Kako voditi poslovni sastanak: važni detalji. Pravila za vođenje poslovnog sastanka sa klijentima

Zdravo! U ovom članku ćemo govoriti o tome kako dogovoriti sastanak sa klijentom.

Danas ćete naučiti:

  1. Šta reći budućem klijentu da bi sigurno poželeo da se sastane sa vama;
  2. Koje greške ne treba praviti prilikom zakazivanja ličnog sastanka;
  3. Postojeće tehnike koje će čak i početniku pomoći da organiziraju prvi sastanak.

Razlika između dobrog i običnog menadžera

Da biste to učinili, koristite sljedeće upute:

  1. Prije nego što pozovete klijenta, sjednite u stolicu, naslonite se, opustite se, budite strpljivi, ljubazni i nasmiješite se sami sebi. Ponekad se osmeh osobe može osetiti iz daljine. Stoga, budite nabijeni optimizmom i nastavite s aktivnim djelovanjem.
  2. Pozovite i predstavite se u ime kompanije. Navedite svoje prezime, ime i patronim, kao i svoju poziciju. Ukratko, recite nam šta tačno radite.
  3. Zatim navedite svrhu vašeg poziva. Klijent mora jasno da razume šta želite od njega. Ali samo nemojte odmah izlagati sve adute. Zainteresujte sagovornika za nešto i recite da će više saznati na ličnom sastanku.
  4. Recite nam sa kojim poznatim kompanijama sarađujete. Možda će vam povjerenje velikih kompanija u vaše preduzeće igrati na ruku.
  5. Postavite svoj datum i vrijeme za sastanak. Sagovornik treba da stekne utisak da on odlučuje kada će se tačno sastanak održati. U stvari, dajete mu izbor bez izbora.
  6. Pozdravite se sa klijentom, ne zaboravljajući zahvaliti na pažnji.

Evo primjera dijaloga za zakazivanje sastanka:

— Zdravo, moje ime je Ivanov Ivan Sergejevič, ja sam menadžer prodaje kompanije Morozko. Bavimo se prodajom smrznutih proizvoda. Možete li mi dati nekoliko minuta svog vremena?

Zdravo, slušam te.

- Ivane Sergejeviču, zovem da dogovorimo sastanak. Kompanija koju zastupam ima veoma interesantnu ponudu za vas.

— A na šta tačno mislite? Možemo li o tome razgovarati telefonom?

- Naša kompanija za Vas ima ličnu ponudu pomoću koje optimizujete troškove proizvodnje Vaših proizvoda. Detaljnije vam mogu objasniti u ličnoj komunikaciji. Neki od najpoznatijih restorana u gradu (npr. "Celentano" i "Bavaria") već su prihvatili našu ponudu i bili zadovoljni svojim izborom.

"Primamljivo, ali vjerovatno ću razmisliti o tome."

— Nađimo se sutra u 16.00 ili prekosutra u 9.00, reći ću vam detaljno o uslovima saradnje sa nama. Biće informativniji od telefonskog razgovora. Da li bi bilo zgodno da se nađemo sutra?

- Verovatno, da, samo ako je moguće, u mojoj kancelariji.

- Odlično, onda ću sutra u 16.00 biti s tobom. Hvala na vašem vremenu i vidimo se uskoro!

Moguće poteškoće u razgovoru sa klijentom

U toku ispunjavanja njihovih službene dužnosti Svaka osoba se suočava sa nizom poteškoća koje treba savladati. Prodajni agenti i menadžeri moraju biti u stanju rješavati prigovore.

Razmotrimo glavne problemske situacije.

Problemska situacija

Postupci menadžera

To kaže sekretarica ili drugi zaposlenik prava osoba Ne ovdje

Menadžer pita kada je najbolje vrijeme za povratak

Sekretarica pita zbog čega agent prodaje zove

Ovdje je potrebno odgovoriti prikriveno, ali tako da sekretarica smatra da je poziv menadžera veoma važan i da se ne može zanemariti. Na primjer, "Zovem u vezi informacija koje mi je dao Vasilij Petrovič"

Klijent ne želi da se sastane i traži da mu pošalje informaciju e-mailom ili faksom

Menadžer objašnjava da to može, ali će klijent morati dugo razumjeti proračune, a u tom slučaju informacije možda neće biti u potpunosti percipirane. Racionalnije je da klijent odvoji nekoliko minuta vremena za sastanak nego da provede sate samostalno proučavajući prijedlog

Klijent tvrdi da je zauzet i da ne može razgovarati

Odgovor prodajnog agenta može biti: "Naravno, razumijem, samo mi reci kada da me pozovem"

Sagovornika zanima finansijska strana pitanja

Menadžer odgovara da je asortiman veliki i da cena robe zavisi od pozicija koje klijent odabere. Zato moraju da se sastanu.

Klijent tvrdi da je zadovoljan trenutnim dobavljačima

Pozivalac traži da mu da 5 minuta vremena kako bi klijent shvatio da li su uslovi saradnje trenutnih dobavljača zaista isplativiji od njegove ponude

Klijent je nervozan i kaže da mu ponuda menadžera nije interesantna

Menadžer ne insistira na nastavku razgovora, već traži dozvolu da se javi za nekoliko sedmica

Postoji nekoliko efikasnih tehnika koje će vam pomoći da brzo i lako uvjerite klijenta u važnost predstojećeg sastanka.

  1. Tehnika "Ledge"- njegova suština je sljedeća: stalno održavate interes za sagovornika, ne otkrivajući sve informacije u potpunosti. Možete koristiti sljedeći izraz: "Da bih vam sve mogao detaljnije ispričati i prenijeti vam informacije u cijelosti, moramo se sastati."
  2. Repricing proizvoda– potrebno je da preispitate svoj proizvod i razvijete ga nova tehnologija njegove sugestije. Pokušajte zamijeniti dosadnu frazu “Želio bih da vas upoznam” izrazom “Naša kompanija će razmotriti i ponuditi stvarne opcije za smanjenje troškova vaših proizvoda.” Na primjer, ako prodajete robu restoranima i kafićima, nemojte reći da nudite klijentu da kupi određene proizvode. Sigurno je da kupci već imaju dobavljače. Ponudite uslugu procjene cijene pojedinih jela. Nakon što ste uradili analizu, pokazat ćete da ako kupujete proizvode od vas, klijent će uštedjeti. Stoga je bolje sarađivati ​​sa vama.

Evo nekoliko savjeta koji vam mogu pomoći da izbjegnete poteškoće tokom razgovora:

  • Održavajte interes, ali ne stvarajte intrige.
  • Ne obećavajte klijentu da će svoju dobit višestruko umnožiti. To izaziva nepovjerenje.
  • Nemojte koristiti fraze: „Htjeli bismo…“, „Mogli bismo biti s vama…“, jer klijenta zanima samo njegova korist, a ne vaša želja.
  • Insistirajte na ličnom sastanku, jer gledajući u oči klijenta, teže ćete odbiti saradnju.

Zaključak

Pravi poziv na sastanak je prvi korak na putu do pravog sastanka koji podrazumeva dugu i produktivnu saradnju. Glavni zadatak telefonskog razgovora je uvjeriti sagovornika u potrebu ličnog sastanka. Da biste to učinili, morat ćete zainteresirati klijenta i naučiti kako raditi s prigovorima.

Protokolarne posjete, poslovni sastanci, razgovori i pregovori najčešći su oblici međunarodne poslovne komunikacije.

Strane se unaprijed dogovaraju o danu i satu posjete. Tačno poštivanje vremena dolaska posjetitelja je obavezno i ​​strogo protokolarno pravilo. Kršenje ovog pravila smatra se ispoljavanjem nepoštovanja osobe koja prima posjetu, te stoga, na najnegativniji način, može uticati na buduće odnose sa tom osobom. Kašnjenje nije dozvoljeno ni na jednom zvaničnom događaju (vrijeme dolaska je naznačeno u pozivu ili na drugi način). Ne uzimaju se u obzir takozvane objektivne okolnosti - poteškoće u pronalaženju kuće u kojoj se domaćin nalazi, kašnjenje zbog saobraćajnih gužvi, iznenadni kvar automobila itd. Kašnjenje se pripisuje nepažnji posjetitelja i uvijek ostavlja neprijatan okus. S tim u vezi, preporučuje se da se unapred razjasni adresa (do preliminarnog odlaska vozača do odgovarajuće kuće, odlaska u posetu, uzimajući u obzir zagušenost gradskih ulica vozilima, itd. Nije za osudu doći nekoliko minuta ranije, pričekati u blizini kuće u kojoj će se posjeta održati i doći na ulaz u dogovoreno vrijeme. Preporučljivo je pridržavati se lokalnih protokolarnih pravila koja se odnose na pravila oblačenja za posjetu. Ponekad može biti poslovno odijelo, u drugim slučajevima može biti i obično odijelo, ali tamne boje. Mješovito odijelo nije dozvoljeno. Cipele moraju biti tamne.

Važno je unaprijed razmisliti o pitanjima koja treba postaviti u razgovoru, šta da pitate, a šta da kažete sami. Ovaj pristup će vam omogućiti da maksimalno iskoristite vrijeme posjete. Prema zakonima o ugostiteljstvu, inicijativa za vođenje razgovora pripada osobi koja prima posjetu.

Važno je da pravilno sjednete gosta. Poželjno je imati garnituru za sjedenje u posebnoj sali za sastanke. Šef strane delegacije sjedi preko puta šefa delegacije zemlje domaćina. Ne možete stavljati goste za svoj radni sto, kao ni okrenuti na sunčanu stranu. U ekstremnim slučajevima potrebno je spustiti zavjese na prozorima. Gost sjeda nakon što je sjeo domaćin. Za vrijeme posjete služe se kafa ili čaj, lagana osvježenja i vino, ovisno o lokalnoj praksi.

Protokolarna posjeta traje, po pravilu, 10-15 minuta, ali može trajati i duže ako su obje strane zainteresirane za to. Prilikom posjete nekoj visokorangiranoj osobi, korisno je unaprijed pitati osoblje koliko ta osoba ima vremena. Inicijativa za napuštanje svake posjete ostaje na gostu. Izuzetak su posete šefu države, gde audijenciju prekida "domaćin. U nekim zemljama, posebno sa monarhijskim uređenjem, nije uobičajeno da šef države postavlja pitanja. Šef države vodi razgovor .

U međubankarskim pregovorima, sposobnost vođenja razgovora je kompleksna umjetnost kojom svaki zaposleni mora ovladati, bez obzira na njegovu poziciju ili čin. Ovladavanje ovom umjetnošću je profesionalna obaveza bankarskih službenika. Međubankarskim pregovorima, po pravilu, prisustvuju lica posebno ovlašćena za vođenje takvih pregovora ili visoki službenici ovih institucija. Poslovni razgovori se vode opušteno, u formi dijaloga, bez pribjegavanja bilo kakvim referentnim materijalima, dosijeima, bilješkama. Učesnici poslovnog razgovora treba da imaju veliku erudiciju u oblasti svojih profesionalnih aktivnosti, kao iu različitim oblastima ekonomije, politike, nauke, kulture, i da imaju u vidu veliki broj konkretnih činjenica vezanih za predmet rasprave u ovim međubankarski pregovori. Po mogućstvu. tako da se učesnici ovakvih pregovora prisjete da, u skladu s protokolarnom tradicijom, gotovo svaki razgovor nakon međusobnog pozdrava počinje razgovorom o događajima u kulturnom životu, o novim knjigama, filmovima, koncertima, umjetničkim izložbama itd. Morate biti dobro obrazovan, dobro informisan sagovornik kako biste na adekvatan način predstavljali svoju banku ili kompaniju u poslovnim pregovorima. Preporučuje se da se prije početka pregovora pripremite za eventualnu diskusiju za svoju obrazloženu odbranu

pozicije. Dajte zvaničnu izjavu ako je potrebno. Potonji se čita striktno prema tekstu, jer je svaka riječ u njemu od fundamentalnog značaja. U međunarodnoj praksi, ovo se smatra uobičajenim i široko praktikovanim. Tekst službene izjave se zatim prenosi sagovorniku.

Tokom pregovora veoma je važno postići potpuno razumevanje sagovornika. Nerazumljive tačke se moraju dodatno razjasniti. Memorandum ili bilo koji drugi dokument uručen tokom poslovnog razgovora treba pažljivo pročitati odmah po prijemu.

U formalnom razgovoru potrebno je stalno održavati duh obostranog interesa, jer svako nastoji od sagovornika saznati ono što još ne zna. Ne možete razgovor pretvoriti u kviz, kada jedan stalno pita, a drugi samo odgovara. U razgovoru, obje strane bi trebale biti u mogućnosti da kažu sve što misle da je potrebno. Struktura odnosa među ljudima je neophodna za postizanje međusobnog razumijevanja. Poznati su sljedeći tipovi odnosa: ekvivalentni (kada postoji potpuno poklapanje pozicija partnera); tranzitivna (kada strana "A" deli poziciju strane "C", a strana "C" i strana "B" takođe deli poziciju strane "C"); simetrično (kada postoji zajedničko gledište samo o glavnim pitanjima).

Prisustvo ili odsustvo poverenja između partnera ima snažan uticaj na proces vođenja poslovnih pregovora. Bez sumnje veliki značaj imaju lične kvalitete pregovarača. Svjetska praksa uzima u obzir pet najčešćih modela psiholoških odnosa koji doprinose ili ometaju proces pregovaranja. To je strah od poslovnog kontakta, sumnje (strah od greške), negativan stav, simpatija, pozitivan stav. Nesumnjivo je da se u procesu komunikacije odvijaju svi navedeni psihološki modeli, ali bilo koji prevladava.

Praksa međunarodnih pregovora pokazuje da se u slučaju simetričnih i ekvivalentnih odnosa rasprava o pitanjima odvija maksimalno efikasno. U slučaju tranzitivnih odnosa moguće je i pozitivno rješenje pitanja o kojima se raspravlja. Zajednička želja za postizanjem dogovora, dobro poznavanje partnera i povjerenje u njega doprinose uspješnom vođenju pregovaračkog procesa. Svaki pregovori su ljudska komunikacija, tokom koje se učesnici međusobno informišu o svom stavu, uticaju na partnera svojim intelektom i emocionalno-voljnim kvalitetima.

Preliminarna priprema je preduslov za uspješne pregovore o bankarskoj politici i finansijskim i ekonomskim problemima. Tokom ove pripreme potrebno je identifikovati:

Nivo kvalifikacije učesnika sastanka;

Nivo znanja stranog jezika učesnika sastanka;

Informacije o njihovim društvenim, kulturnim, ideološkim, emocionalnim i starosnim karakteristikama.

Po pravilu, najuspješniji pregovori su između ljudi sa sličnim interesima. Razgovor pregovarača približno istog nivoa kvalifikacije karakteriše, po pravilu, najadekvatnija razmjena informacija.

Ukoliko je potrebno, učesnici u pregovorima tokom razgovora treba da uđu u diskusiju i brane svoje interese. Dokaz nedovoljne kvalifikacije uposlenika je ishitrena izjava: „Prijaviću ovo upravi banke (kompanije, preduzeća)“. Sa takvom izjavom ne treba žuriti, jer pokazivanjem određene suzdržanosti, upornosti i fleksibilnosti možete na adekvatan način zaštititi interese svoje banke (kompanije). Međutim, nemoguće je isključiti slučajeve kada je potrebno dati upravo takav gore dat odgovor.

Prijateljski, pristojan odnos prema ljudima, pažnja i društvenost, sposobnost započinjanja i održavanja razgovora, sposobnost pozivanja su neophodne osobine koje će svakom pregovaraču pomoći da uspostavi prijateljske i profesionalne kontakte.

U skladu s međunarodnim bontonom, poslovni pregovori se vode samo u mirnom tonu, čak i ako je tema razgovora neugodna. Povišeni glas, lične uvrede i izražavanje ogorčenja su neprihvatljivi. Jedna od funkcija protokola je upravo da pomogne u održavanju normalnih odnosa između učesnika u pregovorima, da eliminiše iz rasprave sve ono što nije direktno vezano za slučaj. Komplementarna fraza: "Molim vas da prihvatite uvjeravanja mog najvećeg poštovanja za vas" ima duboko značenje i neotuđiva je sastavni dio diplomatski protokol.

Vođenje multilateralnih pregovora ili

međunarodne konferencije - najteže i

odgovorno poslovanje za odjele za vanjske odnose i

protokolarne usluge raznih banaka ili firmi. Takve

pregovori (konferencije) se održavaju sa velikim brojem

učesnika i pripremni rad zahtijeva troškove

veliki trud. Potrebno je pažljivo razmotriti i

organizuju realizaciju programa

pripremni koraci:

Procedura susreta sa strancima;

Lični sastav tih sastanaka sa naše strane;

Učešće predstavnika stranih institucija akreditovanih u Ruska Federacija;

Učešće predstavnika štampe, televizije i radija;

Predstavljanje cvijeća;

Pozdravni govori;

Hotelski smještaj;

Poslovni dio programa (pregovori, sastanci, razgovori);

Prijemi, doručci, ručkovi itd.;

Putovanje po zemlji;

Završne žice.

Svrha pregovora na ovakvim sastancima i konferencijama mogu biti različiti finansijski i ekonomski problemi; sklapanje ugovora, sporazuma ili ugovora; razmatranje rezultata njihove implementacije; razgovor o drugim pitanjima od zajedničkog interesa, itd. U nekim slučajevima, učesnici bilateralnih ili multilateralnih pregovora razmatraju jedan problem u svim njegovim aspektima. U drugim slučajevima, pregovori se razlikuju po svojoj raznolikosti. Ključni momenat svih pripremnih radova za bilateralne ili multilateralne pregovore je izrada smjernica koje određuju aktivnost (rad) pregovaračke delegacije. Istovremeno sa izradom stava o pitanjima koja se razmatraju na sastanku, formira se i lista učesnika sastanka. Sastav i nivo učesnika u međubankarskim i drugim pregovorima zavisi od značaja koji učesnici pridaju ovom sastanku. Na pregovore se po pravilu šalju predstavnici približno istog nivoa,

Šef delegacije odgovoran je za aktivnosti svih članova delegacije i svakog pojedinačno. Stoga šef delegacije mora u potpunosti savladati predmet pregovora, dobro poznavati svakog zaposlenog, njegove profesionalne i lične kvalitete. Samo ako su takvi uslovi ispunjeni, šef delegacije će moći uspješno obavljati svoje funkcije i osigurati maksimalnu efikasnost rada učesnika sastanka. Od velike važnosti je i pravilan odabir pomoćnog osoblja delegacije. Takvo osoblje uključuje prevodioce, stenografe, vozače, kućne radnike, itd.

Za uspješno pregovaranje članovi delegacije moraju imati enciklopedijski nivo obrazovanja, visoku profesionalnost, govorništvo i pažljive pripreme konkretno za predstojeći sastanak.. Očigledno, društven radnik sa širokim

ekonomska perspektiva, sposobna da brzo proceni suštinu bilo kog problema, pogodnija je za međubankarske pregovore nego specijalista uskog profila. Poznavanje poslovnika, presedana, načina za efikasno rešavanje organizacionih pitanja, sposobnost rada sa dokumentima, strani jezici- sve ove kvalitete takođe. neophodno za učesnika poslovnog sastanka. Za uspješan rad važno je poznavanje stranih jezika, pa vam kabina omogućava brzo sklapanje poslovnih poznanstava i uspješnu komunikaciju s predstavnicima strane štampe. Poznavanje stranih jezika ima posebnu ulogu u bilateralnim, a posebno multilateralnim pregovorima, konferencijama, budući da se izrada dokumenata obično vrši na jednom od stranih jezika, na primjer, na engleskom. Poznavanje predmeta pregovora i stranih jezika omogućava vam da pronađete najtačniju i najprihvatljiviju formulaciju za sve učesnike pregovora.

Predstojeći pregovori

unapred priprema osnovnih

dokumenta i. ostali radni materijali. Postoji nekoliko kategorija dokumenata o kojima se raspravlja tokom sastanka.

Prva kategorija dokumenata odražava stav učesnika sastanka o širokom spektru pitanja i sadrži preporuke za rješavanje pitanja koja se razmatraju u predstojećim pregovorima. Druga kategorija su nacrti raznih sporazuma, protokola ili ugovora koji će činiti osnovu za pregovore. Treća kategorija dokumenata su nacrti rezolucija ili sporazuma o namjerama.

Dopisnici su koristan pomoćni materijal za diskusiju o temi sastanka. Memorandum se koristi tokom konsultacija koje se održavaju uoči sastanka i tokom pregovora.

Sastavljanje dosijea o različitim pitanjima koja će se razmatrati na predstojećem sastanku je sastavni dio pripremnog rada. Na osnovu dosijea izrađuju se tekstovi govora, materijali za razgovore sa pregovaračkim partnerima, dokumenti, reference itd.

Dosije se sastoji od službenih potvrda i dokumenata o partneru, isječaka iz novina, časopisa i drugih materijala koji sadrže podatke o stranom partneru. Efikasnost rada tokom pregovora u velikoj meri zavisi od kvaliteta pripremljenih dosijea.

Prije nego započnete pregovore, vrlo je važno unaprijed saznati stavove učesnika i nema mogućnosti da razjasnite svoje. Rješavanje ovog problema vrši se putem teleksa ili telefaksa, u toku bilateralnih sastanaka i konsultacija. Ovaj posao se obavlja u svim fazama pripreme za pregovore. On početna faza akcenat je na razjašnjavanju pozicija pregovaračkih partnera. Uoči sastanka, kada se utvrđuju stavovi, glavna pažnja se posvećuje obrazloženom iznošenju svog stava.

Nakon postizanja dogovora o održavanju sastanka, strane određuju mjesto sastanka i trajanje pregovora. Pregovori su preporučljivi kada strane shvate da je rješenje problema moguće samo zajedničkim naporima i ako strane nastoje riješiti zajedničke interese.

Međusobno razumijevanje, volja i partnerstvo su neophodni za uspješne pregovore, ali najvažnija od njih tri je volja. Bez volje za postizanjem međusobnog razumijevanja neće biti dogovora.

U zavisnosti od pravog stava strana prema postizanju rezultata, pregovori se dijele u tri kategorije. Prvi je kada je jedna od strana zainteresovana da spreči sporazum (ili pokazuje ravnodušnost). Drugi je kada jedna od stranaka pokazuje umjeren, ali nedovoljno jak (ili hitan) interes za postizanje rezultata. Treća kategorija je kada obje strane nastoje postići pozitivne rezultate. Ako svi učesnici tretiraju pregovore kao da su pregovori treće kategorije, tj. pokazati zajednički interes za postizanje sporazuma.

pregovarački proces će vjerovatno brzo uspjeti. Isti rezultat je vjerovatno kada ih jedan dio pregovarača naziva pregovorima treće kategorije, a drugi dio pregovorima druge kategorije. Uspjeh je malo vjerojatan ako svi učesnici gledaju na pregovore kao da pripadaju drugoj kategoriji. Praktično je nemoguće postići pozitivne rezultate ako neko od učesnika svrstava pregovore u treću kategoriju.

Za uspjeh pregovora posebno je važno da je prvobitno deklarirani maksimum visoki zahtjevi jedan ili drugi učesnik nije uplašio ostale. U prvoj fazi važno je znati što potpunije i dublje stavove pregovarača. Ako u ovoj fazi, kao rezultat razmjene mišljenja, učesnici dođu do zaključka da u glavnim pitanjima njihovi zajednički interesi prevladavaju nad protivrječnostima, tada se javljaju uslovi (perspektiva) za nastavak pregovora. Zadatak druge faze je utvrđivanje parametara budućeg ugovora, sporazuma ili aranžmana. U ovoj fazi važno je eliminisati razlike po ključnim pitanjima i postići obostrano prihvatljiv pristup za sve glavni problem. U trećoj i završnoj fazi, učesnici se fokusiraju na izradu konačnih sporazuma o čitavom spektru pitanja budućeg sporazuma ili ugovora. U ovoj fazi pregovori su posebno intenzivni i zahtijevaju aktivno učešće stručnjaka i stručnjaka. Prilikom finalizacije članova ugovora u posao se uključuju advokati.

Tokom samih pregovora mogu nastati nepredviđene okolnosti koje će zahtijevati dodatnu razradu članova ugovora, kao i određeno prilagođavanje pozicija. U takvim slučajevima treba pokazati ne samo čvrstinu, već i fleksibilnost, spremnost na međusobne ustupke i prihvatljive kompromise. Naravno, željeni kompromis treba da bude obostrano prihvatljiv i obostrano koristan. Svaka strana mora učiti iz kompromisa

određenu korist. Ustupak koji promoviše napredak pregovora je uvijek opravdan. Rigidan, direktan pristup koji isključuje kompromise ne dovodi do pozitivnih rezultata u pregovorima.

Uspjeh pregovora moguć je samo ako se uzmu u obzir ne samo vlastiti temeljni interesi, već i interesi partnera. Na toj osnovi nastaje povjerenje i međusobno razumijevanje koji su toliko neophodni da bi se pronašlo uravnoteženo i dogovoreno rješenje za bilo koja složena pitanja.

Priprema i održavanje poslovnih sastanaka, prijema


.Priprema i održavanje poslovnih sastanaka


1.1 Tema poslovnog sastanka


Efikasan poslovni sastanak zahteva ozbiljnu i pažljivu pripremu.

Predmet poslovnog sastanka je pitanje, problem koji treba razmotriti tokom sastanka. Osim sastanaka u cilju rješavanja poslovnih problema, održavaju se i protokolarni sastanci, koji se nazivaju i „ljubaznim posjetama“, jer se održavaju u svrhu ličnog upoznavanja ili ukazivanja pažnje na partnera u određenoj prilici.

Poslovni sastanak treba dogovoriti unaprijed. Unutar istog regiona najcelishodnije je pregovarati 2-3 dana unapred. Organizacija poslovnog sastanka može se dogovoriti od strane e-mail, telefonom.

Priprema za susret sa strancima treba biti posebno oprezna. Potrebno je predvideti sve elemente programa njihovog boravka: redosled sastanka, lični sastav učesnika, učešće predstavnika štampe, razmenu suvenira, pozdravne reči, smeštaj u hotelu, poslovni deo. , kulturni program, neformalni prijemi, žice.


1.2 Mesto održavanja poslovnih sastanaka


Mjesto održavanja sastanka je važno za strane u pregovaračkom procesu, jer to može postati važan aspekt efikasnost sastanka za jednu ili sve strane u pregovorima. Postoje sljedeće mogućnosti odabira mjesta za poslovne sastanke: na vlastitoj teritoriji, na teritoriji partnera, na neutralnoj teritoriji i korištenjem sredstava komunikacije (na daljinu).

Većina poslovnih ljudi radije održava sastanke na svojoj teritoriji (u prostorijama svoje firme).

Sastanak na licu mjestaomogućava profitabilno korištenje statusa vlasnika. Zaista, u ovoj situaciji vrlo često funkcionira izraz „kuće i zidovi pomažu“. Vlasnik može uticati na tok pregovora setom odgovarajućih taktika. Ovo su sredstva organizacioni plan: izbor i uređenje prostorija, postavljanje učesnika za pregovarački sto, organizacija pregovaračkog procesa (pufovi, pauze), organizacija kulturnih i društvenih programa.

Organizaciona sredstva su povezana sa psihološkim. Uostalom, oblici i nivo organizacije pregovaračkog procesa stvaraju odgovarajuću psihološku atmosferu (prijateljstvo, pritisak, napetost, manipulacija itd.). Primjer bi bio dizajn ureda.Veličina stola, udaljenost između domaćina i posjetitelja, oblik, veličina stolice (fotelje) koja se nudi posjetiocu itd.). Osim toga, sam status gosta će kod čovjeka izazvati određenu psihološku napetost.

Važno je i da vlasnici ne troše vrijeme i energiju na savladavanje umora nakon puta i prilagođavanje okolini. Mogu koristiti dostupne sadržaje svoje kancelarije: telefon, faks, internet, sekretarske usluge, salone, pomoć stručnjaka, advokata, nadređenih itd.

Priprema sobe. Prilikom pripreme prostora za poslovni sastanak (pregovore), stručnjaci za naučnu organizaciju rada savjetuju da se pridržavaju sljedećih osnovnih zahtjeva: čistoća, red, ventilacija, nedostatak buke, sobna temperatura povoljna za obje strane, udobno osvjetljenje.

Najprikladnija boja zidova za sastanke je svijetloplava boja prostorije.

Unutrašnjost sobe za sastanke će se poboljšati u prisustvu vaza sa cvijećem, slikama.

teritoriju partnera.Postoje slučajevi kada je bolje pregovarati na teritoriji partnera. Prije svega, ovo je prilika da dobijete dodatne informacije o partneru, njegovoj kompaniji.

Sama činjenica da ste pristali pregovarati na teritoriji partnera je element poštovanja prema partneru, pokazuje ozbiljnost vaših namjera i može uvjeriti drugu stranu da vrijedi poslovati s vama.

Efikasnost odabira opcija za gore navedene sastanke zavisi od situacije. Ali najbolja opcija je organizirati naizmjenične sastanke na "svojoj teritoriji" i na "teritoriju partnera".

Neutralna teritorija.Bitno je da susret na neutralnoj teritoriji ne daje prednosti nijednoj strani. Ova opcija može biti posebno efikasna u rješavanju konfliktnih situacija.

U tu svrhu stvaraju se posebno prilagođeni prostori u hotelima i poslovnim centrima. U mnogim slučajevima, konferencijske sale se koriste za pregovore.

U slučaju potrebe za neformalnom komunikacijom sastanaka u inostranstvu, koriste se vangradski poslovni klubovi za privrednike. U nedostatku široke mreže ovakvih institucija, u našoj zemlji se koriste restorani (kafei).

daljinski.Razvoj međunarodnih telefonskih komunikacija, foto-telegrafa (faksa), mobilnih telefona, interneta, video komunikatora (konferencijska video komunikacija) omogućava da se olakša proces organizacije i vođenja pregovora i da se u velikoj mjeri odustane od organizacije direktnih razgovora. -face sastanci. Savremena sredstva komunikacije omogućavaju direktan elektronski kontakt sa prenosom slike i zvuka.

Vremenska ograničenja. Važan korak ka uspjehu poslovnog sastanka je pravi izbor vrijeme i dan u sedmici. Potrebno je voditi računa o okolnostima poslovnog života, poslovnim navikama partnera, satima njihovog optimalnog rada.

Dakle, neki ljudi rade bolje ujutro, zovu se "šave", uveče su "sove", srednji tip se zove "golubovi". Prema naučnicima, "sove" čine oko 33%, "šave" - ​​17%, a "golubovi" - 50% od ukupnog broja ljudi.


1.3 Vrijeme održavanja poslovnih sastanaka


Psiholozi predlažu da se takvi faktori uzmu u obzir prilikom organizovanja pregovora, nema potrebe da planirate sastanak neposredno pre ručka. Misli o hrani ometaju konstruktivnu komunikaciju. Ali ako je sastanak već planiran, bilo bi dobro da se tokom pregovaračkog procesa partnerima ponudi šolja kafe, čaja, nešto za jelo.

Nemojte zakazivati ​​sastanak odmah nakon ručka. Potrebno je omogućiti partnerima da saberu svoje misli i provjere potrebne informacije.

Ponedjeljak, s jedne strane, nije najbolji dan za sastanke. Na kraju krajeva, ljudima treba vremena da se prilagode radnom ritmu nakon vikenda. Mada je, s druge strane, u ponedeljak prednost "sveže glave" da se sastanemo ovog dana i razgovaramo o važnim pitanjima, planirajući da ih završimo do kraja nedelje.

Petak, kada se svi već raduju vikendu, nije najbolji dan za početak.

Potrebno je razgovarati o dužini sastanka. Uostalom, može se dogoditi da se vaš partner, koji nije bio upozoren na trajanje sastanka, izvini pola sata nakon početka sastanka i, navodeći potrebu da završi svoj ništa manje važan posao, napusti vas. Uobičajeno je da se poštuje predviđeno vrijeme sastanka.

Prilikom dogovaranja termina sastanka potrebno je biti precizan. Kašnjenje se smatra uvredom za domaćina i može uticati na tok pregovora. U slučaju prihvatljivog kašnjenja, morate pronaći način, čak i ako za kratko vrijeme, upozorite svog partnera i izvinite se u skladu s tim.


1.4 Sastav delegacije


Pregovori između dva predstavnika su vrlo rijetki. Dakle, element protokola poslovnog sastanka je utvrđivanje sastava njegovih učesnika. Delegacija uključuje:

direktni učesnici u pregovorima;

kompetentni konsultanti (stručnjaci);

pomoćno osoblje (prevodioci, stenografi, vozači, sekretarice, itd.).

Sporazum treba da bude zasnovan na principu jednakog broja delegacija sa obe strane. Veća delegacija je psihološka prednost. Zbog određenih okolnosti može doći do odstupanja od principa pariteta, ali pod uslovom da u to uvjerite partnere.

Pregovori su efikasniji što je manji broj učesnika. Stoga, ako ih je potrebno što prije održati, potrebno je smanjiti broj stranaka, pogotovo jer povećanje broja učesnika u pregovorima često dovodi do nesporazuma.

Liste pregovora, sa naznakom prezimena, imena i patronimija, mjesta rada i položaja učesnika, evidentiraju se u zapisniku.

Razmjena protokolarnih lista se po pravilu vrši na početku sastanka. Ukoliko se spiskovi ne sastavljaju unapred, onda kako bi imali informacije o učesnicima sastanka, strane razmenjuju vizitke.

Pored broja, određuje se i nivo učesnika sastanka. Nivo zastupljenosti bi trebao biti približno isti. Izbor sastava i nivoa učesnika u pregovorima zavisi od značaja koji učesnici pridaju sastanku, od prirode transakcije i nacionalnih karakteristika učesnika u pregovorima. Tako se kineske pregovaračke delegacije razlikuju po veličini, dok Amerikanci preferiraju male grupe. Prisustvo predstavnika suprotnog pola u njegovom sastavu poboljšava imidž delegacije.


1.5 Materijali za diskusiju


Predstojeći sastanak ili pregovori predviđaju preliminarnu pripremu materijala. Postoje relevantne kategorije dokumenata o kojima se raspravlja u toku poslovnog odnosa:

dokumenti koji odražavaju stav učesnika sastanka o širokom spektru pitanja i, po pravilu, sadrže preporuke o pitanjima koja se razmatraju;

nacrti različitih sporazuma, protokola ili ugovora koji se nude kao osnova za pregovore;

nacrta rezolucija ili sporazuma o namjerama.

Složen, ali važan element pripremnog rada je izbor različitih dokumenata o pitanjima koja se razmatraju. To su službene potvrde i dokumenti, isječci iz novina i časopisa koji sadrže podatke o partneru i njegovom poslovanju, to su podaci o konjunkturi njegovih partnera, njihovom ponašanju na tržištu. Uprkos činjenici da sve ovo zahtijeva mnogo truda, znanja i vremena, na kraju se takav rad opravdava. Dakle, u svom radu "Kako preživjeti među morskim psima" X. McKay napominje da je znati barem nešto o klijentu jednako važno kao i znati sve o svojim proizvodima. Ako poznajete svoje kupce, ako su poznati njihovi specifični interesi i karakterne osobine, onda će uvijek postojati osnova za uspostavljanje kontakta. Nudi upitnik od 66 stavki, uključuje pitanje o ličnim podacima klijenta, obrazovanju, bračnom statusu, dosadašnjim aktivnostima, posebnim interesovanjima, životnom stilu itd. i pruža mogućnost boljeg „upoznavanja“ klijenta.

Optimalan rezultat sporazuma je shvatanje svakog od njegovih učesnika da je dobio određenu korist u odnosu na prvobitnu situaciju.


1.6 Raspored i opremanje stolova


Važan element priprema prostorija za poslovni sastanak je opremanje stolova.

Psihološki aspekt uticaj na učesnike sastanka može biti u obliku tabele. Dakle, prema Australijancu Alan Peaseu, kvadratni sto nema povjerenja i doprinosi stvaranju atmosfere takmičenja. Ova forma stola je pogodna za kratke poslovne pregovore. Okrugli stolovi omogućavaju neformalni sastanak i slobodnu razmjenu mišljenja. Mali stočić za kafu olakšava prijateljski razgovor i služi kao ljubaznost.

Sveske, olovke, olovke, prospekti su položeni na stolove za svakog učesnika. Stolice ili fotelje treba da budu udobne i u dovoljnoj količini.

Uobičajeno je da se flaše mineralne vode i čiste čaše rasporede u grupama duž pregovaračkog stola.

Preporučljivo je voditi računa o kafi ili čaju. Za to je potrebno obezbijediti samovar, nekoliko dobrih setova, čaj, kafu, kolačiće, voće, kolače ili konditorskih proizvoda.

Ako stavite pepeljaru na sto, to je signal da možete pušiti, ali prije nego što je zapalite, morate zatražiti dozvolu od prisutnih. Ako pušenje nije dozvoljeno, tokom pauze se mora pripremiti prostor za pušenje.


1.7 Sastanak delegacije


Priprema prostorija za poslovne sastanke obično obavljaju ili posebno angažovani radnici kompanije, ili pozvani stručnjaci.

Važan element poslovnog protokola je organizacija sastanka delegacije. Prije svega, potrebno je pravilno odrediti nivo pozdrava. Treba da se sastane onaj ko je pozvao, potpisao je pismo uz poziv, ali kao izuzetak - jedan od njegovih zamenika.

Prilikom susreta sa delegacijom, posebno stranom, potrebno je pridržavati se određenih protokolarnih pravila

Rang i položaj šefa delegacije za doček moraju odgovarati rangu i položaju šefa delegacije koja dolazi u posetu.

Na sastanak obično dolazi šef delegacije domaćina u pratnji 2-3 osobe.

Ako gost dolazi sa suprugom, tada ga sa suprugom sastaje i predsjedavajući delegacije domaćina.

Prvi je šef, koji prima delegaciju, a ako je njegova supruga došla na sastanak, on je predstavlja gostima.

Drugi je gost - šef strane kompanije, koji preporučuje i svoju suprugu.

Potom predsjedavajući delegacije domaćina predstavlja svoje zaposlenike – članove delegacije, koji su došli u susret gostima, po činu. Ako među onima koji se susreću ima žena, onda se pre svega preporučuju. Ako je malo žena, onda se preporučuju po rangu, a zatim muškarci - takođe po činu.

Šef delegacije koja je stigla nakon toga na isti način predstavlja članove svoje delegacije.

U susretu sa delegacijom na aerodromu ili železničkoj stanici, šef zemlje domaćina mora uručiti cveće svim ženama – članicama delegacije ili onima koje su došle sa članovima delegacije. Prilikom susreta i ispraćaja na aerodromu ili železničkoj stanici treba pokloniti cveće umotano u celofan (cveće se ne poklanja muškarcima, osim za godišnjice).

Sastanak delegacije neminovno je povezan sa smještajem u automobile. Poznavanje pravila sletanja u skladu sa međunarodnom protokolarnom praksom neophodno je za svakog člana delegacije. Vozač, tumač, šef delegacije i njegova supruga treba da ih poznaju (Prilog 17).

Prije toga, automobil se mora pomaknuti tako da desna vrata budu okrenuta prema trotoaru. Prvi koji sjedne i izađe je putnik koji zauzima počasno mjesto. Ako uslovi ne dozvoljavaju vozaču da pomeri automobil desnom stranom na trotoar, tada počasni putnik ulazi u automobil kroz leva vrata. Ukrcavaju se i kroz lijeva vrata.

Počasni putnik zauzima mesto na zadnjem sedištu sa desne strane duž puta automobila, ima vlasnika ili šefa delegacije dobrodošlice. Pored vozača mogu sedeti čuvar, reporter i, kao izuzetak, prevodilac. Osoba koja zauzima počasno mjesto izlazi na desna vrata, a ostali, da ne ometaju osobu koja sjedi na počasnom mjestu, na lijeva.


2. Priprema i održavanje prijema


2.1 Tehnike i njihova suština


Prijemi i njihova suština

Prijemi - i diplomatski i poslovni - jedan su od najvažnijih oblika spoljnopolitičkih, poslovnih, kulturnih i drugih aktivnosti vlada, državnih resora, privrednika, javnih i drugih organizacija i pojedinaca. Mogu se održavati u svečanim prilikama (u čast državnih posjeta, državnih praznika i sl.) i imati politički značaj, biti isključivo protokolarne prirode (u vezi sa poslovnim posjetama, otvaranjem izložbi) ili se koristiti u svakodnevnim aktivnostima (tokom pregovora i drugi).

Važno je jasno shvatiti da glavni sadržaj prijema nije jelo ili degustacija pića, već rješavanje poslovnih problema za koje se morate pažljivo pripremiti unaprijed. Za većinu učesnika tehnike su fokusiran, svrsishodan rad, a nikako površna „dosadna praznina“ o kojoj je Bajron razmišljao pre skoro dva veka.

Prijemi mogu pomoći u uspostavljanju, održavanju i razvijanju kontakata između stranaka i pojedinaca, komuniciranju i razjašnjavanju nečijeg stava, prikupljanju informacija, razmjeni mišljenja i konačno, diskutiranju i dogovaranju stavova i rješavanju postojećih problema u neformalnom okruženju.

Tradicija održavanja prijema je ukorijenjena u duboke antike. Gostoprimstvo je bilo i ostalo osnovni pokazatelj časti i dostojanstva naroda i države, njihove dobronamjernosti.

Stoga zemlje pažljivo čuvaju historijsku tradiciju primanja gostiju kao simbola mira i ljubaznosti. Tradiciju ruskog gostoprimstva i dalje slave strani gosti. Dugogodišnja međunarodna praksa utvrdila je vrste diplomatskih prijema, načine njihovog pripremanja, diplomatski bonton kojeg se uobičajeno pridržavati.

Protokolska praksa Rusije u cjelini poklapa se sa međunarodnom. Prijemi su po vremenu podijeljeni na dnevne (do 19 sati) i večernje, a prema smještaju gostiju - na prijeme sa sjedećim i bez sjedećih mjesta.


2.2 Zakazivanje i priprema prijema


Zakazivanje i priprema prijema

Prijem je jedan od oblika "spoljno - i unutrašnje političke" aktivnosti organizacije. To je, po pravilu, unaprijed organizirano i pripremljeno od strane domaćina, zajedničko vrijeme koje provode predstavnici organizacije domaćina i gostiju. Prijem se održava: a) povodom svečanog datuma - godišnjice, godišnjice osnivanja preduzeća, odnosno osnivanja organizacije; b) prilikom posjete organizaciji poznatog i počasnog gosta, delegacije partnerske kompanije; c) u toku svakodnevnih aktivnosti firme na redovnoj osnovi.

Svrha prijema može biti proširenje i produbljivanje kontakata u oblasti delatnosti kompanije, dobijanje potrebnih informacija, formiranje imidža organizacije u eksternom poslovnom okruženju.

Prijemi mogu biti: dnevni i večernji, sa rasporedom sjedenja (unaprijed dodijeljena mjesta za učesnike) i bez rasporeda sjedenja, svečani i neformalni.

Dnevni prijemi su "čaša šampanjca", "čaša vina", "doručak". “Čaša šampanjca” obično počinje u 12 sati i traje oko sat vremena. Razlog za takav prijem može biti godišnjica državni praznik, odlazak (dolazak) službenog lica, boravak delegacije. Otvaranje izložbe (festivala) itd. Ovo je najjednostavniji oblik prijema koji ne zahtijeva puno priprema. Prijem se odvija bez sjedenja gostiju - stojeći. Piće i grickalice poslužuju konobari. Obično se poslužuju samo šampanjac, vina, sokovi i lagani zalogaji (mini kolači, sendviči, orasi).

Doručak ili ručak sa sjedenjem je svečaniji oblik prijema. Za ovaj oblik prijema predviđena su mjesta za stolom za sve učesnike. Doručak sa sjedećom garniturom se organizuje između dvanaest i petnaest sati i traje oko sat i po. Po sadržaju i vremenu odgovara ruskoj večeri i može uključivati ​​1-2 hladna predjela, jedno riblje ili jedno mesno jelo i desert. Prihvatljivo je poslužiti toplo predjelo od prvog jela. Prilikom okupljanja gostiju u ulaznom holu nudi im se aperitiv, sokovi, tokom doručka - suva vina od grožđa, a na kraju čaj, kafa, šampanjac, konjak, liker. Gosti obično dolaze na doručak u ležernoj odjeći, osim ako uniforma nije posebno navedena na pozivnici.

Večernji prijemi su nekoliko vrsta. Najpopularniji, demokratski, masovniji i produktivniji, u smislu komunikacijske pokrivenosti, je "koktel", koji počinje između 17-18 sati i traje dva sata. Prijem se obavlja stojeći. Gosti sami prilaze stolovima sa grickalicama, preuzimaju poslastice za sebe, a konobari nude piće, ako se dostave topli zalogaji, onda se doček može nazvati “a la buffet”. Za veću svečanost sastanka, do njegovog kraja može se poslužiti šampanjac, sladoled, kafa. Buffet je najdemokratskiji oblik prijema. Takav banket možete ostaviti u bilo koje vrijeme. Dok to radite, morate imati na umu nekoliko pravila:

stolu treba pristupiti tek nakon poziva ili nakon što su ostali prisutni otišli za stol;

gosti uzimaju tanjire s gomile na početku stola i kreću se duž stola u jednom smjeru (kako se ne bi ometali), stavljajući poslastice na svoj tanjir;

nepristojno je biti blizu stola sa cigaretom koja se puši;

Ružno je gomilati na tanjir sva ponuđena jela odjednom. Postoji određeni redosled poslastica: trebalo bi da se okusi na početku riblja jela, riba i meso ne bi trebalo da budu na istom tanjiru;

treba da uzmete tačno onoliko koliko možete da pojedete;

grickalice se prebacuju na tanjir sa zajedničkim uređajem koji se nalazi na jelu sa ovom grickalicom. Nakon kucanja poslastica, ne biste trebali zaboraviti staviti uobičajeni uređaj na mjesto;

za deserte i slatka jela morate uzeti čiste tanjure;

muškarac može počastiti damu donoseći joj nešto iz bifea. Neprihvatljivo je da se dama ophodi prema muškarcu.

Jedini pribor za jelo na švedskom stolu je viljuška. Stoga se grickalice režu na male komade („jednom“). Osim viljuški, mogu se poslužiti i ražnjići - mali štapići zabodeni u sendviče - kanope i drugi komadi grickalice. Noževi mogu biti na stolu, ali njihovo korištenje u svakom slučaju će biti nezgodno. Uobičajeno je da se na bife dolazi u ležernom odijelu ili haljini.

Prijem na bazi švedskog stola je "koktel". Takođe se održava između 17:00 i 20:00 sati. Za razliku od švedskog stola, koktel stolovi nisu pokriveni. U hodniku je postavljeno nekoliko malih stolova, na njih su postavljene cigarete, šibice, pepeljare i papirne salvete u vazama. Hrana i piće služe konobari na tacnama. Umjesto viljuški, gosti koriste posebne banketne ražnjiće. Prijem se završava šampanjcem i kafom.

Večera je najsvečaniji oblik prijema. Počinje u periodu od 17 do 19 sati, traje 2-3 sata ili više. Gosti prvo sede za stolom sat vremena, a zatim prelaze u drugu, manje formalnu prostoriju, ili deo sale za razgovor, gde se služe čaj i kafa. Kodeks oblačenja je formalan. Ručak se održava uz sjedenje - svaki učesnik saznaje broj svog mjesta za stolom iz pozivnice.

Ručak na bazi švedskog stola podrazumijeva besplatno sjedenje učesnika za stolovima od četiri do šest osoba, gosti preuzimaju grickalice sa jednog velikog stola i sjedaju za jedan od malih stolova. Jelovnik je poput švedskog stola. Takav prijem se organizuje nakon koncerta, gledanja filma, u pauzi između konferencijskih sesija. Ručak na bazi švedskog stola je manje formalan od ručka.

Čaj se dogovara između 16-18 sati, obično za žene. Večera sa sjedenjem se razlikuje od ručka tek u kasnijim terminima.

Ne smijete kasniti na službene prijeme. Gosti na takve prijeme (doručak, ručak, večera) dolaze u roku od 3-5 minuta i nakon kraće pauze za zajedničke pozdrave i poznanstva, pozivaju se za sto. Sastanak za stolom nije prihvaćen. Nije preporučljivo razgovarati sa nekim preko komšije za stolom. Za stolom žena može sjediti u šeširu, ali rukavice moraju biti skinute.

Na prijemu sa sjedećom garniturom potrebno je paziti na starešinstvo, službeni ili društveni položaj gostiju, jer su mjesta podijeljena na časnija i manje časna. Smatra se da je prvo mjesto desno od gospodarice kuće, drugo - desno od vlasnika. U nedostatku žena, prvo mjesto se smatra desno od vlasnika, drugo - lijevo od njega. Prilikom sjedenja pridržavajte se sljedećih pravila:

prvi na desnoj strani i lijeva ruka muškarci su podmetnuti od domaćice, dok dame okružuju vlasnika. Zatim se mjesta izmjenjuju: pored žena stavljaju muškarce i obrnuto;

žena ne sjedi sa ženom na kraju stola, ako muškarac ne sjedi na kraju stola;

muž ne sjedi pored svoje žene;

dva stranca iz iste zemlje ne sjede zajedno;

poslednja mesta za stolom zauzimaju zaposleni u njihovoj instituciji (ali ne i žene).

Kako bi svaki gost mogao brzo pronaći svoje mjesto za stolom, na ulazu se postavlja raspored sjedenja, na stol se stavlja naslovna kartica sa imenom i prezimenom gosta, a ponekad se svakom gostu daje i šema stola. Gosti zauzimaju svoja mjesta nakon što domaćica sjedne, ona prva ustaje nakon završetka prijema.

Priprema prijema uključuje sljedeće korake: postavljanje ciljeva prijema, odabir forme prijema, određivanje sastava učesnika, sastavljanje scenarija prijema, slanje pozivnica, sastavljanje rasporeda sedenja za stolom. (ako postoji), sastavljanje jelovnika, postavljanje stola i usluživanje gostiju, priprema zdravica i govora.

Neformalne prime se održavaju u situacijama kada se gosti "nisu očekivali" unaprijed, češće u malim firmama i improvizirano, u neformalnom okruženju. Neformalni prijemi su uobičajeni u SAD-u kada su partneri pozvani na ručak. Neformalnost situacije doprinosi rješavanju nestandardnih problema, sposobnosti da se problem sagleda drugačije. U principu, treba biti spreman za takav prijem.


Zaključak


U obavljenom radu utvrđeno je da je prijem u poslovnoj sferi, prije svega, službena obaveza, i to ne samo za organizaciju domaćina koja prima goste, već i za organizacije koje imaju ulogu gostiju. Stoga se prema poslovnom sastanku ili prijemu mora odnositi odgovorno, poznavati osnove njegovog vođenja, obim prijema.

Poslovni sastanci i prijemi neophodni su za plodonosan rad, pomažu u vođenju poslovnih pregovora, skidajući s njih veo službenosti i dajući im opušten karakter. Istovremeno, kako ne biste uvrijedili goste, morate znati osnovna pravila za održavanje prijema. A da ne biste došli u nezgodnu situaciju kada ste prisutni na recepciji, morate znati kako se ponašati na njoj. To je bio predmet obavljenog rada, tokom kojeg sam identifikovao osnovna pravila za vođenje prijema:

Savremena međunarodna protokolarna praksa svjedoči o želji zemalja da prijeme učine skromnijim, da izbjegnu pretjeranu pompe, da im daju veću racionalnost.

Poluformalna atmosfera prijema omogućava prisutnima da ostvare korisne kontakte, općenito razgovaraju o budućim ugovorima koji su korisni za partnere koji učestvuju, prošire i prodube postojeće kontakte, razmijene mišljenja i mišljenja koja im omogućavaju da bolje razumiju ekonomske, finansijske i druge pozicije i potraživanja budućih partnera, njihove karakteristike u organizovanju predmeta . Osim toga, za iskusan biznismen Posmatranje ponašanja i postupaka pozvanih na prijem može biti izvor informacija, koje će zauzvrat poslužiti kao jedna od osnovnih komponenti u donošenju odluka o sklapanju posla.

Bibliografija


) Botavina R.N. Etika poslovnih odnosa: vodič za učenje. - M.: Finansije i statistika, 2002.-str. 208.

) Dunkel. Poslovni bonton - Rostov na Donu: Feniks, 2006. - 370.

) Čumikov A.N., Bočarov M.P. Odnosi s javnošću: teorija i praksa. - M.: Delo, 2003.-str. 496.

) Shepel V.M. Priručnik za privrednika i menadžera.-M.: Finansije i statistika, 2000.-str. 354.

) Yashin VV Poslovna etika. - M.: Delo, 2002.-str. 342


Aplikacija

delegacija prijema poslovnih sastanaka

Sjedeći na službenim prijemima: 1 - 12 gostiju po službenom stažu


Sjedenje na svečanim prijemima kod domaćice: 1 - 14 gostiju po službenom stažu


Neformalna dobrodošlica. Stol je u obliku slova U, vlasnik i domaćica sjede jedan naspram drugog. Ovaj plan sedenja, iako međunarodno prihvaćen, treba izbegavati jer gosti 7-12 imaju malo ili nimalo kontakta sa domaćinom


Na službenim doručcima i večerama gosti se sjedaju prema rangu po redoslijedu protokolarnog staža.

Službenici u rangu ili zvanju koji su na godišnjem odmoru ili bez posla, odnosno ne obavljaju svoje funkcije koje odgovaraju njihovom činu, ustupaju staž gostima istog ranga koji su u aktivnom radu. Ako gost obavlja dužnosti veće od svog ranga, on zauzima najviše mjesto koje mu je dodijeljeno.

Kako žene sve više zauzimaju visoke pozicije u izabranim tijelima i na administrativnim pozicijama, na svečanim doručcima i večerama, žene sjede među muškarcima, u zavisnosti od njihovog ranga.

Na neformalnim doručcima i večerama, gdje su prisutni muškarci i žene, po mogućnosti nemojte sjediti jedno pored drugog. U takvim slučajevima, osim ako žena nije šef misije, žene se sjedaju prema starješini muževa.

Udovice zadržavaju rang svojih muževa. Žene bez pratnje muškarca sjede prema godinama, položaju ili počasnom zvanju. Udate žene imaju staž iznad onih koje su udovice ili razvedene. Sve žene su iznad mladih djevojaka po stažu, osim ako njihov čin i dužnosti ili počasna zvanja nekoj od njih ne daju posebnu prednost.

Muž žene na službenom položaju sjedi među muškarcima u skladu sa činom svoje žene, ako mu njegov položaj ne daje pravo na počasnije mjesto.

Na sastancima na kojima su prisutni i zvaničnici i ugledne ličnosti, neizbežna je tenzija između pravnog i civilnog staža. U ovim slučajevima potrebno je uzeti u obzir slijedeći pravila:

· uvijek se uzima u obzir relativni staž lica na službenim pozicijama;

· pri utvrđivanju radnog staža počasni gosti se stavljaju među službena lica, pri čemu se prednost daje iz ljubaznosti licima koja zauzimaju visok položaj i imaju veći uticaj u javnom životu;

· Općenito je prihvaćena prednost stranih gostiju. Podjednaki po rangu, strani gosti zauzimaju više mjesto od građana svoje zemlje. Građani koji rade van svoje zemlje imaju viši rang od svojih sunarodnika.

Na prijemima kao što su doručak, ručak, večera gosti se strogo sjede za stolom određeni red. Mjesta za stolom podijeljena su na više i manje počasna. Najčasnije mjesto je desno od domaćice (na neformalnom prijemu) ili desno od vlasnika (na službenom prijemu). Slijede mjesta lijevo od domaćice i vlasnika, kako se udaljavaju, manje časni.

Na zvaničnom prijemu, na kojem su gosti bez žena i muževa, glavnom gostu se nudi da sjedne za stolom nasuprot domaćina.


Tutoring

Trebate pomoć u učenju teme?

Naši stručnjaci će savjetovati ili pružiti usluge podučavanja o temama koje vas zanimaju.
Pošaljite prijavu naznačivši temu upravo sada kako biste saznali o mogućnosti dobivanja konsultacija.

Poslovni sastanak i poslovni pregovori općenito imaju jednu definiciju - to je poslovna zajednička komunikacija s ciljem postizanja zajedničkog rješenja. Ali poslovni sastanak se može smatrati i prvom etapom pregovaračkog procesa ili njegovom komponentom, tokom koje se razjašnjava predmet daljih pregovora, rješavaju organizaciona pitanja. Uspeh daljih pregovora umnogome zavisi od rezultata ovakvih preliminarnih kontakata, od utiska koji ste ostavili na „uvodnom“ poslovnom sastanku.

Za postizanje uspjeha tokom poslovnog sastanka potrebno je podstaći sagovornika na komunikaciju, stvoriti maksimalno polje mogućnosti za dalju poslovnu diskusiju i donošenje odluka.

Poslovni sastanak se obično odvija u formalnom okruženju, a namjere sagovornika (poslovnih partnera) su sljedeće:

1) dati, primiti potrebne informacije ili ih razmijeniti. Dobijanje informacija može se smatrati glavnom svrhom poslovnog sastanka;

2) dogovori se o pitanju od interesa za sagovornike;

3) uvjeriti sagovornika ( poslovni partner) u ispravnosti donesene odluke, isplativosti odabranog načina djelovanja i sl.;

4) uspostavlja kontakt, jača poslovne odnose, a ponekad i zaključuje sporazum, obezbeđujući ga, po mogućnosti, pisanim protokolom o daljim namerama;

5) dinamika svakog poslovnog sastanka prolazi kroz četiri faze: kontakt, orijentacija, odluka i evaluacija, rezultat. Poznavanje značenja ovih faza omogućava vam da izgradite razgovor ili se prilagodite sagovorniku tako da rezultat sastanka bude pozitivna odluka za vas.

Prva faza sastanka je kontakt – te sekunde kada uđete u prostoriju, pozdravite se i razmijenite prve fraze. Osnovni cilj ove faze komunikacije je stvaranje uslova za uspostavljanje partnerstva.

Glavni zadatak koji morate riješiti u prvoj fazi je uspostavljanje emocionalnog kontakta sa svojim sagovornikom.

Razgovor na poslovnom sastanku mora se graditi dosljedno, pridržavajući se plana. U razgovoru je bolje ostati jedan korak formalniji nego jedan korak poznatiji, a pritom ostati ljubazan i ljubazan. U Rusiji je uobičajeno da se partnere oslovljavaju po imenu i prezimenu, osim u slučajevima kada korporativna kultura dozvoljava da se međusobno zovete po imenu, na američki način.

Pozitivan stav i interesovanje se može pokazati frazama: „Drago mi je da te vidim!“, „Hvala što ste odvojili vreme da se nađete sa nama!“ Na početku poslovnog razgovora preporučuje se kratak razgovor o sekularnim temama - o vremenu, o najnovijim kulturnim dešavanjima, ekonomskoj situaciji. Ova vrsta uvodnih fraza omogućava vam da se naviknete na sagovornikov način govora, prilagodite se zajednički talas, postići prvi dogovor (mišljenja se rijetko razlikuju o vremenu izvan prozora).

Da bi razgovor bio produktivan od samog početka, morate biti u stanju:

1) uspostavi kontakt sa sagovornikom;

2) stvoriti povoljnu atmosferu za razgovor;

3) da privučete pažnju partnera i pobudite njegovo interesovanje za vašu temu (problem ili predlog).

Važno je ne samo uspostaviti kontakt, to se mora pratiti u toku razgovora i poduzeti mjere: ako se prekine, postavite pitanje, ponudite čaj, možete se šaliti, ako, naravno, situacija dozvoljava.

Postoje načini da započnemo razgovor koji zatvaraju put do uspjeha ili nam otežavaju njegovo postizanje. Ako želite da vaš razgovor na prvom poslovnom sastanku bude produktivan, izbjegavajte:

1) manifestacije znakova sumnje u sebe i potrebe za sastankom;

2) nepoštovanje na početku sastanka, čak i u blažoj formi;

3) pobuđivanje odbrambene pozicije sagovornika već kod prvih pitanja.

Morate uspostaviti povoljnu emocionalnu atmosferu, čak i ako vam je sagovornik neugodan i ne doživljavate nikakve pozitivne emocije od sastanka, najvažnije je postići pozitivne rezultate na samom sastanku.

Druga faza je orijentacija. Ovdje je glavni cilj otkriti suštinu problema zbog kojeg je sastanak održan. Sagovorniku morate prenijeti potrebne informacije o vašim odličnim profesionalnim kvalitetama u obliku prezentacije (samo se nemojte hvaliti), objasniti motive vašeg interesovanja i obratiti mu se.

Ova faza je najduža, pa je vaš zadatak da održavate kontakt sa sagovornikom. Na primjer, dosadno navođenje vaših uspjeha ili klijenata može jednostavno postati dosadno, a onda će se izgubiti pozitivan emocionalni kontakt, što obično dovodi do negativnih rezultata.

Poslovni sastanak će biti efikasniji ako je unapred isplaniran i ako ste za njega spremni, ako prikupite sve dostupne informacije o sagovorniku, budućem poslovnom partneru.

Odredite nekoliko ključnih poruka koje želite prenijeti drugoj strani. Odaberite vrijeme za prezentaciju i količinu informacija koje ćete podijeliti. Razmislite o redoslijedu iznošenja informacija, gdje reći glavnu stvar i kako sakriti nedostatke svoje odluke.

Vaš uspjeh na poslovnom sastanku, pored vaših profesionalnih kvaliteta, umnogome zavisi i od vašeg morala, samopouzdanja, a što više informacija imate, lakše ćete pregovarati.

Stil i pristupi vođenja razgovora imaju veliki uticaj na ishod vašeg poslovnog sastanka. Čak i uz najpozitivnije raspoloženje partnera za komunikaciju, iskrenu želju za dogovorom, njihov razgovor se ne zbraja, štoviše, njihovi napori da poprave situaciju samo je pogoršavaju. Najvažniji razlog za to je često razlika u stilovima i pristupima vođenja poslovnog razgovora među partnerima i njihovim komponentama, kao što su:

1) sklonost direktnom govoru ili nagoveštaju;

2) prisustvo gestova, intonacije, učestalosti ponavljanja i upotrebe određenih komponenti govora: visina, tembar, brzina, glasnoća itd.;

3) sposobnost i nesposobnost da postavljaju prava pitanja ili da drugima daju inicijativu da daju informacije o sebi;

4) udoban nivo formalnosti - jednostavnost; prihvatljive šale; odnos prema razmjeni žalbi;

5) očekivanje da će drugi slijediti naš primjer itd.

Postoje tri različita pristupa vođenju poslovnih razgovora: čvrst, mekan i principijelan.

Ako se strana ponaša "po tvrdom tipu", onda učesnike u razgovoru doživljava kao protivnike, koji jednostrano pokušavaju da pobede. Svoju pobjedu smatra svojim ciljem, čvrsto se drži svoje pozicije i krije svoje interese, traži ustupke kao cijenu za dogovor, vrši pritisak i pokušava da nametne i dobije „takmičenje volja“.

Ako se stranka ponaša u okviru „mekog pristupa“, onda učesnike u razgovoru doživljava kao prijatelje, sporazum smatra ciljem razgovora i spremna je to platiti jednostranim ustupcima, lako mijenja svoju poziciju, pokušava izbjeći “takmičenje volja”, ali ako je nametnuto, podliježe pritiscima drugih strana.

Strana principijelnog pristupa vidi učesnike kao saradnike koji zajedno rade na problemu. Svoj cilj smatra razumnim rezultatom, postignutim brzo i dobronamjerno, koncentriše se na interese, a ne na pozicije, ne traži ustupke, već razvoj obostrano korisnih opcija, insistira na primjeni objektivnih kriterija koji su nezavisni od volje učesnika. Takvi kriterijumi mogu biti mišljenja stručnjaka, ekonomski pokazatelji na tržištu, proračunati pokazatelji, statistika, zakoni, ali ne želje bilo koje strane.

Odabir najboljeg pristupa za vas ovisi o sljedećim faktorima:

1) od vaših ciljeva. Ako želite održati vezu, održavati kontakt dugo vremena, onda je poželjniji „principijelni pristup“. Ako vam je važno da kupite vrijeme i spremni ste na ustupke sada kako biste „povratili situaciju“ u budućnosti, moguće je slijediti „meki pristup“;

2) na čijoj je strani stvarna moć. Na primjer, ako nemate stvarnu moć, implementacija "tvrdog pristupa" je vrlo teška;

3) o vještinama i sposobnostima stranaka. „Principijelni pristup“, kao jedan od najefikasnijih, zahtijeva najrazvijenije komunikacijske vještine.

Stoga je potrebno obratiti posebnu pažnju na lične kvalitete vašeg sagovornika, njegovu poziciju i ciljeve, voditi računa o njegovim potrebama u rješenju koje predlažete.

Postoji šest osnovnih pravila za uspostavljanje odnosa između partnera u preliminarnim pregovorima.

1. Racionalnost. Neophodno je ponašati se suzdržano. Nekontrolisane emocije negativno utiču na proces pregovaranja i na sposobnost donošenja razumnih odluka.

2. Razumijevanje. Nepažnja prema tački gledišta partnera ograničava mogućnost razvoja obostrano prihvatljivih rješenja.

3. Komunikacija. Ako vaši partneri ne pokažu veliko interesovanje, onda sa njima možete održati poslovni sastanak jednostavno u vidu konsultacija. To će pomoći u održavanju i poboljšanju odnosa.

4. Pouzdanost. Lažne informacije slabe snagu argumenta, a takođe negativno utiču na reputaciju.

5. Izbjegavajte podučavanje partnera. Vaše uvjerenje mora biti zasnovano na poštovanju lični kvaliteti sagovornik.

6. Prihvatanje. Pokušajte uzeti drugu stranu i budite otvoreni za učenje novih stvari od svog partnera.

Uspješno vođenje poslovnih sastanaka, razgovora i pregovora uvelike ovisi o poštivanju od strane partnera etičkih normi i principa kao što su tačnost, poštenje, korektnost i takt, sposobnost slušanja (pažnja na mišljenja drugih), specifičnost.

Preciznost. Jedan od najvažnijih etičkih standarda svojstvenih poslovnoj osobi. Termin sporazuma se mora poštovati do najbliže minute. Svako kašnjenje može ukazivati ​​na vašu nepouzdanost u poslovanju.

Iskrenost. To uključuje ne samo vjernost preuzetim obavezama, već i otvorenost u komunikaciji sa partnerom, direktne poslovne odgovore na njegova pitanja.

Ispravnost i takt. To ne isključuje istrajnost i energičnost u pregovorima uz poštovanje korektnosti. Treba izbjegavati faktore koji ometaju tok razgovora: iritaciju, međusobne napade, netačne izjave itd.

Sposobnost slušanja. Slušajte pažljivo i koncentrisano. Ne prekidajte govornika.

Konkretnost. Razgovor treba da bude konkretan, a ne apstraktan, i da sadrži činjenice, brojke i potrebne detalje. Koncepti i kategorije trebaju biti dogovoreni i razumjeti od strane partnera. Govor treba potkrijepiti dijagramima i dokumentima. Pripremite vizuelni materijal, razmislite o obliku njegove prezentacije.

Ova pravila ostaju na snazi ​​u toku daljih pregovora.

U slučaju pozitivnog toka razgovora, druga faza glatko prelazi u treću, koja uključuje odluku i evaluaciju. Ovdje ćete morati aktivno komunicirati sa sagovornikom, jer će početi odabir najpogodnije opcije za donošenje odluka za obje strane.

Gotovo svaki poslovni sastanak mora da razgovara o nesuglasicama ili prigovorima. A činjenica da vam se druga strana protivi dokazuje njihov interes, inače bi jednostavno prekinuli razgovor. Vaš zadatak za ovoj fazi- shvatite zašto se sagovornik protivi, šta niste uzeli u obzir njegove interese, na koje potrebe je zaboravio u predloženom rješenju i kako sve to popraviti i unaprijediti rješenje. Pitajte kako druga strana vidi rješenje sukoba.

Pripremite nekoliko rješenja „na izbor“, a ako zamjerke izazivaju sve opcije u nizu, onda ćete se morati vratiti na analizu ciljeva druge strane. Prigovori nas tjeraju da tražimo nestandardna rješenja.

Ako ne možete da rešite nesuglasice tokom poslovnog sastanka, odvojite vreme da razmislite i potražite bolju opciju.

Poslednja faza je postizanje dogovorenog rešenja. U ovoj fazi se obično dogovaraju uslovi vašeg novog sastanka kako bi se razjasnili manji problemi, razgovarali o uslovima sporazuma ili ugovora itd. Potrebno je razgovarati o tome kako, kada i gdje će se održati vaš sljedeći sastanak.

Negativan ishod poslovnog razgovora tokom "uvodnog" poslovnog sastanka nije razlog za grubost ili hladnoću na kraju pregovaračkog procesa. Rastanak treba da bude takav da će vam, na osnovu budućnosti, omogućiti održavanje kontakta i poslovnih veza. Sastanak je najbolje završiti frazom: „Hvala što ste odvojili vrijeme da razgovarate o našim prijedlozima. Žao mi je što to nije u vašim neposrednim planovima ... ali ako su vam potrebne dodatne informacije ... ”U ovom slučaju, sastanak ili razgovor, čak i ako nije našao svoj nastavak, ipak ima pozitivnu stranu, jer postoji uvijek postoji mogućnost da se kasnije ovaj kontakt razvije u dobar, koristan odnos.

Ako je to bio prezentacijski sastanak, onda se mogu koristiti sljedeći izrazi: „Hvala vam na prilici da s vama razgovaramo o izgledima za obostrano korisnu saradnju naših kompanija“, „Hvala vam na prilici da vam predstavim...“ , “Hvala što ste mi dali priliku da vam ponudim...”

I naravno, standardno univerzalne fraze: „Zahvaljujemo vam što ste odvojili vrijeme da se upoznamo“, „Bilo mi je drago razgovarati s vama“, „hvala na vremenu koje ste mi dali“, „Ako imate bilo kakvih pitanja , pozovite, kontaktirajte…”, „Ako ste zainteresovani za naše predloge, da se nađemo dodatno u vreme koje vam odgovara” itd.

Efikasnost službenih poslovnih sastanaka je u velikoj mjeri osigurana striktnim pridržavanjem pravila i zahtjeva bontona utvrđenih za ovu situaciju i pažljivom pripremom za takve događaje.

Počevši od pripreme predstojećeg poslovnog sastanka, njegovi organizatori treba da:

  • - definiše njegovu svrhu;
  • - pripremiti listu pitanja za diskusiju i, ako je moguće, podijeliti je učesnicima sastanka;
  • - odabir i proučavanje potrebnih materijala i dokumenata o ovim pitanjima;
  • - ograničiti listu učesnika sastanka samo na one ljude od kojih zaista zavisi uspjeh u postizanju cilja;
  • - predvidi stavove stranaka, mogući tok sastanka i njegove rezultate;
  • - uspostaviti jasan vremenski okvir za sastanak;
  • - pripremite mjesto.

Pozvani na poslovni sastanak treba odmah da se odazovu pozivu ili da predlože drugog kandidata za učešće na njemu, ako se to čini prikladnijim.

Etiketa službenog poslovnog sastanka je skup pravila koja regulišu ponašanje strana u postupcima pozdravljanja, predstavljanja, obraćanja, komuniciranja, razmjene vizitkarti, opraštanja, izražavanja zahvalnosti na gostoprimstvu i uspješnom održavanju sastanka.

Vlasnik ureda dočekuje goste na pola puta do vrata. Desno od njega može biti njegov zamjenik, lijevo - prevodilac, ako su gosti stranci. Gosti ulaze istim redosledom, sa vođom grupe pola koraka ispred. Prevodilac domaćina sastanka na jeziku gostiju predstavlja članove grupe gostiju, gostujući tumač prevodi i predstavlja domaćine.

Nakon pozdrava, organizator sastanka poziva goste za stol za sastanke i poziva ih da zauzmu svoja mjesta okrenuta prema prozoru, prema svjetlu. Ovo se smatra ljubaznim. Međutim, gosti ne bi trebali sjediti uz prozore koji gledaju na sunčanu stranu: to se može smatrati znakom nepoštovanja.

Lideri stranaka na sastanku su, po pravilu, postavljeni jedan naspram drugog, njihovi zamenici su desno od svake, a prevodioci levo. Ostali učesnici sastanka su nasumično raspoređeni.

Razgovor na zvaničnom poslovnom sastanku uvijek treba započeti s pet ili šest općih pitanja: "Kako ste letjeli?", "Kako ste ostali u hotelu?", "Kako ide aklimatizacija, kako se osjećate?" i drugi.. Nikada ne treba odmah govoriti o slučaju.

Prezentacija učesnika sastanka odvija se razmjenom posjetnica. Domaćin sastanka vadi svoju vizit kartu i, lagano podižući tijelo, predaje je šefu grupe gostiju. (Treba imati na umu da se Japancima i Južnokorejcima uvijek daju vizit karte s obje ruke, kako ih prihvataju, a nikada lijevom!) Ako nema mnogo učesnika na sastanku, svi prisutni mogu zamijeniti vizit karte. Ali možete i unaprijed napraviti liste navodeći prezime, ime i patronimiju svakog od učesnika sastanka, njihovu poziciju i mjesto rada.

Nakon prezentacije počinje razgovor. Uvijek ga pokreće domaćin domaćin. Poslovni sastanak ne bi trebalo da traje duže od dva sata. Nakon završetka sastanka možete poklanjati suvenire. Postoje različita gledišta o tome ko bi to prvi trebao učiniti: domaćini ili gosti. Važno je da suveniri striktno odgovaraju rangu učesnika sastanka. Ne preporučuje se svim učesnicima, vođi grupe i njegovom zamjeniku davati iste poklone.

Na kraju sastanka domaćin prvi ustaje od stola, odlazi do mjesta gdje je dočekao goste i oprašta se sa svakim od njih. Ne preporučuje se izlazak iz kancelarije sa gostima. Gosti su u pratnji osobe odgovorne za sastanak.

Pravila poslovni bonton , kojim se reguliše ponašanje učesnika na zvaničnom poslovnom sastanku, zahtevaju:

  • - doći na sastanak na vrijeme;
  • - poštujte tradiciju i običaje usvojene na teritoriji vašeg boravka;
  • - održavati pozitivan stav;
  • - izražavajte svoje misli sažeto, jasno i jasno, ne skrećujte sa teme;
  • - objašnjavaju skraćenice, skraćenice i posebne termine koji se koriste u govoru;
  • - pažljivo slušaju sagovornike, prate reakciju učesnika sastanka na riječi govornika;
  • - zapamtite da se poslovni sastanak odvija u načinu dijaloga, a ne monologom jedne od strana;
  • - ns pokazuju netrpeljivost prema stanovištu drugih učesnika sastanka, čak i ako se ono bitno razlikuje od vašeg;
  • - pažljivo slušaju i pokazuju spremnost da razgovaraju o stavovima druge strane;
  • - ne prekidajte govornike;
  • - ostati smiren i pristojan, čak i ako sagovornik pokazuje agresivnost, razdražljivost ili neumjerenost.
Podijeli: