Programma Ecm per il revisore capo dell'automazione del flusso di lavoro. Posizione di mercato. prezzo interessante e conveniente con alta qualità del sistema

Sistema gestione elettronica dei documenti Boss-Referent è stata fondata nel 1996 e detiene ancora una posizione di leadership nel mercato russo delle applicazioni di classe ECM. EDMS BOSS-Referent automatizza il flusso di documenti dell'azienda e ottimizza il lavoro d'ufficio. Questo sistema è adatto per automatizzare il flusso di lavoro di enti pubblici e grandi aziende private, holding, medie imprese.

Sulla base di BOSS-Referent, la gestione elettronica dei documenti funziona nel Servizio fiscale federale della Federazione Russa (più di 130mila utenti), in MTS sono collegati al sistema più di 25mila dipendenti.

L'uso di EDMS BOSS-Referent nel processo di gestione porta all'ottimizzazione del traffico documenti aziendali, accelerando il processo decisionale da parte della direzione dell'organizzazione e migliorando la qualità della gestione, migliorando la disciplina delle prestazioni e l'efficienza del personale. Il sistema di gestione dei documenti elettronici Boss-Referent si ripaga entro 6 mesi a 2 anni.

Il programma BOSS-Referent aiuta a organizzare il flusso di documenti secondo gli standard del sistema di gestione della qualità ed è un assistente affidabile nella risoluzione di compiti manageriali.

Utilizzo del sistema:

• consente di rifiutare al massimo il flusso di lavoro cartaceo;
• aiuta a ottimizzare il lavoro con contratti, applicazioni;
• organizza un'efficace gestione del progetto;
• migliora il controllo sull'esecuzione dei compiti e le istruzioni della direzione.

Quando si introduce il sistema di gestione dei documenti elettronici BOSS-Referent nelle strutture statali e di potere, viene creata una base per stabilire lo scambio di informazioni con utenti esterni dal tipo di "governo elettronico" e organizzare il lavoro dei portali servizi pubblici. Il prodotto software BOSS-Referent garantisce la trasparenza delle attività e migliora la qualità dei servizi forniti dallo Stato. Il sistema consente di ridurre le spese di bilancio per il mantenimento degli organi di governo, aumentare la produttività e l'efficienza della gestione e controllare meglio la disciplina esecutiva. Nelle organizzazioni private la realizzazione di un sistema aumenta l'efficienza delle decisioni gestionali, la produttività del personale riducendo i tempi di elaborazione di un documento e di ricerca delle informazioni necessarie.

EDMS BOSS-Referent presenta una serie di innegabili vantaggi, vale a dire:

La creazione di un sistema di gestione elettronica dei documenti in un'azienda comprende l'acquisto importo richiesto licenze, lavoro sulla formulazione e implementazione del sistema, formazione del personale, organizzazione del supporto e manutenzione del sistema. I partner di riferimento BOSS vendono licenze agli utenti finali. È necessario acquistare licenze per il programma BOSS-Referent e licenze per la piattaforma IBM Lotus Notes/Domino in base al numero di utenti nel sistema.

Come risultato dell'introduzione di un sistema elettronico di gestione dei documenti, l'organizzazione ha l'opportunità di mettere le cose in ordine nel flusso dei documenti, ridurre i tempi di elaborazione dei documenti e migliorare il controllo sull'esecuzione dei documenti. L'efficienza del processo decisionale da parte della direzione dell'azienda aumenta grazie alla ricerca rapida informazione necessaria. IN concorrenza aspetto importanteè la sicurezza delle informazioni che il referente EDMS BOSS fornisce integralmente. La creazione di uno spazio informativo unico migliora l'interazione tra le autorità, rende più trasparenti le attività delle strutture statali.

Il Referente BOSS è responsabile di:

• sviluppo dell'omonimo prodotto: il sistema di gestione elettronica dei documenti BOSS-Referent;
• sviluppo di una rete di partner;
• consulenza e supporto dei partner e degli utenti del sistema;
• formazione scolastica;
• promozione del marketing del prodotto.

Rete di affiliazione BOSS-Referent

I partner della società BOSS-Referent forniscono servizi per l'implementazione di un sistema di gestione elettronica dei documenti, supporto per le soluzioni create, adattamento del sistema ai compiti dei clienti e formazione degli utenti. Ad ogni partner viene assegnato uno dei tre stati:

• Socio accomandatario - ha una vasta competenza, un gran numero di specialisti certificati ed esperienza nell'attuazione di molti progetti di implementazione;
• Partner - ha specialisti certificati BOSS-Referent formati per l'implementazione di progetti di implementazione;
• Rivenditore: consegna il referente BOSS EDMS.
• La rete di partner di riferimento BOSS copre quasi tutte le regioni della Russia, così come l'Ucraina e il Kazakistan. Nella sezione "Partner" del nostro sito, puoi trovare un partner nella tua regione, oppure selezionare l'azienda di tuo interesse nel catalogo alfabetico.

Assistenza e supporto Referente BOSS

La manutenzione dei sistemi di gestione dei documenti elettronici BOSS-Referent implementati è possibile nelle versioni base e avanzata:

• Il supporto in garanzia (di base) è fornito dal produttore, BOSS-Referent.
• Il supporto tecnico esteso è fornito dai partner di riferimento BOSS.
• Corsi di formazione per referenti BOSS

L'azienda di riferimento BOSS fornisce formazione a Mosca nei seguenti corsi:

• "Metodologia per l'implementazione di EDMS BOSS-Referent"
• "Nozioni di base sull'amministrazione dell'EDMS BOSS - Referente"
• La formazione degli specialisti dei partner della società di riferimento BOSS nell'ambito del programma partner è gratuita.

Storia

Nel gennaio 2012 si è saputo che nel gruppo IT la struttura della gestione della pratica dell'ECM (enterprise content management, l'archiviazione delle informazioni aziendali inclusa la gestione elettronica dei documenti, EDMS) è cambiata seriamente.

Nel dicembre 2011 è apparsa una filiale al 100% della società di gestione del gruppo Business Logic 2.0, che, oltre a implementare ECM, prenderà una nuova direzione per il gruppo: i sistemi di gestione dei processi aziendali (BPM).

Fino a questo punto, la pratica ECM era rappresentata dallo sviluppatore EDMS di lunga data Boss-Referent e IT Information Management, creato nell'aprile 2011, che implementa tale software. Prima della creazione di "Information Management" come società separata, l'implementazione era fornita dal dipartimento dell'integratore.

La direzione è importante per il gruppo. Secondo Tagir Yapparov, presidente del consiglio di amministrazione di IT Co., nell'ultimo anno circa 500 milioni di rubli sono caduti nella quota della pratica ECM. reddito. Con un reddito totale per il 2010 secondo il rating "CNews100: le più grandi aziende IT in Russia" 4,7 miliardi di rubli. Per quanto riguarda il numero dei dipendenti, secondo il nuovo CEO di Business Logic e Boss Referent Maria Kamennova, ora ci sono circa 230 persone che lavorano nella direzione, di cui circa 180 dipendenti sono in implementazione. Alla fine del 2010, secondo il rating di CNews, un totale di 1.550 persone lavoravano nel gruppo IT.

Prima dell'arrivo della compagnia Kamennova, erano subordinati persone diverse. Società esecutiva - Georgy Podbutsky, che è rimasto nella "Business Logic" come vicedirettore responsabile dell'ECM. Gli sviluppatori erano guidati da Andrey Grib, che ora sta lasciando l'IT. Yapparov attribuisce la sua partenza al fatto che "non tutti i leader si sono integrati nella nuova struttura a matrice, che prevede una maggiore delega di responsabilità".

Legalmente, il Capo-Referente è rimasto un'organizzazione indipendente dalla Business Logic, anch'essa interamente posseduta Societa 'di gestione gruppo, dice Yapparov. Tuttavia, la fonte di CNews nel gruppo è sicura che stiamo parlando della completa riassegnazione dello sviluppo dell'EDMS agli implementatori. "La questione non si è limitata alla partenza di Grib, le persone della società esecutiva sono arrivate anche ad altre posizioni di leadership nel Boss Referent", afferma. - La normale competizione interna aziendale tra le strutture esiste da molto tempo, suonavano anche accuse reciproche di fallimenti. Per pochi anni recenti diversi direttori sono cambiati nell'implementatore. Ora il "referente capo" è diventato completamente dipendente dagli esecutori".

Nonostante il rimodellamento della direzione, Tagir Yapparov intende raddoppiare ogni anno le entrate del suo lavoro, ad es. già quest'anno dovrebbe raggiungere il miliardo di rubli. Oggi è stato siglato un accordo tra Business Logic e lo sviluppatore tedesco di BPM Metasonic. Restano piani per supportare il "Boss Referent" multipiattaforma: Lotus, Microsoft Sharepoint, FileNet, JBOSS, versioni mobili per iOS e Android. Secondo un anonimo interlocutore di CNews, durante la riorganizzazione alcuni programmatori hanno lasciato l'azienda e ne dovranno essere assunti di nuovi per attuare questi piani. Recentemente, "IT" ha annunciato uno stage in direzione di ECM.

• BOSS-Referente- Sistema di classi ECM basato su piattaforma IBM Lotus
• BOSS-Referente 2010- Sistema di classi ECM basato su Microsoft SharePoint Server 2010
• Referente BOSS 4J- un sistema di gestione elettronica dei documenti e di office automation basato sulla piattaforma JBOSS
• BOSS-Referent.bpm: flusso di lavoro finanziario- sistema di elaborazione e conservazione centralizzata dei documenti finanziari

www.boss-referent.ru

Azienda BOSS-Referenteè una società russa che sviluppa sistemi di gestione delle informazioni aziendali: sistemi di automazione d'ufficio e gestione elettronica dei documenti, sistemi ECM.

storia dell'azienda

L'azienda BOSS-Referent è stata fondata nel 2008 come sussidiaria un importante integratore di sistemi di IT Co. Filiale sono stati trasferiti i diritti di finalizzazione e vendita del sistema BOSS-Referent, creato nel 1996 su piattaforma IBM Lotus. Prima di questo, il detentore del copyright del prodotto era la società Aplana, anch'essa parte del gruppo di società IT. Nel 2010 sono stati introdotti molti altri sistemi ECM con il marchio BOSS-Referent. Sulla piattaforma IBM FileNet, il sistema BOSS-Referent.bpm: gestione finanziaria e su piattaforme di altri produttori: BOSS-Referent 2010 su piattaforma Microsoft SharePoint e BOSS-Referent 4J su piattaforma JBOSS.

Profilo Aziendale

Attualmente, l'azienda è responsabile della produzione, dello sviluppo e della promozione del marketing dei prodotti con il marchio BOSS-Referent, del supporto per i partner e gli utenti della soluzione. La distribuzione e l'implementazione del sistema viene effettuata dai partner dell'azienda.

Prodotti software: Referente BOSS, Referente BOSS 2010, Referente BOSS 4J, Referente BOSS.bpm: gestione finanziaria

Moduli aggiuntivi: testa AWP, iReferent

Prodotti software

BOSS-Referente

Un sistema di classe ECM progettato per automatizzare il flusso di documenti interni dell'azienda e creare sistemi di gestione dei contenuti aziendali. Creato sulla piattaforma di IBM Lotus orientato ai documenti.

Compiti da risolvere:

• lavorare con i contratti
• controllo sull'esecuzione degli ordini dei dirigenti
• lavorare con le applicazioni
• flusso di lavoro del progetto e lavoro di squadra
• lavorare con gli appelli dei cittadini
• conservazione archivistica di documenti elettronici
• integrazione con portali con informazioni sui servizi pubblici

BOSS-Referent ne ha abbastanza alto livello funzionalità in tutte le aree di lavoro con documenti, scalabilità e stabilità nel lavoro. Allo stesso tempo, l'implementazione è rapida e l'interfaccia consente ai dipendenti di essere coinvolti rapidamente nel lavoro. Il sistema è rivolto a grandi organizzazioni e ha grandi opportunità per adattarsi alle esigenze dell'azienda. Quando si costruisce un EDMS in aziende geograficamente distribuite, tutti i partecipanti ricevono un sistema completamente funzionante. Lo schema di licenza è semplice e trasparente.

BOSS-Referente 2010

Un sistema di classe ECM sviluppato sulla base della piattaforma Microsoft SharePoint Server 2010. Si posiziona come un sistema di un nuovo livello di interazione con l'utente. La priorità in questo sistema è data alla comodità di lavorare con esso per tutte le categorie di utenti che utilizzano un client universale.

BOSS-Referent 2010 supporta la possibilità di lavoro collettivo con documenti e informazioni non strutturate, controllo sui flussi di informazioni, compresi quelli generati utilizzando le tecnologie Enterprise 2.0. La parte client può essere integrata con altre applicazioni aziendali. Allo stesso tempo, l'accesso ai loro dati è fornito attraverso un'unica interfaccia.

Compiti da risolvere:

• elaborazione di grandi quantità di informazioni in un formato conveniente
• garantire il controllo sull'esecuzione delle istruzioni
• la possibilità di un efficace lavoro di squadra (tecnologie web 2.0, mobilità)
• organizzazione di discussioni e chat su documenti e argomenti

Referente BOSS 4J

Un sistema di gestione elettronica dei documenti progettato per automatizzare il lavoro dell'ufficio e controllare la disciplina delle prestazioni. Durante il suo sviluppo, i requisiti delle autorità per la funzionalità dell'EDMS sono stati presi in considerazione il più possibile. BOSS-Referent 4J è stato creato sulla piattaforma software gratuita JBoss da RedHat.

È uno dei pochi sistemi mercato russo, che viene creato su una piattaforma open source e viene fornito con open source. Anche il DBMS del sistema è open source. Questo può essere importante per le organizzazioni che fanno grandi affermazioni sulla sicurezza delle informazioni interne e sulla prevenzione della loro fuga.

Il sistema è un'applicazione web. Il lavoro viene eseguito tramite i browser Web Explorer o FireFox.

Compiti da risolvere:

• controllo sull'esecuzione degli ordini
• lavorare con i contratti
• lavorare con documenti normativi
• integrazione dell'EDMS con il sistema di gestione documentale elettronica interdipartimentale
• lavorare con gli appelli dei cittadini
• creazione delle basi per un sistema informativo integrato come il "governo elettronico"

BOSS-Referent.bpm: gestione finanziaria

Sistema di elaborazione e conservazione centralizzata dei documenti finanziari. È stato sviluppato sulla piattaforma FileNet di IBM Corporation. Risolve i compiti di automatizzare e semplificare il lavoro della contabilità centralizzata.

Compiti da risolvere:

• consegna dei documenti finanziari dai reparti remoti alla contabilità centrale
• archivio unico centralizzato delle copie elettroniche dei documenti finanziari
• accesso dei dipendenti ai documenti finanziari da vari sistemi contabili

Funzioni:

• Input della documentazione finanziaria primaria
• Elaborazione dei documenti nel reparto contabilità centrale
• Inserimento nell'archiviazione elettronica dei documenti
• Sincronizzazione dei dati con i sistemi contabili
• Migrazione dei dati a EDMS
• Ricerca a testo integrale

Posizione di mercato

Secondo uno studio di DSS Consulting, BOSS-Referent è una delle prime cinque aziende che sviluppano EDMS. In termini di numero totale di implementazioni e dinamica dei nuovi progetti, si colloca al 5° posto. Per il numero di posti di lavoro al 3 ° posto. Secondo la dinamica della crescita dei posti di lavoro al 2 ° posto.

La maggior parte delle licenze vendute da BOSS-Referent rappresentano progetti in corso nel Servizio fiscale federale della Russia (FTS) e MTS, nonché nel Servizio federale registrazione statale, catasto e cartografia (Rosreestr). Il sistema BOSS-Referent appartiene alla classe dei sistemi aggiuntivi su piattaforme. Secondo DSS, da diversi anni il sistema BOSS-Referent detiene il primo posto in questa classe.

I principali clienti di BOSS-Referent sono le autorità federali e regionali, le imprese statali, le società del complesso dei combustibili e dell'energia e l'industria chimica.

Principali utenti del sistema

• Federale ufficio delle imposte Russia
• NK Rosneft
• Basneft
• FosAgrò
• GazpromNeft
• Servizio federale per la registrazione statale, il catasto e la cartografia (Rosreestr)
• Servizio federale per la supervisione delle risorse naturali (Rosprirodnadzor)
• Governo della regione di Voronezh
• Amministrazione della regione di Pskov
• Centro multifunzionale per la fornitura di servizi statali e municipali (MBU "MFC"), Volgograd

Rete di affiliazione

L'ufficio di riferimento BOSS si trova a Mosca. La società non ha una struttura di filiale. I partner di riferimento BOSS sono presenti in quasi tutte le regioni della Russia, così come in Ucraina e Kazakistan.

Critica del prodotto

La critica principale ricade sul prodotto più antico dell'azienda: BOSS-Referent for Lotus.

Tra le carenze si può notare la mancanza di lavoro offline e un'interfaccia leggermente obsoleta. notato pregiudizio alla piattaforma da parte degli utenti. Gestione estremamente scomoda dei diritti di accesso ai documenti nelle condizioni di normale turnover del personale, mancanza di diritti di accesso di gruppo. Problemi con il rilascio di nuove versioni software, scarsa assistenza in garanzia.

Non è stato possibile trovare recensioni negative per altri sistemi. Forse questo è dovuto al fatto che sono stati introdotti di recente.

Collegamenti

• "BOSS-Referent" aiuta a migliorare il sistema di comunicazione
• Nuova politica per "BOSS-Referent", BYTE n. 9 (278), 29 maggio 2007
• Ottimizzazione dei costi per EDMS: gli appaltatori sanno come risparmiare

3 Modulo funzionale "Ufficio" Ciclo completo di lavoro con corrispondenza in entrata e in uscita: utilizzo di modelli di schede documento Registrazione della corrispondenza Invio di documenti a titolo oneroso, presa di decisioni Formazione di fogli di familiarizzazione Monitoraggio della posizione dell'originale cartaceo del documento Esecuzione, familiarizzazione, invio "on file" Scansione dei documenti ed elaborazione dei documenti ricevuti tramite e dal server fax Prenotazione dei numeri per i documenti in uscita Supporto per forme di flusso di lavoro centralizzate, decentralizzate e miste

4 Creazione dell'AC di un documento in entrata creare una nuova controparte dalla scheda del documento controllare il documento per la reimmatricolazione specificare lo storico di registrazione per questo tipo di documento specificare la scadenza e la risoluzione in entrata 1) stampare un adesivo o una scheda con un codice a barre 2 ) allegare un'immagine del documento scansionato: da un disco locale da uno scanner (normale o scansione con codice a barre)

5 Registrazione Complesso di supporto numeri di registrazione. Imposta modelli di numerazione per tutti i tipi di documenti. Possibilità di utilizzare più formati per un contatore. Sul documento vengono apposti un timbro di registrazione, un numero e un codice a barre. È possibile utilizzare una spedizione RK semplificata.

6 Revisione Possibilità di revisione del documento da parte di più dipendenti. Possibilità di utilizzare percorsi standard per i documenti in entrata. Possibilità di creare bozze di risoluzione e utilizzare modelli di risoluzione mettere sotto controllo un documento specificando il tipo di controllo selezionare un controllore o un'unità di controllo aggiungere una clausola di risoluzione manualmente o da un modello visualizzare / modificare una bozza di risoluzione precedentemente creata

7 Comma della delibera Sono indicati l'esecutore responsabile ei coesecutori, soggetto, durata, controllante. Vengono create istruzioni per i punti di controllo della risoluzione, per i punti non di controllo: il documento viene inviato per la revisione. fissare il bonifico dell'originale creare un ordine con controllo periodico

8 Ordini L'esecutore testamentario riceve una notifica circa la ricezione di un ordine di esecuzione. L'autore e il controllore dell'ordine possono: modificare la scadenza modificare gli esecutori annullare le istruzioni L'autore, il controllore, gli esecutori ricevono notifiche sulla violazione delle scadenze.

9 Esecuzione degli ordini L'esecutore dell'ordine può: creare un nuovo ordine sulla base del suo ordine (catena di ordini), se necessario, inserire un rapporto sull'esecuzione per i coesecutori creando nuovo documento prelevare un rapporto dall'ordine di un coesecutore o da un ordine figlio inserire un allegato un collegamento a un documento preparato in precedenza solo un commento sull'esecuzione inserire un rapporto sull'esecuzione dell'ordine

10 Controllo dell'esecuzione L'autore e il controllore dell'ordine possono approvare l'ordine o restituirlo per la revisione. Controllo della disciplina delle prestazioni: rapporti sulla disciplina delle prestazioni (generatore di report ReportsMan). l'ordine è in esecuzione l'ordine è scaduto l'ordine è in esecuzione il controllore può approvare l'ordine direttamente nella scheda documento

12 Preparazione dell'uscita 1. Compila i campi della tessera i campi obbligatori sono contrassegnati dall'icona alcuni campi sono compilabili di default il valore va inserito direttamente nel campo

13 Preparazione del documento in uscita 2.Posizionare il documento inserire il testo nel campo "Contenuto" aggiungere un allegato dal disco locale dal database Modelli dallo scanner È possibile allegare in anticipo un allegato al modello della scheda. La dimensione dell'allegato può essere limitata dall'amministratore di sistema.

15 Preparazione in uscita 3. Generare un percorso modificando un percorso esistente Il percorso può essere impostato: 1) "difficile" - non è possibile modificare gli approvatori e l'ordine di approvazione 2) "flessibile" - è possibile eliminare e aggiungere approvatori 3) puoi aggiungerne di nuovi, ma non puoi eliminare quelli predefiniti . I parametri sono configurati per ogni fase di negoziazione.

21 Approvazione del documento Ulteriore approvazione e Delega Add. approvazione: un ramo di approvazione aggiuntivo. Il visto del coordinatore principale è apposto nel documento, indipendentemente dalle decisioni dell'ulteriore. coordinatori. Delega - sul documento è apposto il visto del dipendente a cui è stata delegata l'approvazione.

28 Modulo "Appelli dei cittadini" Ciclo completo di elaborazione dei ricorsi orali e scritti: Registrazione del ricorso Esame Formazione delle risoluzioni, esecuzione Preparazione e approvazione della risposta al ricorso Formazione query correlate a organizzazioni esterne Registrazione delle risposte a richieste provenienti da organizzazioni esterne

30 Autori di appelli Lavora con autori di appelli: possibilità di collegare il libro di riferimento "Classificatore di indirizzi della Russia" (KLADR) Informazioni complete sull'autore: nome completo, indirizzo, luogo di lavoro, stato sociale, composizione preferenziale, ecc. EDMS BOSS-Referent ha superato la certificazione FSTEC richiesta per la certificazione in termini di classe di protezione dei dati personali ai livelli 2-4.

31 Supporto ai processi decisionali Tipi di documenti elaborati nel processo decisionale: La componente documentale del processo decisionale è automatizzata nel sistema BOSS-Referent. domanda ORD promemoria Documento in uscita della bozza del contratto I processi aziendali nel modulo Processo decisionale vengono implementati utilizzando processi decisionali standard.

32 Modulo funzionale "Processo decisionale" Nel database Il processo decisionale viene effettuato: Formazione del percorso di movimento del documento Modifica del percorso "al volo" Controllo del movimento del documento Registrazione dei documenti (inclusa la registrazione automatica) Prenotazione dei numeri per contratti, ORD e bozza dei documenti in uscita, familiarizzazione e invio per posta Formazione delle istruzioni per i documenti e controllo della loro esecuzione 37 Servizio di notifica L'utente viene informato su tutti gli eventi del sistema, nonché sulle azioni che devono essere eseguite nel sistema, mediante notifiche che arrivano: Le notifiche sono suddivise in: Compiti Messaggi informativi nel database del Gabinetto (vengono visualizzati nell'Agenda nella pagina iniziale) in Cassetta postale Lotus Notes o altro sistema di posta

Questo sistema è stato sviluppato da IT Co. (http://www.it.ru). Appartiene alla categoria dei sistemi incentrati sul supporto alla gestione dell'organizzazione, al lavoro efficace dei dipendenti e all'accumulo di conoscenze, e allo stesso tempo ha sviluppato servizi aggiuntivi.

L'applicazione principale è la creazione di un sistema aziendale che copra le attività dei dipendenti nei loro luoghi di lavoro e supporti i processi aziendali di gestione. Supporta il lavoro d'ufficio, la gestione organizzativa, il coordinamento dei documenti. Caratteristica distintivaè che, essendo un vero e proprio sistema di gestione dei documenti, ha già tutte le funzionalità necessarie per l'implementazione del lavoro d'ufficio. Fin dall'inizio contiene concetti, ruoli e funzioni inerenti alle organizzazioni con una complessa struttura gerarchica in Russia. Altro caratteristica distintiva Sistema BOSS-Referent: implementa le funzionalità di un sistema CRM, controllo contratti, contabilizzazione cespiti materiali, scansione e riconoscimento in streaming (il sistema FineReader è integrato in BOSS-Referent), conferenza elettronica e bacheca.

Il sistema è implementato sulla piattaforma LotusNotes. Grazie a ciò, oltre alle funzioni del BOSS-Referent, gli utenti hanno a disposizione tutta la ricchezza delle funzionalità dell'ambiente LotusNotes stesso, tra cui e-mail, replica dei dati, possibilità di lavorare da remoto, ecc. "BOSS-Referent" è il sistema più aperto in tutti i sensi - viene fornito con testi di origine completi. Inoltre viene fornito con un toolkit per sviluppatori. descrizione completa funzioni dell'interfaccia di programmazione dell'applicazione.

1.1. Lo scopo del sistema "capo-referente".

Il sistema BOSS-Referent è progettato per automatizzare il flusso di lavoro gestionale e il lavoro d'ufficio. I suoi consumatori sono società commerciali, governo federale imprese unitarie, autorità pubbliche.

I principali risultati dell'implementazione del sistema sono:

Aumentare la gestibilità dell'organizzazione. Un nuovo livello di disciplina performante.

Supporto alla disciplina delle interazioni intra-societarie. Aumentare la velocità del processo decisionale.

Creazione di condizioni per lo scambio di conoscenze e informazioni. Migliorare i processi, i prodotti e i servizi dell'organizzazione.

Vantaggi del sistema BOSS-Referent

Mezzi per creare un unico spazio informativo e gestionale per organizzazioni di qualsiasi complessità: distribuite, multilivello, funzionali e di design.

Supporto per percorsi di approvazione di documenti complessi.

Sviluppo della soluzione. Automatizza rapidamente i processi aziendali con flussi di lavoro di documenti integrati che sono personalizzabili e personalizzabili.

Prestazioni affidabili alte prestazioni prestazioni, facilità di amministrazione e scalabilità, accesso Web.

Disponibilità di strumenti per la sicurezza delle informazioni. Possibilità di costruire un sistema di gestione dei documenti elettronici giuridicamente rilevanti sulla base di BOSS-Referent.

Facilità d'uso da parte degli utenti.

Utilizzo di successo del sistema da parte di aziende e organizzazioni leader in Russia.

Funzionalità del sistema

Il sistema BOSS-Referent fornisce l'automazione dei processi:

Supporto documentale per il processo decisionale, inclusa la creazione di una bozza di documento, la sua approvazione, approvazione e invio all'archivio;

Controllo della disciplina esecutiva, compresi i processi di formazione delle istruzioni e il controllo della loro attuazione;

Gestione della corrispondenza in entrata e in uscita.

Queste funzioni possono essere implementate in organizzazioni e aziende che hanno una struttura progettuale multilivello, geograficamente distribuita e funzionale.

Funzioni automatizzate

Supporto documentale per il processo decisionale:

Automazione delle normative approvate e gestione delle loro modifiche. Regolamento- un documento che elenca e descrive in ordine le fasi (passaggi) che un partecipante o un gruppo di partecipanti deve compiere per completare un processo aziendale, indicando solitamente le scadenze necessarie per il completamento delle fasi (passi).

Mantenere il lavoro degli utenti finali in conformità con le normative.

Una sottostringa delle regole utilizzate al volo.

Controllo del passaggio dei documenti secondo le normative: date, visti, versioni e revisioni dei documenti.

Supporto per schemi di corrispondenza complessi: paralleli, sequenziali, con transizioni condizionali.

Lavora con versioni e revisioni di documenti.

Elaborazione dei documenti in entrata e in uscita:

Registrazione della corrispondenza ricevuta da vari tipi. Collegamento di documenti "per domanda".

L'imposizione di risoluzioni. Inoltro di documenti all'interno dell'organizzazione tramite percorsi personalizzabili. Risoluzione(lat. risoluzione - decisione, permesso) - una decisione presa da un funzionario o da un organo consultivo, un'organizzazione internazionale.

Supporto per numeri di registrazione complessi.

Garantire il funzionamento di diversi uffici.

Controllo della disciplina delle prestazioni.

Accesso rapido ai documenti relativi a ordini nuovi e precedentemente creati.

Formazione delle istruzioni, adeguamento dell'elenco degli esecutori e termini per l'esecuzione delle istruzioni.

Controllo delle scadenze e lavoro sull'esecuzione degli ordini.

Monitoraggio e statistiche dell'esecuzione delle istruzioni e dell'elaborazione dei documenti. Monitoraggio- il processo di osservazione e registrazione dei dati su qualsiasi oggetto a intervalli di tempo inseparabilmente adiacenti l'uno all'altro, durante i quali i valori dei dati non cambiano in modo significativo.

Supporto alle strutture organizzative complesse di aziende e organizzazioni.

Mantenimento dei dati su società subordinate, divisioni e dipendenti di organizzazioni.

Supporto per meccanismi di persone fidate, delega di autorità e combinazioni.

Gestione dei diritti dei dipendenti di creare, approvare, firmare, registrare documenti, ecc.

Struttura funzionale del sistema BOSS-Referent

Sistemi di scansione e riconoscimento del testo

Il sistema BOSS-Referent è integrato con i sistemi di scansione e riconoscimento del testo ABBYY FineReader (versione 4.0 o SE 7.0) e CuneiForm (versione 10 e successive) . FineReader- un sistema di riconoscimento ottico dei caratteri sviluppato da un'azienda russa ABBIA. Cuneiforme(eng. cuneiform cuneiform - cuneiform), Cognitive OpenOCR - sistema aperto di riconoscimento ottico del testo distribuito liberamente compagnia russa Tecnologie cognitive. La presenza dell'integrazione consente di organizzare una rapida conversione automatica dei documenti da carta a modulo elettronico e facile accesso al sistema. Integrazione- restauro, rifornimento, raduno, unificazione di politica, economia, stato e strutture pubbliche all'interno della regione, del paese, del mondo.

BOSS-Referent offre tre opzioni per l'utilizzo degli strumenti di scansione nella gestione dei documenti elettronici e nei sistemi di automazione dell'ufficio:

Utilizzo di uno scanner desktop per organizzare scansioni personalizzate. Si consiglia di utilizzare in organizzazioni con una piccola quantità di documenti in entrata.

Utilizzo di scanner di rete per gruppi di lavoro

Utilizzo di una linea di scansione in streaming, che fornisce una rapida conversione automatica dei documenti in formato elettronico in una modalità di streaming continuo. Tale scansione viene eseguita utilizzando la tecnologia dei codici a barre ed è consigliata per l'uso in organizzazioni con un grande volume di corrispondenza in arrivo, con una struttura geograficamente distribuita dell'apparato di gestione, in uffici centrali ministeri e dipartimenti.