Kako voditi poslovni sastanak: važni detalji. Pravila za vođenje poslovnog sastanka s klijentima

Zdravo! U ovom ćemo članku govoriti o tome kako dogovoriti sastanak s klijentom.

Danas ćete naučiti:

  1. Što reći budućem klijentu kako bi se sigurno poželio sastati s vama;
  2. Koje greške ne smijete činiti prilikom zakazivanja osobnog sastanka;
  3. Postojeće tehnike koje će čak i početniku pomoći da zakaže prvi sastanak.

Razlika između dobrog i običnog menadžera

Da biste to učinili, upotrijebite sljedeću uputu:

  1. Prije nego što nazovete klijenta, sjednite u stolicu, naslonite se, opustite se, budite strpljivi, pristojni i nasmiješite se. Ponekad se čovjekov osmijeh može osjetiti iz daljine. Stoga se napunite optimizmom i nastavite s aktivnim djelovanjem.
  2. Nazovite i predstavite se u ime tvrtke. Navedite svoje prezime, ime i patronim, kao i svoj položaj. Ukratko, recite nam što točno radite.
  3. Zatim navedite svrhu vašeg poziva. Klijent mora jasno razumjeti što želite od njega. Ali samo nemojte odmah izložiti sve adute. Zainteresirajte sugovornika za nešto i recite da će više saznati u osobnom susretu.
  4. Recite nam s kojim poznatim tvrtkama surađujete. Možda će vam povjerenje velikih kompanija u vaše poduzeće ići na ruku.
  5. Sami odredite datum i vrijeme sastanka. Sugovornik treba steći dojam da on odlučuje kada će se točno sastanak održati. Zapravo, dajete mu izbor bez izbora.
  6. Pozdravite se s klijentom, ne zaboravite zahvaliti na ukazanoj pažnji.

Evo primjera dijaloga za zakazivanje sastanka:

— Pozdrav, moje ime je Ivanov Ivan Sergeevich, ja sam voditelj prodaje tvrtke Morozko. Bavimo se prodajom smrznutih proizvoda. Možete li mi dati nekoliko minuta svog vremena?

Halo, slušam te.

- Ivane Sergejeviču, zovem da dogovorimo sastanak. Tvrtka koju zastupam ima vrlo zanimljivu ponudu za vas.

— A na što točno misliš? Možemo li razgovarati o tome telefonom?

- Naša tvrtka za vas ima osobnu ponudu kojom optimizirate troškove proizvodnje svojih proizvoda. Detaljnije vam mogu objasniti u osobnoj komunikaciji. Neki od najpoznatijih restorana u gradu (primjerice "Celentano" i "Bavaria") već su prihvatili našu ponudu i bili zadovoljni svojim izborom.

"Primamljivo, ali vjerojatno ću razmisliti o tome."

— Nađimo se sutra u 16.00 ili prekosutra u 9.00, detaljno ću vam reći o uvjetima suradnje s nama. Bit će informativniji od telefonskog razgovora. Bi li bilo zgodno da se nađemo sutra?

- Vjerojatno da, samo ako je moguće, u mom uredu.

- Super, onda ću sutra u 16 sati biti s tobom. Hvala na vašem vremenu i vidimo se uskoro!

Moguće poteškoće u razgovoru s klijentom

U tijeku ispunjavanja njihovih službene dužnosti Svaka se osoba suočava s nizom poteškoća koje treba prevladati. Prodajni agenti i menadžeri moraju znati rješavati prigovore.

Razmotrimo glavne problematične situacije.

Problemska situacija

Radnje upravitelja

Tajnica ili drugi zaposlenik to kaže prava osoba odsutan

Upravitelj pita kada je najbolje vrijeme za uzvratni poziv

Tajnica pita zbog čega zove prodajni agent

Ovdje je potrebno odgovoriti prikriveno, ali tako da tajnica smatra da je poziv menadžera vrlo važan i da se ne može ignorirati. Na primjer, "Zovem u vezi s informacijama koje mi je dao Vasilij Petrovič"

Klijent se ne želi upoznati i traži da mu se informacije pošalju e-mailom ili faksom

Upravitelj objašnjava da to može učiniti, ali klijent će morati dugo razumjeti izračune, au ovom slučaju informacije možda neće biti u potpunosti percipirane. Za klijenta je racionalnije odvojiti nekoliko minuta vremena za sastanak nego provoditi sate samostalno proučavajući ponudu

Klijent tvrdi da je zauzet i da ne može razgovarati

Odgovor prodajnog agenta može biti: "Naravno, razumijem, samo mi reci kada da me nazoveš"

Sugovornika zanima financijska strana problema

Voditeljica odgovara da je asortiman velik, a cijena robe ovisi o pozicijama koje klijent izabere. Zato se moraju upoznati.

Klijent tvrdi da je zadovoljan trenutnim dobavljačima

Pozivatelj traži 5 minuta vremena kako bi klijent shvatio jesu li uvjeti suradnje trenutnih dobavljača stvarno isplativiji od njegove ponude

Klijent je nervozan i kaže da mu ponuda upravitelja nije zanimljiva

Voditelj ne inzistira na nastavku razgovora, ali traži dopuštenje da se javi za nekoliko tjedana

Postoji nekoliko učinkovitih tehnika koje će vam pomoći da brzo i lako uvjerite klijenta u važnost nadolazećeg sastanka.

  1. Tehnika "ledge"- njegova suština je sljedeća: stalno održavate interes za sugovornika, ne otkrivajući sve informacije u potpunosti. Možete upotrijebiti sljedeći izraz: "Kako bih vam mogao sve detaljnije ispričati i prenijeti vam informacije u cijelosti, moramo se naći."
  2. Ponovna cijena proizvoda– morate preispitati svoj proizvod i razvijati se nova tehnologija njegove sugestije. Pokušajte zamijeniti dosadnu frazu "Želio bih vas upoznati" izrazom "Naša tvrtka će razmotriti i ponuditi stvarne opcije za smanjenje troškova vaših proizvoda." Na primjer, ako prodajete robu restoranima i kafićima, nemojte reći da nudite klijentu da kupi određene proizvode. Kupci sigurno već imaju dobavljače. Nudimo uslugu procjene cijene pojedinih jela. Analizom ćete pokazati da će kupac uštedjeti kupnjom proizvoda kod vas. Stoga je bolje surađivati ​​s vama.

Evo nekoliko savjeta koji vam mogu pomoći da izbjegnete poteškoće tijekom razgovora:

  • Zadržite interes, ali ne stvarajte intrige.
  • Nemojte obećavati klijentu da ćete višestruko povećati svoj profit. To izaziva nepovjerenje.
  • Nemojte koristiti izraze: „Željeli bismo…“, „Mogli bismo biti s vama…“, jer klijenta zanima samo njegova korist, a ne vaša želja.
  • Inzistirajte na osobnom susretu, jer gledajući u oči klijenta, bit će teže odbiti suradnju.

Zaključak

Pravi poziv na sastanak prvi je korak na putu do održavanja pravog sastanka koji podrazumijeva dugu i produktivnu suradnju. Glavni zadatak telefonskog razgovora je uvjeriti sugovornika u potrebu osobnog sastanka. Da biste to učinili, morat ćete zainteresirati klijenta i naučiti kako raditi s primjedbama.

Protokolarni posjeti, poslovni sastanci, razgovori i pregovori najčešći su oblici međunarodne poslovne komunikacije.

Stranke unaprijed dogovaraju dan i sat posjete. Točno poštivanje vremena dolaska od strane posjetitelja obvezno je i strogo protokolarno pravilo. Kršenje ovog pravila smatra se izrazom nepoštovanja prema osobi koja prima posjetu, te stoga, na najnegativniji način, može utjecati na buduće odnose s tom osobom. Kašnjenje nije dopušteno ni na jedan službeni događaj (vrijeme dolaska naznačeno je u pozivnici ili na drugi način). Ne uzimaju se u obzir takozvane objektivne okolnosti - poteškoće u pronalaženju kuće u kojoj se domaćin nalazi, kašnjenje zbog prometnih gužvi, iznenadni kvar automobila i sl. Kašnjenje se pripisuje nepažnji posjetitelja i uvijek ostavlja neugodan okus. U tom smislu, preporuča se unaprijed razjasniti adresu (do prethodnog putovanja vozača do odgovarajuće kuće, odlaska u posjet, uzimajući u obzir zagušenost ulica grada vozilima itd. To je nije za osudu doći nekoliko minuta ranije, pričekati u blizini kuće u kojoj će se posjetiti i doći na ulaz u dogovoreno vrijeme. Preporuča se pridržavati se pravila lokalnog protokola u vezi s kodeksom odijevanja za posjet. Ponekad može biti poslovno odijelo, drugi put može biti obično odijelo, ali u tamnoj boji. Mješovito odijelo nije dopušteno. Cipele moraju biti tamne.

Važno je unaprijed razmisliti koja pitanja treba postaviti u razgovoru, što pitati i što sami reći. Ovakav pristup omogućit će vam da maksimalno iskoristite vrijeme vašeg posjeta. Prema zakonima gostoprimstva, inicijativa za vođenje razgovora pripada osobi koja prima posjetu.

Važno je pravilno smjestiti gosta. Poželjno je imati garnituru za sjedenje u posebnoj sali za sastanke. Voditelj stranog izaslanstva sjedi nasuprot šefa izaslanstva zemlje domaćina. Ne možete staviti goste za svoj stol, kao i okrenuti prema sunčanoj strani. U ekstremnim slučajevima potrebno je spustiti prozorske zavjese. Gost sjeda nakon što domaćin sjedne. Tijekom posjeta poslužuju se kava ili čaj, lagana osvježenja i vino, ovisno o lokalnoj praksi.

