Ecm program za automatizaciju toka rada šef-recenzent. Tržišna pozicija. atraktivna i pristupačna cijena uz visok kvalitet sistema

Sistem elektronsko upravljanje dokumentima Boss-Referent je osnovan 1996. godine i još uvijek drži vodeću poziciju na ruskom tržištu aplikacija ECM klase. EDMS BOSS-Referent automatizuje tok dokumenata kompanije i optimizuje rad u kancelariji. Ovaj sistem je pogodan za automatizaciju procesa rada državnih agencija i velikih privatnih kompanija, holdinga, srednjih preduzeća.

Na osnovu BOSS-Referenta, u Federalnoj poreskoj službi Ruske Federacije radi elektronsko upravljanje dokumentima (više od 130 hiljada korisnika), u MTS-u je na sistem povezano više od 25 hiljada zaposlenih.

Upotreba EDMS BOSS-Referenta u procesu upravljanja dovodi do optimizacije prometa korporativni dokumenti, ubrzanje donošenja odluka od strane menadžmenta organizacije i poboljšanje kvaliteta menadžmenta, poboljšanje discipline u radu i efikasnosti osoblja. Boss-Referent sistem elektronskog upravljanja dokumentima se isplati u roku od 6 mjeseci do 2 godine.

Program BOSS-Referent pomaže u organizaciji toka dokumenata u skladu sa standardima sistema upravljanja kvalitetom i pouzdan je pomoćnik u rješavanju menadžerskih zadataka.

Upotreba sistema:

  • omogućava maksimalno odbijanje toka rada na papiru;
  • pomaže u optimizaciji rada sa ugovorima, aplikacijama;
  • organizuje efikasno upravljanje projektima;
  • unapređuje kontrolu nad izvršavanjem zadataka i uputstava rukovodstva.

Prilikom uvođenja BOSS-Referent sistema elektronskog upravljanja dokumentima u državne i strukture vlasti stvara se osnova za uspostavljanje razmjene informacija sa eksternim korisnicima po tipu „elektronske uprave“ i organizovanje rada portala. javne usluge. Softverski proizvod BOSS-Referent osigurava transparentnost aktivnosti i poboljšava kvalitet usluga koje pruža država. Sistem omogućava smanjenje budžetskih izdataka za održavanje državnih organa, povećanje produktivnosti i efikasnosti upravljanja i bolju kontrolu izvršne discipline. U privatnim organizacijama stvaranje sistema povećava efikasnost donošenja upravljačkih odluka, produktivnost osoblja smanjujući vrijeme potrebno za obradu dokumenta i traženje potrebnih informacija.

EDMS BOSS-Referent ima niz neospornih prednosti, a to su:

Kreiranje elektronskog sistema za upravljanje dokumentima u preduzeću uključuje kupovinu potreban iznos licence, rad na formulisanju i implementaciji sistema, obuka kadrova, organizacija podrške i održavanja sistema. BOSS-Referentni partneri prodaju licence krajnjim korisnicima. Potrebno je kupiti licence za BOSS-Referent program i licence za IBM Lotus Notes/Domino platformu prema broju korisnika u sistemu.

Kao rezultat uvođenja elektronskog sistema za upravljanje dokumentima, organizacija dobija priliku da dovede stvari u red u dokumentacionom toku, smanji vreme za obradu dokumenata i poboljša kontrolu nad izvršenjem dokumenata. Efikasnost donošenja odluka od strane menadžmenta kompanije povećava se zahvaljujući brzoj pretrazi potrebne informacije. IN konkurencija važan aspekt je sigurnost informacija koje EDMS BOSS-Referent daje u potpunosti. Stvaranje jedinstvenog informacionog prostora poboljšava interakciju između vlasti, čini rad državnih struktura transparentnijim.

BOSS-Referent je odgovoran za:

  • razvoj istoimenog proizvoda - elektronskog sistema upravljanja dokumentima BOSS-Referent;
  • razvoj partnerske mreže;
  • savjetovanje i podrška partnera i korisnika sistema;
  • obrazovanje;
  • marketinška promocija proizvoda.

