدي عبء العمل غير المكتمل إلى منعك من التركيز على أشياء أخرى.

لا تحاول أن تأخذ على عاتقك كل المشاكل في العالم - سواء الشخصية أو العملية. يمكنك طلب المساعدة من أحد أقاربك أو زملائك ، والذي لن يرفضك بالتأكيد ، وربما يفعل شيئًا أفضل منك.

بالطبع ، كل الناس لديهم مثل هذه الأشياء التي يضعونها جانبًا في المربع الأبعد من سنة إلى أخرى. الوقت يمر بلا هوادة ، والأشياء لا تنجز من تلقاء نفسها. لذا ، ربما يستحق الأمر البدء في التعامل معهم أخيرًا؟ حل مهمة تلو مهمة تدريجيًا ، ستشعر بالحرية من تلك الكومة من المشاكل التي كانت تثقل كاهلك طوال الوقت. ولن تستيقظ بعد الآن مع فكرة: "مرة أخرى ، ليس لدي وقت كافٍ لأي شيء!"

كثير من مدمني العمل ، عند التخطيط لحياتهم ، لا يفكرون في الراحة على الإطلاق. إنه فقط لا يتناسب مع جدول أعمالهم المزدحم. يقولون "ليس لدي وقت للاسترخاء". لكن هذا في الأساس مفهوم خاطئ.

متى تتوقف

ربما شعر الجميع عاجلاً أم آجلاً بالتعب النفسي والجسدي لدرجة أنهم لم يرغبوا في أي شيء على الإطلاق. هذا هو الجرس عندما تحتاج إلى الجلوس والتفكير بشكل نقدي - ما الذي يمكنك رفضه في جدولك المحموم؟ هل تملأ حياتك حقًا بتلك الهوايات التي تجلب لك متعة كبيرة أم أن الوقت قد حان للقيام بشيء آخر؟ لكن هل هناك أشخاص غير ضروريين ومتشائمين يمكن حذفهم من بيئتك ويسلبون قوتك وطاقتك؟ من خلال القيام بهذا "الاستعراض" لحياتك واتخاذ الإجراءات الصحيحة ، ستشعر بسعادة أكبر. الوقت يمكن أن يعمل من أجلك ، عليك فقط أن تريده.

محتوى ذو صلة:

انا يعجبني

هي المنظمة ، أي البحث عن الموارد والأشخاص الذين يساهمون في تنميتنا.

هناك ثلاثة موارد أساسية للحياة:

• زمن؛
• طاقة؛
• مال.

في هذه المقالة سوف نتحدث عن الوقت ، لأنه من الصعب جدًا استخدام هذا المورد بشكل فعال ، ولكن يجب أن يكون كل واحد منا قادرًا على القيام بذلك.

ماذا تريد؟

اريد ان اقتل الوقت.

الوقت لا يحب أن يُقتل.

أليس في بلاد العجائب لويس كارول

أنا متأكد من أنك سمعت مثل هذه العبارات: "ليس لدي وقت لهذا" أو "ليس لدي وقت للعمل ، ما هو هناك ...". من بين جميع الموارد ، لا يمكن الاستغناء عن الوقت على الإطلاق.

قال الفيلسوف ب. فولر: "لقد عشت 70 عامًا. هذه 600 ألف ساعة. من بين هؤلاء 200 ألف نمت و 100 ألف أكلت وشربت وأستعيد صحتي و 200 ألف ساعة درست وكسبت لقمة العيش. من الباقي - 60 ألف ساعة قضيتها على الطريق. الباقي - الوقت الذي يمكنني التخلص منه بحرية - كان فقط حوالي 40 ألف ساعة ، أو حوالي ساعة ونصف في اليوم.

السؤال الرئيسي هو: كيف تقضي هذا الوقت مع المنفعة؟

هناك العشرات من الكتب الجيدة في إدارة الوقت. سوف أشارك بعض المبادئ التي ستساعدك على إدارة هذا المورد بشكل أفضل.

