Programa ECM para automatizar el flujo de documentos jefe-asistente. Posición en el mercado. Precio atractivo y asequible con rendimiento del sistema de alta calidad.

Sistema gestión de documentos electrónicos Boss-Referent se creó en 1996 y todavía ocupa una posición de liderazgo en el mercado ruso de aplicaciones de clase ECM. EDMS BOSS-Referent automatiza el flujo de documentos de la empresa y optimiza el trabajo de oficina. Este sistema es adecuado para automatizar el flujo de documentos de agencias gubernamentales y grandes empresas privadas, holdings y medianas empresas.

La gestión de documentos electrónicos en el Servicio Federal de Impuestos de la Federación de Rusia (más de 130 mil usuarios) opera sobre la base de BOSS-Referent; más de 25 mil empleados están conectados al sistema en MTS;

El uso de EDMS BOSS-Referent en el proceso de gestión conduce a la optimización del movimiento. Documentos corporativos, acelerando la toma de decisiones por parte de la dirección de la organización y mejorando la calidad de la gestión, aumentando la disciplina ejecutiva y la eficiencia del personal. El sistema de gestión documental electrónica Boss-Referent se amortiza en un plazo de 6 meses a 2 años.

El programa BOSS-Referent ayuda a organizar el flujo de documentos de acuerdo con los estándares del sistema de gestión de calidad y es un asistente confiable para resolver problemas de gestión.

Uso del sistema:

• le permite eliminar el papeleo tanto como sea posible;
• ayuda a optimizar el trabajo con contratos y aplicaciones;
• organiza una gestión eficaz de proyectos;
• mejora el control sobre la ejecución de tareas e instrucciones de la dirección.

Al implementar el sistema de gestión de documentos electrónicos BOSS-Referent en gobiernos y agencias gubernamentales, se crea una base para establecer el intercambio de información con usuarios externos como "gobierno electrónico" y organizar el trabajo de los portales. servicios públicos. El producto de software BOSS-Referent garantiza la transparencia de las actividades y mejora la calidad de los servicios gubernamentales. El sistema permite reducir los gastos presupuestarios para el mantenimiento de los órganos gubernamentales, aumentar la productividad y eficiencia de la gestión y controlar mejor la disciplina ejecutiva. En las organizaciones privadas, la creación de un sistema aumenta la eficiencia de las decisiones de gestión y la productividad del personal al reducir el tiempo necesario para procesar un documento y buscar la información necesaria.

EDMS BOSS-Referent tiene una serie de ventajas innegables, a saber:

La creación de un sistema de gestión documental electrónica en una empresa incluye la compra cantidad requerida licencias, trabajos de configuración e implementación del sistema, capacitación del personal, organización del soporte y mantenimiento del sistema. Los socios de la empresa BOSS-Referent venden licencias a usuarios finales. Es necesario adquirir licencias para el programa BOSS-Referent y licencias para la plataforma IBM Lotus Notes/Domino según la cantidad de usuarios del sistema.

Como resultado de la implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos, la organización tiene la oportunidad de restablecer el orden en el flujo de documentos, reducir el tiempo de procesamiento de documentos y mejorar el control sobre la ejecución de los documentos. Aumenta la eficiencia en la toma de decisiones por parte de la dirección de la empresa gracias a la búsqueda rápida Información necesaria. EN competencia aspecto importante es la seguridad de la información, que EDMS BOSS-Referent garantiza en su totalidad. La creación de un espacio único de información mejora la interacción entre los órganos gubernamentales y hace que las actividades de las agencias gubernamentales sean más transparentes.

Las responsabilidades de la empresa BOSS-Referent incluyen:

• desarrollo del producto del mismo nombre: el sistema de gestión de documentos electrónicos BOSS-Referent;
• desarrollo de una red de socios;
• consultoría y soporte a socios y usuarios del sistema;
• educación;
• promoción comercial del producto.

Red de afiliados BOSS-Referent

Los socios de la empresa BOSS-Referent brindan servicios para la implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos, soporte de las soluciones creadas, adaptación del sistema a las tareas del cliente y capacitación de los usuarios. A cada socio se le asigna uno de tres estados:

• Socio general: tiene amplia competencia, un gran número de especialistas certificados y experiencia en la implementación de muchos proyectos de implementación;
• Socio: cuenta en su plantilla con especialistas certificados de BOSS-Referent capacitados para implementar proyectos de implementación;
• Revendedor - suministros EDMS BOSS-Referent.
• La red de socios de BOSS-Referent cubre casi todas las regiones de Rusia, así como Ucrania y Kazajstán. En la sección “Socios” de nuestro sitio web puede encontrar un socio en su región, o seleccionar la empresa que le interesa en el catálogo alfabético.

Servicio y soporte BOSS-Referent

El soporte de los sistemas de gestión de documentos electrónicos implementados BOSS-Referent es posible en versiones básica y avanzada:

• El soporte de garantía (básico) lo proporciona el fabricante, BOSS-Referent.
• Los socios de BOSS-Referent proporcionan soporte técnico ampliado.
• Cursos de formación BOSS-Referente

La empresa BOSS-Referent ofrece formación en Moscú en los siguientes cursos:

• “Metodología para la implementación de EDMS BOSS-Referent”
• “Conceptos básicos de la administración de EDMS BOSS – Referente”
• Formación de especialistas de los socios de la empresa BOSS-Referent en el marco de programa de afiliación se realiza de forma gratuita.

Historia

En enero de 2012 se supo que en el grupo de TI la estructura de gestión de la práctica ECM (gestión de contenidos empresariales, almacenamiento de información corporativa, incluida la gestión de documentos electrónicos, EDMS) había cambiado seriamente.

En diciembre de 2011 apareció una filial 100% de la sociedad gestora del grupo Business Logic 2.0 que, además de implementar ECM, emprenderá una nueva dirección para el grupo: los sistemas de gestión de procesos de negocio (BPM).

Hasta ese momento, la práctica de ECM estaba representada por el desarrollador de EDMS "Boss-Referent" y "IT Information Management", creado en abril de 2011, que implementa un software similar. Antes de la creación de Information Management como empresa independiente, la implementación estaba a cargo del departamento integrador.

La dirección es importante para el grupo. Como dice a CNews Tagir Yapparov, presidente de la junta directiva de TI, durante el año pasado la práctica de ECM representó alrededor de 500 millones de rublos. ganancia. Con unos ingresos totales en 2010, según la clasificación "CNews100: las mayores empresas de TI de Rusia", 4,7 mil millones de rublos. En cuanto al número de empleados, según la nueva directora general de “Business Logic” y “Boss Referent”, María Kamennova, actualmente trabajan en la dirección unas 230 personas, de las cuales alrededor de 180 están en ejecución. A finales de 2010, según el ranking CNews, en el grupo de TI trabajaban en total 1.550 personas.

Antes de la llegada de la Compañía de Piedra, estaban subordinados a Gente diferente. La empresa ejecutora fue Georgy Podbutsky, que permaneció en Business Logic como subdirector responsable de ECM. Los desarrolladores fueron dirigidos por Andrey Grib, quien ahora deja TI. Yapparov atribuye su salida al hecho de que "no todos los directivos se han integrado en la nueva estructura matricial, que prevé una mayor delegación de responsabilidades".

Legalmente, "Boss Referent" siguió siendo una organización independiente de "Business Logic", que también es de propiedad total Empresa de gestión grupos, dice Yapparov. Sin embargo, una fuente de CNews del grupo confía en que estamos hablando de una transferencia completa del desarrollo de EDMS a los implementadores. "El asunto no se limitó a la marcha de Grib, sino que también personas de la empresa implementadora pasaron a ocupar otros puestos directivos en Boss-Referent", afirma. - Durante mucho tiempo existió una competencia interna empresarial normal entre estructuras y también hubo acusaciones mutuas de fracasos. En algunas años recientes Varios directores han cambiado en la implementación. Ahora el “Jefe Referente” se ha vuelto completamente dependiente de los ejecutores”.

