Pravila poslovnog sastanka. Bonton za poslovne pregovore i sastanke

U pravu su oni koji smatraju da se trebamo češće sastajati. Rene Shimada Siegel, poznati marketinški konzultant u SAD-u i Europi, osnivač i predsjednik High Tech Connecta (San Francisco), kaže da čak i ako radite u IT području, gdje virtualna komunikacija percipira prirodno, postat ćete uspješni samo ako ne zanemarite osobne sastanke.

Zvali smo nekoliko neovisni konzultanti u ured i komunicirala s nekoliko drugih putem Skypea”, kaže ona na svom blogu. – Tema je bila ista – poslovni projekt u kojem su trebale sudjelovati tvrtke tih ljudi. U prvom slučaju smo se puno bolje snašli mogući problemi. Geste i izrazi lica govorili su o svim suptilnostima. U osobnom razgovoru uključene su emocije, vidimo strah, povjerenje, prijateljstvo i iskrenost skrivene distancom. Mi “čitamo” svoje partnere. To je velika prednost.

U osobnom razgovoru “čitamo” naše partnere. To je velika prednost

Nemojte skrivati ​​svoje ciljeve

Ovdje smo već govorili o sastancima kao učinkovitom upravljačkom alatu unutar poduzeća. Poslovni sastanak u kontekstu ovog članka je kontakt s vanjskim partnerima: klijentima, ugovornim stranama, izvođačima. Stoga se razlikuje od sastanaka, iako generalni principi njegova priprema i provedba su isti:

• cilj;
• plan;
• sažetak (protokol).

Nijanse su zbog činjenice da su sudionici sastanka ljudi koje ne možemo obvezati i ne možemo narediti. Možemo samo zainteresirati, šarmirati i uvjeriti. Ili obrnuto - odgurnuti ili uplašiti.

Nećemo puno govoriti o potrebi postavljanja cilja – a jasno je da se razuman čovjek ne bi vukao kroz prometne gužve na drugi kraj grada, a da ne razumije zašto. Napomenimo samo da cilj nije potrebno samo definirati, već ga i priopćiti onim ljudima s kojima se želite susresti.

Kako bi se izbjegli nesporazumi u tumačenju, mora se zapisati. Ali bez različitih postoje “potrebno”, “postoji potreba” i tako dalje. To je ono što vama treba i već je odavno prošlo, ali za vašeg partnera vaš problem možda i ne postoji u prirodi. Stoga, budite taktični, stavite se ravnopravno s partnerom, čak i ako ste u stvarnosti glavom i ramenima iznad njega.

Pretraži ženu

Postavili smo cilj - nacrtali smo plan. Odnosno, na isti komad papira na kojem smo taktično formulirali cilj, zapisujemo pitanja o kojima želimo razgovarati. Tada vam tijekom poslovnih pregovora neće promaknuti ništa važno, a vaši će partneri znati na što se trebaju pripremiti. Obavezno naznačite da oni mogu nadopuniti ili prilagoditi vaš plan. Samo zatražite da vas obavijestimo o učinjenim promjenama.

Zatim morate razmisliti o tome tko će s vaše strane sudjelovati na sastanku. Korisni su nositelji ekskluzivnih informacija, stručnjaci za pregovore i zaposlenici koji mogu brzo ponuditi nestandardna rješenja u promjenjivoj situaciji. Atraktivna žena u grupi također će biti plus. Broj sudionika sastanka s obje strane trebao bi biti isti. Najbolja opcija— dvije osobe: jedna vodi, druga dopunjuje i bilježi informacije.

Unaprijed razgovarajte sa sudionicima o ciljevima i željenim ishodima sastanka. Svatko mora shvatiti koja je njegova uloga i što se od njega očekuje. Nježno podsjetite svoje kolege da inicijativa u vašoj tvrtki, naravno, nije kažnjiva, ali njezina neprimjerena manifestacija nije dobrodošla.

Ako niste čelna osoba u tvrtki i ne možete zamisliti planirani sastanak bez sudjelovanja menadžera, potrudite se objasniti mu zašto će on biti potreban. Šef će bez sumnje cijeniti vašu profesionalnost ako iznesete svoje argumente u nekoliko minuta.

Nakon što ste dobili suglasnost, šefu u pisanom obliku pružite maksimum informacija o drugoj strani, predmetu sastanka i očekivanim rezultatima njegova sudjelovanja.

Imajući na umu da je bolje jednom vidjeti nego sedam puta odrezati, pripremite vizualne materijale: prezentacije, brošure, brošure, posjetnice.

Kutovi ne pogoduju povjerenju

Mjesto sastanka odabire se uzimajući u obzir njegove ciljeve, ciljeve, status sudionika i realnost situacije. Postoje tri opcije: na vašem teritoriju, u uredu partnera i u "neutralnim vodama".

Pozivanjem nekoga u svoj stan preuzimate ulogu gostoljubivog domaćina i pokazujete svoje imanje iznutra. Kod kuće, naravno, čak i zidovi pomažu, ali oni moraju ostaviti dojam kakav želite na svoje goste.

Prema australskom piscu i psihologu Allanu Peaseu, čak i oblik stola utječe na raspoloženje sudionika sastanka. Kvadratni ili pravokutni stol, kaže, ne pridonosi povjerenju i stvara atmosferu natjecanja. Pregovori za okruglim stolom daju susretu neformalni karakter i ukazuju na mogućnost slobodne razmjene mišljenja. Mali stolić za kavu pogodan je za prijateljski razgovor.

Prihvaćanjem partnerova poziva da dođete u njegov ured iskazujete poštovanje, što će vam biti posebno drago ukoliko imate viši status u poslovnom okruženju. Vi ćete pak moći bolje razumjeti što i kako živi tvrtka s kojom ćete surađivati.

Neutralni teritorij stavlja sudionike u ravnopravan položaj, stoga je najprikladniji za raspravu o kontroverznim situacijama i pronalaženje izlaza iz sukoba.

Bilo bi lijepo da razmislite o tome kako sjediti za stolom. Sjedenje jedno nasuprot drugome će dodati formalnost. Ako sjedite jedno pored drugog, to znači da nudite prijateljski dijalog.

Nogomet za pomoć poslu

Trajanje sastanka se dogovara unaprijed. Možete odgoditi sastanak samo ako postoje uvjerljivi razlozi.

Vjeruje se da su najmanje produktivni sastanci zakazani za ponedjeljak (težak dan) i drugu polovicu petka (kupalište i roštilj već su vam na umu).

Ne biste trebali zakazati sastanak prije ručka, kada mozgom dominiraju signali iz praznog želuca, ili odmah nakon njega, kada želite mirno sjediti i ne razgovarati o poslovnim temama.

No spojiti ručak s poslovnim pregovorima sasvim je prihvatljivo ako postoji dobra volja s obje strane.

Tijekom razgovora pokažite svoju otvorenost, spremnost na traženje kompromisa i fokus na rezultat koji svima odgovara. Obratite pažnju ne samo na riječi, već i na ton, izraze lica i geste. Neverbalne informacije nisu manje vrijedne od verbalnih informacija.

Dopušteno je razrijediti poslovni dio neformalnom komunikacijom, na primjer, razmijeniti dojmove s jučerašnje nogometne utakmice. To će vam omogućiti da uspostavite odnose koji su bliski prijateljskim.

Na temelju rezultata sastanka trebao bi se izraditi sažetak u kojem bi se naveli postignuti dogovori. Obje strane ga sastavljaju, bruseći tekst zajedničkim naporima. Inicijator sastanka šalje gotov tekst drugoj strani i svim sudionicima sa svoje strane.

Novi kontakti primljeni na sastanku unose se u jedinstvenu bazu podataka tvrtke.

Imate li kakvih pitanja? Pišite u komentarima.
Također možete

© "Centar za poslovne inicijative", pri kopiranju materijala u cijelosti ili djelomično, poveznica na izvorni izvor je obavezna.

Svaki poslovni sastanak je svojevrsna poslovna platforma. Tijekom takvih sastanaka poduzetnici razmjenjuju iskustva, razgovaraju o novim idejama i planiraju zajedničku obostrano korisnu suradnju. Ako se odnos povjerenja između partnera ne razvije, to će negativno utjecati na ishod razgovora.

Tijekom poslovnih susreta poduzetnici razmjenjuju iskustva, razgovaraju o novim idejama i planiraju zajedničku obostrano korisnu suradnju.

Postoje službeni i neformalni tipovi poslovnih sastanaka. Prva se opcija smatra "strožijom": njezini su propisi unaprijed određeni, a teme koje se moraju pokriti poznate su svim sudionicima unaprijed. Druga je opcija bliža prijateljskom sastanku, ali predmet razgovora postaje rasprava o radnim pitanjima. Ozbiljni pregovori često se sastoje od 2 faze: službenog dijela i prijema. Osim toga, ovisno o broju ljudi, postoje vrste kao što su kolektivni ili osobni sastanci.

Kako potrošiti

Prije organiziranja i održavanja poslovnog sastanka potrebno je pripremiti se za njega. Prvo morate znati značajke takvih pregovora. A oni se sastoje u činjenici da se posebna pozornost posvećuje gestama, izrazima lica i intonaciji. Važni su ti psihološki momenti jer se razgovor odvija osobno i tu zakoni stupaju na snagu ljudska psihologija. Morate biti u stanju pridobiti nečiju naklonost i steći njegovo povjerenje.

Ali kako se pripremiti za sastanak? Mogu se koristiti sljedeći koraci:

1. Prikupite što više informacija o svom partneru. Da biste to učinili, možete provesti mini-istraživanje. Podaci se preuzimaju iz različitih izvora: korporativnih web stranica, stranica na u društvenim mrežama, MASOVNI MEDIJI. Svaka informacija može biti korisna.
2. Stvaranje pozitivne slike. Pozdravljaju vas po odjeći, pa se trebate obući u skladu s tim. U većini slučajeva to će biti dovoljno poslovni stil odjeću, ali ne baš strogu. Neki psiholozi savjetuju korištenje jednog trika kako biste osvojili partnera: odjenite se malo lošije od njega. Tada se partner neće osjećati sputanim. Prilikom odabira odjeće morate se oslanjati na prethodnu fazu. Na primjer, ako saznate da je vaš partner ozbiljna osoba koja je član političke stranke i često posjećuje velike događaje, tada na sastanak s njim trebate doći u klasičnom odijelu. A ako je prikupljanje informacija pokazalo da partner ne pati od konvencija, možete mu dopustiti da se odjene jednostavnije, u traperice i dolčevitu.
3. Prvi dojam. Psiholozi kažu da je prvi dojam uvijek najjači, a stvara se u pet minuta komunikacije. Razmislite unaprijed o tome što reći na početku poslovnog sastanka. Govor mora biti osmišljen tako da bude prirodan. U poslovnim pregovorima često se cijene dvije stvari: razvijena inteligencija i smisao za humor. Postoji provjereni predložak: na prvom sastanku najavljuje se ime i patronim partnera (kako ne bi bilo pogrešaka), a zatim se predstavite i nazovite svoju tvrtku. Zatim se razmijene rukovanja i započne razgovor. Bolje je započeti s dalekim temama i kasnije se baviti poslom.
4. Ispravno strukturirajte razgovor. Osobni susret s partnerom uvijek je težak psihološka točka vizija. Stoga je bolje koristiti određene tehnike kako biste mogli uspostaviti kontakt s osobom. Prvo, svom partneru morate odmah dati do znanja da se radi o poslovnoj osobi. Da biste to učinili, možete objaviti pravila i svrhu sastanka. Drugo, morate ispravno postaviti pitanja kako bi bila kratka i jasna. Pitanja treba pripremiti unaprijed i zapamtiti. I treće, morate se ponašati smireno i samouvjereno.

U poslovnim pregovorima često se cijene dvije stvari: razvijena inteligencija i smisao za humor.

Pravila

Stručnjaci su razvili pravila za poslovne sastanke:

1. Planirajte svoj sastanak unaprijed. Ovo znači izjavu organizacijska pitanja kao što su vrijeme i plan događaja.
2. Nema kašnjenja. Kašnjenje je nedopustivo, može pokvariti prvi dojam. Osim toga, ako stignete ranije, možete sabrati svoje misli i mentalno se uskladiti, a to će vam pomoći.
3. Pripremite materijale. To mogu biti brošure, dokumenti i drugi materijali koji mogu biti korisni u pregovorima.
4. Isključi mobitel. Ništa ne smije odvratiti pažnju od poslovnog razgovora s partnerom. A ako očekujete važan poziv, o tome biste trebali unaprijed obavijestiti partnera.
5. Promatrati . To znači ne prekidati osobu, govoriti smirenim tonom i biti pristojan.
6. Strogo pratite vrijeme. Vrijeme je novac, stoga ne odgađajte sastanak s partnerom. Vremenske okvire treba dogovoriti unaprijed i pridržavati ih se.

Konačno

Da biste učinkovito vodili poslovni sastanak s partnerom ili klijentom, morate se temeljito pripremiti za njega. Najvažnija faza je prikupljanje podataka o osobi jer će vam upravo to pomoći da uhvatite željeni način komunikacije. Nakon toga slijedi prijedlog za poslovni sastanak. Danas je popularan prijedlog za sastanak u poslovnom pismu. Sudjelovanje na poslovnim skupovima izuzetno je važno za svakog poduzetnika, stoga se ova točka ne smije zanemariti.

Ovo je jedno od gorućih pitanja koja zabrinjavaju mnoge administratore i voditelje projekata i tvrtki. Zašto se tome pridaje toliko pažnje? Jer temelj su uvijek dogovori koji se temelje na velikom novcu, pa su i načini postizanja tih odnosa vrlo različiti.

Kako održati poslovni sastanak na najvišoj razini

Ako planirate sličan događaj, preporučamo da sljedeće metode:

Naravno, najosnovnije pitanje bit će je li ovaj poslovni sastanak uopće potreban ili se sve može razjasniti pregovorima na daljinu. Zapravo, sve se svodi na ozbiljnost namjera i konačni rezultat. Ako su ciljevi, kako kažu, plemeniti i donose vrijedne prednosti, onda se susret mora održati. Nema smisla organizirati ovakav događaj zbog sitnica.

Napravite sebi plan za poslovni sastanak, u kojem točku po točku opišite svoju strategiju razgovora.

Označite pitanja koja vas najviše zanimaju i odražavaju vaše namjere.

Postavite središnje pitanje, takozvani dnevni red će se vrtjeti oko svega. Zapravo, nema potrebe zaobilaziti ovo pitanje, stoga povremeno tijekom razgovora usmjerite svoju pozornost i pozornost svog sugovornika na glavnu stvar.

Ako vaš sugovornik namjerava iz te stvari izvući neke prednosti, ali vam one nisu od koristi ili izbjegava određene teme, a vama su potrebne, napravite uvjetni okvir i pripremite Kontrolna pitanja koji će vam pomoći da pouzdano postignete željeni odgovor i rezultat.

Molimo navedite točno vrijeme poslovnog sastanka, te navesti vremenski okvir za sam sastanak. Neka vaš sugovornik shvati da ste vrlo ozbiljna osoba i ne gubite dragocjene minute uzalud. Ako ne namjeravate ponoviti sastanak zbog međusobnih nesporazuma, onda naglasite da sve treba riješiti ovaj put, a ne u nekom drugom trenutku.

Ako će na ovakvim sastancima biti prisutne treće osobe koje također imaju određene stavove o određenim pitanjima, dajte im riječ, inače će izgledati nekorektno.

Nikada ne prelazite prag smirenosti, budite mirni, čak i ako stvari ne idu kako ste planirali. Ponekad nam samo "željezna" izdržljivost pomaže da shvatimo situaciju i dobijemo unosan ugovor.

Važni detalji poslovnog sastanka

Ako trebate održati poslovni sastanak, morate imati na umu da uspjeh događaja izravno ovisi o njegovoj kvalitetnoj pripremi. Ne smijete propustiti nijednu važan detalj a tek tada će se održati poslovni sastanak vrhunska razina. Da biste to učinili, morate znati kako organizirati poslovni sastanak.

Prije svega morate odrediti točan datum poslovnog sastanka. Da biste to učinili, morate unaprijed obavijestiti sve sudionike sastanka o njegovom održavanju. Ovisno o formatu događaja i s kim ga točno održavate, to može biti telefonski ili usmeni poziv, poslovno pismo ili po e-pošta. Potrebno je svim sudionicima dostaviti dnevni red s pitanjima za daljnju raspravu, poslovnik, glavne govornike i referentni materijali, ako je potrebno.

Morate razmisliti koje je mjesto najprikladnije za održavanje poslovnog sastanka. Prikladna lokacija može biti konferencijska soba vaše osobne tvrtke ili namjenska soba za sastanke. Pobrinite se da na ovaj dan vaši kolege nemaju poslovne sastanke. Jednako pogodna opcija za održavanje sastanka je iznajmljena konferencijska soba. Mnogi hoteli i gostionice nude ovu vrstu usluge, obrazovne ustanove, poslovni centri.

Ponekad se poslovni sastanci održavaju u restoranima i kafićima. Ova opcija može biti prikladna kada je na sastanku mali broj sudionika. Ako poslovne pregovore odlučite spojiti s doručkom ili ručkom ili to učiniti za vrijeme večere, tada morate unaprijed rezervirati stol u kafiću ili restoranu.

Mjesto na kojem želite održati poslovni sastanak ne smije biti previše bučno jer će biti teško razgovarati o poslovnim temama. Preporučljivo je odbiti odabir egzotičnih i ekstravagantnih mjesta, jer se vaši ukusi možda neće podudarati s ukusima drugih sudionika događaja. Stoga se trebate odlučiti za klasične ustanove.

Pripremite potrebnu opremu i testirajte je prije sastanka. Mikrofon, projektor, video i telefonska oprema - sve unaprijed namjestite i pažljivo namjestite kako ne bi došlo do kvarova tijekom sastanka.

Provjerite sva mjesta, rasporedite brošure na stol i ne zaboravite na materijale za pisanje. Na stolove stavite natpise s imenima svih sudionika.

Od pitanja - kako voditi poslovni sastanak i to ispravno? Njegov pozitivan ishod izravno ovisi, au budućnosti će vam biti puno lakše organizirati takve događaje.

Da biste uspostavili pozitivne odnose s partnerima, važno je pridržavati se ne samo pravni okvir. Jedna od tajni uspjeha je pregovaranje u skladu s ustaljenim običajima i pravilima. Svi ovi standardi poslovnog bontona razvijani su godinama. A nije običaj da ih poslovni ljudi i diplomati zanemaruju.

Svaka osoba s vremena na vrijeme sudjeluje u pregovorima - ide na razgovore prilikom traženja posla, sklapanja ugovora, prodaje robe ili dogovaranja pružanja usluge. Svrha pregovora je razmjena mišljenja i postizanje planiranog rezultata.

Bez obzira na kojoj se razini odvijaju pregovori, bilo da se radi o raspravi o radnim pitanjima između šefa i podređenog, sastanku poslovnih partnera ili čak šefova država, poslovni bonton predviđa tri glavne faze pregovora:

• Priprema;
• pregovarački proces;
• postizanje dogovora.

Priprema pregovora

Uspjeh pregovaračkog procesa uvelike je određen njegovom pripremom.

Uključuje i organizacijsku i sadržajnu komponentu. Budući da se kontroverzne situacije često pojavljuju u svakodnevnom životu, u poslu i međudržavnoj sferi, pitanja poštivanja etikete uvijek ostaju relevantna. Kršenje utvrđenih normi povlači za sobom negativne posljedice.

Kako bismo izbjegli pogreške, vrijedi uzeti u obzir da bonton poslovnih sastanaka i pregovora zahtijeva uljudnost i taktičnost od pregovarača, poštivanje pravila odijevanja i Pozitivan stav i dobre volje. Strana koja prima mora preuzeti inicijativu. Započinjanje razgovora, popunjavanje neugodnih pauza i općenito vođenje razgovora njezin je prerogativ. Gosti se moraju tretirati kao partneri, a ne kao neprijatelji.

Određivanje mjesta i vremena

Poslovni bonton nalaže da se sudionici unaprijed dogovore o datumu i točnom vremenu pregovora. Nakon što ste ih dogovorili s partnerom, ne možete kasniti. To stvara negativnu sliku i pokazuje nepoštovanje. Ako iz bilo kojeg razloga nije bilo moguće izbjeći kašnjenje, potrebno je ispričati se.

Ne biste trebali planirati poslovne pregovore rano ujutro ili kasno, ili tijekom pauze za ručak. Najbolji izbor U obzir dolazi prva polovica dana. Osim toga, ozbiljniji poslovni sastanci uglavnom se ne zakazuju u zadnjim tjednima godine, kada su mnogi okupirani sumiranjem radnih i financijskih pitanja. Mjesto sastanka, kao što je neformalno okruženje ili uredska soba za sastanke, odabire se tako da odražava cjelokupni koncept.

Prikupljanje i analiza podataka potrebnih za pregovore

Priprema za pregovore zahtijeva sveobuhvatno proučavanje njihove teme.

Prema bontonu, broj sudionika sastanka sa svake strane, kao i njihov status, trebaju biti proporcionalni. Svaka delegacija mora imati šefa – osobu koja donosi konačne odluke.

Uoči sastanka, vrijedi razmotriti koji bi informativni materijali mogli biti korisni, tako da važna informacija u tiskanom obliku uvijek bila pri ruci svakom sudioniku. Nacrti sporazuma također moraju biti pripremljeni unaprijed.

Izrada plana pregovora, definiranje ciljeva

Etiketa poslovnih pregovora uključuje ne samo rješavanje organizacijskih pitanja, već i razradu sadržajne strane.

Prije svega, potreban je pažljiv odabir informacija, identificiranje glavnih problema i načina za postizanje dogovora. Kada se pripremate za pregovore, preporučljivo je napraviti popis interesa obiju strana, raspoređujući ih od najvažnijih prema manje značajnim.

Vrijedno je odabrati najprikladniju opciju za vođenje pregovaračkog procesa, kao i akcijski plan u slučaju neuspjeha. To povećava šanse za nastavak rasprave o tom pitanju u budućnosti.

Konačno, tijekom pripreme trebate identificirati probleme i pokušati ih razumjeti. Na primjer, priprema novog posla može trajati dugo, ali odluku o njegovom sklapanju treba donijeti brzo i odmah provesti. Plan poslovnog sastanka treba obuhvatiti što je više moguće trenutni problemi, ne ograničavajući se na utvrđivanje vremena i mjesta pregovora.

Pregovaranje

Vođenje poslovnih pregovora uklapa se u sljedeću shemu:

1. početak sastanka;
2. razmjena informacija;
3. argumentacija i protuargumentacija;
4. pretraživanje i donošenje odluka;
5. završni dio.

Uspjeh ovog procesa je određen sposobnost sugovornika da postavljaju pitanja i čuju odgovore, kao i poštivanje standarda poslovnog bontona. Svi sudionici sastanka moraju biti točni, pošteni, korektni i taktični.

Upoznavanje i raspoređivanje gostiju

Svi članovi primateljice moraju se okupiti u dogovoreno vrijeme u prostoriji pripremljenoj za pregovarački proces. Zaposlenici koji ne sudjeluju u događaju obično su odgovorni za doček gostiju.

Okupljene prvi pozdravlja i predstavlja se voditelj izaslanstva domaćina, a zatim voditelj izaslanstva gostiju. Zatim vlasnik poziva sve da zauzmu svoja mjesta. On je prvi koji je to učinio. Ostali sudionici zauzimaju svoja mjesta prema postavljenim znakovima. Najčešće se oba nalaze jedna nasuprot drugoj, u središtu. Predstavnici svake delegacije sjede duž svoje strane dugog stola.

Nakon što su svi pregovarači zauzeli svoja mjesta, voditelj domaćina može početi predstavljati svoj tim. Nakon toga, prema poslovnom bontonu, red ide na čelo gostiju.

Ako na sastanku ima manje od deset sudionika, dolazi do razmjene. Svatko preda svoju karticu osobi nasuprot.

Definiranje popisa pitanja i formiranje dnevnog reda

Započinjanje i vođenje razgovora odgovornost je voditelja primajuće strane. Njegov zadatak je spriječiti dugotrajne stanke, koje se mogu pogrešno protumačiti kao signal za prekid razgovora.

Prema bontonu, ne biste trebali započeti raspravu o problemu odmah. Prvo, uobičajeno je razmjenjivati ​​fraze o apstraktnim temama. Na primjer, možete primijetiti postojeće iskustvo plodne suradnje ili barem razgovarati o vremenu. I bolje je ne dirati teme poput vjere, nacionalnih pitanja, sportskih preferencija. Oni mogu uzrokovati nesuglasice. Zatim voditelj domaćina prelazi na glavnu temu pregovora i može dati riječ drugim sudionicima i stručnjacima.

Poslovni bonton uključuje zapisnik sa sastanka. Da biste to učinili, upotrijebite diktafon. Ali za njegovo provođenje potrebno je obavijestiti obje strane i dobiti njihovo odobrenje.

Rasprava o kontroverznim pitanjima

Pregovarački procesi ne završavaju uvijek uspješno, interesi sudionika često se ne poklapaju. Stranke se ne mogu složiti oko glavne teme razgovora ili konkretnih prijedloga i teza. U tom slučaju dogovaraju sljedeći krug pregovora kako bi predahnuli i nastavili tražiti rješenja za svaki problem.

Kada se pojave kontroverzna pitanja, bonton zahtijeva da ostanete smireni.

Završetak pregovora

Na kraju susreta potrebno je malo raščistiti atmosferu. Nakon završetka službenog dijela događaja, šef stranke domaćina može ponuditi da im skinu jakne. Ali inicijativa za prekid pregovora trebala bi ostati na vođi gostiju.

Postizanje dogovora na sastanku

Prilikom rasprave o pojedinom rješenju problema, sudionici pregovaračkog procesa nastoje postići konkretne rezultate. Bilo kakvi ugovori i dogovori mogu se prihvatiti samo unutar tzv. pregovaračkog prostora. To su prihvatljiva rješenja oko kojih se protivnici mogu dogovoriti.

Dogovori se mogu postići na temelju sljedećih vrsta odluka:

• kompromis– uključujući međusobne ustupke;
• asimetričan– u kojima ustupci jedne strane znatno premašuju ustupke protivnika;
• temeljno nov– maksimalno zadovoljstvo obje strane.

Rezimirajmo sastanak

Poslovni sastanci u pravilu završavaju donošenjem jedne ili druge odluke. Pregovarački bonton zahtijeva da to bude dokumentirano. Ovlašteni predstavnici obiju strana potpisuju završne dokumente i primaju njihove preslike.

Na temelju rezultata sastanka potrebno je sastaviti pisani izvještaj. Može se poslati partnerima na odobrenje.

Svi postignuti dogovori moraju se poštovati, bez obzira da li su bili usmeni ili pismeni. Najvažnije pravilo poslovni bonton - držite riječ.

Analiza rezultata pregovora

Pregovori se smatraju završenima tek kada se u potpunosti analizira njihov rezultat, poduzmu sve mjere za provedbu dogovora i donesu zaključci koji će pomoći u pripremi za sljedeće događaje.

Analiza se provodi kako bi se usporediti svrhu pregovora i njihov konačni rezultat, odrediti one radnje koje slijede iz rezultata.

Kako bi se postiglo međusobno razumijevanje, važno je strogo se pridržavati općeprihvaćenih normi poslovnog bontona, kao i poznavati nacionalne osobine i psihologiju ponašanja. Da biste to učinili, kada se pripremate za događaj, morate se upoznati s kulturom zemlje iz koje gosti dolaze.

Na primjer, pregovori sa stranim partnerima zahtijevaju najizravniji dijalog; nagovještaje doživljavaju kao nepoštenje ili nesigurnost. U bontonu se šutnja često cijeni više od izgovorene riječi. Stoga Japanci ostavljaju rečenice neizgovorene dok ne budu sigurni kako će ih sugovornik doživjeti.

Poslovni sastanak i poslovni pregovori općenito imaju jednu definiciju - to je međusobna poslovna komunikacija s ciljem postizanja zajedničke odluke. Ali poslovni sastanak također se može smatrati prvom fazom pregovaračkog procesa ili njegovim komponenta, tijekom kojeg se razjašnjava predmet daljnjih pregovora i rješavaju organizacijska pitanja. Uspjeh daljnjih pregovora uvelike ovisi o rezultatima takvih preliminarnih kontakata, o dojmu koji ste ostavili tijekom “uvodnog” poslovnog sastanka.

Za uspjeh poslovnog sastanka potrebno je potaknuti sugovornika na komunikaciju, stvoriti maksimalno polje mogućnosti za daljnji poslovni razgovor i donošenje odluka.

Poslovni sastanak najčešće se odvija u službenom okruženju, a namjere sugovornika (poslovnih partnera) svode se na sljedeće:

1) dati, primiti potrebne informacije ili ga zamijeniti. Dobivanje informacija može se smatrati glavnom svrhom poslovnog sastanka;

2) dogovoriti pitanje od interesa za sugovornike;

3) uvjeriti sugovornika ( Poslovni partner) ispravnost donesene odluke, isplativost odabranog načina djelovanja itd.;

4) uspostavljati kontakte, učvršćivati ​​poslovne odnose, a ponekad i sklapati bilo kakav dogovor, osiguravajući ga, po mogućnosti, pisanim protokolom o daljnjim namjerama;

5) dinamika svakog poslovnog sastanka prolazi kroz četiri faze: kontakt, orijentacija, odluka i ocjena, rezultat. Poznavanje značenja ovih faza omogućuje vam da izgradite razgovor ili se prilagodite svom sugovorniku tako da rezultat sastanka bude pozitivna odluka za vas.

Prva faza sastanka je kontakt – one sekunde kada uđete u sobu, pozdravite se i razmijenite prve fraze. Glavni cilj ove faze komunikacije je stvaranje uvjeta za uspostavljanje partnerskih odnosa.

Glavni zadatak koji morate riješiti u prvoj fazi je uspostavljanje emocionalnog kontakta sa sugovornikom.

Razgovor na poslovnom sastanku treba se graditi dosljedno, pridržavajući se predviđenog plana. U razgovoru je bolje ostati korak formalniji nego familijarniji, a pritom ostati pristojan i prijateljski raspoložen. U Rusiji je uobičajeno oslovljavati partnere imenom i patronimom, osim u slučajevima kada korporativna kultura dopušta zvati se imenom, na američki način.

Pozitivan stav i interes mogu se pokazati sljedećim frazama: “Drago mi je što te vidim!”, “Hvala što si odvojio vrijeme da se nađeš s nama!” Na početku poslovnog razgovora preporuča se započeti kratki razgovor o svjetovnim temama - o vremenu, najnovijim kulturnim događanjima, gospodarskoj situaciji. Ove vrste uvodnih fraza omogućuju vam da se naviknete na stil govora sugovornika i prilagodite se opći val, postići prvi dogovor (mišljenja se rijetko razlikuju oko vremena izvan prozora).

Kako bi razgovor bio produktivan od samog početka, morate moći:

1) uspostaviti kontakt sa sugovornikom;

2) stvoriti povoljnu atmosferu za razgovor;

3) privucite partnerovu pozornost i pobudite njegov interes za svoju temu (problem ili prijedlog).

Važno je ne samo uspostaviti kontakt, već ga pratiti tijekom cijelog razgovora i djelovati: ako je prekinut, postaviti pitanje, ponuditi čaj ili se našaliti, ako, naravno, situacija to dopušta.

Postoje načini za početak razgovora koji blokiraju naš put do uspjeha ili ga čine vrlo teškim. Ako želite da vaš razgovor na prvom poslovnom sastanku bude učinkovit, izbjegavajte:

1) manifestacije znakova sumnje u sebe i potrebe za sastankom;

2) iskazivanje nepoštovanja na početku sastanka, čak iu blagom obliku;

3) izazivanje obrambenog stava sugovornika već prvim pitanjima.

Morate uspostaviti povoljnu emocionalnu atmosferu, čak i ako vam je sugovornik neugodan i ne doživljavate pozitivne emocije, glavno je postići pozitivne rezultate samog sastanka.

Druga faza je orijentacija. Ovdje je glavni cilj saznati bit problema koji je uzrokovao sastanak. Morate sugovorniku prenijeti potrebne informacije o svom izvrsnom profesionalne kvalitete ah, u obliku prezentacije (samo se nemoj hvaliti), objasni razloge svog interesa i obrati mu se.

Ova faza je najduža, pa je vaš zadatak održati kontakt sa sugovornikom. Primjerice, zamorno nabrajanje svojih uspjeha ili klijenata jednostavno može postati dosadno, a onda će se izgubiti pozitivna emocionalna povezanost, što obično dovodi do negativnih rezultata.

Poslovni sastanak bit će učinkovitiji ako je unaprijed isplaniran i ako ste za njega pripremljeni, ako ste prikupili sve dostupne podatke o sugovorniku, budućem poslovnom partneru.

Odredite nekoliko glavnih točaka koje želite prenijeti drugoj strani. Odaberite vrijeme svoje prezentacije i količinu informacija koje ćete prenijeti. Razmislite o redoslijedu prezentacije informacija, gdje reći glavnu stvar i kako sakriti nedostatke vašeg rješenja.

Vaš uspjeh na poslovnom sastanku, osim o vašim profesionalnim kvalitetama, uvelike ovisi o vašem moralu i samopouzdanju, a što više informacija imate, lakše ćete voditi pregovarački proces.

Stil i pristup razgovora imaju velik utjecaj na ishod vašeg poslovnog sastanka. Čak i uz najpozitivnije raspoloženje partnera za komunikaciju, iskrenu želju za postizanjem dogovora, njihov razgovor ne uspijeva; štoviše, njihovi napori da isprave situaciju samo je pogoršavaju. Najvažniji razlog tome često je razlika u stilovima i pristupima vođenja poslovnog razgovora između partnera i njihovih sastavnica, kao što su:

1) sklonost izravnom govoru ili nagovještaju;

2) prisutnost gesta, intonacija, učestalost ponavljanja i uporaba određenih komponenti govora: visina, boja, brzina, glasnoća itd.;

3) sposobnost i nesposobnost postavljanja pravih pitanja ili dopuštanje drugima da preuzmu inicijativu u davanju informacija o sebi;

4) ugodna razina formalnosti – jednostavnost; prihvatljive šale; odnos prema razmjeni pritužbi;

5) očekivanje da će drugi slijediti naš primjer itd.

Postoje tri različita pristupa poslovnim razgovorima: tvrdi, meki i principijelni.

Ako se strana ponaša “tvrdo”, onda sudionike u razgovoru doživljava kao protivnike koji jednostrano pokušavaju pobijediti. Vlastitu pobjedu smatra svojim ciljem, čvrsto se drži svog stava i skriva svoje interese, traži ustupke kao naknadu za dogovor, vrši pritisak i pokušava nametnuti i pobijediti u “natjecanju volja”.

Ako se strana ponaša u okviru “mekog pristupa”, onda sudionike razgovora doživljava kao prijatelje, cilj razgovora smatra dogovorom i spremna je to platiti jednostranim ustupcima, lako mijenja stav , nastoji izbjeći “nadmetanje volja”, ali ako je nametnuto, podliježe pritisku s druge strane.

Načelni pristup vidi sudionike kao suradnike koji zajedno rade na problemu. Smatra da je njegov cilj razuman rezultat, postignut brzo i ljubazno, koncentrira se na interese, a ne na pozicije, ne zahtijeva ustupke, već razvoj obostrano korisnih opcija, inzistira na korištenju objektivnih kriterija koji su neovisni o volji sudionika . Takvi kriteriji mogu biti mišljenja stručnjaka, ekonomski pokazatelji na tržištu, izračunatim pokazateljima, statistikama, zakonima, ali ne željama bilo koje strane.

Odabir najboljeg pristupa za vas ovisi o sljedećim čimbenicima:

1) od svojih ciljeva. Ako želite održati vezu i održavati kontakt dugo vremena, tada je poželjan "principijelni pristup". Ako vam je važno dobiti na vremenu i spremni ste sada na ustupke kako biste u budućnosti “povratili situaciju”, moguće je slijediti “meki pristup”;

2) na čijoj je strani stvarna moć. Na primjer, ako nemate stvarnu moć, vrlo je teško primijeniti pristup "postanite čvrst";

3) o vještinama i sposobnostima stranaka. “Principijelni pristup”, iako je jedan od najučinkovitijih, zahtijeva i najrazvijenije komunikacijske vještine.

Stoga je potrebno sa posebna pažnja liječiti osobne kvalitete svog sugovornika, njegovu poziciju i ciljeve, uvažite njegove potrebe u rješenju koje predlažete.

Postoji šest osnovnih pravila za uspostavljanje odnosa između partnera u preliminarnim pregovorima.

1. Racionalnost. Potrebno je ponašati se suzdržano. Nekontrolirane emocije negativno utječu na proces pregovaranja i sposobnost donošenja razumnih odluka.

2. Razumijevanje. Nepažnja prema gledištu partnera ograničava mogućnost razvijanja obostrano prihvatljivih rješenja.

3. Komunikacija. Ako vaši partneri ne pokazuju previše interesa, onda možete s njima održati poslovni sastanak jednostavno u obliku konzultacija. To će pomoći u održavanju i poboljšanju odnosa.

4. Vjerodostojnost. Lažne informacije slabe snagu argumentacije i također nepovoljno utječu na ugled.

5. Izbjegavajte držati lekciju svom partneru. Vaše uvjerenje mora biti utemeljeno na poštovanju osobne kvalitete sugovornik.

6. Prihvaćanje. Pokušajte prihvatiti drugu stranu i budite otvoreni naučiti nešto novo od partnera.

Uspješno vođenje poslovnih sastanaka, razgovora i pregovora uvelike ovisi o usklađenosti partnera s etičkim standardima i načelima kao što su točnost, poštenje, korektnost i taktičnost, sposobnost slušanja (obraćanje pozornosti na tuđe mišljenje) i specifičnost.

Točnost. Jedan od najvažnijih etičkih standarda svojstvenih poslovnoj osobi. Uvjeti ugovora moraju se poštivati ​​do minute. Svako kašnjenje može ukazivati ​​na vašu nepouzdanost u poslovanju.

Poštenje. To uključuje ne samo vjernost preuzetim obvezama, već i otvorenost u komunikaciji s partnerom, izravne poslovne odgovore na njegova pitanja.

Ispravnost i takt. Ne isključuje upornost i energičnost u pregovorima uz zadržavanje korektnosti. Treba izbjegavati čimbenike koji ometaju tijek razgovora: iritaciju, međusobne napade, netočne izjave itd.

Sposobnost slušanja. Slušajte pažljivo i koncentrirano. Ne prekidajte govornika.

Specifičnost. Razgovor bi trebao biti specifičan, a ne apstraktan i uključivati ​​činjenice, brojke i potrebne detalje. Koncepti i kategorije moraju biti dogovoreni i razumljivi partnerima. Govor mora biti potkrijepljen dijagramima i dokumentima. Pripremite vizualni materijal i razmislite o obliku njegove prezentacije.

Ova pravila ostaju relevantna tijekom daljnjih pregovora.

U slučaju pozitivnog tijeka razgovora, druga faza glatko prelazi u treću koja uključuje odluku i procjenu. Ovdje ćete morati aktivno komunicirati sa svojim sugovornikom, jer će započeti odabir najprikladnije opcije donošenja odluka za obje strane.

Gotovo svaki poslovni sastanak uključuje raspravu o nesuglasicama ili prigovorima. A to što ti druga strana prigovara dokazuje da je zainteresirana, inače bi jednostavno prekinula razgovor. Vaš zadatak je da u ovoj fazi– razumjeti zašto se sugovornik protivi, što niste uvažili njegove interese, koje su njegove potrebe zaboravljene u predloženom rješenju te kako sve to ispraviti i unaprijediti rješenje. Pitajte kako druga strana vidi rješenje nastalog sukoba.

Pripremite nekoliko rješenja na izbor, a ako sve opcije izazovu primjedbe, morat ćete se vratiti analizi ciljeva druge strane. Prigovori nas tjeraju da tražimo nestandardna rješenja.

Ako ne možete riješiti nesuglasice tijekom poslovnog sastanka, odvojite vrijeme kako biste razmislili i pronašli prikladniju opciju.

Posljednja faza je postizanje dogovorenog rješenja. U ovoj fazi obično se dogovaraju uvjeti vašeg novog sastanka kako bi se razjasnila manja pitanja, raspravilo uvjete sporazuma ili ugovora itd. Potrebno je razgovarati o tome kako, kada i gdje će se vaš sljedeći sastanak održati.

Negativan ishod poslovnog razgovora tijekom “uvodnog” poslovnog sastanka nije razlog za oštrinu ili hladnoću na kraju pregovaračkog procesa. Oproštaj bi trebao biti takav da vam, s pogledom na budućnost, omogućuje održavanje kontakta i poslovnih veza. Najbolje je završiti sastanak rečenicom: “Hvala vam što ste odvojili vrijeme za raspravu o našim prijedlozima. Žao mi je što tvoji neposredni planovi ne uključuju..., ali ako trebaš dodatne informacije..." U ovom slučaju susret ili razgovor, ako i nije našao svoj nastavak, ipak jest pozitivna strana, jer uvijek postoji mogućnost da se kasnije taj kontakt razvije u dobar, koristan odnos.

Ako je ovo bio prezentacijski sastanak, tada možete koristiti sljedeće izraze: "Zahvaljujemo na prilici da s vama razgovaramo o izgledima za obostrano korisnu suradnju između naših tvrtki", "Hvala na prilici da vam predstavimo..." , “Hvala što ste mi dali priliku da vam ponudim...”

I naravno, standardne univerzalne fraze: "Zahvaljujemo vam što ste našli vremena za susret", "Bilo mi je drago razgovarati s vama", "hvala vam na vremenu koje ste mi posvetili", "Ako imate pitanja , nazovite, kontaktirajte...", "Ako ste zainteresirani za naše ponude, vidimo se dodatno u vrijeme koje vama odgovara" itd.