مراقبة

لا تنخدع بالتقويم الخاص بك. هناك عدة أيام في السنة يمكنك استخدامها. لذلك ، في سنة شخص واحد ، هناك سبعة أيام فقط ، في سنة شخص آخر - 365.

تشارلز ريتشاردز ، لاعب خماسي أمريكي

تحكم في وقتك. من أجل الحصول على 24 ساعة في يومك ، وليس ساعتين أو ثلاث أو خمس ساعات ، يجب أن تفهم بوضوح ما تقضيها فيه.

هناك من يقول في المساء: "حسنًا ، لقد مر يوم آخر دون أن يلاحظه أحد." وهناك من يقضي هذا المساء مع الاستفادة ، على سبيل المثال ، قراءة الكتب لمجرد حدوث ذلك.

احصل على مذكرات ، استخدم الملاحظات ، ضع الصلبان على يدك. أنت تدرك قيمة الوقت فقط عندما تبدأ في ملاحظتها. لا تدع وقتك يمر بسرعة ، أمسك به واجعله يعمل من أجلك.

ضحية

لا تقل أنه ليس لديك وقت. لديك نفس القدر من الوقت مثل مايكل أنجلو ، ليوناردو دافنشي ، توماس جيفرسون ، باستور ، هيلين كيلر ، ألبرت أينشتاين.

جاكسون براون

أنا حقا أحب هذا القول المأثور. قليلون هم الذين يدركون أن لدينا جميعًا نفس عدد الساعات في اليوم. نرى أشخاصًا يركضون في الصباح أو ينجحون في القيام بعمل إضافي ، ونسأل أنفسنا: كيف يفعلون ذلك؟

الأمر بسيط للغاية: هؤلاء الأشخاص قدموا تضحيات معينة. يجب أن تفهم أن الهدف المتمثل في تطوير مهارة في نفسك أو تحقيق نتائج عالية في شيء ما يجب حتمًا استبعاد أشياء أخرى من جدولك الزمني.

هناك طلاب يجلسون على هواتفهم الذكية أثناء المحاضرات ، وهناك من يستمع باهتمام للمعلم. هناك من ينام في السابعة صباحاً ومن يتأمل. هناك من تنتهي ليلة الجمعة بحفلة في النادي ، وأولئك الذين يعملون في مشروع جديد في هذا الوقت.

لا تخدع نفسك. في الواقع ، تبدو عبارة "سأبدأ في تعلم اللغة الإنجليزية" مثل "سأبدأ في تعلم اللغة الإنجليزية بدلاً من قضاء الوقت على الكمبيوتر."

حدد دائمًا على الفور ما يجب عليك التخلي عنه لتحقيق النتائج المرجوة. واستمر في تذكير نفسك بأن الأمر يستحق ذلك.

تأديب

الناس لا يتغيرون بين عشية وضحاها.

"نوايا سيئة"

لديك هدف ملهم ، وخطة ، وتبدأ في اتباع جدولك الجديد. ثم يمر يوم ، اثنان ، ثلاثة ، لكن هناك شيء ما ليس صحيحًا بالتأكيد. تسأل نفسك: "حسنًا ، أين النتيجة؟ لماذا لم أصبح مليونيرا بعد؟

استنفد مصدر الدافع. لكنه سيمنحك شيئًا أكثر - الثبات في العمل على نفسك.

الدافع لدينا هو مولد يدوي. نتلقى شحنتها ونبدأ في إدارة المقبض بشكل محموم ، لتوليد الطاقة من أجل التغيير. شاهدنا فيلمًا ملهمًا ، وذهبنا إلى جلسة تدريبية ، وقرأنا كتابًا ، لكن يومًا أو يومين ، ونعمل أقل وأقل حتى نقول لأنفسنا: "هذا كل شيء ، أنا أستسلم".

الانضباط هو المحرك. أنت تصممها خطوة بخطوة ، وتحسنها ، وتزيد من قوتها. إذا قمت بتشغيله مرة واحدة ، فلن يبطئ. مراقبة عملها وإجراء التعديلات. نعم ، إنها أيضًا ليست أبدية ، لكن شحنتها ستستمر معك لفترة طويلة.

قم ببناء الانضباط بقليل من الجهد كل يوم. اعمل باستمرار على نفسك ، وطوّر عادات جديدة ، وتخلّى عن العادات القديمة. الأهم من ذلك ، لا تتوقف أبدًا عن اتباع خطتك. إذا ازداد الأمر صعوبة ، قل لنفسك فقط: "يمكنك الاستسلام ، ولكن غدًا فقط ، ولكن اليوم استمر في العمل." وهكذا كل يوم.

هذا ليس خداعًا نفسيًا ، إنه قبول لحقيقة أنه من الضروري التغيير في الوقت الحاضر وتنفيذ ذلك بأقصى فائدة.

ماذا أفعل؟

• احصل على يوميات ، وقم بتنزيل تطبيق تقويم ، وشراء كتاب عن إدارة الوقت. احسب مقدار الوقت المتبقي لك للعمل على نفسك.
• قبل ذلك ، اكتب قائمة بما يجب أن تضحي به من أجلها. أجب لنفسك ما هو أكثر أهمية بالنسبة لك ، وبعد ذلك فقط ابدأ العمل.
• تعلم الانضباط. أكمل خطتك لهذا اليوم واستمر في تكرارها حتى تصبح جزءًا من روتينك. تذكر: العادة تبني الشخصية.

إذا كانت لديك طرق خاصة بك لتحسين إدارة الوقت ، فيرجى مراسلتي عبر البريد الإلكتروني. [بريد إلكتروني محمي] أو VK.

مرحبًا! في هذه المقالة سوف نتحدث عن الاستخدام الرشيد لوقت العمل.

اليوم سوف تتعلم:

1. كيف تخطط لوقت العمل وكيف تستخدمه بحكمة ؛
2. ما هو المقصود بمصطلح "الاستخدام الرشيد لوقت العمل" ؛
3. ما هي النتائج التي يمكن تحقيقها إذا تم تحديد الأولويات بشكل صحيح.

وفقًا للدراسات ، لا يعرف جزء كبير جدًا من الناس كيفية التخطيط لوقت عملهم. اتضح أنه حتى في إطار جدول زمني ضيق ، لا يتوفر للناس الوقت لإكمال حجم العمل. في مثل هذه الحالات ، يساعد الاستخدام الرشيد لوقت العمل. عنه وستكون محادثة اليوم.

وقت عمل الموظفين وكفاءتهم

وقت العمل هو الفترة التي يجب على الموظفين خلالها أداء واجباتهم الوظيفية في مكان العمل. السؤال هو ما مدى فعالية استخدام وقت العمل للموظفين ، لأنه غالبًا ما يتضح أن الأشياء تتحول إلى مجرد سلسلة لا نهاية لها.

العوامل المؤثرة في الاستخدام الفعال للوقت

يتأثر هذا المؤشر بعدة عوامل:

• ساعات العمل؛
• منظمة العمل؛
• أداء الموظفين
• تخطيط وقت العمل.

ما هي الأولوية

في أي عمل ، تكون النتيجة مهمة: إلى أي مدى تم تحقيق الأهداف والغايات التي تم وضعها. ولكن من أجل تحقيق النتائج المخططة ، يجب أن تبدأ في بناء سير عمل. هذا هو السبب في إدخال مبادئ التخطيط العقلاني في عملية العمل.

طرق تنفيذ إدارة الوقت

- هذه عبارة كثير من الناس لا تعني شيئًا على الإطلاق. لذلك سوف نبسطه إلى حد ما ونوضح أنه يشمل تنظيم وقت العمل وزيادة كفاءة استخدامه.

يجدر سرد الجوانب الإيجابية لهذه الأداة:

• يسود الفريق أجواء مواتية وهادئة.
• زيادة مقاومة الإجهاد للموظفين ؛
• ينمو مستوى إنتاجية كل موظف ؛
• يزيد مستوى المسؤولية الشخصية والتنظيم الذاتي.

جدولة وقت العمل.

لقد سمع كل رائد أعمال عن هذه الأداة في وقت ما. لكن لا يعرف الجميع كيف يطبقها. نتيجة لذلك ، يضيع الوقت ببساطة ، لكنه لا يمكن استرجاعه ، ولا يمكن تجميعه وإعادته مرة أخرى. للتخطيط ، هناك طرق بسيطة لا تتطلب تكاليف باهظة.

ضع في اعتبارك عملية التخطيط خطوة بخطوة.

من الأفضل التخطيط ليوم العمل القادم في الليلة السابقة. في هذا الوقت ، يمكنك تحليل ما تم إنجازه بالفعل ، وكذلك وضع خطة ، مع مراعاة جميع الظروف المهمة. للتخطيط ، يمكنك استخدام كل من الكمبيوتر الدفتري القديم والأدوات الحديثة. من المهم أن ترى المهام التي تم إكمالها والتي لم تكتمل بعد.

ما زلت لا تحتفظ بجميع المعلومات في رأسك ، لكنك قد تنسى شيئًا مهمًا. لذا اكتبها.

تحديد الأولويات.

هذه نقطة مهمة للغاية في التخطيط. يمكنك تنفيذه ببساطة: على قطعة من الورق ، ارسم مربعًا يحتاج إلى تقسيمه إلى 4 مربعات أخرى.

بعد ذلك ، وزع جميع المهام التي يجب إكمالها إلى 4 نقاط:

• عاجل ومهم
• عاجل وغير مهم ؛
• غير عاجل ومهم ؛
• غير مستعجل وغير مهم.

وبالتالي ، ستكون جميع المهام أمام عينيك كل يوم وسترى ما يجب القيام به أولاً وما يمكن تأجيله لبضع ساعات ، أو ربما أيام.

تحديد الأهداف.

يدرك أي رائد أعمال ناجح أن تحديد الأهداف شرط لتحقيق نتائج جيدة. ومع ذلك ، غالبًا لا يشرح المديرون للموظفين ماهية أهداف الشركة ، وما يجب على كل منهم فعله لتحقيق النجاح.

نتيجة لذلك ، يقوم الناس بعمل لا معنى له في الغالب ، وليس له فائدة عملية لأي شخص. وكل ذلك لأنهم ببساطة لا يعرفون سبب الحاجة إليها على الإطلاق. كيف تغير هذا الوضع؟

1. اذكر بوضوح الأهداف التي تواجهها الشركة ولماذا يجب تحقيقها ؛
2. اشرح للموظفين مدى أهمية الوظائف التي يؤدونها من أجل تحقيق هدف مشترك: يجب أن يفهم الناس أن عملهم مهم ويحقق الفوائد ؛
3. سجل الأهداف التي تمكنت من تحقيقها ونتائج كل موظف.

وضع الأهداف بشكل صحيح يحفز الموظفين ويزيد من كفاءة أنشطتهم.

قانون باريتو.

جوهرها هو المبدأ التالي: إذا أنفقت 20٪ فقط من الجهد ، ستحصل على 80٪ من النتيجة. في الوقت نفسه ، من المهم استبعاد جميع المهام غير الضرورية من قائمة المهام ، والتركيز فقط على المهام المهمة.

العوامل التي تشتت الانتباه عن العمل الرئيسي

معظمهم ببساطة هم أصل الشر في أي شركة ، من الشركات الكبيرة إلى الشركات الصغيرة. لذلك ، سوف نولي اهتماما خاصا لهم.

حالة مرهقة.

كان كل شخص مرة واحدة على الأقل في حياته في حالة لا يتبادر إلى الذهن فيها العمل. من الصعب التركيز في مثل هذه الأوقات. اشرب بعض شاي الأعشاب واذهب إلى العمل.

حالة التعب.

احصل على قسط كافٍ من النوم لتكون منتجًا. تؤثر قلة النوم على الحالة العامة للجسم.

رعب حقيقي لأي صاحب عمل. يقوم الموظفون باستمرار بفحص صفحاتهم أثناء ساعات العمل ، وقراءة المنشورات ، مع عدم التركيز على العمل على الإطلاق. لذلك ، يتعين على الإدارة اللجوء إلى تدابير جذرية: لحظر الوصول إلى الإنترنت بأمر كتابي ، ثم التحقق من سجل الزيارة لكل موظف. على الرغم من أنه لا يساعد دائمًا أيضًا.

هاتف محمول.

إذا كنت لا تتوقع مكالمات عاجلة ، فما عليك سوى إيقاف تشغيل الصوت.

وضع تعدد المهام.

عندما يحاول الموظف إكمال العديد من المهام في وقت واحد ، يحدث الفشل ولا يعمل شيء. لمنع حدوث ذلك ، قم بتنظيم ساعات عملك بشكل صحيح.

اشعر بالملل.

من أخطر العوامل. إذا كان الشخص يشعر بالملل ، فإنه بطبيعة الحال سيبحث عن طريقة لإلهاء نفسه عن العمل. حفز اهتمامك بالعمل: على سبيل المثال ، إذا سلمت التقرير قبل الموعد المحدد وحصلت على مكافأة ، يمكنك إجراء عملية شراء طالما حلمت بها.

جوع.

قد يبدو الأمر غريبًا بالنسبة لشخص ما ، ولكن إذا كنت جائعًا ، فلن تعمل بشكل طبيعي. لا يوجد سوى فكرة واحدة في رأسي: متى سأغني؟ لمنع حدوث ذلك ، تناول وجبات خفيفة وراقب نظامك الغذائي بشكل عام.

كيف تتوقف عن التشتت

للعمل بشكل منتج وفعال ، عليك التخلص من عادة التشتت المستمر. الزملاء والأدوات والأفكار فقط يمكن أن تشتت الانتباه. كيف تصبح سيد وقتك ، سنناقش أكثر.

تخلص من مضيعات الوقت.

حاول ألا تشتت انتباهك أثناء ساعات العمل بالأمور الشخصية والمحادثات الدخيلة. بالإضافة إلى قضاء وقتك في تصفح الموقع التالي أو التحدث إلى صديقة على الهاتف ، ستتحمل أيضًا تكاليف الوقت للانخراط في عملية العمل مرة أخرى.

بالطبع ، أنت بحاجة إلى أخذ فترات راحة في العمل. نحن لسنا روبوتات ، يجب أن تكون هناك راحة. لكن لهذا ، يجب تخصيص وقت محدد.

نصيحة بسيطة أخرى:ترك المشاكل المنزلية خارج المكتب. هذا سيكون فقط من أجل الخير. من الضروري فصل المشاكل الشخصية وعملية العمل.

لا تتشتت انتباه زملائك في العمل كثيرًا.

تخيل: تقوم بمهمة معقدة أو تقوم بتجميع تقرير كبير يجب تقديمه في المستقبل القريب. ولذا فأنت تخشى ألا تكون في الوقت المناسب ، ثم يطرح أحد الزملاء أسئلة غير ضرورية. قد تكون في إطار العمل ، لكنها كارثية في الوقت الخطأ.

إذا كان عليك العمل في بيئة صاخبة ، فاستمر في توزيع العمل حتى لا يصرف انتباهك باستمرار. إذا كنت تعرف بالتأكيد أنك لن تكون قادرًا على التركيز ، فحاول تغيير المكتب لبعض الوقت. يكون الإجراء فعالاً إذا كان من غير المجدي جذب عقول الزملاء الذين يناقشون فيلمًا جديدًا.

قم ببعض التخطيط.

سجل كل الأشياء التي يجب القيام بها. وراجع هذه القائمة من وقت لآخر. يمكنك تعيين تذكير على هاتفك لمساعدتك على تذكر شيء مهم.

وزع كل العمل حسب الوقت من اليوم. في الصباح والمساء ، قم بأداء أصعب المهام ، وأثناء النهار ، عندما يمكن أن تشتت انتباهك في أي وقت ، قم بتلك المهام التي لا تتطلب اهتمامًا جادًا بشكل خاص.

إرسال المراسلات أو التحقق من البريد الإلكتروني في وضع الدُفعات.

بدلاً من القيام بذلك كل ساعة ، حدد وقتًا محددًا للتحقق من محتويات صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك. وإذا كنت بحاجة إلى إرسال عدة رسائل فاكس ، فجمعها على مدار اليوم وأرسلها جميعًا مرة واحدة.

في الجزء التالي من مقالتنا ، سنتحدث بشكل منفصل عن تنظيم وقت عمل الرئيس.

كيف يمكن للمدير تنظيم ساعات العمل بعقلانية؟

هل تستطيع أن تفعل كل شيء في يوم عمل؟ إذا لم يكن الأمر كذلك ، فأنت تمثل الغالبية العظمى من القادة. قام عدد من المحللين بدراسة ساعات عمل المدير المتوسط. كانت الاستنتاجات مخيبة للآمال: 8٪ فقط من أصل 100 يدركون جميع خططهم خلال اليوم.

وأسباب ذلك هي على النحو التالي:

• يسرع؛
• قلة التخطيط للوقت
• تنظيم العمل الخاطئ ؛
• ضعف مستوى التحفيز.

الصيغة 60:40.

إذا اتبعت ذلك ، فيجب ألا يتجاوز جزء وقت العمل الذي تخطط له 60٪ من إجمالي وقت العمل. هذه هي فترة النشاط المجدولة.

يجب تقسيم الـ 40٪ المتبقية من الوقت إلى جزأين ، الأول هو الوقت الاحتياطي للعمل غير المخطط له ، أما الـ 20٪ المتبقية فتخصص للعمل الإداري.

وبالتالي ، إذا كنت تخطط لوقت عملك بشكل صحيح ، فيمكنك توفير الكثير من الوقت. هذا يعني أنه ستكون هناك فرصة للانخراط في التعليم الذاتي والنشاط المثمر.

تحفيز الموظفين

إنه مهم للجميع: أنت قائد أو موظف عادي. عندما يتم تحديد الأهداف لليوم والأسبوع والشهر ، فأنت بحاجة إلى فهم النتيجة التي ستكون عليها. الدافع هو أداة رائعة لزيادة كفاءة وفعالية الموظفين. في الوقت نفسه ، من الممكن استخدام كل من الدافع من الناحية المادية وغير المادية.

مثال.حددت إدارة شركة نفط كبيرة في الاتحاد الروسي لنفسها هدفًا يتمثل في خلق سمعة تجارية قوية ، مع إشراك الموظفين في هذه العملية. تم تطوير نظام تحفيز ، والذي يتضمن ما يلي: إذا قامت جميع أقسام الشركة في غضون ستة أشهر بتنفيذ مهامها وفي نفس الوقت تجاوزت الخطة ، فسيتم تقديم مكافآت للموظفين للاختيار من بينها طبيعة مادية أو غير مادية.

بمجرد تطبيق النظام ، انخفض معدل دوران الموظفين بنسبة 20٪ ، وزاد ولاء الموظفين للإدارة بنسبة 50٪ ، ليصبح 100٪ تقريبًا.

استنتاج

بإيجاز ، أود أن أشير إلى أن هناك العديد من الأساليب التي تعلم الاستخدام الرشيد والتخطيط لوقت العمل. لقد قمنا بإدراج أكثرها شعبية.

ولكن مهما كانت الطريقة أو الأداة التي تستخدمها ، تأكد من تخطيط أنشطتك اليومية وتحليلها وتلخيصها. سيسمح لك ذلك بتحديد جميع أوجه القصور واستخدام وقت العمل بأقصى قدر من الكفاءة.