Partnerska mreža BOSS-Referent

Partneri kompanije BOSS-Referent pružaju usluge implementacije sistema elektronskog upravljanja dokumentima, podršku kreiranim rješenjima, prilagođavanje sistema zadacima kupaca i obuku korisnika. Svaki partner ima jedan od tri statusa:

  • Generalni partner - ima široku kompetenciju, veliki broj certificirani stručnjaci i iskustvo u realizaciji mnogih implementacijskih projekata;
  • Partner - ima sertifikovane BOSS-Referent specijaliste obučene za implementaciju projekata implementacije;
  • Prodavac - isporučuje EDMS BOSS-Referent.
  • Partnerska mreža BOSS-Referent pokriva skoro sve regione Rusije, kao i Ukrajinu i Kazahstan. U odjeljku "Partneri" naše web stranice možete pronaći partnera u svom regionu ili u abecednom katalogu odabrati kompaniju koja vas zanima.

Servis i podrška BOSS-Referent

Održavanje implementiranih sistema elektronskog upravljanja dokumentima BOSS-Referent moguće je u osnovnim i naprednim verzijama:

  • Garantnu (osnovnu) podršku pruža proizvođač, BOSS-Referent.
  • Proširenu tehničku podršku pružaju BOSS-Referent partneri.
  • Kursevi obuke BOSS-Referent

Kompanija BOSS-Referent pruža obuku u Moskvi na sledećim kursevima:

  • "Metodologija za implementaciju EDMS BOSS-Referent"
  • "Osnove administriranja EDMS BOSS - Referent"
  • Obuka stručnjaka partnera kompanije BOSS-Referent u okviru partnerskog programa je besplatna.

Priča

U januaru 2012. godine postalo je poznato da se u IT grupi ozbiljno promijenila struktura upravljanja praksom ECM-a (upravljanje sadržajem preduzeća, skladištenje korporativnih informacija uključujući elektronsko upravljanje dokumentima, EDMS).

U decembru 2011. godine pojavila se 100% podružnica kompanije za upravljanje grupe Business Logic 2.0, koja će pored implementacije ECM-a zauzeti novi pravac za grupu - sisteme upravljanja poslovnim procesima (BPM).

Do sada je ECM praksu predstavljao dugogodišnji EDMS programer Boss-Referent i IT Information Management, kreiran u aprilu 2011. godine, koji implementira takav softver. Prije stvaranja „Informacijskog menadžmenta“ kao posebne kompanije, implementaciju je obezbjeđivalo odjeljenje integratora.

Smjer je važan za grupu. Prema riječima Tagira Yapparova, predsjednika upravnog odbora IT Co., u protekloj godini oko 500 miliona rubalja palo je na udio ECM prakse. prihoda. Sa ukupnim prihodom za 2010. prema rejtingu "CNews100: Najveće IT kompanije u Rusiji" 4,7 milijardi rubalja. Što se tiče broja zaposlenih, prema riječima nove izvršne direktorice Business Logic i šefice Referenta Marije Kamennove, sada na smjeru radi oko 230 ljudi, od čega je oko 180 zaposlenih u implementaciji. Na kraju 2010. godine, prema rejtingu CNews-a, u IT grupi je radilo ukupno 1.550 ljudi.

Prije dolaska kompanije Kamennova bili su podređeni različiti ljudi. Kompanija za implementaciju - Georgy Podbutsky, koji je ostao u "Poslovnoj logici" kao zamjenik direktora zadužen za ECM. Programere je vodio Andrey Grib, koji sada napušta IT. Yapparov pripisuje svoj odlazak činjenici da "nisu svi lideri integrisani u novu matričnu strukturu, koja predviđa veće delegiranje odgovornosti".

