Toplantı tutanakları - bu toplantı sırasında alınan kararların yanı sıra gündeme getirilen konuların tüm müzakere sürecini kaydeden bir bilgi ve idari belge. Bu belgenin sürdürülmesi, belirli bir konudaki kararların ne kadar etkili bir şekilde uygulanacağını büyük ölçüde belirleyen herhangi bir toplantının önemli ve zorunlu bir parçasıdır.

Toplantı tutanaklarının kaydı, Rusya Federasyonu Medeni Kanunu ile belirlenir. Madde 181.2, temel zorunlu gereklilikleri ve toplantı kayıtlarının tutulduğu prosedürü tanımlar. Protokol nasıl doğru şekilde hazırlanır? Toplantı tutanaklarında hangi bilgiler yer almalıdır?

Protokolü kim tutar?

Toplantının ilerleyişini kaydetme görevi ve doğru tasarım evrak toplantı sekreterliğine verilir. Bu kişi, kuruluşta sekreterlik görevini yürüten kişi veya bu görevi yapmaya yetkili herhangi bir çalışan olabilir. Sekreter tarafından atanan kişinin toplantıda ortaya çıkan konuları anlaması en iyisidir. Ancak, sekreter başka bir alandaki faaliyetlerle meşgulse, toplantı sırasında tüm sürecin mümkün olduğunca doğru bir şekilde kaydedilmesine izin vererek aydınlatıcı sorular sorma hakkına sahiptir.

Toplantının ilerleyişini belirlemenin yanı sıra, sekreter toplantıya hazırlanmaktan sorumludur. Bu, mevcut olanların bir listesini hazırlamak, müzakere sürecinin bir şemasını hazırlamak, önceki toplantıların tutanaklarıyla çalışmak olabilir. Bu, yeniden tartışılması gereken konuların bir listesini gündeme getirmek için gereklidir.

Form, zorunlu bölümler

Ofis çalışması için talimatlar içeren bir protokol hazırlamak için özel bir form kullanılması önerilir. Bu tavsiyenin kullanılıp kullanılmayacağı, kuruluşun sahibinin (yöneticisinin) kararına bağlıdır. Çoğu zaman, baskı formları eyalet, belediye ve şehir makamlarında kayıt için kullanılır. Çoğu özel kuruluş, bilgisayarda yazdırılan ve A4 kağıda tasarlanmış normal bir şablon kullanır.

Form türü ne olursa olsun, belge zorunlu bölümler içermelidir (toplantı tutanağı örneği için aşağıdaki makaleye bakın):

• Kolejin faaliyet gösterdiği yapının (kuruluşun) adı.
• Başlık.
• Protokolün tarihi ve kayıt numarası.
• Toplantının yapıldığı yer (kasaba).
• Sorular (gündem).
• Ana bölüm.
• Başkan, sekreter ve toplantıya katılanların imzaları.

Toplantı tutanakları, görüşmeler sırasında sekreter tarafından yapılan sesli veya görüntülü kayıtlar esas alınarak düzenlenir. Başkanın emriyle veya belirli toplantı türlerine ilişkin mevzuatla başka son tarihler belirlendiği bazı durumlar dışında, belgenin yürütülmesi için beş iş gününe kadar bir süre tahsis edilir.

protokol başlığı

Belgenin başlığı, adı, "Protokol" kelimesini ve ayrıca toplantının adını (bu durumda bu toplantı) ve (veya) toplantıyı düzenleyen kolej organını içerir. Örneğin: "Üretim toplantısının tutanakları."

Sayı, tarih, mekan

Toplantının her dakikasının bir dizini, yani sıra numarası olmalıdır. kayıt numarası. Takvim yılı başından itibaren yapılan toplantıların sıra numarasına göre belirlenir (eğitim kurumlarında öğretim yılı başından itibaren numaralandırma kaydı tutmak mümkündür). Geçici kurul toplantı tutanakları kayıt altına alınırsa numaralandırma görev süresi boyunca saklanır.

Belgenin tarihi toplantı günü olacaktır. Konular bir iş gününden fazla görüşülmüşse, görüşmenin başından sonuna kadar tüm tarihler toplantı tutanaklarında yer almalıdır. Örnek: "22.06.2016 - 24.06.2016" veya "22-24.06.2016"

Protokolün düzenlendiği yer - coğrafi ad yerellik bu kolej organının faaliyet gösterdiği. Bu bölüm belgede belirtilmeyebilir, ancak yalnızca kuruluşun adı yerleşim yerinin adını zaten içeriyorsa belirtilebilir. Örneğin: "Samara Şehri Matbaası", "İvanovo Makine İmalat Fabrikası" vb.

Herhangi bir toplantı tutanağının nasıl başlaması gerektiğine dikkat edin (yukarıdaki örnek).

Giriş

Protokolün giriş bölümünü hazırlamak için, toplantı başkanının ve sekreterin soyadı ve baş harfleriyle başlamalısınız. Birincisi, toplantıyı yönetmeye yetkili kuruluşun bir çalışanıdır. Başkanın kuruluştaki konumu personel) protokolde belirtilmemiştir. Bu kişinin işletmenin başkanı olması gerekmez. İstisna, patronun toplantıyı bizzat yürüttüğü müdürle yapılan toplantı tutanaklarıdır.

"Katılımcılar" bölümünde, toplantıdaki diğer tüm katılımcıları belirtmelisiniz. Bunu şu yönergeleri izleyerek yapabilirsiniz:

• Bölümde alfabetik sıraya göre gündeme alınan konuların görüşülmesine ve bunlarla ilgili kararların alınmasına katılan çalışanların adları ve baş harfleri gösterilmektedir. Pozisyonlar belirtilmemiş.
• Toplantıya katılanların onbeşten fazla olması halinde bu kişilerin adlarının baş ve soyadları ayrı bir liste halinde tutanağa eklenmek üzere verilir.
• Toplantıda bu kuruluşun diğer çalışanları veya başka kuruluşlardan davet edilen kişiler hazır bulunursa tutanağa “Davetliler” bölümü işlenir. Burada soyadları ve baş harfleri alfabetik sırayla belirtilir ve diğer kuruluşlardan katılımcılar için ek olarak görevleri ve iş yerlerinin adı belirtilir.
• Hazır bulunanların her biri toplantıya katılımlarını kişisel imzalarıyla teyit eder.

“Katılımcılar” bölümünden sonra boş bir satır olarak toplantı tutanaklarına “Gündem” girilir. Bu bölüm, toplantıya sunulan konuların listesini ifade eder. "Gündem" protokol bölümünün her maddesi Arap rakamlarıyla numaralandırılmıştır. Bir soruyu formüle etmek için “Hakkında ...” veya “Hakkında ...” edatları kullanılır (gündem bölümündeki toplantı tutanaklarının bir örneği için aşağıdaki makaleye bakın). Her paragraf, söz almaya yetkili kişiyi belirtmelidir. bu konu: "Konuşmacı: soyadı, baş harfleri."

Tam protokol ile kısa protokol arasındaki fark nedir?

Belgenin ana bölümünü hazırlarken, görüşme sırasında müzakere sürecinin kısa veya tam bir protokolünün tutulup tutulmadığını dikkate almak önemlidir. İçin kısa form(çoğu zaman protokol böyle hazırlanır operasyonel toplantı) ana bölümde aşağıdaki bilgiler belirtilmelidir:

• Toplantıya soru yöneltildi.
• Bu konuda raportör.
• Toplantıda alınan ve onaylanan karar.

Tam bir protokol hazırlamak, yalnızca yukarıdaki bilgileri değil, aynı zamanda konuşmacıların konuşmalarının ayrıntılarını, toplantı sırasında ortaya çıkan bilgileri ve tartışmaları, dinleyicilerin görüşlerini, yorum ve itirazları ve diğer ayrıntıları düzeltmeyi içerir.

Ana bölüm

Protokolün ana bölümü gündemdeki konu sayısına göre bölümlerden oluşmaktadır. AT tam form belgede, her bölüm konuyu ele alma ve bu konuda karar verme sürecini yansıtan üç bölümden oluşmaktadır.

Parçaların adları yeni bir satırdan itibaren büyük harflerle belirtilmiştir:

• "DİNLEDİM". Bu bölümde, başlığın altında, ele alınan konuyla ilgili konuşmacının soyadı (aday durumda) belirtilmeli, raporun sunumu bir tire ile (üçüncü kişide) verilir. tekil). Herhangi bir nedenle protokoldeki konuşmadan alıntı yapmak mümkün değilse, raporun metni protokolün eki olarak ayrı bir sayfada ve “DUYULDU” bölümünde “Raporun metni” notu belirtilir. (konuşmalar, nutuklar) ekte” yapılır.
• "SUNMAK". Bu bölüm, toplantıdaki diğer katılımcılar tarafından ele alınan konu hakkında yapılan açıklamaları veya tartışmalar sırasında sorulan soruları kaydeder. Bu durumda konuşmacının soyadı belirtilmeli (aday durumda) ve sorunun metni (konuşma) kısa çizgi ile belirtilmelidir.
• "ÇÖZÜLDÜ" veya "ÇÖZÜLDÜ". Toplantıda bu konuda alınan karar tutanağa bağlanır. Karar metni, protokolün tam veya kısa şeklinin saklanmasına bakılmaksızın tam olarak yazdırılmalıdır. Oylama yapılırken alınan oy sayısı "evet", "aleyhte" ve "çekimsiz" olarak belirtilir.

Tutanakların kısa şekli için, her bir konunun tartışması DUYMA ve KARAR bölümlerinde özetlenmiştir. Belge sekreter ve başkan tarafından imzalandıktan sonra resmi statü kazanır ve tescil edilir.

Toplantıda alınan kararlar belirlenen uygulayıcılara bildirilir:

• Protokolün bir kopyasını veya sekreter tarafından onaylanmış bir özeti teslim ederek.
• Baskı idari belgeler(siparişler, kararlar, emirler) kaydedilen kararlar temelinde kuruluş hakkında.

Protokoller nasıl saklanır?

Arşiv depolama için tutanaklar, toplantı türlerine bölünerek dosyalara dönüştürülür. Bu tür belgelerin saklanma yeri, kuruluşun sekreterliği (kuruluşun yapısal alt bölümü) veya büro departmanı tarafından belirlenir. Saklama süreleri, işletmede onaylanan vakaların terminolojisine göre belirlenir.

Toplantılarda, toplantılarda, oturumlarda, konferanslarda.

Protokoller, komiteler ve bakanlıklar kolejleri, belediye yönetimleri ve bilimsel, teknik ve metodolojik konseyler gibi kalıcı kolej organlarının faaliyetlerini belgelemektedir. Ayrıca, yapısal daire başkanları, milletvekilleri tarafından yapılan toplantılar CEO, yönetmenler de kaydedilebilir.

Geçici kolej organlarının faaliyetlerini (konferanslar, toplantılar, seminerler, vb.) belgelemek için protokoller hazırlamak yaygındır.

Tutanak, sekreter tarafından toplantıda tuttuğu notlara göre düzenlenir. Bunlar kısa notlar, transkriptler veya diktafon kayıtları olabilir. Tutanağı hazırlamak için sekreter, toplantıdan önce raporların ve konuşmaların özetlerini, karar taslaklarını toplar.

Protokol ortak bir formda yayınlandı..

Başlık, tarih ve protokol numarası

protokol başlığı olacak kolej organının adı veya toplantı türü. Örneğin, pedagojik konsey toplantısının (neyin?) Protokolü; yapısal bölüm başkanlarının toplantıları vb.

Tutanağın tarihi toplantı tarihidir (tutanak genellikle toplantıdan sonra düzenlenir). Toplantı birkaç gün sürdüyse, tutanak tarihi başlangıç ​​ve bitiş tarihlerini içerir.

Örneğin: 21 — 24.07.2009 .

Protokolün numarası (endeksi), meslek organının takvim yılı veya görev süresi içindeki toplantının seri numarasıdır.

protokol metni aşağıdaki parçaları içerir:

• giriş;
• ana.

Giriş

Tutanağın giriş bölümünde, başlıktan sonra toplantı başkanı ve sekreterinin adları ve baş harfleri verilir. " kelimesinden sonraki yeni bir satırdan katıldı» Toplantıda hazır bulunan görevlilerin isimlerini ve baş harflerini alfabetik sıraya göre sıralayınız.

Toplantıda başkalarından kişiler varsa, yeni bir satırdan “Katıldım” kelimesinden sonra “ davet edildi” ve davetlilerin bir listesi belirtilir, bu durumda her ismin önünde kuruluşun konumu ve adı belirtilir.

Protokolün giriş bölümünde gündem belirlendi.

Toplantıda tartışılan konuların bir listesinden oluşur ve bunların tartışılma sırasını ve konuşmacıların (konuşmacılar) adlarını belirler. Gündemdeki her madde Arap rakamıyla numaralandırılır, "O" veya "Hakkında" edatları kullanılarak formüle edilir. Örneğin: "Onay hakkında müfredat»; "Akademik yılın sonuçlarını özetlerken."

Her madde için bir konuşmacı (bu sayıyı hazırlayan yetkili) belirtilir.

Ana bölüm

Protokolün ana bölümünün metni, gündemdeki konuların sırasına göre düzenlenir - gündemde yer alan maddeler kadar bölüm içermelidir.

Böylece protokolün başlık kısmı her zaman aynı şekilde formatlanır. Ancak protokolün metni şu şekilde belirtilebilir: farklı şekiller ah: kısa veya eksiksiz.

Kısa Protokol- Toplantıda görüşülen konuları, konuşmacıların isimlerini ve alınan kararları tespit eder. Böyle bir protokol, çoğunlukla toplantının operasyonel nitelikte olduğu durumlarda tutulur (bkz. Şekil 3.3.).

Tam Protokol- Sadece tartışılan konular, alınan kararlar ve konuşmacıların isimleri hakkında bilgi değil, aynı zamanda toplantıya katılanların raporlarının ve konuşmalarının içeriğini, ifade edilen tüm görüşleri, soruları ve açıklamaları, yorumları aktaran yeterince ayrıntılı notlar içerir. , pozisyonlar. Tam dakikalar, toplantının ayrıntılı bir resmini belgelemenizi sağlar (bkz. Şekil 3.4).

Herhangi bir protokol biçimi kullanılırken, metni gündem maddesi sayısı kadar bölüme bölünecektir.

Her bölümün üç bölümü vardır: Sol kenardan büyük harflerle yazdırılan “DUYDU”, “SPEAKED”, “RESOLVED” (“KARAR VERDİ”). Bu tasarım, metinde ana konuşmacının konuşmasını, konunun tartışılmasındaki katılımcıları ve kararın formüle edildiği operasyonel kısmı vurgulamanıza olanak tanır.

Parçada " DİNLENDİ» konuşma metni sunulur. Metnin başında aday durumdaki yeni bir satırdan konuşmacının adı belirtilir. Konuşmanın kaydı, addan bir tire ile ayrılır. Konuşma üçüncü tekil şahıs ile yazılmıştır. Soyadından sonra konuşmanın kaydedilmesi yerine belirtilmesine izin verilir (“Konuşmanın kaydı eklenmiştir”, “Raporun metni eklenmiştir”).

İkinci durumda, raporlar protokolün bir eki haline gelir.

Parçada " GERÇEKLEŞTİRİLDİ» aday durumdaki yeni bir satırdan konuşmacının adını ve kısa çizgiden sonra konuşmanın metnini veya soruyu (konuşma sırasında konuşmacıya sorulmuşsa) belirtin.

Parçada " ÇÖZÜLDÜ” (“KARAR VERDİ”), tartışılan konu hakkında alınan kararı yansıtır. Operatif kısmın metni, protokolün herhangi bir biçiminde tam olarak yazdırılır.

Tüm protokolün metni 1,5 satır aralığı ile yazdırılır.

Tutanak toplantı sekreteri tarafından düzenlenir. Tutanaklar sekreter tarafından imzalanır ve toplantıyı takip eden 3 (üç) iş günü içinde başkana imza için sunulur.

İmzalar metinden 3 satır aralığı ile ayrılır. Pozisyonun adı sol alanın sınırından yazdırılır, soyadındaki son harf sağ alanla sınırlıdır.

Protokolün başkan tarafından imzalandığı gün tescil edilmesi gerekir.

Protokolden alıntı

Tutanaklardan bir alıntı, orijinal protokol metninin, özün hazırlanmakta olduğu gündem maddesiyle ilgili kısmının bire bir kopyasıdır. Alıntı, formun tüm ayrıntılarını, metnin giriş bölümünü, alıntının hazırlandığı gündem maddesini ve konunun tartışılmasını ve alınan kararı yansıtan metni yeniden üretir. Protokolden bir alıntı, yalnızca onu onaylayan sekreter tarafından imzalanır. Sertifika yazısı elle yazılır, kopyayı (özü) onaylayan kişinin konumunun bir göstergesi olan “Doğru” kelimesinden, kişisel imzasından, soyadından, baş harflerinden ve tarihten oluşur (bkz. Şekil 3.5).

Protokollerden alıntılar bazen böyle bir idari kararın yerine geçer. Bu durumda, özet, uygulayıcılara verilen kararları iletmek için bir araç görevi görür. Bu durumda, örneğin Kurul sekreteri, toplantı tutanağını imzaladıktan sonra en geç 2 (iki) gün içinde, belirli konulara ilişkin tutanaklardan alıntıları sorumlu uygulayıcılara dağıtır. Beyannameler sekreter tarafından imzalanır.

Başka bir kuruluşa gönderilen protokollerden alıntılar zorunlu mühürlemeye tabidir.

Tutanağın asıl nüshaları, toplantı şekline göre davalarda sekreter tarafından oluşturulur. Örneğin, "Genel Kurul Toplantı Tutanağı", "Yönetim Kurulu toplantı tutanağı", "Müdür ile toplantı tutanağı" vb. Kasanın içinde, protokoller sayılara ve kronolojiye göre sistematize edilmiştir. Vakalar takvim yılı içinde oluşur.

Yönetim Belgeleri

Kontrol

Seçenek 4

1. Protokol, protokol türleri, tasarım özellikleri 4

2. Giden postayı işleme 9

3. Mülkiyetin iptali için bir işlem yapın 11

4. Bir memorandum derleyin 12

Referanslar 14

1. Protokol, protokol türleri, tasarım özellikleri

Tutanaklar - toplantılarda, toplantılarda ve kolej organlarının toplantılarında tartışma ve karar alma sürecini belirleyen bir belge.

Protokolün bir özelliği, üniversite organlarının faaliyetlerini belgelemek için kullanılmasıdır: geçici (toplantılar, konferanslar, toplantılar, komisyonlar) ve kalıcı (bakanlıklar kurulları ve komiteler, bilimsel kurumların akademik konseyleri, başkanlıklar).

Protokollerin hazırlanması ve yürütülmesi, ilgili kolej organlarının (normal veya çalışmaları sırasında seçilmiş) sekreterlerine emanet edilmiştir. Tutanaklarda yer alan bilgilerin doğruluğundan, kolej başkanı ile birlikte sekreter sorumludur. Protokol, toplantının kelimesi kelimesine veya teyp kayıtları da dahil olmak üzere el yazısıyla ve ayrıca toplantı için hazırlanan belgeler temelinde hazırlanır: gündem, rapor ve konuşmaların metinleri veya özetleri, taslak kararlar.

Başlıca protokol türleri:

Kısa protokol - toplantıda tartışılan konuları, konuşmacıların isimlerini ve alınan kararları düzeltir. Toplantının operasyonel nitelikte olduğu durumlarda yapılması tavsiye edilir.

Protokolün tamamı, yalnızca görüşülen konuları, alınan kararları ve konuşmacıların isimlerini değil, toplantıya katılanların raporlarının ve konuşmalarının içeriğini de yeterince ayrıntılı olarak kaydeder.

Sözlü kayıt, toplantının sözlü kaydı (transkript) temelinde düzenlenir ve sözlü olarak her konuyu tartışma ve karar verme sürecini aktarır.

Tutanak, kuruluşun antetli kağıdına düzenlenir ve şu bilgileri içerir: kuruluşun adı, belge türünün adı, toplantı tarihi, tutanak sayısı, tutanakların düzenlendiği yer (toplantının yapıldığı yer), metnin başlığı, metin, imzalar, tanışma vizeleri. Protokol metninin başlığı, kaydedilen olayın (toplantı, oturum, toplantı) adı ve çalışmaları kaydedilmekte olan kolej organının adıdır.

Protokol metni iki bölümden oluşur: giriş ve ana. Protokol metninin giriş kısmı şunları göstermelidir: kaydedilmekte olan olayı kimin yönettiği; protokolü kim tuttu; toplantıyı düzenleyen kolej organının üyesi olan yetkililer arasından toplantıda (oturum, toplantı vb.) kimlerin hazır bulunduğu; (gerekirse) kuruluş çalışanları arasından veya diğer kuruluşlardan toplantıya kimlerin davet edildiği; toplantıda hangi konular ele alındı.

Toplantı başkanı, sekreter ve hazır bulunanlar hakkındaki bilgiler sırasıyla “Başkan”, “Sekreter”, “Katıldı” (tırnak işaretleri olmadan) kelimelerinden sonra belirtilen yetkililerin isimlerini ve baş harflerini içerir. Kurum çalışanlarından toplantıya ayrıca davet edilenler için soyadı ve adının baş harflerinin yanı sıra görev, diğer kuruluşlardan uzmanlar için kuruluşun görevi ve adı belirtilir. Toplantıya davet edilen kişiler hakkında bilgi "Katılım" bölümünde veya özel "Davetliler" bölümünde yer alabilir.

Toplantılar gibi toplu etkinliklerde, genellikle protokol metninin giriş bölümünde uygun olmayanları listeleyen çok sayıda katılımcı vardır. Bu durumda, toplantıda hazır bulunanların ayrı bir listesi düzenlenir ve daha sonra tutanağa eklenir.

Protokolün kendisinde, "Katılım" bölümünde, yalnızca ekli listeye bağlantı ile mevcut olanların toplam sayısı belirtilir. “Katıldı” ve “Davet Edildi” bölümlerinin, protokolün diğer bölümleri ile doğrudan ilişkili olduğu için ayrı bir önem taşıdığı vurgulanmalıdır. Yasal etki toplu bir etkinlik düzenlemenin meşruiyetini gösteren bu belgenin. Bu bölümler, toplantı yeter sayısının varlığını yansıtır, örn. toplantı çalışmalarını (oturumlar, konferanslar) başlatmak için yeterli olan kolej organının gerekli minimum üye sayısı. Bu kolej organı için bir nisap (basit çoğunluk veya 2/3) oluşturulmadığı takdirde, kararları yasa dışı olacağından toplantı kabul edilemez. "Başkan", "Sekreter", "Katıldı", "Davet edildi" kelimeleri, baskı cihazının sıfır konumundan yazdırılır, 2. konumdan bir çizgi konur, soyadları yalın durumda yazılır, ardından baş harfleri yazılır. koy. Hazır bulunanların ve davet edilenlerin isimleri alfabetik sıraya göre dizilir ve 1 satır aralıkla yazılır.

Toplantıda görüşülen konular GÜNDEM bölümünde yer almaktadır. GÜNDEM sözcükleri, yazdırma aygıtının sıfır konumundan ve ardından iki nokta üst üste gelecek şekilde yazdırılır. Gündem maddeleri numaralandırılmıştır. Her biri yeni soru 1. sekme konumundan yazdırın. Soruların sırası, önem derecelerine göre belirlenir. Gündem maddelerinin üslubu yaklaşık (hakkında) edatlarıyla başlamalı, makamın adı ve konuşmacının soyadı tamlama hâlinde verilmelidir. Protokol metninin ana bölümü gündem maddelerine uygun olarak oluşturulmuştur. Gündemdeki her konunun tartışılmasının bir kaydının oluşturulması şu şemaya göre gerçekleştirilir: DİNLENDİ KONUŞMA ÇÖZÜLDÜ (KARAR VERDİ). Bu kelimeler büyük harflerle yazılır. DİNLENDİ kelimesinden önce iki noktadan sonra gündem maddesinin numarası konur. Konuşmacının soyadı, aday durumda, baskı cihazının 1. konumundan yazdırılır; soyadından sonra baş harfleri, ardından kısa çizgi ve büyük harf raporun içeriğini doğrudan konuşma şeklinde yazın. Raporun (konuşma) metni kelimesi kelimesine ise veya konuşmacı tarafından yazılı olarak sunuluyorsa, kısa çizgiden sonra ayrıca büyük harfle "Rapor eklenmiştir" (protokolde alıntılar olmadan) yazarlar.

Raporun tartışılmasından önce, konuşmacıya verilen yanıtlarla birlikte DİNLENENLER bölümünde yer alan sorular gelebilir. Her soruyu kaydetmeden önce, yazarının baş harfleri, soyadı ve görevi belirtilir ve bir çizgi konur. Soru içeriği doğrudan konuşma şeklinde büyük harfle yazılır. Cevabı formüle etmeden önce, “Cevap” kelimesi yazılır (protokolde tırnak işaretleri olmadan), kısa çizgi konur ve cevap doğrudan konuşma şeklinde yazılır. Raporun tartışılmasındaki ilerleme KONUŞMACILAR bölümünde yansıtılmaktadır. SPEAKED kelimesinden sonra iki nokta üst üste konur. Basım aletinin 1. konumundan itibaren aday durumda konuşmacının soyadı yazılır, ardından konuşmacının baş harfleri ve konumu belirtilir, kısa çizgi konur ve konuşmanın içeriği büyük harflerle dolaylı anlatım.

Alınan kararlar ÇÖZÜMLENDİ (KARAR VERİLDİ) bölümünde yer almaktadır. Birden fazla çözüm varsa, bunlar numaralandırılır. Arap rakamları bir nokta ile. Kural olarak, her karara, uygulanmasından sorumlu kişinin pozisyonu, soyadı ve adının baş harfleri eşlik eder ve son başvuru tarihini içerir. Toplu olarak alınan kararlar genellikle oylamayı gerektirir. Bu durumda ÇÖZÜMLENDİ bölümünden sonra “Oylama” veya “Oylama” (tutanakta alıntı yapılmadan) belirtilir ve oylama sonuçları verilir: oybirliğiyle veya ... lehine, ... aleyhte, çekimser kaldı .. .

Pratikte, protokollerin kısaltılmış ve kısa formları, konuların tartışılmasının ayrıntılı bir kaydının gerekli olmadığı durumlarda sıklıkla kullanılır. Kısaltılmış tutanaklarda, hazır bulunanlar veya davetliler listesinden sonra gündemdeki konunun sıra numarası belirtilir ve tutanağın başlığı basılır. Raporun başlığının (gündem maddesi) son satırının altı çizilir ve satırın altında (parantez içinde) konuşmacıların adları sunum sırasına göre yazılır. Her raporun başlığı bir protokol kararı veya kararıyla sona erer. Kısa formun tutanakları sadece görüşülen konuları ve alınan kararları gösterir. Protokol metninin işlevsel kısmı, herhangi bir belgenin onaylanmasına ilişkin bir madde içerebilir. Bu durumda, onaylanan belge protokole eklenir ve numarasına ve tarihine atıfta bulunur. Uygulamada, çoğu zaman protokollerden alıntılar yapmanız gerekir. Protokolden bir alıntı aşağıdaki ayrıntıları içerir:

tutanağın başlık kısmının tüm detayları: kuruluşun adı, belge türünün adı (TUTANAKTAN ÖZ), tarih (toplantı tarihi), tutanak numarası (toplantı sıra numarası), toplantı yeri derleme (toplantı yeri);

metne başlık;

protokol metninin giriş bölümünün tüm detayları: "Başkan", "Sekreter", "Katıldı", "Davet edildi", "GÜNDEM";

protokol metninin ana bölümünün ayrı ayrıntıları: “DUYDU”, “KARAR VERDİ”, “Oylama”;

tutanağın biçimlendirme kısmının ayrıntıları: ayrıntılar "Başkan", "Sekreter" sözcükleri dahil "İmza", başkan ve sekreterin baş harfleri ve soyadları (kişisel imzaları olmadan, alıntılar, kural olarak, imzalanmaz) orijinal imzalar, ancak sekreter tarafından onaylanmıştır); sertifika işaretini kopyalayın.

Böylece protokol içeriğinden sadece ilgili yetkililerin dikkatine sunulması gereken unsurlar alınmıştır. Yerleşik gerçekleri ve olayları doğrulamak için, birkaç kişi tarafından bir yasa düzenlenir. Kanunlar, davaları kabul ederken ve devrederken, imha için belgeler hazırlarken, operasyon için nesneleri kabul ederken, işletmenin veya yapısal biriminin ve bireysel yetkililerin faaliyetlerinin denetimlerinin sonuçlarına göre hazırlanır.

Sahiplik şekli ne olursa olsun birçok kuruluşta toplantılar yapılır. Onlar üzerinde çalışanlar ve yöneticiler önemli bilgiler alışverişinde bulunur, kararlar verir. Etkinliğin etkili olabilmesi için toplantı tutanakları oluşturulur. Bu belgenin kuruluşlardaki örneği yaklaşık olarak aynıdır. Kurallar aşağıda tartışılmaktadır.

Toplantı türleri

Bunlara hazırlanmazsanız, bu faaliyetler başarısız olabilir. Bu işlev lidere düşer. Olayın doğasını belirlemelidir. Uzmanlar birkaç toplantı türünü ayırt eder:

1. Amacı çalışanlara bilgi sağlamak, becerilerini geliştirmek olan eğitim (konferans).
2. bilgilendirici. Etkinlik, bilgileri özetlemek ve ortaya çıkan sorunlar hakkında farklı bakış açılarını keşfetmek için gereklidir.
3. Açıklayıcı. Bu tür toplantılarda yöneticiler, işçileri izlenen ekonomi politikasının doğruluğu konusunda ikna eder.
4. Sorunlu. Etkinlik, gerçek sorunları çözmek için bir yöntem geliştirmek için düzenlenir.

Toplantının türü ne olursa olsun, belgelenmesi gerekir. Bu, yetkin ve organize bir şekilde yürütülmesini sağlar.

Eğitim

Bir toplantının etkili olabilmesi için liderlerin aşağıdaki kuralların farkında olmaları gerekir:

1. Konuyu ve istenen sonuçları net bir şekilde tanımlamak gerekir. Bu, etkinliğin düzenli kalmasına yardımcı olacaktır.
2. Gündemin dikkatli gelişimi. Soruların dikkate alınma sırasını oluşturmak gerekir. Aynı zamanda, kolay sorularla başlayıp daha karmaşık olanlara geçmek daha iyidir.
3. Katılımcılar tartışılacak gerçeklerden haberdar edilmelidir. Bu en iyi toplantıdan önce yapılır.
4. Katılması gereken kişilere önceden davetiye gönderilmelidir. Bazıları sorunları çözmede yardımcı olamıyorsa, ancak olayın sonuçlarını bilmeleri gerekiyorsa, o zaman bir protokol sağlamaları gerekir.
5. Toplantının yeri, amaçlarına göre seçilmelidir. İnsanları barındırma koşulları iş ortamı yaratmada önemlidir.

Bu nüanslar, toplantıya hazırlanırken ana olanlardır. Bunlar takip edilirse, etkinlik verimli ve organize bir şekilde gerçekleştirilecektir.

Toplantı tutanakları neden gereklidir?

Her kuruluşun düzenli toplantıları vardır. Bu tür faaliyetler birçok sorunun çözülmesine yardımcı olur. akut problemler karmaşık görevlerde zamanında kararlar verin, şirketin gelişimi için bir strateji oluşturun. Genellikle toplantılar, norm olarak kabul edilen tutanaklarla kaydedilmez. Yönetim, kaydın tutulduğu olayların listesini bağımsız olarak belirleyebilir. Bunu yapmanın gerekli olmadığı yerleri de belirlerler.

Protokolün temel amacı, toplantıda gündeme getirilen tüm soruları, görevleri ve görüşleri ve ortak kararları yazılı olarak kaydetmektir. en iyi biçim ayrıntılı bir protokol olarak kabul edilir. Tipik olarak, böyle bir belge şirketin gelecekteki gelişimini etkileyecek olaylarda kullanılır. Ayrıca devlet kurumlarının işletmeleri ve çalışanları ile yapılan toplantıların içeriğinin de kayıt altına alınması gerekmektedir. Farklı etkinlik türleri için örnek toplantı tutanakları benzerdir, yalnızca küçük farklılıklar vardır.

Yapmak

Toplantı tutanakları işletme başkanı tarafından tutulur. Ancak bu işlev başka bir çalışan tarafından gerçekleştirilebilir. Bu etkinlikten önce sekretere bir davetli listesi ve yaklaşık bir soru listesi verilir. Katılımcılara raporların özetleri verilir. Bu, belge taslağı hazırlama işini hızlandırmak için bir belge şablonu hazırlamanıza olanak tanır. Bu tür etkinliklerde örnek toplantı tutanakları tüm işletmelerde benzerdir.

Çok sayıda katılımcı olduğunda, katılanların tam adlarının kaydedileceği bir kayıt kağıdına sahip olmak daha iyidir. Toplantının başlamasıyla birlikte hazır bulunanların listesi sekreter tarafından onaylanır. Etkinlik sırasında sekreter tarafından bilgi kaydı tutulur. Kayıt doğruluğunu artırmak için diktafon kayıtları kullanılır. Tüm kelimeler dijital ortama kaydedilir ve ardından şu adreste oynatılır: Sonlandırma protokol.

Toplantıda çok sayıda katılımcı varsa, tutanak tutmak için 2 sekreter davet edilir. Bu tür çalışmalar, olay ertelenirse süreci hızlandırır. Toplantının konusu ile ilgili olmayan yanıtlar, açıklamalar, yorumlar belge içeriğinde yer almaz. Protokol, raporların, soruların ve tekliflerin genel anlamını içerir. Başkan tarafından bireysel çalışanlara sağlanan kararlar ve talimatlar doğru bir şekilde kaydedilir.

Yöneticinin doğru bilgiye ihtiyacı varsa, imzalanmış bir rapor isteyebilir. sorumluluk sahibi kişi. Toplantılarda genel olarak durum tartışılır, bu nedenle ayrıntılı notlar almaya gerek yoktur. Sonuç olarak, protokol toplantının seyrini içerir: tartışılan konular, sorunlar, kararlar. Bazen liderler, tüm ifadelerin kelimesi kelimesine sabitlenmesini gerektirir. Toplantılarda olur. modern organizasyonlar, bu da birçok operasyonel sorunu çözer.

Kayıt

toplantılar? Örnek, belgede bulunması gereken temel bilgileri içerir. Devlet dairelerinde protokoller özel formlar temelinde tutulur. Bir toplantının örnek tutanaklarının olağan biçimi şunlardan oluşur:

1. Zorunlu ayrıntılar (tarih, sayı, işletmenin adı, etkinliğin belirtildiği belge türü, mekan).
2. Mevcut olanların listesi (tam ad, katılımcıların pozisyonu). İmzalamaya gelen herkesin yer aldığı bir katılım sayfası kullanılabilir.
3. Etkinliğe başka kurumlardan kişiler katıldıysa, "Davetliler" bölümüne girilmelidir.
4. Ana bölüm. 3 bölümden oluşur: dinledi (konuşmacıların tam adı ve konumu, konuşma konuları, özün sunumu), konuştu (soru soran veya yorum yapan kişinin tam adı ve konumu), karar verdi (baş talimat veya karar verir) empoze edilir, görevlerin tamamlanması için son tarihler belirlenir).
5. İmzanın sonuna sekreter ve başkan koyar. Baskı gerekli değildir.

Bu örnek protokole göre yetkili bir belge düzenlemek mümkün olacaktır. Toplantının ilerleyişini kontrol etmek için numaralandırılmalıdır. Nihai kağıt toplantıdan bir süre sonra hazırlanır. Bu birkaç saat hatta günler alabilir, hepsi bilgi miktarına bağlıdır.

Müdürle yapılan toplantının örnek tutanakları, onsuz yapılan toplantı tutanağıyla tamamen aynıdır. Daha sonra belge, etkinlikten sorumlu başkana imza için sunulur. Protokol ilgili taraflara gönderilir veya sanatçılar için talimatlarla resmi alıntılar oluşturulur.

Bir teknik toplantının tutanakları düzenlenirse, bunun bir örneği bu olayın kendine özgü nüanslarını içerebilir. Ancak genel olarak, katılımcılar tarafından tartışılan ana özü, sorunları ve konuları içermelidir. Makalede sunulan çalıştayın örnek tutanakları bu belgenin hazırlanmasında örnek teşkil edebilir.

operasyonel toplantı

Bu etkinlik aşağıdaki özelliklere sahiptir:

1. Belirli sıklık, örneğin her hafta.
2. Mevcut olanların belirli bir bileşimi.
3. Benzer konular ve sorular.
4. Kısa süre.

Operasyonel bir toplantı için örnek protokol, normal bir etkinlikle aynıdır. Yalnızca sekreter, çalışma algoritması, tartışma soruları ile ilk önce tanışır. Bu, belge üzerindeki çalışmayı hızlandırır çünkü çoğu önceden oluşturulmuştur. Protokol hızlı bir şekilde hazırlanır, belge hemen yönetime imza için sunulur.

Depolamak

Protokollerin saklanması sorununu çözmek için sekreterin kuruluşun dahili belgelerini tanıması gerekir. İşletmenin özelliklerine bağlıdır. JSC'nin yönetim kurulu veya hissedarlarının toplantılarına ilişkin belgeler kalıcı olarak saklanır. Protokoller, organizasyonun mevcut gövdesinin bulunduğu yerde bırakılır. Toplantı belgeleri genellikle 3 veya 5 yıl saklanır ve ardından talimatlara göre arşivlenir ve imha edilir.

Çıktı

Toplantı tutanakları, katılımcıların gündemi hatırlamasına ve görevleri tamamlamasına olanak tanır. bitiş tarihi. Artık bu dokümantasyonun operasyonel olarak hazırlanması ve dağıtılması için elektronik kaynaklar bulunmaktadır. Bu nedenle, sekreterin protokolün bir versiyonunu ilgili taraflara sunması uygun olacaktır.

Toplantı, görüşme veya toplantı sonucunda hemen hemen her zaman uygun modele göre bir protokol düzenlenir. Doldurma özellikleri ve bitmiş örnek belge aşağıda bulunabilir.

Toplantı sırasında her zaman bir protokol hazırlanır ve hangi modelin en iyi kullanılacağına yönetim kendisi karar verir. Bu belge aynı anda birkaç işlevi yerine getirir:

1. Mevcut olan herkes ve konuşmacılar hakkındaki bilgileri kaydeder.
2. Bu toplantı sırasında alınan tüm önemli kararları içerir.
3. Müzakere sürecinin gerçek durumunu yansıtır, bu aşamada kilit anlaşmaları belirler.

Bu nedenle, belgenin asıl görevi, toplantı gerçeğini ve bunun sonucunda alınan tüm kararları kaydetmektir.

NOT. Tüm toplantılar kaydedilmez, bu nedenle şirket yönetimi, hangi durumda bir raporlama belgesi düzenleyeceğine bağımsız olarak karar verme hakkına sahiptir. Tipik olarak tutanaklar, kuruluşun gelecekteki gelişimini doğrudan etkileyen konuların tartışıldığı toplantılarda kullanılır.

Mevzuat, belgenin içeriği için herhangi bir gereklilik geliştirmemiştir ve hatta tek bir form yoktur. Bu nedenle her firma kendi formunu kullanabilir. Ayrıca uygulanabilir farklı değişkenler belirli durumlar için formlar (örneğin, bir departman toplantısı, olağanüstü bir toplantı veya karşı taraf temsilcileriyle ortak bir toplantı).

Belge genellikle aşağıdaki bilgileri içerir:

1. Şirketin tam adı, protokol numarası ve derleme tarihi. Numaralandırma, her takvim yılından geri sayımın başlamasıyla birlikte gerçekleştirilebilir.
2. Mevcut olanların bileşimi:

• komisyon başkanı;
• tutanaklardaki kayıtları sabitleyen yönetici sekreteri;
• mevcut olanların geri kalanı - genellikle liste belgenin sonuna yerleştirilir.

1. Gündem - yani tartışılacak konuların listesi. Önceden derlenir ve hazır bulunan herkese iletilir (genellikle toplantılar için özel duyurular birkaç gün önceden yapılır).
2. Konuşmacıların listesi (isim, pozisyon, konuşmanın konusu, gündeme getirilen sorunlar).
3. Toplantı sonucunda alınan kararlar.
4. Başkan ve sekreterin imzaları, imzaların dökümü (soyadı ve baş harfleri).
5. Protokole ek belgeler ile ses kaydı, fotoğraf ve video çekimi materyalleri eklenmişse, bu gerçeğin belgeye yansıtılması gerekir. Sonunda “Ekler” kelimesi yazılır ve belgelerin ve diğer materyallerin adları, sayıları ve türleri (orijinal veya kopya), ayrıca sayfa sayıları listelenir.

Form ve örnek 2019

En basit durumda, form şöyle görünür.

Ve örnek olarak şu formu seçebilirsiniz:

NOT. Kararı açıklayan “ÇÖZÜLDÜ” bölümünde, toplantıda yapılmışsa oylama prosedürünün sonuçları sıklıkla verilir. Sonuçlar, "TARAFINDAN", "KARŞI" ve çekimser oyların basit bir toplamı ile kaydedilir.

Kısa ve tam çeşitleri

Aynı organizasyon içinde farklı toplantılar yapılabilir. Bir toplantının önemi, ele aldığı konulara bağlıdır. Ayrıca protokolün hazırlanacağı belirli bir numunenin seçimini de belirlerler. Genel olarak 2 tür belge vardır:

Protokolden alıntı

Protokolden bazı bilgilerin alınması gerekiyorsa, bir özet hazırlanır. Bu belge, protokolün bir bölümünün tam bir kopyasıdır. Özet, ana belgenin hazırlanma tarihini, numarasını ve şirketin adını kaydetmelidir. Nüshanın doğruluğu, sekreter ve/veya toplantı başkanının kişisel imzası ile tasdik olunur.

Yürütmenin özellikleri

Yıl sonunda yapılan raporlama toplantılarında, genellikle belgenin genişletilmiş biçimleri seçilir. Ayrı bir yapısal birimin toplantısından bahsediyorsak, yöneticiler kural olarak en basit şablonu seçerler.

Gerçekleri kaydetme ve protokolü saklama özellikleri aşağıdaki gibidir:

1. Toplantı tutanağı örneği, şirket yönetimi veya kuruluşun belirli bir yapısal birimi tarafından onaylanır.
2. Doğrudan toplantı sırasında gerçekleştirilir. Belgenin yürütülmesinden sorumlu özel bir çalışan atanır. Çoğu durumda bu, aynı zamanda toplantı sekreteri olarak da görev yapan sekreterdir.
3. Yanlışlıkları önlemek için, konuşmacıların ifadelerinin yanlış yorumlanması, genellikle toplantı sırasında meydana gelen tüm olayların ek kaydı yapılır. Ses ve video kayıt araçları kullanılır. Daha sonra, gerekirse, konuşmaların transkriptleri protokolün ekinde verilir - çalışanların ve diğer davetli kişilerin söylediklerinin tam alıntıları.
4. Orijinal kopyaların sayısı duruma göre derlenir. Kural olarak, bir orijinal yeterlidir. Ancak, bir ortağın (başka bir şirketin temsilcilerinin) katılımıyla toplantı yapılması durumunda, 2 asıl belge düzenlenmesi gerekli hale gelir. Bu toplantılar genellikle Farklı aşamalar iş görüşmeleri.
5. Belgenin kopyalarına gelince, istediğiniz sayıda yapabilirsiniz. Böyle bir ihtiyaç, kararları kuruluşun tüm departmanları için bağlayıcı olan toplantılar yapılırken ortaya çıkar. Daha sonra kopyalar tüm yapısal bölümlere gönderilir. Kural olarak, orijinal mühür ve başın el yazısı imzası ile onaylanırlar.

Olası yanlışlıkları önlemek için, her çalışanın veya davet edilen kişinin konuşmasını daha sonra doğru bir şekilde stenografi olarak yeniden üretmek için ses ve video kayıt araçları kullanılır.