A pesar de la reestructuración de la dirección, Tagir Yapparov tiene la intención de duplicar anualmente los ingresos de su trabajo, es decir, Este año debería llegar a los mil millones de rublos. Hoy se firmó un acuerdo entre Business Logic y el desarrollador alemán de BPM Metasonic. Los planes continúan dando soporte al “Boss Referent” multiplataforma: Lotus, Microsoft Sharepoint, FileNet, JBOSS, versiones móviles para iOS y Android. Según un interlocutor anónimo de CNews, durante la reorganización varios programadores abandonaron la empresa y será necesario contratar otros nuevos para implementar estos planes. Recientemente, TI anunció una pasantía en el área de ECM.

• JEFE Referente- Sistema de clases ECM en la plataforma IBM Lotus
• BOSS-Referente 2010- Sistema de clases ECM en la plataforma Microsoft SharePoint Server 2010
• JEFE Referente 4J- sistema de gestión de documentos electrónicos y ofimática en la plataforma JBOSS
• BOSS-Referent.bpm: gestión de documentos financieros- sistema de procesamiento y almacenamiento centralizado de documentos financieros

www.boss-referent.ru

Compañía JEFE Referente es una empresa rusa dedicada al desarrollo de sistemas de gestión de información corporativa: sistemas ofimáticos y de gestión de documentos electrónicos, sistemas ECM.

historia de la empresa

La empresa BOSS-Referent fue fundada en 2008 como subsidiario un importante integrador de sistemas de la empresa de TI. Compañía subsidiaria Se transfirieron los derechos para perfeccionar y vender el sistema BOSS-Referent, creado en 1996 sobre la plataforma IBM Lotus. Anteriormente, el titular de los derechos de autor del producto era Aplana, que también forma parte del grupo de empresas IT. En 2010, se introdujeron varios sistemas ECM más bajo la marca BOSS-Referent. En la plataforma IBM FileNet, el sistema BOSS-Referent.bpm: gestión financiera y en plataformas de otros fabricantes: BOSS-Referent 2010 en la plataforma Microsoft SharePoint y BOSS-Referent 4J en la plataforma JBOSS.

Perfil de la empresa

Actualmente, la empresa es responsable de la producción, desarrollo y promoción de marketing de productos bajo la marca BOSS-Referent, apoyando a los socios y usuarios de la solución. La distribución e implementación del sistema está a cargo de los socios de la empresa.

Productos de software: BOSS-Referent, BOSS-Referent 2010, BOSS-Referent 4J, BOSS-Referent.bpm: gestión financiera

Módulos adicionales: Estación de trabajo del gerente, iReferent

Productos de software

JEFE Referente

Un sistema de clase ECM diseñado para automatizar el flujo de documentos internos de la empresa y crear sistemas de gestión de contenidos corporativos. Creado sobre la plataforma IBM Lotus orientada a documentos.

Problemas a resolver:

• trabajar con contratos
• monitorear la ejecución de las instrucciones de los gerentes
• trabajar con aplicaciones
• flujo de documentos del proyecto y trabajo en equipo
• trabajar con llamamientos ciudadanos
• almacenamiento de archivos de documentos electrónicos
• integración con portales con información sobre servicios gubernamentales

BOSS-Referent tiene suficiente nivel alto funcionalidad en todas las áreas del trabajo con documentos, escalabilidad y estabilidad en funcionamiento. Al mismo tiempo, la implementación se produce rápidamente y la interfaz permite a los empleados involucrarse rápidamente en el trabajo. El sistema está dirigido a grandes organizaciones y tiene grandes oportunidades para adaptarse a las necesidades de la empresa. Al construir un EDMS en empresas distribuidas geográficamente, todos los participantes reciben un sistema completamente funcional. El sistema de concesión de licencias es sencillo y transparente.

BOSS-Referente 2010

Un sistema clase ECM desarrollado sobre la base de la plataforma Microsoft SharePoint Server 2010 Posicionado como un sistema de un nuevo nivel de interacción del usuario. La prioridad en este sistema se da a la facilidad de trabajar con él para todas las categorías de usuarios que utilizan un cliente universal.

BOSS-Referent 2010 apoya la posibilidad de trabajo colectivo con documentos e información no estructurada, control de los flujos de información, incluidos los generados mediante tecnologías Enterprise 2.0. La parte del cliente se puede integrar con otras aplicaciones corporativas. Al mismo tiempo, el acceso a sus datos se realiza a través de una única interfaz.

Problemas a resolver:

• Procesar grandes cantidades de información en un formato conveniente.
• asegurar el control sobre la ejecución de las órdenes
• la posibilidad de un trabajo en equipo eficaz (tecnologías web 2.0, movilidad)
• organizar debates y chats sobre documentos y temas

JEFE Referente 4J

Un sistema de gestión de documentos electrónicos diseñado para automatizar el trabajo de oficina y controlar la disciplina del desempeño. Durante su desarrollo, se tuvieron en cuenta en la medida de lo posible los requisitos de las autoridades gubernamentales para la funcionalidad del EDMS. BOSS-Referent 4J fue creado en la plataforma de código abierto JBoss de RedHat.

Este es uno de los pocos sistemas en mercado ruso, que se crea en una plataforma de código abierto y está disponible como código abierto. El sistema DBMS también es de código abierto. Esto puede ser importante para las organizaciones que exigen mucho la seguridad de la información interna y la prevención de su fuga.

El sistema es una aplicación web. El trabajo se realiza a través de los navegadores web Explorer o Firefox.

Problemas a resolver:

• control sobre la ejecución de órdenes
• trabajar con contratos
• trabajar con documentación reglamentaria
• integración de EDMS con el sistema interdepartamental de gestión de documentos electrónicos
• trabajar con llamamientos ciudadanos
• Crear la base para un sistema de información integrado como el “gobierno electrónico”.

BOSS-Referent.bpm: gestión financiera

Sistema de procesamiento y almacenamiento centralizado de documentos financieros. Fue desarrollado en la plataforma FileNet de IBM Corporation. Resuelve los problemas de automatizar y simplificar el trabajo de la contabilidad centralizada.

Problemas a resolver:

• entrega de documentos financieros desde departamentos remotos al departamento de contabilidad central
• un único archivo centralizado de copias electrónicas de documentos financieros
• acceso de los empleados a documentos financieros desde varios sistemas contables

Funciones:

• Ingresar documentación financiera primaria
• Procesamiento de documentación en contabilidad central.
• Colocación en almacenamiento de documentos electrónicos.
• Sincronización de datos con sistemas contables.
• Migración de datos a EDMS
• Búsqueda de texto completo

Posición en el mercado

Según un estudio de DSS Consulting, BOSS-Referent es una de las cinco principales empresas de desarrollo de EDMS. En cuanto al número total de implementaciones y dinámica de nuevos proyectos, ocupa el quinto lugar. En términos de número de puestos de trabajo, ocupa el tercer lugar. En términos de dinámica de crecimiento del empleo, ocupa el segundo lugar.

La mayoría de las licencias BOSS-Referent implementadas son para proyectos en curso en el Servicio Federal de Impuestos de Rusia (FTS) y MTS, así como en el Servicio Federal. registro estatal, catastro y cartografía (Rosreestr). El sistema BOSS-Referent pertenece a la clase de sistemas complementarios en plataformas. Según DSS, el sistema BOSS-Referent ocupa desde hace varios años el primer puesto en esta clase.

Los principales clientes de la empresa BOSS-Referent son las autoridades federales y regionales, las empresas estatales, las empresas del sector de combustibles y energía y la industria química.

Principales usuarios del sistema.

• Federal servicio de impuestos Rusia
• Rosneft
• Bashneft
• FosAgro
• GazpromNeft
• Servicio Federal de Registro Estatal, Catastro y Cartografía (Rosreestr)
• Servicio Federal de Supervisión de Recursos Naturales (Rosprirodnadzor)
• Gobierno de la región de Voronezh
• Administración de la región de Pskov.
• Centro multifuncional para la prestación de servicios estatales y municipales (MBU "MFC") en Volgogrado

Red de afiliados

La oficina de la empresa BOSS-Referent se encuentra en Moscú. La empresa no tiene una estructura de sucursales. Los socios de BOSS-Referent están presentes en casi todas las regiones de Rusia, así como en Ucrania y Kazajstán.

Crítica de producto

La principal crítica recae en el producto más antiguo de la empresa: BOSS Referent for Lotus.

Las desventajas incluyen la falta de trabajo fuera de línea y una interfaz ligeramente desactualizada. Anotado prejuicio a la plataforma por parte de los usuarios. Gestión extremadamente inconveniente de los derechos de acceso a los documentos en condiciones de rotación normal de personal, falta de derechos de acceso grupal. Problemas con el lanzamiento de nuevas versiones de software, soporte de garantía deficiente.

No pudimos encontrar ninguna crítica negativa para otros sistemas. Esto puede deberse a que se introdujeron recientemente.

Enlaces

• "BOSS-Referent" ayuda a mejorar el sistema de comunicación
• Nueva política para “BOSS-Referent”, BYTE No. 9 (278), 29 de mayo de 2007
• Optimización de costes para EDMS: los contratistas saben cómo ahorrar

3 Módulo funcional “Oficina” Ciclo completo de trabajo con correspondencia entrante y saliente: Uso de plantillas para tarjetas de documentos Registro de correspondencia Envío de documentos para su consideración, ingreso de resoluciones Formación de hojas de familiarización Monitoreo de la ubicación del documento en papel original Ejecución, familiarización, envío “para uso” Escanear documentos y procesar documentos recibidos a través y desde el servidor de fax Reserva de números para documentos salientes Soporte para formas centralizadas, descentralizadas y mixtas de flujo de documentos

4 Cree un RC para un documento entrante, cree una nueva contraparte a partir de la tarjeta del documento, verifique el documento para el registro repetido, indique el registro de registro para este tipo de documento, indique la fecha de vencimiento y la resolución entrante 1) imprima una etiqueta o tarjeta usando un código de barras 2) adjunte una imagen escaneada del documento: desde un disco local desde un escáner (normal o escaneado con código de barras)

5 Soporte de registro para complejos números de registro. Configuración de plantillas de numeración para todo tipo de documentos. Posibilidad de utilizar varios formatos para un mismo contador. En el documento se colocan un sello de registro, un número y un código de barras. Es posible utilizar una expedición RC simplificada.

6 Revisión Posibilidad de revisión de un documento por varios empleados. Posibilidad de utilizar rutas estándar para documentos entrantes. La capacidad de crear borradores de resolución y usar plantillas de resolución pone un documento bajo control especificando el tipo de control, selecciona un controlador o una unidad de control, agrega un párrafo de la resolución manualmente o ve/edita un borrador de resolución creado previamente a partir de una plantilla.

7 Parágrafo de la resolución Se señala el ejecutor responsable y coejecutores, sujeto, plazo y persona controladora. Se crean instrucciones para los puntos de control de la resolución y para los puntos que no son de control, se envía el documento para su revisión. registrar la transferencia del original crear una orden con control periódico

8 Instrucciones El Ejecutor recibe una notificación de la recepción de una instrucción para su ejecución. El autor y el controlador de la orden pueden: ajustar el plazo de ejecución, cambiar los ejecutores, cancelar las instrucciones. El autor, el controlador y los ejecutores reciben notificaciones sobre el incumplimiento de los plazos de ejecución.

9 Ejecución de órdenes El ejecutor de la orden puede: crear una nueva orden basada en su orden (cadena de órdenes), si es necesario, ingresar un informe sobre la ejecución para los coejecutores creando nuevo documento tomar un informe de la orden de un coejecutor o una orden subsidiaria, adjuntar un enlace a un documento previamente preparado, solo un comentario sobre la ejecución, publicar un informe sobre la ejecución de la orden

10 Control de ejecución El autor y responsable del pedido puede aprobar el pedido o devolverlo para su revisión. Control de disciplina de desempeño: informes sobre disciplina de desempeño (generador de informes ReportsMan). la orden se ha ejecutado la orden está vencida la orden se está ejecutando el controlador puede aprobar la orden directamente en la tarjeta del documento

12 Preparación de salida 1. Complete los campos de la tarjeta; los campos obligatorios están marcados con un icono; algunos campos se pueden completar de forma predeterminada; el valor se ingresa directamente en el campo de la República; de Kazajstán sin utilizar el ratón, los datos de registro se pueden cambiar en la etapa de registro;

13 Preparación de salida 2. Coloque el documento, ingrese texto en el campo "Contenido", agregue un archivo adjunto desde el disco local desde la base de datos Plantillas desde el escáner El archivo adjunto se puede adjuntar de antemano a la plantilla de tarjeta. El administrador del sistema puede limitar el tamaño del archivo adjunto.

15 Preparación de salida 3. Cree una ruta cambiando la ruta existente La ruta se puede configurar: 1) "rígidamente": no puede cambiar los aprobadores y el orden de aprobación 2) "flexiblemente": puede eliminar y agregar aprobadores 3) usted Puede agregar nuevos, pero no puede eliminar los predeterminados. Se configuran parámetros para cada etapa de aprobación.

21 Aprobación de Documento Aprobación Adicional y Delegación Adicional. aprobación – rama de aprobación adicional. El documento contiene la visa de la persona principal que lo aprueba, independientemente de las decisiones de la persona adicional. coordinando Delegación – el documento contiene la visa del empleado a quien se le ha delegado la aprobación.

28 Módulo “Recursos de Ciudadanos” Ciclo completo de tramitación de recursos orales y escritos: Registro del recurso Revisión Formación de resoluciones, ejecución Elaboración y aprobación de respuesta al recurso Formación consultas relacionadas a organizaciones externas Registro de respuestas a solicitudes de organizaciones externas

30 Autores de solicitudes Trabajar con autores de solicitudes: Posibilidad de conectar el directorio “Clasificador de direcciones de Rusia” (KLADR) Información completa sobre el autor: nombre completo, dirección, lugar de trabajo, estatus social, beneficios, etc. EDMS BOSS-Referent ha aprobado la certificación FSTEC necesaria para la certificación de la clase de protección de datos personales en los niveles 2-4.

31 Soporte para los procesos de toma de decisiones Tipos de documentos procesados ​​en el proceso de toma de decisiones: En el sistema BOSS-Referent, el componente de documentación del proceso de toma de decisiones está automatizado. Solicitud ORD nota de servicio Acuerdo Borrador del documento saliente Los procesos comerciales en el módulo “Toma de decisiones” se implementan utilizando procesos estándar de toma de decisiones.

32 Módulo funcional “Toma de decisiones” En la base de datos La toma de decisiones se lleva a cabo: Formación de una ruta de documentos Cambio de ruta “sobre la marcha” Control del movimiento de documentos Registro de documentos (incluido el registro automático) Reserva de números para contratos, órdenes operativas y redacción de documentos salientes Soporte para trabajar con hojas de aprobación, familiarización y envío por correo Formación de pedidos basados ​​​​en documentos y control de su ejecución 37 Servicio de notificación El usuario está informado sobre todos los eventos del sistema, así como sobre las acciones que deben realizarse en el sistema. a través de las notificaciones que llegan: Las notificaciones se dividen en: Tareas Mensajes informativos en el Gabinete de la base de datos (se muestran en el Diario en la página de inicio) en Buzón Lotus Notes u otro sistema de correo electrónico

Este sistema fue desarrollado por IT Company (http://www.it.ru). Pertenece a la categoría de sistemas enfocados a apoyar la gestión de una organización, el trabajo eficaz de los empleados y la acumulación de conocimientos, y al mismo tiempo ha desarrollado servicios adicionales.

La aplicación principal es la creación de un sistema corporativo que cubra las actividades de los empleados en sus lugares de trabajo y respalde la gestión de los procesos comerciales. Apoya el trabajo de oficina, gestión organizacional, aprobación de documentos. Rasgo distintivo El problema es que, al ser un sistema de gestión documental completo, ya cuenta con toda la funcionalidad necesaria para realizar el trabajo de oficina. Desde el principio contiene conceptos, roles y funciones inherentes a organizaciones con una estructura jerárquica compleja en Rusia. Otro característica distintiva Sistema BOSS-Referent: implementa las funciones de un sistema CRM, control de contratos, contabilidad de inventario, escaneo y reconocimiento de flujos (el sistema FineReader está integrado en BOSS-Referent), conferencia electrónica y tablón de anuncios.

El sistema está implementado sobre la plataforma LotusNotes. Gracias a esto, además de las funciones de BOSS-Referent, los usuarios tienen a su disposición toda la rica funcionalidad del propio entorno LotusNotes, incluyendo correo electrónico, replicación de datos, capacidades de trabajo remoto, etc. BOSS-Referent es el sistema más abierto en todos los sentidos: viene con el código fuente completo. Además, viene con un kit de herramientas para desarrolladores con descripción completa Funciones de la interfaz de programación de aplicaciones.

1.1. Objetivo del sistema “jefe-referente”

El sistema BOSS-Referent está diseñado para automatizar la gestión del flujo de documentos y el trabajo de oficina. Sus consumidores son empresas comerciales, gobierno federal. empresas unitarias, autoridades gubernamentales.

Los principales resultados de la implementación del sistema son:

Incrementar la manejabilidad de la organización. Un nuevo nivel de disciplina de desempeño.

Soporte de regulaciones para la interacción intracorporativa. Mayor velocidad en la toma de decisiones.

Crear condiciones para el intercambio de conocimientos e información. Mejorar los procesos, productos y servicios de la organización.

Ventajas del sistema BOSS-Referent

Herramientas para la creación de un espacio unificado de información y gestión para organizaciones de cualquier complejidad: distribuida, multinivel, funcional y de diseño.

Soporte para rutas complejas de aprobación de documentos.

Desarrollo de la solución. Rápida automatización de los procesos comerciales gracias a la presencia de procesos de procesamiento de documentos integrados, personalizables y modificados teniendo en cuenta las características específicas del cliente.

Operación confiable alto rendimiento productividad, facilidad de administración y escalamiento, acceso web.

Disponibilidad de herramientas de seguridad de la información. Posibilidad de construir un sistema de gestión de documentos electrónicos legalmente significativos basado en BOSS-Referent.

Fácil de aprender para los usuarios.

Uso exitoso del sistema por parte de empresas y organizaciones líderes en Rusia.

Funcionalidad del sistema

El sistema BOSS-Referent proporciona automatización de procesos:

Soporte documental para la toma de decisiones, incluida la creación de un borrador de documento, su aprobación, aprobación y envío al archivo;

Control de la disciplina de desempeño, incluidos los procesos de formación de instrucciones y seguimiento de su implementación;

Trabajar con correspondencia entrante y saliente.

Las funciones mencionadas se pueden implementar en organizaciones y empresas que tengan una estructura de proyectos funcional, distribuida geográficamente y de varios niveles.

Funciones automatizadas

Soporte documental para la toma de decisiones:

Automatización de la normativa aprobada y gestión de sus cambios. Reglamentos- un documento que enumera y describe en orden las etapas (pasos) que un participante o grupo de participantes debe seguir para completar un proceso de negocio, indicando generalmente los plazos requeridos para completar las etapas (pasos).

Mantener el trabajo de los usuarios finales de acuerdo con la normativa.

Subcadena de normativas durante su uso “sobre la marcha”.

Control del paso de documentos de acuerdo con la normativa: fechas, visados, versiones y ediciones de documentos.

Soporte a esquemas de coordinación complejos: paralelos, secuenciales, con transiciones basadas en condiciones.

Trabajar con versiones y revisiones de documentos.

Tramitación de documentos entrantes y salientes:

Registro de correspondencia recibida por varios tipos. Vincular documentos “sobre el tema”.

Imposición de resoluciones. Reenvío de documentos dentro de una organización a través de rutas personalizables. Resolución(Resolución en latín - decisión, permiso): una decisión tomada por un organismo oficial o asesor, una organización internacional.

Soporte para números de registro complejos.

Asegurar el funcionamiento de varias oficinas.

Control de la disciplina de desempeño.

Acceso rápido a documentos relacionados con pedidos nuevos y creados anteriormente.

Formación de pedidos, ajuste de la lista de ejecutantes y plazos para la finalización de pedidos.

Seguimiento de plazos y trabajo para completar las tareas.

Seguimiento y estadísticas de la ejecución de pedidos y tramitación de documentos. Supervisión- el proceso de observar y registrar datos sobre cualquier objeto en intervalos de tiempo inextricablemente adyacentes, durante los cuales los valores de los datos no cambian significativamente.

Soporte a estructuras organizativas complejas de empresas y organizaciones.

Mantener datos sobre empresas subordinadas, divisiones y empleados de organizaciones.

Soporte a mecanismos de apoderamientos, delegación de facultades y combinaciones.

Gestionar los derechos de los empleados para crear, aprobar, firmar, registrar documentos, etc.

Estructura funcional del sistema BOSS-Referent

Sistemas de escaneo y reconocimiento de texto.

El sistema BOSS-Referent está integrado con los sistemas de escaneo y reconocimiento de texto ABBYY FineReader (versión 4.0 o SE 7.0) y CuneiForm (versión 10 y superior) . Buen lector- sistema de reconocimiento óptico de caracteres desarrollado por una empresa rusa ABBYY. Cuneiforme(cuneiforme cuneiforme en inglés), Cognitive OpenOCR: un sistema de reconocimiento de texto óptico abierto y de distribución gratuita empresa rusa Tecnologías cognitivas. La presencia de integración le permite organizar una rápida conversión automática de documentos de papel a vista electrónica y cómoda entrada al sistema. Integración- restauración, reposición, unidad, unificación de los poderes políticos, económicos, estatales y estructuras publicas dentro de la región, país, mundo.

BOSS-Referent ofrece tres opciones para utilizar herramientas de escaneo en sistemas de automatización de oficinas y gestión de documentos electrónicos:

Utilice un escáner de escritorio para organizar el escaneo individual. Recomendado para su uso en organizaciones con un pequeño volumen de documentos entrantes.

Uso de escáneres de red para grupos de trabajo

Utilizando una línea de transmisión de escaneo que proporciona una rápida conversión automática de documentos a formato electrónico en un modo de transmisión continua. Dicho escaneo se realiza mediante tecnología de códigos de barras y se recomienda su uso en organizaciones con un gran volumen de correspondencia entrante, con una estructura de gestión distribuida geográficamente, en oficinas centrales ministerios y departamentos.