Pravno, Boss-Referent je ostao organizacija nezavisna od Business Logic-a, koja je također u potpunom vlasništvu Društvo za upravljanje grupa, kaže Yapparov. Međutim, izvor CNews-a u grupi siguran je da je riječ o potpunom prenamjenu razvoja EDMS-a na implementatore. “Stvar se nije ograničila samo na odlazak Griba, ljudi iz kompanije za implementaciju došli su i na druge rukovodeće pozicije u Boss Referentu”, kaže on. - Normalna poslovna interna konkurencija među strukturama odavno postoji, čule su se i međusobne optužbe za propuste. Za nekoliko posljednjih godina nekoliko direktora promijenilo se u implementatoru. Sada je “Boss Referent” postao potpuno ovisan o implementatorima.”

Uprkos preoblikovanju režije, Tagir Yapparov namjerava svake godine udvostručiti prihode od svog rada, tj. već ove godine trebalo bi da dostigne milijardu rubalja. Danas je potpisan ugovor između Business Logic i njemačkog BPM developera Metasonic. Ostaju planovi za podršku višeplatformskog "Boss Referenta": Lotus, Microsoft Sharepoint, FileNet, JBOSS, mobilne verzije za iOS i Android. Kako kaže anonimni sagovornik CNewsa, tokom reorganizacije iz kompanije je napustilo više programera, a za realizaciju ovih planova moraće se angažovati novi. Nedavno je "IT" najavio praksu u smeru ECM.

  • BOSS-Referent- ECM sistem klase baziran na IBM Lotus platformi
  • BOSS-Referent 2010- ECM sistem klasa baziran na Microsoft SharePoint Server 2010
  • BOSS Referent 4J- elektronsko upravljanje dokumentima i sistem za automatizaciju ureda baziran na JBOSS platformi
  • BOSS-Referent.bpm: finansijski radni tok- sistem centralizovane obrade i čuvanja finansijskih dokumenata
Broj zaposlenih Website

www.boss-referencent.ru

Kompanija BOSS-Referent je ruska kompanija koja razvija korporativne sisteme za upravljanje informacijama: automatizaciju ureda i sisteme za elektronsko upravljanje dokumentima, ECM sisteme.

istorija kompanije

Kompanija BOSS-Referent osnovana je 2008. godine kao podružnica glavni sistemski integrator IT Co. Podružnica prenesena su prava na finalizaciju i prodaju BOSS-Referent sistema, kreiranog 1996. godine na IBM Lotus platformi. Prije toga, nosilac autorskih prava nad proizvodom bila je kompanija Aplana, koja je također dio IT grupe kompanija. U 2010. godini uvedeno je još nekoliko ECM sistema pod brendom BOSS-Referent. Na IBM FileNet platformi, sistem BOSS-Referent.bpm: finansijsko upravljanje i na platformama drugih proizvođača: BOSS-Referent 2010 na Microsoft SharePoint platformi i BOSS-Referent 4J na JBOSS platformi.

profil kompanije

Trenutno je kompanija zadužena za proizvodnju, razvoj i marketinšku promociju proizvoda pod brendom BOSS-Referent, podršku partnerima i korisnicima rješenja. Distribuciju i implementaciju sistema vrše partneri kompanije.

Softverski proizvodi: BOSS-Referent, BOSS-Referent 2010, BOSS-Referent 4J, BOSS-Referent.bpm: finansijsko upravljanje

Dodatni moduli: AWP glava, iReferent

Softverski proizvodi

BOSS-Referent

Sistem ECM klase dizajniran za automatizaciju internog toka dokumenata kompanije i izgradnju korporativnih sistema za upravljanje sadržajem. Kreiran na platformi dokumentno orijentisanog IBM Lotusa.

Zadaci koje treba riješiti:

  • rad sa ugovorima
  • kontrolu izvršavanja naloga rukovodilaca
  • rad sa aplikacijama
  • tok rada na projektu i timski rad
  • rad sa apelima građana
  • arhivsko skladištenje elektronskih dokumenata
  • integracija sa portalima sa informacijama o javnim servisima

BOSS-Referent ima dovoljno visoki nivo funkcionalnost u svim oblastima rada sa dokumentima, skalabilnost i stabilnost u radu. Istovremeno, implementacija je brza, a interfejs omogućava zaposlenima da se brzo uključe u posao. Sistem je namijenjen velikim organizacijama i ima velike prilike da se prilagodi potrebama kompanije. Prilikom izgradnje EDMS-a u geografski raspoređenim kompanijama, svi učesnici dobijaju potpuno funkcionalan sistem. Šema licenciranja je jednostavna i transparentna.

BOSS-Referent 2010

Sistem klasa ECM razvijen na bazi platforme Microsoft SharePoint Server 2010. Pozicioniran je kao sistem novog nivoa interakcije korisnika. Prioritet u ovom sistemu je dat pogodnostima rada sa njim za sve kategorije korisnika koji koriste univerzalni klijent.

BOSS-Referent 2010 podržava mogućnost zajedničkog rada sa dokumentima i nestrukturiranim informacijama, kontrolu tokova informacija, uključujući i one generisane korišćenjem Enterprise 2.0 tehnologija. Klijentski dio se može integrirati s drugim korporativnim aplikacijama. Istovremeno, pristup njihovim podacima je omogućen preko jednog interfejsa.

Zadaci koje treba riješiti:

  • obrada velike količine informacija u prikladnom formatu
  • obezbjeđivanje kontrole nad izvršavanjem instrukcija
  • mogućnost efikasnog timskog rada (web 2.0 tehnologije, mobilnost)
  • organizacija diskusija i razgovora o dokumentima i temama

BOSS Referent 4J

Sistem elektronskog upravljanja dokumentima dizajniran za automatizaciju rada kancelarije i kontrolu izvršne discipline. Prilikom njegovog razvoja u najvećoj mogućoj mjeri su uzeti u obzir zahtjevi nadležnih za funkcionisanje EDMS-a. BOSS-Referent 4J kreiran je na besplatnoj softverskoj platformi JBoss od strane RedHata.

To je jedan od rijetkih sistema Rusko tržište, koji je kreiran na platformi otvorenog koda i dolazi s otvorenim kodom. DBMS sistema takođe ima otvoreni kod. Ovo može biti važno za organizacije koje iznose velike tvrdnje o sigurnosti internih informacija i sprečavanju njihovog curenja.

Sistem je web aplikacija. Rad se obavlja preko web pretraživača Explorer ili FireFox.

Zadaci koje treba riješiti:

  • kontrolu izvršenja naloga
  • rad sa ugovorima
  • rad sa regulatornim dokumentima
  • integracija EDMS-a sa sistemom interresornog elektronskog upravljanja dokumentima
  • rad sa apelima građana
  • stvaranje osnove za integrisani informacioni sistem kao što je "elektronska vlada"

BOSS-Referent.bpm: finansijsko upravljanje

Sistem centralizovane obrade i skladištenja finansijskih dokumenata. Razvijen je na FileNet platformi IBM Corporation. Rješava zadatke automatizacije i pojednostavljivanja rada centraliziranog računovodstva.

Zadaci koje treba riješiti:

  • dostava finansijske dokumentacije iz udaljenih odeljenja u centralno računovodstvo
  • jedinstvena centralizovana arhiva elektronskih kopija finansijskih dokumenata
  • pristup zaposlenima finansijskim dokumentima iz različitih računovodstvenih sistema

Funkcije:

  • Unos primarne finansijske dokumentacije
  • Obrada dokumenata u centralnom računovodstvu
  • Postavljanje u elektronsko skladište dokumenata
  • Sinhronizacija podataka sa računovodstvenim sistemima
  • Migracija podataka u EDMS
  • Pretraživanje cijelog teksta

Tržišna pozicija

Prema studiji DSS Consultinga, BOSS-Referent je jedna od pet najboljih kompanija koje razvijaju EDMS. Po ukupnom broju implementacija i dinamici novih projekata zauzima 5. mjesto. Po broju poslova na 3. mjestu. Prema dinamici rasta radnih mjesta na 2. mjestu.

Većina licenci koje je prodao BOSS-Referent odnosi se na tekuće projekte u Federalnoj poreskoj službi Rusije (FTS) i MTS-u, kao i u Federalnoj službi državna registracija, katastar i kartografija (Rosreestr). BOSS-Referent sistem pripada klasi dodatnih sistema na platformama. Prema DSS-u, sistem BOSS-Referent već nekoliko godina drži prvo mesto u ovoj klasi.

Glavni kupci BOSS-Referenta su savezne i regionalne vlasti, državna preduzeća, kompanije gorivnog i energetskog kompleksa i hemijske industrije.

Glavni korisnici sistema

  • Federalni poreska služba Rusija
  • NK Rosnjeft
  • Bashneft
  • PhosAgro
  • GazpromNeft
  • Federalna služba za državnu registraciju, katastar i kartografiju (Rosreestr)
  • Federalna služba za nadzor prirodnih resursa (Rosprirodnadzor)
  • Vlada Voronješke oblasti
  • Uprava Pskovske oblasti
  • Multifunkcionalni centar za pružanje državnih i opštinskih usluga (MBU "MFC"), Volgograd

Partnerska mreža

Kancelarija BOSS-Referent nalazi se u Moskvi. Preduzeće nema filijalnu strukturu. BOSS-Referent partneri prisutni su u gotovo svim regionima Rusije, kao iu Ukrajini i Kazahstanu.

Kritika proizvoda

Glavna kritika pada na najstariji proizvod kompanije - BOSS-Referent za Lotus.

Među nedostacima može se uočiti nedostatak rada van mreže i pomalo zastarjelo sučelje. primetio predrasude na platformu od strane korisnika. Izuzetno nezgodno upravljanje pravima pristupa dokumentima u uslovima normalne fluktuacije osoblja, nedostatak grupnih prava pristupa. Problemi sa izdavanjem novih verzija softvera, loša garancijska podrška.

Nije bilo moguće pronaći negativne kritike za druge sisteme. Možda je to zbog činjenice da su nedavno uvedeni.

Linkovi

  • "BOSS-Referent" pomaže u poboljšanju komunikacijskog sistema
  • Nova politika za "BOSS-Referent", BYTE br. 9 (278), 29.05.2007.
  • Optimizacija troškova za EDMS: izvođači znaju kako da uštede

3 Funkcionalni modul "Kancelarija" Puni ciklus rada sa dolaznom i odlaznom korespondencijom: Korišćenje šablona kartica dokumenata Registracija korespondencije Slanje dokumenata na razmatranje, donošenje rešenja Formiranje listova za upoznavanje Praćenje lokacije papirnog originala dokumenta Izvođenje, upoznavanje, slanje „na fajlu“ Skeniranje dokumenata i obrada dokumenata primljenih putem i sa faks servera Rezervacija brojeva za odlazne dokumente Podrška za centralizovane, decentralizovane i mešovite oblike toka posla


4 Kreiranje AC dolaznog dokumenta kreiranje nove ugovorne strane iz kartice dokumenta provjerite dokument za ponovnu registraciju navedite dnevnik registracije za ovu vrstu dokumenta navedite rok i dolazno rješenje 1) odštampajte naljepnicu ili karticu sa bar kodom 2 ) priložite sliku skeniranog dokumenta: sa lokalnog diska sa skenera (običan ili skeniran sa bar kodom)


5 Kompleks za podršku registraciji registarski brojevi. Postavite predloške numeracije za sve vrste dokumenata. Mogućnost korištenja više formata za jedan brojač. Na dokument se stavlja registracioni pečat, broj i bar kod. Moguće je koristiti pojednostavljenu RK - ekspediciju.


6 Pregled Mogućnost pregleda dokumenta od strane više zaposlenih. Mogućnost korištenja standardnih ruta za dolazne dokumente. Mogućnost kreiranja nacrta rezolucija i korištenja predložaka rezolucije stavlja dokument pod kontrolu specificiranjem vrste kontrole odabirom kontrolora ili kontrolne jedinice dodajte klauzulu rezolucije ručno ili iz prikaza šablona / promijenite prethodno kreirani nacrt rezolucije


7 Stav odluke Navodi se odgovorni izvršilac i saizvršioci, subjekt, rok, kontrolor. Za kontrolne tačke rezolucije kreiraju se uputstva, za nekontrolne tačke - dokument se šalje na pregled. popraviti prijenos originala kreirati nalog s periodičnom kontrolom


8 Nalozi Izvršilac dobija obaveštenje o prijemu naloga na izvršenje. Autor i kontrolor naloga mogu: podesiti rok izmenu izvođača poništiti uputstva Autor, kontrolor, izvođači dobijaju obaveštenja o kršenju rokova.


9 Izvršenje naloga Izvršilac naloga može: kreirati novi nalog na osnovu svog naloga (lanac naloga), po potrebi unijeti izvještaj o izvršenju za suizvršioce kreiranjem novi dokument uzimanje izveštaja sa naloga suizvršioca ili dečijeg naloga stavljanje priloga link na prethodno pripremljeni dokument samo komentar izvršenja mesto izveštaj o izvršenju naloga


10 Kontrola izvršenja Autor i kontrolor naloga mogu odobriti nalog ili ga vratiti na doradu. Kontrola discipline učinka: izvještaji o disciplini učinka (generator izvještaja ReportsMan). nalog je izvršen nalog je zakasnio nalog se izvršava kontrolor može odobriti nalog direktno u kartici dokumenta




12 Priprema odlaznog 1. Popuniti polja kartice obavezna polja su označena ikonicom neka od polja se mogu popuniti podrazumevano vrednost se upisuje direktno u polje


13 Priprema odlaznog 2. Stavite dokument unesite tekst u polje "Sadržaj" dodajte prilog sa lokalnog diska iz baze podataka Šabloni sa skenera Prilog se može priložiti na šablon kartice unapred. Administrator sistema može ograničiti veličinu priloga.




15 Priprema odlaznog 3. Generirajte rutu promjenom postojeće rute Ruta se može podesiti: 1) "tvrda" - ne možete mijenjati odobravaoce i redoslijed odobravanja 2) "fleksibilna" - možete brisati i dodati odobravače 3) možete dodati nove, ali ne možete izbrisati zadane. Parametri su konfigurisani za svaku fazu pregovora.












21 Odobrenje dokumenta Dodatno odobrenje i delegiranje Dodat. odobrenje – dodatna grana odobrenja. Viza glavnog koordinatora se stavlja u dokument, bez obzira na odluke dodatnog. koordinatori. Delegacija - u dokumentu se stavlja viza zaposlenog kome je odobrenje delegirano.














28 Modul "Apeli građana" Puni ciklus obrade usmenih i pismenih žalbi: Registracija žalbe Razmatranje Formiranje rješenja, izvršenje Priprema i odobravanje odgovora na žalbu Formiranje povezani upiti vanjskim organizacijama Registracija odgovora na zahtjeve vanjskih organizacija




30 Autori apela Rad sa autorima apela: Mogućnost povezivanja referentne knjige "Klasifikator adresa Rusije" (KLADR) Pune informacije o autoru: puno ime, adresa, mjesto rada, društveni status, preferencijalni sastav itd. EDMS BOSS-Referent je prošao FSTEC sertifikat potreban za sertifikaciju u pogledu klase zaštite ličnih podataka na nivoima 2-4.


31 Podrška za procese donošenja odluka Vrste dokumenata koji se obrađuju u procesu odlučivanja: Dokumentarna komponenta procesa odlučivanja je automatizovana u sistemu BOSS-Referent. ORD aplikacija dopis Izlazni dokument Nacrt ugovora Poslovni procesi u modulu Donošenje odluka implementiraju se standardnim procesima odlučivanja.


32 Funkcionalni modul "Donošenje odluka" U bazi podataka Donošenje odluka se vrši: Formiranje rute kretanja dokumenata Promjena rute "u hodu" Kontrola kretanja dokumenata Registracija dokumenata (uključujući automatsku registraciju) Rezervacija brojeva za ugovore, ORD i izrada odlaznih dokumenata , upoznavanje i slanje pošte Formiranje instrukcija za dokumente i kontrola njihovog izvršenja 37 Usluga obavještavanja Korisnik se obavještava o svim sistemskim događajima, kao io radnjama koje je potrebno izvršiti u sistemu, putem obavještenja koje stižu: Obavještenja su podijeljena na: Zadatke Informativne poruke u bazi podataka Kabineta (prikazuju se u Dnevniku na početnoj stranici) u Mailbox Lotus Notes ili drugi sistem pošte

Ovaj sistem je razvio IT Co. (http://www.it.ru). Spada u kategoriju sistema fokusiranih na podršku menadžmentu organizacije, efikasnog rada zaposlenih i akumulacije znanja, a istovremeno ima razvijene dodatne usluge.

Glavna primjena je stvaranje korporativnog sistema koji pokriva aktivnosti zaposlenih na njihovim radnim mjestima i podržava poslovne procese upravljanja. Podržava kancelarijski rad, organizaciono upravljanje, koordinaciju dokumenata. Prepoznatljiva karakteristika to je da, kao punopravni sistem za upravljanje dokumentima, već ima sve potrebne funkcionalnosti za implementaciju kancelarijskog posla. Od samog početka sadrži koncepte, uloge i funkcije svojstvene organizacijama sa složenom hijerarhijskom strukturom u Rusiji. Ostalo razlikovna karakteristika BOSS-Referent sistem: implementira funkcije CRM sistema, kontrole ugovora, obračuna materijalne imovine, skeniranja i prepoznavanja toka (FineReader sistem je integrisan u BOSS-Referent), elektronske konferencije i oglasne table.

Sistem je implementiran na LotusNotes platformi. Zahvaljujući tome, pored funkcija BOSS-Referenta, korisnicima je na raspolaganju svo bogatstvo funkcionalnosti samog LotusNotes okruženja, uključujući email, replikacija podataka, mogućnost rada na daljinu, itd. "BOSS-Referent" je najotvoreniji sistem u svakom smislu - dolazi sa punim izvornim tekstovima. Takođe dolazi sa programskim alatima. puni opis funkcije sučelja aplikacijskog programiranja.

1.1. Svrha sistema "šef-referent".

BOSS-Referent sistem je dizajniran da automatizuje proces upravljanja i kancelarijskog rada. Njegovi potrošači su komercijalne kompanije, savezna vlada unitarna preduzeća, javne vlasti.

Glavni rezultati implementacije sistema su:

Povećanje upravljivosti organizacije. Novi nivo izvođačke discipline.

Podrška regulativi inter-korporativne interakcije. Povećanje brzine donošenja odluka.

Stvaranje uslova za razmjenu znanja i informacija. Poboljšanje procesa, proizvoda i usluga organizacije.

Prednosti BOSS-Referent sistema

Sredstva za stvaranje jedinstvenog informacijskog i upravljačkog prostora za organizacije bilo koje složenosti: distribuirane, višeslojne, funkcionalne i dizajnerske.

Podrška za složene rute odobravanja dokumenata.

Razvoj rješenja. Brzo automatizujte poslovne procese pomoću ugrađenih tokova rada dokumenata koji su prilagodljivi i prilagodljivi.

Pouzdane performanse Visoke performanse performanse, jednostavnost administracije i skaliranja, pristup Webu.

Dostupnost alata za sigurnost informacija. Mogućnost izgradnje sistema pravno značajnog elektronskog upravljanja dokumentima na bazi BOSS-Referenta.

Jednostavnost korištenja od strane korisnika.

Uspješno korištenje sistema od strane vodećih kompanija i organizacija u Rusiji.

Funkcionalnost sistema

BOSS-Referent sistem omogućava automatizaciju procesa:

Dokumentaciona podrška donošenju odluka, uključujući izradu nacrta dokumenta, njegovo odobravanje, odobravanje i slanje u arhiv;

Kontrola izvršne discipline, uključujući procese formiranja uputstava i kontrolu njihovog sprovođenja;

Rukovanje dolaznom i odlaznom korespondencijom.

Ove funkcije se mogu implementirati u organizacijama i kompanijama koje imaju višeslojnu, geografski raspoređenu i funkcionalnu strukturu dizajna.

Automatizirane funkcije

Dokumentaciona podrška za donošenje odluka:

Automatizacija usvojenih propisa i upravljanje njihovim promjenama. Pravila- dokument koji navodi i opisuje redom faze (korake) koje učesnik ili grupa učesnika mora preduzeti da završi poslovni proces, obično sa naznakom potrebnih rokova za završetak faza (koraka).

Održavanje rada krajnjih korisnika u skladu sa propisima.

Podniz pravila kako se koriste u hodu.

Kontrola prolaska dokumenata u skladu sa propisima: datumi, vize, verzije i revizije dokumenata.

Podrška za složene šeme podudaranja: paralelne, sekvencijalne, sa uslovnim prijelazima.

Rad sa verzijama i revizijama dokumenata.

Obrada ulaznih i odlaznih dokumenata:

Registracija prepiske primljene od razne vrste. Povezivanje dokumenata "po pitanju".

Nametanje rezolucija. Prosljeđivanje dokumenata unutar organizacije putem prilagodljivih ruta. Rezolucija(lat. rezolucija - odluka, dozvola) - odluka koju donosi službeno ili savjetodavno tijelo, međunarodna organizacija.

Podrška za složene registracione brojeve.

Osiguravanje rada nekoliko ureda.

Kontrola izvedbene discipline.

Brz pristup dokumentima vezanim za nove i ranije kreirane narudžbe.

Formiranje instrukcija, usklađivanje liste izvršilaca i rokova za izvršenje instrukcija.

Kontrola rokova i rada na izvršenju naloga.

Praćenje i statistika izvršenja instrukcija i obrade dokumenata. Monitoring- proces posmatranja i bilježenja podataka o bilo kojem objektu u vremenskim intervalima koji su neraskidivo susjedni jedan drugom, tokom kojeg se vrijednosti podataka ne mijenjaju značajno.

Podrška složenim organizacionim strukturama kompanija i organizacija.

Vođenje podataka o podređenim preduzećima, odjeljenjima i zaposlenima u organizacijama.

Podrška mehanizmima od poverenja, delegiranje ovlašćenja i kombinacije.

Upravljanje pravima zaposlenih da kreiraju, odobravaju, potpisuju, registruju dokumente itd.

Funkcionalna struktura BOSS-Referentnog sistema

Sistemi za skeniranje i prepoznavanje teksta

BOSS-Referent sistem je integrisan sa ABBYY FineReader (verzija 4.0 ili SE 7.0) i CuneiForm (verzija 10 i novija) sistemima za skeniranje i prepoznavanje teksta . FineReader- sistem optičkog prepoznavanja znakova koji je razvila ruska kompanija ABBYY. CuneiForm(eng. cuneiform cuneiform - klinopis), Cognitive OpenOCR - slobodno distribuiran otvoreni sistem optičkog prepoznavanja teksta Ruska kompanija Kognitivne tehnologije. Prisustvo integracije omogućava vam da organizujete brzu automatsku konverziju dokumenata sa papira u elektronski oblik i lak ulazak u sistem. Integracija- obnova, dopuna, okupljanje, ujedinjenje političkih, ekonomskih, državnih i javne strukture unutar regiona, zemlje, svijeta.

BOSS-Referent nudi tri opcije za korištenje alata za skeniranje u elektronskom upravljanju dokumentima i sistemima za automatizaciju ureda:

Korištenje desktop skenera za organiziranje personaliziranih skeniranja. Preporučuje se upotreba u organizacijama sa malom količinom ulaznih dokumenata.

Korištenje mrežnih skenera za radne grupe

Upotreba striming linije skeniranja, koja omogućava brzu automatsku konverziju dokumenata u elektronski oblik u kontinuiranom režimu striminga. Takvo skeniranje se izvodi pomoću barkod tehnologije i preporučuje se za korištenje u organizacijama s velikim obimom dolazne korespondencije, sa geografski raspoređenom strukturom upravljačkog aparata, u centralne kancelarije ministarstava i resora.

Podijeli: