Verbale della riunione - un documento informativo e amministrativo che registra l'intero processo di discussione delle questioni sollevate, nonché le decisioni prese durante questa riunione. Il mantenimento di questo documento è una parte importante e obbligatoria di qualsiasi riunione, che determina in gran parte l'efficacia delle decisioni su una particolare questione.

La registrazione dei verbali delle riunioni è stabilita dal codice civile della Federazione Russa. L'articolo 181.2 definisce i requisiti fondamentali obbligatori e le modalità di conservazione dei verbali delle adunanze. Come redigere correttamente il protocollo? Quali informazioni devono essere incluse nel verbale della riunione?

Chi tiene il protocollo?

Obbligo di registrare lo stato di avanzamento della riunione e progettazione corretta documento è affidato al segretario della riunione. Può trattarsi della persona che ricopre la carica di segretario nell'organizzazione, o di qualsiasi altro dipendente autorizzato a svolgere tale compito. È meglio se la persona nominata dal segretario comprende le questioni sollevate durante la riunione. Tuttavia, se il segretario è impegnato in attività in altro ambito, ha facoltà di porre domande di chiarimento durante l'adunanza, consentendo di verbalizzare nel modo più accurato possibile l'intero svolgimento dell'adunanza.

Oltre a fissare semplicemente lo stato di avanzamento della riunione, il segretario è responsabile della preparazione della riunione. Può trattarsi di redigere un elenco dei presenti, uno schema dell'iter deliberativo, lavorando con i verbali delle riunioni precedenti. Ciò è necessario per inserire all'ordine del giorno un elenco di questioni che devono essere nuovamente discusse.

Modulo, sezioni obbligatorie

Per redigere un protocollo con le istruzioni per il lavoro d'ufficio, si consiglia di utilizzare un apposito modulo. L'utilizzo di questa raccomandazione dipende dalla decisione del proprietario (gestore) dell'organizzazione. Molto spesso, i moduli di stampa vengono utilizzati per la registrazione nelle autorità statali, municipali e cittadine. La maggior parte delle organizzazioni private utilizza un normale modello stampato su un computer e disegnato su un foglio A4.

Indipendentemente dal tipo di modulo, il documento deve contenere le sezioni obbligatorie (per un esempio di verbale di assemblea, si veda l'articolo seguente):

• Il nome della struttura (organizzazione) in cui opera il collegium.
• Titolo.
• Data e numero di registrazione del protocollo.
• Luogo (città) in cui si svolge la riunione.
• Domande (ordine del giorno).
• Parte principale.
• Firme del presidente, del segretario e dei partecipanti alla riunione.

Il verbale dell'assemblea è redatto sulla base delle registrazioni, anche audio o video, effettuate dal segretario durante i lavori. Per l'esecuzione dell'atto è assegnato un termine massimo di cinque giorni lavorativi, salvo in alcuni casi in cui altri termini sono stabiliti per ordine del capo o per legge su determinati tipi di riunioni.

intestazione del protocollo

Il titolo del documento include il nome, la parola "Protocollo", nonché il nome dell'assemblea (in questo caso, questa riunione) e (o) l'organo collegiale che tiene l'assemblea. Ad esempio: "Verbale della riunione di produzione".

Numero, data, luogo

Ogni verbale della riunione deve avere un indice, cioè un ordinale numero di registrazione. È determinato dal numero progressivo della riunione tenutasi dall'inizio dell'anno solare (nelle organizzazioni educative è possibile tenere traccia della numerazione dall'inizio dell'anno accademico). Se il verbale dell'adunanza del collegio temporaneo è registrato, la numerazione è conservata per la durata dell'incarico.

La data del documento sarà il giorno della riunione. Se le questioni sono state discusse per più di un giorno lavorativo, tutte le date dall'inizio alla fine della discussione dovrebbero essere incluse nel verbale della riunione. Esempio: "22.06.2016 - 24.06.2016" o "22-24.06.2016"

Luogo di stesura del protocollo - nome geografico località in cui opera questo organo collegiale. Questa sezione potrebbe non essere specificata nel documento, ma solo se il nome dell'organizzazione include già il nome dell'insediamento. Ad esempio: "Samara City Printing House", "Ivanovo Machine-Building Plant" e così via.

Nota come dovrebbero iniziare i verbali delle riunioni (esempio sopra).

introduzione

Per redigere la parte introduttiva del verbale si deve iniziare con il cognome e le iniziali del presidente dell'assemblea e del segretario. Il primo è un dipendente dell'organizzazione autorizzata a condurre la riunione. La posizione di presidente nell'organizzazione personale) non è indicato nel protocollo. Questa persona non deve essere il capo dell'impresa. L'eccezione sono i verbali dell'incontro con il direttore, in cui il capo conduce l'incontro di persona.

Nella sezione "Partecipanti", dovresti indicare tutti gli altri partecipanti alla riunione. Puoi farlo seguendo queste linee guida:

• Nella sezione sono indicati, in ordine alfabetico, i nominativi e le iniziali dei dipendenti che partecipano all'esame delle materie poste all'ordine del giorno e all'adozione delle deliberazioni sulle stesse. Le posizioni non sono specificate.
• Se all'assemblea sono presenti più di quindici partecipanti, le loro iniziali e cognomi sono riportati in allegato al verbale in apposito elenco.
• Se alla riunione sono presenti altri dipendenti di tale ente o persone invitate da altri enti, nel verbale viene inserita la sezione “Invitati”. I cognomi e le iniziali sono qui indicati in ordine alfabetico e per i partecipanti di altre organizzazioni sono inoltre prescritti la loro posizione e il nome del luogo di lavoro.
• Ciascuno dei presenti conferma la propria partecipazione all'adunanza con firma personale.

Riga vuota dopo la sezione “Presenzienti”, nel verbale dell'assemblea si iscrive l'“Ordine del giorno”. In questa sezione si fa riferimento all'elenco delle questioni sottoposte all'assemblea. Ogni punto della sezione protocollare "Agenda" è numerato con numeri arabi. Per formulare una domanda si usano le preposizioni “A proposito di...” o “A proposito di...” (per un esempio del verbale della riunione nella parte dell'ordine del giorno, si veda l'articolo sotto). Ogni paragrafo dovrebbe indicare la persona autorizzata a prendere la parola questa edizione: "Parlatore: cognome, iniziali."

Qual è la differenza tra un protocollo completo e uno breve?

Quando si redige la parte principale del documento, è importante considerare se durante la riunione viene mantenuto un protocollo breve o completo del processo deliberativo. Per forma breve(il più delle volte è così che viene redatto il protocollo riunione operativa) nella parte principale, devono essere indicate le seguenti informazioni:

• Domanda sottoposta all'assemblea.
• Relatore su questo tema.
• La decisione adottata e approvata dall'assemblea.

L'elaborazione di un protocollo completo implica la fissazione non solo delle informazioni di cui sopra, ma anche dei dettagli degli interventi dei relatori, delle informazioni e dei dibattiti sorti durante l'incontro, delle opinioni del pubblico, dei commenti e delle obiezioni, nonché di altri dettagli.

Parte principale

La parte principale del protocollo è costituita da sezioni in base al numero di questioni all'ordine del giorno. IN modulo completo documento, ogni sezione comprende tre parti che riflettono il processo di considerazione del problema e di decisione in merito.

I nomi delle parti sono indicati in lettere maiuscole da una nuova riga:

• "ASCOLTATO". In questa parte, sotto il titolo, va indicato il cognome del relatore sul tema in esame (al nominativo), la presentazione della relazione è data mediante un trattino (in terza persona singolare). Se per qualche motivo non è possibile citare il discorso nel verbale, il testo del verbale è riportato in un foglio a parte in allegato al verbale, e nella sezione “SENTITO”, la nota “Il testo del verbale (discorsi, discorsi) è allegato” è fatto.
• "PRESENTE". In questa parte sono riportate le dichiarazioni rese da altri partecipanti alla riunione sull'argomento in esame, o le domande poste durante le discussioni. In questo caso va indicato il cognome del relatore (al caso nominativo), e il testo della domanda (discorso) va indicato attraverso il trattino.
• "RISOLTO" o "RISOLTO". La decisione presa durante la riunione su questo tema viene registrata. Il testo della decisione deve essere stampato per intero, indipendentemente dal fatto che venga mantenuta la forma completa o abbreviata del protocollo. Al momento della votazione viene indicato il numero di voti ricevuti "favorevoli", "contrari" e "astenuti".

Per la forma abbreviata del verbale, la trattazione di ciascun argomento è riassunta nelle parti SENTITE e DECIDE. Dopo la firma del segretario e del presidente, l'atto acquista ufficialità e viene registrato.

Le decisioni assunte in assemblea sono comunicate agli esecutori designati:

• Consegnando una copia del protocollo o un estratto certificato dal segretario.
• Edizione documenti amministrativi(ordini, delibere, ordinanze) sull'organizzazione sulla base di decisioni verbalizzate.

Come memorizzare i protocolli?

Per la conservazione archivistica, i verbali sono formati in fascicoli suddivisi per tipologie di riunioni. Il luogo di conservazione di tali documenti è determinato dalla segreteria dell'organizzazione (suddivisione strutturale dell'organizzazione) o dall'ufficio amministrativo. I periodi di conservazione sono determinati in conformità con la nomenclatura dei casi approvata presso l'azienda.

A riunioni, riunioni, sessioni, conferenze.

I protocolli documentano l'attività degli organi collegiali permanenti, quali collegi di commissioni e ministeri, amministrazioni comunali, nonché consigli scientifici, tecnici e metodologici. Inoltre, riunioni tenute dai capi delle divisioni strutturali, deputati Amministratore delegato, direttori, possono anche essere registrati.

È comune redigere protocolli per documentare l'attività degli organi collegiali temporanei (convegni, riunioni, seminari, ecc.).

Il verbale è redatto dal segretario sulla base degli appunti da lui conservati durante l'adunanza. Queste possono essere brevi note, trascrizioni o registrazioni dittafoniche. Per redigere i verbali, il segretario raccoglie gli estratti delle relazioni e degli interventi, le bozze delle decisioni prima dell'assemblea.

Protocollo rilasciato su un modulo comune..

Titolo, data e numero di protocollo

L'intestazione del protocollo sarà denominazione dell'organo collegiale o tipologia di riunione. Ad esempio, il Protocollo (di cosa?) della riunione del consiglio pedagogico; riunioni dei capi delle divisioni strutturali, ecc.

La data del verbale è la data dell'adunanza (di norma il verbale viene redatto dopo l'adunanza). Se la riunione è durata più giorni, la data del verbale comprende le date di inizio e di fine.

Per esempio: 21 — 24.07.2009 .

Il numero (indice) del verbale è il numero progressivo della riunione nell'anno solare o di durata dell'organo collegiale.

Testo protocollo comprende le seguenti parti:

• introduttivo;
• principale.

introduzione

Nella parte introduttiva del verbale, dopo l'intestazione, sono riportati i nomi e le iniziali del presidente e del segretario dell'assemblea. Da una nuova riga dopo la parola " frequentato» elencare in ordine alfabetico i nomi e le iniziali dei funzionari presenti alla riunione.

Se c'erano persone di altri alla riunione, dopo la parola "Hanno partecipato" da una nuova riga, la parola " Invitato” ed è indicato un elenco di persone invitate, in questo caso, la posizione e il nome dell'organizzazione sono indicati prima di ogni nome.

Nella parte introduttiva del protocollo l'ordine del giorno è fissato.

Consiste in un elenco di questioni che vengono discusse durante la riunione e fissa la sequenza della loro discussione e i nomi degli oratori (oratori). Ogni punto all'ordine del giorno è numerato con un numero arabo, è formulato utilizzando le preposizioni "O" o "About". Ad esempio: "Informazioni sull'approvazione curricula»; "Sul riepilogo dei risultati dell'anno accademico."

Per ogni voce è indicato un relatore (un funzionario che ha preparato questo numero).

Parte principale

Secondo la sequenza delle questioni all'ordine del giorno, viene redatto il testo della parte principale del protocollo, che deve contenere tante sezioni quanti sono i punti all'ordine del giorno.

Pertanto, la parte di intestazione del protocollo è sempre formattata allo stesso modo. Ma il testo del protocollo può essere esposto in diverse forme ah: breve o completo.

Protocollo breve- fissa gli argomenti discussi in assemblea, i nominativi degli oratori e le decisioni assunte. Tale protocollo è più spesso mantenuto nei casi in cui la riunione è di natura operativa (vedi Fig. 3.3.).

Protocollo completo- contenga informazioni non solo sui temi discussi, sulle decisioni assunte e sui nominativi dei relatori, ma anche note sufficientemente circostanziate che trasmettano il contenuto delle relazioni e degli interventi dei partecipanti alla riunione, tutte le opinioni espresse, le domande e le osservazioni, i commenti , posizioni. I verbali completi consentono di documentare un quadro dettagliato della riunione (vedere Figura 3.4).

Quando si utilizza qualsiasi forma di protocollo, il suo testo sarà suddiviso in tante sezioni quanti sono i punti all'ordine del giorno.

Ogni sezione ha tre parti: “SENTITO”, “DETTO”, “RISOLTO” (“DECISO”), che sono stampati dal margine sinistro in maiuscolo. Questo disegno consente di evidenziare nel testo il discorso dell'oratore principale, i partecipanti alla discussione della questione e la parte operativa, in cui viene formulata la decisione.

Nella parte " ASCOLTATO» si afferma il testo del discorso. All'inizio del testo, da una nuova riga al nominativo, è indicato il nome del relatore. La registrazione del discorso è separata dal nome da un trattino. Il discorso è scritto alla terza persona singolare. È consentito indicare invece di registrare il discorso dopo il cognome ("Si allega verbale del discorso", "Si allega testo del verbale").

In quest'ultimo caso, le relazioni diventano un allegato al protocollo.

Nella parte " ESEGUITA» da una nuova riga al nominativo indicare il nome dell'oratore e dopo il trattino, il testo del discorso o la domanda (se è stata posta all'oratore durante il discorso).

Nella parte " RISOLTO” (“DECISO”) riflettono la decisione presa sulla questione in discussione. Il testo del dispositivo è stampato integralmente in qualsiasi forma del protocollo.

Il testo dell'intero protocollo viene stampato con interlinea 1,5.

Il verbale è redatto dal segretario della riunione. Il verbale è sottoscritto dal segretario e sottoposto alla firma del presidente entro 3 (tre) giorni lavorativi dalla riunione.

Le firme sono separate dal testo da 3 interlinea. Il nome della posizione è stampato dal bordo del campo sinistro, l'ultima lettera del cognome è limitata al campo destro.

Il giorno in cui il protocollo è firmato dal presidente, deve essere registrato.

Estratto dal protocollo

L'estratto del verbale è copia esatta della parte di testo del protocollo originario relativa al punto all'ordine del giorno su cui si sta predisponendo l'estratto. L'estratto riproduce tutti i dettagli del modulo, la parte introduttiva del testo, il punto all'ordine del giorno su cui si sta preparando l'estratto e il testo che riflette la discussione della questione e la decisione presa. Un estratto del protocollo è firmato solo dal segretario, che lo certifica. L'iscrizione di certificazione è scritta a mano, è composta dalla parola “Vero”, indicazione della posizione di chi certifica la copia (estratto), firma personale, cognome, iniziali e data (vedi Fig. 3.5).

Estratti dai protocolli a volte sostituiscono uno amministrativo come una decisione. In questo caso, l'estratto funge da strumento per comunicare agli esecutori le decisioni assunte. In tal caso, il segretario, ad esempio, del Consiglio, entro e non oltre 2 (due) giorni dalla firma del verbale dell'assemblea, distribuisce agli esecutori preposti estratti del verbale su determinati argomenti. Le dichiarazioni sono firmate dal segretario.

Gli estratti dei protocolli inviati ad altra organizzazione sono soggetti a sigillo obbligatorio.

Le copie originali dei verbali sono redatte dal segretario nei casi secondo il tipo di riunioni. Ad esempio, "Verbali delle Assemblee generali", "Verbali delle riunioni del Consiglio di amministrazione", "Verbali delle riunioni con il direttore", ecc. All'interno della valigetta i protocolli sono sistematizzati per numero e cronologia. I casi si formano durante l'anno solare.

Documentazione gestionale

Controllo

Opzione 4

1. Protocollo, tipi di protocolli, caratteristiche del progetto 4

2. Gestione della posta in uscita 9

3. Emettere un atto di cancellazione della proprietà 11

4. Compilare un memorandum 12

Riferimenti 14

1. Protocollo, tipi di protocolli, caratteristiche del progetto

Verbale - un documento che fissa il corso della discussione e del processo decisionale in riunioni, riunioni e riunioni degli organi collegiali.

Una caratteristica del protocollo è quella di documentare l'attività degli organi collegiali: temporanei (riunioni, convegni, riunioni, commissioni) e permanenti (consigli di ministeri e comitati, consigli accademici di istituzioni scientifiche, presidi).

La redazione e l'esecuzione dei protocolli è affidata ai segretari dei competenti organi collegiali (regolari o eletti in corso d'opera). Il segretario, unitamente al presidente dell'organo collegiale, è responsabile della correttezza delle informazioni contenute nel verbale. Il protocollo è redatto sulla base di registrazioni scritte a mano, comprese verbali o su nastro della riunione, nonché di documenti preparati per la riunione: ordine del giorno, testi o estratti di relazioni e discorsi, progetti di decisione.

I principali tipi di protocollo:

Breve protocollo - fissa le questioni discusse durante la riunione, i nomi degli oratori e le decisioni prese. Si raccomanda di effettuarlo nei casi in cui l'incontro è di natura operativa.

Il protocollo completo registra in modo sufficientemente dettagliato non solo le questioni discusse, le decisioni prese ei nomi degli oratori, ma anche il contenuto delle relazioni e degli interventi dei partecipanti alla riunione.

Il resoconto integrale è redatto sulla base del verbale integrale della riunione (trascrizione) e trasmette testualmente il processo di discussione di ciascuna questione e di decisione in merito.

Il verbale è redatto su carta intestata dell'ente e contiene i seguenti dati: il nome dell'ente, la denominazione del tipo di documento, la data della riunione, il numero del verbale, il luogo in cui è stato redatto il verbale (il luogo in cui si è tenuta la riunione), il titolo del testo, il testo, le firme, i visti di familiarizzazione. L'intestazione al testo del protocollo è il nome dell'evento che si sta registrando (convegno, seduta, riunione) e il nome dell'organo collegiale di cui si sta registrando l'operato.

Il testo del protocollo si compone di due parti: introduttiva e principale. La parte introduttiva del testo del protocollo dovrebbe mostrare: chi ha guidato l'evento da registrare; chi ha tenuto il protocollo; chi era presente alla riunione (seduta, riunione, ecc.) tra i funzionari che sono membri dell'organo collegiale che tiene la riunione; chi è stato invitato (se necessario) all'incontro tra i dipendenti dell'organizzazione o di altre organizzazioni; quali questioni sono state discusse durante la riunione.

Le informazioni relative al capo dell'assemblea, al segretario e ai presenti comprendono i nomi e le iniziali dei funzionari, indicati rispettivamente dopo le parole: “Presidente”, “Segretario”, “Partecipato” (senza virgolette). Per le persone inoltre invitate all'incontro tra i dipendenti dell'organizzazione, oltre al cognome e alle iniziali, è indicata la posizione ricoperta, e per gli specialisti di altre organizzazioni, la posizione e il nome dell'organizzazione. Le informazioni sulle persone invitate all'incontro possono essere inserite nella sezione "Partecipazioni" o nell'apposita sezione "Invitati".

A eventi collettivi come le riunioni, spesso c'è un gran numero di partecipanti, elencarli nella parte introduttiva del testo del protocollo è inappropriato. In tal caso viene redatto separato elenco dei presenti in assemblea, che viene successivamente allegato al verbale.

Nel protocollo stesso, nella sezione "Presenze", è indicato solo il numero totale dei presenti con link all'elenco allegato. Va sottolineato che le sezioni “Presisti” e “Invitati” rivestono particolare importanza rispetto alle altre sezioni del protocollo, in quanto riguardano direttamente effetto legale di questo documento, mostrando la legittimità di tenere un evento collettivo. Queste sezioni riflettono la presenza di un quorum della riunione, vale a dire il numero minimo richiesto di componenti dell'organo collegiale sufficiente per avviare i lavori dell'assemblea (sessioni, conferenze). In mancanza di un quorum (maggioranza semplice o 2/3) stabilito per questo organo collegiale, l'assemblea è inammissibile, poiché le sue decisioni sarebbero illegittime. Le parole "Presidente", "Segretario", "Partecipato", "Invitato" sono stampate dalla posizione zero del dispositivo di stampa, un trattino è inserito dalla 2a posizione, i cognomi sono scritti nel caso nominativo, quindi le iniziali sono Mettere. I nomi dei presenti e degli invitati sono disposti in ordine alfabetico e stampati con interlinea 1.

Gli argomenti discussi durante l'incontro sono elencati nella sezione ORDINE DEL GIORNO. Le parole AGENDA vengono stampate dalla posizione zero del dispositivo di stampa, seguite da due punti. I punti all'ordine del giorno sono numerati. Ogni nuova domanda stampare dalla prima posizione di tabulazione. La sequenza delle domande è determinata dal grado della loro importanza. La formulazione dei punti all'ordine del giorno dovrebbe iniziare con le preposizioni about (about), il nome della carica e il cognome del relatore sono dati al genitivo. La parte principale del testo del protocollo è costruita in conformità con i punti all'ordine del giorno. La costruzione di un verbale della discussione di ciascun argomento all'ordine del giorno viene effettuata secondo lo schema: ASCOLTATO DISCORSO RISOLTO (DECISO). Queste parole sono stampate in maiuscolo. Prima della parola ASCOLTATO mettere il numero del punto all'ordine del giorno, dopo i due punti. Il cognome del relatore è stampato al nominativo dalla 1a posizione del dispositivo di stampa; dopo il cognome metti le iniziali, poi un trattino e con lettera maiuscola scrivere il contenuto della relazione sotto forma di discorso diretto. Se il testo del rapporto (discorso) è testualmente o presentato dall'oratore per iscritto, dopo il trattino scrivono anche con la lettera maiuscola "Il rapporto è allegato" (senza virgolette nel protocollo).

La discussione della relazione può essere preceduta da domande al relatore, che, unitamente alle risposte, sono inserite nella sezione ASCOLTATI. Prima di registrare ogni domanda, si indicano le iniziali, il cognome e la posizione del suo autore e si mette un trattino. Il contenuto della domanda è scritto con una lettera maiuscola sotto forma di discorso diretto. Prima di formulare la risposta, viene scritta la parola "Risposta" (nel protocollo senza virgolette), viene inserito un trattino e la risposta viene scritta sotto forma di discorso diretto. Lo stato di avanzamento della discussione della relazione si riflette nella sezione RELATORI. I due punti sono posti dopo la parola SPEAKED. Il cognome del relatore viene scritto al nominativo dalla 1a posizione del dispositivo di stampa, quindi vengono indicate le iniziali e la posizione del relatore, viene inserito un trattino e il contenuto del discorso viene stampato in lettere maiuscole sotto forma di discorso indiretto.

Le decisioni adottate sono contenute nella sezione RISOLTO (DECISO). Se ci sono più soluzioni, sono numerate. Numeri arabi con un punto. Di regola, ogni decisione è accompagnata dall'indicazione della carica, del cognome e della sigla del responsabile della sua attuazione e contiene il termine per l'attuazione. Le decisioni prese collettivamente richiedono spesso un voto. In questo caso, dopo la sezione RISOLTO, si indica: “Votante” o “Votato” (nel verbale senza virgolette) e si riportano i risultati della votazione: all'unanimità o favorevoli..., contrari..., astenuti.. .

In pratica, le forme abbreviate e brevi dei protocolli vengono spesso utilizzate quando non è richiesta una registrazione dettagliata della discussione dei problemi. Nel verbale abbreviato, dopo l'elenco dei presenti o degli invitati, viene indicato il numero progressivo dell'argomento all'ordine del giorno e viene stampato il titolo della relazione. L'ultima riga del titolo della relazione (punto all'ordine del giorno) è sottolineata e sotto la riga (tra parentesi) sono stampati i nomi dei relatori nell'ordine di presentazione. Il titolo di ogni rapporto termina con una decisione o risoluzione del protocollo. Il verbale del modulo abbreviato indica solo le questioni trattate e le decisioni prese. Il dispositivo del testo del protocollo può contenere una clausola sull'approvazione di qualsiasi documento. In questo caso, il documento approvato è allegato al protocollo e riporta il numero e la data dello stesso. In pratica, molto spesso devi fare degli estratti dai protocolli. Un estratto del protocollo contiene i seguenti dettagli:

tutti i dettagli della parte di intestazione del verbale: nome dell'organizzazione, nome del tipo di documento (ESTRATTO DEL VERBALE), data (data della riunione), numero del verbale (numero progressivo della riunione), luogo di compilazione (luogo della riunione);

titolo del testo;

tutti i dettagli della parte introduttiva del testo del protocollo: "Presidente", "Segretario", "Partecipato", "Invitato", "ORDINE DEL GIORNO";

dettagli separati della parte principale del testo del protocollo: "SENTITO", "DECISO", "Votazione";

estremi della parte formattatoria del verbale: estremi "Firma", comprese le parole "Presidente", "Segretario", iniziali e cognomi del presidente e del segretario (senza le loro firme personali, in quanto gli estratti, di regola, non sono firmati con firme originali, ma certificate dal segretario); copiare il marchio di certificazione.

Pertanto, dal contenuto del protocollo sono presi solo gli elementi che devono essere portati all'attenzione dei funzionari interessati. Per confermare i fatti e gli eventi stabiliti, un atto è redatto da più persone. Gli atti sono redatti sulla base dei risultati degli audit delle attività dell'impresa o della sua unità strutturale e dei singoli funzionari, quando accettano e trasferiscono casi, preparano documenti per la distruzione, accettano oggetti per il funzionamento.

Le riunioni si tengono in molte organizzazioni, indipendentemente dalla forma di proprietà che hanno. Su di essi, dipendenti e dirigenti si scambiano informazioni importanti, prendono decisioni. Affinché l'evento sia effettivo, vengono redatti i verbali della riunione. Il campione di questo documento nelle organizzazioni è approssimativamente lo stesso. Le regole sono discusse di seguito.

Tipi di riunione

Queste attività possono fallire se non ti prepari. Questa funzione ricade sul leader. Deve determinare la natura dell'evento. Gli specialisti distinguono diversi tipi di riunioni:

1. Formazione (conferenza), il cui scopo è fornire ai dipendenti conoscenze, migliorare le loro capacità.
2. Informativo. L'evento ha lo scopo di sintetizzare informazioni ed esplorare diversi punti di vista su questioni emergenti.
3. esplicativo. In tali riunioni, i dirigenti convincono i lavoratori della correttezza della politica economica perseguita.
4. Problematico. L'evento si svolge per sviluppare un metodo per risolvere problemi reali.

Qualunque sia il tipo di riunione, deve essere documentata. Ciò consente di svolgerlo con competenza e in modo organizzato.

Preparazione

Affinché una riunione sia efficace, i leader devono essere a conoscenza delle seguenti regole:

1. È necessario definire chiaramente l'argomento ei risultati desiderati. Ciò contribuirà a mantenere l'evento organizzato.
2. Attento sviluppo dell'ordine del giorno. È necessario stabilire la sequenza di considerazione delle domande. Allo stesso tempo, è meglio iniziare con domande facili, passando a domande più complesse.
3. I partecipanti dovrebbero essere messi al corrente dei fatti da discutere. È meglio farlo prima della riunione.
4. Un invito deve essere inviato in anticipo alle persone che devono partecipare. Se alcuni non possono aiutare a risolvere i problemi, ma hanno bisogno di conoscere i risultati dell'evento, devono fornire un protocollo.
5. Il luogo dell'incontro dovrebbe essere scelto in base ai suoi obiettivi. Le condizioni per accogliere le persone sono importanti per creare un ambiente imprenditoriale.

Queste sfumature sono le principali nella preparazione dell'incontro. Se vengono seguiti, l'evento si svolgerà in modo efficiente e organizzato.

Perché è necessario verbalizzare una riunione?

Ogni organizzazione ha incontri regolari. Questo tipo di attività aiuta a risolverne molti problemi acuti prendere decisioni tempestive su compiti complessi, creare una strategia per lo sviluppo dell'azienda. Spesso le riunioni non vengono registrate nei verbali, che è considerata la norma. La direzione può determinare autonomamente l'elenco degli eventi durante i quali viene tenuto il record. Stabiliscono anche dove non è necessario farlo.

Lo scopo principale del protocollo è registrare per iscritto tutte le questioni, i compiti e le opinioni sollevate durante la riunione, nonché il processo decisionale congiunto. forma migliore considerato un protocollo dettagliato. In genere, tale documento viene utilizzato in occasione di eventi che influenzeranno lo sviluppo futuro dell'azienda. Inoltre, è necessario registrare il contenuto degli incontri con imprese e dipendenti delle istituzioni statali. I verbali campione delle riunioni per diverse forme di eventi sono simili, ci sono solo piccole differenze.

Facendo

Il verbale della riunione è tenuto dal capo dell'impresa. Ma questa funzione può essere svolta da un altro lavoratore. Prima di questo evento, al segretario viene fornito un elenco di invitati e un elenco approssimativo di domande. Ai partecipanti vengono forniti gli abstract delle relazioni. Questo ti permetterà di preparare un modello di documento per velocizzare il lavoro di stesura del documento. I verbali campione delle riunioni in tali eventi sono simili in tutte le imprese.

Quando ci sono molti partecipanti, è meglio avere un foglio di registrazione, dove verranno registrati i nomi completi di coloro che compaiono. Con l'inizio dell'adunanza, l'elenco dei presenti è approvato dal segretario. Il registro delle informazioni viene registrato dalla segreteria durante l'evento. Le registrazioni del dittafono vengono utilizzate per migliorare la precisione della registrazione. Tutte le parole vengono registrate su supporti digitali e quindi riprodotte finalizzazione protocollo.

Se ci sono molti partecipanti alla riunione, allora 2 segretari sono invitati a verbalizzare. Tale lavoro accelera il processo se l'evento viene ritardato. Risposte, rilievi, commenti che non siano attinenti all'argomento della riunione non sono inclusi nel contenuto del documento. Il protocollo include il significato generale di rapporti, domande e proposte. Le decisioni e le istruzioni vengono accuratamente registrate, che vengono fornite dal capo ai singoli dipendenti.

Se il manager ha bisogno di informazioni accurate, può richiedere la firma di un rapporto persona responsabile. Le riunioni discutono lo stato delle cose in generale, quindi non è necessario prendere appunti dettagliati. Di conseguenza, il protocollo include lo svolgimento della riunione: argomenti discussi, problemi, decisioni. A volte i leader richiedono la fissazione letterale di tutte le frasi. Succede nelle riunioni. organizzazioni moderne, che risolve molti problemi operativi.

Arredamento

Riunioni? L'esempio include le informazioni di base che devono essere incluse nel documento. Nei dipartimenti governativi, i protocolli sono tenuti sulla base di moduli speciali. La forma abituale di un verbale campione di una riunione consiste in:

1. Dati obbligatori (data, numero, nome dell'impresa, tipo di documento con la designazione dell'evento, luogo).
2. Elenco dei presenti (nome completo, posizione dei partecipanti). È possibile utilizzare un foglio di affluenza, in cui tutti coloro che sono venuti a firmare.
3. Se all'evento hanno partecipato persone di altre istituzioni, devono essere inserite nella sezione "Invitati".
4. parte principale. Indica 3 parti: ascoltato (nome completo e posizione degli oratori, argomenti dei discorsi, presentazione dell'essenza), parlato (nome completo e posizione della persona che ha posto domande o fornito commenti), deciso (il capo dà istruzioni o una risoluzione viene imposto, vengono fissate le scadenze per il completamento delle attività).
5. Alla fine della firma mette il segretario e il capo. La stampa non è necessaria.

Secondo questo protocollo di esempio, sarà possibile redigere un documento competente. Deve essere numerato per controllare lo stato di avanzamento della riunione. Il documento finale viene preparato qualche tempo dopo l'incontro. Questo potrebbe richiedere diverse ore o addirittura giorni, tutto dipende dalla quantità di informazioni.

I verbali campione dell'incontro con il direttore sono esattamente gli stessi di quello che si tiene senza di lui. Quindi il documento viene sottoposto alla firma del responsabile dell'evento. Il protocollo viene inviato alle parti interessate o vengono creati estratti ufficiali con le istruzioni per gli esecutori.

Se viene redatto il verbale di una riunione tecnica, un campione può includere le sfumature specifiche di questo evento. Ma in generale, dovrebbe contenere l'essenza principale, i problemi e le questioni discusse dai partecipanti. I verbali campione del workshop presentati nell'articolo possono servire da esempio nella preparazione di questo documento.

riunione operativa

Questo evento ha le seguenti caratteristiche:

1. Frequenza specifica, ad esempio, ogni settimana.
2. Una certa composizione dei presenti.
3. Argomenti e domande simili.
4. Breve durata.

Il protocollo di esempio per una riunione operativa è lo stesso di un normale evento. Solo il segretario conosce prima l'algoritmo del lavoro, le domande per la discussione. Ciò accelera il lavoro sul documento, poiché la maggior parte di esso è formata in anticipo. Il protocollo viene preparato rapidamente, il documento viene immediatamente sottoposto alla firma per la direzione.

Magazzinaggio

Per risolvere il problema dell'archiviazione dei protocolli, il segretario deve familiarizzare con i documenti interni dell'organizzazione. Dipende dalle specificità dell'impresa. I documenti sulle riunioni dei consigli di amministrazione o degli azionisti di JSC sono conservati in modo permanente. I protocolli vengono lasciati presso la sede dell'attuale organo dell'organizzazione. I documenti delle riunioni vengono solitamente conservati per 3 o 5 anni e poi archiviati e distrutti in base alle istruzioni.

Conclusione

I verbali delle riunioni consentono ai partecipanti di ricordare l'ordine del giorno e di completare le attività scadenza. Ora ci sono risorse elettroniche per la preparazione operativa e la distribuzione di questa documentazione. Pertanto, sarà opportuno che il segretario presenti una versione del protocollo agli interessati.

A seguito della riunione, della riunione o della riunione, viene quasi sempre redatto un protocollo secondo l'apposito modello. Caratteristiche di riempimento e esempio finito documento è disponibile di seguito.

Nel corso della riunione viene sempre redatto un protocollo e la direzione decide autonomamente quale modello è meglio utilizzare. Questo documento svolge diverse funzioni contemporaneamente:

1. Registra informazioni su tutti i presenti e gli oratori.
2. Contiene tutte le decisioni chiave prese durante questo incontro.
3. Riflette lo stato attuale del processo di negoziazione, fissa gli accordi chiave in questa fase.

Pertanto, il compito principale del documento è registrare il fatto della riunione e tutte le decisioni prese di conseguenza.

NOTA. Non tutte le riunioni vengono registrate, quindi la direzione della società ha il diritto di decidere autonomamente in quale caso redigere un documento di rendicontazione, in cui non lo è. In genere, i verbali vengono utilizzati in quelle riunioni che discutono questioni che influiscono direttamente sullo sviluppo futuro dell'organizzazione.

La legislazione non ha sviluppato alcun requisito per il contenuto del documento, e ancor di più non esiste un modulo unico. Pertanto, ogni azienda può utilizzare il proprio modulo. Può anche essere applicato diverse varianti modulistica per casi specifici (ad esempio, riunione di funzione, riunione straordinaria o riunione congiunta con i rappresentanti della controparte).

Il documento contiene solitamente le seguenti informazioni:

1. Il nome completo della società, il numero del protocollo e la data della sua compilazione. La numerazione può essere effettuata attraverso - con l'inizio del conto alla rovescia da ogni anno solare.
2. Composizione dei presenti:

• presidente della commissione;
• segretario esecutivo che fissa le annotazioni a verbale;
• il resto dei presenti - di solito l'elenco è posto alla fine del documento.

1. Ordine del giorno - ad es. elenco delle questioni da discutere. Compilato in anticipo e comunicato a tutti i presenti (solitamente per gli incontri vengono fatti annunci speciali con qualche giorno di anticipo).
2. Elenco dei relatori (nome, posizione, argomento del discorso, questioni sollevate).
3. Decisioni che sono state prese a seguito della riunione.
4. Firme del presidente e del segretario, trascrizioni delle firme (cognome e iniziali).
5. Se al protocollo sono allegati documenti aggiuntivi, nonché materiali di registrazioni audio, riprese fotografiche e video, questo fatto deve essere riflesso nel documento. Alla fine si scrive la parola “Appendici” e si elencano i nomi dei documenti e degli altri materiali, il loro numero e tipo (originale o copia), nonché il numero delle pagine.

Forma e campione 2019

Nel caso più semplice, il modulo è simile a questo.

E come esempio, puoi scegliere questo modulo:

NOTA. Nella sezione “RISOLTO”, che descrive la decisione, sono spesso riportati gli esiti della votazione, se questa si è svolta in assemblea. I risultati sono registrati per semplice sommatoria dei voti "FAVOREVOLI", "CONTRO" e degli astenuti.

Varietà corte e piene

Diverse riunioni possono essere tenute all'interno della stessa organizzazione. L'importanza di un incontro dipende dalle questioni che affronta. E determinano anche la scelta dell'uno o dell'altro campione, in base al quale verrà redatto il protocollo. In generale, ci sono 2 tipi di documenti:

Estratto dal protocollo

Se è necessario ottenere alcune informazioni dal protocollo, viene redatto un estratto. Questo documento è una copia esatta di una parte del protocollo. L'estratto deve riportare la data di redazione del documento principale, il suo numero e il nome della società. L'esattezza della copia è attestata dalla firma personale del segretario e/o presidente dell'assemblea.

Caratteristiche della conduzione

Nel caso di incontri di rendicontazione di fine anno si scelgono solitamente forme estese del documento. Se stiamo parlando di una riunione di un'unità strutturale separata, i dirigenti, di norma, scelgono il modello più semplice.

Le caratteristiche della registrazione dei fatti e della memorizzazione del protocollo sono le seguenti:

1. Un verbale campione della riunione è approvato dalla direzione dell'azienda o da una specifica unità strutturale dell'organizzazione.
2. Condotto direttamente al momento della riunione. Un dipendente speciale è nominato responsabile dell'esecuzione del documento. Nella maggior parte dei casi si tratta del segretario che funge anche da segretario della riunione.
3. Al fine di evitare inesattezze, interpretazione errata delle frasi degli oratori, viene spesso effettuata un'ulteriore registrazione di tutti gli eventi accaduti durante l'incontro. Vengono utilizzati i mezzi di registrazione audio e video. Successivamente, se necessario, vengono fornite in allegato al protocollo le trascrizioni degli interventi - citazioni esatte di quanto detto dai dipendenti e dagli altri invitati.
4. Il numero di copie originali viene compilato a seconda della situazione. Di norma, è sufficiente un originale. Tuttavia, nel caso di un incontro con la partecipazione di un partner (rappresentanti di un'altra società), diventa necessario redigere 2 originali. Questi incontri di solito si tengono diversi stadi trattative commerciali.
5. Per quanto riguarda le copie del documento, puoi farne un numero qualsiasi. Tale necessità sorge quando si tengono riunioni, le cui decisioni sono vincolanti per tutti i dipartimenti dell'organizzazione. Quindi le copie vengono inviate a tutte le divisioni strutturali. Di norma sono certificati dal sigillo originale e dalla firma autografa del capo.

Per evitare possibili imprecisioni, vengono utilizzati strumenti di registrazione audio e video per riprodurre successivamente fedelmente in stenografia il discorso di ciascun dipendente o invitato.