Bir iş toplantısı nasıl yapılır: önemli ayrıntılar. Müşterilerle iş toplantısı yapma kuralları
Merhaba! Bu yazıda, bir müşteri ile nasıl bir görüşme ayarlanacağı hakkında konuşacağız.
Bugün şunları öğreneceksiniz:
- Gelecekteki bir müşteriye, kesinlikle sizinle tanışmak istemesi için ne söylenir;
- Kişisel bir toplantı planlarken hangi hatalar yapılmamalıdır;
- Yeni başlayanların bile ilk toplantıyı ayarlamasına yardımcı olacak mevcut teknikler.
İyi ve sıradan bir yönetici arasındaki fark
Bunu yapmak için aşağıdaki talimatı kullanın:
- Bir müşteriyi aramadan önce bir sandalyeye oturun, arkanıza yaslanın, rahatlayın, sabırlı olun, kibar olun ve kendinize gülümseyin. Bazen bir insanın gülümsemesi uzaktan hissedilebilir. Bu nedenle, iyimserlikle suçlanın ve aktif eylemlere geçin.
- Arayın ve şirket adına kendinizi tanıtın. Soyadınızı, adınızı ve soyadınızı ve pozisyonunuzu belirtin. Özetle, bize tam olarak ne yaptığınızı söyleyin.
- Ardından aramanızın amacını belirtin. Müşteri, ondan ne istediğinizi açıkça anlamalıdır. Ancak tüm kozları hemen ortaya koymayın. Muhatabın ilgisini bir şeye çekin ve kişisel bir toplantıda daha fazlasını öğreneceğini söyleyin.
- Bize hangi tanınmış şirketlerle işbirliği yaptığınızı söyleyin. Belki de işletmenizdeki büyük şirketlerin güveni işinize yarayacaktır.
- Toplantı için kendi tarih ve saatinizi belirleyin. Muhatap, toplantının tam olarak ne zaman yapılacağına kendisinin karar verdiği izlenimini edinmelidir. Aslında, ona seçenek olmadan bir seçenek sunuyorsunuz.
- Gösterilen ilgi için teşekkür etmeyi unutmadan müşteriyle vedalaşın.
İşte bir toplantı planlamak için bir diyalog örneği:
— Merhaba, benim adım Ivanov Ivan Sergeevich, Morozko şirketinin satış müdürüyüm. Dondurulmuş ürünlerin satışı ile uğraşmaktayız. Bana birkaç dakikanızı ayırır mısınız?
Merhaba, sizi dinliyorum.
- Ivan Sergeevich, bir görüşme ayarlamak için arıyorum. Temsil ettiğim şirketin size çok ilginç bir teklifi var.
- Tam olarak ne demek istiyorsun? Bunu telefonda konuşabilir miyiz?
- Şirketimizin size, ürünlerinizin üretim maliyetlerini optimize ettiğiniz kişisel bir teklifi vardır. Daha detaylı olarak size kişisel iletişimde açıklayabilirim. Şehrin en ünlü restoranlarından bazıları (örneğin, "Celentano" ve "Bavyera") teklifimizi çoktan kabul etti ve seçimlerinden memnun kaldılar.
"Cazip, ama muhtemelen düşüneceğim."
— Yarın 16.00'da veya öbür gün 9.00'da buluşalım, bizimle işbirliği şartlarını size detaylı olarak anlatacağım. Bir telefon görüşmesinden daha bilgilendirici olacaktır. Yarın görüşmeniz uygun olur mu?
- Muhtemelen, evet, ancak mümkünse, ofisimde.
- Harika, o zaman yarın 16.00'da yanınızdayım. Zaman ayırdığınız için teşekkürler ve yakında görüşürüz!
Bir müşteriyle konuşurken olası zorluklar
Bunları yerine getirirken resmi görevler Her insan, üstesinden gelinmesi gereken bir takım zorluklarla karşı karşıyadır. Satış temsilcileri ve müdürler itirazlarla başa çıkabilmelidir.
Ana sorun durumlarını ele alalım.
|
Sorun durumu |
Yöneticinin eylemleri |
|
Sekreter veya başka bir çalışan diyor ki doğru kişi mevcut olmayan |
Yönetici geri aramak için en uygun zamanın ne olduğunu sorar. |
|
Sekreter, satış temsilcisinin ne hakkında aradığını sorar. |
Burada örtülü bir şekilde cevap vermek gerekir, ancak sekreter, müdürün çağrısının çok önemli olduğunu ve göz ardı edilemeyeceğini düşünür. Örneğin, "Bana Vasily Petrovich tarafından verilen bilgi için arıyorum" |
|
Müşteri görüşmek istemiyor ve kendisine e-posta veya faks yoluyla bilgi gönderilmesini istiyor. |
Yönetici bunu yapabileceğini ancak müşterinin hesaplamaları uzun süre anlaması gerekeceğini ve bu durumda bilgilerin tam olarak algılanmayabileceğini açıklar. Müşterinin bir toplantı için birkaç dakika ayırması, teklifi bağımsız olarak incelemek için saatler harcamaktan daha mantıklıdır. |
|
Müşteri meşgul olduğunu ve konuşamayacağını iddia ediyor |
Satış temsilcisinin yanıtı şu olabilir: "Tabii ki anlıyorum, sadece beni ne zaman arayacağımı söyle" |
|
Muhatap, konunun mali yönüyle ilgileniyor |
Yönetici, ürün yelpazesinin geniş olduğunu ve malların fiyatının müşterinin seçtiği pozisyonlara bağlı olduğunu söyler. Bu yüzden tanışmaları gerekiyor. |
|
Müşteri, mevcut tedarikçilerden memnun olduğunu iddia ediyor |
Arayan kişi, müşterinin mevcut tedarikçilerin işbirliği koşullarının teklifinden gerçekten daha karlı olup olmadığını anlaması için kendisine 5 dakika süre vermesini ister. |
|
Müşteri gergin ve yöneticinin teklifinin kendisini ilgilendirmediğini söylüyor. |
Yönetici görüşmeye devam etmek için ısrar etmez, ancak birkaç hafta sonra tekrar aramak için izin ister. |
Müşteriyi yaklaşan toplantının önemi konusunda hızlı ve kolay bir şekilde ikna etmenize yardımcı olacak birkaç etkili teknik vardır.
- Teknik "Çıkıntı"- özü şu şekildedir: tüm bilgileri tam olarak açıklamadan muhatapla sürekli olarak ilgileniyorsunuz. Şu ifadeyi kullanabilirsiniz: “Size her şeyi daha detaylı anlatabilmem ve bilgileri size eksiksiz aktarabilmem için görüşmemiz gerekiyor.”
- Ürün yeniden fiyatlandırma– ürününüzü yeniden değerlendirmeniz ve geliştirmeniz gerekiyor yeni teknoloji onun önerileri. Sıkıcı "Sizinle tanışmak isterim" ifadesini "Firmamız ürünlerinizin maliyetini düşürmek için gerçek seçenekleri değerlendirecek ve sunacaktır" ifadesiyle değiştirmeye çalışın. Örneğin, restoran ve kafelere ürün satıyorsanız, müşteriye belirli ürünleri satın almasını teklif ettiğinizi söylemeyin. Elbette müşterilerin zaten tedarikçileri vardır. Belirli yemeklerin maliyetini tahmin etmek için bir hizmet sunun. Analizi yaptıktan sonra, sizden ürün satın alırsanız müşterinin tasarruf edeceğini göstereceksiniz. Bu nedenle, sizinle işbirliği yapmak daha iyidir.
İşte konuşma sırasında zorluklardan kaçınmanıza yardımcı olabilecek bazı ipuçları:
- İlgiyi koruyun ama entrika yaratmayın.
- Müşteriye kazancını birkaç kat artırma sözü vermeyin. Bu güvensizliğe neden olur.
- "İsteriz ...", "Sizinle birlikte olabiliriz ..." ifadelerini kullanmayın, çünkü müşteri sizin arzunuzla değil, yalnızca kendi yararıyla ilgilenir.
- Kişisel bir görüşmede ısrar edin, çünkü bir müşterinin gözlerine bakıldığında işbirliğini reddetmek daha zor olacaktır.
Çözüm
Doğru toplantı daveti, uzun ve verimli bir işbirliğini gerektiren doğru toplantıyı gerçekleştirme yolundaki ilk adımdır. Bir telefon görüşmesinin ana görevi, muhatabı kişisel bir görüşme ihtiyacına ikna etmektir. Bunu yapmak için müşterinin ilgisini çekmeniz ve itirazlarla nasıl çalışacağınızı öğrenmeniz gerekecek.
Protokol ziyaretleri, iş toplantıları, sohbetler ve müzakereler, uluslararası iş iletişiminin en yaygın biçimleridir.
Taraflar ziyaretin gün ve saatini önceden kararlaştırırlar. Ziyaretçinin varış saatine tam olarak uyması, zorunlu ve katı bir protokol kuralıdır. Bu kuralın ihlali, ziyaret edilen kişiye saygısızlığın bir tezahürü olarak kabul edilir ve bu nedenle, bu kişi ile gelecekteki ilişkileri en olumsuz şekilde etkileyebilir. Herhangi bir resmi etkinliğe geç kalınmasına izin verilmez (varış saati davetiyede veya başka bir şekilde belirtilir). Sözde nesnel koşullar dikkate alınmaz - ev sahibinin bulunduğu evi bulmadaki zorluklar, trafik sıkışıklığından kaynaklanan gecikme, ani araba arızası vb. Geç kalmak, ziyaretçinin dikkatsizliğine atfedilir ve ağızda her zaman hoş olmayan bir tat bırakır. Bu bağlamda, adresin önceden netleştirilmesi tavsiye edilir (sürücünün ilgili eve ön yolculuğuna kadar, şehrin sokaklarının araçlarla sıkışıklığı vb. birkaç dakika önce gelmek, ziyaretin yapılacağı evin yakınında beklemek ve belirlenen saatte girişte bulunmak ayıp değildir. Ziyaret için kıyafet kurallarına ilişkin yerel protokol kurallarına uyulması önerilir. takım elbise olabilir, diğer zamanlarda normal takım olabilir ama koyu renk olabilir.Karışık takım elbise giyilemez.Ayakkabılar koyu renk olmalıdır.
Sohbette sorulması gereken sorular, ne sorulacağı ve ne söyleneceği hakkında önceden düşünmek önemlidir. Bu yaklaşım, ziyaret sürenizden en iyi şekilde yararlanmanızı sağlayacaktır. Misafirperverlik yasalarına göre, sohbet etme inisiyatifi ziyareti alan kişiye aittir.
Konuğu uygun şekilde oturtmak önemlidir. Özel bir toplantı odasında oturma grubu olması tercih edilir. Yabancı delegasyon başkanı, ev sahibi ülkenin delegasyonu başkanının karşısında oturmaktadır. Konukları masanıza, güneşli tarafa bakmanın yanı sıra koyamazsınız. Aşırı durumlarda, pencere perdelerini indirmek gerekir. Ev sahibi oturduktan sonra misafir oturur. Ziyaret sırasında yerel uygulamalara bağlı olarak kahve veya çay, hafif içecekler ve şarap ikram edilir.
Protokol ziyareti kural olarak 10-15 dakika sürer, ancak her iki taraf da ilgilenirse daha uzun sürebilir. Rütbesi yüksek bir kişiyi ziyaret ederken, görevliye bu kişinin ne kadar vakti olduğunu önceden sormakta fayda var. Herhangi bir ziyaretten ayrılma inisiyatifi konuğa aittir. Dinleyicinin "ev sahibi" tarafından sonlandırıldığı devlet başkanı ziyaretleri bir istisnadır. Bazı ülkelerde, özellikle monarşik bir sistemde, devlet başkanının soru sorması alışılmış bir şey değildir. Sohbeti devlet başkanı yönetir. .
Bankalararası müzakerelerde, bir konuşma yürütme yeteneği, konumu veya rütbesi ne olursa olsun her çalışanın ustalaşması gereken karmaşık bir sanattır. Bu sanatta ustalaşmak banka çalışanlarının mesleki görevidir. Bankalararası müzakerelere, kural olarak, bu müzakereleri yürütmek için özel olarak yetkilendirilmiş kişiler veya bu kurumların üst düzey yetkilileri katılır. İş görüşmeleri, herhangi bir referans materyaline, dosyaya, nota başvurmadan, rahat bir şekilde, diyalog şeklinde yürütülür. Bir iş görüşmesine katılanlar, mesleki faaliyetleri alanında olduğu kadar ekonomi, siyaset, bilim, kültürün çeşitli alanlarında da büyük bilgiye sahip olmalı ve bu alanlarda tartışma konusuyla ilgili çok sayıda özel gerçeği akılda tutmalıdır. bankalar arası müzakereler Tercihen. böylece bu tür müzakerelere katılanlar, protokol geleneğine uygun olarak, karşılıklı selamlaşmalardan sonra hemen hemen her konuşmanın kültürel hayattaki olaylar, yeni kitaplar, filmler, konserler, sanat sergileri vb. Bankanızı veya şirketinizi iş görüşmelerinde yeterince temsil edebilmek için iyi eğitimli, bilgili bir muhatap olmanız gerekir. Müzakerelere başlamadan önce, gerekçeli savunmanız için olası bir tartışmaya hazırlanmanız tavsiye edilir.
pozisyonlar. Gerekirse resmi bir açıklama yapın. İkincisi, kesinlikle metne göre okunur, çünkü içindeki her kelime temel bir öneme sahiptir. Uluslararası uygulamada, bu sıradan kabul edilir ve yaygın olarak uygulanır. Resmi açıklamanın metni daha sonra muhatabına iletilir.
Müzakereler sırasında muhatabınızı tam olarak anlamak çok önemlidir. Anlaşılmayan noktalar daha fazla açıklığa kavuşturmak için sorulmalıdır. Bir iş görüşmesi sırasında verilen bir muhtıra veya diğer herhangi bir belge, alındıktan hemen sonra dikkatlice okunmalıdır.
Resmi bir sohbette, herkes muhataplardan henüz bilmediğini öğrenmeye çalıştığından, sürekli olarak karşılıklı çıkar ruhunu sürdürmek gerekir. Biri sürekli soru sorarken diğeri sadece cevap verirken sohbeti sınava çeviremezsiniz. Bir konuşmada, her iki taraf da gerekli olduğunu düşündüklerini söyleyebilmelidir. İnsanlar arasındaki ilişkilerin yapısı, karşılıklı anlayışa ulaşmak için esastır. Aşağıdaki ilişki türleri bilinmektedir: eşdeğer (ortakların konumları arasında tam bir eşleşme olduğunda); geçişli ("A" tarafı "C" tarafının ve "C" tarafının ve "B" tarafı da "C" tarafının konumunu paylaştığında); simetrik (yalnızca ana konularda ortak bir bakış açısı olduğunda).
Ortaklar arasında güvenin varlığı veya yokluğu, iş görüşmelerini yürütme süreci üzerinde güçlü bir etkiye sahiptir. şüphesiz büyük önem müzakerecilerin kişisel niteliklerine sahiptir. Dünya pratiği, müzakere sürecine katkıda bulunan veya onu engelleyen en yaygın beş psikolojik ilişki modelini dikkate alır. Bu, iş teması kurma korkusu, şüpheler (hata korkusu), olumsuz tutum, sempati, olumlu tutumdur. Kuşkusuz, iletişim sürecinde, listelenen tüm psikolojik modeller yer alır, ancak herhangi biri galip gelir.
Uluslararası müzakerelerin pratiği, simetrik ve eşdeğer ilişkiler durumunda, konuların tartışılmasının maksimum verimlilikle gerçekleştiğini göstermektedir. Geçişli ilişkiler söz konusu olduğunda, tartışılan konuların olumlu bir şekilde çözülmesi de mümkündür. Karşılıklı bir anlaşmaya varma arzusu, ortağı iyi tanıma ve ona güvenme, müzakere sürecinin başarılı bir şekilde yürütülmesine katkıda bulunur. Herhangi bir müzakere, katılımcıların konumları, akılları ve duygusal-istemli nitelikleri ile ortak üzerindeki etkileri hakkında birbirlerini bilgilendirdikleri insan iletişimidir.
Ön hazırlık, bankacılık politikası ve mali ve ekonomik sorunlar hakkında başarılı müzakereler için bir ön koşuldur. Bu hazırlık sırasında şunları belirlemek gerekir:
Toplantıya katılanların nitelik düzeyi;
Toplantı katılımcılarının yabancı dil bilgi düzeyi;
Sosyal, kültürel, ideolojik, duygusal ve yaş özelliklerine ilişkin bilgiler.
Kural olarak, en başarılı müzakereler, benzer çıkarlara sahip kişiler arasındadır. Yaklaşık olarak aynı niteliklere sahip müzakerecilerin konuşması, kural olarak, en uygun bilgi alışverişi ile karakterize edilir.
Gerekirse, görüşme sırasında müzakerelere katılanlar bir tartışmaya girmeli ve çıkarlarını savunmalıdır. Çalışanın yetersiz niteliklerinin kanıtı aceleci bir ifadedir: "Bunu bankanın (şirket, işletme) yönetimine bildireceğim." Böyle bir açıklama ile acele etmemelisiniz çünkü belirli bir itidal, azim ve esneklik göstererek bankanızın (şirketinizin) çıkarlarını yeterince koruyabilirsiniz. Ancak, yukarıda verilen böyle bir cevabın verilmesinin gerekli olduğu durumları hariç tutmak imkansızdır.
İnsanlara karşı arkadaşça ve kibar bir tutum, dikkat ve sosyallik, bir sohbet başlatma ve sürdürme yeteneği, davetkar olma yeteneği, herhangi bir müzakerecinin dostane ve profesyonel bağlantılar kurmasına yardımcı olacak gerekli niteliklerdir.
Uluslararası görgü kurallarına uygun olarak, iş görüşmeleri, tartışma konusu hoş olmasa bile yalnızca sakin bir tonda yürütülür. Yükseltilmiş sesler, kişisel hakaretler ve öfke ifadeleri kabul edilemez. Protokolün işlevlerinden biri, müzakerelerde taraflar arasındaki normal ilişkilerin sürdürülmesine tam olarak yardımcı olmak, davayla doğrudan ilgili olmayan her şeyi tartışmadan çıkarmaktır. Tamamlayıcı ifade: "Lütfen sizin için en yüksek saygımın güvencelerini kabul edin" derin bir anlama sahiptir ve devredilemez. ayrılmaz parça diplomatik protokol
Çok taraflı müzakerelerin yürütülmesi veya
uluslararası konferanslar - en zor ve
dış ilişkiler departmanlarından sorumlu işletme ve
çeşitli banka veya firmaların protokol hizmetleri. Çok
çok sayıda taraf ile müzakereler (konferanslar) yapılmaktadır.
katılımcılar ve hazırlık çalışmaları maliyet gerektirir
buyuk gayret. Dikkatlice düşünmek ve
programın uygulanmasını organize etmek
hazırlık adımları:
Yabancılarla tanışma prosedürü;
Tarafımızdan görüşenlerin kişisel kompozisyonu;
Akredite edilmiş yabancı kurum temsilcilerinin katılımı Rusya Federasyonu;
basın, televizyon ve radyo temsilcilerinin katılımı;
Çiçeklerin sunumu;
hoş geldiniz konuşmaları;
otel konaklama;
Programın iş bölümü (müzakereler, toplantılar, söyleşiler);
Resepsiyonlar, kahvaltılar, öğle yemekleri vb.;
ülke çapında seyahat;
Son teller.
Bu tür toplantı ve konferanslardaki müzakerelerin amacı, çeşitli mali ve ekonomik sorunlar olabilir; sözleşmelerin, anlaşmaların veya sözleşmelerin akdedilmesi; uygulamalarının sonuçlarının değerlendirilmesi; diğer karşılıklı çıkar konularının tartışılması vb. Bazı durumlarda, ikili veya çok taraflı müzakerelere katılanlar bir sorunu tüm yönleriyle ele alırlar. Diğer durumlarda, müzakereler çeşitlilikleriyle ayırt edilir. İkili veya çok taraflı müzakereler için tüm hazırlık çalışmalarının kilit anı, müzakere delegasyonunun faaliyetini (çalışmasını) belirleyen kılavuzların geliştirilmesidir. Toplantıda ele alınan konularda bir pozisyonun geliştirilmesiyle eş zamanlı olarak, toplantıya katılanların listesi oluşturulur. Bankalar arası ve diğer müzakerelerdeki katılımcıların kompozisyonu ve düzeyi, katılımcıların bu toplantıya verdiği öneme bağlıdır. Kural olarak, müzakerelere yaklaşık olarak aynı düzeydeki temsilciler gönderilir,
Heyet başkanı, heyet üyelerinin tümünün ve her birinin ayrı ayrı faaliyetlerinden sorumludur. Bu nedenle, heyet başkanı müzakere konusuna tam olarak hakim olmalı, her çalışanı, mesleki ve kişisel niteliklerini iyi bilmelidir. Delegasyon başkanı, ancak bu koşullar yerine getirildiğinde, görevlerini başarıyla yerine getirebilecek ve toplantı katılımcılarının çalışmalarından maksimum verimlilik sağlayabilecektir. Heyet destek personelinin doğru seçilmesi de büyük önem taşımaktadır. Bu tür personel arasında tercümanlar, stenograflar, şoförler, temizlik işçileri vb.
Başarılı bir müzakere için heyet üyelerinin ansiklopedik bir eğitim düzeyine, yüksek profesyonelliğe, hitabet ve özellikle yaklaşan toplantı için dikkatli hazırlık .. Açıkçası, geniş bir girişken çalışan
herhangi bir sorunun özünü hızlı bir şekilde değerlendirebilen bir ekonomik görünüm, bankalararası müzakereler için dar profilli bir uzmandan daha uygundur. Usul kuralları, emsaller, örgütsel sorunları etkili bir şekilde çözme yolları bilgisi, belgelerle çalışma becerisi, yabancı Diller- tüm bu nitelikler de. Bir iş toplantısı katılımcısı için gerekli. Başarılı bir çalışma için yabancı dil bilgisi önemlidir, bu nedenle kabin, hızlı bir şekilde ticari tanıdıklar kurmanıza ve yabancı basın temsilcileriyle başarılı bir şekilde iletişim kurmanıza olanak tanır. Belgelerin geliştirilmesi genellikle yabancı dillerden birinde, örneğin İngilizce yapıldığından, yabancı dil bilgisi ikili ve özellikle çok taraflı müzakerelerde, konferanslarda özel bir role sahiptir. Müzakereler konusu ve yabancı dil bilgisi, müzakerelerdeki tüm katılımcılar için en doğru ve kabul edilebilir ifadeleri bulmanızı sağlar.
Yaklaşan müzakereler
temelin önceden hazırlanması
belgeler ve. diğer çalışma malzemeleri. Toplantı sırasında tartışılan çeşitli belge kategorileri vardır.
İlk belge kategorisi, toplantı katılımcısının çok çeşitli konulardaki konumunu yansıtır ve yaklaşan müzakerelerde ele alınan sorunların çözümüne yönelik tavsiyeler içerir. İkinci kategori, müzakerelere temel oluşturacak çeşitli anlaşma, protokol veya antlaşma taslaklarıdır. Üçüncü belge kategorisi, taslak kararlar veya niyet anlaşmalarıdır.
Notlar, toplantının konusuyla ilgili tartışmalar için faydalı destekleyici materyallerdir. Notlar, toplantı arifesinde yapılan istişarelerde ve müzakereler sırasında kullanılır.
Önümüzdeki toplantıda ele alınacak çeşitli konularda dosyaların derlenmesi hazırlık çalışmasının ayrılmaz bir parçasıdır. Dosya temelinde konuşma metinleri, müzakereci ortaklarla görüşmeler için materyaller, belgeler, referanslar vb.
Dosya, ortakla ilgili resmi sertifika ve belgelerden, gazete, dergi kupürleri ve yabancı ortak hakkında bilgi içeren diğer materyallerden oluşur. Müzakereler sırasındaki çalışmaların etkinliğini büyük ölçüde hazırlanan dosyaların kalitesi belirlemektedir.
Müzakerelere başlamadan önce, katılımcıların pozisyonlarını önceden öğrenmek çok önemlidir ve sizinkini netleştirme fırsatı yoktur. Bu sorunun çözümü, ikili görüşmeler ve istişareler sırasında teleks veya telefaks yazışmaları yoluyla gerçekleştirilir. Bu çalışma, müzakerelere hazırlık sürecinin tüm aşamalarında gerçekleştirilir. Üzerinde İlk aşama Müzakere ortaklarının konumlarının açıklığa kavuşturulması üzerinde durulmaktadır. Toplantı arifesinde, pozisyonlar belirlenirken, esas olarak pozisyonun gerekçeli bir şekilde sunulmasına dikkat edilir.
Toplantı yapılması konusunda anlaşmaya varıldıktan sonra taraflar görüşmenin yerini ve müzakerelerin süresini belirler. Taraflar, soruna ancak ortak çabalarla çözüm bulunabileceğini anladıklarında ve taraflar karşılıklı çıkarları çözmeye çalışıyorlarsa, müzakereler tavsiye edilir.
Karşılıklı anlayış, irade ve ortaklık, başarılı bir müzakere için esastır, ancak üçünden en önemlisi iradedir. Karşılıklı anlayışa ulaşma iradesi olmadan anlaşma olmaz.
Tarafların bir sonuca ulaşma konusundaki gerçek tutumlarına bağlı olarak, müzakereler üç kategoriye ayrılır. Birincisi, taraflardan birinin bir anlaşmayı engellemekle ilgilenmesi (veya kayıtsızlık göstermesi). İkincisi, taraflardan birinin sonuçlara ulaşma konusunda ılımlı, ancak yeterince güçlü (veya acil) bir ilgi göstermediği zamandır. Üçüncü kategori, her iki tarafın da olumlu sonuçlar elde etmeye çalıştığı zamandır. Tüm katılımcılar müzakereleri üçüncü kategori müzakerelermiş gibi ele alırsa, yani; bir anlaşmaya varma konusunda ortak bir ilgi gösterirler.
müzakere sürecinin hızlı bir şekilde başarılı olması muhtemeldir. Müzakerecilerin bir kısmı bunları üçüncü kategori müzakereler olarak, diğer kısmı ise ikinci kategori müzakereler olarak adlandırdığında da aynı sonuç muhtemeldir. Tüm katılımcılar müzakereleri ikinci kategoriye ait olarak görürse başarı pek olası değildir. Katılımcılardan herhangi biri müzakereleri üçüncü kategoride sınıflandırırsa, olumlu sonuçlar elde etmek pratik olarak imkansızdır.
Müzakerelerin başarısı için, başlangıçta beyan edilen azami yüksek gereksinimler bir veya başka bir katılımcı geri kalanını korkutmadı. İlk aşamada, müzakerecilerin pozisyonlarını olabildiğince eksiksiz ve derinlemesine bilmek önemlidir. Bu aşamada, görüş alışverişinin bir sonucu olarak, katılımcılar ana konularda ortak çıkarlarının çelişkilere üstün geldiği sonucuna varırlarsa, müzakerelerin devam etmesi için koşullar (olasılıklar) ortaya çıkar. İkinci aşamanın görevi, gelecekteki sözleşme, anlaşma veya düzenlemenin parametrelerini belirlemektir. Bu aşamada, temel konulardaki farklılıkları ortadan kaldırmak ve herkes için karşılıklı olarak kabul edilebilir bir yaklaşım elde etmek önemlidir. asıl sorun. Üçüncü ve son aşamada, katılımcılar gelecekteki bir anlaşma veya sözleşmenin tüm konu yelpazesinde nihai anlaşmaların geliştirilmesine odaklanır. Bu aşamada, müzakereler özellikle yoğundur ve uzmanların ve uzmanların aktif katılımını gerektirir. Sözleşme maddelerini kesinleştirirken işin içine hukukçular girer.
Müzakereler sırasında, sözleşme maddelerinin ek ayrıntılandırılmasının yanı sıra pozisyonlarda belirli bir ayarlama yapılmasını gerektirecek öngörülemeyen koşullar ortaya çıkabilir. Bu gibi durumlarda, sadece sertlik değil, aynı zamanda esneklik, karşılıklı tavizler ve kabul edilebilir tavizler için hazır olma da gösterilmelidir. Tabii ki, istenen uzlaşma karşılıklı olarak kabul edilebilir ve karşılıklı olarak faydalı olmalıdır. Her iki taraf da uzlaşmadan ders almalı
belirli bir fayda. Müzakerelerin ilerlemesini teşvik eden bir taviz her zaman haklıdır. Uzlaşmaları dışlayan katı, dolaysız bir yaklaşım, müzakerelerde olumlu sonuçlara yol açmaz.
Müzakerelerin başarısı, yalnızca kişinin kendi temel çıkarlarını değil, aynı zamanda bir ortağın çıkarlarını da dikkate aldığında mümkündür. Herhangi bir karmaşık soruna dengeli ve üzerinde anlaşmaya varılmış bir çözüm bulmak için çok gerekli olan güven ve karşılıklı anlayış bu temelde ortaya çıkar.
İş toplantılarının, resepsiyonların hazırlanması ve düzenlenmesi
.İş görüşmelerinin hazırlanması ve gerçekleştirilmesi
1.1 Bir iş toplantısının konusu
Etkili bir iş toplantısı, ciddi ve dikkatli bir hazırlık gerektirir.
Bir iş toplantısının konusu bir sorudur, toplantı sırasında dikkate alınması gereken bir sorundur. İş sorunlarını çözme amaçlı toplantıların yanı sıra, özel bir vesileyle tanışma veya bir ortağa ilgi gösterme amacıyla yapıldığından “nezaket ziyareti” olarak da adlandırılan protokol toplantıları da yapılır.
Önceden bir iş toplantısı ayarlanmalıdır. Aynı bölge içinde 2-3 gün önceden pazarlık yapmak en uygunudur. Bir iş toplantısı organizasyonu tarafından düzenlenebilir. e-posta, telefonla.
Yabancılarla bir toplantıya hazırlanırken özellikle dikkatli olunmalıdır. Konaklama programının tüm unsurlarını sağlamak gerekir: toplantının sırası, katılımcıların kişisel kompozisyonu, basın temsilcilerinin katılımı, hediyelik eşya alışverişi, karşılama konuşmaları, otel konaklama, iş bölümü , kültürel program, resmi olmayan resepsiyonlar, teller.
1.2 İş toplantısı için mekan
Müzakere sürecinin tarafları için toplantının yeri önemlidir, çünkü müzakere sürecine dönüşebilir. önemli yön müzakerelerin bir veya tüm tarafları için toplantının etkinliği. İş toplantıları için bir yer seçmek için aşağıdaki seçenekler vardır: kendi bölgenizde, bir ortağın bölgesinde, tarafsız bölgede ve iletişim araçlarını kullanma (uzaktan).
Çoğu iş insanı toplantıları kendi bölgelerinde (şirketlerinin tesislerinde) yapmayı tercih eder.
Sitede toplantısahibinin durumunu karlı bir şekilde kullanmayı mümkün kılar. Nitekim bu durumda "evler ve duvarlar yardımcı olur" ifadesi çok sık işe yarar. Mal sahibi, bir dizi uygun taktikle müzakerelerin gidişatını etkileyebilir. bunlar araçlar organizasyon planı: tesislerin seçimi ve düzenlenmesi, katılımcıların müzakere masasına yerleştirilmesi, müzakere sürecinin organizasyonu (nefesler, molalar), kültürel ve sosyal programların organizasyonu.
Örgütsel araçlar psikolojik olanlarla bağlantılıdır. Ne de olsa, müzakere sürecinin organizasyon biçimleri ve düzeyi uygun bir psikolojik atmosfer yaratır (arkadaşlık, baskı, gerginlik, manipülasyon vb.). Örneğin, bir ofisin tasarımı, masa boyutu, ev sahibi ile ziyaretçi arasındaki mesafe, şekli, ziyaretçiye sunulan sandalyenin (koltuk) boyutu vb.). Ayrıca misafirin statüsü, kişide belirli bir psikolojik gerginliğe neden olacaktır.
Araç sahiplerinin yol sonrası yorgunluğunu atmak ve çevreye uyum sağlamak için zaman ve enerji kaybetmemeleri de önemlidir. Ofislerinin mevcut olanaklarından yararlanabilirler: telefon, faks, internet, sekreterlik hizmetleri, dinlenme salonları, bilirkişi, avukat, amir yardımı vb.
Oda hazırlığı. Bir iş toplantısı (müzakereler) için tesis hazırlarken, bilimsel iş organizasyonu uzmanları aşağıdaki temel gereksinimlere uymayı tavsiye eder: temizlik, düzen, havalandırma, gürültü olmaması, her iki taraf için uygun oda sıcaklığı, rahat aydınlatma.
Toplantılar için en uygun duvar rengi odanın açık mavi rengidir.
Toplantı odasının içi, çiçekli vazolar, resimler varlığında iyileşecektir.
ortak bölge.Bir ortağın topraklarında müzakere etmenin daha iyi olduğu durumlar vardır. Her şeyden önce bu, ortak olan şirketi hakkında ek bilgi almak için bir fırsattır.
Bir ortağın topraklarında müzakere etmeyi kabul etmiş olmanız, ortağa saygı unsurudur, niyetinizin ciddiyetini gösterir ve karşı tarafı sizinle iş yapmaya değer olduğuna ikna edebilir.
Yukarıdaki toplantılar için seçenekleri seçmenin etkinliği duruma bağlıdır. Ancak en iyi seçenek, "kendi topraklarında" ve "ortağın topraklarında" dönüşümlü toplantılar düzenlemektir.
Tarafsız bölge.Önemli olan, tarafsız bir bölgede yapılacak bir görüşmenin iki tarafa da avantaj sağlamamasıdır. Bu seçenek özellikle çatışma durumlarının çözümünde etkili olabilir.
Bu amaçla otellerde ve iş merkezlerinde özel olarak uyarlanmış tesisler oluşturulmaktadır. Çoğu durumda, müzakereler için konferans salonları kullanılır.
Yurtdışındaki toplantıların gayri resmi iletişimine ihtiyaç duyulması halinde, işadamları için şehir dışı iş kulüplerinden yararlanılmaktadır. Bu tür kurumların geniş bir ağının olmaması durumunda, ülkemizde restoranlar (kafeler) kullanılmaktadır.
uzaktan.Uluslararası telefon iletişiminin, fotoğraflı telgrafın (faks), cep telefonlarının, internetin, görüntülü iletişim araçlarının (konferans video iletişimlerinin) gelişimi, müzakerelerin organize edilmesi ve yürütülmesi sürecini kolaylaştırmayı ve büyük ölçüde yüz yüze görüşme organizasyonundan vazgeçmeyi mümkün kılmaktadır. -yüz toplantıları. Modern iletişim araçları, görüntü ve ses iletimi ile doğrudan elektronik temasa izin verir.
Zaman sınırları. Bir iş toplantısının başarısı için önemli bir adım, doğru seçim haftanın zamanı ve günü. İş hayatının koşullarını, ortakların iş alışkanlıklarını, optimum performans gösterdikleri saatleri dikkate almak gerekir.
Yani, bazı insanlar sabahları daha iyi çalışırlar, onlara "larks", diğer akşamlar "baykuşlar", ara tip "güvercinler" denir. Bilim adamlarına göre, "baykuşlar" toplam insan sayısının yaklaşık% 33'ünü, "tarla kuşları" -% 17'sini ve "güvercinler" -% 50'sini oluşturuyor.
1.3 İş toplantılarının zamanlaması
Psikologlar, müzakereleri düzenlerken bu tür faktörleri dikkate almayı öneriyorlar.Öğle yemeğinden hemen önce bir toplantı planlamanıza gerek yok. Yiyeceklerle ilgili düşünceler yapıcı iletişimi engeller. Ancak toplantı zaten planlanmışsa, müzakere sürecinde ortaklara bir fincan kahve, çay veya yiyecek bir şeyler ikram etmek iyi olacaktır.
Öğle yemeğinden hemen sonra bir toplantı planlamayın. Ortakların düşüncelerini toplamasına ve gerekli bilgileri kontrol etmesine izin vermek gerekir.
Öte yandan Pazartesi, toplantılar için en iyi gün değil. Ne de olsa, insanların hafta sonundan sonra iş ritmine uyum sağlamak için zamana ihtiyacı var. Öte yandan Pazartesi günü "taze bir kafanın" avantajı, önemli konuları tartışmak için bu gün bir araya gelmek ve bunları hafta sonundan önce bitirmeyi planlamaktır.
Herkesin şimdiden hafta sonunu dört gözle beklediği Cuma, herhangi bir yerden başlamak için en iyi gün değil.
Toplantının uzunluğu tartışılmalıdır. Ne de olsa, toplantının süresi konusunda uyarılmayan partneriniz, toplantı başladıktan yarım saat sonra özür diler ve daha az önemli olmayan işini tamamlaması gerektiğini öne sürerek sizi terk edebilir. Toplantının öngörülen saatine uymak adettendir.
Toplantının zamanı konusunda anlaşırken, kesin olmak gerekir. Geç kalmak, ev sahibine hakaret sayılır ve müzakerelerin gidişatını etkileyebilir. Kabul edilebilir bir gecikme durumunda, bir süre için bile olsa bir yol bulmanız gerekir. Kısa bir zaman, eşinizi uyarın ve buna göre özür dileyin.
1.4 Delegasyonun yapısı
İki temsilci arasındaki müzakereler çok nadirdir. Bu nedenle, bir iş toplantısı protokolünün bir unsuru, katılımcılarının bileşimini belirlemektir. Heyet şunları içerir:
müzakerelerde doğrudan katılımcılar;
yetkin danışmanlar (uzmanlar);
destek personeli (tercümanlar, stenograflar, sürücüler, sekreterler vb.).
Anlaşma, her iki taraftan eşit sayıda delegasyon ilkesine dayanmalıdır. Daha büyük bir delegasyon psikolojik bir avantajdır. Belirli koşullar nedeniyle, eşitlik ilkesinden sapmalar olabilir, ancak ortakları buna ikna etmeniz şartıyla.
Müzakereler, katılımcı sayısı ne kadar azsa o kadar etkilidir. Bu nedenle, mümkün olan en kısa sürede yapılması gerekiyorsa, özellikle müzakerelerdeki katılımcı sayısındaki artış sıklıkla yanlış anlaşılmalara yol açtığından, taraf sayısını azaltmak gerekir.
Katılımcının soyadını, adını ve soyadını, iş yerini ve konumunu gösteren müzakere listeleri tutanaklara kaydedilir.
Protokol listelerinin değişimi kural olarak toplantının başında yapılır. Listeler önceden derlenmemişse, toplantıya katılanlar hakkında bilgi sahibi olmak için taraflar fikir alışverişinde bulunur. kartvizitler.
Sayıya ek olarak, toplantıya katılanların düzeyi de belirlenir. Temsil düzeyi yaklaşık olarak aynı olmalıdır. Müzakerelerdeki katılımcıların kompozisyonu ve seviyesinin seçimi, katılımcıların toplantıya verdiği öneme, işlemin niteliğine ve müzakerelere katılanların ulusal özelliklerine bağlıdır. Bu nedenle, Çinli müzakere heyetleri boyut olarak farklılık gösterirken, Amerikalılar küçük grupları tercih ediyor. Bileşiminde karşı cinsten bir temsilcinin bulunması delegasyonun imajını güçlendirir.
1.5 Tartışma materyalleri
Yaklaşan toplantı veya müzakereler, materyallerin ön hazırlığını sağlar. Bir iş ilişkisi sırasında tartışılan ilgili belge kategorileri vardır:
toplantı katılımcılarının çok çeşitli konulardaki tutumlarını yansıtan ve kural olarak dikkate alınacak konulara ilişkin tavsiyeler içeren belgeler;
Müzakerelere temel olarak sunulan çeşitli anlaşma, protokol veya antlaşma taslakları;
taslak kararlar veya niyet anlaşmaları.
Hazırlık çalışmasının karmaşık ama önemli bir unsuru, dikkate alınacak konularda çeşitli belgelerin seçilmesidir. Bunlar resmi sertifika ve belgeler, ortak ve işi hakkında bilgi içeren gazete ve dergi kupürleridir, bu ortakların konjonktürüne, piyasadaki davranışlarına ilişkin verilerdir. Tüm bunların çok fazla çaba, bilgi ve zaman gerektirmesine rağmen, sonunda bu tür işler kendini haklı çıkarıyor. X. McKay, "Köpekbalıkları arasında nasıl hayatta kalınır" adlı çalışmasında, müşteri hakkında en azından bir şeyler bilmenin, ürünleriniz hakkında her şeyi bilmek kadar önemli olduğunu belirtiyor. Müşterilerinizi tanıyorsanız, onların özel ilgi alanları ve karakter özellikleri biliniyorsa, iletişim kurmak için her zaman bir temel olacaktır. 66 maddelik bir anket sunar, müşterinin kişisel verileri, eğitimi, medeni durumu, önceki faaliyetleri, özel ilgi alanları, yaşam tarzı vb. hakkında bir soru içerir ve müşteriyi daha iyi "tanımak" için bir fırsat sunar.
Anlaşmanın optimal sonucu, katılımcılarının her birinin orijinal duruma kıyasla belirli bir fayda elde ettiğini fark etmesidir.
1.6 Masaların düzenlenmesi ve donatılması
önemli bir unsur bir iş toplantısı için mekan hazırlamak, masaların donanımıdır.
Psikolojik yön toplantı katılımcıları üzerindeki etkisi bir tablo şeklinde olabilir. Yani Avustralyalı Alan Pease'e göre kare masa özgüveni yok ve rekabet ortamının oluşmasına katkı sağlıyor. Tablonun bu şekli kısa iş görüşmeleri için uygundur. Yuvarlak masa görüşmeleri gayri resmi bir toplantı ve ücretsiz görüş alışverişi sağlar. Küçük bir sehpa dostça sohbeti kolaylaştırır ve nezaket ziyareti görevi görür.
Defterler, kalemler, kurşun kalemler, prospektüsler her katılımcı için masalara dizilir. Sandalyeler veya koltuklar rahat ve yeterli miktarda olmalıdır.
Müzakere masası boyunca maden suyu şişelerini ve temiz bardakları gruplar halinde düzenlemek adettendir.
Kahve veya çaya özen gösterilmesi tavsiye edilir. Bunu yapmak için bir semaver, birkaç iyi set, çay, kahve, kurabiye, meyve, kek veya şekerleme.
Masanın üzerine bir kül tablası koyarsanız, bu sigara içebileceğinizin bir işaretidir, ancak yakmadan önce orada bulunanlardan izin almalısınız. Sigara içilmesine izin verilmiyorsa, mola sırasında bir sigara içme alanı hazırlanmalıdır.
1.7 Delegasyon toplantısı
İş toplantıları için mekanların hazırlanması genellikle şirketin özel olarak işe alınan çalışanları veya davet edilen uzmanlar tarafından gerçekleştirilir.
İş protokolünün önemli bir unsuru, bir delegasyon toplantısının organizasyonudur. Öncelikle selam verenlerin seviyesini doğru belirlemek gerekiyor. Davet eden kişi buluşmalı, mektubu davetle imzalamalı, ancak bir istisna olarak - yardımcılarından biri.
Özellikle yabancı bir heyet ile görüşürken, belirli protokol kurallarına uymak gerekir.
Karşılama heyet başkanının rütbesi ve konumu, misafir heyet başkanının rütbe ve konumuna uygun olmalıdır.
Ev sahibi heyetin başkanı genellikle 2-3 kişi ile toplantıya gelir.
Misafir eşi ile birlikte gelirse ev sahibi heyetin başkanı da eşiyle birlikte onu karşılar.
Birincisi heyeti karşılayan reis, toplantıya eşi gelirse onu misafirlerle tanıştırır.
İkincisi, karısını da öneren yabancı bir şirketin başkanı olan bir misafir.
Ev sahibi heyetin başkanı daha sonra çalışanlarını - misafirleri karşılamaya gelen heyet üyelerini rütbe sırasına göre tanıtır. Tanışanlar arasında kadınlar varsa, o zaman her şeyden önce tavsiye edilir. Çok az kadın varsa, o zaman rütbeye göre ve ardından erkeklere - ayrıca rütbeye göre önerilir.
Daha sonra gelen heyet başkanı, heyet üyelerini de aynı şekilde takdim eder.
Heyet ile havaalanında veya tren istasyonunda buluşan ev sahibi ülkenin başkanı, heyet üyeleri veya heyet üyeleriyle birlikte gelen tüm kadınlara çiçek takdim etmelidir. Havaalanında veya tren istasyonunda buluşurken ve uğurlarken selofan sarılı çiçekler sunulmalıdır (yıldönümleri dışında erkeklere çiçek verilmez).
Heyet toplantısı kaçınılmaz olarak arabalarda konaklama ile bağlantılıdır. Delegasyonun her üyesi için uluslararası protokol uygulamasına göre iniş kuralları bilgisi gereklidir. Şoför, tercüman, heyet başkanı ve eşi bunları bilmelidir (Ek 17).
Daha önce, araba sağ kapı kaldırıma bakacak şekilde hareket etmelidir. İlk oturan ve inen, şeref koltuğuna oturan yolcudur. Koşullar, sürücünün aracı sağ tarafı kaldırıma doğru hareket ettirmesine izin vermiyorsa, fahri yolcu araca sol kapıdan biner. Ayrıca sol kapıdan da binerler.
Fahri yolcu, arabanın seyri boyunca sağ taraftaki arka koltuğa oturur, sahibi veya karşılama heyetinin başkanı vardır. Sürücünün yanında bir güvenlik görevlisi, bir muhabir ve istisnai olarak bir tercüman oturabilir. Şeref yerinde oturan kişi sağ kapıdan, geri kalanı ise şeref yerinde oturan kişiyi rahatsız etmemek için sol kapıdan çıkar.
2. Resepsiyonların hazırlanması ve düzenlenmesi
2.1 Teknikler ve özleri
Resepsiyonlar ve özü
Hem diplomatik hem de ticari resepsiyonlar, hükümetlerin, devlet dairelerinin, iş adamlarının, kamu ve diğer kuruluşların ve bireylerin dış politika, ticari, kültürel ve diğer faaliyetlerinin en önemli biçimlerinden biridir. Resmi vesilelerle (devlet ziyaretleri, ulusal bayramlar vb. onuruna) düzenlenebilir ve siyasi öneme sahip olabilir, salt protokol niteliğinde olabilir (iş ziyaretleri, sergi açılışları ile bağlantılı olarak) veya günlük faaliyetlerde (müzakereler sırasında) kullanılabilirler. ve diğerleri).
Resepsiyonların ana içeriğinin yemek yemek veya içecek tatmak değil, önceden dikkatlice hazırlanmanız gereken iş sorunlarını çözmek olduğunu açıkça anlamak önemlidir. Katılımcıların çoğu için teknikler odaklanmış, amaca yönelik çalışma ve hiçbir şekilde Byron'ın neredeyse iki yüzyıl önce düşündüğü yüzeysel "sıkıcı boşluk" değil.
Resepsiyonlar, taraflar ve bireyler arasında temasların kurulmasına, sürdürülmesine ve geliştirilmesine, kişinin konumunu iletmesine ve netleştirmesine, bilgi toplamasına, görüş alışverişinde bulunmasına ve son olarak, gayri resmi bir ortamda pozisyonları tartışıp üzerinde anlaşmaya varmasına ve mevcut sorunları çözmesine yardımcı olabilir.
Resepsiyon düzenleme geleneğinin kökleri derin antik çağ. Misafirperverlik, halkın ve devletin şeref ve haysiyetinin, iyi niyetinin temel bir göstergesi olmuştur ve olmaya devam etmektedir.
Bu nedenle ülkeler, misafir kabul etmenin tarihi geleneklerini barış ve nezaket sembolleri olarak özenle korurlar. Rus misafirperverliğinin gelenekleri hala yabancı konuklar tarafından kutlanmaktadır. Uzun vadeli uluslararası uygulama, diplomatik resepsiyon türlerini, hazırlanma yöntemlerini, uyması geleneksel olan diplomatik görgü kurallarını oluşturmuştur.
Rusya'nın protokol uygulaması bir bütün olarak uluslararası olanla örtüşüyor. Resepsiyonlar zamana göre gündüz (saat 19'a kadar) ve akşam olarak ve konukların konaklamasına göre - oturmalı ve oturmasız resepsiyonlara ayrılır.
2.2 Randevu ve resepsiyonların hazırlanması
Randevu ve resepsiyonların hazırlanması
Resepsiyon, örgütün "dış - ve iç politik" faaliyetlerinin biçimlerinden biridir. Bu, kural olarak, ev sahipleri tarafından önceden organize edilmiş ve hazırlanmış, ev sahibi kuruluş temsilcileri ve misafirler tarafından ortaklaşa geçirilen zamandır. Resepsiyon: a) ciddi bir tarih vesilesiyle - yıldönümü, şirketin kuruluş yıldönümü veya bir organizasyonun kurulması; b) Tanınmış ve onur konuğu tarafından organizasyonun ziyareti vesilesiyle, ortak bir şirketten bir heyet; c) firmanın günlük faaliyetleri sırasında düzenli olarak.
Resepsiyonun amacı, şirketin faaliyet alanındaki temasları genişletmek ve derinleştirmek, gerekli bilgileri elde etmek, kuruluşun dış iş ortamındaki imajını oluşturmak olabilir.
Resepsiyonlar: gündüz ve akşam, oturma düzeniyle (katılımcılar için önceden tahsis edilmiş yerler) ve oturma düzeni olmadan, resmi ve gayri resmi olabilir.
Gündüz resepsiyonları "bir kadeh şampanya", "bir kadeh şarap", "kahvaltı" dır. "Bir kadeh şampanya" genellikle öğlen 12'de başlar ve yaklaşık bir saat sürer. Böyle bir resepsiyonun nedeni bir yıldönümü olabilir Ulusal tatil, bir yetkilinin ayrılışı (varışı), delegasyonun kalışı. Sergi (festival) açılışı vb. Bu, fazla hazırlık gerektirmeyen en basit kabul şeklidir. Resepsiyon, misafirleri ayakta tutmadan gerçekleşir. İçecekler ve atıştırmalıklar garsonlar tarafından servis edilir. Genellikle sadece şampanya, şaraplar, meyve suları ve hafif atıştırmalıklar (mini kekler, sandviçler, kuruyemişler) servis edilir.
Oturmalı kahvaltı veya öğle yemeği daha ciddi bir karşılama şeklidir. Bu karşılama şekli için tüm katılımcılara masada yer ayrılmıştır. Oturmalı kahvaltı saat on iki ile on beş arasında düzenlenir ve yaklaşık bir buçuk saat sürer. İçerik ve zaman olarak bir Rus yemeğine tekabül ediyor ve 1-2 soğuk meze, bir balık veya bir et yemeği ve bir tatlıdan oluşabiliyor. İlk dersten sıcak meze servis etmek kabul edilebilir. Misafirlerin giriş holünde toplanması sırasında kendilerine aperatif, meyve suları, kahvaltıda - sek üzüm şarapları, bitiminde ise çay, kahve, şampanya, konyak, likör ikram edilir. Üniforma davette özellikle belirtilmedikçe, misafirler genellikle günlük kıyafetlerle kahvaltıya gelirler.
Akşam resepsiyonları birkaç çeşittir. İletişim kapsamı açısından en popüler, demokratik, kitlesel ve verimli olanı, 17-18 saat arasında başlayan ve iki saat süren "kokteyl" dir. Resepsiyon ayakta gerçekleşir. Konuklar masalara atıştırmalıklarla kendileri yaklaşır, ikramları kendileri alır ve garsonlar içecekler sunar, sıcak atıştırmalıklar verilirse resepsiyona "a la büfe" denilebilir. Toplantının daha büyük bir ciddiyeti için, sonunda şampanya, dondurma, kahve servis edilebilir. Büfe, en demokratik kabul şeklidir. Böyle bir ziyafetten istediğiniz zaman ayrılabilirsiniz. Bunu yaparken akılda tutulması gereken birkaç kural vardır:
masaya ancak bir davetten sonra veya orada bulunanların geri kalanı masaya gittikten sonra yaklaşmalısınız;
misafirler masanın başındaki bir yığından tabakları alırlar ve masa boyunca bir yönde hareket ederler (birbirlerine karışmamak için), tabaklarına ikramlar koyarlar;
sigara içerken bir masaya yakın olmak kabalıktır;
Sunulan tüm yemekleri aynı anda bir tabağa yığmak çirkindir. İkramların belli bir sıralaması vardır: başlangıçta tadılması gerekir. balık yemekleri, balık ve et aynı tabakta olmamalı;
tam olarak yiyebileceğiniz kadar almalısınız;
atıştırmalıklar, bu atıştırmalıkla bir tabakta bulunan ortak bir cihazla bir tabağa aktarılır. İkramları yazdıktan sonra, ortak cihazı yerine koymayı unutmamalısınız;
tatlılar ve tatlılar için temiz tabaklar almanız gerekir;
bir erkek bir bayana büfeden bir şeyler getirerek davranabilir. Bir bayanın bir erkeğe davranması kabul edilemez.
Büfe masasındaki tek çatal bıçak takımı çataldır. Bu nedenle atıştırmalıklar küçük parçalar halinde ("bir kez") kesilir. Çatallara ek olarak şişler de servis edilebilir - sandviçlere yapıştırılmış küçük çubuklar - kanopiler ve diğer parça atıştırmalıklar. Bıçaklar masanın üzerinde olabilir, ancak her durumda bunları kullanmak sakıncalı olacaktır. Büfeye günlük takım elbise veya elbise ile gelmek adettendir.
Büfe benzeri bir resepsiyon bir "kokteyl" dir. Ayrıca 17:00 ile 20:00 saatleri arasında gerçekleşir. Büfe masasının aksine kokteyl masalarının üzeri örtülmez. Salona birkaç küçük masa yerleştirilir, üzerlerine sigara, kibrit, kül tablası serilir ve vazolara kağıt peçeteler yerleştirilir. Yiyecek ve içecekler garsonlar tarafından tepsilerde servis edilir. Konuklar çatal yerine özel ziyafet şişleri kullanır. Resepsiyon şampanya ve kahve ile sona erer.
Akşam yemeği en ciddi karşılama şeklidir. 17-19 saat aralığında başlar, 2-3 saat veya daha uzun sürer. Misafirler önce bir saat masada otururlar, sonra daha az resmi olan başka bir odaya veya sohbet salonunun çay ve kahvenin servis edildiği bölümüne geçerler. Kıyafet kodu resmidir. Öğle yemeği oturarak yapılır - her katılımcı masadaki yerinin sayısını davetiyeden öğrenir.
Açık büfe öğle yemeği, katılımcıların dört ila altı kişilik masalarda ücretsiz olarak oturmasını, konukların bir büyük masadan atıştırmalıkları almasını ve küçük masalardan birine oturmasını içerir. Menü açık büfe gibidir. Böyle bir resepsiyon, bir konserden sonra, film izleyerek, konferans oturumları arasında bir mola sırasında düzenlenir. Öğle yemeği büfesi, öğle yemeğinden daha az resmidir.
Saat 16:00-18:00 arası genellikle bayanlara çay ikramı yapılır. Oturmalı akşam yemeği, öğle yemeğinden yalnızca daha sonraki bir zamanda farklılık gösterir.
Resmi karşılamalara geç kalmamalısınız. Bu tür davetlerde (kahvaltı, öğle yemeği, akşam yemeği) misafirler 3-5 dakika içinde gelirler ve karşılıklı selamlaşma ve tanışma için verilen kısa bir duraklamanın ardından sofraya davet edilirler. Masada buluşma kabul edilmemektedir. Masa komşusu aracılığıyla biriyle konuşmanız önerilmez. Masada bir kadın şapkayla oturabilir ancak eldivenlerin çıkarılması gerekir.
Oturmalı karşılamada, yerler daha şerefli ve daha az şerefli olmak üzere ikiye ayrıldığı için misafirlerin kıdemlerine, resmi veya sosyal konumlarına dikkat edilmelidir. Birincisi evin metresinin sağında, ikincisi - sahibinin sağında kabul edilir. Kadınların yokluğunda, birincilik sahibinin sağında, ikincisi ise solunda kabul edilir. Otururken aşağıdaki kurallara uyulur:
ilk sağda ve sol el erkekler hostesten dikilirken, bayanlar sahibini çevreler. Sonra yerler değişir: kadınların yanına erkekleri koyarlar ve bunun tersi de geçerlidir;
bir erkek masanın ucunda oturmuyorsa, bir kadın bir kadınla masanın sonunda oturmaz;
koca karısının yanında oturmuyor;
aynı ülkeden iki yabancı yan yana oturmaz;
masadaki son yerler kurumlarının çalışanları tarafından işgal edilir (ancak kadınlar tarafından değil).
Her misafirin masadaki yerini hızlı bir şekilde bulması için girişte bir oturma planı belirlenir, masanın üzerine konuğun adı ve soyadının yazılı olduğu bir kapak kartı yerleştirilir ve bazen her misafire bir masa şeması verilir. Hostes oturduktan sonra misafirler yerlerini alır, resepsiyon bittikten sonra ilk kalkan o olur.
Resepsiyonun hazırlanması şu adımları içerir: resepsiyonun amaçlarının belirlenmesi, resepsiyonun şeklinin seçilmesi, katılımcıların kompozisyonunun belirlenmesi, resepsiyon için senaryonun hazırlanması, davetiyelerin gönderilmesi, masada oturma planının hazırlanması (varsa), menüyü derlemek, sofrayı kurmak ve misafirlere ikram etmek, tostlar ve söylevler hazırlamak.
Gayri resmi primalar, konukların önceden "beklenmediği" durumlarda, daha çok küçük firmalarda ve gayri resmi bir ortamda doğaçlama yapılır. Eşler öğle yemeğine davet edildiğinde ABD'de resmi olmayan resepsiyonlar yaygındır. Durumun kayıt dışı olması, standart dışı problemlerin çözümüne, probleme farklı bakabilme becerisine katkı sağlar. Prensip olarak böyle bir resepsiyona hazırlıklı olunmalıdır.
Çözüm
Yapılan çalışmalarda, iş alanında resepsiyonun sadece misafir ağırlayan ev sahibi kuruluş için değil, misafir rolü üstlenen kuruluşlar için de öncelikle resmi bir görev olduğu tespit edilmiştir. Bu nedenle, bir iş toplantısı veya resepsiyon sorumlu bir şekilde ele alınmalı, yönetiminin temellerini ve resepsiyonun kapsamını bilmelidir.
Verimli çalışma için iş toplantıları ve resepsiyonlar gereklidir, iş görüşmelerinin yürütülmesine yardımcı olur, onlardan resmiyet perdesini kaldırır ve onlara rahat bir karakter verir. Aynı zamanda misafirleri kırmamak için resepsiyon düzenlemenin temel kurallarını bilmeniz gerekir. Ve resepsiyonda hazır bulunduğunuzda garip bir duruma düşmemek için, ona nasıl davranacağınızı bilmeniz gerekir. Bu, resepsiyonları yürütmek için temel kuralları belirlediğim yürütülen çalışmanın konusuydu:
Modern uluslararası protokol uygulaması, ülkelerin alımları mütevazı yapma, aşırı gösterişten kaçınma ve onlara daha fazla rasyonellik verme arzusuna tanıklık ediyor.
Resepsiyonların yarı resmi atmosferi, hazır bulunanların faydalı temaslar kurmasına, genel olarak katılımcı ortaklar için faydalı olan gelecekteki sözleşmeleri tartışmasına, mevcut temasları genişletmesine ve derinleştirmesine, ekonomik, finansal ve diğer konuları daha iyi anlamalarına olanak tanıyan görüş ve fikir alışverişinde bulunmalarına olanak tanır. müstakbel ortakların pozisyonları ve iddiaları, davayı organize etmedeki özellikleri . Ayrıca, için deneyimli iş adamı Resepsiyona davet edilenlerin davranış ve eylemlerinin gözlemlenmesi bir bilgi kaynağı olabilir ve bu da sonuçlanmakta olan anlaşma hakkında karar vermede temel bileşenlerden biri olarak hizmet edecektir.
Kaynakça
) Botavina R.N. İş ilişkileri etiği: bir çalışma kılavuzu. - M.: Finans ve istatistik, 2002.-s. 208.
) Dunkel. İş görgü kuralları - Rostov-on-Don: Phoenix, 2006. - 370.
) Chumikov A.N., Bocharov M.P. Halkla ilişkiler: teori ve pratik. - M.: Delo, 2003.-s. 496.
) Shepel V.M. Bir işadamı ve yöneticinin el kitabı.-M.: Finans ve istatistik, 2000.-s. 354.
) Yashin VV İş ahlakı. - M.: Delo, 2002.-s. 342
Başvuru
iş toplantısı karşılama heyeti
Resmi resepsiyonlarda oturma: Resmi kıdem sırasına göre 1 - 12 misafir
Hostes ile resmi resepsiyonlarda oturma: Resmi kıdem sırasına göre 1 - 14 misafir
Gayri resmi karşılama. Masa U şeklindedir, ev sahibi ve hostes karşılıklı oturur. Uluslararası kabul görmüş olmasına rağmen bu oturma planından kaçınılmalıdır çünkü 7-12 yaş arası misafirlerin ev sahibiyle çok az teması vardır veya hiç yoktur.
Resmi kahvaltı ve yemeklerde misafirler protokol kıdem sırasına göre sıralarına göre oturtulur.
Tatilde olan veya işsiz olan, yani rütbesine uygun görevlerini yerine getirmeyen rütbe veya unvandaki memurlar, faal işlerde bulunan aynı rütbedeki misafirlere kıdem hakkı tanırlar. Bir misafir, rütbesinden daha yüksek bir görev yaparsa, kendisine tahsis edilen en yüksek yeri işgal eder.
Kadınlar, seçilmiş organlarda ve idari pozisyonlarda, resmi kahvaltılarda ve akşam yemeklerinde giderek daha yüksek mevkilerde yer aldıkça, rütbelerine bağlı olarak erkekler arasında yer alıyorlar.
Kadın ve erkeklerin bir arada bulunduğu resmi olmayan kahvaltı ve akşam yemeklerinde mümkünse yan yana oturmayın. Bu gibi durumlarda, kadın misyon başkanı olmadığı sürece, kadınlar kocaların kıdemlerine göre oturtulur.
Dul kadınlar kocalarının rütbesini korurlar. Bir erkek refakatinde olmayan kadınlar, yaş, pozisyon veya fahri unvana göre oturtulur. Evli kadınlar, dul veya boşanmış olanlardan daha fazla kıdeme sahiptir. Rütbeleri ve görevleri ya da fahri unvanları herhangi birine özel bir ayrıcalık vermiyorsa, tüm kadınlar kıdem bakımından genç kızlardan üstündür.
Kadının resmi makamdaki kocası, konumu kendisine daha şerefli bir makamı hak etmiyorsa, hanımının makamına göre erkekler arasında oturur.
Hem memurların hem de seçkin kişilerin hazır bulunduğu toplantılarda kanuni kıdem ile medeni kıdem arasında kaçınılmaz bir gerilim vardır. Bu durumlarda dikkate alınması gereken kurallara uymak:
· resmi pozisyonlardaki kişilerin göreceli kıdemleri her zaman dikkate alınır;
· kıdem tespitinde onur konukları, yüksek mevkide bulunan ve kamu hayatında daha fazla söz sahibi olan kişilere nezaketen tercih edilmek üzere, resmi görevliler arasından yerleştirilir;
· yabancı misafirlerin avantajı genel olarak kabul görmektedir. Sıralama bakımından eşit olan yabancı misafirler, kendi ülkelerinin vatandaşlarından daha üst sıralarda yer almaktadır. Kendi ülkesi dışında çalışan vatandaşlar, hemşehrilerine göre daha yüksek bir rütbeye sahiptir.
Sabah kahvaltısı, öğle yemeği, akşam yemeği gibi resepsiyonlarda misafirler masaya kesinlikle oturtulmaktadır. kesin emir. Sofradaki yerler az ve çok şerefli olanlara bölünmüştür. En şerefli yer, hostesin sağında (resmi olmayan bir resepsiyonda) veya mal sahibinin sağındadır (resmi bir resepsiyonda). Daha sonra hostesin ve ev sahibinin solundaki yerler gelir, uzaklaştıkça daha az onurlu olur.
Karısı veya kocası olmayan konukların bulunduğu resmi bir resepsiyonda, ana konuğa ev sahibinin karşısındaki masada bir koltuk teklif edilir.
özel ders
Bir konuyu öğrenmek için yardıma mı ihtiyacınız var?
Uzmanlarımız ilginizi çeken konularda tavsiyelerde bulunacak veya özel ders vereceklerdir.
Başvuru yapmak Konsültasyon alma olasılığını öğrenmek için şu anda konuyu belirtmek.
Genel olarak bir iş toplantısı ve iş görüşmelerinin tek bir tanımı vardır - bu, ortak bir çözüme ulaşmak amacıyla karşılıklı iş iletişimidir. Ancak bir iş toplantısı, müzakere sürecinin veya bileşeninin ilk aşaması olarak da kabul edilebilir, bu sırada daha sonraki müzakerelerin konusu netleştirilir, örgütsel sorunlar çözülür. Daha fazla müzakerenin başarısı büyük ölçüde bu tür ön temasların sonuçlarına, "giriş" iş toplantısında bıraktığınız izlenime bağlıdır.
Bir iş toplantısında başarıya ulaşmak için, muhatabı iletişim kurmaya teşvik etmek, daha fazla iş tartışması ve karar verme için maksimum fırsat alanı yaratmak gerekir.
Bir iş toplantısı genellikle resmi bir ortamda gerçekleşir ve muhatapların (iş ortaklarının) niyetleri aşağıdaki gibidir:
1) gerekli bilgileri vermek, almak veya değiş tokuş etmek. Bilgi elde etmek, bir iş toplantısının temel amacı olarak kabul edilebilir;
2) muhatapları ilgilendiren bir konuda anlaşmak;
3) muhatabı ikna edin ( iş ortağı) alınan kararın doğruluğu, seçilen eylem yönteminin karlılığı vb.;
4) temas kurmak, iş ilişkilerini güçlendirmek ve bazen bir anlaşma yapmak, mümkünse daha sonraki niyetler için yazılı bir protokol ile güvence altına almak;
5) herhangi bir iş toplantısının dinamikleri dört aşamadan geçer: iletişim, yönlendirme, karar ve değerlendirme, sonuç. Bu aşamaların anlamını bilmek, bir sohbet oluşturmanıza veya muhataplara uyum sağlamanıza olanak tanır, böylece toplantının sonucu sizin için olumlu bir karar olacaktır.
Toplantının ilk aşaması iletişimdir - odaya girdiğiniz saniyeler, selamlayın ve ilk cümleleri değiştirin. Bu iletişim aşamasının temel amacı, ortaklıklar kurmak için koşullar yaratmaktır.
İlk aşamada çözmeniz gereken asıl görev, muhatabınızla duygusal temas kurmaktır.
Bir iş toplantısındaki konuşma, plana bağlı kalarak tutarlı bir şekilde oluşturulmalıdır. Sohbette, kibar ve nazik kalırken, bir adım daha tanıdık olmaktansa bir adım daha resmi kalmak daha iyidir. Rusya'da, şirket kültürünün Amerikan usulü birbirinize ilk adlarıyla hitap etmenize izin verdiği durumlar dışında, ortaklara ilk adları ve soyadı ile hitap etmek adettendir.
“Sizi gördüğüme sevindim!”, “Zaman ayırıp bizimle görüştüğünüz için teşekkür ederiz!” gibi sözlerle olumlu bir tutum ve ilgi gösterilebilir. Bir iş görüşmesinin başında, dünyevi konularda - hava durumu, en son kültürel olaylar, ekonomik durum hakkında - kısa bir konuşma yapılması önerilir. Bu tür giriş cümleleri, muhatabın konuşma tarzına alışmanızı, uyum sağlamanızı sağlar. ortak dalga, ilk anlaşmaya varın (pencerenin dışındaki hava durumu hakkında görüşler nadiren farklılık gösterir).
Görüşmenin en başından itibaren verimli olabilmesi için şunları yapabilmeniz gerekir:
1) muhatapla iletişim kurmak;
2) sohbet için elverişli bir atmosfer yaratın;
3) bir ortağın dikkatini çekmek ve konunuzla (problem veya teklif) ilgilenmesini sağlamak.
Sadece temas kurmak değil, konuşma sırasında izlenmeli ve önlemler alınmalıdır: kesilirse soru sorun, çay ikram edin, tabii ki durum izin veriyorsa şaka yapabilirsiniz.
Başarıya giden yolu kapatan veya bunu başarmamızı çok zorlaştıran bir sohbet başlatmanın yolları vardır. İlk iş toplantısındaki konuşmanızın verimli olmasını istiyorsanız, şunlardan kaçınmalısınız:
1) kendinden şüphe duyma belirtileri ve bir toplantı ihtiyacı;
2) hafif bir biçimde bile olsa toplantının başında saygısızlık;
3) muhatabın savunma pozisyonunun ilk sorularla uyarılması.
Muhatap sizin için nahoş olsa ve toplantıdan herhangi bir olumlu duygu yaşamasanız bile, olumlu bir duygusal atmosfer oluşturmalısınız, asıl mesele toplantının kendisinden olumlu sonuçlar elde etmektir.
İkinci aşama yönlendirmedir. Burada asıl amaç, toplantının gerçekleşmesi nedeniyle sorunun özünü bulmaktır. Muhatabınıza mükemmel mesleki nitelikleriniz hakkında gerekli bilgileri bir sunum şeklinde iletmeniz (sadece övünmeyin), ilginizin nedenlerini açıklamanız ve ona hitap etmeniz gerekir.
Bu aşama en uzun olanıdır, bu nedenle göreviniz muhatapla teması sürdürmektir. Örneğin, başarılarınızın veya müşterilerinizin sıkıcı bir listesi sıkıcı hale gelebilir ve daha sonra olumlu duygusal temas kaybolacak ve bu da genellikle olumsuz sonuçlara yol açacaktır.
Bir iş toplantısı, önceden planlanmışsa ve buna hazırlıklıysanız, muhatap, müstakbel iş ortağı hakkında mevcut tüm bilgileri toplarsanız daha etkili olacaktır.
Karşı tarafa iletmek istediğiniz birkaç önemli mesaj belirleyin. Sunum için bir zaman ve paylaşacağınız bilgi miktarını seçin. Bilgi sunma sırasını, asıl şeyi nerede söyleyeceğinizi ve kararınızın eksikliklerini nasıl gizleyeceğinizi düşünün.
Bir iş toplantısındaki başarınız, profesyonel niteliklerinize ek olarak, büyük ölçüde moralinize, özgüveninize bağlıdır ve ne kadar çok bilgiye sahip olursanız, pazarlık yapmanız o kadar kolay olur.
Bir sohbeti yürütme tarzı ve yaklaşımları, iş toplantınızın sonucu üzerinde büyük bir etkiye sahiptir. Ortakların iletişim için en olumlu ruh halleri, samimi bir anlaşmaya varma arzusuyla bile, konuşmaları bir anlam ifade etmiyor, üstelik durumu düzeltme çabaları durumu daha da kötüleştiriyor. Bunun en önemli nedeni, genellikle ortaklar ve bileşenleri arasında bir iş görüşmesi yürütme tarzları ve yaklaşımlarındaki farklılıktır, örneğin:
1) doğrudan konuşma veya ima etme eğilimi;
2) jestlerin varlığı, tonlama, tekrarlama sıklığı ve belirli konuşma bileşenlerinin kullanımı: perde, tını, hız, ses yüksekliği vb.;
3) doğru soruları sorma veya başkalarına kendileri hakkında bilgi vermeleri için inisiyatif verme yeteneği ve yetersizliği;
4) rahat formalite seviyesi - basitlik; kabul edilebilir şakalar; şikayet alışverişine karşı tutum;
5) bir başkasının bizim örneğimizi takip edeceği beklentisi vb.
İş görüşmelerini yürütmek için üç farklı yaklaşım vardır: sert, yumuşak ve ilkeli.
Taraf "sert tipe göre" hareket ederse, sohbete katılanları tek taraflı kazanmaya çalışan rakipler olarak algılar. Kendi zaferini amaç edinir, pozisyonuna sıkı sıkıya bağlı kalır ve çıkarlarını gizler, anlaşmanın bedeli olarak tavizler ister, baskı uygular ve bir “irade rekabeti” dayatmaya ve kazanmaya çalışır.
Taraf “yumuşak yaklaşım” çerçevesinde hareket ederse, o zaman sohbete katılanları arkadaş olarak algılar, anlaşmayı konuşmanın amacı olarak görür ve bunu tek taraflı tavizlerle ödemeye hazırsa, kolayca pozisyon değiştirir, “irade rekabetinden” kaçınmaya çalışır, ancak dayatılırsa karşı taraflardan gelen baskılara yenik düşer.
İlkeli Yaklaşım tarafı, katılımcıları bir sorun üzerinde birlikte çalışan işbirlikçiler olarak görür. Hedefini makul bir sonuç olarak görür, hızlı ve yardımsever bir şekilde elde edilir, pozisyonlara değil çıkarlara odaklanır, taviz gerektirmez, ancak karşılıklı olarak faydalı seçeneklerin geliştirilmesini gerektirir, katılımcıların iradesinden bağımsız nesnel kriterlerin uygulanmasında ısrar eder. Bu kriterler uzmanların görüşleri olabilir, ekonomik göstergeler piyasada, hesaplanan göstergeler, istatistikler, yasalar, ancak herhangi bir tarafın istekleri değil.
Sizin için en iyi yaklaşımı seçmek aşağıdaki faktörlere bağlıdır:
1) hedeflerinizden. Bir ilişkiyi sürdürmek, teması uzun süre sürdürmek istiyorsanız, o zaman “ilkeli bir yaklaşım” tercih edilir. Zaman kazanmak sizin için önemliyse ve gelecekte “durumu geri kazanmak” için şimdi taviz vermeye hazırsanız, “yumuşak bir yaklaşım” izlemek mümkündür;
2) gerçek gücün kimin tarafında olduğu. Örneğin, gerçek gücünüz yoksa, "sert bir yaklaşım" uygulamak çok zordur;
3) tarafların beceri ve yetenekleri hakkında. En etkili yöntemlerden biri olan “ilkeli yaklaşım”, en gelişmiş iletişim becerilerini gerektirir.
Bu nedenle, önereceğiniz çözümde muhatabınızın kişisel niteliklerine, konumuna ve hedeflerine özel önem vermek, ihtiyaçlarını dikkate almak gerekir.
Ön müzakerelerde ortaklar arasında ilişki kurmak için altı temel kural vardır.
1. Rasyonellik. Kısıtlı davranmak gereklidir. Kontrol edilemeyen duygular, müzakere sürecini ve makul kararlar alma becerisini olumsuz etkiler.
2. Anlamak. Ortağın bakış açısına dikkat edilmemesi, karşılıklı olarak kabul edilebilir çözümler geliştirme olasılığını sınırlar.
3. İletişim. Ortaklarınız büyük ilgi göstermiyorsa, onlarla sadece danışma şeklinde bir iş toplantısı yapabilirsiniz. Bu, ilişkilerin korunmasına ve geliştirilmesine yardımcı olacaktır.
4. Güvenilirlik. Yanlış bilgi argümanın gücünü zayıflatır ve itibarı da olumsuz etkiler.
5. Partnerinize öğretmekten kaçının. Mahkumiyetiniz saygıya dayalı olmalıdır kişisel nitelikleri muhatap.
6. Kabul. Diğer tarafı almaya çalışın ve eşinizden yeni şeyler öğrenmeye açık olun.
İş toplantılarının, konuşmaların ve müzakerelerin başarılı bir şekilde yürütülmesi, büyük ölçüde ortakların doğruluk, dürüstlük, doğruluk ve incelik, dinleme yeteneği (başkalarının görüşlerine dikkat), özgüllük gibi etik normlara ve ilkelere uymasına bağlıdır.
Kesinlik. Bir iş insanının doğasında bulunan en önemli etik standartlardan biri. Sözleşme süresine en yakın dakikaya kadar uyulmalıdır. Herhangi bir gecikme, işteki güvenilmezliğinizi gösterebilir.
Dürüstlük. Yalnızca üstlenilen yükümlülüklere sadakati değil, aynı zamanda bir ortakla iletişimde açıklığı, sorularına doğrudan iş benzeri yanıtları da içerir.
Doğruluk ve incelik. Doğruluğa saygı çerçevesinde müzakerelerde azim ve gayreti dışlamaz. Sohbetin gidişatını bozan unsurlardan kaçınılmalıdır: Tahriş, karşılıklı saldırılar, yanlış ifadeler vb.
Dinleme yeteneği. Dikkatle ve konsantrasyonla dinleyin. Konuşmacının sözünü kesmeyin.
somutluk. Konuşma spesifik olmalı, soyut olmamalı ve gerçekleri, rakamları ve gerekli detayları içermelidir. Kavramlar ve kategoriler üzerinde anlaşmaya varılmalı ve ortaklar tarafından anlaşılmalıdır. Konuşma şemalar ve belgelerle desteklenmelidir. Görsel materyal hazırlayın, sunum şekli üzerinde düşünün.
Bu kurallar, sonraki müzakereler sırasında geçerliliğini korur.
Konuşmanın olumlu bir şekilde ilerlemesi durumunda, ikinci aşama sorunsuz bir şekilde karar ve değerlendirmeyi içeren üçüncü aşamaya geçer. Burada muhatapla aktif olarak iletişim kurmanız gerekecek, çünkü her iki taraf için de en uygun karar verme seçeneğinin seçimi başlayacak.
Hemen hemen her iş toplantısında anlaşmazlıklar veya itirazlar tartışılmalıdır. Ve karşı tarafın size itiraz etmesi onların ilgisini kanıtlar, aksi takdirde konuşmayı sonlandırırlar. için görevin bu aşama- muhatabın neden itiraz ettiğini, onun çıkarlarını dikkate almadığınızı, önerilen çözümde hangi ihtiyaçları unuttuğunu ve tüm bunları nasıl düzeltip çözümü iyileştireceğini anlayın. Karşı tarafın çatışmanın çözümünü nasıl gördüğünü sorun.
"Aralarından seçim yapabileceğiniz" birkaç çözüm hazırlayın ve arka arkaya tüm seçenekler itirazlara neden oluyorsa, o zaman diğer tarafın hedeflerinin analizine geri dönmeniz gerekecektir. İtirazlar bizi standart dışı çözümler aramaya zorlar.
Bir iş toplantısı sırasında bir anlaşmazlığı çözemezseniz, üzerinde düşünmek için zaman ayırın ve daha iyi bir seçenek arayın.
En son aşama, üzerinde anlaşmaya varılan bir çözüme ulaşmaktır. Bu aşamada, yeni toplantınızın şartları genellikle küçük konuları açıklığa kavuşturmak, bir anlaşmanın veya sözleşmenin şartlarını tartışmak vb. için kararlaştırılır. Bir sonraki toplantınızın nasıl, ne zaman ve nerede gerçekleşeceğini tartışmak gerekir.
Bir "tanıtma" iş toplantısında bir iş görüşmesinin olumsuz sonucu, müzakere sürecinin sonunda sertlik veya soğukluk için bir sebep değildir. Veda, geleceğe dayalı olarak, iletişim ve iş bağlarını sürdürmenize izin verecek şekilde olmalıdır. Toplantıyı şu sözlerle bitirmek en iyisidir: “Tekliflerimizi tartışmak için zaman ayırdığınız için teşekkür ederiz. Acil planlarınızda olmadığı için üzgünüm ... ama ek bilgiye ihtiyacınız varsa ... ”Bu durumda, bir toplantı veya sohbet, devamını bulamasa bile, yine de olumlu bir yanı vardır, çünkü orada her zaman bu temasın daha sonra iyi ve yararlı bir ilişkiye dönüşme olasılığıdır.
Bu bir tanıtım toplantısıysa, şu ifadeler kullanılabilir: "Şirketlerimiz arasındaki karşılıklı yarar sağlayan işbirliğine yönelik olasılıkları sizinle görüşme fırsatı verdiğiniz için teşekkür ederiz", "Size sunma fırsatı için teşekkür ederiz ..." , “Bana size teklif etme fırsatı verdiğiniz için teşekkür ederim ...”
Ve tabii ki standart-evrensel ifadeler: “Zaman ayırdığınız için teşekkür ederiz”, “Sizinle konuşmaktan çok memnun oldum”, “Bana ayırdığınız zaman için teşekkür ederim”, “Herhangi bir sorunuz varsa , lütfen arayın, iletişime geçin…”, “Tekliflerimizle ilgileniyorsanız, size uygun bir zamanda ayrıca görüşelim” vb.
Resmi iş toplantılarının etkinliği büyük ölçüde bu durum için belirlenmiş kurallara ve görgü kurallarına sıkı sıkıya bağlı kalmak ve bu tür etkinliklere dikkatli bir şekilde hazırlanmakla sağlanır.
Yaklaşan bir iş toplantısı hazırlamaya başlayan organizatörlerin şunları yapması gerekir:
- - amacını tanımlayın;
- - tartışılacak konuların bir listesini hazırlayın ve mümkünse bunu toplantının katılımcılarına dağıtın;
- - bu konularda gerekli materyalleri ve belgeleri seçin ve inceleyin;
- - toplantıya katılanların listesini yalnızca hedefe ulaşma başarısının gerçekten bağlı olduğu kişilerle sınırlandırın;
- - tarafların pozisyonlarını, toplantının olası gidişatını ve sonuçlarını tahmin etmek;
- - toplantı için net bir zaman çerçevesi belirleyin;
- - mekanı hazırlayın.
Bir iş toplantısına davet edilenler, daha uygun görünüyorsa, davete derhal yanıt vermeli veya başka bir adayı toplantıya katılması için teklif etmelidir.
Resmi bir iş toplantısının görgü kuralları, tarafların selamlama, tanışma, hitap etme, iletişim kurma, kartvizit alışverişinde bulunma, vedalaşma, misafirperverlik için şükranlarını ifade etme ve toplantının başarılı bir şekilde yürütülmesi prosedürlerinde davranışlarını düzenleyen bir dizi kuraldır.
Ofis sahibi, misafirleri kapıya kadar yarı yolda karşılar. Sağında yardımcısı olabilir, solunda - konuklar yabancı ise bir tercüman. Konuklar, grup başkanı yarım adım önde olacak şekilde aynı sırayla girerler. Konuk dilinde toplantı sahibi tercüman, konuk grubunun üyelerini tanıtır, konuk tercüman toplantı sahiplerini çevirir ve tanıştırır.
Selamlaşmanın ardından toplantı organizatörü konukları toplantı masasına davet eder ve onları pencereye, ışığa karşı oturmaya davet eder. Bu kibar kabul edilir. Ancak misafirler güneşli tarafa bakan pencerelere karşı oturmamalıdır: bu saygısızlık olarak kabul edilebilir.
Toplantıya katılan tarafların liderleri kural olarak karşılıklı yerleştirilir, yardımcıları sağda ve tercümanlar solda bulunur. Toplantı katılımcılarının geri kalanı rastgele yerleştirilir.
Resmi bir iş toplantısındaki bir konuşma her zaman beş veya altı genel soruyla başlamalıdır: "Nasıl uçtunuz?", "Otelde nasıl kaldınız?", "İklimlendirme nasıl gidiyor, kendinizi nasıl hissediyorsunuz?" ve diğerleri.Asla olay hakkında hemen konuşmamalısınız.
Toplantı katılımcılarının sunumu kartvizit alışverişi ile gerçekleşir. Toplantının sahibi kartvizitini çıkarır ve vücudunu hafifçe kaldırarak konuk grubu başkanına iletir. (Unutulmamalıdır ki, Japonlara ve Güney Korelilere her zaman iki elle bir kartvizit verilir, çünkü kabul edilirler ve asla sol el ile verilmez!) Toplantıda çok fazla katılımcı yoksa, mevcut herkes kartvizit alışverişinde bulunabilir. Ancak, toplantıya katılanların her birinin soyadını, adını ve soyadını, konumlarını ve çalışma yerlerini gösteren önceden listeler de yapabilirsiniz.
Sunumun ardından söyleşi başlıyor. Her zaman ana bilgisayar ana bilgisayarı tarafından başlatılır. Bir iş toplantısı iki saatten fazla sürmemelidir. Toplantı bitiminden sonra hediyelik eşya verebilirsiniz. Bunu ilk kimin yapması gerektiği konusunda farklı bakış açıları var: ev sahipleri veya misafirler. Hediyelik eşyaların kesinlikle toplantı katılımcılarının rütbesine karşılık gelmesi önemlidir. Tüm katılımcılara, grup liderine ve yardımcısına aynı hediyelerin verilmesi tavsiye edilmez.
Toplantı sonunda ev sahibi masadan ilk kalkan olur, misafirlerle buluştuğu yere gider ve her biriyle vedalaşır. Ofisten misafirlerle ayrılmanız önerilmez. Misafirlere toplantıdan sorumlu kişi refakat eder.
Tüzük iş etiği , resmi bir iş toplantısında katılımcıların davranışını düzenleyen, şunları gerektirir:
- - toplantıya zamanında gelin;
- - kaldığınız bölgede benimsenen gelenek ve göreneklere saygı gösterin;
- - olumlu bir tutum sürdürün;
- - düşüncelerinizi kısa, öz, açık ve net bir şekilde ifade edin, konudan sapmayın;
- - konuşmada kullanılan kısaltmaları, kısaltmaları ve özel terimleri açıklar;
- - muhatapları dikkatlice dinleyin, toplantıya katılanların konuşmacıların sözlerine tepkilerini izleyin;
- - bir iş toplantısının taraflardan birinin monologu yerine diyalog modunda yapıldığını unutmayın;
- - ns, sizinkinden önemli ölçüde farklı olsa bile, toplantının diğer katılımcılarının bakış açısına karşı hoşgörüsüzlük gösterir;
- - dikkatlice dinleyin ve karşı tarafın tutumlarını tartışmaya hazır olun;
- - konuşmacıların sözünü kesmeyin;
- - muhatap saldırganlık, sinirlilik veya ölçüsüzlük gösterse bile sakin ve kibar kalmak.