Protokolarna posjeta traje u pravilu 10-15 minuta, ali može trajati i duže ako su za to zainteresirane obje strane. Kada idete u posjet nekoj visokopozicioniranoj osobi, korisno je unaprijed pitati osoblje koliko vremena ta osoba ima. Inicijativa za napuštanje bilo kojeg posjeta ostaje na gostu. Izuzetak su posjeti šefu države, gdje audijenciju završava "domaćin. U nekim zemljama, posebno s monarhijskim sustavom, nije uobičajeno da šef države postavlja pitanja. Šef države vodi razgovor .

U međubankarskim pregovorima sposobnost vođenja razgovora složeno je umijeće kojim mora vladati svaki zaposlenik, bez obzira na njegovu poziciju ili rang. Ovladavanje ovom vještinom profesionalna je dužnost zaposlenika banke. U međubankarskim pregovorima, u pravilu, sudjeluju osobe posebno ovlaštene za vođenje takvih pregovora ili visoki dužnosnici tih institucija. Poslovni razgovori vode se opušteno, u formi dijaloga, bez pribjegavanja bilo kakvim referentnim materijalima, dosjeima, bilješkama. Sudionici u poslovnom razgovoru trebaju imati veliku erudiciju u području svoje profesionalne djelatnosti, kao iu raznim područjima gospodarstva, politike, znanosti, kulture, te imati na umu veliki broj specifičnih činjenica vezanih uz predmet razgovora u ovim međubankarski pregovori. Po mogućnosti. kako bi sudionici takvih pregovora upamtili da, sukladno protokolarnoj tradiciji, gotovo svaki razgovor nakon međusobnog pozdravljanja započinje razgovorom o događanjima u kulturnom životu, o novim knjigama, filmovima, koncertima, likovnim izložbama i sl. Morate biti dobro obrazovan, dobro informiran sugovornik kako biste svoju banku ili tvrtku adekvatno predstavljali u poslovnim pregovorima. Preporuka je da se prije početka pregovora pripremite za mogući razgovor za svoju argumentiranu obranu

pozicije. Dajte službenu izjavu ako je potrebno. Potonji se čita strogo prema tekstu, budući da je svaka riječ u njemu od temeljne važnosti. U međunarodnoj praksi ovo se smatra uobičajenim i široko se prakticira. Tekst službene izjave potom se prenosi sugovorniku.

Tijekom pregovora vrlo je važno postići potpuno razumijevanje sugovornika. Nerazumljive točke moraju se dodatno razjasniti. Memorandum ili bilo koji drugi dokument predan tijekom poslovnog razgovora treba pažljivo pročitati odmah nakon primitka.

U formalnom razgovoru potrebno je stalno održavati duh obostranog interesa, jer svatko nastoji od sugovornika saznati ono što još ne zna. Ne možete razgovor pretvoriti u kviz, kad jedan cijelo vrijeme pita, a drugi samo odgovara. U razgovoru bi obje strane trebale moći reći sve što misle da je potrebno. Struktura odnosa među ljudima bitna je za postizanje međusobnog razumijevanja. Poznate su sljedeće vrste odnosa: ekvivalentni (kada postoji potpuno podudaranje pozicija partnera); tranzitivna (kada strana "A" dijeli položaj stranice "C" i strana "C" i strana "B" također dijeli položaj stranice "C"); simetrično (kada postoji zajedničko stajalište samo o glavnim pitanjima).

Prisutnost ili odsutnost povjerenja među partnerima snažno utječe na proces vođenja poslovnih pregovora. nedvojbeno veliki značaj imaju osobne kvalitete pregovarača. Svjetska praksa uzima u obzir pet najčešćih modela psiholoških odnosa koji pridonose ili otežavaju proces pregovaranja. To je strah od poslovnog kontakta, sumnje (strah od greške), negativan stav, simpatije, pozitivan stav. Nesumnjivo, u procesu komuniciranja odvijaju se svi navedeni psihološki modeli, ali bilo koji prevladava.

Praksa međunarodnih pregovora pokazuje da se u slučaju simetričnih i ekvivalentnih odnosa rasprava o pitanjima odvija s maksimalnom učinkovitošću. U slučaju tranzitivnih odnosa moguće je i pozitivno rješenje pitanja o kojima se raspravlja. Obostrana želja za postizanjem dogovora, dobro poznavanje partnera i povjerenje u njega pridonose uspješnom vođenju pregovaračkog procesa. Bilo koji pregovori su ljudska komunikacija, tijekom koje se sudionici međusobno informiraju o svom položaju, utjecaju na partnera svojim intelektom i emocionalno-voljnim kvalitetama.

Preliminarna priprema je preduvjet za uspješne pregovore o bankarskoj politici te financijskim i gospodarskim problemima. Tijekom ove pripreme potrebno je identificirati:

Razina kvalifikacija sudionika sastanka;

Razina znanja stranog jezika sudionika sastanka;

Podaci o njihovim društvenim, kulturnim, ideološkim, emocionalnim i dobnim karakteristikama.

U pravilu, najuspješniji su pregovori između ljudi sličnih interesa. Razgovor pregovarača približno iste razine kvalifikacija karakterizira u pravilu najprikladnija razmjena informacija.

Ako je potrebno, sudionici pregovora tijekom razgovora trebaju ući u raspravu i braniti svoje interese. Dokaz nedovoljne kvalifikacije zaposlenika je ishitrena izjava: "Ovo ću prijaviti upravi banke (tvrtke, poduzeća)." Ne biste trebali žuriti s takvom izjavom, jer pokazivanjem određene suzdržanosti, ustrajnosti i fleksibilnosti možete adekvatno zaštititi interese svoje banke (tvrtke). Međutim, nemoguće je isključiti slučajeve kada je potrebno dati upravo takav gore navedeni odgovor.

Prijateljski, pristojan odnos prema ljudima, pažljivost i društvenost, sposobnost započinjanja i održavanja razgovora, sposobnost pozivanja potrebne su osobine koje će svakom pregovaraču pomoći da uspostavi prijateljske i profesionalne kontakte.

U skladu s međunarodnim bontonom, poslovni pregovori vode se samo u mirnom tonu, čak i ako je tema razgovora neugodna. Povišeni tonovi, osobne uvrede i izrazi ogorčenja su nedopustivi. Jedna od funkcija protokola je upravo da pomogne održavanju normalnih odnosa među sudionicima pregovora, da iz rasprave eliminira sve što nije izravno vezano uz slučaj. Pohvalna fraza: "Molim vas, prihvatite izraze mog dubokog poštovanja prema vama" ima duboko značenje i neotuđiva je sastavni dio diplomatski protokol.

Vođenje multilateralnih pregovora odn

međunarodne konferencije – najteže i

odgovorno poslovanje za odjele vanjskih odnosa i

protokolarne usluge raznih banaka ili firmi. Takav

vode se pregovori (konferencije) s velikim brojem

sudionika i pripremni rad iziskuje troškove

veliki napor. Potrebno je pažljivo razmotriti i

organizirati provedbu programa

pripremni koraci:

Postupak susreta sa strancima;

Osobni sastav onih koji se sastaju s naše strane;

Sudjelovanje predstavnika stranih institucija akreditiranih u Ruska Federacija;

Sudjelovanje predstavnika tiska, televizije i radija;

Prezentacija cvijeća;

Pozdravni govori;

Hotelski smještaj;

Poslovni dio programa (pregovori, sastanci, razgovori);

Prijemi, doručci, ručkovi itd.;

Putovanje po zemlji;

Završne žice.

Svrha pregovora na takvim sastancima i konferencijama mogu biti razni financijski i ekonomski problemi; sklapanje ugovora, sporazuma ili ugovora; razmatranje rezultata njihove provedbe; rasprava o drugim pitanjima od zajedničkog interesa, itd. U nekim slučajevima sudionici bilateralnih ili multilateralnih pregovora razmatraju jedan problem u svim njegovim aspektima. U drugim slučajevima, pregovori se razlikuju po svojoj raznolikosti. Ključni trenutak svih pripremnih radnji za bilateralne ili multilateralne pregovore je izrada smjernica koje određuju aktivnost (rad) pregovaračkog izaslanstva. Istovremeno s izradom stajališta o pitanjima koja se razmatraju na sjednici, formira se popis sudionika na sjednici. Sastav i razina sudionika u međubankarskim i drugim pregovorima ovisi o značaju koji ovom sastanku pridaju njegovi sudionici. U pravilu se na pregovore šalju predstavnici približno iste razine,

Voditelj izaslanstva odgovoran je za rad svih članova izaslanstva i svakoga od njih pojedinačno. Stoga voditelj izaslanstva mora u potpunosti vladati predmetom pregovora, dobro poznavati svakog zaposlenika, njegove profesionalne i osobne kvalitete. Samo ako su takvi uvjeti ispunjeni, voditelj izaslanstva moći će uspješno obavljati svoje funkcije i osigurati maksimalnu učinkovitost rada sudionika sastanka. Od velike je važnosti i pravilan odabir pratećeg osoblja delegacije. Takvo osoblje uključuje prevoditelje, stenografe, vozače, kućne radnike itd.

Za uspješno pregovaranje članovi izaslanstva moraju imati enciklopedijski stupanj obrazovanja, visoku profesionalnost, govorništvo i pažljivo pripremanje posebno za nadolazeći sastanak .. Očito, društven radnik sa širokim

ekonomska perspektiva, sposobna brzo procijeniti bit bilo kojeg problema, prikladnija je za međubankarske pregovore nego stručnjak uskog profila. Poznavanje poslovnika, presedana, načina učinkovitog rješavanja organizacijskih problema, sposobnost rada s dokumentima, strani jezici- sve te kvalitete također. potrebno za sudionika poslovnog sastanka. Za uspješan rad važno je znanje stranih jezika, pa vam kabina omogućuje brzo sklapanje poslovnih poznanstava i uspješnu komunikaciju s predstavnicima stranog tiska. Poznavanje stranih jezika ima posebnu ulogu u bilateralnim, a posebno multilateralnim pregovorima, konferencijama, budući da se izrada dokumenata obično odvija na jednom od stranih jezika, primjerice na engleskom. Poznavanje predmeta pregovora i stranih jezika omogućuje vam da pronađete najtočniju i najprihvatljiviju formulaciju za sve sudionike pregovora.

Predstojeći pregovori

unaprijed priprema temeljnih

dokumenti i. drugi radni materijali. Nekoliko je kategorija dokumenata o kojima se raspravljalo tijekom sastanka.

Prva kategorija dokumenata odražava stav sudionika sastanka o širokom spektru pitanja i sadrži preporuke za rješavanje pitanja koja se razmatraju u nadolazećim pregovorima. Druga kategorija su nacrti raznih sporazuma, protokola ili ugovora koji će činiti osnovu za pregovore. Treća kategorija dokumenata su nacrti odluka ili sporazuma o namjerama.

Podsjetnik je koristan popratni materijal za raspravu o temi sastanka. Zapisnici se koriste tijekom konzultacija koje se održavaju uoči sastanka i tijekom pregovora.

Sastavljanje dosjea o raznim pitanjima koja će se razmatrati na predstojećem sastanku sastavni je dio pripremnog rada. Na temelju dosjea pripremaju se tekstovi govora, materijali za razgovore s pregovaračkim partnerima, dokumenti, reference i dr.

Dosje se sastoji od službenih potvrda i dokumenata o partneru, isječaka iz novina, časopisa i drugih materijala koji sadrže podatke o inozemnom partneru. Učinkovitost rada tijekom pregovora uvelike je određena kvalitetom pripremljenih dosjea.

Prije početka pregovora vrlo je važno unaprijed saznati stajališta sudionika i nema mogućnosti razjasniti svoje. Rješavanje ovog problema provodi se teleks ili telefaks korespondencijom, u tijeku bilateralnih sastanaka i konzultacija. Ovaj posao se provodi u svim fazama pripreme za pregovore. Na početno stanje naglasak je na razjašnjavanju pozicija pregovaračkih partnera. Uoči sastanka, kada se utvrđuju stavovi, glavna pozornost posvećuje se argumentiranom iznošenju vlastitog stajališta.

Nakon postizanja dogovora o održavanju sastanka, stranke određuju mjesto sastanka i trajanje pregovora. Pregovori su preporučljivi kada strane shvaćaju da je rješenje problema moguće samo zajedničkim naporima i ako strane nastoje riješiti obostrane interese.

Međusobno razumijevanje, volja i partnerstvo ključni su za uspješne pregovore, ali najvažnija od njih tri je volja. Bez volje za postizanjem međusobnog razumijevanja nema ni dogovora.

Ovisno o stvarnom stavu strana u postizanju rezultata, pregovori se dijele u tri kategorije. Prvi je kada je jedna od strana zainteresirana da spriječi dogovor (ili pokazuje ravnodušnost). Drugi je kada jedna od strana pokazuje umjeren, ali nedovoljno jak (ili hitan) interes za postizanje rezultata. Treća kategorija je kada obje strane teže postizanju pozitivnih rezultata. Ako svi sudionici tretiraju pregovore kao da su pregovori treće kategorije, tj. pokazuju zajednički interes za postizanje dogovora.

pregovarački proces će vjerojatno brzo uspjeti. Isti je rezultat vjerojatan kada ih jedan dio pregovarača naziva pregovorima treće kategorije, a drugi dio pregovorima druge kategorije. Uspjeh je malo vjerojatan ako svi sudionici na pregovore gledaju kao na drugu kategoriju. Praktički je nemoguće postići pozitivne rezultate ako bilo koji od sudionika pregovore svrsta u treću kategoriju.

Za uspjeh pregovora posebno je važno da inicijalno deklarirani maksimum visoke zahtjeve jedan ili drugi sudionik nije uplašio ostale. U prvoj fazi važno je što potpunije i dublje upoznati pozicije pregovarača. Ako u ovoj fazi, kao rezultat razmjene mišljenja, sudionici dođu do zaključka da u glavnim pitanjima njihovi zajednički interesi prevladavaju nad proturječjima, tada se pojavljuju uvjeti (izgledi) za nastavak pregovora. Zadatak druge faze je određivanje parametara budućeg ugovora, sporazuma ili aranžmana. U ovoj fazi važno je otkloniti razlike u ključnim pitanjima i postići obostrano prihvatljiv pristup za sve glavni problem. U trećoj i završnoj fazi sudionici se fokusiraju na izradu konačnih dogovora o čitavom spektru pitanja budućeg sporazuma ili ugovora. U ovoj fazi pregovori su posebno intenzivni i zahtijevaju aktivno sudjelovanje stručnjaka i eksperata. Prilikom finalizacije članaka ugovora u posao su uključeni i odvjetnici.

Tijekom samih pregovora mogu se pojaviti nepredviđene okolnosti koje će zahtijevati dodatnu razradu članaka ugovora, kao i određeno prilagođavanje pozicija. U takvim slučajevima treba pokazati ne samo čvrstinu, već i fleksibilnost, spremnost na međusobne ustupke i prihvatljive kompromise. Naravno, željeni kompromis treba biti obostrano prihvatljiv i obostrano koristan. Svaka strana mora učiti iz kompromisa

određenu korist. Ustupak koji potiče napredak pregovora uvijek je opravdan. Kruti, izravni pristup koji isključuje kompromise ne dovodi do pozitivnih rezultata u pregovorima.

Uspjeh pregovora moguć je samo uz vođenje računa ne samo o vlastitim temeljnim interesima, već i o interesima partnera. Na toj osnovi nastaju povjerenje i međusobno razumijevanje koji su toliko potrebni za pronalaženje uravnoteženog i dogovorenog rješenja za bilo koja složena pitanja.

Priprema i održavanje poslovnih sastanaka, domjenaka


.Priprema i održavanje poslovnih sastanaka


1.1 Predmet poslovnog sastanka


Učinkovit poslovni sastanak zahtijeva ozbiljnu i pažljivu pripremu.

Predmet poslovnog sastanka je pitanje, problem koji treba razmotriti tijekom sastanka. Osim sastanaka s ciljem rješavanja poslovnih problema, održavaju se i protokolarni sastanci koji se nazivaju i “kurtoaznim posjetima” budući da se održavaju u svrhu osobnog upoznavanja ili ukazivanja pažnje partneru u određenoj prigodi.

Poslovni sastanak treba dogovoriti unaprijed. Unutar iste regije najsvrsishodnije je dogovarati se 2-3 dana unaprijed. Organizaciju poslovnog sastanka moguće je dogovoriti e-pošta, telefonski.

Priprema za susret sa strancima treba biti posebno temeljita. Potrebno je predvidjeti sve elemente programa njihovog boravka: redoslijed sastanka, personalni sastav sudionika, sudjelovanje predstavnika tiska, razmjenu suvenira, pozdravne govore, hotelski smještaj, poslovni dio. , kulturni program, neformalni domjenci, provod.


1.2 Mjesto za poslovni sastanak


Mjesto održavanja sastanka važno je za strane u pregovaračkom procesu jer to može postati važan aspekt učinkovitost sastanka za jednu ili sve strane u pregovorima. Postoje sljedeće mogućnosti odabira mjesta održavanja poslovnih sastanaka: na vlastitom teritoriju, na teritoriju partnera, na neutralnom teritoriju i korištenjem sredstava komunikacije (na daljinu).

Većina poslovnih ljudi radije održava sastanke na svom teritoriju (u prostorijama svoje tvrtke).

Sastanak na licu mjestaomogućuje profitabilno korištenje statusa vlasnika. Doista, u ovoj situaciji izraz "kuće i zidovi pomažu" vrlo često djeluje. Vlasnik može utjecati na tijek pregovora nizom odgovarajućih taktika. Ovo su sredstva organizacijski plan: izbor i raspored prostora, raspored sudionika za pregovaračkim stolom, organizacija pregovaračkog procesa (pufovi, pauze), organizacija kulturnog i društvenog programa.

Organizacijska sredstva povezana su s psihološkima. Uostalom, oblici i razina organizacije pregovaračkog procesa stvaraju odgovarajuću psihološku atmosferu (prijateljstvo, pritisak, napetost, manipulacija itd.). Primjer bi bio dizajn ureda. Veličina stola, udaljenost između domaćina i posjetitelja, oblik, veličina stolice (fotelje) koja se nudi posjetitelju itd.). Osim toga, sam status gosta će kod čovjeka izazvati određenu psihičku napetost.

Također je važno da vlasnici ne gube vrijeme i energiju na svladavanje umora nakon puta i prilagođavanje okolini. Mogu koristiti raspoložive sadržaje svog ureda: telefon, faks, internet, tajničke usluge, salone, pomoć stručnjaka, odvjetnika, nadređenih itd.

Priprema prostorija. Prilikom pripreme prostora za poslovni sastanak (pregovore), stručnjaci za znanstvenu organizaciju rada savjetuju pridržavanje sljedećih osnovnih zahtjeva: čistoća, red, ventilacija, nedostatak buke, sobna temperatura povoljna za obje strane, ugodno osvjetljenje.

Najprikladnija boja zidova za sastanke je svijetlo plava boja prostorije.

Interijer sobe za sastanke poboljšat će se u prisutnosti vaza s cvijećem, slikama.

partnerski teritorij.Postoje slučajevi kada je bolje pregovarati na teritoriju partnera. Prije svega, ovo je prilika da dobijete dodatne informacije o partneru, njegovoj tvrtki.

Sama činjenica da ste pristali na pregovore na teritoriju partnera element je poštovanja prema partneru, pokazuje ozbiljnost vaših namjera i može uvjeriti drugu stranu da s vama vrijedi poslovati.

Učinkovitost odabira opcija za gore navedene sastanke ovisi o situaciji. Ali najbolje je organizirati naizmjenične sastanke na "svom teritoriju" i na "partnerovom teritoriju".

Neutralni teritorij.Bitno je da susret na neutralnom teritoriju ne daje prednosti niti jednoj strani. Ova opcija može biti posebno učinkovita u rješavanju konfliktnih situacija.

U tu svrhu stvaraju se posebno prilagođeni prostori u hotelima i poslovnim centrima. U mnogim slučajevima konferencijske sobe se koriste za pregovore.

U slučaju potrebe za neformalnom komunikacijom sastanaka u inozemstvu, koriste se izvangradski poslovni klubovi za poslovne ljude. U nedostatku široke mreže takvih institucija, u našoj zemlji koriste se restorani (kafići).

na daljinu.Razvojem međunarodnih telefonskih komunikacija, fototelegrafa (faksa), mobitela, interneta, videokomunikatora (konferencijske videokomunikacije) moguće je olakšati proces organiziranja i vođenja pregovora i u velikoj mjeri odustati od organizacije licem u lice. - licem sastanci. Suvremena sredstva komunikacije omogućuju izravan elektronički kontakt uz prijenos slike i zvuka.

Vremenska ograničenja. Važan korak do uspjeha poslovnog sastanka je pravi izbor vrijeme i dan u tjednu. Potrebno je uzeti u obzir okolnosti poslovnog života, poslovne navike partnera, sate njihovog optimalnog rada.

Dakle, neki ljudi bolje rade ujutro, zovu ih "ševe", s druge večeri su "sove", srednji tip se zove "golubovi". Prema znanstvenicima, "sove" čine oko 33%, "ševe" - ​​17%, a "golubovi" - 50% ukupnog broja ljudi.


1.3 Vrijeme poslovnih sastanaka


Psiholozi predlažu da se takvi čimbenici uzmu u obzir prilikom organiziranja pregovora.Ne morate planirati sastanak neposredno prije ručka. Misli o hrani ometaju konstruktivnu komunikaciju. Ali ako je sastanak već planiran, bilo bi dobro tijekom procesa pregovora ponuditi partnerima šalicu kave, čaja, nešto za jelo.

Nemojte zakazivati ​​sastanak odmah nakon ručka. Potrebno je dopustiti partnerima da priberu svoje misli i provjere potrebne informacije.

Ponedjeljak, s jedne strane, nije najbolji dan za sastanke. Uostalom, ljudima nakon vikenda treba vremena da se uklope u radni ritam. Iako je, s druge strane, u ponedjeljak prednost "svježe glave" sastati se ovog dana kako bi razgovarali o važnim pitanjima, planirajući ih završiti prije kraja tjedna.

Petak, kada se već svi vesele vikendu, nije najbolji dan za početak bilo gdje.

Treba raspraviti duljinu sastanka. Uostalom, može se dogoditi da se vaš partner, koji nije bio upozoren na trajanje sastanka, ispriča pola sata nakon početka sastanka i, navodeći potrebu da dovrši svoj ne manje važan posao, napusti vas. Uobičajeno je pridržavati se dogovorenog vremena sastanka.

Prilikom dogovora o terminu sastanka potrebno je biti precizan. Kašnjenje se smatra uvredom za domaćina i može utjecati na tijek pregovora. U slučaju prihvatljivog kašnjenja, morate pronaći način, čak i ako za kratko vrijeme, upozorite svog partnera i u skladu s tim se ispričajte.


1.4 Sastav izaslanstva


Pregovori između dva predstavnika vrlo su rijetki. Stoga je element protokola poslovnog sastanka određivanje sastava njegovih sudionika. U delegaciji su:

neposredni sudionici pregovora;

kompetentni konzultanti (stručnjaci);

pomoćno osoblje (prevoditelji, stenografi, vozači, tajnice itd.).

Sporazum bi se trebao temeljiti na načelu jednakog broja izaslanstava obiju strana. Veća delegacija je psihološka prednost. Zbog određenih okolnosti može doći do odstupanja od načela pariteta, ali pod uvjetom da u to uvjerite partnere.

Pregovori su učinkovitiji što je manji broj sudionika. Stoga, ako ih je potrebno održati što prije, potrebno je smanjiti broj stranaka, tim više što povećanje broja sudionika u pregovorima često dovodi do nesporazuma.

U zapisnik se upisuju popisi pregovora s prezimenom, imenom i patronimom, mjestom rada i položajem sudionika.

Razmjena protokolarnih lista u pravilu se odvija na početku sastanka. Ako popisi nisu sastavljeni unaprijed, tada kako bi imali informacije o sudionicima sastanka, stranke razmjenjuju posjetnice.

Osim broja, određena je i razina sudionika skupa. Razina zastupljenosti trebala bi biti približno ista. Odabir sastava i razine sudionika u pregovorima ovisi o važnosti koju sudionici pridaju sastanku, o prirodi posla i nacionalnim karakteristikama sudionika pregovora. Tako se kineska pregovaračka izaslanstva razlikuju po veličini, dok Amerikanci preferiraju male skupine. Prisutnost predstavnika suprotnog spola u svom sastavu poboljšava imidž delegacije.


1.5 Materijali za raspravu


Predstojeći sastanak ili pregovori predviđaju preliminarnu pripremu materijala. Postoje relevantne kategorije dokumenata o kojima se raspravlja u poslovnom odnosu:

dokumenti koji odražavaju stav sudionika sastanka o širokom spektru pitanja i, u pravilu, sadrže preporuke o pitanjima koja treba razmotriti;

nacrti raznih sporazuma, protokola ili ugovora koji se nude kao osnova za pregovore;

nacrta odluka ili sporazuma o namjerama.

Složen, ali važan element pripremnog rada je odabir različitih dokumenata o pitanjima koja se razmatraju. To su službene potvrde i dokumenti, isječci iz novina i časopisa koji sadrže podatke o partneru i njegovom poslovanju, to su podaci o konjunkturi njegovih partnera, njihovom ponašanju na tržištu. Unatoč tome što sve to iziskuje puno truda, znanja i vremena, na kraju takav posao sebe opravdava. Dakle, u svom radu "Kako preživjeti među morskim psima" X. McKay napominje da je znati barem nešto o klijentu jednako važno kao i znati sve o svojim proizvodima. Ako poznajete svoje kupce, ako su poznati njihovi specifični interesi i karakterne osobine, tada će uvijek postojati osnova za uspostavljanje kontakta. Nudi upitnik od 66 stavki, uključuje pitanje o klijentovim osobnim podacima, obrazovanju, bračnom statusu, prijašnjim aktivnostima, posebnim interesima, načinu života i sl., te pruža mogućnost boljeg „upoznavanja“ klijenta.

Optimalan rezultat sporazuma je spoznaja svakog od njegovih sudionika da je dobio određenu korist u odnosu na izvornu situaciju.


1.6 Raspored i oprema stolova


Važan element priprema prostora za poslovni sastanak je opremanje stolova.

Psihološki aspekt utjecaj na sudionike sastanka može biti u obliku tablice. Dakle, prema Australcu Alanu Peaseu, četvrtasti stol ne unosi samopouzdanje i doprinosi stvaranju atmosfere natjecanja. Ovakav oblik stola pogodan je za kratke poslovne pregovore. Okrugli stolovi omogućavaju neformalni susret i slobodnu razmjenu mišljenja. Mali stolić za kavu olakšava prijateljski razgovor i služi kao ljubazni poziv.

Bilježnice, olovke, olovke, prospekti postavljeni su na stolove za svakog sudionika. Stolice ili fotelje trebaju biti udobne i u dovoljnoj količini.

Uobičajeno je da se boce mineralne vode i čiste čaše poredaju u skupine duž pregovaračkog stola.

Preporučljivo je voditi računa o kavi ili čaju. Da biste to učinili, potrebno je osigurati samovar, nekoliko dobrih setova, čaj, kavu, kolačiće, voće, kolače ili slasticarnica.

Ako stavite pepeljaru na stol, to je znak da možete pušiti, ali prije nego što je zapalite, morate zatražiti dopuštenje od prisutnih. Ako pušenje nije dopušteno, za vrijeme pauze mora biti pripremljen prostor za pušenje.


1.7 Sastanak izaslanstva


Pripremu prostora za poslovne sastanke obično provode ili posebno angažirani zaposlenici tvrtke ili pozvani stručnjaci.

Važan element poslovnog protokola je i organizacija sastanka izaslanstva. Prije svega, potrebno je pravilno odrediti razinu pozdravljača. Treba se sastati onaj tko je pozvao, potpisao je pismo uz poziv, ali iznimno - jedan od njegovih zamjenika.

Prilikom susreta s izaslanstvom, posebice stranim, potrebno je pridržavati se određenih protokolarnih pravila

Čin i položaj voditelja izaslanstva koji dočekuje mora odgovarati rangu i položaju voditelja izaslanstva koji dolazi u posjet.

Na sastanak obično dolazi šef izaslanstva domaćina u pratnji 2-3 osobe.

