Reglas de la reunión de negocios. Etiqueta para negociaciones y reuniones comerciales.
Los que creen que deberíamos reunirnos más a menudo tienen razón. Conocido consultor de marketing en EE. UU. y Europa, fundador y presidente de High Tech Connect (San Francisco), Rene Shimada Siegel dice que incluso si trabajas en el campo de TI, donde comunicación virtual tomado con naturalidad, sólo tendrá éxito si no ignora las reuniones personales.
Llamamos a varios consultores independientes a la oficina y hablamos con algunos más por Skype, dice en su blog. - El tema era el mismo: un proyecto empresarial en el que se suponía que debían participar las empresas de estas personas. En el primer caso, estamos mucho mejor orientados en Posibles problemas. Los gestos y las expresiones faciales contaron sobre todas las sutilezas. Las emociones están involucradas en una conversación personal, vemos miedo, confianza, simpatía y sinceridad no disimulada por la distancia. Nosotros "leemos" socios. Esta es una gran ventaja.
En una conversación personal, "leemos" a los socios. Esta es una gran ventaja
No escondas tus metas
Ya hemos hablado aquí de la reunión como una herramienta de gestión eficaz dentro de la empresa. Una reunión de negocios en el contexto de este artículo es un contacto con socios externos: clientes, contrapartes, contratistas. Por lo tanto, es diferente de las reuniones, aunque principios generales su preparación y realización son las mismas:
- objetivo;
- plan;
- resumen (protocolo).
Los matices se deben al hecho de que los participantes de la reunión son personas a las que no podemos obligar ni ordenar. Sólo podemos interesar, encantar, convencer. O viceversa, empujar o asustar.
No hablaremos mucho sobre la necesidad de establecer un objetivo, y está tan claro que una persona razonable no se arrastrará a través de los atascos de tráfico hasta el otro extremo de la ciudad, sin entender por qué. Solo notamos que el objetivo no solo debe definirse, sino también transmitirse a aquellas personas con las que desea reunirse.
Para que no haya desacuerdos en la interpretación, debe quedar por escrito. Pero sin diferentes hay "requerido", "hay una necesidad" y así sucesivamente. Lo necesita y está atrasado para usted, pero para su pareja, su problema puede no existir en absoluto en la naturaleza. Por lo tanto, tenga tacto, póngase a la par de su pareja, incluso si en realidad está muy por encima de él.
buscar una mujer
Establecemos un objetivo, dibujamos un plan. Es decir, en el mismo papel donde formulamos con mucho tacto el objetivo, anotamos las cuestiones que queremos debatir. Luego, durante las negociaciones comerciales, no se perderá nada importante y los socios sabrán para qué prepararse. Asegúrese de indicar que pueden agregar o ajustar su plan. Solo pide ser notificado de los cambios realizados.
A continuación, debe considerar quién de su lado participará en la reunión. Los portadores de información exclusiva, los negociadores, los empleados que pueden ofrecer rápidamente soluciones no estándar en una situación cambiante son útiles. Una mujer atractiva en el grupo también será una ventaja. El número de participantes de la reunión en ambos lados debe ser el mismo. La mejor opción- dos personas: una líder, la otra complementa y corrige la información.
Discuta con los participantes por adelantado las metas y los resultados deseados de la reunión. Todos deben comprender cuál es su función y qué se espera de ellos. Recuerde amablemente a sus colegas que la iniciativa en su empresa, por supuesto, no es sancionada, pero su manifestación inapropiada no es bienvenida.
Si no es la primera persona de la empresa y no puede imaginar una reunión planificada sin la participación de un gerente, tómese la molestia de explicarle por qué lo necesitará. El jefe, sin duda, apreciará tu profesionalidad si expones tus argumentos en un par de minutos.
Una vez acordado, proporcione al jefe la mayor cantidad de información posible sobre la otra parte, el tema de la reunión y los resultados esperados de su participación por escrito.
Recordando que es mejor ver una vez que cortar siete veces después, prepare materiales visuales: presentaciones, folletos, folletos, tarjetas de presentación.
Las esquinas no son propicias para la confianza
El lugar de la reunión se elige teniendo en cuenta sus metas, objetivos, el estado de los participantes y las realidades de la situación. Son posibles tres opciones: en su territorio, en la oficina del socio y en "aguas neutrales".
Al invitar a su casa, asume el papel de un anfitrión hospitalario y muestra su hogar desde adentro. En casa, por supuesto, incluso las paredes ayudan, pero deben dar a los invitados la impresión que necesitas.
Según el escritor y psicólogo australiano Allan Pease, incluso la forma de la mesa afecta el estado de ánimo de los participantes de la reunión. Una mesa cuadrada o rectangular, dice, no favorece la confianza y crea un ambiente de competencia. Las mesas redondas dan a la reunión un carácter informal e indican la posibilidad de un libre intercambio de puntos de vista. Una pequeña mesa de café es propicia para una conversación amistosa.
Al aceptar la invitación de un socio para acudir a su oficina, muestras respeto, lo que será especialmente apreciado si tu estatus en el entorno empresarial es más alto. Usted, a su vez, podrá comprender mejor cómo y cómo vive la empresa con la que tiene que cooperar.
El territorio neutral pone a los participantes en pie de igualdad, por lo que es más adecuado para discutir situaciones controvertidas y encontrar una salida a los conflictos.
Será bueno si piensas en cómo sentarte a la mesa. Si se sientan uno frente al otro, agregará formalidad. Sentarse uno al lado del otro significa que está ofreciendo un diálogo amistoso.
fútbol para los negocios
La duración de la reunión se acuerda de antemano. Retrasar una cita solo es posible si hay buenas razones.
Se cree que las reuniones menos productivas son las programadas para el lunes (un día duro) y la segunda mitad del viernes (una sauna y una parrillada ya están en tu mente).
No debe programar una reunión antes de la cena, cuando las señales del estómago vacío dominan en el cerebro, e inmediatamente después, cuando desea sentarse en silencio y no discutir asuntos comerciales.
Pero combinar el almuerzo con negociaciones comerciales en presencia de la buena voluntad de ambas partes es bastante aceptable.
Durante la conversación, muestre su apertura, disposición para buscar compromisos, concéntrese en el resultado que se adapte a todos. Preste atención no solo a las palabras, sino también al tono, las expresiones faciales, los gestos. La información no verbal no es menos valiosa que la información verbal.
Es aceptable diluir la parte comercial con la comunicación informal, por ejemplo, para intercambiar impresiones del partido de fútbol de ayer. Esto te permitirá establecer una relación cercana a la amistosa.
Con base en los resultados de la reunión, se debe preparar un resumen, en el cual se deben anotar los acuerdos alcanzados. Está compuesto por ambas partes, afinando conjuntamente la redacción. El iniciador de la reunión envía el texto terminado a la otra parte ya todos los participantes de su lado.
Los nuevos contactos recibidos en la reunión se ingresan en una única base de datos de la empresa.
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Cualquier reunión de negocios es una especie de plataforma de negocios. Durante tales reuniones, los empresarios comparten su experiencia, discuten nuevas ideas y planifican una cooperación conjunta de beneficio mutuo. Si una relación de confianza entre los socios no funciona, esto afectará negativamente el resultado de la conversación.
Durante las reuniones de negocios, los empresarios comparten su experiencia, discuten nuevas ideas y planifican una cooperación conjunta de beneficio mutuo.
Hay tipos formales e informales de reuniones de negocios. La primera opción se considera más "estricta": sus reglas se determinan de antemano y todos los participantes conocen de antemano los temas que deben tratarse. La segunda opción está más cerca de una reunión amistosa, solo la discusión de los momentos de trabajo se convierte en tema de conversación. Las negociaciones serias suelen constar de 2 etapas: la parte oficial y el buffet. Además, según el número de personas, se distinguen variedades como reunión colectiva o personal.
como gastar
Antes de organizar y celebrar una reunión de negocios, vale la pena prepararse para ella. Primero necesita conocer las características de tales negociaciones. Y radican en que se presta especial atención a los gestos, las expresiones faciales y la entonación. Estos momentos psicológicos son importantes, porque la conversación se lleva a cabo personalmente y las leyes entran en vigor aquí. psicología humana. Necesitas ser capaz de ganarte a una persona para ti, para ganar su confianza.
Pero, ¿cómo te preparas para una reunión? Puede utilizar los siguientes pasos:
- Reúna la mayor cantidad de información posible sobre su pareja. Para hacer esto, puede realizar un mini estudio. Los datos se toman de varias fuentes: sitios web corporativos, páginas en en las redes sociales, MEDIOS DE COMUNICACIÓN EN MASA. Cualquier información sería de gran ayuda.
- Creando una imagen positiva. Son recibidos con ropa, por lo que debes vestirte en consecuencia. Adecuado en la mayoría de los casos estilo de negocios ropa, pero no muy estricta. Algunos psicólogos aconsejan utilizar un truco para conquistar a una pareja: vestirse un poco peor que él. Entonces la pareja no se sentirá restringida. Al elegir la ropa, debe construir sobre la etapa anterior. Por ejemplo, si descubre que un socio es una persona seria que es miembro de un partido político y a menudo asiste a eventos importantes, entonces debe asistir a una reunión con él con un traje clásico. Y si la recopilación de información mostró que la pareja no sufre de convenciones, puede dejar que se vista más fácilmente, con jeans y un cuello alto.
- Primera impresión. Los psicólogos dicen que la primera impresión es siempre la más fuerte y se desarrolla en cinco minutos de comunicación. Piense de antemano qué decir en una reunión de negocios al principio. El habla debe ser pensada de tal manera que sea natural. A menudo se valoran dos cosas en las negociaciones comerciales: intelecto desarrollado y sentido del humor. Hay una plantilla comprobada: en la primera reunión, se anuncia el nombre y el patronímico del socio (para que no haya errores), luego vale la pena presentarse y nombrar su empresa. Luego hay un intercambio de apretones de manos y comienza la conversación. Es mejor comenzar con temas distantes y ponerse manos a la obra más tarde.
- Construya la conversación correcta. Un encuentro personal con un compañero siempre es difícil con punto psicologico visión. Por lo tanto, es mejor utilizar ciertas técnicas para poder establecer contacto con una persona. Primero, debe dejarle claro de inmediato al socio que es una persona de negocios. Para ello, puede anunciar las reglas y el propósito de la reunión. En segundo lugar, es necesario formular correctamente las preguntas para que sean breves y claras. Las preguntas deben prepararse con anticipación y memorizarse. Y en tercer lugar, debe comportarse con calma y confianza.
En las negociaciones comerciales, a menudo se valoran dos cosas: un intelecto desarrollado y sentido del humor.
Normas
Los especialistas han desarrollado reglas para reuniones de negocios:
- Programe una reunión con anticipación. Significa la declaración cuestiones de organización como la hora y el plan de eventos.
- Sin retrasos. Llegar tarde es inaceptable, pueden estropear la primera impresión. Además, si llega temprano, puede ordenar sus pensamientos y sintonizarse mentalmente, y esto ayudará.
- Prepara materiales. Estos pueden ser folletos, documentos y otros materiales que pueden ser útiles en las negociaciones.
- Apague el teléfono celular. Nada debe distraer la atención de una conversación de negocios con un socio. Y si está esperando una llamada importante, debe avisar a su pareja con anticipación.
- Observar . Esto significa no interrumpir a la persona, hablar en un tono tranquilo, ser cortés.
- Esté atento a la hora. El tiempo es dinero, así que no demores la reunión con un compañero. Los marcos de tiempo deben discutirse con anticipación y adherirse a ellos.
Finalmente
Para llevar a cabo una reunión de negocios con un socio o cliente de manera efectiva, debe prepararse a fondo. La etapa más importante es la recopilación de información sobre una persona, porque es él quien ayudará a captar la forma correcta de comunicación. Después de eso, se produce una propuesta para una reunión de negocios. Ahora propuesta popular para una reunión en una carta comercial. La participación en reuniones de negocios es sumamente importante para todo emprendedor, por lo que este momento no debe ser descuidado.
Este es uno de los temas de actualidad que preocupan a muchos administradores y gestores de proyectos y empresas. ¿Por qué se le presta tanta atención a esto? Porque la base siempre son acuerdos que se basan en mucho dinero, y por lo tanto las formas de lograr estas relaciones son muy diferentes.
Cómo organizar una reunión de negocios de alto nivel
Si está planeando un evento de este tipo, le recomendamos que siguientes métodos:
Naturalmente, la pregunta más básica será si esta reunión de negocios es necesaria o si todo se puede averiguar a través de negociaciones remotas. De hecho, todo depende de la seriedad de las intenciones y resultado final. Si los objetivos, como dicen, son nobles y tienen ventajas valiosas, entonces la reunión debe serlo. En bagatelas no es necesario organizar tales eventos.
Haz un plan para una reunión de negocios, en el que escribas tu estrategia para llevar a cabo una conversación punto por punto.
Marca las preguntas que más te interesen y reflejen tus intenciones.
Ponga la pregunta central alrededor de todo y la llamada agenda continuará. De hecho, esta pregunta no necesita dejarse de lado, por lo tanto, periódicamente durante una conversación, concentre su atención y la atención del interlocutor en lo principal.
Si tu interlocutor pretende sacar algunas de sus ventajas del caso, pero no te benefician, o evita ciertos temas, pero tú los necesitas, haz un marco condicional y prepárate. Preguntas de control eso lo ayudará a lograr con confianza la respuesta y el resultado deseados.
Especificar tiempo exacto reunión de negocios, así como delinear el marco de tiempo para la reunión en sí. Déjale claro al interlocutor que eres una persona muy seria y que no desperdicias minutos preciosos en vano. Si no tiene la intención de repetir la reunión debido a un malentendido entre ellos, enfatice que todo debe decidirse esta vez, y no en otro momento.
Si hay terceros en reuniones de este tipo que también tienen ciertos puntos de vista sobre temas específicos, dales la palabra, de lo contrario se verá incorrecto.
Nunca excedas el umbral de la calma, mantén la calma, incluso si las cosas no salen como las planeaste. A veces, solo la resistencia "de hierro" nos ayuda a comprender la situación y obtener un contrato lucrativo.
Detalles importantes de una reunión de negocios
Si necesitas realizar una reunión de negocios, debes recordar que el éxito del evento depende directamente de la calidad de su preparación. No debes pasar por alto ninguna detalle importante y solo entonces la reunión de negocios se llevará a cabo el nivel más alto. Para hacer esto, necesita saber cómo organizar una reunión de negocios.
En primer lugar, debe establecer la fecha exacta para la reunión de negocios. Para hacer esto, debe notificar a todos los participantes de la reunión con anticipación sobre su celebración. Dependiendo del formato del evento y de con quién lo celebres exactamente, puede ser una invitación telefónica o verbal, carta de negocio o por correo electrónico. Es necesario enviar la agenda a todos los participantes con preguntas para su posterior discusión, reglas de procedimiento, oradores principales y materiales de referencia si es necesario.
Debe pensar qué lugar es el más adecuado para celebrar una reunión de negocios. Un lugar adecuado podría ser su sala de conferencias personal en la empresa o una sala de reuniones dedicada. Asegúrese de que sus colegas no tengan sus reuniones de negocios en este día. Una opción igualmente conveniente para celebrar una reunión es una sala de conferencias alquilada por usted. Este tipo de servicio lo ofrecen muchos hoteles y posadas, Instituciones educacionales, centros de negocios.
A veces, las reuniones de negocios se llevan a cabo en restaurantes y cafeterías. Esta opción puede ser adecuada cuando la reunión tiene un número reducido de participantes. Si decide combinar las negociaciones comerciales con el desayuno o el almuerzo, o hacerlo en la cena, entonces debe reservar una mesa en un café o restaurante con anticipación.
El lugar donde desea realizar una reunión de negocios no debe ser demasiado ruidoso, ya que será difícil discutir asuntos comerciales. Es recomendable negarse a elegir lugares exóticos y extravagantes, porque sus gustos pueden no coincidir con los gustos de otros participantes en el evento. Por ello, debes optar por establecimientos de carácter clásico.
Prepare el equipo necesario y revíselo antes de la reunión. Equipo de micrófono, proyector, video y teléfono: configure todo con anticipación y ajústelo cuidadosamente para que durante la reunión no haya interrupciones en su trabajo.
Verifique todos los lugares, coloque folletos sobre la mesa, no se olvide de los materiales de escritura. Coloca carteles en las mesas con los nombres de todos los participantes.
De la pregunta: ¿cómo celebrar una reunión de negocios y hacerlo bien? Su resultado positivo depende directamente, y en el futuro será mucho más fácil para usted organizar tales eventos.
Para establecer relaciones positivas con los socios, es importante adherirse no solo marco legal. Uno de los secretos del éxito es negociar de acuerdo con las costumbres y reglas establecidas. Todas estas normas de etiqueta empresarial se han desarrollado a lo largo de los años. Y no es costumbre descuidarlos entre empresarios y diplomáticos.
Todas las personas participan en negociaciones de vez en cuando: van a entrevistas cuando buscan trabajo, firman contratos, venden productos o acuerdan brindar un servicio. La tarea de las negociaciones es intercambiar puntos de vista y lograr el resultado previsto.
Independientemente del nivel en el que se lleven a cabo las negociaciones, ya sea una discusión sobre cuestiones laborales entre un jefe y un subordinado, una reunión de socios comerciales o incluso jefes de estado, la etiqueta comercial prevé tres etapas principales de negociación:
- Preparación;
- proceso de negociación;
- llegar a un acuerdo.
Preparación de negociaciones
El éxito del proceso de negociación está determinado en gran medida por su preparación.
Incluye componentes organizativos y de contenido. Dado que las disputas a menudo surgen en la vida cotidiana, en los negocios y en la esfera interestatal, las cuestiones de observar la etiqueta siempre siguen siendo relevantes. La violación de las normas establecidas conlleva consecuencias negativas.
Para evitar errores, se debe tener en cuenta que la etiqueta de las reuniones y negociaciones comerciales requiere cortesía y tacto por parte de los participantes en las negociaciones, el cumplimiento del código de vestimenta, así como actitud positiva y benevolencia. El anfitrión debe tomar la iniciativa. Comenzar una conversación, completar pausas incómodas, el liderazgo general de la conversación es su prerrogativa. Los invitados deben ser tratados como socios, no como enemigos.
Determinación de lugar y tiempo.
La etiqueta comercial requiere que la fecha y la hora exacta de las negociaciones sean acordadas por los participantes por adelantado. Habiéndolos coordinado con un compañero, no puedes llegar tarde. Esto crea una imagen negativa y demuestra una actitud irrespetuosa. Si por alguna razón no fue posible evitar llegar tarde, debe disculparse.
No vale la pena concertar negociaciones de trabajo temprano en la mañana o tarde, así como durante el almuerzo. La mejor decision considerada la primera mitad del día. Además, por lo general no se programan reuniones de negocios serias en las últimas semanas del año, cuando muchos están ocupados resumiendo asuntos laborales y financieros. El lugar de reunión, por ejemplo, en un ambiente informal o en la sala de reuniones de una oficina, se elige de tal manera que refleje el concepto general.
Recopilación y análisis de datos necesarios para las negociaciones.
La preparación para las negociaciones requiere un estudio exhaustivo de su tema.
De acuerdo con la etiqueta, el número de participantes en la reunión de cada una de las partes, así como su estatus, debe ser proporcional. Cada delegación debe tener un jefe, una persona que tome las decisiones finales.
En el período previo a la reunión, vale la pena considerar qué materiales informativos pueden ser útiles, para que información importante en forma impresa estuvo siempre a mano para cada participante. Los borradores de contratos también deben prepararse con mucha anticipación.
Elaboración de un plan de negociación, fijación de un objetivo
La etiqueta de las negociaciones comerciales implica no solo la solución de problemas organizativos, sino también el estudio del lado del contenido.
En primer lugar, es necesario seleccionar cuidadosamente la información, identificar los principales problemas y formas de llegar a acuerdos. Al prepararse para una negociación, es aconsejable hacer una lista de los intereses de ambas partes, clasificándolos del más importante al menos significativo.
Vale la pena elegir la opción más adecuada para llevar a cabo el proceso de negociación, así como un plan de acción en caso de falla. Esto aumenta las posibilidades de una mayor discusión del problema en el futuro.
Finalmente, en el curso de la preparación, es necesario identificar los problemas y tratar de comprenderlos. Por ejemplo, puede llevar mucho tiempo preparar un nuevo acuerdo, pero la decisión de concluirlo debe tomarse de forma rápida e implementarse de inmediato. El plan de reunión de negocios debe cubrir tanto como sea posible temas de actualidad no se limita a fijar la hora y el lugar de las negociaciones.
Negociación
La realización de negociaciones comerciales se enmarca en el siguiente esquema:
- comienzo de la reunión
- intercambio de información;
- argumentación y contraargumentación;
- búsqueda y toma de decisiones;
- parte final.
El éxito de este proceso está determinado la capacidad de los interlocutores para hacer preguntas y escuchar respuestas y el cumplimiento de la etiqueta comercial. Todos los participantes en la reunión deben ser precisos, honestos, correctos y discretos.
Presentación y ubicación de los invitados.
Todos los integrantes del partido anfitrión deberán reunirse a la hora señalada en la sala preparada para el proceso de negociación. Reunirse con los invitados suele ser responsabilidad de los empleados que no participan en el evento.
El jefe de la delegación anfitriona es el primero en saludar a la audiencia y presentarse, luego el jefe de la delegación invitada. Luego, el anfitrión invita a todos a tomar asiento. Él lo hace primero. El resto de los participantes se sientan, enfocándose en los carteles colocados. La mayoría de las veces, ambos están ubicados uno frente al otro, en el centro. Los representantes de cada delegación se colocan a lo largo de su lado de la mesa larga.
Después de que todos los negociadores hayan tomado asiento, el líder anfitrión puede comenzar a presentar a su equipo. Después de eso, de acuerdo con la etiqueta comercial, el turno pasa a la cabeza de los invitados.
Si hay menos de diez participantes en la reunión, se realiza un intercambio. Todos entregan su tarjeta al que se coloca enfrente.
Determinación de la lista de temas y formación de la agenda
Iniciar y conducir una conversación es responsabilidad del jefe del anfitrión. Su tarea es evitar pausas prolongadas que puedan malinterpretarse como una señal para terminar la conversación.
De acuerdo con la etiqueta, uno no debe comenzar a discutir un problema desde el principio. Primero, es costumbre intercambiar frases sobre temas abstractos. Por ejemplo, puede señalar la experiencia ya existente de cooperación fructífera, o al menos hablar sobre el clima. Y es mejor no tocar temas como religión, asuntos nacionales, preferencias deportivas. Pueden causar controversia. Luego, el jefe de los anfitriones pasa al tema principal de las negociaciones, puede dar la palabra a otros participantes, expertos.
La etiqueta comercial proporciona Acta de reunión. Para hacer esto, use o grabe en una grabadora de voz. Pero para su realización es necesario informar a ambas partes y obtener su aprobación.
Discusión de temas controvertidos
Los procesos de negociación no siempre terminan con éxito, los intereses de los participantes muchas veces no coinciden. Las partes no podrán ponerse de acuerdo sobre el tema principal de discusión o propuestas y tesis privadas. En este caso, acuerdan la próxima ronda de negociaciones para tomar un respiro y continuar con la búsqueda de soluciones a cada problema.
En el caso de un tema controvertido, la etiqueta requiere que mantengas la calma.
Finalización de las negociaciones
Al final de la reunión, es necesario distender un poco el ambiente. Después de la finalización de la parte oficial del evento, el jefe de los anfitriones puede ofrecer quitarse las chaquetas. Pero la iniciativa de poner fin a las negociaciones debe permanecer en el líder de los invitados.
Llegar a acuerdos en la reunión
Discutiendo esta o aquella solución al problema, los participantes en el proceso de negociación se esfuerzan por lograr resultados concretos. Los tratados y acuerdos sólo pueden adoptarse en el marco del llamado espacio de negociación. Estas son las soluciones aceptables que los oponentes pueden aceptar.
Se pueden llegar a acuerdos sobre la base de los siguientes tipos de decisiones:
- compromiso- implicando concesiones mutuas;
- asimétrico- en el que las concesiones de un lado superan significativamente las concesiones de los oponentes;
- fundamentalmente nuevo- que se adapte a ambas partes tanto como sea posible.
Resumiendo la reunión
Las reuniones de negocios, por regla general, terminan con la adopción de una decisión. La etiqueta de negociación requiere que esté documentada. Los representantes autorizados de ambas partes firman los documentos finales y reciben sus copias.
Al final de la reunión, es necesario redactar informe escrito. Se puede enviar a los socios para su aprobación.
Todos los acuerdos alcanzados deben ser respetados, sin importar si fueron orales o escritos. La regla más importante etiqueta de negocios - mantenga su palabra.
Análisis de los resultados de las negociaciones
Las negociaciones se consideran completadas solo cuando su resultado se analiza completamente, se toman todas las medidas para implementar los acuerdos y se extraen conclusiones que ayudarán a prepararse para los próximos eventos.
El análisis se realiza con el fin de comparar el propósito de las negociaciones y su resultado final, para determinar aquellas acciones que se derivan de los resultados.
Para llegar a un entendimiento con, es importante observar estrictamente las normas generalmente aceptadas de etiqueta comercial, así como conocer las características nacionales y la psicología del comportamiento. Para hacer esto, al prepararse para el evento, debe familiarizarse con la cultura del país de donde provienen los invitados.
Por ejemplo, las negociaciones con socios extranjeros requieren el diálogo más directo, perciben insinuaciones como deshonestidad o incertidumbre. En la etiqueta, el silencio a menudo se valora más que la palabra hablada. Por lo tanto, los japoneses dejan oraciones sin decir hasta que están seguros de cómo las percibirá el interlocutor.
Una reunión de negocios y las negociaciones comerciales en general tienen una definición: esta es una comunicación comercial mutua con el objetivo de llegar a una solución conjunta. Pero una reunión de negocios también puede ser considerada como la primera etapa del proceso de negociación o su parte constituyente, durante el cual se especifica el tema de futuras negociaciones, se resuelven cuestiones organizativas. El éxito de futuras negociaciones depende en gran medida de los resultados de dichos contactos preliminares, de la impresión que haya causado en la reunión de negocios "introductoria".
Para lograr el éxito durante una reunión de negocios, es necesario alentar al interlocutor a comunicarse, crear el máximo campo de oportunidades para una mayor discusión comercial y toma de decisiones.
Una reunión de negocios generalmente se lleva a cabo en un ambiente formal, y las intenciones de los interlocutores (socios comerciales) son las siguientes:
1) dar, recibir Información necesaria o cambiarlo. La obtención de información puede considerarse el objetivo principal de una reunión de negocios;
2) acordar un tema de interés para los interlocutores;
3) convencer al interlocutor ( socio de negocios) en la corrección de la decisión tomada, la rentabilidad del método de acción elegido, etc.;
4) establecer contacto, fortalecer las relaciones comerciales y, en ocasiones, concluir un acuerdo, asegurándolo, si es posible, con un protocolo escrito sobre futuras intenciones;
5) la dinámica de cualquier reunión de negocios pasa por cuatro fases: contacto, orientación, decisión y evaluación, resultado. Conocer el significado de estas fases te permite construir una conversación o adaptarte al interlocutor para que el resultado del encuentro sea una decisión positiva para ti.
La primera fase de la reunión es el contacto, esos segundos en los que entras en la sala, saludas e intercambias las primeras frases. El objetivo principal de esta fase de comunicación es crear las condiciones para establecer asociaciones.
La tarea principal que debes resolver en la primera fase es establecer contacto emocional con tu interlocutor.
Una conversación en una reunión de negocios debe construirse de manera consistente, adhiriéndose al plan. En una conversación, es mejor mantenerse un paso más formal que un paso más familiar, sin dejar de ser cortés y afable. En Rusia, es costumbre dirigirse a los socios por sus nombres y patronímicos, excepto en los casos en que la cultura corporativa permita llamarse entre sí por sus nombres, a la manera estadounidense.
Se puede mostrar una actitud positiva e interés con frases como: "¡Me alegro de verte!", "¡Gracias por tomarte el tiempo de reunirte con nosotros!" Al comienzo de una conversación de negocios, se recomienda tener una breve conversación sobre temas seculares: sobre el clima, sobre los últimos eventos culturales, la situación económica. Este tipo de frases introductorias te permiten acostumbrarte a la forma de hablar del interlocutor, sintonizar onda general, llegue al primer acuerdo (las opiniones rara vez difieren sobre el clima fuera de la ventana).
Para que la conversación sea productiva desde el principio, debe poder:
1) establecer contacto con el interlocutor;
2) crear un ambiente propicio para la conversación;
3) para llamar la atención de un socio y despertar su interés en su tema (problema o propuesta).
Es importante no solo establecer contacto, debe ser monitoreado en el curso de la conversación y se deben tomar medidas: si se interrumpe, haga una pregunta, ofrezca té, puede bromear, si, por supuesto, la situación lo permite.
Hay formas de iniciar una conversación que cierran el camino al éxito o nos lo ponen muy difícil para conseguirlo. Si desea que su conversación en la primera reunión de negocios sea productiva, debe evitar:
1) manifestaciones de signos de duda y la necesidad de una reunión;
2) falta de respeto al comienzo de la reunión, incluso en forma leve;
3) excitación de la posición defensiva del interlocutor con las primeras preguntas.
Debes establecer un clima emocional favorable, aunque el interlocutor te resulte desagradable y no experimentes ningún emociones positivas, lo principal es lograr resultados positivos de la reunión en sí.
La segunda fase es la orientación. Aquí, el objetivo principal es descubrir la esencia del problema, por lo que se llevó a cabo la reunión. Debe transmitir al interlocutor la información necesaria sobre su excelente cualidades profesionales ah en forma de presentación (simplemente no presumas), explica los motivos de tu interés y apela a él.
Esta fase es la más larga, por lo que tu tarea es mantener el contacto con el interlocutor. Por ejemplo, una lista aburrida de sus éxitos o clientes puede volverse simplemente aburrida, y luego se perderá el contacto emocional positivo, lo que generalmente conduce a resultados negativos.
Una reunión de negocios será más efectiva si se planifica con anticipación y está preparado para ella, si recopila toda la información disponible sobre el interlocutor, el posible socio comercial.
Determina algunos mensajes clave que quieras transmitir a la otra parte. Elija un tiempo para la presentación y la cantidad de información que compartirá. Piense en la secuencia de presentación de información, dónde decir lo principal y cómo ocultar las deficiencias de su decisión.
Tu éxito en una reunión de negocios, además de tus cualidades profesionales, depende en gran medida de tu moral, confianza en ti mismo, y cuanta más información tengas, más fácil te resultará negociar.
El estilo y los enfoques de la conducción de una conversación tienen una gran influencia en el resultado de su reunión de negocios. Incluso con el estado de ánimo más positivo de los socios para la comunicación, un deseo sincero de llegar a un acuerdo, su conversación no cuadra, además, sus esfuerzos para corregir la situación solo la exacerban. La razón más importante de esto suele ser la diferencia en los estilos y enfoques de llevar a cabo una conversación de negocios entre los socios y sus componentes, tales como:
1) la tendencia a hablar directamente o insinuar;
2) la presencia de gestos, entonación, frecuencia de repetición y el uso de ciertos componentes del habla: tono, timbre, velocidad, sonoridad, etc.;
3) la capacidad e incapacidad de hacer las preguntas correctas o dar a otros la iniciativa de proporcionar información sobre sí mismos;
4) cómodo nivel de formalidad - simplicidad; chistes aceptables; actitud ante el intercambio de quejas;
5) expectativa de que otro siga nuestro ejemplo, etc.
Hay tres enfoques diferentes para llevar a cabo conversaciones de negocios: duro, suave y basado en principios.
Si el lado actúa "según el tipo duro", entonces percibe a los participantes en la conversación como oponentes, tratando de ganar unilateralmente. Considera su propia victoria como su objetivo, se adhiere firmemente a su posición y oculta sus intereses, exige concesiones como precio de un acuerdo, ejerce presión y trata de imponer y ganar una “concurso de voluntades”.
Si la parte actúa en el marco del "enfoque suave", percibe a los participantes en la conversación como amigos, considera el acuerdo como el objetivo de la conversación y está dispuesto a pagarlo con concesiones unilaterales, cambia fácilmente de posición, trata de evitar la “competencia de voluntades”, pero si se impone, sucumbe a las presiones de los otros bandos.
El lado del enfoque basado en principios ve a los participantes como colaboradores que trabajan juntos en un problema. Considera que su objetivo es un resultado razonable, logrado con rapidez y benevolencia, se concentra en intereses, no en posiciones, no exige concesiones, sino el desarrollo de opciones mutuamente beneficiosas, insiste en la aplicación de criterios objetivos e independientes de la voluntad de los participantes. Tales criterios pueden ser las opiniones de expertos, indicadores económicos en el mercado, indicadores calculados, estadísticas, leyes, pero no los deseos de ninguna de las partes.
Elegir el mejor enfoque para usted depende de los siguientes factores:
1) de sus objetivos. Si desea mantener una relación, mantenga el contacto durante mucho tiempo, entonces es preferible un "enfoque basado en principios". Si es importante para usted ganar tiempo y está listo para hacer concesiones ahora para “recuperar la situación” en el futuro, es posible seguir un “enfoque suave”;
2) de qué lado está el poder real. Por ejemplo, si no tiene poder real, implementar un "enfoque duro" es muy difícil;
3) sobre las habilidades y capacidades de las partes. El “enfoque basado en principios”, siendo uno de los más efectivos, requiere las habilidades de comunicación más desarrolladas.
Por lo tanto, es necesario con atención especial tratar cualidades personales tu interlocutor, su posición y objetivos, ten en cuenta sus necesidades en la solución que propongas.
Hay seis reglas básicas para establecer relaciones entre socios en negociaciones preliminares.
1. Racionalidad. Es necesario comportarse con moderación. Las emociones descontroladas afectan negativamente el proceso de negociación y la capacidad de tomar decisiones razonables.
2. Comprensión. La falta de atención al punto de vista del socio limita la posibilidad de desarrollar soluciones mutuamente aceptables.
3. Comunicación. Si sus socios no muestran un gran interés, puede celebrar una reunión de negocios con ellos simplemente en forma de consulta. Esto ayudará a mantener y mejorar las relaciones.
4. Confiabilidad. La información falsa debilita la fuerza del argumento y también afecta negativamente a la reputación.
5. Evite enseñar a su pareja. Su convicción debe estar basada en el respeto. cualidades personales interlocutor.
6. Aceptación. Intenta tomar el otro lado y estar abierto a aprender cosas nuevas de tu pareja.
La realización exitosa de reuniones de negocios, conversaciones y negociaciones depende en gran medida de la observancia por parte de los socios de normas y principios éticos tales como precisión, honestidad, corrección y tacto, la capacidad de escuchar (atención a las opiniones de los demás), especificidad.
Exactitud. Uno de los estándares éticos más importantes inherentes a una persona de negocios. El término del acuerdo debe observarse al minuto más cercano. Cualquier retraso puede indicar su falta de fiabilidad en los negocios.
Honestidad. Incluye no solo la fidelidad a las obligaciones asumidas, sino también la apertura en la comunicación con un socio, respuestas directas y comerciales a sus preguntas.
Corrección y tacto. No excluye la perseverancia y el vigor en la negociación con respeto a la corrección. Deben evitarse factores que interfieran en el curso de la conversación: irritación, ataques mutuos, declaraciones incorrectas, etc.
La capacidad de escuchar. Escuche atentamente y con concentración. No interrumpa al orador.
Concreción. La conversación debe ser específica, no abstracta, e incluir hechos, cifras y detalles necesarios. Los conceptos y categorías deben ser acordados y entendidos por los socios. El discurso debe estar respaldado por diagramas y documentos. Prepare material visual, piense en la forma de su presentación.
Estas reglas siguen siendo válidas en el curso de futuras negociaciones.
En el caso de un curso positivo de la conversación, la segunda fase pasa sin problemas a la tercera, que implica una decisión y evaluación. Aquí deberá comunicarse activamente con el interlocutor, ya que comenzará la selección de la opción de toma de decisiones más adecuada para ambas partes.
Casi todas las reuniones de negocios tienen que discutir desacuerdos u objeciones. Y el hecho de que la otra parte se oponga a usted demuestra su interés, de lo contrario simplemente terminaría la conversación. tu tarea para este escenario- comprender por qué el interlocutor se opone, qué no tuvo en cuenta sus intereses, qué necesidades olvidó en la solución propuesta y cómo solucionar todo esto y mejorar la solución. Pregunte cómo ve la otra parte la solución al conflicto.
Prepare varias soluciones "para elegir", y si las objeciones son causadas por todas las opciones seguidas, entonces tendrá que volver al análisis de los objetivos del otro lado. Las objeciones nos obligan a buscar soluciones no estándar.
Si no puede resolver un desacuerdo durante una reunión de negocios, tómese un tiempo para pensarlo y buscar una mejor opción.
La última fase es llegar a una solución acordada. En esta etapa, generalmente se acuerdan los términos de su nueva reunión para aclarar cuestiones menores, discutir los términos de un acuerdo o contrato, etc. Es necesario discutir cómo, cuándo y dónde se llevará a cabo su próxima reunión.
El resultado negativo de una conversación de negocios durante una reunión de negocios "introductoria" no es motivo de dureza o frialdad al final del proceso de negociación. La despedida debe ser tal que, en función del futuro, les permita mantener contactos y lazos comerciales. Lo mejor es terminar la reunión con la frase: “Gracias por tomarse el tiempo para discutir nuestras propuestas. Lo siento, no está en sus planes inmediatos... pero si necesita información adicional... "En este caso, la reunión o conversación, incluso si no encontró su continuación, sin embargo tiene lado positivo, porque siempre existe la posibilidad de que más tarde este contacto se convierta en una relación buena y útil.
Si se tratara de una reunión de presentación, se pueden utilizar las siguientes expresiones: "Gracias por la oportunidad de discutir con usted las perspectivas de una cooperación mutuamente beneficiosa entre nuestras empresas", "Gracias por la oportunidad de presentarles ..." , “Gracias por darme la oportunidad de ofrecerle…”
Y por supuesto, las frases estándar-universales: “Le agradecemos por tomarse el tiempo de reunirnos”, “Me complació mucho hablar con usted”, “Gracias por el tiempo que me dio”, “Si tiene alguna pregunta , por favor llame, contacte…”, “Si está interesado en nuestras propuestas, nos vemos adicionalmente en un horario conveniente para usted”, etc.