Ako gost dolazi sa suprugom, tada ga dočekuje i predsjednik izaslanstva domaćina sa suprugom.

Prvi je glavar, koji prima izaslanstvo, a ako je na sastanak došla njegova žena, on je predstavlja gostima.

Drugi je gost - šef strane tvrtke, koji također preporučuje svoju suprugu.

Predsjednik izaslanstva domaćina potom po činovima predstavlja svoje djelatnike – članove izaslanstva koji su došli dočekati goste. Ako među onima koji se sastaju ima žena, onda se one prije svega preporučuju. Ako ima malo žena, onda se one preporučuju po rangu, a zatim muškarci - također po rangu.

Šef delegacije koja je nakon toga stigla na isti način predstavlja članove svoje delegacije.

Dočekujući izaslanstvo u zračnoj luci ili željezničkom kolodvoru, šef zemlje domaćina mora pokloniti cvijeće svim ženama - članicama izaslanstva ili onima koje su stigle s članovima izaslanstva. Prilikom dočeka i ispraćaja u zračnoj luci ili na željezničkom kolodvoru treba pokloniti cvijeće zamotano u celofan (cvijeće se ne poklanja muškarcima, osim za obljetnice).

Susret izaslanstva neizostavno je povezan sa smještajem u automobilima. Poznavanje pravila slijetanja u skladu s međunarodnom protokolarnom praksom nužno je za svakog člana izaslanstva. Vozač, prevoditelj, voditelj izaslanstva i njegova supruga trebali bi ih znati (Prilog 17).

Prije toga, automobil se mora pomaknuti tako da desna vrata budu okrenuta prema pločniku. Prvi sjeda i izlazi putnik koji zauzima počasno mjesto. Ako uvjeti ne dopuštaju vozaču da pomakne automobil desnom stranom na nogostup, tada počasni putnik ulazi u automobil kroz lijeva vrata. Također se ukrcaju kroz lijeva vrata.

Počasni putnik sjeda na stražnje sjedalo s desne strane duž putanje automobila, ima vlasnika ili voditelja delegacije koja ga dočekuje. Pored vozača mogu sjediti zaštitar, reporter i, iznimno, prevoditelj. Osoba koja zauzima počasno mjesto izlazi kroz desna vrata, a ostali, da ne smetaju osobi koja sjedi na počasnom mjestu, kroz lijeva.


2. Priprema i održavanje domjenaka


2.1 Tehnike i njihova suština


Prijemi i njihova suština

Prijemi - diplomatski i poslovni - jedan su od najvažnijih oblika vanjskopolitičkih, poslovnih, kulturnih i drugih aktivnosti vlada, državnih resora, gospodarstvenika, javnih i drugih organizacija i pojedinaca. Mogu se održavati u svečanim prigodama (u čast državnih posjeta, državnih praznika i sl.) i imati politički značaj, biti čisto protokolarne prirode (u vezi s poslovnim posjetima, otvaranjem izložbi) ili se koristiti u svakodnevnim aktivnostima (tijekom pregovora drugo).

Važno je jasno shvatiti da glavni sadržaj domjenaka nije jelo ili kušanje pića, već rješavanje poslovnih problema za koje se morate pažljivo pripremiti unaprijed. Za većinu sudionika tehnike su fokusiran, svrhovit rad, a nikako površna "dosadna praznina" o kojoj je Byron razmišljao prije gotovo dva stoljeća.

Prijemima se mogu uspostaviti, održavati i razvijati kontakti između stranaka i pojedinaca, komunicirati i razjašnjavati stajalište, prikupljati informacije, razmjenjivati ​​mišljenja, te na kraju raspravljati i dogovarati stajališta te rješavati postojeća pitanja u neformalnom okruženju.

Tradicija održavanja domjenaka ukorijenjena je u duboka starina. Gostoprimstvo je bilo i ostalo bitan pokazatelj časti i dostojanstva naroda i države, njihove dobronamjernosti.

Stoga zemlje pažljivo čuvaju povijesne tradicije primanja gostiju kao simbola mira i ljubaznosti. Tradicije ruskog gostoprimstva još uvijek slave strani gosti. Dugogodišnja međunarodna praksa utvrdila je vrste diplomatskih prijema, metode njihove pripreme, diplomatski bonton kojih se uobičajeno pridržavati.

Protokolarna praksa Rusije u cjelini podudara se s međunarodnom. Prijemi se po vremenu dijele na dnevne (do 19 sati) i večernje, a prema smještaju gostiju na prijeme sa sjedećim mjestima i bez sjedenja.


2.2 Zakazivanje i priprema prijema


Zakazivanje i priprema domjenaka

Recepcija je jedan od oblika "vanjskog - i unutarnjeg političkog" djelovanja organizacije. To je u pravilu unaprijed organizirano i pripremljeno od strane domaćina, zajedničko druženje predstavnika organizacije domaćina i gostiju. Prijem se održava: a) u povodu svečanog datuma - godišnjice, godišnjice osnivanja poduzeća ili osnivanja organizacije; b) prilikom posjeta organizaciji poznatog i uvaženog gosta, izaslanstva partnerske tvrtke; c) tijekom svakodnevnih aktivnosti tvrtke na redovnoj osnovi.

Svrha prijema može biti proširenje i produbljivanje kontakata u području djelovanja tvrtke, dobivanje potrebnih informacija, stvaranje imidža organizacije u vanjskom poslovnom okruženju.

Prijemi mogu biti: dnevni i večernji, s rasporedom sjedenja (unaprijed dodijeljena mjesta za sudionike) i bez rasporeda sjedenja, svečani i neformalni.

Dnevni prijemi su "čaša šampanjca", "čaša vina", "doručak". “Čaša šampanjca” obično počinje u 12 sati i traje oko sat vremena. Razlog za takav prijem može biti godišnjica Nacionalni praznik, odlazak (dolazak) službene osobe, boravak delegacije. Otvaranje izložbe (festivala) i sl. Ovo je najjednostavniji oblik prijema koji ne zahtijeva puno pripreme. Prijem se odvija bez sjedenja gostiju - stojeći. Piće i grickalice poslužuju konobari. Obično se poslužuju samo šampanjac, vina, sokovi i lagani zalogaji (mini kolači, sendviči, orasi).

Doručak ili ručak sa sjedenjem je svečaniji oblik dočeka. Za ovaj oblik domjenka osigurana su mjesta za stolom za sve sudionike. Doručak sa sjedenjem organizira se između 12 i 15 sati i traje oko sat i pol. Po sadržaju i vremenu odgovara ruskoj večeri i može uključivati ​​1-2 hladna predjela, jedno riblje ili jedno mesno jelo i desert. Prihvatljivo je poslužiti toplo predjelo od prvog jela. Za vrijeme okupljanja gostiju u predvorju nudi im se aperitiv, sokovi, za vrijeme doručka - suha vina od grožđa, a na kraju se nudi čaj, kava, šampanjac, konjak, žestoka pića. Gosti obično dolaze na doručak u ležernoj odjeći, osim ako uniforma nije posebno navedena na pozivnici.

Večernji prijemi su nekoliko vrsta. Najpopularniji, demokratičniji, masovniji i produktivniji, u smislu pokrivenosti komunikacije, je "koktel", koji počinje između 17-18 sati i traje dva sata. Prijem se odvija stojeći. Gosti sami prilaze stolovima s grickalicama, uzimaju poslastice za sebe, a konobari nude piće, ako se isporučuju topli zalogaji, tada se prijem može nazvati "a la buffet". Za veću svečanost sastanka, šampanjac, sladoled, kava mogu se poslužiti na njegovom kraju. Buffet je najdemokratskiji oblik prijema. Takav banket možete ostaviti u bilo koje prikladno vrijeme. Dok to radite, morate imati na umu nekoliko pravila:

stolu treba pristupiti tek nakon poziva ili nakon što su ostali prisutni otišli za stol;

gosti uzimaju tanjure s hrpe na početku stola i kreću se duž stola u jednom smjeru (kako ne bi ometali jedni druge), stavljajući poslastice na svoj tanjur;

nepristojno je biti u blizini stola za kojim se puši cigareta;

Ružno je na tanjur gomilati sva ponuđena jela odjednom. Postoji određeni redoslijed poslastica: treba kušati na početku riblja jela, riba i meso ne smiju biti na istom tanjuru;

trebate uzeti točno onoliko koliko možete pojesti;

zalogaje se prebacuju na tanjur sa zajedničkim uređajem koji se nalazi na jelu s ovim zalogajem. Nakon upisivanja poslastica ne smijete zaboraviti staviti zajednički uređaj na mjesto;

za desert i slatka jela morate uzeti čiste tanjure;

muškarac može počastiti damu tako da joj donese nešto iz švedskog stola. Neprihvatljivo je da se žena ponaša prema muškarcu.

Jedini pribor za jelo na švedskom stolu je vilica. Stoga se grickalice režu na male komadiće ("jednom"). Osim vilica, mogu se poslužiti i ražnjići - štapići zabodeni u sendviče - kanope i druge komadne zalogaje. Noževi mogu biti na stolu, ali njihovo korištenje u svakom slučaju bit će nezgodno. Uobičajeno je da se na švedski stol dolazi u ležernom odijelu ili haljini.

Prijem nalik švedskom stolu je "koktel". Također se održava između 17:00 i 20:00 sati. Za razliku od švedskog stola, koktel stolovi nisu pokriveni. U hodniku je postavljeno nekoliko malih stolova, na njima su poslagane cigarete, šibice, pepeljare i papirnate salvete u vazama. Hranu i piće poslužuju konobari na pladnjevima. Umjesto vilica, gosti koriste posebne banketne ražnjiće. Prijem završava šampanjcem i kavom.

Večera je najsvečaniji oblik dočeka. Počinje u periodu od 17 do 19 sati, traje 2-3 sata i više. Gosti najprije sjede za stolom sat vremena, a zatim se presele u drugu, manje formalnu prostoriju, odnosno dio dvorane za razgovor, gdje se poslužuju čaj i kava. Pravila odijevanja su formalna. Ručak se održava uz sjedenje - svaki sudionik saznaje broj svog mjesta za stolom iz pozivnice.

Buffet ručak uključuje besplatno sjedenje sudionika za stolovima od četiri do šest osoba, gosti uzimaju grickalice s jednog velikog stola i sjedaju za jedan od malih stolova. Jelovnik je poput švedskog stola. Takav domjenak organizira se nakon koncerta, gledanja filma, u pauzi između konferencijskih sesija. Švedski stol za ručak je manje formalan od ručka.

Čaj se organizira između 16-18 sati, obično za žene. Večera sa sjedenjem se od ručka razlikuje samo u kasnijem vremenu.

Ne smijete kasniti na službene prijeme. Gosti za ovakva primanja (doručak, ručak, večera) dolaze u roku od 3-5 minuta i nakon kratke stanke koja služi za međusobno pozdravljanje i upoznavanje, pozivaju se za stol. Susret za stolom nije prihvaćen. Ne preporučuje se razgovarati s nekim preko susjeda za stolom. Za stolom žena može sjediti u šeširu, ali rukavice moraju biti skinute.

Na primanju sa sjedećim mjestima potrebno je voditi računa o stažu, službenom ili društvenom položaju gostiju, jer su mjesta podijeljena na časnija i manje časna. Smatra se da je prvo mjesto s desne strane gospodarice kuće, a drugo s desne strane vlasnika. U nedostatku žena, prvo mjesto se smatra desno od vlasnika, drugo - lijevo od njega. Prilikom sjedenja pridržavaju se sljedećih pravila:

prvi s desne strane i lijeva ruka muškarci su posađeni od domaćice, dok dame okružuju vlasnika. Zatim se mjesta izmjenjuju: uz žene stavljaju muškarce i obratno;

žena se ne sjedi sa ženom na kraju stola, ako muškarac ne sjedi na kraju stola;

muž ne sjedi pored svoje žene;

dva stranca iz iste zemlje ne sjede zajedno;

posljednja mjesta za tablicom zauzimaju djelatnice njihove ustanove (ali ne i žene).

Kako bi svaki gost mogao brzo pronaći svoje mjesto za stolom, na ulazu se postavlja raspored sjedenja, na stol se stavlja naslovnica s imenom i prezimenom gosta, a ponekad se svakom gostu daje i dijagram stola. Gosti zauzimaju svoja mjesta nakon što domaćica sjedne, ona prva ustaje nakon završetka prijema.

Priprema domjenka uključuje sljedeće korake: postavljanje ciljeva domjenka, odabir oblika domjenka, određivanje sastava sudionika, izrada scenarija za domjenak, slanje pozivnica, sastavljanje rasporeda sjedenja za stolom. (ako postoji), sastavljanje jelovnika, postavljanje stola i posluživanje gostiju, pripremanje zdravica i govora.

Neformalne primame održavaju se u situacijama kada se gosti unaprijed "nisu očekivali", češće u malim tvrtkama i improvizirano, u neformalnom okruženju. Neformalni prijemi uobičajeni su u SAD-u kada se partneri pozivaju na ručak. Neformalnost situacije doprinosi rješavanju nestandardnih problema, sposobnosti da se na problem gleda drugačije. Načelno se treba pripremiti za takav doček.


Zaključak


Tijekom provedenog rada utvrđeno je da je prijem u poslovnoj sferi prije svega službena dužnost, i to ne samo za organizaciju domaćina koja prima goste, već i za organizacije koje igraju ulogu gostiju. Stoga se poslovnom sastanku ili domjenku mora pristupiti odgovorno, poznavati osnove njegova vođenja, opseg prijema.

Poslovni sastanci i prijemi potrebni su za uspješan rad, pomažu u vođenju poslovnih pregovora, skidajući s njih veo službenosti i dajući im opušten karakter. U isto vrijeme, kako ne biste uvrijedili goste, morate znati osnovna pravila za održavanje domjenaka. A kako ne biste došli u neugodnu situaciju kada ste prisutni na prijemu, morate znati kako se na njemu ponašati. To je bila tema obavljenog rada, tijekom kojeg sam utvrdio osnovna pravila za vođenje prijema:

Suvremena međunarodna protokolarna praksa svjedoči o želji zemalja da prijeme učine skromnim, da izbjegnu pretjeranu pompu, da im daju veću racionalnost.

Poluformalna atmosfera prijema omogućuje prisutnima da uspostave korisne kontakte, općenito razgovaraju o budućim ugovorima koji su korisni za partnere koji sudjeluju, proširuju i produbljuju postojeće kontakte, razmjenjuju stavove i mišljenja koji im omogućuju bolje razumijevanje ekonomskih, financijskih i drugih pozicije i zahtjevi budućih partnera, njihove značajke u organiziranju slučaja . Osim toga, za iskusan poslovni čovjek Promatranje ponašanja i postupaka pozvanih na domjenak može biti izvor informacija, koje će pak poslužiti kao jedna od temeljnih sastavnica pri donošenju odluka o sklapanju posla.

Bibliografija


) Botavina R.N. Etika poslovnih odnosa: priručnik za učenje. - M.: Financije i statistika, 2002.-str. 208.

) Dunkel. Poslovni bonton - Rostov na Donu: Phoenix, 2006. - 370.

) Chumikov A.N., Bocharov M.P. Odnosi s javnošću: teorija i praksa. - M.: Delo, 2003.-str. 496.

) Šepel V.M. Priručnik poslovnog čovjeka i menadžera.-M .: Financije i statistika, 2000.-str. 354.

) Yashin VV Poslovna etika. - M.: Delo, 2002.-str. 342


Primjena

poslovni sastanak recepcija delegacija

Broj sjedećih mjesta na službenim primanjima: 1 - 12 uzvanika prema službenom stažu


Sjedenje na svečanim prijemima s domaćicom: 1 - 14 uzvanika prema službenom stažu


Neformalna dobrodošlica. Stol je u obliku slova U, vlasnik i domaćica sjede jedan nasuprot drugog. Ovaj raspored sjedenja, iako je međunarodno prihvaćen, treba izbjegavati jer gosti od 7 do 12 godina imaju malo ili nimalo kontakta s domaćinom


Na službenim doručcima i večerama gosti se raspoređuju prema rangu prema protokolarnom starešinstvu.

Službenici u činu ili zvanju koji su na godišnjem odmoru ili izvan posla, odnosno ne obavljaju svoje funkcije koje odgovaraju njihovom činu, ustupaju staž gostima istog čina koji su u aktivnom radu. Ako gost obavlja dužnosti veće od svog ranga, zauzima najviše mjesto koje mu je dodijeljeno.

Kako žene sve više zauzimaju visoke položaje u izabranim tijelima i na administrativnim položajima, na formalnim doručcima i večerama žene sjede među muškarcima, ovisno o njihovom rangu.

Na neformalnim doručcima i večerama, gdje su prisutni muškarci i žene, po mogućnosti nemojte sjediti jedan pored drugog. U takvim slučajevima, osim ako žena nije voditeljica misije, žene sjede prema stažu muževa.

Udovice zadržavaju rang svojih muževa. Žene bez pratnje muškarca sjede prema dobi, položaju ili počasnom naslovu. Udate žene imaju staž nad onima koje su udovice ili razvedene. Sve su žene po stažu iznad mladih djevojaka, osim ako njihov čin i dužnosti ili počasne titule nekoj od njih ne daju posebnu prednost.

Muž žene na službenom položaju sjedi među muškarcima u skladu s rangom svoje žene, ako mu njegov položaj ne daje pravo na časnije mjesto.

Na sastancima na kojima su prisutni i dužnosnici i ugledne osobe, neizbježna je napetost između pravnog staža i civilnog staža. U tim slučajevima potrebno je voditi računa slijedeći pravila:

· uvijek se uzima u obzir relativni staž osoba na službenim položajima;

· kada se određuje senioritet, počasni gosti se postavljaju među službene dužnosnike, pri čemu se iz razloga učtivosti prednost daje osobama koje zauzimaju visok položaj i imaju veći utjecaj u javnom životu;

· prednost stranih gostiju je općeprihvaćena. Jednaki po rangu, strani gosti zauzimaju više mjesto od građana vlastite zemlje. Građani koji rade izvan svoje zemlje imaju viši rang od svojih sunarodnjaka.

Na domjencima kao što su doručak, ručak, večera, gosti sjede za stolom strogo određeni red. Mjesta za stolom podijeljena su na više i manje časna. Najčasnije mjesto je s desne strane domaćice (na neformalnom prijemu) ili s desne strane vlasnika (na službenom prijemu). Slijede mjesta lijevo od domaćice i vlasnika, kako se odmiču, manje časna.

Na službenom prijemu, gdje su gosti prisutni bez žena ili muževa, glavnom se gostu nudi mjesto za stolom nasuprot domaćinu.


Podučavanje

Trebate li pomoć u učenju teme?

Naši stručnjaci će vam savjetovati ili pružiti usluge podučavanja o temama koje vas zanimaju.
Pošaljite prijavu naznačite temu upravo sada kako biste saznali o mogućnosti dobivanja konzultacija.

Poslovni sastanak i poslovni pregovori općenito imaju jednu definiciju - to je poslovna međusobna komunikacija s ciljem postizanja zajedničkog rješenja. Ali poslovni sastanak također se može smatrati prvom fazom pregovaračkog procesa ili njegovom komponentom, tijekom koje se razjašnjava predmet daljnjih pregovora, rješavaju se organizacijska pitanja. Uspjeh daljnjih pregovora uvelike ovisi o rezultatima takvih preliminarnih kontakata, o dojmu koji ste ostavili na “uvodnom” poslovnom sastanku.

Za uspjeh poslovnog sastanka potrebno je potaknuti sugovornika na komunikaciju, stvoriti maksimalno polje mogućnosti za daljnji poslovni razgovor i donošenje odluka.

Poslovni sastanak obično se odvija u formalnom okruženju, a namjere sugovornika (poslovnih partnera) su sljedeće:

1) davati, primati potrebne informacije ili ih razmjenjivati. Dobivanje informacija može se smatrati glavnom svrhom poslovnog sastanka;

2) dogovoriti pitanje od interesa za sugovornike;

3) uvjeriti sugovornika ( Poslovni partner) u ispravnosti donesene odluke, isplativosti odabranog načina djelovanja itd.;

4) uspostaviti kontakt, učvrstiti poslovne veze, a ponekad i sklopiti ugovor, osiguravši ga, po mogućnosti, pisanim protokolom o daljnjim namjerama;

5) dinamika svakog poslovnog sastanka prolazi kroz četiri faze: kontakt, orijentacija, odluka i ocjena, rezultat. Poznavanje značenja ovih faza omogućuje vam da izgradite razgovor ili se prilagodite sugovorniku tako da rezultat sastanka bude pozitivna odluka za vas.

Prva faza sastanka je kontakt – one sekunde kada uđete u prostoriju, pozdravite se i razmijenite prve fraze. Glavni cilj ove faze komunikacije je stvaranje uvjeta za uspostavljanje partnerskih odnosa.

Glavni zadatak koji morate riješiti u prvoj fazi je uspostaviti emocionalni kontakt sa sugovornikom.

Razgovor na poslovnom sastanku mora se graditi dosljedno, pridržavajući se plana. U razgovoru je bolje ostati korak formalniji nego familijarniji, a pritom ostati pristojan i ljubazan. U Rusiji je uobičajeno oslovljavati partnere imenom i patronimom, osim u slučajevima kada korporativna kultura dopušta da se međusobno zovete imenom, na američki način.

Pozitivan stav i interes mogu se pokazati frazama: "Drago mi je što te vidim!", "Hvala što si odvojio vrijeme da se sastaneš s nama!" Na početku poslovnog razgovora preporuča se kratki razgovor o svjetovnim temama - o vremenu, o najnovijim kulturnim događanjima, gospodarskoj situaciji. Ova vrsta uvodnih fraza omogućuje vam da se naviknete na sugovornikov način govora, prilagodite se opći val, postići prvi dogovor (mišljenja se rijetko razlikuju oko vremena izvan prozora).

Kako bi razgovor bio produktivan od samog početka, morate moći:

1) uspostaviti kontakt sa sugovornikom;

2) stvoriti povoljnu atmosferu za razgovor;

3) privući pozornost partnera i pobuditi njegov interes za vašu temu (problem ili prijedlog).

Važno je ne samo uspostaviti kontakt, potrebno ga je pratiti tijekom razgovora i poduzeti mjere: ako je prekinut, postavite pitanje, ponudite čaj, možete se šaliti, ako, naravno, situacija dopušta.

Postoje načini za početak razgovora koji zatvaraju put do uspjeha ili nam ga jako otežavaju. Ako želite da vaš razgovor na prvom poslovnom sastanku bude produktivan, izbjegavajte:

1) manifestacije znakova sumnje u sebe i potrebe za sastankom;

2) nepoštivanje na početku sastanka, čak iu blagom obliku;

3) pobuđivanje obrambenog položaja sugovornika s prvim pitanjima.

Morate uspostaviti povoljnu emocionalnu atmosferu, čak i ako vam je sugovornik neugodan i ne doživljavate nikakve pozitivne emocije od sastanka, glavna stvar je postići pozitivne rezultate od samog sastanka.

Druga faza je orijentacija. Ovdje je glavni cilj saznati suštinu problema, zbog kojeg je došlo do sastanka. Sugovorniku morate prenijeti potrebne informacije o svojim izvrsnim profesionalnim kvalitetama u obliku prezentacije (samo se nemojte hvaliti), objasniti motive svog interesa i apelirati na njega.

Ova faza je najduža, pa je vaš zadatak održati kontakt sa sugovornikom. Na primjer, dosadno nabrajanje vaših uspjeha ili klijenata može jednostavno postati dosadno, a onda će se izgubiti pozitivan emocionalni kontakt, što obično dovodi do negativnih rezultata.

Poslovni sastanak bit će učinkovitiji ako je unaprijed isplaniran i ako ste za njega spremni, ako prikupite sve dostupne informacije o sugovorniku, budućem poslovnom partneru.

Odredite nekoliko ključnih poruka koje želite prenijeti drugoj strani. Odaberite vrijeme prezentacije i količinu informacija koje ćete podijeliti. Razmislite o slijedu predstavljanja informacija, gdje reći glavnu stvar i kako sakriti nedostatke svoje odluke.

Vaš uspjeh na poslovnom sastanku, osim o vašim profesionalnim kvalitetama, uvelike ovisi o vašem moralu, samopouzdanju, a što više informacija imate, to će vam biti lakše pregovarati.

Stil i pristupi vođenja razgovora imaju veliki utjecaj na ishod vašeg poslovnog sastanka. Čak i uz najpozitivnije raspoloženje partnera za komunikaciju, iskrenu želju za postizanjem dogovora, njihov razgovor se ne zbraja, štoviše, njihovi napori da poprave situaciju samo je pogoršavaju. Najvažniji razlog tome često je razlika u stilovima i pristupima vođenja poslovnog razgovora između partnera i njihovih sastavnica, kao što su:

1) sklonost izravnom govoru ili nagovještaju;

2) prisutnost gesta, intonacija, učestalost ponavljanja i uporaba određenih komponenti govora: visina, boja, brzina, glasnoća itd.;

3) sposobnost i nesposobnost postavljanja pravih pitanja ili davanja inicijative drugima da daju informacije o sebi;

4) ugodna razina formalnosti – jednostavnost; prihvatljive šale; stav prema razmjeni pritužbi;

5) očekivanje da će drugi slijediti naš primjer itd.

Postoje tri različita pristupa vođenju poslovnih razgovora: tvrdi, meki i principijelni.

Ako se strana ponaša "po tvrdom tipu", onda sudionike u razgovoru doživljava kao protivnike koji jednostrano pokušavaju pobijediti. Vlastitu pobjedu smatra svojim ciljem, čvrsto se drži svog stava i skriva svoje interese, traži ustupke kao cijenu dogovora, vrši pritisak i pokušava nametnuti i pobijediti u “natjecanju volja”.

Ako se strana ponaša u okviru “mekog pristupa”, onda sudionike razgovora doživljava kao prijatelje, dogovor smatra ciljem razgovora i spremna je to platiti jednostranim ustupcima, lako mijenja stavove, nastoji izbjeći “nadmetanje volja”, ali ako je ono nametnuto, podliježe pritisku s druge strane.

Strana načelnog pristupa vidi sudionike kao suradnike koji zajedno rade na problemu. Svojim ciljem smatra razuman rezultat, postignut brzo i dobronamjerno, koncentrira se na interese, a ne na pozicije, ne zahtijeva ustupke, već razvoj obostrano korisnih opcija, inzistira na primjeni objektivnih kriterija koji su neovisni o volji sudionika. Takvi kriteriji mogu biti mišljenja stručnjaka, ekonomski pokazatelji na tržištu, izračunatim pokazateljima, statistikama, zakonima, ali ne željama bilo koje strane.

Odabir najboljeg pristupa za vas ovisi o sljedećim čimbenicima:

1) od svojih ciljeva. Ako želite održati vezu, održavati kontakt dugo vremena, tada je poželjan "principijelni pristup". Ako vam je važno kupiti vrijeme i spremni ste na ustupke sada kako biste u budućnosti “povratili situaciju”, moguć je “meki pristup”;

2) na čijoj je strani stvarna moć. Na primjer, ako nemate stvarnu moć, implementacija "tvrdog pristupa" je vrlo teška;

3) o vještinama i sposobnostima stranaka. „Principijelni pristup“, kao jedan od najučinkovitijih, zahtijeva najrazvijenije komunikacijske vještine.

Stoga je potrebno obratiti posebnu pozornost na osobne kvalitete vašeg sugovornika, njegovu poziciju i ciljeve, uzeti u obzir njegove potrebe u rješenju koje predlažete.

Postoji šest osnovnih pravila za uspostavljanje odnosa između partnera u preliminarnim pregovorima.

1. Racionalnost. Potrebno je ponašati se suzdržano. Nekontrolirane emocije negativno utječu na proces pregovaranja i sposobnost donošenja razumnih odluka.

2. Razumijevanje. Nepažnja prema gledištu partnera ograničava mogućnost razvijanja obostrano prihvatljivih rješenja.

3. Komunikacija. Ako vaši partneri ne pokazuju veliki interes, onda možete s njima održati poslovni sastanak jednostavno u obliku konzultacija. To će pomoći u održavanju i poboljšanju odnosa.

4. Pouzdanost. Lažne informacije slabe snagu argumenta, a također nepovoljno utječu na ugled.

5. Izbjegavajte podučavati partnera. Vaše uvjerenje mora biti utemeljeno na poštovanju osobne kvalitete sugovornik.

6. Prihvaćanje. Pokušajte zauzeti drugu stranu i budite otvoreni za učenje novih stvari od partnera.

Uspješno vođenje poslovnih sastanaka, razgovora i pregovora uvelike ovisi o poštivanju partnera od strane etičkih normi i načela kao što su točnost, poštenje, korektnost i takt, sposobnost slušanja (pozornost na mišljenja drugih), specifičnost.

Točnost. Jedan od najvažnijih etičkih standarda svojstvenih poslovnoj osobi. Trajanje ugovora mora se poštovati do najbliže minute. Svako kašnjenje može ukazivati ​​na vašu nepouzdanost u poslovanju.

Poštenje. To uključuje ne samo vjernost preuzetim obvezama, već i otvorenost u komunikaciji s partnerom, izravne poslovne odgovore na njegova pitanja.

Ispravnost i taktičnost. Ne isključuje ustrajnost i žestinu u pregovaranju uz poštivanje korektnosti. Treba izbjegavati čimbenike koji ometaju tijek razgovora: iritaciju, međusobne napade, netočne izjave itd.

Sposobnost slušanja. Slušajte pažljivo i koncentrirano. Ne prekidajte govornika.

Konkretnost. Razgovor bi trebao biti specifičan, ne apstraktan i uključivati ​​činjenice, brojke i potrebne detalje. Koncepti i kategorije trebaju se dogovoriti i razumjeti od strane partnera. Govor treba potkrijepiti dijagramima i dokumentima. Pripremite vizualni materijal, razmislite o obliku njegove prezentacije.

Ova pravila ostaju važeća i tijekom daljnjih pregovora.

U slučaju pozitivnog tijeka razgovora, druga faza glatko prelazi u treću koja uključuje odluku i ocjenu. Ovdje ćete morati aktivno komunicirati sa sugovornikom, jer će započeti odabir najprikladnije opcije donošenja odluka za obje strane.

Gotovo na svakom poslovnom sastanku raspravlja se o nesuglasicama ili prigovorima. A činjenica da vam druga strana prigovara dokazuje njen interes, inače bi jednostavno prekinuli razgovor. Vaš zadatak za ovoj fazi- razumjeti zašto se sugovornik protivi, što niste uzeli u obzir njegove interese, na koje je potrebe zaboravio u predloženom rješenju i kako sve to popraviti i poboljšati rješenje. Pitajte kako druga strana vidi rješenje sukoba.

Pripremite nekoliko rješenja „na izbor“, a ako primjedbe izazovu sve opcije zaredom, morat ćete se vratiti na analizu ciljeva druge strane. Prigovori nas tjeraju da tražimo nestandardna rješenja.

Ako ne možete riješiti nesuglasice tijekom poslovnog sastanka, uzmite si vremena da razmislite o tome i potražite bolju opciju.

Posljednja faza je postizanje dogovorenog rješenja. U ovoj fazi obično se dogovaraju uvjeti vašeg novog sastanka kako bi se razjasnila manja pitanja, raspravilo uvjete sporazuma ili ugovora itd. Potrebno je razgovarati o tome kako, kada i gdje će se vaš sljedeći sastanak održati.

Negativan ishod poslovnog razgovora tijekom "uvodnog" poslovnog sastanka nije razlog za oštrinu ili hladnoću na kraju pregovaračkog procesa. Oproštaj bi trebao biti takav da će vam, na temelju budućnosti, omogućiti održavanje kontakta i poslovnih veza. Najbolje je završiti sastanak rečenicom: “Hvala vam što ste odvojili vrijeme za raspravu o našim prijedlozima. Žao mi je što vam to nije u bliskim planovima... ali ako trebate dodatne informacije... ”U ovom slučaju sastanak ili razgovor, čak i ako nije našao svoj nastavak, ipak ima pozitivnu stranu, jer postoji uvijek postoji mogućnost da se kasnije taj kontakt razvije u dobar, koristan odnos.

Ako se radilo o prezentacijskom sastanku, tada se mogu koristiti sljedeći izrazi: "Zahvaljujemo na prilici da s vama razgovaramo o izgledima za obostrano korisnu suradnju između naših tvrtki", "Hvala na prilici da vam predstavimo ..." , “Hvala što ste mi dali priliku da vam ponudim...”

I naravno, standardno-univerzalne fraze: “Zahvaljujemo vam što ste odvojili vrijeme da se upoznamo”, “Bilo mi je drago razgovarati s vama”, “hvala vam na vremenu koje ste mi posvetili”, “Ako imate pitanja , nazovite, kontaktirajte…”, “Ako ste zainteresirani za naše prijedloge, vidimo se dodatno u vrijeme koje vam odgovara” itd.

Učinkovitost službenih poslovnih sastanaka uvelike je osigurana striktnim pridržavanjem pravila i zahtjeva bontona utvrđenih za ovu situaciju i pažljivom pripremom za takve događaje.

Počevši pripremati nadolazeći poslovni sastanak, njegovi organizatori trebaju:

  • - definirati njegovu namjenu;
  • - pripremiti popis pitanja za raspravu i, ako je moguće, podijeliti ga sudionicima sastanka;
  • - odabrati i proučiti potrebne materijale i dokumente o ovim pitanjima;
  • - ograničiti popis sudionika sastanka samo na one osobe o kojima doista ovisi uspjeh u postizanju cilja;
  • - predvidjeti stajališta stranaka, mogući tijek sastanka i njegove rezultate;
  • - utvrditi jasan vremenski okvir za sastanak;
  • - pripremiti mjesto.

Pozvani na poslovni skup trebaju se odmah odazvati pozivu ili predložiti drugog kandidata za sudjelovanje na njemu, ako im se to čini prikladnijim.

Bonton službenog poslovnog sastanka je skup pravila koja uređuju ponašanje stranaka u postupcima pozdravljanja, predstavljanja, oslovljavanja, komuniciranja, razmjene posjetnica, opraštanja, izražavanja zahvalnosti za gostoprimstvo i uspješno održavanje sastanka.

Vlasnik ureda dočekuje goste na pola puta do vrata. S desne strane od njega može biti njegov zamjenik, s lijeve - prevoditelj, ako su gosti stranci. Gosti ulaze istim redoslijedom, a vođa grupe pola koraka ispred. Domaćin sastanka prevoditelj na jeziku gosta predstavlja članove grupe gostiju, gost tumač prevodi i predstavlja domaćine.

Nakon pozdrava, organizator sastanka poziva goste za stol za sastanke i poziva ih da zauzmu mjesta okrenuta prema prozoru, prema svjetlu. Ovo se smatra pristojnim. Međutim, gosti ne bi trebali sjediti uz prozore koji gledaju na sunčanu stranu: to se može smatrati znakom nepoštovanja.

Čelnici stranaka na sastanku su u pravilu postavljeni jedan nasuprot drugoga, njihovi zamjenici su desno od svakoga, a prevoditelji su lijevo. Ostali sudionici sastanka nasumično su raspoređeni.

Razgovor na formalnom poslovnom sastanku uvijek treba započeti s pet ili šest općih pitanja: "Kako ste letjeli?", "Kako ste ostali u hotelu?", "Kako ide aklimatizacija, kako se osjećate?" i dr. Nikada ne treba odmah govoriti o slučaju.

Predstavljanje sudionika sastanka odvija se razmjenom posjetnica. Domaćin sastanka izvadi svoju posjetnicu i, lagano podižući tijelo, proslijedit će je voditelju skupine gostiju. (Treba zapamtiti da se Japancima i Južnokorejcima posjetnice uvijek daju objema rukama, jer im se prihvaća, a nikad lijevom!) Ako na sastanku nema puno sudionika, svi prisutni mogu razmijeniti posjetnice. Ali također možete napraviti popise unaprijed navodeći prezime, ime i patronim svakog od sudionika sastanka, njihov položaj i mjesto rada.

Nakon prezentacije kreće razgovor. Uvijek ga pokreće host host. Poslovni sastanak ne bi trebao trajati duže od dva sata. Nakon završetka susreta možete podijeliti suvenire. Postoje različita gledišta o tome tko bi to trebao učiniti prvi: domaćini ili gosti. Važno je da suveniri strogo odgovaraju rangu sudionika sastanka. Ne preporučuje se svim sudionicima, voditelju grupe i njegovom zamjeniku davati iste darove.

Po završetku sastanka domaćin prvi ustaje od stola, odlazi do mjesta gdje je dočekao goste i sa svakim se oprašta. Ne preporučuje se napuštanje ureda s gostima. Gosti su u pratnji osobe odgovorne za sastanak.

Pravila poslovni bonton , regulirajući ponašanje sudionika na službenom poslovnom sastanku, zahtijevaju:

  • - doći na sastanak na vrijeme;
  • - poštivati ​​tradiciju i običaje usvojene na području vašeg boravka;
  • - zadržati pozitivan stav;
  • - svoje misli izražavati sažeto, jasno i jasno, ne skretati s teme;
  • - objasniti kratice, kratice i posebne pojmove koji se koriste u govoru;
  • - pažljivo slušati sugovornike, pratiti reakciju sudionika sastanka na riječi govornika;
  • - zapamtite da se poslovni sastanak vodi u obliku dijaloga, a ne monologa jedne od strana;
  • - ns pokazuju netoleranciju prema gledištu drugih sudionika sastanka, čak i ako se značajno razlikuje od vašeg;
  • - pažljivo slušati i pokazati spremnost za razgovor o stavovima druge strane;
  • - ne prekidajte govornike;
  • - ostati smiren i pristojan, čak i ako sugovornik pokazuje agresivnost, razdražljivost ili neumjerenost.
Udio: